Kat Malikleri Listesi Kimlerle Paylaşılabilir?

Kat malikleri listesi; apartman veya site yöneticisi tarafından yalnızca bağımsız bölüm sahiplerine, yetkili kurumlara ve zorunlu hukuki süreçlere taraf olanlara paylaşılabilir. Bu liste, 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu kapsamında yönetimin işleyişi için tutulur; ancak 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) gereği herkese açık biçimde dağıtılamaz.

Kat Malikleri Listesi Nedir ve Neden Tutulur?

Kat malikleri listesi, bir apartman veya toplu yapıda her bağımsız bölümün kimin adına kayıtlı olduğunu gösteren temel yönetim belgesidir. Bu liste; daire numarası, malike ait ad-soyad ve iletişim bilgisi ile arsa payı gibi verileri içerir. 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu, kat maliklerinin ortak alanlarda ve yönetimde söz sahibi olmasını, oy kullanabilmesini ve bilgilendirilebilmesini esas alır. Bunun yapılabilmesi için yönetim, güncel bir malik kaydına sahip olmak zorundadır.

Uygulamada bu listeyi en güvenilir biçimde tutmanın yolu tapu sicil kayıtlarıdır. Yönetici, tapu müdürlüğünden veya e-Devlet üzerinden yapılan sorgularla güncel malik bilgilerine ulaşabilir. Bazı binalarda kiracılar da listede yer alır; ancak kiracılar, kat maliki sıfatını taşımadığından oy haklarına sahip değildir ve bu durum listenin içeriğini doğrudan etkiler.

Listenin tutulmasındaki temel amaç, yönetimsel şeffaflığı sağlamak ve tüm maliklere eşit bilgi erişimi sunmaktır. Genel kurul toplantılarına davet, aidat bildirimlerinin doğru kişiye ulaşması ve bakım-onarım kararlarının ilgili taraflara duyurulması bu listenin doğruluğuna bağlıdır. Yönetici listeyi güncel tutmazsa, toplantı davetlerinin usulsüz yapıldığı itirazıyla karşılaşabilir ve alınan kararlar hukuken tartışmalı hale gelebilir.

Liste hem fiziksel hem de dijital ortamda tutulabilir. Dijital ortamda tutulan listeler için ise 6698 sayılı KVKK'nın veri güvenliği yükümlülükleri devreye girer. Şifresiz e-posta ekleri veya herkese açık paylaşılan dosyalar bu yükümlülüğü ihlal edebilir. Modern apartman yönetim programları, bu verileri şifreli ve erişim kısıtlamalı biçimde saklayarak yöneticinin yasal riskini azaltır.

KVKK Açısından Kat Maliki Bilgileri Kişisel Veri Sayılır mı?

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, gerçek kişilere ait ad, soyad, telefon numarası, e-posta adresi ve ikamet adresi gibi bilgileri kişisel veri olarak tanımlar. Bir kat maliki listesi bu verilerin tamamını barındırdığından KVKK kapsamındadır. Yönetici, bu bağlamda bir "veri sorumlusu" olarak hareket eder; yani veriyi toplama, saklama ve paylaşma konusundaki kararları o verir ve hukuki sorumluluğu üstlenir.

Veri sorumlusu sıfatı pratik anlamda şunu gerektirir: Yönetici, malik bilgilerini yalnızca meşru bir amaç için, gerektiği kadar ve yetkili kişilerle paylaşmalıdır. Örneğin tüm maliklerin e-posta adreslerini bir WhatsApp grubuna toplu olarak yapıştırmak, teknik açıdan KVKK ihlali sayılabilir; zira bu, diğer maliklerin verisini onayları alınmadan üçüncü kişilerle paylaşmak demektir.

Öte yandan, tamamen kamuya açık kaynaklarda yer alan bilgiler (ör. tapuda görünen ad-soyad) KVKK'dan muaf değildir; yalnızca bu bilgilerin işlenme amacı meşruysa koşullu aydınlatma yükümlülüğü hafifler. Yönetici, malikleri en azından verilerinin hangi amaçla tutulduğu konusunda bilgilendirmelidir. Bu bilgilendirme yönetim planına, toplantı tutanağına veya ayrı bir aydınlatma metnine eklenebilir.

