Sultanhani'de bir apartman ya da sitenin yönetimini yeni devraldıysanız ilk 30 günde dört işi tamamlamanız gerekir: devir-teslim tutanağıyla defterleri ve kasayı teslim almak, site adına banka hesabını düzene sokmak, aidat ve borç listesini çıkarmak, yıllık işletme projesini taslaklamak. Aksaray iline bağlı bu ilçede aylık aidat, il geneli ortalama olarak ₺300–₺1.100 aralığında seyretmektedir; karasal iklimin dayattığı uzun ısıtma sezonu bu aralığın neresinde konumlanacağınızı doğrudan belirler. Bu rehberde söz konusu dört adımın planını, aidat belirleme ve tahsilat kurallarını, genel kurul sürecini ve resmi kayıt işlemlerini Sultanhani koşullarına göre bulacaksınız. İşin tekrar eden kısmını nasıl otomatiğe bağlayabileceğinizi de göstereceğiz.
Sultanhani'de Site Yöneticisi Oldunuz: Sizi Ne Bekliyor?
Site ya da apartman yöneticisi olduğunuz anda dört temel yasal yükümlülük üstlenirsiniz. Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 35. maddesi bu yükümlülükleri açıkça düzenler: karar defteri ve işletme defterini usulüne uygun tutmak, ortak giderleri toplamak ve takip etmek, ortak alanların bakım ile onarımını sağlamak, genel kurula hesap vermek. Bu dört başlık, önce bunaltıcı görünebilir; ancak doğru bir sistemle yönetildiğinde birkaç saatlik rutin iş olarak kalır.
Sultanhani, Aksaray il merkezine yakın konumuyla hem şehirle organik bağını koruyan hem de daha sakin bir yapıya sahip ilçe görünümü sergiler. İlçede eski tip apartman stoğu baskın olmakla birlikte son yıllarda küçük ölçekli siteler de inşa edilmiştir. Aksaray genelinde konut sayısı ve apartmanlaşma hızı, her yıl yüzlerce yeni yöneticinin aynı soruları, aynı endişelerle yaşadığı anlamına geliyor. Siz bu süreçte yalnız değilsiniz; ama doğru adımları doğru sırayla atmak, ilerideki kavgaları ve yasal riskleri büyük ölçüde önler.
İlk 30 Gün: Sultanhani'de Yeni Yöneticinin Adım Adım Yol Haritası
İlk 30 gün kaotik geçmek zorunda değil. Dört haftalık basit bir sırayla ilerlerseniz hem hukuki güvencenizi hem de sakinlerin güvenini kazanırsınız.
1. Hafta — Devir Teslim ve Envanter
Eski yöneticiden yazılı devir-teslim tutanağı alın; bu tutanakta şunların tümü yer almalıdır: karar defteri, işletme defteri ve dayanakları, banka hesap ekstresi, kasadaki nakit, kilit ve ortak alan anahtar seti, hizmet sözleşmeleri (asansör bakımı, temizlik, güvenlik), sigorta poliçeleri, bağımsız bölüm listesi ve kat maliklerinin iletişim bilgileri, eski dönemden kalan borç ve alacak tablosu. Tutanağı imzalattırmadan görevi fiilen teslim almayın; imzasız devir, ileride "sen mi ben mi?" tartışmalarının zeminini hazırlar.
2. Hafta — Mali Fotoğrafı Çekin
Banka hesabını sitenin adına ya da yönetici sıfatınıza geçirin; kişisel hesabınıza site parasını asla karıştırmayın. Aidat borçlusu listesini güne göre güncelleyin; kimde ne kadar birikim var, hangi ay başladı? Sultanhani'de karasal iklim nedeniyle ısıtma sezonu Ekim'den Nisan'a dek uzayabilir. Bu nedenle özellikle doğalgaz ya da katı yakıt faturalarına ilişkin bekleyen borçların varlığını ilk haftadan tespit etmeniz kritiktir; kış sonunda sürpriz fatura çıkmasın.
