Hakkâri'nin Merkez ilçesinde bir site ya da apartmanın yönetimini yeni devraldıysanız ilk 30 günde dört işi tamamlamanız gerekir: devir-teslim tutanağıyla defterleri almak, site adına banka hesabını düzene sokmak, aidat ve borç listesini çıkarmak, yıllık işletme projesini taslaklamak. Hakkâri genelinde aylık aidat ortalaması ₺250–₺850 aralığındadır; bölgenin uzun ve sert geçen kışları yakıt ve ısıtma kalemini bütçenin merkezine koyar. Bu rehberde ilk 30 günün adım adım planını, aidat belirleme ve tahsilat kurallarını, genel kurul sürecini ve Merkez'e özgü koşulları bulacaksınız. İşin tekrar eden yükünü nasıl otomatiğe bağlayabileceğinizi de göstereceğiz.
Merkez'de Site Yöneticisi Oldunuz: Sizi Ne Bekliyor?
Yöneticilik görevini devraldığınız anda Kat Mülkiyeti Kanunu'nun (KMK) size yüklediği dört temel yükümlülük başlar: defter tutmak, aidatları toplamak, ortak alanları bakımlı tutmak ve genel kurula hesap vermek (KMK m.35). Bu yükümlülükler kâğıtta sade görünür; pratikte ise onlarca dairenin onlarca farklı talebi arasında yönetmeye çalışırsınız.
Hakkâri il merkezinde yer alan Merkez ilçesi, Doğu Anadolu'nun yüksek rakımlı dağlık coğrafyasında konumlanmaktadır. İlçede eski tip apartmanlardan görece yeni konut yapılarına uzanan karma bir bina dokusu söz konusudur. Bu çeşitlilik, yöneticilerin karşılaştığı sorunların da binanın yaşına ve sistemine göre farklılaştığı anlamına gelir: kimi binada merkezi ısıtma hesabı, kiminde bireysel sistem, kiminde ise uzun yıllar birikmiş altyapı sorunları sizi bekliyor olabilir.
İyi haber şu: aynı sorular Hakkâri'deki her yeni yöneticinin gündemine giriyor; yani bu sürecin haritası çıkarılmış. Aşağıdaki bölümler bu haritayı Merkez'in koşullarına göre hazırlar.
İlk 30 Gün: Merkez'de Yeni Yöneticinin Adım Adım Yol Haritası
1. Hafta — Devir Teslim ve Envanter
İlk işiniz, önceki yöneticiden bir devir-teslim tutanağı imzalatarak tüm belgeleri almaktır. Bu listede şunlar yer almalı: karar defteri ve işletme defteri (onaylı ve güncel), banka hesap bilgileri ve cüzdan/kasa mevcudu, kat malikleriyle ve tedarikçilerle imzalanmış sözleşmeler, borç-alacak listesi, asansör/kazan/yangın tüpü bakım tarihleri. Tutanaksız devir ileride "ben yapmadım, önceki yönetici yaptı" tartışmalarına zemin hazırlar; imzasız hiçbir devri kabul etmeyin.
2. Hafta — Mali Fotoğraf
Sitenin banka hesabının yönetim olarak üzerinizde kayıtlı olduğunu doğrulayın. Hesap hâlâ eski yöneticinin adındaysa bankaya gerekli kararı götürüp yetkiyi devralın. Ardından aidat borçlusu listesini güncelleyin: kimin kaç aylık borcu var, birikmiş gecikme tazminatı ne kadar? Hakkâri'de yılın büyük bölümünde ısıtma sezonu aktif olduğundan yakıt, doğal gaz veya katı yakıt faturalarının bakiyesi de bu haftanın gündemine girer. Bekleyen borçları ve yaklaşan faturaları tek tabloya alın; mali durumun gerçek fotoğrafı ancak bu adımdan sonra netleşir.
