Site yönetim yazılımı nedir, çok bloklu siteler neden ihtiyaç duyar?
Site yönetim yazılımı, konut sitelerinin aidat tahsilatından güvenliğe, muhasebeden genel kurula kadar tüm operasyonel süreçlerini tek bir dijital platformda yönetmesini sağlayan özelleşmiş bir yazılımdır. Apartman yönetim programlarından temel farkı, çok bloklu büyük ölçekli yapıları desteklemesidir. Tek bloklu bir apartmanda geçici çözümler işe yarayabilir; ancak yüzlerce bağımsız bölümden oluşan, onlarca bloğu bulunan ve birden fazla yöneticinin görev yaptığı bir konut sitesinde aynı yaklaşım kaos yaratır. Site yönetim yazılımı bu karmaşıklığı sistematik bir yapıya kavuşturarak yöneticinin iş yükünü azaltır ve sakinlerin memnuniyetini artırır.
Çok bloklu sitelerde her blok farklı inşaat yılına, farklı ortak alanlara ve farklı teknik ekipmana sahip olabilir. Bu da her bloğun ayrı gider kalemlerine, ayrı bütçeye ve ayrı bakım takvimine ihtiyaç duyduğu anlamına gelir. Mevcut muhasebe yazılımları veya Excel tabanlı çözümler bu çok katmanlı yapıyı desteklemez; yöneticiler bloklar arası gider dağılımını elle hesaplamak zorunda kalır, hatalar kaçınılmaz hale gelir. Site yönetim yazılımı, bu kırılgan manuel süreçlerin yerini otomatik, kurallara dayalı ve izlenebilir bir sisteme bırakır.
Türkiye'deki büyük konut siteleri aynı zamanda Kat Mülkiyeti Kanunu kapsamında ciddi hukuki yükümlülükler taşımaktadır. Genel kurul kararlarının düzgün alınması, yedek akçe ayrılması, aidat gecikme tazminatlarının yasal oranda uygulanması ve muhasebe kayıtlarının denetime hazır tutulması zorunludur. Site yönetim yazılımı, bu yasal gereklilikleri süreçlere entegre ederek yöneticinin hukuki riskini minimuma indirir. SiteYönetimi.org ise buna ek olarak AI Yönetim Danışmanı ile KMK sorularınızı emsal kararlara dayanarak anında yanıtlayan, sektörde benzersiz bir katman sunar.
Blok bazlı aidat ve gider paylaşımı nasıl kurgulanır?
Çok bloklu sitelerde adil bir aidat ve gider paylaşım sistemi kurmak, yönetimin en kritik ve en çok itirazla karşılaşan süreçlerinden biridir. SiteYönetimi.org'un blok bazlı gider tanımlama motoru, her harcama kalemini hangi coğrafi birime (blok, ada, tüm site) atanacağını belirlemenize olanak tanır. Asansör bakım gideri yalnızca o asansörü kullanan bloka, yüzme havuzu işletme gideri yalnızca havuz bölgesindeki adalara, çevre aydınlatması ise tüm siteye yüklenebilir. Bu kurgulama işlemi tek seferlik yapılır; sonrasında sistem her ay otomatik olarak doğru tahakkuku üretir.
Gider dağıtım yöntemi olarak sistem üç seçenek sunar: arsa payı, metrekare ve eşit dağıtım. Yönetici, her gider tipi için bu yöntemlerden birini seçer. Örneğin yönetim giderleri arsa payına göre, ortak alan temizliği metrekareye göre, çöp bertaraf hizmeti ise eşit dağıtıma göre kurgulanabilir. Bu esneklik, Kat Mülkiyeti Kanunu'nun öngördüğü adil paylaşım ilkesiyle tam uyum sağlar ve genel kurulda itirazları minimize eder. Her bloğun kendi aidat tablosu ayrı hesaplanır ve sakin porttaline yansır.
