Hanak, Ardahan'da site & apartman yönetim sistemi

Hanak'ta bir site ya da apartmanın yönetimini yeni devraldıysanız ilk 30 günde dört işi bitirmeniz gerekir: devir-teslim tutanağıyla defterleri almak, site adına banka hesabını düzene sokmak, aidat ve borç listesini çıkarmak, yıllık işletme projesini taslaklamak. Ardahan genelinde aylık aidat ortalaması ₺250–₺850 aralığında seyrediyor; Hanak'ın sert ve uzun kışları yakıt giderini bütçenin en büyük kalemi hâline getiriyor. Bu rehberde ilk 30 günün adım adım planını, aidat belirleme ve tahsilat kurallarını, genel kurul sürecini ve resmi kayıt işlemlerini Hanak ile Ardahan koşullarına göre bulacaksınız. İşin tekrar eden kısmını nasıl otomatiğe bağlayacağınızı da göstereceğiz.

Hanak'ta Site Yöneticisi Oldunuz: Sizi Ne Bekliyor?

Yönetim görevini aldığınız andan itibaren Kat Mülkiyeti Kanunu size dört temel yükümlülük yükler: defter tutmak, aidat toplamak, ortak alanları korumak ve yılda en az bir kez genel kurula hesap vermek. KMK m.35 bu sorumlulukları açıkça sıralar; görev başında bu dört maddeyi bilerek hareket etmek sonraki ayları çok daha öngörülebilir kılar.

Hanak, Ardahan iline bağlı küçük-orta ölçekli bir ilçedir. İl merkezine coğrafi yakınlığıyla hem kırsal dokulu eski apartmanları hem de görece yeni yapıları barındırır. Ardahan genelinde yöneticilerin büyük çoğunluğu gönüllü kat maliklerinden oluşuyor; profesyonel yönetim şirketi arzı sınırlı. Bu gerçek, doğru araçlarla desteklenmiş gönüllü yöneticinin ne denli değerli olduğunu ortaya koyuyor. Yılın dört ayını geçen kar sezonu, ısıtma ve tesisat bakımını yönetim takviminin merkezine oturtuyor; bu konuları ertelemek sonraki yöneticiye değil, o yıl size fatura edilecek demektir.

İlçenin büyüklüğü ne olursa olsun, yönetici olarak üstlendiğiniz hukukî sorumluluk İstanbul'daki bir site yöneticisinden farksız. Fark, ölçek ve kullanılabilecek kaynaklar. Bu rehber tam da bu boşluk için yazıldı.

İlk 30 Gün: Hanak'ta Yeni Yöneticinin Adım Adım Yol Haritası

1. Hafta: Devir Teslim ve Envanter

İlk haftanın tek önceliği devir-teslim sürecini eksiksiz kapatmak. Eski yöneticiden şunları imzalı tutanakla teslim alın: karar defteri, işletme defteri, banka hesap dökümleri, bina anahtarları, tedarikçi ve hizmet sözleşmeleri, kat malikleri iletişim listesi, mevcut borç-alacak tablosu. Bu liste eksik gelirse yönetimi devralmış sayılmak mümkün değildir; tutanakta imzaları olmayan kalemler için eski yöneticiye yazılı bildirim yapın ve yanıtı saklayın.

Karar defterinde önceki toplantı tutanaklarını baştan okuyun. Alınmış ancak uygulanmamış kararlar varsa bunlar sizin sorumluluğunuza geçiyor demektir. Banka hesap hareketlerini de son iki yıl için inceleyin; düzensiz gider görürseniz eski yöneticiden yazılı açıklama talep etmek hakkınızdır.

2. Hafta: Mali Fotoğraf

Banka hesabını sitenin adına geçirin ya da site adına yeni hesap açın; kendi kişisel hesabınızda site parası tutmak hem hukuken hem güven açısından ciddi risk doğurur. Ardından aidat borçlusu listesini çıkarın: kim, ne kadar, kaç aydır ödemiyor. Hanak'ın uzun kış koşullarında yakıt ve doğalgaz faturaları aylarca birikebilir; tedarikçilere ödenmeyi bekleyen fatura varsa öncelik sırasına koyun.

