Toplantıda Nisap Sağlanamazsa Ne Yapılır?

Kat malikleri kurulu toplantısında nisap sağlanamazsa, toplantı o gün yürütülemez; ancak bu durum çözümsüz değildir. 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu, toplantının en az yedi gün sonra yeniden çağrılmasını ve ikinci toplantıda nisap aranmaksızın mevcut maliklerle karar alınabilmesini açıkça düzenler. Yöneticinin yapması gereken, doğru adımları ve yasal süreleri eksiksiz izlemektir.

Nisap Nedir ve Neden Gereklidir?

Nisap, bir toplantının geçerli biçimde yapılabilmesi ya da bir kararın hukuken bağlayıcı olabilmesi için gereken minimum katılım oranını ifade eder. Kat mülkiyeti hukukunda bu kavram, arsa payı ve malik sayısı bakımından değerlendirilir. 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 29. maddesi, kat malikleri kurulunun toplantı nisabını düzenler.

Kanun, ilk toplantının geçerli sayılabilmesi için hem malik sayısının hem de arsa payının en az yarısından fazlasının temsil edilmesini şart koşar. Bir sitede 20 bağımsız bölüm varsa ve bunlara bağlı arsa paylarının yüzde ellisinden fazlası toplantıda temsil edilmiyorsa, toplantı usule aykırı demektir. Bu hesaplama hem sayı hem de pay bakımından eş zamanlı sağlanmalıdır; yalnızca birini karşılamak yeterli değildir.

Nisap şartının bu denli sıkı tutulmasının amacı, azınlıktaki maliklerin çoğunluk adına bağlayıcı kararlar almasının önüne geçmektir. Özellikle büyük sitelerde bazı malikler toplantılara katılmaz; bu durum yöneticileri sık sık nisap sorunuyla karşı karşıya bırakır. Nisabın sağlanamaması toplantının iptal edildiği anlamına gelmez; sadece o günkü oturumun ertelenmesi gerektiği anlamına gelir.

Pek çok yönetici nisap hesaplamasında tereddüt yaşar. Önemli olan, toplantı defterine hangi maliklerin ya da vekillerinin katıldığını, bunların arsa paylarını ve toplam arsa payı içindeki oranlarını eksiksiz kaydetmektir. Herhangi bir itiraz durumunda bu kayıtlar belirleyici delil niteliği taşır.

İlk Toplantıda Nisap Sağlanamazsa Ne Olur?

İlk toplantıda belirlenen nisap sağlanamazsa, yönetici ya da toplantıyı yöneten kişi oturumu resmen açamaz. Bunun yerine toplantının nisap yetersizliği nedeniyle gerçekleştirilemediğini tutanağa geçirmesi gerekir. Bu tutanak son derece önemlidir; ilerleyen süreçte ikinci toplantının hukuki dayanağını oluşturur.

Tutanakta şunlar yer almalıdır: toplantı tarihi ve saati, toplantının yapılacağı yer, katılan malik sayısı ile bunların temsil ettiği arsa payı oranı, nisap için gereken minimum oran ve nisabın sağlanamadığının tespiti. Bu tutanak toplantı defterine işlenir ve mümkünse hazır bulunan malikler ya da yönetim kurulu üyeleri tarafından imzalanır.

Bazı yöneticiler nisap sağlanamadığı hâlde toplantıya devam etmeye ya da salt çoğunluk aranmayan kararlar alarak durumu kurtarmaya çalışır. Bu yaklaşım hatalıdır. Usulsüz biçimde alınan kararlar daha sonra mahkemede iptal ettirilebilir ve yönetici hukuki sorumluluğa maruz kalabilir. Doğru yol, tutanağı düzgün tutmak ve kanunun öngördüğü ikinci toplantı sürecini başlatmaktır.

Nisap sağlanamayan ilk toplantı için duyuru yaparken pek çok yönetici aynı çağrı metninde ikinci toplantı tarihini de belirtir. Bu yaygın bir uygulama olmakla birlikte, 634 sayılı Kanun'un 29. maddesine göre iki toplantı arasında en az yedi gün bulunması zorunludur. Bu süreye riayet edilmeden yapılan ikinci toplantı da usul açısından sakatlı olabilir.

İkinci Toplantı Nasıl ve Ne Zaman Toplanır?

634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 29. maddesi, ikinci toplantının birincisinden en az yedi gün sonra yapılabileceğini hükme bağlar. Bu yedi günlük süre asgari sınırdır; daha uzun bir süre koyulabilir, ancak daha kısa olamaz. İkinci toplantı için aynı gündemle çağrı yapılması şarttır; farklı bir gündemle ikinci toplantı yapılamaz.

