Genel kurul, bir yapının en kritik karar mekanizmasıdır ve usul hatası kararların iptaline yol açabilir. SiteYönetim genel kurul yazılımı, tüm süreci 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu esas alınarak yönetir.
Genel Kurul Yazılımı Nedir ve Neden Usul Hataları Karar İptaline Yol Açar?
Genel kurul yazılımı, apartman ve site yönetimlerinde kat malikleri kurulunun toplanmasını, oylama sürecini ve alınan kararların kayıt altına alınmasını uçtan uca dijital ortamda yöneten bir sistemdir. SiteYönetim'in dijital genel kurul modülü; toplantı çağrısından gündemin oluşturulmasına, nisap hesabından karar defterine kadar tüm adımları 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu'nun aradığı usule uygun biçimde yürütür. Amaç yalnızca kolaylık değil, hukuken sağlam kararlar üretmektir.
Genel kurul kararlarının iptal edilmesinin en yaygın nedeni içerik değil usuldür. Çağrının yasal süreye uyulmadan yapılması, gündemde olmayan bir konunun oylanması, hazirun cetvelinin hatalı tutulması veya nisabın yanlış hesaplanması, esas itibarıyla doğru bir kararı bile sakatlayabilir. Bir genel kurul yazılımı bu kritik adımları otomatikleştirerek insan hatasını en aza indirir; her aşamayı zaman damgasıyla ve belgesiyle kayıt altına alarak olası bir iptal davasında yönetimin elini güçlendirir.
Toplantı Çağrısı, Yasal Süre ve İlk-İkinci Toplantı Düzeni
Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 29. maddesi uyarınca kat malikleri kurulu, yöneticinin çağrısıyla toplanır ve bu çağrının toplantı gününden en az on beş gün önce tüm maliklere yazılı olarak, toplantının yer, gün, saat ve gündemini içerecek şekilde bildirilmesi gerekir. SiteYönetim genel kurul yazılımı, çağrı tarihini otomatik hesaplar; on beş günlük süreye uyulmadan toplantı oluşturulmasını engelleyerek en sık görülen usul hatasının önüne geçer.
İlk toplantıda gerekli çoğunluk sağlanamazsa ikinci toplantının tarihi de çağrı metninde belirtilmeli ve iki toplantı arasında en az yedi gün bulunmalıdır. Yazılım, ilk ve ikinci toplantıyı tek bir çağrı üzerinden tanımlamanıza, her maliğe e-posta, SMS ve uygulama bildirimiyle tebliğ göndermenize ve tebligatın kime, ne zaman ulaştığını kayıt altına almanıza imkân verir. Böylece "çağrı bana ulaşmadı" itirazlarına karşı belgeli bir savunma oluşur.
Olağan ve Olağanüstü Genel Kurul Arasındaki Fark
Kat malikleri kurulu, yönetim planında başka bir düzenleme yoksa kural olarak yılda en az bir kez olağan olarak toplanır; bu toplantıda geçmiş dönemin işletme hesabı görüşülür, yeni dönemin işletme projesi onaylanır, yönetici ve denetçi seçimi yapılır. SiteYönetim, olağan apartman genel kurulu için hazır gündem şablonları sunar; her dönem tekrarlanan zorunlu maddeleri otomatik ekleyerek kritik bir başlığın unutulmasını önler.
Olağanüstü genel kurul ise acil ya da öngörülemeyen konular için, yöneticinin veya kanunda öngörülen sayıda maliğin talebiyle her zaman toplanabilir. Yazılım, olağanüstü toplantı taleplerini dijital ortamda toplar, talep eden maliklerin arsa payı ve sayı bakımından yeterli olup olmadığını kontrol eder ve çağrı sürecini aynı yasal disiplinle başlatır. Böylece hem olağan hem olağanüstü site genel kurulu tek bir dijital genel kurul altyapısında yönetilir.
Toplantı Yeter Sayısı: Sayı ve Arsa Payı Çoğunluğunun Otomatik Hesabı
Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 30. maddesine göre kat malikleri kurulu, kat maliklerinin hem sayı hem de arsa payı bakımından yarısından fazlasıyla toplanır; ilk toplantıda bu çift çoğunluk sağlanamazsa ikinci toplantı, katılanların sayısı ne olursa olsun yapılabilir. Bu ikili nisap koşulu, elle hesaplandığında en çok hataya açık konudur ve yanlış hesap doğrudan karar iptali riski doğurur.
