Online Genel Kurul Yasal Olarak Geçerli mi?

Online (dijital) genel kurul, 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu'nun mevcut hükümleri çerçevesinde doğrudan bir yasal dayanak bulunmadığından tartışmalı olmaya devam etmektedir; ancak kat malikleri kurulu, yönetim planında açık hüküm tesis ederek ya da oy birliğiyle karar alarak dijital toplantıya kapı aralayabilmektedir. Bu makalede online genel kurulun yasal sınırlarını, risklerini ve pratik çözümlerini ayrıntılı biçimde ele alıyoruz.

Kat Mülkiyeti Kanunu'nda Genel Kurulun Hukuki Çerçevesi

634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu, apartman ve site yönetiminin temel hukuki omurgasını oluşturmaktadır. Kanun, kat maliklerinin belirli aralıklarla toplanmasını, ortak giderler, yönetim planı değişiklikleri ve yönetici seçimi gibi kritik konuları müzakere etmesini zorunlu kılmaktadır. Toplantı çağrısından nisaba, oy hesabından tutanak düzenlemesine kadar uzanan bu süreç, onlarca yıldır yüz yüze toplantı esasına göre işlemektedir.

Kanun'un ilgili maddelerinde "toplantı" kavramı için fiziksel bir mekân varsayımı hâkimdir; ancak maddeler dijital ortamı açıkça yasaklamamaktadır. Bu gri alan, uygulamada ciddi bir tartışma konusu olmaktadır. Yargıtay içtihatları ve Çevre, Şehircilik ve İklim Değişikliği Bakanlığı'nın yayımladığı yönetim planı rehberleri, yüz yüze toplantının esas olduğunu vurgulamakla birlikte teknolojiyle desteklenen hibrit modellere kapıyı tamamen kapatmamaktadır.

Uygulamada karşılaşılan temel sorun şudur: Genel kurulda alınan kararların ilerleyen süreçte bir kat maliki tarafından iptali için dava açılması durumunda, dijital ortamda yapılan toplantının geçerliliği mahkemece sorgulanabilmektedir. Bu nedenle hukuki güvence sağlanmadan gerçekleştirilen online toplantılar, kararların sonradan iptal edilmesi riskini barındırmaktadır.

Öte yandan Türk Ticaret Kanunu kapsamındaki anonim ve limited şirketlerde elektronik genel kurul düzenlemesi 2012'den bu yana mevcuttur. Kat mülkiyeti alanında benzer bir düzenleme henüz hayata geçirilmemiş olsa da bu örnek, yasal zemin oluşturulduğunda dijital toplantının işler kılınabileceğini ortaya koymaktadır.

Online Genel Kurul Neden Tartışmalıdır?

Dijital genel kurulun tartışmalı olmasının başında kimlik doğrulama meselesi gelmektedir. Fiziksel toplantılarda kat maliki bizzat hazır bulunur; nüfus cüzdanı ya da tapu belgesiyle kimliği doğrulanabilir. Online bir ortamda ise kameranın karşısındaki kişinin gerçekten o tapu hissesinin sahibi olduğunu ispat etmek teknik ve hukuki açıdan zorlaşmaktadır. Bu durum, oy kullanma güvenilirliği konusundaki endişelerin odak noktasını oluşturmaktadır.

İkinci önemli sorun nisap tespitidir. Kanun, toplantı yeter sayısı ve karar yeter sayısı için belirli oranlar öngörmektedir. Fiziksel toplantıda bu sayımı yapmak görece basittir; bağlantı kopukluğu, teknik arıza veya geç katılım gibi durumlar yaşandığında dijital toplantıda hangi anın esas alınacağı belirsizleşmektedir.

Tutanak düzenlemesi de ayrı bir sorun alanıdır. 634 sayılı Kanun kapsamında toplantı tutanakları katılımcılar tarafından fiziksel olarak imzalanmaktadır. Islak imzanın dijital ortamda nasıl karşılanacağı, e-imza veya mobil imzanın yeterli sayılıp sayılmayacağı konusunda net bir düzenleme bulunmamaktadır.