3. Hafta — İletişim ve Kayıt Düzeni
Kat maliklerinin güncel iletişim listesini oluşturun. Bu liste kişisel veri niteliği taşır; KVKK kapsamında yalnızca yönetim amaçlı kullanılmalı, üçüncü kişilerle paylaşılmamalıdır. Duyuru kanalınızı belirleyin: ortak alan ilan panosu, WhatsApp grubu ya da dijital platform, hangisini seçerseniz tutarlı kullanın. Arıza ve bakım taleplerini kayıt altına almanın yolunu şimdiden kurun; "söyledim ama yazmadım" ifadesi yönetici için her zaman dezavantajlıdır. Site yönetim yazılımı ile devir-teslim raporu, borçlu listesi ve arıza kaydı ilk günden hazır gelir; ilk ayın yükünü önemli ölçüde azaltır.
4. Hafta — Plan ve Bütçe Taslağı
KMK m.37 uyarınca yöneticinin yıllık işletme projesi hazırlaması gerekir. Bu proje, tahmini giderleri ve aidat miktarını ortaya koyar; genel kurulun onayına sunulur. Sultanhani'de işletme projesinin merkezine ısıtma kalemini alın: kazan ya da kombi bakımını Eylül-Ekim'de yaptırmak kış ortasındaki arıza kuyruğuna girmekten çok daha az maliyetlidir. Çatı yalıtımı ve dış cephe kontrolünü de kış öncesi listeye ekleyin; uzun süreli donma ve don-çözülme döngüleri Sultanhani gibi karasal iklimli yerleşimlerde binalara ciddi hasar verebilir.
Sultanhani'de Aidat Ne Kadar? Aksaray Ortalama Aidat Aralığı ve Belirleme Yöntemi
Sultanhani'ye özgü yayımlanmış resmi bir aidat istatistiği bulunmamaktadır; ilçe bazında kesin rakam vermek yanıltıcı olur. Dürüst cevap şudur: Aksaray il genelinde aylık ortalama aidat ₺300–₺1.100 aralığında seyretmektedir. Asansörsüz, küçük ölçekli eski bir apartmanda bu aralığın alt bandı; merkezi ısıtmalı, güvenlik ve temizlik hizmeti olan bir sitede üst bölgesi geçerli olur. Sultanhani'de bina stoğu çeşitlidir; bağımsız bölüm sayısı, ortak alan hizmetleri ve ısıtma sistemi tipine göre aidatınız bu aralıkta farklı bir yere oturabilir.
Aidatın nasıl belirleneceği KMK m.20'de düzenlenmiştir: her kat maliki, yönetim planında aksine bir hüküm yoksa ortak giderlere arsa payı oranında ya da eşit biçimde katılır. Yöntem, yönetim planınızda yazılıdır; planınızı okuyun ve ona göre ilerleyin. Pratikte işletme projesi hazırlanır — tüm tahmini giderler toplanır, daire sayısına veya arsa payına bölünür — ve bu rakam genel kurula sunularak onaylanır.
Sultanhani'de aidatın en büyük belirleyicisi ısıtma gideridir. Karasal iklim nedeniyle beş ila altı aylık bir ısıtma sezonu yaşanır; doğalgaz, kömür ya da merkezi sistem hangisini kullanıyorsanız, bu kalemin aylık toplam gider içindeki payı diğer il ve ilçelere kıyasla oldukça yüksek olur. Merkezi ısıtma sistemine sahip binalarda enerji giderini daire paylaşımına dönüştürmek özellikle kritik bir hesaplamadır. Sitenizin gider kalemlerini girip daire başına düşen aidatı görmek için aidat hesaplama aracını kullanabilirsiniz.
Aidat Nasıl Toplanır, Ödemeyen Kat Malikine Ne Yapılır?
Aidat tahsilatında altın kural: nakit elden almayın. Her ödeme banka havalesi, EFT ya da online platform üzerinden geçsin; böylece hem siz hem de ödeme yapan kişi belgeye sahip olur. Makbuz düzenlenmesi hem yasal zorunluluk hem de güven sorunlarını önlemenin en pratik yoludur.