SiteYönetim genel kurul yazılımı, katılım cetveline giren her maliğin daire sayısını ve arsa payını gerçek zamanlı toplar; toplantı yeter sayısına ulaşılıp ulaşılmadığını ekranda anlık gösterir. Nisap hesaplama motoru, hem sayı çoğunluğunu hem arsa payı çoğunluğunu ayrı ayrı doğrular ve yeter sayı sağlanmadan oylamanın açılmasına izin vermez. İkinci toplantıya geçildiğinde ise farklı nisap kuralını otomatik uygular, böylece hukuki zeminden sapılmaz.
Karar Yeter Sayısı ve Özel Çoğunluk Gerektiren Kararlar
Genel kurulda kararlar, kural olarak toplantıya katılan ve oy kullanan maliklerin sayı ve arsa payı çoğunluğuyla alınır; ancak Kanun bazı konular için daha ağır çoğunluklar öngörür. Yönetim planının değiştirilmesi için bütün kat maliklerinin beşte dördünün oyu, kimi durumlarda oybirliği aranır; ortak yer ve tesislerde yapılacak yenilik ve ilaveler ile faydalı-lüks nitelikli işlerde ise farklı özel çoğunluk kuralları uygulanır.
SiteYönetim, her gündem maddesine hangi karar yeter sayısının uygulanacağını önceden tanımlamanıza olanak tanır. Oylama kapandığında yazılım, kullanılan oyları hem sayı hem arsa payı bazında hesaplayıp ilgili maddenin gerektirdiği özel çoğunlukla karşılaştırır ve kararın kabul mü ret mi edildiğini otomatik belirler. Böylece "basit çoğunlukla geçti sanılan" bir kararın aslında beşte dört çoğunluk gerektirdiği fark edilmeden karar defterine geçmesi engellenir.
Dijital Vekâlet, Temsil ve Vekâlet Sınırı
Toplantıya bizzat katılamayan kat maliki, oyunu yetkili kıldığı bir vekil aracılığıyla kullanabilir; ancak bir kişinin taşıyabileceği vekâlet sayısı sınırsız değildir. Kat Mülkiyeti Kanunu, oydaki fırsat eşitliğini korumak için bir vekilin temsil edebileceği malik sayısına ve oy oranına sınır getirir. Bu sınırın aşılması, o oyların geçersiz sayılmasına ve dolayısıyla nisabın bozulmasına yol açabilir.
SiteYönetim genel kurul yazılımı, dijital vekâlet toplama sürecini yönetir; malik, vekâletini uygulama üzerinden güvenli biçimde tanımlar ve yazılım her vekilin taşıdığı vekâlet sayısını yasal sınıra karşı otomatik denetler. Sınır aşıldığında sistem uyarı verir ve fazla vekâletin oylamaya dahil edilmesini engeller. Tüm vekâlet belgeleri dijital arşivde saklanır, böylece temsil ilişkisi her an belgeyle ispatlanabilir.
Online Oylama, Anket ve Katılımın Artırılması
Kat maliklerinin toplantıya fiziksel olarak katılım oranı, özellikle çok daireli sitelerde çoğu zaman düşüktür ve bu durum nisabın sağlanmasını zorlaştırır. SiteYönetim'in online oylama altyapısı, her maliğe kendi hesabından güvenli oy kullanma imkânı sunarak katılımı belirgin biçimde artırır. Her oy, kimlik doğrulamalı olarak kaydedilir ve maliğin arsa payıyla eşleştirilerek sonuca işlenir.
Resmi genel kurul öncesinde nabız yoklamak için anket özelliği kullanılabilir; böylece tartışmalı gündem maddeleri toplantıya gelmeden malikler arasında olgunlaştırılır. Online oylama, gizli oy gerektiren seçimlerde oy gizliliğini korurken açık oylama gereken maddelerde şeffaflık sağlar. Katılım oranı ekranda anlık izlenir; nisaba yaklaşıldığında yönetici hatırlatma bildirimi göndererek eksik katılımı tamamlayabilir.
Hazirun Cetveli: Katılımın Belgelenmesi
Hazirun cetveli, toplantıya bizzat veya vekâleten katılan maliklerin, temsil ettikleri daire ve arsa paylarının kayıt altına alındığı temel belgedir; nisap tartışmalarının ve olası iptal davalarının merkezinde yer alır. Elle tutulan cetvellerde imza eksikliği, hatalı arsa payı ve mükerrer kayıt gibi sorunlar sık görülür ve bu hatalar toplantının hukuki geçerliliğini doğrudan sarsar.
