Site Yönetimi

Apartman Genel Kurulu Nasıl Yapılır? KMK'ya Uygun Adımlar

Apartman genel kurulunu KMK'ya uygun yürütmek için çağrı mektubu, nisap hesabı, oy kullanımı ve tutanak düzenleme adımlarını öğrenin; sık yapılan hataları atlayın.

Apartman Genel Kurulu Nasıl Yapılır? KMK'ya Uygun Adımlar

Apartman genel kurulu, kat maliklerinin 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu (KMK) çerçevesinde yılda en az bir kez bir araya gelerek yönetici seçimi, bütçe onayı ve ortak alan kararlarını aldığı zorunlu toplantıdır. Doğru adımları bilmeden yapılan toplantılar hukuki geçerliliğini yitirebilir; bu rehber tüm süreci başından sonuna açıklar.

Kat Mülkiyeti Kanunu Genel Kurulu Nasıl Tanımlıyor?

634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanununda apartman genel kurulu tanımı ve yasal çerçeve

634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu, kat maliklerinin birlikte yaşam düzenini ve ortak mülkiyet haklarını korumak amacıyla belirli mekanizmalar oluşturmuştur. Bu mekanizmaların en temelini kat malikleri kurulu, yani genel kurul oluşturur. Kanun, kat maliklerini hem hak sahibi hem de sorumluluk yüklenen bireyler olarak konumlandırır; bu dengeyi kuran da genel kurul kararlarıdır.

KMK'nın ilgili maddelerine göre kat malikleri kurulu, yılda en az bir kez olağan toplantı yapmak zorundadır. Olağan toplantı genellikle hesap yılının sona ermesinin ardından üç ay içinde yapılır. Bunun yanı sıra yönetici ya da kat maliklerinin beşte birinin yazılı talebi halinde olağanüstü toplantı da gündemsiz geçerli sayılmaz; acil durumlar bile bu prosedüre tabidir.

Kanunun getirdiği nisap kuralı da son derece belirleyicidir: toplantı geçerli sayılabilmesi için kat maliklerinin sayı ve arsa payı bakımından yarısından fazlasının katılımı aranır. Bu şart sağlanamazsa toplantı ikinci kez çağrıya çıkarılır ve ikinci toplantıda nisap aranmaz; yani kaç kişi gelirse gelsin karar alınabilir. Uygulamada pek çok apartmanda ilk toplantı nisabı tutmadığı için gereksiz zaman ve para kaybı yaşanmaktadır. Süreci dijital araçlarla yönetenler bu riski önemli ölçüde azaltmaktadır.

Kanunun öngördüğü oy hesabı da ayrı bir incelik taşır. Bazı kararlar oy çokluğuyla alınırken — örneğin olağan yönetici seçimi — bazıları oy birliği gerektirir. Aradaki farkı bilmemek, alınan kararın sonradan itiraz yoluyla iptale uğramasına neden olabilir. Bu nedenle genel kurula hazırlık sürecinde her gündem maddesi için gerekli oy oranını ayrı ayrı belirlemek, ciddi hukuki riskleri bertaraf eder.

Toplantı Öncesi Hazırlık: Gündem ve Çağrı Mektubu

Apartman genel kurulu çağrı mektubu ve gündem hazırlığı süreci

Genel kurul toplantısının hukuken geçerli olabilmesi için hazırlık aşaması son derece kritiktir. KMK'ya göre toplantı daveti, kat maliklerine veya bunların yerine kaim olan vekillerine toplantı tarihinden en az on beş gün önce tebliğ edilmelidir. Bu tebligat yönetici tarafından noter aracılığıyla, iadeli taahhütlü mektupla ya da tapuya kayıtlı adrese gönderilen yazılı bildirimle yapılabilir. Tebligat belgesi saklanmak zorundadır; aksi hâlde toplantı geçerliliği sorgulanabilir.

Gündemin eksiksiz hazırlanması da en az tebligat kadar önemlidir. Toplantıda yalnızca gündemde yer alan konular görüşülüp karara bağlanabilir. Gündem dışı bir konu oylamaya sunulursa bu karar hukuki açıdan zayıf kalır ve ileride itirazla karşılaşabilir. Gündemde yer alması gereken standart maddeler şunlardır: bir önceki döneme ait hesapların incelenmesi, yönetimin ibra edilmesi, yeni dönem bütçesinin görüşülmesi, yönetici ve denetçi seçimi, ortak alanlara ilişkin tadilat veya yenileme kararları.