Bu aşamada bir excel ya da basit defter düzenini kurun. Gider kalemlerini en az dört gruba ayırın: ısıtma/yakıt, temizlik/bakım, ortak alan elektriği, diğer. Kış aylarında bu döküm hem bütçe planınızın hem de genel kurulda hesap vermenizin temelini oluşturacak.

3. Hafta: İletişim ve Kayıt Düzeni

Kat malikleri iletişim listesini güncelleyin. Bu liste kişisel veri niteliği taşır; KVKK kapsamında yalnızca yönetim amaçlı kullanılabilir, üçüncü kişilerle paylaşılamaz. Duyuru kanalınızı belirleyin; ister kapı ilanı ister mesajlaşma uygulaması olsun, tüm sakinlerin erişebildiği tek bir kanal seçin ve bu kanalı tutarlı biçimde kullanın.

Arıza ve talep kayıtlarını sistematik tutmaya başlayın. Sözlü şikâyetleri not almak yeterli değildir; her arızanın tarihi, bildiren kişi, alınan aksiyon ve kapanış tarihi kayıt altında olmalı. Bu disiplin hem bakım takvimini oturtmanızı sağlar hem de ilerideki olası itirazlarda sizi korur. Site yönetim yazılımı ile devir-teslim raporu, borçlu listesi ve arıza kaydı ilk günden hazır gelir; ilk 30 günü Excel'de götürmek zorunda değilsiniz.

4. Hafta: Plan ve Bütçe Taslağı

KMK m.37 uyarınca yıllık işletme projesi hazırlamak yöneticinin temel görevlerinden biridir. Bu taslak, yıl boyunca tahsil edilecek aidatın hangi gider kalemlerine ne oranda ayrılacağını gösterir. Hanak için Eylül-Ekim bakım takvimi hayatî önem taşır: kazan ve kombi bakımı kış gelmeden tamamlanmalı, çatı-oluk ve tesisat donma kontrolü liste başında olmalıdır. Bu tarihleri bütçe taslağınıza ve bakım takviminize işleyin; Kasım'a bırakılan bakımlar genellikle iki katı maliyetle sonuçlanır.

Hanak'ta Aidat Ne Kadar? Ortalama Aidat Aralığı ve Belirleme Yöntemi

Ardahan genelinde aylık aidat il geneli ortalama olarak ₺250–₺850 aralığında seyretmektedir; bu rakam Hanak için de genel bir referans noktası olarak kullanılabilir. Asansörsüz, küçük ölçekli apartmanlarda alt banda yakın kalırken, merkezi ısıtma sistemine sahip ya da yeni inşaat sitelerde üst banda ya da üzerine çıkabilir. Bu rakamı bir kural gibi kullanmayın; kendi binanızın gerçek gider tablosuna göre hesaplayın.

Aidatın nasıl belirleneceğini KMK m.20 düzenler. Temel yöntem ikiye ayrılır: arsa payı oranında dağıtım ya da eşit paylaşım. Hangisi seçilirse seçilsin, karar genel kurulda alınır ve işletme projesine dayandırılır. Aralığın en üst sınırına yaklaşan binalarda Hanak'a özgü bir etken devreye girer: yılın büyük bölümünü kapsayan ısıtma sezonu, yakıt giderini aidatın belirleyici kalemi hâline getiriyor. Merkezi ısıtma sistemi olan binalarda kalorimetre paylaşımı, bireysel kalorifer dönüştürme kararı ve yakıt alım ihaleleri aidatı doğrudan etkileyen kararlar arasındadır.

Sitenizin gerçek gider kalemlerini girip daire başı aidatı hesaplamak için aidat hesaplama aracını kullanabilirsiniz. Bu araç, bütçe taslağını genel kurula sunmadan önce rakamları somutlaştırmayı kolaylaştırır.

Aidat Nasıl Toplanır, Ödemeyen Kat Malikine Ne Yapılır?