Son olarak eşit katılım hakkı meselesi de göz ardı edilmemelidir. Apartman sakinlerinin bir bölümünün teknolojiye erişimi ya da dijital okuryazarlığı sınırlı olabilmektedir. Bu kesimin online toplantıya tam anlamıyla katılamaması, toplantının hukuki geçerliliğini tehlikeye atabileceği gibi eşit temsil ilkesini de zedeleyebilmektedir.

Yönetim Planı ile Dijital Toplantıya Zemin Oluşturma

Mevcut hukuki boşluğu aşmanın en güvenli yolu, yönetim planına açık hükümler eklemektir. Kat mülkiyeti hukukunda yönetim planı, kanunun boş bıraktığı alanlarda kat maliklerine özel düzenleme yetkisi tanıyan temel belgedir. Dijital toplantıya ilişkin bir hüküm yönetim planına eklenirse bu hüküm, taraflar arasında bağlayıcı nitelik kazanmaktadır.

Yönetim planı değişikliği için kanun, tüm kat maliklerinin beşte dördünün (4/5) yazılı onayını şart koşmaktadır. Bu yüksek eşiği aşmak pratikte güç olabilmektedir; ancak bir kez sağlandığında hem mevcut hem gelecekteki malikler bu hüküme tabi olmaktadır. Hükmün içeriğinde şu unsurların açıkça yer alması önerilmektedir: dijital platformun hangi koşullarda kullanılabileceği, kimlik doğrulama yöntemi, oy kullanma biçimi, tutanak imzalama prosedürü ve teknik arıza durumunda uygulanacak yedek süreç.

Yönetim planı değişikliği mümkün olmayan durumlarda ise tüm kat maliklerinin oy birliğiyle karar alması ikinci bir yol olarak öne çıkmaktadır. Oy birliği kararı, olası itirazların önünü kapatmakta ve toplantının geçerliliğine dair sonradan açılacak davalarda güçlü bir savunma zemini oluşturmaktadır. Ancak her toplantı öncesinde bu oy birliğinin yeniden sağlanması gerekmektedir; bu da pratikte sürdürülebilirliği zorlaştırmaktadır.

Uzman hukuk çevrelerinden gelen genel tavsiye şu yöndedir: Dijital genel kurulu kalıcı bir uygulama olarak benimsemek isteyen site ve apartman yönetimlerinin, yönetim planı değişikliği yolunu tercih etmesi ve bu değişikliği noterde tasdik ettirerek tapuya tescil ettirmesi hukuki güvenceyi en üst düzeye çıkarmaktadır.

Hibrit Toplantı Modeli: En Pratik Geçiş Yolu

Tamamen online genel kurulun yasal risklerini minimize etmenin en yaygın ve kabul görmüş yolu, hibrit toplantı modelidir. Bu modelde toplantı fiziksel olarak bir mekânda gerçekleştirilmekte; ancak uzakta olan ya da toplantıya bizzat katılamayacak kat malikleri video konferans yoluyla bağlanmaktadır. Fiziksel toplantı asıl kabul edildiğinden mevzuat gereklilikleri karşılanmış olmakta, dijital katılım ise bir kolaylık olarak sunulmaktadır.

Hibrit modelde toplantı tutanağı, fiziksel olarak hazır bulunanlar tarafından ıslak imzayla imzalanmaktadır. Uzaktan katılan maliklerin oyu ise ya önceden yazılı vekâletname aracılığıyla kullanılmakta ya da toplantı sırasında ekran üzerinden kayıt altına alınmaktadır. Bu yaklaşım, hukuki açıdan en az riskli çözüm olarak öne çıkmakta ve pek çok büyük konut projesinde hâlihazırda uygulanmaktadır.