Çağrı mektubunun içeriğinde toplantının yeri, tarihi, saati ve gündem açıkça belirtilmelidir. İkinci toplantı için de tarih önceden bildirilmeli; iki toplantı arasında en az bir hafta bulunmalıdır. Bazı yöneticiler ilk ve ikinci toplantıyı aynı gün farklı saatlerde tutmaya çalışır; bu uygulama KMK'nın ruhuna aykırı olduğu için tavsiye edilmez. İkinci toplantı için ayrı bir tebligat yapmak hem hukuki güvenliği artırır hem de kat maliklerine katılım için yeterli süre tanır.

Hazırlık sürecini kolaylaştırmanın pratik yolu, katılımcı listesini önceden güncellemektir. Daire sahipleri değişmiş olabilir; tapudan yeni malik bilgileri alınarak tebligat listesi güncellenmelidir. Kiracıların adına oy kullanması için noterde düzenlenmiş vekaletname zorunludur; sıradan yazılı vekaletname genel kurulda geçerli sayılmaz.

Nisap Hesabı ve Katılımcı Listesinin Tutulması

Apartman genel kurulu nisap hesabı ve katılımcı listesi kontrolü

Toplantı başlamadan önce yapılması gereken en kritik işlem nisap kontrolüdür. Nisap, toplantının yasal açıdan geçerli sayılabilmesi için gereken asgari katılım oranını ifade eder. KMK gereğince olağan toplantılarda kat maliklerinin hem sayı hem de arsa payı bakımından yarıdan fazlasının hazır bulunması aranır. Bu iki koşulun birlikte sağlanması gerekir; yalnızca birinin tutması yeterli değildir.

Nisap hesabı şu şekilde yapılır: önce binadaki bağımsız bölüm sayısı belirlenir, ardından her bölümün arsa payı tapu kayıtlarından tespit edilir. Toplantıya katılan kat maliklerinin temsil ettiği bölüm sayısı ve arsa payı toplamı bu eşiği geçmiyorsa toplantı açılamaz. Örneğin 20 daireli bir binada en az 11 daire sahibinin hem sayı hem arsa payı olarak çoğunluğu oluşturması gerekebilir; oran dağılımına göre bu sayı farklılaşabilir.

Katılımcı listesi, toplantı başında imza defterine ya da dijital ortamda hazırlanan katılım çizelgesine işlenmelidir. Her kat maliki adı-soyadı, bağımsız bölüm numarası ve imzasıyla kaydedilir. Vekaleten katılanlar için vekaletname aslı alınarak liste düzenlenir. Bu liste tutanağın ayrılmaz bir parçasıdır ve sonradan itiraz halinde mahkemeye sunulacak en önemli belgedir.

Dijital genel kurul yazılımları, nisap hesabını otomatik yaparak yöneticilerin hatasını minimize eder. Arsa payı bilgileri sisteme bir kez girildikten sonra her toplantıda anlık nisap kontrolü yapılabilir; toplantı açılmadan sistem yeşil ışık vermeden genel kurul başlamaz. Bu basit otomasyon, onlarca saatlik hukuki risk ve itiraz sürecini önleyebilir.

Toplantının Açılışı ve Divan Oluşturulması

Apartman genel kurulu divan heyeti oluşturma ve toplantı açılış prosedürü

Nisap sağlandıktan sonra toplantı resmen açılır ve ilk iş olarak divan oluşturulur. Divan; bir başkan, bir başkan yardımcısı ve bir kâtipten oluşur. Bunlar kat maliklerinin kendi aralarından seçtikleri kişilerdir; zorunlu olmamakla birlikte tarafsız ve organizasyon becerisine sahip isimler tercih edilmelidir. Divan, toplantı boyunca söz sıralamasını yapar, oylamaları yönetir ve kararları tutanağa geçirir.

Divan başkanı toplantıyı açtıktan sonra önceki toplantının tutanağı okunur ve onaylanır. Bu işlem hem yasal bir zorunluluk hem de kat maliklerine önceki dönem kararlarını hatırlatma fırsatıdır. Eğer önceki dönemde alınan kararlarda uygulama eksiklikleri varsa bu aşamada dile getirilmesi, gündem maddeleri arasında değil ek süre olarak tartışılması gerekir.

