Çıldır, Ardahan'da site & apartman yönetim sistemi

Cildir'de bir apartman ya da site yönetimini yeni devraldıysanız ilk 30 günde dört temel işi tamamlamanız gerekiyor: devir-teslim tutanağı ve defterleri almak, site adına banka hesabını düzene sokmak, aidat ve borç listesini çıkarmak, yıllık işletme projesini taslaklamak. Ardahan il genelinde aylık aidat ortalaması ₺250–₺850 aralığında seyrediyor; Doğu Anadolu'nun en sert kışlarından birini yaşayan Cildir'de yakıt ve ısıtma giderleri bu ortalamanın en belirleyici kalemi haline geliyor. Bu rehberde ilk 30 günün adım adım planını, aidat belirleme ve tahsilat kurallarını, genel kurul sürecini, resmi kayıt işlemlerini ve işin tekrar eden kısmını nasıl otomatiğe bağlayabileceğinizi Cildir koşullarına göre bulacaksınız.

Cildir'de Site Yöneticisi Oldunuz: Sizi Ne Bekliyor?

Yöneticilik koltuğuna oturduğunuz andan itibaren Kat Mülkiyeti Kanunu'nun dört temel yükümlülüğü omuzlarınızda: defterleri eksiksiz tutmak, aidatları zamanında toplamak, ortak alanları korumak ve yılsonunda genel kurula hesap vermek. KMK m.35 bu görevleri açıkça tanımlar; gönüllü de olsanız profesyonel de, sorumluluk aynıdır.

Ardahan'ın ilçesi Cildir, il merkezine yakın konumuyla görece küçük ölçekli bir yerleşim alanıdır. Bölgedeki konut stoğunun büyük bölümünü eski apartmanlar ve az katlı binalar oluşturmakla birlikte bazı yeni yapılar da bu tabloya eklenmiştir. Ölçek küçük görünse de yöneticinin yasal yükümlülükleri büyükşehir sitesindekiyle aynıdır; dahası, kış aylarının getirdiği ısıtma, don ve tesisat sorunları sizi büyükşehir yöneticilerinden çok daha erken karar almaya zorlar.

Cildir'de komşularınız da aynı süreci sizinle yaklaşık aynı dönemde yaşıyor olabilir. Ardahan genelinde benzer profildeki yöneticiler her yıl yönetimi devralarken aynı sorularla başlıyor. Bu rehber o soruları, ilçenizin gerçeklerine dayanan cevaplarla karşılamak için tasarlandı.

İlk 30 Gün: Cildir'de Yeni Yöneticinin Adım Adım Yol Haritası

1. Hafta — Devir Teslim ve Envanter

İlk haftanın tek amacı neyin var olduğunu belgelemektir. Eski yöneticiden şunları imzalı devir-teslim tutanağıyla alın: karar defteri ve işletme defteri (eksiksiz sayfalar), banka hesap dökümleri ve kasa mevcudu, tüm sözleşmeler (temizlik, asansör bakımı, yakıt tedariki), borç-alacak listesi ve mevcut tahakkuklar. Tutanak iki tarafça imzalanmadan eski yönetici görevi hukuken teslim etmemiş sayılır; bu adımı atlamak ileride ciddi anlaşmazlıklara kapı aralar.

Elinizde teslim alınması gereken fiziksel belgeler de var: bina projeleri ve ruhsat kopyaları, ortak alan ekipmanlarının garanti belgeleri, sigorta poliçeleri. Bunlar yoksa tespit edin ve eksikliği tutanağa yazın.

2. Hafta — Mali Fotoğraf

Birinci haftanın ardından artık neyin eksik olduğunu biliyorsunuz; ikinci haftada bu eksiklikleri kapatmaya ve mali tabloyu netleştirmeye odaklanın. Site adına banka hesabı kişisel adınıza değil, "... Apartmanı Yönetimi" gibi bir ünvanla açılmalı ya da güncellenmeli; kişisel ve site paralarının karışması hem hukuki hem güven riski taşır.

Aidat borçlusu listesini aylara göre dökün. Cildir'de çoğu bina kışa merkezi ya da bireysel yakıt sistemiyle giriyor; bekleyen yakıt faturaları varsa bunları tespit etmek acil önceliğinizdir. Kış ortasında yakıtı kesilen binanın yöneticisi olarak sorumluluğu taşırsınız.