Her bloğun ayrı bütçesi tanımlandıktan sonra sistem, bütçe-gerçekleşme takibini otomatik yürütür. Planlanan ile gerçekleşen gider arasındaki sapma anlık olarak Muhasebe Kokpiti'nde görünür. Yedek akçe hesabı her blok için ayrı tutulur; olağanüstü harcamalarda (büyük onarım, yenileme projesi) yedek akçeden düşüm yapılır ve kalan bakiye güncellenir. Yıl sonu muhasebe raporu, her bloğun kendi gelir-gider tablosunu ve tüm site konsolidasyonunu ayrı ayrı gösterir. Bu yapı, bağımsız denetim veya vergi incelemesine hazır belge setini otomatik oluşturur.
Yapay zekâ ile büyük ölçekli site yönetimi
SiteYönetimi.org'un AI Operatör özelliği, yöneticinin günlük operasyonel iş yükünü dramatik biçimde azaltmak için tasarlanmıştır. Yönetici, yazılı veya sesli komutla bir işlem başlatır; yapay zekâ bu komutu analiz ederek sisteme uygun aksiyonu hazırlar ve onay ekranına getirir. Örneğin 'Bu ay 90 günü aşan tüm borçlar için ihtar gönder' komutu verildiğinde, sistem borçluları listeler, ihtarname taslağını oluşturur, gönderim kanalını seçer ve yöneticinin tek onayıyla işlemi tamamlar. Hiçbir işlem onaysız gerçekleşmez; AI karar vermez, yalnızca hazırlar.
AI Yönetim Danışmanı, Kat Mülkiyeti Kanunu kapsamındaki yönetim sorularını ictihatpro.com'daki 10 milyonun üzerinde emsal Yargıtay ve bölge adliye mahkemesi kararına dayanarak yanıtlar. 'Genel kurulda nisap sağlanamadığında ne yapılır?', 'Ortak alan kullanım bedeli talep edebilir miyiz?', 'Yönetici azledilirken hangi prosedür izlenir?' gibi sorular anlık olarak cevaplanır. Sistem, verdiği yanıtın bilgilendirme amaçlı olduğunu ve nihai hukuki işlemler için avukattan destek alınması gerektiğini her yanıtta belirtir. Bu şeffaflık, hem yöneticiyi hem de sistemi güvende tutar.
Yönetici Karnesi, yaklaşık 50 kurala dayalı 100 puanlık bir değerlendirme sistemidir. Sigorta poliçeleri güncel mi, yedek akçe yetersiz mi, bakım takvimleri aksıyor mu, genel kurul kararları süresi içinde tescil edildi mi gibi onlarca kontrol noktası otomatik olarak değerlendirilir. Her eksik aksiyon puan düşürür ve karne ekranında kırmızı uyarı olarak listelenir. Yönetici eksikleri öncelik sırasına göre görür ve her aksiyonu tamamladıkça puan yükselir. Bu sistem, yöneticinin performansını sürekli izler ve sakin toplantılarında hesap verebilirlik sağlayan somut bir tablo sunar.
Online aidat tahsilatı ve gecikme tazminatı takibi
Büyük konut sitelerinde tahsilat süreci yöneticinin zamanının büyük bölümünü alan ve sürekli şikayete konu olan bir operasyonel yüktür. SiteYönetimi.org, iyzico ve PayTR entegrasyonlarıyla birlikte sanal POS desteği sunarak sakinlerin aidatlarını 7/24 online ödeme yapabilmesini sağlar. Kredi kartı ile tek çekim veya taksitli ödeme, banka havalesi ve otomatik ödeme talimatı seçenekleri standart olarak sunulmaktadır. Her ödeme anında muhasebe modülüne işlenir, sakin porttaline yansır ve aidat makbuzu otomatik iletilir. Yöneticinin tahsilat için ayrıca efor harcaması gerekmez.
Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 20. maddesi, aidat borçları için aylık yüzde beş gecikme tazminatı öngörmektedir. SiteYönetimi.org bu tazminatı otomatik olarak hesaplar; tahakkuk tarihinden itibaren her geçen gün için doğru tutarı sakin hesabına yansıtır. Borç yaşlandırma raporu 30, 60 ve 90 günün üzerindeki alacakları segmentlere ayırarak renkli bir tablo halinde gösterir. Tahsilat Uzmanı modülü, kritik eşiği geçmiş borçlular için SMS, e-posta veya uygulama bildirimi göndererek otomatik hatırlatma serisi başlatır.
Dijital Sekreter özelliği, aylık aidat bildirimlerini, ödeme hatırlatmalarını ve bülten duyurularını belirlenen şablonlara göre sakinlere otomatik iletir. Yönetici, gönderim zamanını, kanalı (uygulama, e-posta, SMS) ve hedef grubu (tüm sakinler, yalnızca gecikmeliler, belirli blok) tek ekrandan yapılandırır. Sakinler ayrıca kendi porttallerinden tüm ödeme geçmişlerini, aidat tablolarını ve makbuzlarını görebilir, itiraz veya bilgi talebi oluşturabilir. Bu şeffaflık, yönetici-sakin iletişimindeki anlaşmazlıkları ve şikayetleri önemli ölçüde azaltır.
Nakit akış tahmini, borç yaşlandırma ve finans zekâsı
Büyük konut sitelerinin yöneticileri yalnızca günlük işlemleri takip etmekle kalmaz; gelecekteki nakit akışını öngörerek büyük onarım veya yenileme projelerini zamanında planlamaları gerekir. SiteYönetimi.org'un Nakit Akış Tahmini modülü, mevcut tahakkuk takvimini, beklenen tahsilat oranını, planlanan giderleri ve geçmiş trend verilerini birleştirerek gelecek 3-6 aylık nakit projeksiyonu üretir. Bu projeksiyon, hangi ayın nakit açığı riski taşıdığını önceden gösterir ve yöneticinin önleyici aksiyon almasını sağlar.
Borç Yaşlandırma raporu, alacak portföyünün risk profilini görmek için kullanılan kritik bir araçtır. 30 günden kısa, 30-60 gün arası, 60-90 gün arası ve 90 günün üzerindeki alacaklar segmentlere ayrılır; her segment için toplam tutar, borçlu sayısı ve blok dağılımı gösterilir. Bu raporun düzenli takibi, sorunlu borçların erken tespit edilmesini ve tahsilat sürecinin zamanında başlatılmasını sağlar. Siteye özgü tahsilat hedefi tanımlanabilir; bu hedefe göre risk skoru otomatik hesaplanır.
Finans Zekâsı paketi; Muhasebe Kokpiti, Nakit Akış Tahmini, Borç Yaşlandırma, Tahsilat Uzmanı ve Dijital Sekreter bileşenlerini bir arada sunar. Bu beş araç birbirini besleyen bir döngü oluşturur: Kokpit genel durumu gösterir, tahmin gelecek riski işaret eder, yaşlandırma kritik borçları öne çeker, Tahsilat Uzmanı aksiyon alır, Dijital Sekreter sakinleri bilgilendirir. Yöneticinin tek arayüzden tüm finansal resmi görmesi, hem karar kalitesini artırır hem de sakin toplantılarında güvenilir rakamlarla hesap vermesini kolaylaştırır.
Profesyonel site muhasebesi ve bütçe planlaması
Konut site muhasebesi, standart ticari muhasebeden farklı bir yapı gerektirir. Kat Mülkiyeti Kanunu kapsamında aidat gelirleri, ortak alan işletme gelirleri, gecikme tazminatları, yedek akçe hareketleri ve blok bazlı gider dağılımları ayrı ayrı izlenmelidir. SiteYönetimi.org'un muhasebe modülü bu özel yapıya göre tasarlanmıştır. Tek bir fatura veya tahakkuk hem genel hesaplarda hem de ilgili bloğun hesabında eş zamanlı kayıt oluşturur. Dönem sonu kapanışı ve yıllık hesap raporu sisteme entegre prosedürlerle tamamlanır.