Tahsilatın altın kuralı basittir: elden para almayın. Banka transferi ya da online ödeme altyapısı hem sizi hem sakinleri korur; nakit işlemlerde makbuz riski ve hesap tutarsızlıkları kaçınılmaz hâle gelir. Kat malikleri için sabit bir IBAN ve ödeme referansı sistemi oluşturun; her dairenin ödemesi ayrıca tanımlanabilmeli.

Ödeme gecikirse süreç şöyledir: önce SMS ya da yazılı hatırlatma, ardından noter kanalıyla ya da taahhütlü mektupla resmi ihtar. KMK m.20 uyarınca gecikmeli aidat için aylık yüzde beşe kadar gecikme tazminatı talep etme hakkınız bulunuyor. İhtara rağmen ödeme yapılmazsa icra takibi başlatabilirsiniz. Süreci belgelemeden atlayan yöneticiler sonradan mahkemede kanıt sıkıntısı yaşıyor; her adımı tarih ve içerikle kayıt altına alın. Aidat takip programı ile hatırlatmalar otomatik gider, gecikme tazminatı hesabı yazılım tarafından tutulur.

Kendiniz mi Yöneteceksiniz, Profesyonel Şirket mi? Hanak İçin Karar Rehberi

Profesyonel site yönetim şirketi tercih etmek bazı koşullarda mantıklıdır; ancak Hanak ve Ardahan gibi küçük-orta ölçekli illerde bu şirketlerin sayısı ve erişilebilirliği sınırlıdır. Sahadaki yaygın gerçek şudur: gönüllü yönetici iyi araçlarla desteklendiğinde hem maliyeti düşürür hem de sakinlerle doğrudan iletişim avantajını korur.

Üçüncü bir yol da var: kendiniz yönetin, ağır ve tekrar eden işi yazılıma devredin. Bu yaklaşım özellikle Hanak gibi küçük-orta ölçekli bir ilçede en pratik ve erişilebilir seçenek olarak öne çıkıyor. Aidat takibi, arıza kaydı, duyuru, defter tutma gibi işler otomasyona alındığında geriye asıl kararları verme ve sakinlerle ilişkiyi sürdürme kalıyor.

Site Banka Hesabı, Vergi Numarası ve Resmi Kayıtlar

Site adına banka hesabı açmak, yönetimin ilk haftasında tamamlamanız gereken işlemlerden biridir. Bunun için önce vergi dairesinden yönetim adına vergi numarası almanız gerekebilir. Ardahan Vergi Dairesi'ne başvururken yanınızda şunlar olmalı: genel kurul ya da kat malikleri kararından alınmış, atamayı gösteren karar defteri örneği, yöneticinin kimlik fotokopisi ve imza beyanı. Belge listesi vergi dairesine göre küçük farklılıklar gösterebilir; telefonla önceden teyit edin.

Vergi numarasını alınca bankaların ticari hesap birimine başvurabilirsiniz. Birden fazla banka kıyaslaması yapmanızı öneririz; apartman hesabı özelinde düşük komisyon sunan bankalar farklılık gösterebilir. Sitenin çalışanı varsa (kapıcı, güvenlik, temizlik personeli) SGK yükümlülüğü başlar ve iş güvenliği koşullarını yerine getirmek zorunlu hâle gelir. Bu durumu SGK İl Müdürlüğü veya bir mali müşavir aracılığıyla düzenlemeniz önerilir. Kendi kişisel hesabınızda site parası tutmaktan kaçının; hem hukuki sorumluluk hem sakinlerin güveni açısından bu önemli bir ilkedir.

İlk Genel Kurul: Çağrıdan Karar Defterine

Genel kurul, yöneticinin kat maliklerine hesap verdiği ve bir sonraki yıla ait kararların alındığı zorunlu toplantıdır. KMK m.29 uyarınca yılda en az bir kez yapılması gerekir. Toplantı tarihinden en az 15 gün önce her kat malikine gündemli çağrı ulaştırılmalıdır; çağrının iadeli taahhütlü posta ya da imza karşılığı teslim yoluyla yapılması, ilerideki itirazlara karşı sizi korur.