SiteYönetim, hazirun cetvelini dijital olarak otomatik üretir; katılan her malik sisteme giriş yaptığında veya vekâleti onaylandığında cetvele işlenir, arsa payı bağlı olduğu daireden çekilir. Böylece toplam katılım, arsa payı yüzdesi ve nisap durumu tek ekranda hatasız görünür. Cetvel, toplantı sonunda dijital imza veya kayıtla kesinleştirilerek karar dosyasına eklenir ve dijital arşivde değiştirilemez biçimde saklanır.
Karar Defteri, Noter Onayı ve Dijital Arşiv
Kat Mülkiyeti Kanunu, kat malikleri kurulu kararlarının, her sayfası noterce onaylı bir karar defterine yazılmasını ve toplantıya katılan maliklerce imzalanmasını zorunlu kılar. Bu defter, yönetimin en önemli hukuki belgesidir; kararların varlığını ve içeriğini ispatlar. Fiziksel defterin kaybolması, ıslanması veya sayfa eksikliği ciddi hukuki risk doğurur.
SiteYönetim, genel kurulda alınan her kararı yapılandırılmış biçimde kaydeder, oylama sonuçlarını ve nisap dökümünü karara ekler ve noter onaylı karar defterine geçirilecek metni baskıya hazır olarak üretir. Kararların dijital kopyaları değiştirilemez bir arşivde tutulur; yıllar sonra geçmiş bir dönemin kararına saniyeler içinde ulaşılır. Böylece fiziksel defter yasal olarak korunurken, dijital yedek her an erişilebilir ve aranabilir bir hafıza sağlar.
Yönetici ve Denetçi Seçiminin Dijital Yürütülmesi
Kat malikleri kurulu, ortak işleri yürütecek yöneticiyi ve hesapları denetleyecek denetçiyi ya da denetim kurulunu seçmekle görevlidir; bu seçimler genel kurulun en kritik gündem maddeleri arasındadır. Adayların belirlenmesi, oyların sayılması ve seçilen kişilerin yetki süresinin kayda geçirilmesi hem şeffaflık hem de sonraki dönemin hukuki dayanağı açısından titizlik gerektirir.
SiteYönetim genel kurul yazılımı, yönetici ve denetçi seçimini ayrı bir oylama olarak yönetir; adaylar önceden tanımlanır, oylar arsa payı ve sayı bazında toplanır, sonuç anında ilan edilir. Seçilen yöneticinin ve denetçinin görev süresi, yetkileri ve iletişim bilgileri sisteme işlenir. Bir sonraki olağan genel kurula kadar tüm yönetim işlemleri bu yetkilendirme üzerinden yürür, böylece kimin hangi tarihten itibaren yetkili olduğu her zaman belgeyle bellidir.
İşletme Projesinin (Bütçe) Genel Kurulda Onaylanması
İşletme projesi, sitenin bir sonraki dönemde tahmini gelir ve giderlerini, her bağımsız bölümün arsa payına göre ödeyeceği aidat payını gösteren bütçe belgesidir. Genel kurulda görüşülüp onaylanan işletme projesi, aidatların hukuki dayanağını oluşturur; usulünce onaylanmamış bir bütçeye dayanan aidat talepleri icra takibinde tartışmaya açık hale gelir.
SiteYönetim, işletme projesini gider kalemleri ve arsa payı dağılımıyla birlikte dijital olarak hazırlar; malikler taslağı toplantı öncesinde inceleyebilir. Genel kurulda proje oylandığında onaylanan bütçe otomatik olarak aidat tahakkuk modülüne aktarılır ve her daireye düşen aylık tutar hesaplanır. Böylece "kurulda onaylanan bütçe" ile "tahsil edilen aidat" arasındaki bağ kopmaz ve her tahakkuk, bir genel kurul kararına dayandırılabilir.
Alınan Kararların Uygulanma Takibi
Bir genel kurul kararının alınması sürecin sonu değil başlangıcıdır; asansör bakımı, çatı tadilatı, güvenlik sözleşmesi gibi kararların hayata geçirilmesi çoğu zaman takipsizlikten aksar. Kararların uygulanmaması hem malikler arasında güven kaybına hem de yöneticinin sorumluluğunun tartışılmasına yol açar. Bu nedenle kararların icra edilip edilmediğinin sistematik izlenmesi önemlidir.
SiteYönetim, her genel kurul kararını uygulanabilir bir göreve dönüştürmenize imkân verir; karara sorumlu kişi, bütçe ve termin tarihi atanır, ilerleme durumu güncellenir. Malikler, kendilerini ilgilendiren kararların hangi aşamada olduğunu şeffaf biçimde takip edebilir. Böylece dijital genel kurul, yalnızca karar üreten değil, o kararların gerçekten uygulandığını belgeleyen bir yönetişim döngüsüne dönüşür.
