Genel kurul, bir apartman veya sitenin en yüksek karar organıdır. Ne yazık ki alınan kararların iptal edilmesinin en yaygın nedeni içerik değil, usuldür.
Toplantı çağrısı ve yasal süre
Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 29. maddesine göre kat malikleri kurulu, yöneticinin çağrısıyla toplanır ve çağrı, toplantı gününden en az on beş gün önce tüm maliklere yazılı olarak; yer, gün, saat ve gündemi içerecek şekilde bildirilmelidir. Bu süreye uyulmaması, tek başına kararların iptaline gerekçe olabilir.
İlk ve ikinci toplantı
İlk toplantıda gerekli çoğunluk sağlanamazsa, ikinci toplantının tarihi de çağrıda belirtilmeli ve iki toplantı arasında en az yedi gün bulunmalıdır. İkinci toplantı, katılan sayısı ne olursa olsun yapılabilir.
Nisap: toplantı ve karar yeter sayısı
Toplantı yeter sayısı, maliklerin hem sayı hem de arsa payı bakımından yarısından fazlasıdır. Kararlar ise kural olarak katılanların sayı ve arsa payı çoğunluğuyla alınır. Ancak yönetim planı değişikliği gibi konular, tüm maliklerin beşte dört çoğunluğu ya da oybirliği gibi özel çoğunluklar gerektirir. Bu ikili nisap, elle hesaplandığında en çok hata yapılan noktadır.
Vekâlet ve hazirun cetveli
Katılamayan malik, oyunu bir vekil aracılığıyla kullanabilir; ancak bir vekilin taşıyabileceği vekâlet sayısı sınırlıdır. Katılımı belgeleyen hazirun cetveli titizlikle tutulmalı, arsa payları doğru işlenmelidir.
Karar defteri
Alınan kararlar, her sayfası noter onaylı karar defterine yazılmalı ve katılan maliklerce imzalanmalıdır. Bu defter, kararların hukuki varlığının kanıtıdır.
Dijital genel kurul ile hatasız süreç
Bir genel kurul yazılımı, çağrı süresini otomatik hesaplar, nisabı hem sayı hem arsa payı bazında anlık doğrular, dijital vekâlet sınırını denetler ve kararları arşivler. Böylece usul hatası kaynaklı iptal riski en aza iner.