KMK m.29-32 çerçevesinde ilk toplantıda geçerli karar alınabilmesi için hem kat maliki sayısı hem arsa payı bakımından çoğunluk (nisap, yani toplantı yeter sayısı) şartı aranır. İlk toplantıda bu nisap sağlanamazsa ikinci toplantı katılanlarla yapılabilir. Her karar toplantı sonunda karar defterine geçirilmeli ve hazır bulunan kat maliklerince imzalanmalıdır; imzasız karar defteri ileride itirazlara zemin hazırlar.

Yeni yöneticilerin sık yaptığı hatalar şunlardır: gündem yazmadan çağrı çıkarmak (gündemsiz toplantılarda alınan kararlar iptal edilebilir), vekâlet belgelerini toplantı öncesi kontrol etmemek, kararları toplantı sonrası yazmayı ertelemek. Bu üç noktayı disiplin altına aldığınızda genel kurul yönetimi öngörülebilir bir süreç hâline gelir. Çağrı metni, vekâlet takibi ve dijital karar defteri için genel kurul yazılımı sürecin her adımını destekler.

Yönetimi Devralın, Gerisini AI'a Bırakın: SiteYönetim Yeni Yöneticinin İşini Nasıl Üstlenir?

Yönetimi devralın. Gerisini AI'a bırakın.

Bu rehberin önceki bölümlerinde biriken tüm işler düşünüldüğünde — devir kaosunun yönetimi, aidat kovalamacası, genel kurul bürokrasisi, mevzuat belirsizliği — asıl soru şudur: bunların tamamını takip etmek için haftalık kaç saatiniz var? SiteYönetim, tekrar eden ve zaman alan kısmı üstlenir; kararları siz alırsınız.

AI Operatör

AI Operatör, doğal dille verdiğiniz talimatları yönetim aksiyonlarına dönüştürür; ancak hiçbir şeyi sizin onayınız olmadan göndermez ya da uygulamaz. Bu onay adımı hem sistemin tasarım ilkesi hem de güvenilirliğinin temelidir.

Somut bir örnek: "Şubat aidatını ödememiş 5 daireye nazik hatırlatma gönder" yazıyorsunuz. AI Operatör borçlu listesini çıkarır, her daireye özel hatırlatma metnini hazırlar ve size sunar. Siz onaylamadan hiçbir mesaj gönderilmez. Onayladığınızda sistem gönderir ve kaydı saklar.

Hanak'a özgü ikinci senaryo: Ocak'ta kazan dairesinden arıza bildirimi geliyor. AI Operatör arıza kaydını açar, sözleşmeli tesisatçıya iş emri taslağı hazırlar ve sizin onayınıza sunar. Onayladığınızda iş emri gider; onaylamadığınızda hiçbir şey gerçekleşmez. Kış ortasında saatlerce telefon peşinde koşmak yerine birkaç dakikada aksiyonu onaylarsınız. Üçüncü senaryo: genel kurul dönemi yaklaştığında "kat maliklerine toplantı çağrısı taslağı hazırla" talimatı yeterlidir; AI, gündem taslağını ve 15 günlük çağrı süresini hesaplayarak hazırlar, son kararı yine siz verirsiniz.

AI Danışman

Mevzuat sorularında AI Danışman devreye girer. "Aidatını 8 aydır ödemeyen malike karşı ne yapabilirim?" sorusunu yazın; ictihatpro.com altyapısındaki 10 milyondan fazla emsal karara dayanarak KMK m.20 çerçevesinde adım adım yol gösterir. Gecikme tazminatı hesabından icra sürecine kadar uygulanabilir bir yol haritası sunar.

Dürüstlük şerhi açıktır: AI Danışman yol gösterir; dava aşamasına geldiğinde bir avukatın yerini tutmaz. Bu sınırı net biçimde söylememiz, sistemin güvenilirliğini artırıyor. Mevzuat soruları için sizi çaresiz bırakan değil, sizi hazırlayan bir araç.