Yıllık bütçe planlaması, her blok için ayrı olacak şekilde gerçekleştirilir. Geçmiş yıl gerçekleşmeleri referans alınarak tahminler üretilir; yönetici her kalemi düzenleyebilir ve nihai bütçeyi genel kurulda onaya sunar. Onaylanan bütçe sisteme yüklenir ve her ay gerçekleşen giderlerle karşılaştırılarak sapma analizi yapılır. İşletme projeksiyonu (sosyal tesis, kafe, otopark vb.) ayrı bir modülde tutularak ana site bütçesiyle karıştırılmaz.
Yedek akçe yönetimi, büyük sitelerde ihmal edildiğinde ciddi yasal riskler doğurur. Sistem, KMK'nın öngördüğü minimum yedek akçe oranını izler; her ay bu oranda ayrım yapılıp yapılmadığını kontrol eder ve eksiklik varsa Yönetici Karnesi'ne uyarı düşer. Büyük proje dönemlerinde (çatı yenileme, asansör modernizasyonu, altyapı güçlendirme) yedek akçeden yapılan kullanım kayıt altına alınır, blok bazlı etki gösterilir ve genel kurulda şeffaf biçimde raporlanır. Bütün bu işlemler otomatik kayıtla izlendiğinden dış denetim veya mahkeme sürecinde belge sağlamak sorun olmaz.
Yönetici Karnesi ile şeffaflık ve hesap verebilirlik
Konut sitesi yöneticileri, sakinlerin ve kat malikleri kurulunun gözünde sürekli denetim altındadır. Yönetim kalitesini ölçmek için nesnel bir araç olmadığında her genel kurul tartışmalı geçer. SiteYönetimi.org'un Yönetici Karnesi modülü, yaklaşık 50 kurala dayalı 100 puanlık bir değerlendirme sistemidir. Sigorta poliçelerinin geçerliliği, yedek akçe yeterliliği, bakım sözleşmelerinin güncelliği, tahsilat oranı, genel kurul kararlarının tescili ve KVKK uyumu gibi kritik başlıklar sistematik olarak sorgulanır.
Her kural için puan ağırlığı önem derecesine göre belirlenmiştir. Kritik eksikler (süresi dolmuş yangın tüpü, tescil edilmemiş genel kurul kararı, sigorta boşluğu) yüksek puan düşürürken küçük operasyonel eksikler (gecikmeli bülten, tamamlanmamış bakım kaydı) daha az etkiler. Yönetici, karne ekranında her kuralın mevcut durumunu görür; yeşil onay işareti tamamlananları, sarı uyarı işareti yaklaşanları, kırmızı ünlem ise acil aksiyonu bekleyenleri gösterir. Tüm geçmiş karne notları tarihsel grafik olarak saklanır.
Karne, sakin toplantılarında yöneticinin şeffaflık aracına dönüşür. Genel kurul öncesinde hazırlanacak yönetim faaliyet raporu, karne verilerinden otomatik beslenir. 'Bu yıl ne yaptık, hangi kuralları karşıladık, nerede eksiğiz' sorusunun yanıtı rakamlarla verilir. Sakinler de karne özetini kendi portallerinden görebilir; bu şeffaflık yöneticiye güveni artırır. Ayrıca portföy modunda birden fazla siteyi yöneten profesyonel yönetim şirketleri, tüm sitelerinin karne skorlarını karşılaştırmalı tabloda izleyebilir.
Sosyal tesis rezervasyonu ve işletmesi
Büyük konut sitelerindeki havuz, fitness salonu, çok amaçlı salon, çocuk kulübü ve diğer sosyal tesisler, bağımsız bir işletme anlayışıyla yönetilmediği sürece kaynak israfına ve sakin şikayetlerine zemin hazırlar. SiteYönetimi.org'un Sosyal Tesis modülü, bu alanların çevrimiçi rezervasyon sistemiyle yönetilmesini sağlar. Sakin, kendi portalinden uygun zaman dilimini görür, rezervasyon oluşturur ve belirlendiyse kullanım ücretini online öder. Kapasite sınırları, üye önceliği ve çakışma kontrolleri otomatik uygulanır.