3. Hafta — İletişim ve Kayıt Düzeni

Kat malikleri ve kiracıların güncel iletişim bilgilerini bir listeye toplayın. Bu liste kişisel veridir; KVKK kapsamında yalnızca bina yönetimi amacıyla kullanabilirsiniz, başka kişilerle paylaşamazsınız. Duyuru kanalınızı belirleyin: ortak panoya asılan ilanlar mı, toplu SMS mi, WhatsApp grubu mu? Arıza ve talep kayıtlarını tutacağınız yöntemi de bu haftada netleştirin.

Tüm bu listeyi ve takibi kâğıt ya da Excel'de sürdürebilirsiniz. Alternatif olarak site yönetim yazılımı ile devir-teslim raporu, borçlu listesi ve arıza kaydı ilk gün kullanıma hazır gelir; 14 günlük ücretsiz deneme bu ilk ay için düşünülmüş gibidir.

4. Hafta — Plan ve Bütçe Taslağı

KMK m.37 uyarınca yönetici her yıl bir işletme projesi hazırlamalıdır. Bu proje, tahmini gider kalemlerini ve her daire için düşen payı gösterir. Cildir'in iklim koşulları bu taslağı oluştururken kritik bir etken: yakıt ve ısıtma kalemini yılın en büyük gider kalemi olarak planlayın. Kazan ya da kombilerin bakımını Eylül-Ekim ayında yaptırın; Kasım'a bırakılan bakım sizi kışın ortasında arıza kuyruğuna sokabilir. Çatı ve su tesisatı için de kış öncesi kontrol tarihleri belirleyin; don nedeniyle boru patlamaları Ardahan'da sık görülen bir sorundur.

Cildir'de Aidat Ne Kadar? Ortalama Aidat Aralığı ve Belirleme Yöntemi

Cildir ilçesi özelinde bağımsız bir aidat istatistiği bulunmuyor; Ardahan il geneli ortalama aylık aidat ₺250–₺850 aralığında seyrediyor. Bu il geneli ortalamasıdır; asansörlü, güvenlikli ya da merkezi ısıtmalı sitelerde üst bandın üzerine çıkmak mümkündür. Küçük ölçekli ve eski yapılarda ise alt bant geçerlidir.

Aidatın nasıl belirleneceğini KMK m.20 düzenler: daireler arsa payına göre ya da eşit pay esasına göre gider yüklenir. Hangi yöntemin geçerli olduğu yönetim planınızda yazıyor; plandan bağımsız karar alınamaz. Belirlenen rakam işletme projesinde kalemlere ayrılır ve genel kurulda onaylanır.

Cildir'de aidat bütçesinin en büyük kalemi ısıtma gideridir. Doğu Anadolu'nun bu köşesinde kış dönemi uzun ve sert geçer; merkezi sistemlerde yakıt maliyeti tek başına aidatın yüzde altmışını aşabilir. Bu nedenle kış sezonu başlamadan tahmini yakıt bedelini hesaplara yansıtmak, yıl içinde ek aidat kararı almak zorunda kalmamak açısından kritiktir. Sitenizin tüm gider kalemlerini girip daire başı aidat miktarını hesaplamak için aidat hesaplama aracını kullanabilirsiniz.

Aidat Nasıl Toplanır, Ödemeyen Kat Malikine Ne Yapılır?

Aidatı elden toplamayın; her ödeme mutlaka banka havalesi ya da online ödeme üzerinden geçmelidir. Elden tahsilat hem denetim güçlüğü yaratır hem de kişisel hesap-site kasası karışıklığına zemin hazırlar. Tahsilat kanalınızı banka havalesine bağladıktan sonra her ayın belirli bir gününde dekontları takip edin.

KMK m.20 uyarınca ödeme yapılmayan aylık için gecikme tazminatı uygulanabilir; oranı genel kurulun kararına ve yönetim planına göre değişebilir, en güncel oranı uygulamak için yönetim planınızı ve son kurul kararlarınızı kontrol edin. Borcun birikmesi durumunda sıralamanız şöyle: önce yazılı hatırlatma, ardından noter ihtarı, son olarak icra takibi. Her adımı tarih ve içerikle kayıt altına alın; aksi hâlde itiraz aşamasında ispat güçlüğü yaşarsınız. Otomatik borç hatırlatması ve online aidat tahsilatı için aidat takip programı bu süreci otomatikleştirir; hatırlatmalar siz onaylamadan gönderilmez.