Ardından gündem sırayla işlenir. Her madde için divan başkanı söz ister, görüşler alınır ve oy kullanılır. Oy kullanımı açık ya da gizli oylama şeklinde yapılabilir; yönetici seçimi gibi hassas konularda gizli oy kullanılması önerilir. Oylar elle kaldırılarak, oy pusulasıyla ya da dijital sistemle sayılabilir.

Toplantı sırasında sıklıkla yaşanan bir sorun, bazı kat maliklerinin gündem dışı konuları gündeme taşıma çabasıdır. Divan başkanının bu durumu kararlılıkla yönetmesi gerekir; "dilek ve temenniler" maddesi varsa o bölüme kaydedilmesi, yoksa ayrı bir toplantıya ya da yöneticiye yazılı bildirim yoluyla iletilmesi önerilmelidir.

Oy Kullanımı ve Karar Alma Nisapları

Apartman genel kurulunda oy kullanımı çoğunluk ve oybirliği karar nisapları

Genel kurulda her karar aynı oranla alınamaz. KMK, kararın ağırlığına göre farklı nisaplar öngörmüştür. Bunları karıştırmak, kararın sonradan iptaliyle sonuçlanabilir. Aşağıdaki tablo en sık karşılaşılan karar türlerini ve gerekli nisapları özetlemektedir:

Karar Türü Gerekli Nisap Örnek Durumlar
Olağan Yönetici Seçimi Çoğunluk (sayı + pay) Yönetici atama, görevden alma
Ortak Alan Onarım / Tadilat Çoğunluk Çatı tamiri, asansör yenileme
Yönetim Planı Değişikliği 4/5 çoğunluk Plan maddelerinin güncellenmesi
Bağımsız Bölüm Ekleme/Birleştirme Oybirliği Daire birleştirme projeleri
Acil Ortak Gider Kararı Çoğunluk Su baskını, yangın hasarı giderleri

Oy kullanma hakkı arsa payı oranında değil, bağımsız bölüm başına bir oy esasına göre kullanılır; ancak bir kişinin birden fazla bağımsız bölümü varsa her bölüm için ayrı oy hakkı söz konusudur. Bununla birlikte tek bir kişi toplam oyların üçte birinden fazlasını kullansa bile o oylar üçte bir olarak sayılır. Bu kural, büyük pay sahiplerinin kararları tek başına domine etmesini engeller.

Çekimser oy geçerli sayılmaz; yani nisap hesabında çekimserlerin payı ne lehte ne aleyhte değerlendirilir. Aleyhte oy kullanan bir kat maliki, kararın tutanağa geçirilmesinden itibaren belirli süreler içinde mahkemeye itiraz hakkına sahiptir. Bu nedenle tutanakta muhalefet şerhlerinin eksiksiz kayıt altına alınması hem kat malikleri hem de yönetici açısından önem taşır.

Oy kullananların listesi de tutanağa eklenir. Özellikle yakın oranlarla alınan kararlarda bu liste belirleyici delil niteliği taşır. Apartman yönetim programları, oy sayımı ve katılımcı listesini otomatik olarak tutanağa aktararak bu kritik adımı hatasız yürütmeye yardımcı olur.

Tutanak Düzenleme ve İmzalama Süreci

Apartman genel kurulu toplantı tutanağı düzenleme ve imzalama adımları

Toplantının hukuki geçerliliğini pekiştiren en önemli belge, usulüne uygun düzenlenmiş tutanaktır. Tutanakta bulunması zorunlu bilgiler şunlardır: toplantının tarihi, saati ve yeri; katılan kat maliklerinin isim listesi ve arsa payları; gündem maddeleri ile her madde için yapılan görüşmelerin özeti; kullanılan oy sayıları ve alınan kararlar; muhalefet şerhleri; divan üyelerinin imzaları.

Tutanak, toplantı bitiminden önce kâtip tarafından taslak olarak hazırlanır ve divan başkanı ile üyeleri tarafından okunup imzalanır. İmzasız tutanak hukuki değer taşımaz. Bazı yöneticiler toplantı sonrasında tutanağı düzenleyip imzalatmayı ihmal eder; bu durum sonradan ciddi sorunlara yol açar. En sağlam uygulama, tutanağı toplantı salonunda hazırlayıp toplantıdan ayrılmadan önce imzalatmaktır.