Sitenin Karnesi

SiteYönetim her binayı 100 üzerinden değerlendiren bir yönetim karnesi üretir. Karne; tahsilat oranı, açık arıza sayısı, yasal uyum durumu, duyuru etkinliği gibi ölçülebilir göstergeleri tek ekranda gösterir. Yeni yönetici için bunun anlamı somuttur: yönetimi devraldığınız günkü karne puanıyla 6 ay sonraki puanı genel kurulda yan yana gösterirsiniz. "İyi yönettim" demek yerine kanıtlarsınız. Düşük puanlı bir apartmanı devraldıysanız bu karne, başarınızı belgelemek için en güçlü araçtır.

7 Rol Bazlı Portal

Platform, yönetici dahil yedi farklı rol için ayrı portallar sunar: yönetici, sakin, mülk sahibi (malik), denetçi, esnaf, tedarikçi ve diğer roller kendi kapısından sisteme girer. Bu yapı özellikle Hanak gibi kırsal-kentsel geçiş bölgelerinde önem kazanıyor: çok sayıda malik başka ilçe ya da ilde ikamet ediyor olabilir. Malik kendi portalından aidat borcunu görür, ödeme yapar, duyuruları takip eder; sizi aramaz. Denetçi portalı şeffaflığı artırır, hesap itirazlarının önüne geçer.

14 Gün Ücretsiz Deneyin

Bulut tabanlı yapısı sayesinde kurulum gerekmez; tek bir apartmandan çok bloklu sitelere ve AVM'lere kadar ölçeklenir. Kredi kartı bilgisi girmeden, tek daire biriminden büyük sitelere aynı altyapıyla başlayabilirsiniz. Apartman yönetim programını 14 gün boyunca ücretsiz deneyin; karar vermek için bir ay beklemenize gerek yok.

Aidattan İhaleye: Günlük İşleri Sırtınızdan Alan Modüller

İlk yılınızda karşılaşacağınız işleri üç kümede düşünün; her küme için platform hazır modüller sunar.

Para İşleri

Online aidat tahsilatı ve borç takibi, yöneticilerin en çok zaman harcadığı alandır. Aidat takip programı modülü tahsilat durumunu gerçek zamanlı gösterir, gecikme tazminatını otomatik hesaplar. Apartman muhasebe programı ile gider kayıtları, e-Fatura entegrasyonu ve işletme defteri tek platformda tutulur. Hanak'ta merkezi ısıtma veya paylaşımlı yakıt sistemi olan binalarda gider paylaşımı ve sayaç okuma modülü özellikle kritik: kalorimetre dönemi daire bazında otomatik dağıtılır, kış faturasından çıkan kavgalar biter.

Operasyon

Arıza ve bakım takibi, duyuru/SMS/push bildirimi, otopark ve ziyaretçi yönetimi, personel/bordro/tedarikçi takibi, sosyal tesis rezervasyonu, sigorta ve acil durum belge arşivi bu kümededir. Hanak'ın uzun kış koşullarında arıza takibi modülü pratik bir fark yaratır: don patlakları, kalorifer sorunları, çatı buz kütlesi şikâyetleri kayıt altına alınır, sözleşmeli ekiplere iş emri iletilir, tamamlanma takip edilir. Sözlü aktarımla yürüyen bir süreç olmaktan çıkar.

Rakip Yazılımlarda Bulunmayanlar

İki modül, platformu farklılaştırıyor: Mahalle Pazaryeri ve İhale Portalı. Çatı yalıtımı ya da asansör bakımı ihalesini klasik yöntemle yönetmek yerine İhale Portalı üzerinden şeffaf, kayıt altında teklif toplarsınız. Hanak'ta ya da Ardahan genelinde üç ayrı tedarikçiden kapalı zarf usulü değil, belgelenmiş dijital teklif alırsınız; karşılaştırma tablosunu genel kurula sunarsınız. Bu hem maliyet baskısı yaratır hem de mali şeffaflık açısından kat maliklerini tatmin eder. Mahalle Pazaryeri modülü ise site içi esnaf ve ticaretin kayıt altına alındığı, sakinlerin birbirine hizmet sunabildiği bir altyapı kurar. Bu iki modül rakip yazılımlarda bulunmuyor.