Ödeme yapmayanlar için KMK m.20, aylık yüzde beşe kadar gecikme tazminatı uygulanmasına olanak tanır. Tazminatı uygulayıp uygulamayacağınız genel kurul kararına bağlıdır; ancak uygulamak, düzenli ödeyenlere karşı hakkaniyetli olmak açısından önerilir. Prosedür sırasıyla şöyle işler: yazılı ihtarname gönderin, ödeme yoksa notere çektirilen ihtarla resmiyet kazandırın, ardından icra takibi başlatabilirsiniz. Ortak gider alacağı, icra sürecinde öncelikli alacak statüsündedir.
Otomatik borç hatırlatması ve online aidat tahsilatı için aidat takip programı kullanmak, hatırlatmaları tek tek göndermek yerine sistematik biçimde ve kayıt altında yönetmenizi sağlar.
Kendiniz mi Yöneteceksiniz, Profesyonel Şirket mi? Sultanhani İçin Karar Rehberi
Profesyonel site yönetim şirketi mi, yoksa kendiniz mi? Bu karar büyük ölçüde bina ölçeğine, bütçeye ve yerel arzın durumuna bağlıdır. Sultanhani gibi il merkezine yakın ama görece küçük ölçekli bir ilçede profesyonel yönetim şirketi arzı Aksaray merkeze kıyasla daha sınırlıdır. Kalabalık sitelerde ya da çok bloklu yapılarda profesyonel hizmet almak zaman ve enerji tasarrufu sağlar; ancak bu seçenek ek maliyet getirir ve genel kurul onayı gerektirir.
Küçük ya da orta ölçekli apartmanlarda — Sultanhani'de bu durum yaygındır — gönüllü yönetici modelinin geçerli kalmaya devam ettiği görülmektedir. Bu modelde yöneticinin iş yükü, doğru araçlarla yönetilebilir bir rutine dönüşebilir. Karşılaştırmanızda şu eşiği kullanabilirsiniz:
| Ölçek | Önerilen Yaklaşım | Temel Neden |
|---|---|---|
| 8 daire ve altı | Gönüllü yönetici + dijital araç | Şirket maliyeti aidatı orantısız artırır |
| 9–40 daire | Gönüllü yönetici + yazılım | Ölçek yönetilebilir, araç fark yaratır |
| 40+ daire / çok blok | Profesyonel şirket değerlendirin | Operasyonel karmaşıklık artar |
Üçüncü bir yol da mümkündür: kendiniz yönetin, ağır tekrar eden işi yazılıma devredin. Bu yaklaşım, özellikle ısıtma sezonunun uzun olduğu ve aylık gider paylaşımının sık hesaplandığı Sultanhani gibi ilçelerde pratik bir orta yol sunar.
Site Banka Hesabı, Vergi Numarası ve Resmi Kayıtlar
Site ya da apartman yönetimi adına ayrı bir banka hesabı açılması, hem hukuki hem de pratik açıdan zorunludur. Kişisel hesabınızı site parası için kullanmak, hem güven sorunu yaratır hem de olası bir hukuki ihtilafta sizi korumasız bırakır.
Banka hesabı açmak için sitenin vergi numarasına ihtiyaç duyulabilir. Vergi numarası almak için Aksaray Vergi Dairesi'ne başvurmanız gerekir; yanınızda götürmeniz gereken belgeler genellikle şunlardır: genel kurul ya da kat malikleri kurulu karar defterinin ilgili sayfasının fotokopisi, yöneticinin kimlik belgesi ve göreve atandığına dair karar örneği. Belge listesi vergi dairesine göre küçük farklılıklar gösterebilir; Aksaray Vergi Dairesi'ni önceden arayarak kendi durumunuza uygun güncel bilgiyi teyit edin.
Bağımsız çalışan kapıcı ya da güvenlik personeli istihdam ediyorsanız SGK yükümlülüğü de doğar. Bu durumda işe başlama bildirimini süresinde yapmamanız idari para cezasına yol açabilir. Vergi ve SGK konularında son kararı mali müşavirinizle birlikte verin; mevzuat değişkendir.
İlk Genel Kurul: Çağrıdan Karar Defterine
KMK m.29-32, genel kurulun nasıl yapılacağını açıkça düzenler. Yönetici olarak yılda en az bir kez genel kurul toplamak zorundasınız. Çağrı, toplantıdan en az 15 gün önce her kat malikine ya elden imzalatılarak ya da taahhütlü mektupla gönderilmelidir; gündem çağrıda açıkça yer almalıdır.