Kendiniz mi Yöneteceksiniz, Profesyonel Şirket mi? Cildir İçin Karar Rehberi

Profesyonel yönetim şirketi seçeneği büyük sitelerde mantıklıdır: çok bloklu yapılar, yüzü aşkın daire, tam zamanlı personel gerektiren operasyonlar. Ancak Ardahan gibi küçük-orta ölçekli illerde ve Cildir gibi ilçelerde bu segmente hizmet veren profesyonel şirket sayısı oldukça sınırlıdır. Hizmet bulunsa bile küçük ölçekli binalarda daire başı maliyet yüksek çıkabilir.

Pratikte en yaygın senaryo şudur: gönüllü ya da ücretli bireysel yönetici, üzerine iyi bir araç seti. Daire sayısı 30'un altında olan yapılarda bu kombinasyon hem maliyet açısından hem de esneklik açısından önde gelir. Yönetim planınız dışarıdan atanmış bir yöneticiye izin veriyorsa ve sitenizde güvenilir bir aday yoksa kısa vadeli danışman ya da muhasebeci desteğini değerlendirebilirsiniz; ancak birincil seçenek büyük ölçüde bireysel yönetimdir.

Üçüncü bir yol da var: kendiniz yönetin, ağır ve tekrarlayan işi yazılıma devredin. Bu kombinasyon özellikle Ardahan ve Cildir gibi lokasyonlarda profesyonel şirket alternatifinizin zayıf olduğu durumlarda en pratik çözüme dönüşüyor.

Site Banka Hesabı, Vergi Numarası ve Resmi Kayıtlar

Site adına banka hesabı açabilmek için öncelikle vergi numarası almanız gerekir; bu numara apartman yönetimi adına vergi dairesinden alınır. Başvuruda genellikle şunlar istenir: genel kurul karar defterinin yöneticiyi atayan sayfasının fotokopisi, yöneticinin kimlik belgesi ve imza beyannamesi. Belge listesi vergi dairelerine göre küçük farklılıklar gösterebileceğinden Ardahan Vergi Dairesi'ni önceden arayarak teyit edin.

Vergi numarasını aldıktan sonra bankalara başvurabilirsiniz; "... Apartmanı Yönetimi" ünvanıyla açılan bu hesaba sadece site gelirleri ve giderleri girmelidir. Kişisel hesabınızda site parasını tutmak hem muhasebe karmaşasına hem de olası hukuki sorumluluğa kapı aralar.

Kapıcı, temizlik personeli ya da güvenlik görevlisi çalıştırıyorsanız SGK yükümlülüğünüz doğar. Bu durumda işçi bildirimi ve prim takibini düzenli tutun. Vergi ve SGK konularında son sözü mali müşavirinize sorun; mevzuat değişiklikleri bu alanda sık yaşanır.

İlk Genel Kurul: Çağrıdan Karar Defterine

KMK m.29 uyarınca olağan genel kurul yılda en az bir kez yapılır. Çağrı, toplantı tarihinden en az 15 gün önce gündem belirtilerek tüm kat maliklerine imzalı tebligat ya da taahhütlü posta ile ulaştırılmalıdır; gündemsiz çağrı ile alınan kararlar itiraz halinde geçersiz sayılabilir.

KMK m.30'a göre ilk toplantıda çift çoğunluk aranır: hem kat maliki sayısının hem arsa payının yarısından fazlası katılmalıdır. Bu nisap (toplantı yeter sayısı) sağlanamazsa en geç bir hafta sonra ikinci toplantı yapılır; ikinci toplantıda katılanlarla karar alınır. Toplantıda alınan her karar KMK m.32 çerçevesinde karar defterine geçirilip tüm katılımcılarca imzalanmalıdır.

Sık yapılan üç hata: çağrıda gündemin belirtilmemesi, toplantı tutanağının imzalatılmaması ve vekâletnameyi düzensiz almak. Vekâletname noter onaylı olmak zorunda değildir; yazılı ve imzalı olması yeterlidir, ancak yönetim planınız daha katı bir kural koymuş olabilir. Dijital çağrı takibi, vekâlet yönetimi ve karar defteri için genel kurul yazılımı bu süreci belgelenebilir hâle getirir.

Yönetimi Devralın, Gerisini AI'a Bırakın: SiteYönetim Yeni Yöneticinin İşini Nasıl Üstlenir?

Yönetimi devralın. Gerisini AI'a bırakın.

Bu rehberde şimdiye kadar anlattığımız her adım — devir kaosu, aidat kovalamaca, genel kurul bürokrasisi, hukuki belirsizlik — gerçek ve zaman alan sorunlar. SiteYönetim'in mimarisi bu dertleri tek tek çözmek için kurulmuş; aşağıda her bir modülün hangi sorunu nasıl kapattığını somut senaryolarla gösteriyoruz.