Kısaca: Kat maliki olmak, kişisel verilerinin sınırsız biçimde paylaşılmasına razı olmak anlamına gelmez. Yönetici bu dengeyi iyi kurmalı; listeyi yönetimsel işlevlerin dışında kullanmamalıdır.

Liste Kimlerle Paylaşılabilir? Yasal Çerçeve

634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu ve KVKK birlikte değerlendirildiğinde, kat malikleri listesinin aşağıdaki taraflarla paylaşılması yasal dayanağa sahiptir:

• Kat malikleri: Her malik, kendi binasındaki diğer maliklerin temel bilgilerine (en azından ad-soyad ve daire numarası) erişme hakkına sahiptir. Bu, Kat Mülkiyeti Kanunu'nun kat maliklerine tanıdığı denetim ve katılım hakkının doğal bir uzantısıdır.
• Yönetim kurulu üyeleri ve denetçiler: Seçilmiş yönetim kurulu üyeleri ile denetim kurulu üyeleri, görevlerini yerine getirebilmek için tam listeye erişebilir.
• Mahkemeler ve icra daireleri: Herhangi bir hukuki uyuşmazlık sırasında mahkeme veya icra dairesi talep ettiğinde liste sunulmalıdır.
• Tapu Müdürlüğü ve resmi kurumlar: Tapu işlemleri, yapı denetimi veya belediye uygulamaları gibi resmi süreçlerde yetkili devlet kurumlarıyla paylaşım zorunlu olabilir.
• Noterler: Vekaletname veya ortak alanlara ilişkin işlemlerde noter, ilgili malik bilgilerini talep edebilir.
• Avukatlar (vekalet dahilinde): Bir kat malikini veya yönetimi temsil eden avukat, görevinin gerektirdiği ölçüde listeye erişebilir.

Bu liste sınırlayıcı değil, yol göstericidir. Önemli olan her paylaşımın meşru bir amacının bulunması ve bu amacın paylaşımın kapsamını belirlemesidir. Tüm listeyi paylaşmak yerine yalnızca ilgili kaydı iletmek, veri minimizasyonu ilkesine uygun bir yaklaşımdır.

Yöneticiler zaman zaman bir kat malikinin "komşusunun telefon numarasını öğrenmek istiyorum" talebini alır. Bu talep masum görünse de doğrudan numara vermek yerine yöneticinin aracı olarak mesajı iletmesi veya ilgili kişiden onay alması çok daha sağlıklı bir uygulamadır. Böylece hem komşuluk ilişkileri korunur hem de KVKK sorumluluğu minimize edilir.

Liste Kimlerle Paylaşılamaz?

Kat malikleri listesinin paylaşılmaması gereken kişi ve durumların bilinmesi, yöneticinin hukuki riskini doğrudan azaltır. Aşağıdaki taraflara liste paylaşmak KVKK ihlali başta olmak üzere çeşitli hukuki sorunlara yol açabilir:

• Kiracılar: Kiracılar, kat maliki sıfatı taşımadığından diğer maliklerin kişisel bilgilerine erişim hakkı yoktur. Kiracının kendi dairesiyle ilgili iletişim kurması yönetici aracılığıyla sağlanabilir.
• Ziyaretçiler ve servis sağlayıcıları: Temizlik şirketi, güvenlik firması veya teknik servis gibi taraflar yalnızca görevlerini icra etmek için gerekli olan bilgilere erişebilir; tam liste bunların kapsamı dışındadır.
• Reklam, pazarlama veya satış şirketleri: Kat maliklerinin iletişim bilgileri ticari amaçla üçüncü şirketlere verilemez. Bu, KVKK'nın açık ihlali sayılır ve idari yaptırımlara konu olabilir.
• Sosyal medya grupları veya herkese açık platformlar: Binanın WhatsApp grubuna tüm maliklerin telefon numarasını eklemek veya bir Facebook grubunda paylaşmak, verilerin kontrolsüz yayılmasına neden olur.
• Görevini kötüye kullanan eski yöneticiler: Görev süresi sona eren yönetici, elindeki listeyi kişisel amaçlarla kullanamaz; devretmek zorundadır.