Uygulamada karşılaşılan bir diğer seçenek de vekâlet sistemidir. Kanun, kat malikinin yerine vekil göndermesine olanak tanımaktadır. Dijital ortamda oy kullanmak isteyen bir malik, noterde düzenlenen ya da usulüne uygun imzalanmış bir vekâletname ile başka bir kişiyi yetkilendirerek fiziksel toplantıya göndermektedir. Bu yol hem yasal hem de sonuçları itibarıyla güvenilirdir.

Hibrit modeli başarıyla uygulamak için toplantı öncesinde sistematik bir hazırlık gerekmektedir. Bağlantı kalitesi, ses ve görüntü sürekliliği, katılımcıların kimlik doğrulaması ve alternatif iletişim kanallarının belirlenmesi bu hazırlığın ayrılmaz parçalarıdır. Genel kurul yönetim yazılımları, bu sürecin tamamını dijitalleştirerek hem fiziksel hem de uzaktan katılımcılar için sorunsuz bir deneyim sunmaktadır.

Tamamen Dijital Toplantıda Dikkat Edilmesi Gereken Adımlar

Yönetim planında açık hüküm mevcut olduğunda ya da tüm malikler oy birliğiyle karar aldığında tamamen dijital bir toplantı düzenlenebilmektedir. Bu sürecin sağlıklı yürütülebilmesi için sistematik bir hazırlık şarttır.

• Toplantı çağrısı: Fiziksel toplantılardaki gibi yasal sürelere uyularak ve gündem eklenerek yapılmalıdır. Dijital toplantı bağlantı bilgileri de çağrıya eklenmeli; katılımcılara yeterli süre tanınmalıdır.
• Kimlik doğrulama: Katılımcıların kimliği toplantı başlamadan doğrulanmalıdır. T.C. kimlik numarası, tapu bilgisi veya önceden sisteme yüklenmiş kimlik belgesi bu amaçla kullanılabilir.
• Platform güvenilirliği: Kayıt özelliği olan, katılımcıların listesini saklayan ve oylama sonuçlarını ayrıntılı biçimde raporlayan bir platform seçilmelidir.
• Oy kullanma şeffaflığı: Açık oy mu yoksa gizli oy mu kullanılacağı önceden belirlenmeli; hangi maliklerin hangi şekilde oy kullandığı kayıt altına alınmalıdır.
• Tutanak ve imza: Toplantı sonunda oluşturulan tutanak tüm katılımcılara iletilmeli; e-imza veya mobil imza ile ya da ıslak imzalı olarak imzalanmış fiziksel kopyaların toplanmasıyla belgelenmelidir.
• Yedek plan: Bağlantı kesintisi veya teknik arıza durumunda toplantının nasıl devam edeceği ya da erteleneceği önceden kararlaştırılmalıdır.
• Kayıt arşivleme: Toplantı kaydı ve tüm belgeler en az 5 yıl saklanmalıdır. Bu kayıtlar olası hukuki süreçlerde temel delil niteliği taşımaktadır.

Fiziksel ve Dijital Genel Kurul Karşılaştırması

Her iki toplantı modelinin güçlü ve zayıf yönlerini doğru değerlendirmek, site yöneticilerinin bilinçli karar vermesini kolaylaştırmaktadır. Aşağıdaki tablo, iki modeli temel kriterler açısından karşılaştırmaktadır.

Tabloda da görüldüğü üzere, fiziksel toplantı yasal güvence açısından üstünlüğünü korumaktadır. Ancak dijital toplantı, uygun altyapı ve hukuki zemin sağlandığında katılım oranını artırma ve maliyet düşürme açısından ciddi avantajlar sunmaktadır. Modern apartman yönetim programları, her iki modeli de destekleyecek şekilde tasarlanmıştır; yöneticiler ihtiyaçlarına göre en uygun modeli seçebilmektedir.

Dijital Oy Toplama ve Vekâlet Sistemleri

Tamamen dijital toplantı yerine daha güvenli bir alternatif olarak dijital oy toplama ve vekâlet sistemleri giderek yaygınlaşmaktadır. Bu yöntemde toplantı fiziksel olarak yapılmakta; ancak oy kullanma işlemi bir dijital platform üzerinden gerçekleştirilmektedir. Katılımcılar toplantı salonunda ya da uzaktan bağlanarak oylarını sistem üzerinden iletmektedir.