3. Hafta — İletişim ve Kayıt Düzeni
Kat maliklerinin güncel iletişim listesini oluşturun. Bu liste kişisel veridir; KVKK kapsamında yalnızca site yönetimi amacıyla kullanabilir, üçüncü taraflarla paylaşamazsınız. Bir duyuru kanalı belirleyin: ortak Whatsapp grubu, e-posta listesi ya da uygulama tabanlı bir sistem. Arıza ve taleplerin kayıt altına alınacağı bir yöntem seçin; sözlü aktarımlar hem unutulur hem de ileride "yönetici haberdar edildi/edilmedi" tartışması yaratır. Site yönetim yazılımları bu iletişim kayıt düzenini ilk günden otomatik hale getirir; ayrı bir kurulum gerektirmeden bulut üzerinden çalışır.
4. Hafta — Plan ve Bütçe Taslağı
KMK m.37, yöneticiden yıllık işletme projesi hazırlamasını ister. Bu proje gider kalemlerini (ısıtma, temizlik, bakım, asansör, sigorta) ve daire başına düşen tutarı gösterir; genel kurulun onayına sunulur. Merkez'in iklim koşullarında bakım takvimini kurgularken Eylül-Ekim aylarını kazan veya kombi bakımı için, Kasım öncesini ise çatı, su boruları ve tesisat donma koruması için ayırın. Bu planlama yapılmazsa kışın ortasında hem arızayla hem de bütçe dışı harcamayla aynı anda uğraşmak zorunda kalırsınız.
Hakkâri'de Aidat Ne Kadar? Ortalama Aidat Aralığı ve Belirleme Yöntemi
Hakkâri genelinde aylık aidat ortalaması ₺250–₺850 aralığında seyretmektedir. Bu rakam il geneli bir ortalamadır; Merkez ilçesindeki binanın yaşına, ortak sistemlere (asansör, güvenlik, merkezi ısıtma) ve daire sayısına göre bu aralığın alt ya da üst bandına yaklaşabilir. Güvenlik ve asansör hizmetlerinin bir arada bulunduğu yapılarda üst bandın üzerine çıkmak da mümkündür.
Aidat miktarı keyfi değil; KMK m.20 çerçevesinde belirlenir. Kanun iki temel yöntem tanır: arsa payı oranında paylaşım ya da eşit bölüşüm. Hangisinin seçileceği yönetim planında yazılıdır. Yönetici, yıllık gider kalemlerini yönetim planına uygun biçimde toplar, daire başına düşen tutarı hesaplar ve genel kurulun onayına sunar; onaylanan rakam o dönemin aidatı olur.
Hakkâri'de aidat miktarını belirleyen en büyük değişken ısıtma gideridir. Bölgenin uzun ve soğuk kışı, merkezi sistemli binalarda yakıt ya da doğal gaz tüketimini toplam ortak giderin önemli bir bölümüne taşır. Bireysel sistemli binalarda ısıtma aidatı dışarıda tutulur; bu durumda ortak alan elektriği, asansör ve temizlik kalemleri öne çıkar. Gider kalemlerinizi girerek daire başı aidatı hesaplamak için aidat hesaplama aracını kullanabilirsiniz.
| Gider Kalemi | Merkezi Isıtmalı Bina | Bireysel Isıtmalı Bina |
|---|---|---|
| Yakıt / doğal gaz (ortak) | Ağırlıklı kalem | Daire öder, aidatta yok |
| Asansör bakım ve elektriği | Var (varsa) | Var (varsa) |
| Ortak alan temizliği | Var | Var |
| Güvenlik / kamera | Varsa ayrı kalem | Varsa ayrı kalem |
| Acil onarım fonu | Önerilir | Önerilir |
Aidat Nasıl Toplanır, Ödemeyen Kat Malikine Ne Yapılır?
Aidat tahsilatında en sık yapılan hata elden para toplamaktır. Bu yöntem hem muhasebe kaydını güçleştirir hem de "ödedim/ödemedim" tartışmasına zemin hazırlar. Ödemeler banka havalesi ya da kurumsal online ödeme altyapısı üzerinden alınmalı; makbuz veya dekont arşivlenmelidir.
Ödeme yapılmayan aylarda KMK m.20 devreye girer: aylık yüzde beşe kadar gecikme tazminatı uygulanabilir. Pratikte izlenecek sıra şöyledir: önce yazılı hatırlatma (SMS veya e-posta da geçerli, ama noter ihtarı daha sağlam kanıt üretir), ardından noter ihtarnamesi, hâlâ ödeme yoksa icra takibi. Mahkeme aşamasında yönetim, borcun ödenmesi için bağımsız bölüm üzerinde icra yoluna gidebilir. Bu süreçte belge zincirini eksiksiz tutmak kritik önemdedir; tutanaksız hatırlatma, ispat aşamasında işe yaramaz.