Her sosyal tesis için ayrı işletme hesabı tutulur. Havuz işletme giderleri (kimyasal, personel, bakım), fitness salonu giderleri ve elde edilen rezervasyon gelirleri ayrı muhasebe merkezinde izlenir. Bu yapı, sosyal tesisin kendi kendini finanse edip etmediğini veya siteye ne kadar yük oluşturduğunu şeffaf biçimde gösterir. Yıl sonu işletme raporu, tesisin kâr/zarar durumunu ve kullanım istatistiklerini blok bazlı dağılımla sunar.
Sosyal tesis rezervasyon verileri, bakım planlaması için de kullanılır. Yüksek kullanım dönemlerinde havuz veya salon bakımlarının zamanlaması optimize edilir; düşük kullanım dönemlerinde önleyici bakım gerçekleştirilir. Sezon başı açılış kontrolleri ve kapanış prosedürleri bakım takvimine entegre edilir; sorumlu teknik personel sisteme atanır ve gerçekleşme kaydeder. Bir sonraki rezervasyon öncesinde tesis hazırlık kontrolü tamamlanmamışsa sistem otomatik uyarı verir ve sakin arayüzünde tesis 'bakımda' olarak işaretlenir.
Güvenlik, ziyaretçi ve plaka tanıma (ANPR)
Büyük konut sitelerinde güvenlik operasyonu, çok sayıda giriş noktasını, yüzlerce araç plakasını ve binlerce sakin-ziyaretçi hareketini aynı anda yönetmeyi gerektirir. SiteYönetimi.org'un Güvenlik modülü, ANPR (Otomatik Plaka Tanıma) sistemleriyle entegre çalışarak araç giriş-çıkışlarını kameralara dayalı olarak otomatik kaydeder. Tanınan plakalar sisteme göre yeşil (sakin/izinli), sarı (misafir/ziyaretçi) veya kırmızı (kara liste) olarak sınıflandırılır. Güvenlik görevlisi kırmızı plaka geçişinde anlık uyarı alır.
QR ziyaretçi sistemi, sakin-ziyaretçi ilişkisini dijitalleştirir. Sakin, ziyaretçisine uygulama veya SMS üzerinden QR daveti gönderir; ziyaretçi kapıda bu kodu okutarak geçiş yapar. Kodu kimin ne zaman oluşturduğu, ziyaretçinin geliş ve ayrılış saatleri tüm loglara işlenir. Kara liste yönetimi; isim, plaka ve fotoğraf bazında kişi veya araç tanımlamaya olanak tanır. Yönetici veya yönetim kurulu üyesi sisteme erişerek kara liste güncelleyebilir.
Güvenlik modülü, kartlı geçiş altyapılarıyla da entegre çalışır. Sakinlere ve personele atanan erişim kartları belirli kapı ve saat aralıklarıyla kısıtlanabilir. Kart kaybı veya istismarı durumunda yönetici tek tıkla kartı devre dışı bırakır. Tüm geçiş logları KVKK uyumlu şekilde saklanır; kişisel veri saklama süreleri politikaya göre otomatik ayarlanır. Site kapsamlı güvenlik olayları anlık raporlanır; yönetici, haftalık güvenlik özetini otomatik rapor olarak alır.