İlk toplantıda nisap (toplantı yeter sayısı) oluşması için kat maliklerinin hem sayı hem arsa payı bakımından yarısından fazlasının hazır bulunması gerekir. Bu nisap sağlanamazsa ikinci toplantı katılanlarla yapılır ve kararlar geçerli sayılır. Alınan kararların usulüne uygun biçimde karar defterine geçirilmesi ve toplantıya katılanlar tarafından imzalanması zorunludur; imzasız karar defteri, olası itirazlarda elinizi zayıflatır.
Yeni yöneticilerin sık yaptığı hatalar şunlardır:
- Çağrıda gündem maddelerini belirtmemek — gündemsiz alınan kararlar hukuken itiraz konusu olabilir.
- 15 günlük süreyi eksik hesaplamak — toplantı tarihini çağrı tarihine dahil etmemek gerekir.
- Kararları toplantı sonrasında tek imzayla geçiştirmek — tüm katılımcıların imzası alınmalıdır.
Çağrı metni hazırlama, vekâlet takibi ve dijital karar defteri tutmak için genel kurul yazılımından yararlanabilirsiniz.
Yönetimi Devralın, Gerisini AI'a Bırakın: SiteYönetim Yeni Yöneticinin İşini Nasıl Üstlenir?
Yönetimi devralın. Gerisini AI'a bırakın.
Bu rehberin önceki bölümlerinde bir yöneticinin ilk ayında neleri yapması gerektiğini anlattık: devir kaosu, aidat kovalamaca, genel kurul bürokrasisi, hukuki belirsizlik. Şimdi bu dertlerin tamamını tek bir anlatıda çözüme bağlayalım.
AI Operatör: Sizin Onayınızla Çalışan Asistan
Diyelim ki Sultanhani'deki apartmanınızda Şubat aidatlarının tahsilat zamanı geldi; üç daire hâlâ ödemedi. Sisteme şunu yazıyorsunuz: "Şubat aidatını ödemeyen dairelere nazik bir hatırlatma gönder." AI Operatör borçlu listesini derhal çıkarır, her daireye uygun bir hatırlatma mesajı hazırlar ve sizin onayınıza sunar. Onay vermeden hiçbir mesaj gönderilmez; her adım sizin denetiminizdedir.
Sultanhani'nin uzun kış koşullarına özgü bir senaryo düşünün: kazan dairesi Aralık ortasında arızalandı. AI Operatör'e "kazan arızasını kaydet, sözleşmeli tesisatçıya iş emri hazırla" diyorsunuz. Sistem arıza kaydını açar, sözleşmeli firmanın bilgilerini getirir, iş emri taslağını oluşturur ve onayınızla gönderir. Soğuk havada saatlerce telefonda beklemek yerine birkaç dakikada süreci başlatmış olursunuz. Her senaryoda onay adımı sabit kalır; AI Operatör hiçbir zaman sizin izniniz olmadan harekete geçmez.
Genel kurul sürecinde de aynı mantık işler: çağrı metni hazırlanır, vekâlet takibi yapılır, gündem sizin onayladıklarınızdan oluşur. H2-7'de anlattığımız "15 gün önceden çağrı" kuralını sistem size hatırlatır; unutmak için bir neden kalmaz.
AI Danışman: 10 Milyondan Fazla Emsal Karar Erişimi
Sekiz aydır aidat ödemeyen bir kat malikine ne yapabileceğinizi merak ediyorsunuz. AI Danışman, ictihatpro.com altyapısında yer alan 10 milyondan fazla emsal karara dayanarak KMK m.20 çerçevesinde adım adım yanıt üretir: gecikme tazminatı hesabı, ihtarname zorunluluğu, icra takibi seçeneği. Bu yanıt sizi yönlendirir; ancak dava aşamasında avukatınızın yerini tutmaz. Bu dürüstlük bilinçli bir tercih: güvenilir yol gösterici olmak, abartılı vaatlerde bulunmaktan çok daha değerlidir.