Tutanağın noterde onaylatılması zorunlu değildir; ancak özellikle tartışmalı toplantılarda noter onaylı tutanak sonraki hukuki süreçlerde güçlü bir delil oluşturur. Tutanağın bir nüshası yönetim dosyasında muhafaza edilmeli, kat maliklerine talep halinde elden veya dijital ortamda iletilmelidir. Bazı yöneticiler tutanak özetini panoya asarak şeffaflığı artırmaktadır; bu iyi bir uygulamadır.

Tutanaklar en az beş yıl saklanmalıdır. Kağıt ortamında saklama güvenilir olmaya devam etmekle birlikte, dijital arşivleme sistemi kullanan yapılar belgelere daha hızlı erişim sağlamakta ve kayıp riskini ortadan kaldırmaktadır. Yıllık arşiv düzeni, özellikle yönetici değişikliklerinde devamlılığı garanti eder.

Yönetici ve Denetçi Seçimi

Apartman genel kurulunda yönetici ve denetçi seçimi prosedürü ve görev süresi

Genel kurulun en kritik gündem maddelerinden biri yönetici seçimidir. KMK'ya göre yönetici kat malikleri arasından seçilebileceği gibi, anlaşma sağlanması halinde dışarıdan profesyonel bir yönetici de atanabilir. Beş veya daha fazla bağımsız bölüm içeren yapılarda yönetici seçilmesi zorunludur; daha küçük yapılarda kat malikleri bu sorumluluğu paylaşabilir.

Yönetici, genel kurulun çoğunluk kararıyla seçilir ve en fazla iki yıl görev yapar; ancak genel kurul kararıyla yeniden seçilebilir. Yöneticinin görevleri arasında ortak giderlerin tahsilatı, bakım ve onarım işlemlerinin yürütülmesi, bina sigortasının yaptırılması ve kat maliklerini temsil ederek üçüncü şahıslarla yazışma yapılması yer alır. Bu görevlerin ağırlığı göz önüne alındığında, yönetici seçiminde yetkinlik ve güvenilirliğin ön plana çıkarılması bina sakinleri için büyük önem taşır.

Denetçi ya da denetim kurulu seçimi de aynı toplantıda yapılmalıdır. Denetçinin görevi, yöneticinin hesaplarını düzenli olarak kontrol etmek ve genel kurula rapor sunmaktır. KMK, denetçinin yöneticiden bağımsız olmasını şart koşmaktadır; bu nedenle aynı kişi hem yönetici hem denetçi olamaz. Denetim mekanizması çalıştığında hem yönetici hem de kat malikleri korunmuş olur.

Profesyonel yönetim şirketleriyle çalışma eğilimi son yıllarda hız kazanmaktadır. Bu şirketler KMK bilgisi, muhasebe altyapısı ve acil müdahale ekipleriyle binaların yönetimini sistemli hale getirir. Site yönetim yazılımı kullanan profesyonel firmalar, genel kurul süreçlerini de dijital olarak yönetmekte; çağrıdan tutanağa tüm belgeleri arşivlemektedir.

Bütçe Görüşmesi ve Aidat Belirlenmesi

Apartman genel kurulunda yıllık bütçe görüşmesi ve aidat miktarı belirleme süreci

Genel kurulun mali ayağını oluşturan bütçe görüşmesi, çoğu kat maliki için en doğrudan ilgi duyduğu gündem maddesidir. Bu aşamada bir önceki dönemin gelir-gider tablosu sunulur, yöneticinin hesapları incelenir ve yeni dönem bütçesi oylanır. Bütçe onaylanırken aynı zamanda her bağımsız bölümden alınacak aylık aidat miktarı da belirlenir.

Aidat hesabı yapılırken binanın bakım, temizlik, asansör, sigorta, ortak elektrik ve su giderleri ile olası onarım rezervi dikkate alınmalıdır. Gerçekçi bir bütçe, yıl içinde ek tahsilat ihtiyacını önler. Bütçede mümkün olduğunca kalemler ayrıştırılmalı; yöneticinin takdir yetkisine bırakılan genel kalem miktarı sınırlandırılmalıdır. Şeffaf bir bütçe sunumu, kat maliklerinin güvenini kazanmak açısından da kritik önem taşır.