Çağrı yöntemi bakımından da dikkatli olmak gerekir. İlk toplantıya çağrı nasıl yapıldıysa —taahhütlü mektup, noter kanalı ya da elden imza karşılığı tebligat— ikinci toplantı için de aynı yöntem izlenmelidir. Uygulamada bazı yöneticiler ikinci toplantıyı sözlü duyuruyla geçiştirmeye çalışır; bu usule aykırıdır ve kararların iptali riskini doğurur.

İkinci toplantının en kritik farkı nisap aranmamasıdır. Kanun, ikinci toplantıda kaç kişi gelirse gelsin toplantının yapılabileceğini kabul eder. Ancak bu durum "istediğimiz karar alırız" anlamına gelmez. Karar yeter sayısı —yani çoğunluk şartı— ayrı bir kavramdır ve o maddede öngörülen çoğunluk hâlâ aranır. Örneğin kanun bir karar için üçte iki çoğunluk öngörüyorsa, toplantıya katılan maliklerin üçte ikisinin olumlu oyu yine de gereklidir.

Uygulamada karşılaşılan gerçek bir örnek düşünün: 30 bağımsız bölümlü bir sitede ilk genel kurula yalnızca 8 malik katılmış ve nisap sağlanamamıştır. Yönetici tutanağı düzenleyip en az yedi gün sonrası için ikinci toplantıyı duyurmuş, bu sefer de 11 malik gelmiştir. İkinci toplantı geçerli sayılır; gündemde yer alan ve salt çoğunluk yeterli olan konularda 6 malik oyu ile kararlar alınabilir.

İkinci Toplantı Çağrısının Usulü ve Gerekli Belgeler

İkinci toplantı çağrısı, ilk toplantıyla aynı hukuki titizlikte hazırlanmalıdır. Çağrı belgesi; toplantı tarihi, saati, yeri ve gündem maddelerini içermelidir. Gündemin birebir aynı olması gerektiğini bir kez daha vurgulayalım; ilk toplantıda yer almayan bir madde ikinci toplantıda ele alınamaz.

Tebligat için önerilen yöntemler şöyle sıralanabilir:

• Taahhütlü posta veya iadeli taahhütlü mektup: En güvenli ve hukuken en kuvvetli ispat aracıdır.
• Noter kanalıyla tebligat: Özellikle ihtilaf beklenen ya da katılım sorunu yaşanan sitelerde tercih edilir.
• Elden imza karşılığı teslim: Malik imzasıyla belgelenmesi koşuluyla geçerlidir.
• Yönetim planında öngörülen özel yöntem: Bazı yönetim planları e-posta veya site uygulaması üzerinden bildirime cevaz verir; bu hüküm varsa kullanılabilir.

Tebligatın ispat yükümlülüğü yöneticiye aittir. Herhangi bir malik "haberdar olmadım" iddiasıyla karara itiraz ederse yöneticinin tebligatı ispatlaması gerekir. Bu nedenle gönderilen mektupların posta alındısını ve elden dağıtımda imza listesini arşivlemek kritik öneme sahiptir.

Bir diğer pratik husus, vekâlet yönetimidir. Gelemeyecek malikler, eşlerini veya diğer kat maliklerini vekil tayin edebilir. Vekâletname noter onaylı olmalı ya da en azından imzalı ve tarihli olmalıdır. Vekâleten temsil hem nisap hem karar hesabında dikkate alınır; bu nedenle ikinci toplantı öncesinde maliklerin vekâletname göndermesi teşvik edilmelidir.

İkinci Toplantıda Hangi Kararlar Alınabilir?

İkinci toplantıda nisap şartı aranmasa da her karar türü için gereken çoğunluk oranı değişir. Bu farkı doğru kavramak, yöneticilerin toplantıyı hukuka uygun yönetmesini sağlar. Kanun farklı konular için farklı çoğunluklar öngörmüştür.

İkinci toplantıda "nisap yok, herkes özgür" algısı tehlikelidir. Örneğin yönetim planı değişikliği için kanun dörtte üç çoğunluk öngörüyorsa, ikinci toplantıya 5 kişi gelse bile bu 5 kişinin tamamının olumlu oy vermesi yeterli olmayabilir; çünkü çoğunluk hesabı toplam malik sayısı üzerinden yapılır. Bu nüansı atlamak, alınan kararların daha sonra iptal edilmesiyle sonuçlanabilir.

Yöneticinin gündem maddelerini oylamaya açarken her madde için gerekli çoğunluğu toplantı tutanağına açıkça yazması ve oylamanın nasıl yapıldığını kaydetmesi büyük önem taşır. Toplantı defteri bu süreçte temel hukuki belgedir.

Toplantı Tutanağının Doğru Tutulması

Toplantı tutanağı hem ilk toplantının nisap yetersizliğini hem de ikinci toplantının usulünü belgelemek açısından hayati bir belgedir. Eksik ya da hatalı tutulan bir tutanak, sonradan yapılan itirazlarda yönetici aleyhine delil olabilir. Bu nedenle tutanağın hazırlanmasına özenle yaklaşmak gerekir.