Otopark yönetimi ve elektrikli araç şarj takibi
Büyük konut sitelerinde otopark yönetimi, tahsis anlaşmazlıklarından yetkisiz park ihlallerine kadar geniş bir sorun yelpazesi oluşturur. SiteYönetimi.org'un Otopark modülü, her park alanını sisteme numaralandırarak bağımsız bölüm veya sakin ile ilişkilendirir. Tahsis planı görsel harita üzerinde yönetilir; hangi yer kime ait, ziyaretçi yeri kaç adet, ortak kullanım için kaç yer ayrıldığı tek ekranda görünür. Misafir park alanları için zaman sınırlı kullanım kuralları tanımlanabilir, ihlal tespit edildiğinde güvenlik görevlisine otomatik bildirim gönderilir.
Elektrikli araç kullanımının artmasıyla birlikte EV şarj istasyonu yönetimi, büyük sitelerin yeni bir operasyonel yükü haline gelmektedir. SiteYönetimi.org, şarj istasyonu başına kullanım takibini destekler. Sakin şarj seansı başlattığında sistem zamanı ve tüketilen kWh'yi kaydeder. Faturalama, belirlenen birim fiyata göre otomatik hesaplanır ve sakinın aylık hesabına eklenir. Bu sistem, ortak elektriğin EV şarjı için adil olmayan biçimde kullanılmasını önler ve enerji maliyetini gerçek kullanıcıya yansıtır.
Otopark ve EV şarj raporları, yöneticinin kapasite planlaması yapmasını sağlar. Hangi saatlerde otopark doluluk oranı yüzde kaçtır, EV şarj talebi artıyor mu, ek istasyon kurulumu gerekli mi gibi sorular veriyle yanıtlanır. Misafir otopark kullanımı analiz edilerek ziyaretçi politikası optimize edilir. Yıllık EV şarj geliri ayrıca raporlanır ve sosyal tesis işletme modeline benzer biçimde ayrı muhasebe merkezinde izlenir. Tüm bu veriler Yönetici Karnesi'nde ilgili kontrol noktalarını besler.
Peyzaj, teknik altyapı ve planlı bakım
Büyük konut sitelerinin ortak alanlarındaki teknik ekipmanlar; asansörler, jeneratörler, hidrofor sistemleri, yangın tesisatları ve biyolojik arıtma üniteleri, planlı bakım yapılmadığında hem arıza riskini hem de yasal sorumluluğu artırır. SiteYönetimi.org'un Bakım Takvimi modülü, her ekipman için üretici önerisi ve mevzuat zorunluluklarına dayalı bakım planı oluşturur. Günlük, haftalık, aylık ve yıllık bakım periyotları sisteme girilir; sorumlu teknisyen veya taşeron atanır.
Sistem, yaklaşan bakım tarihinden belirlenen gün öncesinde yöneticiye ve sorumlu personele otomatik hatırlatma iletir. Bakım gerçekleştiğinde teknisyen, mobil uygulama üzerinden işi kaydeder, fotoğraf ekler ve imzalı formu sisteme yükler. Yönetici, bakım kaydını onaylar; onaylama ile birlikte bir sonraki bakım tarihi otomatik hesaplanır. Sözleşme bitiş tarihi yaklaştığında da ayrı hatırlatma tetiklenir ve ihale süreci başlatılabilir.
Peyzaj bakımı da aynı modülde yönetilir. Çim biçme, sulama, budama ve gübreleme periyotları mevsimsel takvime göre kurgulanır. Peyzaj firması her işi tamamladığında sisteme kaydeder; fotoğraflı belgeleme standart hale gelir. Ekipman arıza bildirimleri sakinlerin porttalinden de gelebilir; arıza kaydı oluşturulduğunda yöneticiye anlık bildirim gider, iş emri açılır ve çözüme kadar süreç izlenir. Bakım ve arıza geçmişi ekipman bazında saklanır; bu tarihsel veri, büyük onarım veya yenileme kararlarında kritik girdi sağlar.