Bir senaryo düşünelim: Yeni taşınan bir kiracı, kapı komşusunun adını öğrenmek istiyor. Yönetici bu talebi "haklı" bulup listedeki bilgiyi paylaşırsa, malik farkında olmadan kişisel verisi izinsiz işlenmiş olur. Doğru yaklaşım, kiracıya "komşunuza ulaşmak istiyorsanız ben aralarında köprü kurabilirim" demek; listeyi doğrudan vermemektir.

Genel Kurulda Liste Nasıl Kullanılır?

Genel kurul, kat maliklerinin en temel karar alma mekanizmasıdır. 634 sayılı Kanun gereği genel kurula katılacak maliklerin tespiti, oy sayımı ve nisap hesabı için güncel bir kat malikleri listesi zorunludur. Toplantı öncesinde hazırlanan "hazirun cetveli" bu listeden türetilir.

Hazirun cetvelinde her bağımsız bölüm için malike ait bilgiler (en azından ad-soyad ve arsa payı) yer alır. Toplantıya katılan malikler imza atarak listeyi onaylar; vekaleten katılım söz konusuysa vekaletin listede belirtilen kişi adına düzenlenip düzenlenmediği kontrol edilir. Bu nedenle toplantı öncesinde listenin güncel ve doğru olması kritiktir.

Hazirun cetveli, toplantı sonrasında tutanağa eklenir ve tüm maliklerin veya talep eden üçüncü kişilerin incelemesine açılabilir. Ancak bu inceleme, listenin kopyalanıp dağıtılmasına izin vermez. Yönetici, tutanakla birlikte hazirun cetvelinin fiziksel arşivini tutarken dijital kopyasını güvence altına almalıdır.

Genel kurul süreçlerini dijital ortamda yürütmek isteyen yöneticiler için genel kurul yazılımı kullanmak, hem listenin güvenli tutulmasını hem de hazirun cetvelinin otomatik oluşturulmasını sağlar. Bu sayede el yazısından kaynaklanan hatalar ve usulsüzlük riskleri en aza iner.

Yönetim Planı ve İç Yönetmelik Ne Diyor?

Her apartman veya sitenin yönetim planı, genel kurulun belirleyeceği kuralları ana hatlarıyla çizer. Yönetim planı, kimi zaman kat malikleri listesinin kiminle ve hangi koşullarda paylaşılabileceğine dair özel hükümler içerebilir. Bu hükümler, Kanun'un emredici kurallarına aykırı olmamak koşuluyla bağlayıcıdır.

Örneğin bir yönetim planında "kat maliki iletişim listesi, yalnızca diğer kat maliklerine, yazılı talep üzerine ve yönetici onayıyla paylaşılır" hükmü yer alabilir. Bu tür bir düzenleme, hem şeffaflığı korur hem de listeye erişimi bir prosedüre bağlar. Böylece anlık ve denetimsiz paylaşımların önüne geçilmiş olur.

Yönetim planında açık bir hüküm yoksa genel hukuki ilkeler geçerlidir: KVKK'nın veri minimizasyonu ilkesi, Kat Mülkiyeti Kanunu'nun malikler arasında eşit bilgi erişimini esas alan ruhu ve genel iyi niyet yükümlülüğü. Yönetici bu üç ilgeyi dengeleyerek hareket etmelidir.

Bazı büyük sitelerde, yönetim kurulunun yanı sıra denetim kurulu da oluşturulur. Denetim kurulu üyeleri, yönetimin hesap verebilirliğini sağlamak amacıyla tam listeye erişebilir. Bu ayrım yönetim planında açıkça tanımlanmışsa daha az tartışmaya yol açar. Planın bu konuda sessiz kaldığı durumlarda yönetici, genel kurul kararıyla bir protokol belirleyebilir.