İkinci toplantı tutanağında bulunması gereken unsurlar şunlardır: toplantının yapıldığı tarih, saat ve yer; katılan maliklerin adları, bağımsız bölüm numaraları ve arsa payları; vekâleten katılımlar ve vekâletname bilgileri; gündem maddeleri ile her madde için yapılan oylama sonuçları; muhalif kalan maliklerin varsa şerhleri; toplantıyı yönetenin imzası ve mümkünse toplantıya katılan maliklerin imzaları.

Tutanağın oturumu müteakip en kısa sürede yazıya dökülmesi, hafızanın taze olduğu dönemde hataları önler. Bazı siteler toplantıyı kayıt altına alır; bu kayıtlar tutanakla çelişki hâlinde referans olarak kullanılabilir. Dijital genel kurul yazılımı kullanan yöneticiler, oylama ve katılım verilerinin otomatik olarak kayıt altına alınması sayesinde tutanak hazırlama sürecini büyük ölçüde kolaylaştırabilir.

Tutanağın imzalanması meselesinde de dikkatli olmak gerekir. Tüm maliklerin imzalaması şart olmamakla birlikte, en az yönetici ve iki kat maliki tarafından imzalanması iyi bir uygulama olarak kabul edilir. İmzadan kaçınan malik varsa bu durum tutanağa not düşülmelidir. Tutanaklar toplantı defterine işlenir ve yapının tüm yaşamı boyunca saklanır.

Sürekli Nisap Sorunuyla Karşılaşıldığında Kalıcı Çözümler

Nisap sorunuyla yılda bir ya da iki kez karşılaşan siteler için bu durum zaman kaybından ibarettir; ancak her toplantı döneminde aynı sorunun yaşanması yapısal bir katılım problemi olduğuna işaret eder. Bu sorunu kökten çözmek için birkaç strateji birlikte uygulanabilir.

İletişim kanallarını çeşitlendirmek en etkili ilk adımdır. Yalnızca kapıya asılan ilan kâğıdına güvenmek yetmez; her malike SMS, e-posta veya site uygulaması üzerinden hatırlatma göndermek katılımı artırır. Toplantı tarihinin en az iki ile dört hafta öncesinden duyurulması, maliklerin takvimlerini ayarlamasına olanak tanır.

Vekâlet kültürünü yaygınlaştırmak da kritik bir stratejidir. Malikler çoğunlukla toplantıya gelemeyeceklerini bildikleri hâlde ne vekâlet gönderirler ne de haber verirler. Yönetim, her duyuruya kolay doldurulabilir bir vekâletname formu ekleyerek ve bu konuda malikleri bilinçlendirerek bu sorunu önemli ölçüde azaltabilir.

Toplantı saati ve günü de katılımı doğrudan etkiler. Hafta içi öğleden sonra yapılan toplantılar çalışan maliklerin büyük bölümünü dışarıda bırakır. Hafta sonu sabahı ya da akşam saatleri genellikle daha yüksek katılım sağlar. Bazı büyük siteler, mahalle halkının alıştığı bir toplantı günü ve saati belirleyip bunu yönetim planına yazarak rutine oturtmaktadır.

Uzun vadeli çözüm ise apartman yönetim programı kullanarak tüm süreci dijitalleştirmektir. Otomatik hatırlatmalar, elektronik vekâlet gönderimi ve anlık katılım takibi, nisap sorununu önlemenin en modern yoludur. Teknoloji kullanmayan yönetimler bu süreci hâlâ telefon ve kâğıt üzerinden yürütmek zorunda kalır; bu da hem hata payını hem de zaman kaybını artırır.

Yönetim Planında Nisap Hükümleri Nasıl Olmalı?

634 sayılı Kanun nisap konusunda asgari standartları belirler; ancak yönetim planı bu standartların üstüne çıkan ya da bazı konularda kolaylaştırıcı düzenlemeler içerebilir. Yönetim planını hazırlayan ya da güncelleyen siteler, nisap hükümlerini açık ve anlaşılır biçimde yazmalıdır.

Yönetim planında nisap ve toplantı ile ilgili şu konuları düzenlemek yararlıdır: çağrı süresi ve yöntemi, toplantı nisabının nasıl hesaplanacağı, ikinci toplantı için bekleme süresinin kanunun öngördüğü minimumun üzerinde mi altında mı olduğu, vekâletname geçerlilik koşulları ve dijital bildirim araçlarının kullanımına ilişkin hükümler.