Büyük ölçekli genel kurul ve blok temsilcisi yönetimi
Yüzlerce maliki olan büyük konut sitelerinde genel kurul organizasyonu, el ile yönetildiğinde lojistik bir kaosa dönüşür. Davet mektupları, nisap hesabı, vekaletname takibi, oy sayımı ve karar defteri tutumu ayrı ayrı işlenen süreçler haline gelir. SiteYönetimi.org'un Genel Kurul modülü bu sürecin tamamını dijitalleştirir. Toplantı tarihi, gündem maddeleri ve oy ağırlık listesi sisteme girilir; sistem, yasal süreler dahilinde davet bildirimlerini otomatik iletir.
Blok temsilcisi yapısı, büyük sitelerin KMK gereği sıkça başvurduğu bir temsil modelidir. Sistemde her bloğun temsilcisi tanımlanır; temsilcinin temsil ettiği bağımsız bölüm sayısı ve buna karşılık gelen oy ağırlığı otomatik hesaplanır. Dijital vekaletname modülü, malikler adına temsilciye veya başka bir malike vekalet verilmesini çevrimiçi olarak sağlar. Vekaletname geçerliliği sistem tarafından doğrulanır; çakışan veya geçersiz vekaletler otomatik işaretlenir.
Toplantı öncesinde nisap durumu gerçek zamanlı olarak gösterilir. Toplantı başladığında yoklama dijital imza veya QR ile alınır; nisap sağlandığında oturum sisteme kaydedilir. Oylamalar anlık sonuçlanır; her gündem maddesinin oylama sonucu blok bazlı dağılımla kaydedilir. Toplantı sona erdiğinde sistem, karar defteri taslağını otomatik üretir. Hukuki tescil için gerekli belgeler (noter onayı, tapu tescili için başvuru dilekçesi) şablonlara dayalı olarak hazırlanır. Tüm toplantı ve karar geçmişi yıllara göre arşivlenir.
Personel, taşeron ve tedarikçi yönetimi
Büyük konut sitelerinin güvenlik personeli, temizlik ekibi, peyzaj çalışanları ve teknik bakım kadrosu, onlarca kişiyi kapsayan profesyonel bir insan kaynakları süreci gerektirir. SiteYönetimi.org'un Personel modülü, her çalışanın iş sözleşmesini, sgk bilgilerini, maaş ve ek ödemelerini sisteme kaydeder. Aylık bordro hesaplama, fazla mesai, ikramiye ve kesinti kalemleriyle otomatik gerçekleştirilir. İzin takibi; yıllık izin, hastalık izni ve ücretsiz izin türlerine göre ayrı ayrı izlenir.
Taşeron firma yönetimi, ihale sürecinden hakediş ödemesine kadar bütünleşik olarak çalışır. Taşeronla imzalanan sözleşme sisteme yüklenir; bitiş tarihi otomatik izlenir, yenileme veya ihale sürecine 30-60 gün öncesinde geçilir. Aylık hakediş hesabı sözleşme kalemlerine göre yapılır; yönetici onayladıktan sonra muhasebe modülüne otomatik aktarılır ve blok bazlı gider olarak kaydedilir. Taşeron performans değerlendirme formları sisteme entegre edilebilir.
Tedarikçi veritabanı, siteye hizmet veren tüm firmaları kategori bazında listeler. Her tedarikçiye ait sözleşme, teklif, fatura ve iletişim geçmişi tek yerde saklanır. Yeni tedarikçi eklendiğinde KVK uyumu, sigorta belgesi ve vergi levhası kontrolü hatırlatılır. Tedarikçi performansı; zamanındalık, iş kalitesi ve fiyat uyumu gibi kriterlerle puanlanır. Bu puanlama, bir sonraki ihale döneminde referans teşkil eder ve kötü performanslı tedarikçilerin elenmesini kolaylaştırır. Tüm tedarik ve personel maliyetleri Finans Zekâsı panelinde konsolide olarak gösterilir.