Son bir not: sıra sizden sonraki yöneticiye geldiğinde, devir-teslim bir öğleden sonra sürer. Bütün kayıtlar, kararlar, arıza geçmişi ve mali döküm platformda. Yönetimi devraldığınızda nasıl yokluğunu hissettiyseniz, bıraktığınızda öyle bir boşluk bırakmamış olursunuz.

Hanak'ın Koşulları Yönetim Planınızı Nasıl Şekillendirir?

Doğu Anadolu'nun en sert kışlarından birini yaşayan Ardahan'da Hanak için yönetim planı hazırlamak, iklimi temel bir değişken olarak ele almak demektir. Bu bölümde soyut bir coğrafya anlatısı değil, yönetim kararlarınızı etkileyen somut sonuçlar var.

Yakıt Bütçesi ve Isıtma Sistemi Kararı

Merkezi ısıtma sistemi olan binalarda yıllık yakıt maliyeti aidatın en büyük kalemini oluşturur. Merkezi mi bireysel mi kararı, hem teknik hem mali açıdan genel kurulun gündemine alınması gereken bir konudur. Merkezi sistemde yakıt alımını ihale ile yapmak, Ardahan genelindeki tedarikçi seçenekleri arasında rekabeti canlandırır ve maliyeti düşürür. Gider paylaşımı modülü, kalorimetre sistemini daire bazında hesaplamayı kolaylaştırır.

Kar-Buz Sorumluluğu

Sitenin kaldırımı, otoparkı ve giriş yolunda biriken kar ve buz, hem güvenlik hem hukuki sorumluluk açısından kritik alandır. Yönetici bu alanın temizliğini organize etmekle yükümlüdür; kaza durumunda ihmal iddiasına maruz kalmamak için temizlik protokolünü yazılı olarak belirleyin ve gerçekleştirilen işlemleri kayıt altına alın. Buz önleyici kimyasal kullanımı varsa maliyeti gider kalemlerine ekleyin.

Yaz-Kış Aidat Farklılaştırması

Kış aylarında ısıtma gideri yüksek, yaz aylarında düşük olan binalarda aylık sabit aidat yerine mevsimsel aidat uygulaması tartışılabilir. Genel kurulun bu kararı alabilmesi için işletme projesinin mevsimlik maliyet dökümünü net göstermesi gerekir. Bu yaklaşım kat maliklerinin kış aidatının yüksekliğini öngörmesini sağlar ve itirazları azaltır.

Don ve Tesisat Koruması

Tesisat donma hasarı Hanak'ta yöneticilerin kış başında en çok karşılaştığı acil durumlar arasındadır. Eylül-Ekim bakım takviminde dış cephe tesisat izolasyonu, su deposu ve çatı tesisatı kontrolü yer almalıdır. Bu bakımı Kasım'a bırakmak demek, don patlakları sezonunun kapısını açık bırakmak demektir.

Hanak ve Çevresinde Site Yönetimi: Çildir, Damal, Göle, Merkez, Posof

Hanak, Ardahan'ın komşu ilçeleriyle birlikte düşünüldüğünde bölgenin yönetim dinamikleri daha net görünür. İki küme arasında ayrım yapmak faydalıdır.

Birinci küme, nüfusu ve yapı yoğunluğu görece yüksek olan ilçelerdir. Ardahan Merkez bu grubun öncülüdür; çok katlı apartman ve yeni siteler, aidatın üst bandında seyretmesi, profesyonelleşme ihtiyacı daha belirgin. Göle de benzer biçimde kentsel yapı ağırlıklıdır. Bu ilçelerde yönetim süreci daha fazla paydaş, daha yüksek bütçe ve daha karmaşık tedarikçi ilişkileri anlamına geliyor.

İkinci küme, kırsal dokusu ağır basan küçük ilçelerdir: Çıldır, Damal, Posof. Bu ilçelerde az daireli apartmanlar ağırlıktadır; gönüllü yönetim zorunlulukla değil, küçük topluluğun doğal çözümüyle oluşur. Defter düzeni, aidat takibi ve arıza kaydı işleri basitleştirilmiş biçimde yürütülür; karmaşık modüllere değil, temel işleyişi sağlam tutan bir sisteme ihtiyaç vardır. Hanak bu iki küme arasında geçiş noktasında konumlanır: hem eski apartman dokusunu hem görece yeni yapıları barındırır.