Vekâlet yönetimi de dijitalleşmenin en verimli kullanıldığı alanlardan biridir. Geleneksel süreçte vekâletname kâğıt ortamında düzenlenmekte, toplantıya fiziksel olarak getirilmekte ve elle sayılmaktadır. Dijital vekâlet sistemlerinde ise malik kimliği doğrulandıktan sonra vekâletini sisteme yüklemekte ya da onaylamaktadır; toplantı anında sistem otomatik olarak bu oylara hesaplamalarda yer vermektedir.

Bazı büyük konut projelerinde uygulanan bir diğer yöntem, toplantı öncesi elektronik oy kullanma dönemidir. Belirli gündem maddeleri için kat malikleri toplantıdan önce dijital oy kullanmakta; bu oylar toplantıda okunan tutanağa yansıtılmaktadır. Özellikle rutin bütçe onayı ve yönetici ibra kararları için bu yöntem zaman tasarrufu sağlamakta ve katılım oranını yükseltmektedir.

Her ne yöntem uygulanırsa uygulansın, oy kullanma sürecinde şeffaflık ve izlenebilirlik kritik öneme sahiptir. Genel kurul yazılımları, oylama sürecini anlık olarak kaydeden, katılımcı listesini yöneten ve sonuçları raporlayan özelliklerle bu ihtiyacı karşılamaktadır. Bu tür sistemlerde sonradan yapılacak hukuki itirazlara karşı güçlü bir belge zinciri oluşturmak mümkündür.

Sektördeki Uygulamalar ve Örnekler

Türkiye'deki büyük konut projelerinde ve rezidanslarda online genel kurul uygulamalarına yönelik ilgi, pandemi döneminden bu yana belirgin biçimde artmıştır. 2020-2022 yılları arasında fiziksel toplantıların kısıtlandığı dönemde pek çok site yönetimi zorunluluktan dijital kanallara yönelmiştir. Bu deneyimler, hem sistemlerin olgunlaşması hem de hukuki boşlukların daha net görülmesi açısından belirleyici olmuştur.

İstanbul'daki bazı büyük rezidans projelerinde yönetim kurulları, hukuk danışmanlarıyla koordineli biçimde yönetim planlarını güncellemiş ve dijital toplantıyı yasal zemine oturtmuştur. Bu projelerde genellikle iki aşamalı bir süreç izlenmektedir: İlk aşamada hibrit model benimsenmekte, ikinci aşamada ise altyapı ve deneyim olgunlaştıkça tamamen dijital toplantıya geçilmektedir.

Küçük apartman blokları için tablo farklıdır. Az sayıda bağımsız bölümden oluşan yapılarda kat malikleri genellikle birbirini tanımakta ve fiziksel toplantı için lojistik güçlük yaşamamaktadır. Bu nedenle küçük yapılarda dijital toplantıya geçiş ivedi bir ihtiyaç olarak görülmemektedir. Buna karşın büyük site topluluklarında — yüzlerce bağımsız bölümden oluşan projelerde — toplantı koordinasyonu başlı başına bir yönetim zorluğu oluşturmaktadır ve dijital çözümler bu zorluğu önemli ölçüde hafifletmektedir.

Mevzuat tarafında ise Çevre, Şehircilik ve İklim Değişikliği Bakanlığı, kat mülkiyeti hukukunun modernizasyonuna ilişkin çalışmalarını sürdürmektedir. Avrupa'daki emsal uygulamalar ve Türk Ticaret Kanunu'ndaki elektronik genel kurul düzenlemesinin başarısı göz önüne alındığında, ilerleyen yıllarda 634 sayılı Kanun'a dijital toplantıyı açıkça düzenleyen bir hükmün eklenmesi beklenmektedir.