Sitenin Karnesi: Kanıtla Hesap Verin
SiteYönetim, yönetim performansını 100 üzerinden puanlayan bir karne sistemi sunar. Karne; tahsilat oranını, açık arıza sayısını, yasal uyumu ve iletişim kalitesini bütünleşik biçimde değerlendirir. Yönetimi devraldığınız günkü karneyi ve altı ay sonraki karneyi genel kurulda yan yana gösterdiğinizde "iyi yönettim" demek yerine bunu sayısal olarak kanıtlarsınız. Sultanhani'de yöneticinin güvenilirliği çoğu zaman yüz yüze ilişkilere dayanır; somut bir karne bu güveni somut zemine taşır.
7 Rol Bazlı Portal: Herkes Kendi Kapısından Girer
Yönetici, sakin, mülk sahibi, denetçi, esnaf ve diğer roller platformun farklı kapılarından girer. Sultanhani'deki bir apartmanda bazı malikler Aksaray'ın dışında ikamet ediyor olabilir. Bu durumda malik, borcunu kendi portalından izler; sizi aramaz, mesaj göndermez. Denetçi portalı, tüm gelir-gider hareketlerine şeffaf erişim sağlar; bu şeffaflık genel kurul tartışmalarını önemli ölçüde kısaltır.
14 Gün Ücretsiz Deneyin
SiteYönetim bulut tabanlıdır; kurulum gerektirmez, tek apartmandan büyük sitelere ölçeklenir. 14 gün ücretsiz kullanım, kredi kartı gerekmez. Apartman yönetim programını ilk ay için deneyin: devir-teslim raporu, borçlu listesi ve arıza kaydı ilk günden hazır gelir.
Aidattan İhaleye: Günlük İşleri Sırtınızdan Alan Modüller
Yöneticinin ilk yılını düşündüğünüzde para işleri, operasyon ve şeffaflık olmak üzere üç küme öne çıkar. Her küme, gerçek bir sorunu çözen modüllerden oluşur.
Para İşleri
Online aidat tahsilatı ve otomatik borç takibi, makbuz üretimi, muhasebe ve e-Fatura, gider paylaşımı, sayaç okuma ve işletme defteri bu kümenin içindedir. Sultanhani'de merkezi ısıtma sistemine sahip binalarda kalorimetre dönemi ayrı bir hesaplama gerektiriyor: her dairenin tüketim payı ayrı ayrı belirlenmeli, fatura buna göre dağıtılmalıdır. Apartman muhasebe programı, sayaç okuma değerlerini girildiğinde daire başı paylaşımı otomatik hesaplar; kış faturası üzerine çıkan tartışmaları büyük ölçüde sonlandırır. Borç hatırlatmaları ve tahsilat sürecini bütünleşik takip etmek için aidat takip programı bu modülle entegre çalışır.
Operasyon
Arıza ve bakım kayıtları, teknik işletme, duyuru/SMS/push bildirimleri, otopark ve güvenlik yönetimi, ziyaretçi kaydı, personel ve bordro, tedarikçi takibi, sosyal tesis rezervasyonu, sigorta ve acil durum yönetimi, belge arşivi bu kümede yer alır. Sultanhani'nin soğuk kışlarında acil arıza kayıtlarının sistematik biçimde tutulması, hem sakinlerin güvenini artırır hem de servis firmasıyla olası anlaşmazlıklarda belge gücü sağlar.
Rakipte Olmayan: Mahalle Pazaryeri ve İhale Portalı
Bu iki modül SiteYönetim'e özgüdür; rakip yazılımlarda bulunmaz. Mahalle Pazaryeri, site içi esnaf ve sakin ticaretine zemin hazırlar. İhale Portalı ise tedarikçi seçimini şeffaf bir yapıya kavuşturur: çatı yalıtımı onarımı ya da asansör bakım sözleşmesi için Aksaray'daki tedarikçilerden kapalı zarf usulü yerine kayıtlı, karşılaştırılabilir teklifler toplarsınız. Üç teklifi yan yana koyup genel kurulda belgeleyerek sunarken "en ucuzu aldık" yerine "en uygun fiyatlıyı şeffaf süreçle seçtik" diyebilirsiniz. Bu, yönetici güvenilirliğini doğrudan besler.
Ve bir gün yönetim sıranız sona erdiğinde: raporlama, denetim ve devir-teslim modülü sayesinde yeni yöneticiye geçiş bir öğleden sonra tamamlanır. H2-2'de anlattığımız devir kaosunu bir daha yaşatmazsınız.