Kararların Hukuki Geçerliliği ve İptal Davası
Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 33. maddesi, aleyhine karar verilen veya usule aykırılık iddiasında bulunan kat maliğine, hâkimin müdahalesini isteme ve kararın iptalini talep etme hakkı tanır. Bu hak, genel kurulun mutlak değil, hukuki denetime tabi olduğunu gösterir. İptal talebinin kabulü çoğunlukla usul hatalarına, nisap eksikliğine veya çağrı usulsüzlüğüne dayanır.
İptal davası için kanun belirli süreler öngörür; karara katılmayanların toplantıyı öğrenmesinden itibaren ve her hâlde karar tarihinden itibaren işleyen bu süreler kaçırıldığında dava hakkı düşer. SiteYönetim, çağrı tebligatı, hazirun cetveli, nisap dökümü ve oylama sonuçları gibi tüm usul adımlarını belgeleyerek olası bir iptal davasında yönetimin usule uygun davrandığını ispatlamasını kolaylaştırır. Amaç davayı kazanmak değil, davaya konu olacak hatayı en baştan üretmemektir.
Toplantı Sonrası Tebligat ve Karar Bildirimi
Genel kurulda alınan kararlar, toplantıya katılmayan maliklere de bildirilmelidir; çünkü iptal davası süreleri çoğunlukla kararın öğrenilmesi anına bağlıdır ve usulüne uygun bildirim, bu sürelerin işlemeye başlaması açısından önem taşır. Bildirimin zamanında ve belgeli yapılması, hem malikin bilgi edinme hakkını korur hem de yönetimi ileride "haberim olmadı" iddialarına karşı güvenceye alır.
SiteYönetim, toplantı biter bitmez karar özetini ve tam metnini tüm maliklere e-posta, SMS ve uygulama bildirimiyle otomatik gönderir; her bildirimin gönderim ve okunma kaydını tutar. Katılmayan malikler kendi panellerinden kararlara ve hazirun cetveline erişebilir. Böylece tebligat süreci, dağınık ve ispatı zor bir işlem olmaktan çıkıp, dijital genel kurul akışının belgelenmiş son adımı haline gelir.
Hibrit ve Uzaktan Katılımla Genel Kurul
Fiziksel toplantıya gelemeyen ancak sürece katılmak isteyen malikler için hibrit model, salonda bulunanlarla uzaktan bağlananları aynı oturumda birleştirir. Bu yaklaşım, şehir dışında yaşayan veya iş nedeniyle katılamayan malikleri sürece dahil ederek hem katılımı hem de nisabın sağlanma ihtimalini artırır. Önemli olan, uzaktan katılan maliğin oyunun da bizzat katılan malikle aynı hukuki değeri taşımasıdır.
SiteYönetim, hibrit genel kurulda salondaki katılımla online oylamayı tek bir hazirun cetveli ve tek bir nisap hesabı altında birleştirir. Uzaktan katılanların kimliği doğrulanır, oyları arsa payıyla eşleştirilir ve toplam sonuca gerçek zamanlı işlenir. Böylece toplantı, coğrafi engelleri kaldırırken usul bütünlüğünü korur; kat malikleri kurulu, herkesin katılabildiği kapsayıcı bir karar organına dönüşür.
SiteYönetim Genel Kurul Yazılımına Başlangıç ve Fiyatlandırma
SiteYönetim genel kurul yazılımını kullanmaya başlamak için özel bir teknik altyapıya ihtiyaç yoktur; site veya apartman bilgilerinizi, bağımsız bölümleri ve arsa paylarını sisteme tanımladığınızda dijital genel kurul altyapısı kullanıma hazır hale gelir. İlk toplantınızı dakikalar içinde kurabilir, çağrıları gönderebilir ve online oylamayı açabilirsiniz. Kurulum boyunca hazır gündem şablonları ve rehber ekranlar size yol gösterir.
Yeni yönetimlerin ürünü risksiz denemesi için SiteYönetim 14 gün ücretsiz kullanım sunar; bu süre içinde çağrı, nisap hesaplama, online oylama, hazirun cetveli ve karar defteri özelliklerinin tamamını gerçek verilerinizle test edebilirsiniz. Fiyatlandırma, yönetilen bağımsız bölüm sayısına göre şeffaf paketler halinde belirlenir ve gizli ücret içermez. Böylece hem küçük apartman genel kurulu hem de yüzlerce daireli site genel kurulu aynı yazılımda ölçeklenebilir biçimde yönetilir.