Bulut tabanlı yapısı sayesinde Çıldır'daki küçük bir apartman ile Göle'deki büyük bir site aynı platform üzerinde, kurulum olmadan yönetilebilir. Malikin ya da yöneticinin Hanak'ta, Ardahan'da ya da başka bir ilde bulunması fark etmez; erişim her yerden mümkün. Ardahan geneli site yönetimi konusunda daha kapsamlı bilgiye ulaşabilirsiniz.

KVKK, İş Güvenliği ve Yöneticinin Yasal Sorumlulukları

Yasal sorumlulukları bilmek korkutucu değil, koruyucudur. Yönetici sıfatıyla üç temel alana dikkat etmek yeterlidir: kişisel veri, çalışan hakları ve vekil sorumluluk.

KVKK kapsamında en sık karşılaşılan iki konu şunlardır: güvenlik kameraları ve iletişim listeleri. Binadaki kamera kaydı için kat maliklerine ve ziyaretçilere yönelik aydınlatma metni hazırlanmalı ve görünür bir yere asılmalıdır; kayıt süresi sınırlı tutulmalı, erişim yetkileri kısıtlanmalıdır. Kat malikleri iletişim listesi ise kişisel veridir; yalnızca yönetim amacıyla kullanılabilir, üçüncü taraflarla paylaşılamaz. Bu kuralları yazılı bir politikaya dönüştürmek, ilerideki şikâyetlere karşı sizi korur.

Sitenin kapıcısı, güvenlik görevlisi ya da temizlik personeli varsa SGK yükümlülüğü doğar. Bunun yanı sıra Türk iş mevzuatı kapsamında iş güvenliği tedbirlerini almak zorunludur. Bu yükümlülüklerin güncel uygulaması için mali müşavir veya SGK danışmanından destek almanızı öneririz.

KMK m.38 uyarınca yönetici, kat maliklerine karşı vekil sıfatıyla sorumludur. Bu sorumluluk, kişisel hata ve ihmal durumlarını kapsar. Kararları karar defterine geçirmek, harcamaları belgeli tutmak ve yazılı onay almak bu sorumluluğu somut biçimde karşılar. KVKK ve yasal uyum modülü aydınlatma metinlerini ve belge arşivini hazır tutar; denetim anında tüm belgeler tek yerden erişilebilir.

Sık Yapılan 7 Yeni Yönetici Hatası

Yeni yöneticilerin ilk yılda tekrarlayan hataları büyük ölçüde öngörülebilir. Bu listedeki her madde, geriye dönük düzeltmesi zor bir soruna işaret ediyor.

1. Kişisel hesapta site parası tutmak. Banka mutabakatı yapılamaz; itiraz anında kişisel varlıklarınız tehlikeye girer. Site adına ayrı hesap açın.
2. Elden para toplamak. Makbuz olmadan verilen parayı kanıtlamak neredeyse imkânsızdır. Tüm ödemeleri banka transferiyle yapın.
3. Karar defterini işlememek. Sözlü alınan kararlar hukuken geçersizdir. Toplantı bittiğinde karar defteri de bitmeli.
4. Gündemsiz çağrı çıkarmak. Gündem olmadan yapılan toplantılarda alınan kararlar iptal edilebilir; her çağrıya gündem listesi ekleyin.
5. İşletme projesi yapmamak. KMK m.37'nin zorunlu kıldığı bu belge olmadan genel kurulda aidat kararı tartışmalı hâle gelir.
6. Gecikme tazminatını uygulamamak. Geciken aidat için tazminat uygulamayan yönetici, düzenli ödeyen kat maliklerine haksızlık eder; KMK m.20 bu hakkı size tanıyor.
7. Hanak'ta kış bakımını Kasım'a bırakmak. Kazan, kombi ve tesisat bakımını Eylül-Ekim'e yetiştiremeyen yönetici, ilk soğukta arıza kuyruğuna giriyor ve acil servis primlerini ödüyor. Bakım takvimini bütçeye yazın, ertelemek masrafı iki katına çıkarır.