Sultanhani'nin Koşulları Yönetim Planınızı Nasıl Şekillendirir?
Sultanhani, İç Anadolu'nun tipik karasal iklimine sahiptir: yazlar sıcak ve kurak, kışlar sert ve uzundur. Kasım'dan Mart sonuna, hatta Nisan başına dek uzayabilen ısıtma sezonu, yönetim planınızın merkezine yakıt ve ısıtma kalemini oturtur. Bu gerçeği göz ardı ederek kurulan bir bütçe, kış ortasında beklenmedik nakit açıklarıyla karşılaşır.
Yakıt Bütçesi ve Isıtma Sistemi Kararı
Merkezi sistemli binalarda yakıt gideri her ay tahsil edilen avans aidatına yansıtılır ya da dönemsel fatura kesilir. Sistem ne olursa olsun yıllık yakıt harcamasını bir önceki sezon verilerine dayanarak tahmin edin ve işletme projesine yazın. Bireysel kombili binalarda bu kalem yönetim bütçesinin dışındadır; ancak doğalgaz kesintisi ya da kombi arızası yöneticiye ihbar olarak yansır. Arıza takip kaydı tutmanız bu nedenle önemlidir.
Kar-Buz Sorumluluğu
Sitenin ya da apartmanın önündeki kaldırım ve ortak alanlarda kar ve buz temizliği yöneticinin sorumluluğundadır; kayma-düşme kazaları halinde hukuki sorumluluk gündeme gelebilir. Sultanhani'de kar yağışı beklenmedik bir olay değildir; kış başında kar küreği ve tuz stoğunu hazır bulundurun, gerekirse güvenlik görevlisi ya da kapıcıyla sorumlulukları yazılı olarak belirleyin.
Yaz-Kış Aidat Farklılaştırması
Merkezi ısıtmalı binalarda yaz aylarında ısıtma kalemi sıfırlandığından bazı yöneticiler yaz-kış farklı aidat uygulamaktadır. Bu pratik meşrudur; ancak genel kurul kararıyla onaylanmış olması ve yönetim planında çelişki yaratmaması gerekir. Sayaç ve gider paylaşımı modülü, kalorimetre dönemini tartışmasız kapatmanın en kısa yoludur; dönem kapandığında her dairenin payı otomatik hesaplanır ve borç tablosuna yansır.
Sultanhani ve Çevresinde Site Yönetimi: Aksaray İlçeleri
Sultanhani'de apartman ya da site yöneticisi olarak karşılaştığınız soruların büyük bölümü Aksaray'ın diğer ilçelerindeki yöneticilerin de gündemindedir. Aksaray geneli site yönetimi rehberinde bu soruların il ölçeğindeki yanıtlarını bulabilirsiniz.
İlçeleri iki küme halinde değerlendirmek faydalıdır. İlk kümede Aksaray Merkez ile Sultanhani yer alır: görece yoğun konut dokusu, çok katlı yapılar ve büyüyen site sayısı bu iki yerleşimi öne çıkarır. Merkez'de büyük ölçekli sitelerde profesyonel yönetim şirketi talebi giderek artmaktadır; Sultanhani'de ise gönüllü yönetici modeli hâlâ yaygındır.
İkinci kümede Ağaçören, Eskil, Gülagaç, Güzelyurt, Ortaköy ve Sarıyahşı bulunmaktadır. Bu ilçelerde konut dokusu daha küçük ölçeklidir; iki ya da üç katlı apartmanlar ve az daireli binalar baskındır. Gönüllü yönetici çoğunlukla aynı zamanda kat malikidir; yönetim kararları daha informel ama yine de KMK kapsamında alınmak zorundadır. Güzelyurt gibi tarihi ve turistik dokuya sahip ilçelerde kısa dönemli kiralama sorunları da yönetim gündemine girebilir.
SiteYönetim bulut tabanlı olduğu için Sultanhani'deki bir apartmanla Ağaçören ya da Sarıyahşı'daki bir yapı aynı panelden, herhangi bir kurulum gerektirmeksizin yönetilebilir. Aksaray'ın hangi köşesinde olursanız olun, erişim için tek gereken internet bağlantısıdır.