AI Operatör

Günün sonunda "Bu ayki aidatını ödemeyen sekiz daireye nazik bir ödeme hatırlatması gönder" yazıyorsunuz. AI Operatör borçlu listesini sistemden çıkarır, hatırlatma metni hazırlar ve size sunar; sizin onayınız olmadan hiçbir mesaj gönderilmez. Onayladığınızda çıkar, onaylamazsanız durur. Bu adım atlanamaz — hem güvenlik hem de hukuki izlenebilirlik için zorunludur.

İkinci senaryo Cildir ve Ardahan'a özgü: Ocak ayının ortasında kazan dairesi arızası bildirimi geliyor. AI Operatör arıza kaydını açar, sözleşmeli tesisatçıya iş emri taslağı hazırlar ve onayınıza sunar. Onayladığınızda iş emri gider; siz sadece bir tuşa basıyorsunuz. Kışın -20 dereceye inen Cildir'de bu hızın önemi tartışılmaz.

Genel kurul senaryosunda da aynı mantık işler: çağrı metnini sistem hazırlar, gönderim tarihi 15 günlük yasal süreyi otomatik hesaplar, vekâletnameleri takip eder. Siz onaylar, sistem çalışır; "15 gün önceden çağrı" kuralını unutamazsınız çünkü sistem hatırlatır.

AI Danışman

"Aidatını 8 aydır ödemeyen malik için icra yoluna gitmeli miyim?" sorusunu sorduğunuzda AI Danışman, ictihatpro.com altyapısındaki 10 milyondan fazla emsal karara dayanarak KMK m.20 çerçevesinde size yol haritası çizer: yazılı hatırlatma aşaması, noter ihtarı, icra takibinin koşulları. Cevap somuttur, mevzuata dayalıdır.

Bir şerh: AI Danışman yol gösterir; dava sürecinde avukatınızın yerini tutmaz. Bu dürüstlüğü bilinçli söylüyoruz. Hukuki riskin yüksek olduğu bir durumda kendinizi doğru yönlendirme alıyorsunuz ve gerekirse uzmanla buluşuyorsunuz. Danışman sizi hazırlıksız avukata değil, hazırlıklı müvekkile dönüştürür.

Sitenin Karnesi

SiteYönetim her ay sitenize 100 üzerinden bir yönetim performans puanı verir. Puan; tahsilat oranı, açık arıza sayısı, yasal uyum durumu, genel kurul düzenliliği gibi verilerden oluşur. Yönetimi devraldığınız günkü karne 54 olabilir. Altı ay sonra 81'e çıktığında bu iki karneyi genel kurulda yan yana gösterebilirsiniz. "İyi yönetiyorum" demek yerine kanıtlarsınız; bu fark, güvensiz kat maliklerine karşı en güçlü araçtır.

7 Rol Bazlı Portal

Yönetici, sakin, mülk sahibi, denetçi, esnaf ve diğer roller kendi kapısından sisteme girer. Cildir'deki bir apartmanın maliği İstanbul'da yaşıyorsa borcunu kendi portalından görür, ödeme yapar — sizi aramaz. Denetçi portalı tüm gelir-gider kayıtlarını şeffaf biçimde sunar; "neden bu kadar para harcandı" kavgaları azalır. Her rol sadece kendi verisini görür; gizlilik korunur.

Deneme Daveti

14 gün ücretsiz, kredi kartı gerekmez, kurulum yok. Tek bir apartmandan başlayabilir, ilerleyen süreçte ölçekleyebilirsiniz. Uygulamaya başlamak için apartman yönetim programı sayfasından kaydolun.

Aidattan İhaleye: Günlük İşleri Sırtınızdan Alan Modüller

Yeni yöneticinin ilk yılı birkaç kritik adımdan geçer. Hangi modülün hangi aşamada devreye girdiğini kronolojik sırayla anlatalım.

Para işleri: Online aidat tahsilatı ile birlikte başlarsınız; her daire için otomatik borç kaydı oluşur, ödeme yapıldığında kapanır. Ardından muhasebe ve e-Fatura modülü devreye girer: tedarikçilere yapılan ödemeler, güvenlik faturası, asansör bakım sözleşmesi hepsi kayıt altına alınır. Cildir'in uzun kış sezonu merkezi yakıt sistemi gerektiren binalarda sayaç okuma ve gider paylaşımı modülü altın değerindedir: kalorimetre dönemini tartışmasız kapatır, kış faturası kavgası biter. Apartman muhasebe programı ve aidat takip programı bu aşamanın iki temel aracıdır.