Otomatik hatırlatma ve online tahsilat için aidat takip programı borç bildirimlerini zamanında gönderir, gecikme hesabını otomatik yapar; siz yalnızca gönderilecek bildirimleri onaylarsınız.
Kendiniz mi Yöneteceksiniz, Profesyonel Şirket mi? Merkez İçin Karar Rehberi
Profesyonel site yönetim şirketi seçeneği büyükşehirlerde daha geniş bir yelpazeye yayılır; Hakkâri gibi küçük-orta ölçekli illerde ise bu şirketlerin varlığı kısıtlıdır. Yani Merkez ilçesinde gönüllü yönetici olarak göreve başladıysanız bu aslında en yaygın gerçek senaryo olduğundan hiçbir dezavantaj değildir; yalnızca işin yükünü kendi üstlendiğiniz anlamına gelir.
Karar verirken şu eşiklere bakın:
- 20 daire altı, tek blok: Gönüllü yönetici + iyi bir araç en verimli kombinasyondur. Şirket maliyeti daire başına aidatın ciddi bir bölümünü alır; hizmet karşılığını küçük ölçekte çıkarmak güçleşir.
- 20-50 daire arası, birden fazla blok: Yöneticinin zamanı kısıtlıysa profesyonel şirket değerlendirilebilir; ancak teklife hizmet kapsamı net yazılmalı, nelerin dahil olduğu kontrat öncesinde teyit edilmelidir.
- 50 daire üzeri, güvenlik/teknik personeliyle büyük site: Profesyonel yönetim neredeyse zorunlu hale gelir; şirket seçiminde sigorta, SGK ve referans kontrolü yapın.
Üçüncü bir yol da mevcut: kendiniz yönetin, ağır işi yazılıma devredin. Bu model Hakkâri Merkez gibi kentsel ölçekte yöneticilerin en fazla benimsediği yaklaşım haline geliyor; nasıl işlediğini ilerleyen bölümde göreceksiniz.
Site Banka Hesabı, Vergi Numarası ve Resmi Kayıtlar
Sitenin ortak gider ödemeleri için kişisel hesap kullanmak hem hukuki hem güven açısından risklidir. Site adına ayrı bir banka hesabı açın; bu hesap yönetici sıfatıyla sizin kontrolünüzde olur ama şahsi varlıklarınızdan bağımsız kalır.
Hesap açmak için çoğu bankada şunlar istenir: kat malikleri kurulunun sizi yönetici atayan kararının noter onaylı sureti, yöneticinin kimlik belgesi. Bazı bankalar ek belge talep edebilir; Hakkâri'deki bankanızla önceden teyit edin.
Kapıcı, güvenlik görevlisi veya temizlik personeli istihdam ediyorsanız site adına vergi numarası almanız ve SGK bildirimlerini yapmanız gerekir. Vergi numarası için Hakkâri Vergi Dairesi'ne başvurun; gerekli belgeler (güncel karar defteri fotokopisi, yönetici kimliği, karar örneği) vergi dairesine göre küçük farklar gösterebileceğinden telefonla teyit etmeniz önerilir. SGK yükümlülükleri ve bordro konularında güncel düzenlemeler için mali müşavir desteği alın.
İlk Genel Kurul: Çağrıdan Karar Defterine
KMK m.29-32 çerçevesinde olağan genel kurul yılda en az bir kez toplanmak zorundadır. Toplantıdan en az 15 gün önce tüm kat maliklerine gündemli çağrı yapılmalı; bu çağrı imzalı tebligat, taahhütlü posta veya buna eşdeğer belgelenebilir bir yöntemle iletilmelidir. Gündemsiz çağrı ya da 15 günlük süreye uymama, alınan kararların iptali riskini doğurur.