Online Genel Kurulda Tutanak Düzenleme ve Arşivleme

Genel kurul tutanağı, alınan kararların hukuki bağlayıcılığının temel belgesidir. Fiziksel toplantılarda tutanak, toplantı başkanı ve katip tarafından anında düzenlenmekte; oturumu kapatmadan önce hazır bulunan kat malikleri tarafından imzalanmaktadır. Dijital ortamda bu sürecin nasıl yönetileceği, uygulamanın en kritik noktalarından biridir.

En güvenli yaklaşım, toplantı sonunda hazırlanan tutanağın e-imza veya mobil imzayla imzalanmasıdır. 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu kapsamında e-imza, ıslak imzayla eşdeğer hukuki geçerlilik taşımaktadır. Bu yolu kullanan site yönetimleri, tutanağı toplantının hemen ardından tüm katılımcılara ileterek 3-5 iş günü içinde imzalanmış kopyaları toplamaktadır.

E-imza altyapısının bulunmadığı durumlarda ise tutanağın çıktısının alınarak kat maliklerine posta ya da elden ulaştırılması ve imzalı kopyaların geri toplanması tercih edilmektedir. Bu süreç daha uzun sürmekte ve lojistik yük oluşturmaktadır; ancak yasal geçerlilik açısından güvenilirdir. Bazı yönetimler toplantı sonunda bir "ön tutanak" düzenleyerek toplantıda hazır bulunanların imzasını almakta, uzaktan katılanların imzasını ise sonradan toplamaktadır.

Arşivleme konusunda ise tutanak, oy kullanım kayıtları, kimlik doğrulama belgeleri ve toplantı kaydının tamamı birlikte saklanmalıdır. Dijital arşivde zaman damgalı dosyalar kullanmak, belgelerin sonradan değiştirilmediğini kanıtlamak açısından önem taşımaktadır. Bu belgeler olası bir iptal davasında mahkemeye sunulacak temel delil paketini oluşturmaktadır.

Yöneticiler İçin Pratik Tavsiyeler

Site ve apartman yöneticileri için online genel kurul konusunda pratik bir yol haritası çizmek mümkündür. Her yönetim yapısının kendine özgü koşulları olsa da aşağıdaki adımlar genel bir rehber niteliği taşımaktadır.

İlk adım, mevcut yönetim planının dijital toplantıya ilişkin herhangi bir hüküm içerip içermediğinin incelenmesidir. Çoğu eski yönetim planında bu konuya değinilmemektedir. Hüküm yoksa ve site yönetimi dijital toplantıyı sürdürülebilir bir uygulama olarak benimsemek istiyorsa yönetim planı değişikliği süreci başlatılmalıdır.

İkinci adım, hukuki danışmanlık almaktır. Kat mülkiyeti hukuku alanında deneyimli bir avukat, yönetim planına eklenecek hükmün içeriğini ve geçerliliğini güvence altına alacak metni hazırlamalıdır. Bu aşamayı atlamak, ilerleyen dönemde çok daha maliyetli hukuki sorunlara zemin hazırlayabilmektedir.

Üçüncü adım, teknik altyapının oluşturulmasıdır. Toplantı platformu seçimi, kimlik doğrulama yöntemi, oy kullanma sistemi ve tutanak arşivleme çözümü bir bütün olarak değerlendirilmelidir. Bu noktada güvenilir bir site yönetim yazılımı kullanmak, sürecin tamamını entegre biçimde yönetmeyi kolaylaştırmaktadır.

Dördüncü ve son adım, kat maliklerini sürece alıştırmaktır. Dijital toplantı deneyimi olmayan malikler için toplantı öncesinde kısa bir teknik rehber veya video hazırlanabilir. İlk birkaç toplantıda hibrit model uygulanarak hem güvence altında kalınabilir hem de malikler dijital katılıma alıştırılabilir. Bu kademeli geçiş, toplum içi iletişimi güçlendirecek ve olası itirazların önüne geçecektir.

Sık Sorulan Sorular