Özellikle büyük rezidans ve karma kullanımlı projelerde yönetim planı çok daha kapsamlı olabilir. Bu tür yapılarda rezidans yönetim sistemi kullanan yönetimler, toplantı süreçlerini standart hâle getirerek hem nisap takibini hem de karar kayıt altına almayı sistematik biçimde yürütebilir.

Yönetim planının nisap düzenlemesinin kanuna aykırı olması hâlinde kanun hükmü geçerli olur. Dolayısıyla yönetim planına kanunun öngördüğünden daha kısa bir bekleme süresi ya da daha düşük bir çoğunluk oranı yazılmış olsa bile bu hükümler uygulanamaz. Hukuki danışman desteğiyle hazırlanan ya da güncellenen yönetim planları bu riskleri en aza indirir.

Nisap Sorununda Yargıya Başvuru ve Haklar

Nisap sorununa ilişkin anlaşmazlıklar zaman zaman mahkemeye taşınır. Özellikle usule aykırı biçimde gerçekleştirilen ikinci toplantılarda alınan kararların iptali için kat malikleri sulh hukuk mahkemesine başvurabilir. Bu davaların belirli bir süre sınırı içinde açılması gerektiğinden, itiraz eden maliklerin gecikmemesi önemlidir.

Bir kararın iptali için açılacak davada mahkeme şu hususları inceler: toplantı çağrısının usulüne uygun yapılıp yapılmadığı, nisap veya bekleme süresi şartlarına uyulup uyulmadığı, gündemin önceden ilan edilip edilmediği ve alınan kararlar için gereken çoğunluğun sağlanıp sağlanmadığı. Bu süreçte toplantı tutanakları, tebligat belgeleri ve toplantı defteri mahkemenin inceleyeceği temel belgelerdir.

Yönetici, usulsüz toplantı nedeniyle ortaya çıkan zararlardan da sorumlu tutulabilir. Örneğin nisap sağlanmadan yapılan bir toplantıda onaylanan büyük bir onarım harcaması iptal edilirse, bu harcamayı gerçekleştiren yönetici kat maliklerine karşı şahsen sorumlu olabilir. Bu nedenle yöneticilerin usul kurallarına sıkı sıkıya uyması yalnızca hukuki değil aynı zamanda mali bir zorunluluktur.

Hukuki süreçlerden önce arabuluculuk yolunu denemek hem zaman hem de maliyet bakımından kazançlı olabilir. Tarafların uzlaştığı durumlarda dava açılmadan çözüm bulunması mümkündür. Bu konuda uzman bir avukattan profesyonel destek almak, bu yazıdaki genel bilgilerin ötesinde kişiye özel hukuki rehberlik sağlayacaktır.

Pratikte Adım Adım: Nisap Sağlanamazsa Yapılacaklar

Nisap sorunu yaşayan yöneticiler için net bir eylem planı aşağıda özetlenmiştir. Her adımı sırasıyla uygulamak, hem hukuki güvenliği sağlar hem de ileride çıkabilecek anlaşmazlıkların önüne geçer.

• Katılımcıları kaydedin: Toplantı başlamadan önce gelen maliklerin imza listesini tutun, arsa paylarını not edin.
• Nisabı hesaplayın: Hem malik sayısı hem arsa payı bakımından yüzde elli artı bir eşiğinin karşılanıp karşılanmadığını kontrol edin.
• Tutanağı hemen düzenleyin: Nisabın sağlanamadığını, hazır bulunanların sayısını ve arsa payı oranını açıkça yazın.
• İkinci toplantı tarihini belirleyin: İlk toplantıdan en az yedi gün sonrasına, maliklerin rahatlıkla katılabileceği bir güne planlayın.
• Çağrıyı yazılı gönderin: Aynı gündemle, yasal tebligat yöntemiyle tüm maliklere ulaşın; gönderim belgelerini saklayın.
• Vekâletname hatırlatması yapın: Gelemeyecek maliklere vekâletname formu gönderin ve bu seçeneği açıkça belirtin.
• İkinci toplantıyı yürütün: Nisap aranmaksızın toplantıyı açın; ancak her karar için gereken çoğunluğu titizlikle uygulayın.
• İkinci tutanağı eksiksiz tutun: Tüm oylamaları, katılımcıları ve kararları detaylı biçimde kaydedin; imzaları alın.
• Arşivleyin: Her iki toplantının tutanakları, tebligat belgeleri ve vekâletnameler güvenli biçimde saklanmalıdır.

Bu adımlar, küçük ölçekli bir apartmandan büyük bir site yönetimine kadar her yapıda geçerlidir. Süreç ne kadar sistematik yönetilirse itiraz ve dava riski o ölçüde azalır. Modern site yönetim yazılımları, bu adımların büyük bölümünü otomatik hatırlatmalar ve dijital kayıt tutma özellikleriyle destekler; insan hatasından kaynaklanan aksaklıkları en aza indirir.

Sık Sorulan Sorular