Aidat borcunu zamanında ödemeyen kat maliklerine KMK kapsamında aylık %5 gecikme tazminatı uygulanır. Bu tazminat oranı kanunda belirlenmiştir ve genel kurul kararıyla değiştirilemez. Birikmiş aidat borçları için yönetici önce ihtarname gönderir; sonuç alınamazsa icra yoluna başvurabilir. Genel kurulda bu tahsilat politikasının açıkça benimsenmesi, yöneticinin elini güçlendirir.

Bütçe görüşmesinde pratik bir ipucu: geçen yılın harcamaları kalem kalem sunulduğunda kat malikleri rakamları somutlaştırabilir ve itirazları azalır. Yalnızca toplam rakam verildiğinde şüphe ve soru yağmuru kaçınılmaz olur. Ayrıca olası büyük giderler (çatı yenileme, asansör değişimi) için uzun vadeli rezerv fonu oluşturulması, ani yükleri dağıtmanın en akılcı yoludur.

Dikkat: Genel kurulda onaylanan bütçeyi aşan harcamalar için yöneticinin ayrıca kat maliklerinin onayını alması gerekir. Onaysız yapılan aşım harcamaları yöneticinin kişisel sorumluluğunu doğurabilir; bu nedenle acil durumlar dışında bütçe dışına çıkmaktan kaçının ve acil harcamaları yazılı olarak kayıt altına alın.

Ortak Alan Kararları ve Tadilat Onayı

Apartman genel kurulunda ortak alan tadilat ve onarım kararları alma süreci

Binada yapılmak istenen büyük tadilat, dönüşüm veya ekleme işlerinin büyük çoğunluğu genel kurul onayı gerektirmektedir. Çatı izolasyonu, dış cephe boyası, asansör değişimi, otoparkın yeniden düzenlenmesi, güneş enerjisi sistemi kurulumu gibi işlemler bu kapsamda değerlendirilir. Onay alınmadan başlatılan tadilat işlemleri, diğer kat maliklerinin itirazına ve yargı yoluna açık hale gelir.

KMK, bazı değişiklikler için salt çoğunluğu yeterli bulurken bazıları için nitelikli çoğunluk veya oybirliği arar. Örneğin binanın güçlendirilmesi kapsamındaki yapısal değişiklikler, kat maliklerinin dörtte üçünün onayını gerektirebilir. Bu nedenle gündem hazırlanırken her tadilat kalemi için gerekli onay nisabının ayrı ayrı belirlenmesi ve toplantı öncesinde kat maliklerine bilgi verilmesi, görüşmelerin sürtüşmesiz geçmesini sağlar.

Ortak alan kararlarında maliyet tahmini de sunulmalıdır. Genel kurulda yalnızca "asansör yenilensin" kararı alınıp maliyet belirsiz bırakılırsa, bütçe aşımı nedeniyle ilerleyen aylarda tekrar toplantı yapma zorunluluğu doğar. En verimli uygulama, teklif toplandıktan sonra genel kurula iki ya da üç firmanın fiyat teklifini sunmak, kat maliklerinin hem kararı hem de tutarı aynı toplantıda onaylamasını sağlamaktır.

Büyük tadilat projelerinde ayrı bir tadilat hesabı açılarak toplanan ödemelerin izlenebilir tutulması hem şeffaflığı artırır hem de muhasebe açısından kolaylık sağlar. Ortak hesap hareketleri denetçi tarafından takip edilmeli ve her toplantıda raporlanmalıdır.

Genel Kurul Kararlarına İtiraz ve Hukuki Süreç

Apartman genel kurulu kararlarına itiraz ve hukuki itiraz süreci KMK kapsamında

Her kat maliki, genel kurulda alınan kararlara karşı yargı yoluna başvurma hakkına sahiptir. KMK'ya göre itiraz süresi, karara katılmayan kat malikinin kararı öğrendiği tarihten itibaren başlar ve belirli bir süreyle sınırlıdır. Bu süreyi kaçıran kat maliki hakkını yitirir; bu nedenle muhalefet şerhinin tutanağa geçirilmesi hem bildirim tarihi hem de itiraz gerekçesi açısından kritik önem taşır.

İtiraz davası, taşınmazın bulunduğu yerdeki sulh hukuk mahkemesinde açılır. Mahkeme, kararın usul bakımından mı (çağrı yapılmamış, nisap sağlanmamış, gündem dışı karar alınmış) yoksa esas bakımından mı (hakkaniyet veya kanuna aykırı) bozulacağını inceler. Usul hataları genellikle kararı doğrudan iptal ettirirken, esas hataları daha karmaşık bir değerlendirme sürecini gerektirir.