Operasyon: Arıza ve bakım kayıtları, teknik işletme takvimi, duyuru ve push bildirimleri, otopark ve ziyaretçi yönetimi, personel takibi ve tedarikçi iletişimi hepsi aynı ekrandan yürütülür. Kışa kazan bakımı, bahara çatı ve yağmur iniş borusu kontrolü gibi takvimlenmiş bakımları sistem size hatırlatır; siz onaylar, takip edersiniz.

Rakiplerde olmayan iki modül: Mahalle Pazaryeri ve İhale Portalı. Çatı yalıtımı, asansör bakımı ya da boya-badana gibi büyük işleri kapalı zarf yerine şeffaf ve kayıtlı bir ortamda ihaleye açabilirsiniz. Ardahan veya Cildir çevresindeki tedarikçilerden teklif toplayabilir, üç teklifin karşılaştırmasını genel kurula belgeleyerek sunabilirsiniz. İhale Portalı ve site içi Mahalle Pazaryeri rakip yönetim yazılımlarında bulunmayan modüllerdir; şeffaflık ve belgeleme açısından bu fark kat maliklerine somut güvence sağlar.

Sıra sizden sonraki yöneticiye geldiğinde ise devir-teslim modülü devreye girer: tüm kayıtlar, sözleşmeler ve muhasebe belgeleri tek raporda toplanır. Bu rehberin başında anlattığımız devir kaosu sizden sonraki yönetici için geçmişte kalır; devir-teslim bir öğleden sonra sürer.

Cildir'in Koşulları Yönetim Planınızı Nasıl Şekillendirir?

Ardahan ili Türkiye'nin en soğuk ve en uzun kışlarından birini yaşar; Cildir da bu gerçekliğin tam merkezindedir. Aralık'tan Mart'a dört ay boyunca süren sert donlar, yöneticinin öncelik sıralamasını doğrudan belirler.

Yakıt Bütçesi ve Isıtma Kararı

Merkezi sistemlerde yakıt kalemi aidatın en büyük tek kalemini oluşturur. Bireysel ısıtma sistemine geçiş kararı genel kurulun yetkisindedir ve nisap (toplantı yeter sayısı) kurallarına tabidir; bu tür bir gündem varsa toplantı tarihini buna göre ayarlayın. Her iki durumda da yıllık yakıt tahmini Eylül başından bütçeye girilmeli, kış ortasında ek aidat kararı almak zorunda kalmamak için tampon pay bırakılmalıdır.

Don ve Tesisat Sorumluluğu

Boru patlamaları ve don hasarı Ardahan'da sık görülen sorunlardır. Yöneticinin yasal sorumluluğu ortak alan tesisatını kapsıyor; dış cephe boruları, bodrum su tesisatı ve çatı drenajı kış öncesinde kontrol edilmelidir. Sigorta poliçenizin bu hasarları kapsayıp kapsamadığını da gözden geçirin; ortak alan sigortası her bina için zorunlu değil ancak Cildir koşullarında güçlü bir önerdir.

Kar ve Buz Sorumluluğu

Binanın önündeki kaldırım ve ortak otopark alanının buz ve kardan temizlenmesi yöneticinin sorumluluğundadır. Bu temizlik için kim görevlendirilecek, hangi sıklıkla yapılacak ve maliyeti nasıl karşılanacak konuları işletme projesine yazılmalıdır. Pratik yaklaşım: kış bakım bütçesini yıllık işletme projesine ayrı kalem olarak ekleyin. Apartman yönetim programı üzerindeki bakım takvimi modülü, kar küreme ve boru kontrol tarihlerini sezon başında programlamanıza olanak tanır.

Cildir ve Çevresinde Site Yönetimi: Damal, Göle, Hanak, Merkez, Posof

Ardahan'ın ilçeleri birbirinden farklı konut yapısı profilleri taşır. Bu farklılıkları iki küme olarak değerlendirmek yönetim ihtiyaçlarını netleştirir.

İl merkezi ve görece yoğun ilçeler: Ardahan Merkez ilçe il genelinin en büyük konut stokunu barındırır; buradaki çok katlı yapılar profesyonelleşme baskısını daha güçlü hissettirir. Benzer biçimde Göle ilçesi de görece büyük ölçekli bir yapı profili sunar. Bu ilçelerde yönetici profilinin daha düzenli kayıt ve tahsilat sistemine ihtiyaç duyduğu gözlemleniyor.