Tapu Müdürlüğü ve Resmi Kurum Talepleri

Devlet kurumlarının kat malikleri listesi talep ettiği durumlar hem zorunlu hem de meşrudur. Tapu müdürlüğü, belirli bir bağımsız bölümün kime ait olduğunu teyit etmek veya resmi bir işlemi yürütmek amacıyla yöneticiden bilgi isteyebilir. Yönetici bu talebi karşılamakla yükümlüdür; ancak talep sadece ilgili bölümle sınırlıysa tüm listeyi teslim etmesi gerekmez.

Belediyeler, imar denetimleri, vergi daireleri veya sigorta şirketleri de çeşitli hukuki süreçlerde kat maliki bilgisine ihtiyaç duyabilir. Bu taleplerin yazılı ve resmi kanaldan gelmesi, yöneticinin yasal dayanak oluşturması açısından önemlidir. Telefon yoluyla gelen sözlü talepler için yöneticinin "resmi yazıyla başvurun" demesi, hem doğru hem de dikkatli bir tutum olarak değerlendirilir.

İcra süreçlerinde de tablo benzerdir. Bir kat malikinin borcunu tahsil etmek isteyen alacaklının avukatı, icra müdürlüğü aracılığıyla malik bilgilerini talep edebilir. Bu durumda yönetici, mahkeme veya icra müdürlüğünün yazılı talebi doğrultusunda hareket eder. Kendi inisiyatifiyle ve doğrudan avukata bilgi vermesi ise farklı bir durumdur; bu tür durumlarda hukuki danışmanlık alınması önerilir.

Özetle: Resmi taleplere uymak zorunlu, ancak bu uyumu yazılı kayıt altında tutmak akıllıca bir uygulamadır. Yönetici her paylaşımı — ne zaman, kime, hangi amaçla paylaşıldığını — bir log kaydına geçirirse olası şikayetlerde kendisini kolayca savunabilir.

Dijital Ortamda Listeyi Güvenli Tutmanın Yolları

Pek çok apartman yöneticisi kat malikleri listesini basit bir Excel dosyasında tutar. Bu yöntem pratik görünse de ciddi güvenlik açıkları barındırır: Dosya e-postayla gönderildiğinde şifrelenmez, farklı sürümler oluşur ve kimin eriştiği izlenemez. KVKK'nın teknik güvenlik yükümlülükleri bu riskleri yöneticiye yükler.

Asgari düzeyde güvenli bir dijital uygulama için şu adımlar önerilir:

• Listeyi şifreli bir dosya olarak saklayın; parolayı yalnızca yetkili kişilerle paylaşın.
• Farklı kişilerin aynı dosyayı aynı anda düzenlemesini engelleyin; sürüm kontrolü uygulayın.
• Herhangi bir cihazda açık bırakılmış listenin izinsiz ele geçirilmesine karşı ekran kilidi politikası belirleyin.
• Liste içeren e-postaları şifreli veya parola korumalı dosya ekiyle gönderin; düz metin olarak gövdeye yazmayın.
• Eski veya görevden ayrılan yöneticilerin erişimini derhal iptal edin.

Daha kapsamlı güvenlik için özel olarak geliştirilmiş site yönetim yazılımları, kat maliki verilerini merkezi ve erişim kontrollü bir sistemde tutar. Bu platformlarda her kullanıcının neye eriştiği loglanır, yetkisiz erişim girişimleri uyarı üretir ve veriler düzenli olarak yedeklenir. Böylece hem KVKK yükümlülükleri karşılanır hem de yönetici gündelik iş süreçlerini çok daha verimli yürütür.

Bulut tabanlı sistemler kullanılırken dikkat edilmesi gereken bir nokta daha var: Hizmet sağlayıcının KVKK uyumlu bir veri işleme sözleşmesi sunması gerekir. Bu sözleşme, verinin Türkiye sınırları içinde mi yoksa yurt dışında mı saklandığını ve hangi güvenlik standartlarına tabi olduğunu açıkça belirtmelidir.

Yönetici Değişikliğinde Liste Nasıl Devredilir?

Yönetici değişikliği, kat malikleri listesinin en hassas biçimde el değiştirdiği andır. Eski yönetici elindeki tüm yönetim belgelerini — liste dahil — yeni yöneticiye devretmekle yükümlüdür. Bu devir, tutanakla belgelenmelidir; tutanakta hangi belgeler teslim edildiği açıkça yazılmalıdır.