Uygulamada sıklıkla karşılaşılan hukuki sorunlar şunlardır: tebligatın yapılmadığı ya da usulsüz yapıldığı iddiası, nisabın yanlış hesaplandığı iddiası, gündem dışı kararların alınması ve oylamanın gizli yapılmaması gereken yerde gizli yapılması. Bu sorunların büyük çoğunluğu dikkatli bir hazırlık ve prosedüre sadakatle önlenebilir.

Hukuki süreçler hem zaman hem para hem de komşuluk ilişkileri açısından yıpratıcıdır. Bu nedenle genel kurulları mevzuata tam uyumlu biçimde yürütmek, sonradan çıkabilecek itiraz riskini en aza indirmenin tek güvenilir yoludur. Gerektiğinde bir avukata ya da profesyonel yönetim şirketine danışmak, uzun vadeli sorunları önler. Bu makale genel bilgi niteliğinde olup hukuki tavsiye değildir; somut durumlar için bir avukattan profesyonel görüş almanız önerilir.

Dijital Genel Kurul: Yazılım Desteğiyle Süreç Yönetimi

Apartman genel kurulu dijital yazılım destekli süreç yönetimi ve online oy kullanımı

Teknolojinin gelişmesiyle birlikte genel kurul süreçleri de dijitalleşmeye başlamıştır. Özellikle büyük site ve apartmanlarda elektronik çağrı, dijital katılım takibi, anlık nisap hesabı ve online oy kullanımı giderek yaygınlaşmaktadır. Bu araçlar, hem yöneticilerin iş yükünü azaltmakta hem de katılım oranlarını yükseltmektedir.

Dijital genel kurul yazılımları, çağrı mektuplarını e-posta ve SMS yoluyla otomatik göndererek posta maliyetini ortadan kaldırır. Katılımcı listesi sisteme entegre olduğu için nisap hesabı gerçek zamanlı yapılabilir; toplantı başlamadan önce kaçta kaç kat malikinin hazır olduğu anlık görüntülenebilir. Oylama aşamasında her kat malikinin oyu sistem üzerinden kaydedilir; el sayımı ya da oy pusulası hatalarının önüne geçilmiş olur.

Tutanak oluşturma da büyük ölçüde otomatikleştirilebilir. Sistem, katılan kat maliklerini, alınan kararları ve oy oranlarını otomatik olarak tutanağa dönüştürür; divan başkanı ve üyelerinin e-imzasıyla belgeler dijital arşive kaydedilir. Bu arşiv yılar sonra bile anında erişilebilir durumdadır.

Öte yandan KMK, fiziksel toplantı zorunluluğunu henüz kaldırmamıştır. Dijital araçlar toplantıya yardımcı olmak için kullanılabilir; ancak tamamen çevrimiçi genel kurul yapabilmek için yasal düzenleme henüz tamamlanmamıştır. Mevcut durumda dijital araçlar hazırlık, takip ve arşivleme aşamalarında azami faydayı sağlamaktadır. Genel kurul yazılımı seçerken KMK uyumluluğu, e-imza entegrasyonu ve kullanım kolaylığı öncelikli kriterler olmalıdır.

Sık Yapılan Hatalar ve Kaçınma Yolları

Apartman genel kurulunda sık yapılan hatalar ve kaçınma yolları listesi

Yıllar içinde binlerce genel kurulda gözlemlenen hatalar incelendiğinde, aynı hataların tekrar tekrar yapıldığı görülmektedir. Bu hataların farkında olmak ve önlemini almak, hem yönetici hem de kat malikleri için büyük değer taşır. Aşağıda en sık karşılaşılan sorunlar ve bunların çözümleri listelenmiştir:

  • Eksik veya geç tebligat: Çağrı mektupları yasal 15 günlük süreye uyulmadan gönderilirse toplantı usul hatası barındırır. Çözüm: tebligat tarihlerini takvime işleyin ve belgeleri saklayın.
  • Nisap hesaplama hatası: Arsa payı değil sadece daire sayısı sayılarak nisap hesaplamak sık rastlanan bir yanlışlıktır. Çözüm: tapu kayıtlarından arsa payı listesi hazırlayın.
  • Gündem dışı karar almak: Toplantıda çıkan tartışmayla alınan ani kararlar iptale açık hale gelir. Çözüm: divan başkanı gündem disiplinini kararlılıkla uygulasın.
  • Tutanağın imzasız kalması: Toplantı bitmeden divan üyelerinden biri ya da daha fazlası ayrılırsa tutanak imzasız kalabilir. Çözüm: imzaları toplantı bitmeden alın.
  • Vekaletnamesiz oy kullanımı: Sözlü vekalet ya da adi yazılı vekaletname geçersizdir. Çözüm: noterde düzenlenmiş vekaletname şartını önceden duyurun.
  • Aidat gecikmelerini takip etmemek: Gecikme tazminatı uygulanmadan aidat alınması bütçe açığına yol açar. Çözüm: KMK'nın öngördüğü %5 tazminatı sistematik olarak uygulayın.
  • Kararları kat maliklerine bildirmemek: Alınan kararların tüm bağımsız bölüm sahiplerine duyurulmaması bilgi asimetrisine ve çatışmaya zemin hazırlar. Çözüm: toplantı tutanağını tüm kat maliklerine ulaştırın.

Bu hataların büyük çoğunluğu basit bir önlem listesi ve disiplinli süreç yönetimiyle önlenebilir. Profesyonel destek almaktan çekinmeyin; küçük bir danışmanlık bedeli, olası bir hukuki sürecin maliyetinin çok altındadır.

Sık Sorulan Sorular

Apartman genel kurulu hakkında sık sorulan sorular ve KMK kapsamında yanıtları
Kiracı genel kurula katılabilir mi?
Genel kurulda oy kullanma hakkı yalnızca kat maliklerine aittir. Kiracılar, kat maliki tarafından noterde düzenlenmiş özel vekaletname verilmesi halinde oy kullanabilir; ancak kendi inisiyatifleriyle katılım sağlayamazlar. Vekaletname olmaksızın kiracının kullandığı oy geçersiz sayılır ve tutanağa yansıması durumunda toplantının hukuki geçerliliği sorgulanabilir.
İlk toplantıda nisap sağlanamazsa ne olur?
İlk toplantıda nisap sağlanamazsa toplantı ertelenir ve en az bir hafta arayla ikinci toplantı yapılır. İkinci toplantıda nisap aranmaz; katılan kat malikleri sayısından bağımsız olarak gündem görüşülüp karar alınabilir. Bunun için ikinci toplantı tarihinin ilk toplantıya çağrıda belirtilmesi ya da ayrıca tebligat yapılması gerekir.
Toplantıya katılamayan kat maliki nasıl oy kullanır?
Toplantıya katılamayan kat maliki, noterde düzenlenmiş vekâletname ile güvendiği bir kişiyi temsilci olarak atayabilir. Bu temsilci kat maliki olmak zorunda değildir; herhangi bir gerçek kişi vekil tayin edilebilir. Vekaletname aslı toplantı başında divana teslim edilmeli ve katılımcı listesine işlenmelidir. Sıradan yazılı vekaletname ya da sözlü yetki geçerli değildir.
Genel kurul kararları ne kadar süre içinde itirazla iptal ettirilebilir?
KMK kapsamında genel kurul kararlarına itiraz için öngörülen süre, kararın öğrenildiği tarihten itibaren işlemeye başlar. Muhalefet şerhini tutanağa geçiren kat maliki kararı öğrendiği andan, toplantıya katılmayan kat maliki ise karardan haberdar olduğu andan itibaren bu süreyi başlatmış sayılır. Süreyi kaçırmamak için itiraz niyeti varsa bir avukattan acilen görüş alınması önerilir; bu makale hukuki tavsiye değildir.

Apartman genel kurulunu başından sonuna dijital, hatasız ve KMK'ya tam uyumlu yönetmek istiyorsanız genel kurul yazılımımızı inceleyin. Çağrı mektubundan tutanağa, nisap hesabından oy sayımına kadar tüm adımlar tek platformda; belgeler otomatik arşivlenir, hiçbir adım atlanmaz.

Yönetimi dijitalleştirmeye hazır mısınız?

SiteYönetim ile aidat, muhasebe, genel kurul ve arıza takibini tek platformda yönetin. 14 gün ücretsiz deneyin.

Ücretsiz Başlayın
Tüm yazılara dön