Küçük ölçekli ve kırsal profil: Cildir, Damal, Hanak ve Posof ilçeleri daha az daireli apartmanlar ve kırsal konut dokusuyla öne çıkar. Bu ilçelerde gönüllü yönetici en yaygın seçenektir; profesyonel yönetim şirketi arzı oldukça sınırlıdır. Temel defter düzeni ve aidat takibini sağlam kurmak bu yapılar için yeterlidir; karmaşık sistemlere gerek olmayabilir.

Her iki küme için de geçerli olan tek ortak nokta şudur: bulut tabanlı bir yapıda çalıştığı için Damal'daki apartmanla Cildir'deki siteyi aynı panelden, hiçbir kurulum olmadan yönetebilirsiniz. Ardahan geneli site yönetimi rehberine de göz atarak il ölçeğindeki bilgileri tamamlayabilirsiniz.

KVKK, İş Güvenliği ve Yöneticinin Yasal Sorumlulukları

Yöneticinin yasal sorumlulukları KMK m.38 kapsamında tanımlanır: yönetici vekil sıfatıyla hareket eder ve işlemlerinden kat maliklerine karşı hesap verir. Bu sorumluluk hem maddi hem de hukuki boyut taşır; bilgi eksikliği koruma sağlamaz.

Binada güvenlik kamerası varsa KVKK kapsamında aydınlatma yükümlülüğünüz doğar. Kamera alanı içinde kalan kişileri bilgilendiren ve kayıt amacını açıklayan bir aydınlatma metni asılı olmalıdır. Kat malikleri ve sakinlerin iletişim listesi de kişisel veridir; bu liste yalnızca bina yönetimi amacıyla kullanılabilir, üçüncü taraflarla paylaşılamaz.

Kapıcı, temizlik personeli ya da güvenlik görevlisi çalıştırıyorsanız SGK bildirimi zorunludur; ayrıca iş güvenliği ve yıllık izin gibi işçi hakları yükümlülükleri de devreye girer. Bu konularda güncel yükümlülükleri Ardahan'daki bir mali müşavirden teyit edin; iş hukuku mevzuatı sık değişkenlik gösterir. KVKK ve yasal uyum modülü aydınlatma metinlerini ve belge arşivini hazır tutarak bu yükümlülüklerin takibini kolaylaştırır.

Sık Yapılan 7 Yeni Yönetici Hatası (Cildir ve Ardahan Deneyimiyle)

Yeni yöneticilerin tekrarlayan hataları her ilde benzerdir; bazıları Cildir ve Ardahan koşullarında özellikle ağır sonuç doğurabilir.

1. Kişisel hesapta site parası tutmak. Site gelirlerini kişisel banka hesabında tutmak hem muhasebe karmaşasına hem de kişisel sorumluluk riskine yol açar; site adına ayrı hesap açılması zorunludur.
2. Elden para toplamak. Elden yapılan tahsilatlar izlenebilir değildir; ödeme yapıldığına ya da yapılmadığına dair ispat güçlüğü doğabilir. Tüm ödemeler banka ya da online kanal üzerinden geçmelidir.
3. Karar defterini işlememek. Genel kurul kararları ya da yönetim kararları yazılmadan ve imzalanmadan geçersiz sayılabilir. Defter başlangıçtan itibaren eksiksiz tutulmalıdır.
4. Gündemsiz genel kurul çağrısı yapmak. Çağrıda gündem belirtilmeden yapılan toplantılarda alınan kararlar itiraz halinde geçersiz hâle gelebilir.
5. İşletme projesi hazırlamamak. KMK m.37'nin öngördüğü işletme projesi olmadan aidat miktarının yasal dayanağı zayıflar; bütçe sürprizleri kaçınılmaz olur.
6. Gecikme tazminatını uygulamamak. Zamanında ödeyenlerin aleyhine ayrımcılık doğurur; geç ödeyenlere uygulanan yasal tazminat, düzenli ödemeyi teşvik eden temel araçtır.
7. Kış bakımını Kasım'a bırakmak. Ardahan'da ve Cildir'de kazan ile kombi bakımını Kasım ayına bırakmak, ilk soğuklarda arıza kuyruğuyla tanışmak anlamına gelir. Bakım randevularını Eylül-Ekim döneminde alın; donun boru hasarı açısından en kritik dönemini de Ekim sonunda tesisat kontrolüyle geçin.