Eski yöneticinin listeyi devrettikten sonra kendi cihazında saklaması meşru değildir. KVKK, veri sorumlusunun amacı sona erdiğinde veriyi imha etmesini ya da anonim hale getirmesini öngörür. Görevden ayrılan yöneticinin amacı artık yönetimsel işlev olmadığından liste üzerindeki meşru dayanağı da ortadan kalkmış demektir.

Devir sürecinde pratik bir yaklaşım şu şekilde işletilebilir: Yeni yönetici, her malikle ayrı ayrı iletişime geçerek kişisel bilgilerin güncelliğini doğrular. Bu adım, eski yöneticinin tuttuğu listenin doğruluk kontrolü anlamına da gelir. Özellikle bölüm satışı, miras veya ortaklık çözümü gibi nedenlerle malik değişikliği yaşanmışsa liste bu süreçte güncellenir.

Büyük sitelerde yönetim şirketi üzerinden profesyonel yönetim modeli tercih edildiğinde devir protokolü genellikle daha sistematiktir; çünkü şirket, sözleşme sona erdiğinde verilerin nasıl işleneceğini önceden belirlemiş olur. Bireysel yöneticilerin bu noktada daha dikkatli olması gerekir; uyuşmazlık çıkması halinde ispat yükü büyük ölçüde eski yöneticinin üzerindedir.

Listeye Erişim Talep Eden Kat Malikinin Hakları

Bir kat maliki, kendi binasındaki diğer maliklerin ad ve soyad bilgilerine erişmek istediğinde yöneticiden talepte bulunabilir. Bu talep, Kat Mülkiyeti Kanunu'nun maliklere tanıdığı bilgi edinme ve denetim hakkı çerçevesinde meşrudur. Yöneticinin bu talebi tamamen reddetmesi hukuken güç savunulabilir bir tutum olur.

Ancak malike tüm iletişim bilgilerinin (telefon, e-posta vb.) otomatik olarak verilmesi zorunlu değildir. Yönetici, belirli bir amaca yönelik bilgi paylaşımında bulunabilir. Örneğin bir malik, apartmanın ortak alanına ilişkin bir sorunu komşusuna iletmek istiyorsa yönetici, malikin mesajını alıp komşuya iletebilir; bu aracı rol hem güvenliği korur hem de iletişimi sağlar.

KVKK'nın 11. maddesi gereği her malik, hakkında tutulan verilere ilişkin bilgi talep edebilir: Hangi verilerin tutulduğu, bu verilerin kiminle paylaşıldığı, saklama süresi ve olası ihlaller. Yönetici bu başvuruyu 30 gün içinde yanıtlamak zorundadır. Yanıt verilmez veya yetersiz bulunursa malik, KVKK Kurulu'na şikayette bulunabilir.

Bir diğer önemli nokta, malikin kendi verisini düzeltme ya da güncelletme hakkıdır. Listede yanlış telefon numarası, eski adres veya hatalı bir isim varsa malik, yöneticiden bunu güncellemesini talep edebilir. Yöneticinin bu talebi makul sürede yerine getirmesi, hem hukuki sorumluluğunu azaltır hem de sağlıklı bir iletişim ortamı oluşturur.

Paylaşım Kararlarını Kolaylaştıracak Bir Karar Tablosu

Hangi durumda listenin paylaşılıp paylaşılmayacağını anında söylemek zaman zaman güç olabilir. Aşağıdaki tablo, yöneticilerin sık karşılaştığı senaryolara pratik bir bakış açısı sunar. Tablo, yasal dayanak ve önerilen uygulama açısından rehber niteliğindedir; her özel durumda hukuki danışmanlık almak daha sağlıklıdır.

Bu tablonun temel mantığı şudur: Talep eden tarafın listeye erişimde meşru bir hukuki ya da yönetimsel amacı olmalı ve paylaşım bu amacı aşmamalıdır. Tüm listeyi vermek yerine yalnızca ilgili kaydı paylaşmak, veri minimizasyonu ilkesinin pratik yansımasıdır.

Sık Sorulan Sorular