İlk toplantıda çoğunluk iki ayrı koşulu birden sağlamalıdır: kat maliklerinin sayı itibarıyla yarısından fazlası ve arsa payı itibarıyla yarısından fazlası bir arada bulunmalıdır (çift çoğunluk). Bu nisap (toplantı yeter sayısı) sağlanamazsa ikinci toplantı yapılır; ikinci toplantıda katılanların çoğunluğu yeterli olur.
Sık yapılan üç hata şunlardır: çağrıda gündem yazmamak (gündemsiz toplantıda alınan kararlar itiraz konusu olabilir), kararları karar defterine geçirmemek ya da imzalatmamak, ikinci toplantı tarihini çağrıda belirtmemek. Dijital çağrı takibi ve vekâlet yönetimi için genel kurul yazılımı bu süreci baştan sona kayıt altına alır.
Yönetimi Devralın, Gerisini AI'a Bırakın: SiteYönetim Yeni Yöneticinin İşini Nasıl Üstlenir?
Yönetimi devralın. Gerisini AI'a bırakın.
Bu bölüme kadar gördüğünüz her konu — devir kaosu, aidat kovalamacası, genel kurul bürokrasisi, hukuki belirsizlik — yeni yöneticinin ilk yılında birikiyor. SiteYönetim bu dertlerin her birine somut bir çözüm noktası koyar; aşağıda bunları tek tek göreceksiniz.
AI Operatör: Yapay Zeka Hazırlar, Siz Onaylarsınız
AI Operatör, tekrar eden ve zaman alan işleri hazırlayıp size sunar; siz onaylamadan hiçbir şey gönderilmez ya da kaydedilmez. Bu "onay kapısı" hem doğruluk güvencesidir hem de kontrolün her zaman sizde kaldığının somut kanıtıdır.
Tipik bir senaryo: "Şubat aidatlarını kontrol et, ödeme yapmayan 5 daireye nazik hatırlatma gönder" diye yazıyorsunuz. AI Operatör borçlu listesini çıkarır, hatırlatma metinlerini hazırlar ve onayınıza getirir. Onayladığınızda gönderilir; onaylamazsanız hiçbir şey çıkmaz.
Hakkâri Merkez için özellikle anlamlı bir senaryo: kışın ortasında kazan dairesi arızası geliyor. "Kazan dairesi arızası var, bakımcıya haber ver" komutunu giriyorsunuz. AI Operatör arıza kaydını açar, sözleşmeli teknik servise iş emri taslağı hazırlar ve sizin onayınıza sunar. Onayladığınızda iş emri iletilir, kayıt sisteme işlenir. Ertesi gün kat maliklerinden "ne yaptın?" sorusu geldiğinde elinizde zaman damgalı kayıt ve iş emri belgesi var.
Genel kurul hazırlığında da aynı mantık çalışır: "Mart genel kurulu için çağrı metnini ve gündemi hazırla" komutuyla AI çağrı taslağını, gündem maddelerini ve vekâlet formunu hazırlar; siz son kontrol yapıp onaylar, kat maliklerine iletirsiniz. KMK m.29'un öngördüğü 15 günlük süre takibini yazılım otomatik olarak hatırlatır.
AI Danışman: 10 Milyondan Fazla Emsal Karara Dayalı Hukuki Yol Gösterici
Yöneticiliğin en bunaltıcı yanlarından biri "bu durumda yasal olarak ne yapabilirim?" sorusuna güvenilir cevap bulmaktır. AI Danışman, ictihatpro.com altyapısındaki 10 milyondan fazla mahkeme ve emsal kararına dayanarak KMK çerçevesinde yol gösterir. "Aidatını 9 aydır ödemeyen malike ne yapabilirim?" sorusunu sorduğunuzda size gecikme tazminatı hesabını, ihtar sürecini ve icra seçeneğini somut olarak açıklar.
Önemli bir dürüstlük notu: AI Danışman yol gösterir ve hukuki çerçeveyi netleştirir; dava aşamasında ya da karmaşık uyuşmazlıklarda avukatınızın yerini tutmaz. Bu şerh bilinçli konulmuştur; güvenilir bir araç yanlış beklenti yaratmaz.