KVKK, İş Güvenliği ve Yöneticinin Yasal Sorumlulukları
Yöneticinin hukuki sorumluluğu KMK m.38 kapsamında tanımlanmıştır: yönetici, kat maliklerine karşı bir vekil konumundadır ve görevini ihmal ya da kötü yönetim halinde hukuki ve mali sorumluluk doğabilir. Bu korkutucu değil, bilinirse yönetilebilir bir gerçektir.
KVKK açısından iki kritik nokta vardır. Birincisi: kat malikleri iletişim listesi kişisel veri niteliği taşır. Bu listeyi yalnızca yönetim amacıyla kullanın; üçüncü kişilere aktarmayın, gerekmedikçe paylaşmayın. İkincisi: ortak alanlara kamera koyduruyorsanız aydınlatma metni hazırlamanız ve sakinleri bilgilendirmeniz zorunludur. Kamera bulunduğuna dair uyarı levhası ve aydınlatma metni olmadan yapılan kamera kaydı KVKK ihlali oluşturabilir.
Kapıcı, güvenlik ya da temizlik personeli istihdam ediyorsanız SGK bildirimlerini süresinde yapın; iş güvenliği temel eğitimi ve kişisel koruyucu donanım yükümlülüklerini ihmal etmeyin. Bu konulardaki güncel yükümlülükleri mali müşavirinizle birlikte gözden geçirmenizi öneririz; mevzuat değişkendir. KVKK ve yasal uyum modülü, aydınlatma metinlerini ve belge arşivini düzenli tutmanıza yardımcı olur.
Sık Yapılan 7 Yeni Yönetici Hatası
Yeni yöneticilerin tekrarlayan hatalarını bilmek, aynı tuzağa düşme riskini belirgin biçimde azaltır.
- Kişisel hesapta site parası tutmak. Site gelirleri ve giderleri her zaman ayrı hesaptan geçmelidir; karışıklık hem güven sorununa hem de hukuki riske kapı aralar.
- Elden nakit toplamak. Makbuz düzenlenmeyen tahsilat, ileride "ödedim/ödemedim" tartışmalarına zemin hazırlar. Banka veya online sistem kullanın.
- Karar defterini işlememek. Alınan her karar tarih, konu ve imzalarıyla karar defterine geçirilmelidir; aksi hâlde kararlar hukuken tartışmaya açık olur.
- Gündemsiz genel kurul çağrısı yapmak. Gündem maddesi belirtilmeksizin yapılan çağrıyla toplanan kurulda alınan kararlar itiraz konusu olabilir.
- İşletme projesi yapmamak. KMK m.37 uyarınca yıllık bütçe taslağı hazırlanması zorunludur; yapmamak hem hukuki hem de yönetim planlaması açısından risklidir.
- Gecikme tazminatını uygulamamak. Düzenli ödeyenlere karşı haksızlık yaratır; gecikme tazminatını uygulamak aslında kolektif bir adalettir.
- Devir-teslim tutanağı almamak. Sultanhani'de kazan ya da merkezi ısıtma bakımının ihmal edildiği bir binayı tutanaksız devraldıysanız, eski dönemin sorumluluğu size yıkılabilir. Kış bakımını Kasım'a bırakmak da bu başlığın altındaki kritik bir hata: Eylül-Ekim'de kazan bakımını yaptırmayan yönetici, ilk soğukta arıza kuyruğuyla karşılaşır ve sakinlerin tepkisi doğrudan size yönelir.
Sultanhani'de apartman ya da site yönetiminin ilk 30 günü için bir planınız artık var: devir-teslim tutanağı, banka hesabı, borçlu listesi, işletme projesi taslağı. Mevzuat haritanız da hazır: aidat belirleme, gecikme tazminatı, genel kurul kuralları, KVKK ve yasal kayıtlar. Sıradaki adım, bu planı hayata geçirecek bir sistemi devreye almak. 14 gün ücretsiz deneyin — kredi kartı gerekmez. Gider kalemlerinizi girip daire başına düşen aidat miktarını görmek istiyorsanız aidat hesaplama aracını kullanabilirsiniz.