KVKK, veri izolasyonu ve portföy modu
Konut sitelerinde sakinlere ait isim, kimlik, araç plakası, ödeme bilgisi, güvenlik kamerası görüntüsü ve ziyaretçi verisi gibi hassas kişisel veriler işlenmektedir. SiteYönetimi.org, KVKK uyum altyapısı olarak tasarlanmıştır. Her site kendi tenant (kiracı) izolasyon katmanında çalışır; bir sitenin verisi başka bir sitenin yöneticisine veya kullanıcısına kesinlikle görünmez. Aynı sunucu altyapısını paylaşan siteler arasında veri sızıntısını önleyen teknik önlemler standart olarak uygulanır.
KVKK'nın gerektirdiği veri saklama süreleri sisteme politika olarak tanımlanır. Ziyaretçi kayıtları, kamera görüntüleri veya ödeme bilgileri belirlenen süre sonunda otomatik imha edilir. Sakin taleplerine göre (silme, düzeltme, veri taşıma) sistemden veri ihraç veya imha edilebilir. Aydınlatma metni ve açık rıza formu sisteme entegre edilebilir; yeni sakin kaydında dijital imzayla alınır. Veri işleme faaliyetleri envanteri (VİE) sisteme yüklenerek güncel tutulur.
Portföy modu, birden fazla konut sitesini yöneten profesyonel yönetim şirketleri ve şirket kuruluşları için tasarlanmıştır. Tek giriş ekranından tüm sitelere erişilir; her site kendi izole ortamında çalışır. Portföy yöneticisi, sitelerin Yönetici Karnesi skorlarını, tahsilat oranlarını ve açık iş emirlerini karşılaştırmalı tabloda görür. Sekreterya ve muhasebe personeli yalnızca yetkilendirildikleri sitelere erişebilir; erişim seviyesi modül bazında granüler olarak tanımlanır. Bu yapı, büyüyen yönetim şirketlerinin sistem karmaşıklığı yaratmadan ölçek büyütmesini sağlar.
Sürece nasıl başlanır, geçiş nasıl yapılır?
Yeni bir site yönetim yazılımına geçiş, özellikle yüzlerce bağımsız bölümü olan büyük sitelerde, karmaşık görünebilir. SiteYönetimi.org bu süreci mümkün olduğunca sorunsuz tasarlamıştır. Herhangi bir kurulum gerekmez; platform bulut tabanlı çalışır ve bir internet tarayıcısı ile erişilir. Kayıt işleminin ardından 14 günlük ücretsiz deneme süresi başlar; bu sürede tüm özellikler eksiksiz kullanılabilir, kredi kartı bilgisi istenmez. Deneme süreci, yazılımın siteye uygunluğunu gerçek verilerle değerlendirme fırsatı sunar.
Geçiş sürecinin en kritik adımı, mevcut sakin, araç ve mali verilerin sisteme aktarılmasıdır. SiteYönetimi.org, Excel ve CSV formatlarından akıllı sütun algılamalı içe aktarma destekler. Sakin listesi, araç plakaları, mevcut borç bakiyeleri ve bağımsız bölüm bilgileri tek tek girilmek yerine toplu olarak yüklenir. Sistem, sütun başlıklarını ve içerik tiplerini analiz ederek veriyi otomatik eşleştirir; hatalı veya eksik satırları önizleme ekranında renkli işaretleyerek gözden geçirmeye sunar. Onay sonrasında import tamamlanır.
Platform üzerinde yedi farklı rol tanımlıdır: site yöneticisi, muhasebeci, güvenlik görevlisi, teknisyen, sakin, kiracı ve portföy yöneticisi. Her rolün erişebileceği modüller ve yapabileceği işlemler granüler yetkilendirme ile belirlenir. Yönetim kurulu üyeleri sadece mali raporları ve karar defterini görebilirken sakinler yalnızca kendi ödeme bilgilerine ve rezervasyona erişebilir. Sisteme geçişte müşteri başarı ekibi, blok yapısının kurgulanması, gider tiplerinin tanımlanması ve ilk tahakkuk döngüsünün tamamlanması konularında destek sağlar. Türkçe kullanıcı arayüzü ve Türk hukuk mevzuatına uygun raporlar standart olarak gelir.