Sitenin Karnesi: Kanıtlı Hesap Verme
SiteYönetim her site için 100 üzerinden bir yönetim performans karnesi üretir. Karne; tahsilat oranını, açık arıza süresini, genel kurul uyumunu ve yasal yükümlülüklerin yerine getirilme durumunu yansıtır. Merkez'deki yeni yönetici için bu özelliğin anlamı şudur: yönetimi devraldığınız günkü karneyi saklar, altı ay sonraki karneyle yan yana genel kurulda gösterirsiniz. "İyi yönetiyorum" demek yerine bunu sayılarla kanıtlarsınız; kat malikleriyle güven ilişkisi çok daha hızlı kurulur.
7 Rol Bazlı Portal: Herkes Kendi Kapısından Girer
Yönetici, sakin, mülk sahibi (malik), denetçi, esnaf, teknik servis ve diğer roller sistemde kendi portalına sahiptir. Bu yapının yeni yönetici için pratik değeri nettir: İstanbul ya da Ankara'da yaşayan bir Hakkâri maliki, aidat borcunu veya apartman duyurularını kendi portalından görür — sizi aramak zorunda kalmaz. Denetçi portalı tüm hesap ve belgelere şeffaf erişim sunar; "nereye harcadın?" tartışmaları başlamadan biter. Yönetici portalı ise tüm modüllerin tek noktadan kontrolünü sağlar.
14 Gün Ücretsiz, Kurulum Yok
SiteYönetim bulut tabanlıdır; bilgisayarınıza ya da telefonunuza herhangi bir program kurmanız gerekmez. Tek apartmandan çok bloklu büyük siteye kadar ölçeklenir. Apartman yönetim programını 14 gün ücretsiz, kredi kartı bilgisi girmeksizin deneyebilirsiniz. İlk 30 günün tam ortasında, en çok ihtiyaç duyduğunuz anda hazır olacak şekilde tasarlanmıştır.
Aidattan İhaleye: Günlük İşleri Sırtınızdan Alan Modüller
Yeni yöneticinin ilk yılı üç farklı iş kümesini kapsıyor: para işleri, operasyon ve kayıt tutma. Her kümedeki derdine karşılık gelen modüller şöyle:
Para İşleri
Online aidat tahsilatı ve borç takibi sayesinde ödeme durumu anlık izlenir; gecikme bildirimleri otomatik hazırlanır, siz onaylayıp gönderirsiniz. Apartman muhasebe programı ortak giderleri kalemler halinde kaydeder, e-Fatura entegrasyonuyla belge düzenini sağlar. Hakkâri'de merkezi ısıtma sistemi varsa kalorimetre veya sayaç okumalarına göre ısıtma gideri dairelere orantılı dağıtılır; kış faturası dönemindeki tartışmaların büyük bölümü bu otomatik dağıtımla ortadan kalkar. Aidat takip programı işletme defterini güncel tutar ve yıl sonu hesap özetini tek tıkla hazırlar.
Operasyon
Arıza ve bakım talepleri kayıt altına alınır; açık arıza sayısı karnede izlenir. Duyuru, SMS ve push bildirimleriyle kat maliklerine anlık bilgi iletilir. Ziyaretçi takibi, otopark ve güvenlik modülleri, personel bordrosu ve tedarikçi yönetimi, sosyal tesis rezervasyonu ile sigorta ve acil durum belge arşivi tek platformda toplanır. Hakkâri'nin sert kış koşullarında acil teknik durum kaydı ve tedarikçiye iş emri iletimi bu modül sayesinde dakikalar içinde tamamlanır.
Rakipte Bulunmayan Özellikler: Mahalle Pazaryeri ve İhale Portalı
Mahalle Pazaryeri ve İhale Portalı, mevcut site yönetim yazılımlarında karşılığı olmayan iki özelliktir. İhale Portalı ile Hakkâri'deki tedarikçilerden kapalı zarf yerine şeffaf, kayıtlı teklif toplarsınız. Örneğin çatı yalıtımı onarımını ihaleye çıkardığınızda üç farklı tedarikçinin teklifini dijital ortamda karşılaştırır, en uygun seçimi genel kurula belgeleyerek sunarsınız. Bu şeffaflık hem kat maliklerinin güvenini pekiştirir hem de "arka kapıdan anlaştı" gibi iddiaların önüne geçer. Mahalle Pazaryeri ise site sakinlerine yönelik ilan ve esnaf iletişim platformu olarak çalışır.
Bu yönetim döneminin sonunda sıra bir sonraki yöneticiye geldiğinde devir-teslim süreci de kolaylaşır: tüm kayıtlar, belgeler ve hesaplar sistemde hazır; devir bir öğleden sonra tamamlanır. H2-2'de anlattığımız devir kaosuyla başladınız, düzenli bir devir yaparak bitireceksiniz.
Merkez'in Koşulları Yönetim Planınızı Nasıl Şekillendirir?
Hakkâri ili yüksek rakımı ve karasal iklimi nedeniyle Türkiye'nin en sert kış koşullarına sahip illerinden biridir. Merkez ilçesi için bu gerçeklik, site yönetimini doğrudan birkaç kritik noktada etkiler.
Yakıt Bütçesi ve Isıtma Sistemi Kararı
Merkezi ısıtma sistemli binalarda yakıt veya doğal gaz kalemi aylık aidatın en büyük değişkeni olabilir. Kasım'dan Nisan sonuna uzanan uzun ısıtma sezonu göz önünde bulundurulduğunda yıllık ısıtma bütçesini ayın başında doğru tahmin etmek kritik önem taşır. Bireysel sistemli binalarda ise ortak alan elektriği ve bakım giderleri öne çıkar; ısıtma aidatı ayrı tutulur.
Kar-Buz Sorumluluğu
Yoğun kar yağışı dönemlerinde bina girişi, merdiven, otopark ve kaldırım temizliği yöneticinin sorumluluğundadır. Bu alan kaynaklı bir kaza durumunda yöneticinin ihmali tartışmaya açılabilir; bu nedenle kar temizleme ve tuzlama kararlarının kayıt altına alınması önerilir. Arıza-bakım modülü bu günlük kayıtları otomatik saklayarak ileride bir anlaşmazlık çıkması durumunda elinizde belge bulunmasını sağlar.
Kış Öncesi Bakım Takvimi
Eylül-Ekim: kazan veya merkezi ısıtma sistemi bakımı. Ekim-Kasım: çatı kontrolü, yağmur iniş boruları temizliği, tesisat donma koruması, ısı yalıtımı gözden geçirmesi. Bu takvim kaçırıldığında kış ortasında hem arıza hem de bütçe dışı acil harcama aynı anda kapıya dayanır. Sayaç ve gider paylaşımı modülü, kalorimetre dönemini tartışmasız kapatmanın en kısa yoludur; dairelere düşen kış ısıtma payı sistem tarafından otomatik hesaplanır.
Merkez ve Çevresinde Site Yönetimi: Çukurca, Derecik, Şemdinli, Yüksekova
Hakkâri ili kendi içinde farklı ölçek ve niteliklerde konut dokusuna sahip ilçeler barındırır. Bu farklılık, her ilçedeki site yönetiminin önceliklerini de şekillendirir.
Hakkâri geneli site yönetimi açısından bakıldığında ilçeler iki kümeye ayrılabilir. İlk kümede Merkez ve Yüksekova yer alır: daha kalabalık nüfus, görece yüksek katlı apartman stoku ve kent merkezine yakın konumuyla yönetimsel beklentiler daha sistematik bir yapı gerektirir. Özellikle Yüksekova'daki çok katlı binalarda asansör, güvenlik ve merkezi ısıtma üçlüsü ortak gider yönetimini karmaşık hale getirir; bu tür yapılarda yazılım desteği olmaksızın manuel yönetim ciddi hata payı üretir.
İkinci kümede Çukurca, Derecik ve Şemdinli ilçeleri bulunur. Bu ilçelerde konut stoku daha küçük ölçekli apartmanlar ve az daireli yapılardan oluşur; yönetim çoğunlukla gönüllü bir kat malikinin üstlendiği basit defter düzeniyle yürütülür. Küçük ölçeğin avantajı vardır: daha az daire, daha az karmaşa. Ancak yasal yükümlülükler ölçekten bağımsızdır; üç daireli bir apartmanda da karar defteri tutulmalı, aidat gerekirse icra yoluyla tahsil edilmelidir.
Bulut tabanlı yapısı sayesinde Çukurca'daki küçük apartmanla Merkez'deki büyük site aynı platform üzerinden, kurulum gerektirmeden yönetilebilir; internet bağlantısı olan her cihaz yeterlidir.
KVKK, İş Güvenliği ve Yöneticinin Yasal Sorumlulukları
Yöneticilik yalnızca aidat toplamak ve ampul değiştirmekten ibaret değildir; beraberinde birkaç yasal yükümlülük daha getirir. Bunları bilirseniz uyumu sağlamak oldukça basittir.
KVKK (Kişisel Verilerin Korunması Kanunu): Kat malikleri iletişim listesi, fotoğraflar ve bina güvenlik kamerası kayıtları kişisel veri kapsamındadır. Bina girişinde kamera varsa aydınlatma metni (hangi amaçla kayıt yapıldığı, kimin erişebildiği, saklama süresi) uygun bir yere asılmalıdır. İletişim listesi site yönetimi amacı dışında kullanılamaz, üçüncü taraflara aktarılamaz.
Çalışan istihdamı: Kapıcı, güvenlik görevlisi veya temizlik personeli çalıştırıyorsanız SGK bildirimleri ve iş güvenliği yükümlülükleri devreye girer. Hizmet personelinin kayıt dışı istihdam edilmesi hem SGK hem de vergi açısından yönetici sorumluluğunu doğurur. Güncel yükümlülükler için mali müşavir desteği alınması önerilir.
Yöneticinin vekil sorumluluğu (KMK m.38): Yönetici vekil sıfatıyla hareket eder; kasıt veya ihmal durumunda kat maliklerine karşı sorumlu tutulabilir. Bu sorumluluk korkutucu değil, aksine yönetim kararlarını kayıt altında tutmanın ve tutanaksız işlem yapmaktan kaçınmanın yeterli olduğu anlamına gelir. KVKK ve yasal uyum modülü aydınlatma metinlerini ve zorunlu belgeleri hazır arşivde tutar, denetim anında elinizin altında bulunur.
Sık Yapılan 7 Yeni Yönetici Hatası
Aşağıdaki hatalar Hakkâri başta olmak üzere tüm yeni yöneticilerin dönemlerinin başında düştüğü tuzaklardır. Her birini bilerek başlamak, aynı hatayı tekrarlamamayı büyük ölçüde garanti eder.
- Kişisel hesapta site parası tutmak. Hem yasal hem güven riski: kat malikleri "parayı karıştırdı" şüphesinden arınmaz, siz de kendi malvarlığınızı koruyamazsınız. Site adına ayrı hesap zorunlu.
- Elden para toplamak. Makbuzsuz tahsilat ileride "ben ödedim, yönetici yazmadı" tartışmasını kaçınılmaz kılar. Tüm ödemeler banka veya online sistemden alınmalı, dekont arşivlenmeli.
- Karar defterini işlememek. Alınan her kararın karar defterine geçirilip imzalanması KMK zorunluluğudur. Deftersiz karar, hukuki güvenilirliğini yitirir.
- Gündemsiz genel kurul çağrısı yapmak. Çağrıda gündem yazılmazsa toplantıda alınan kararlar itiraz ve iptal riskiyle karşı karşıya kalır.
- İşletme projesi yapmamak. KMK m.37 gereği yıllık işletme projesi hazırlanmalı ve genel kurulun onayına sunulmalıdır. Bu adım atlanırsa aidat belirleme süreci şeffaflıktan yoksun kalır.
- Gecikme tazminatını uygulamamak. Kronik borçluya yaptırım uygulamak diğer kat maliklerine karşı da bir adalet yükümlülüğüdür. Gecikme tazminatı yasal haktır; kullanmamak diğer ödeyen malikleri cezalandırmak anlamına gelir.
- Kış bakımını Kasım'a bırakmak. Hakkâri'de kazan dairesi bakımını Kasım ya da Aralık'a erteleyen yönetici, kışın ilk soğuk haftasında arıza servisi kuyruğuyla karşılaşır. Bakımı Eylül-Ekim'de yaptırın; kapasiteler dolmadan randevu alın.