Hizan'de bir apartman ya da site yönetimini yeni devraldıysanız ilk 30 günde dört işi bitirmeniz gerekir: devir-teslim tutanağıyla defterleri almak, site adına banka hesabını düzene sokmak, aidat ve borç listesini çıkarmak, yıllık işletme projesini taslaklamak. Bitlis il genelinde aylık aidat ortalaması ₺300–₺1.100 aralığında seyretmektedir; Hizan'deki uzun ve sert kışlar yakıt kalemini bütçenin merkezine taşırken il genelindeki yüksek deprem riski de sigorta ve güçlendirme kararlarını gündemin üst sıralarına koyar. Bu rehberde ilk 30 günün adım adım planını, aidat belirleme yöntemini, genel kurul kurallarını ve resmi kayıt süreçlerini Hizan ve Bitlis koşullarına göre bulacaksınız. İşin tekrar eden kısmını nasıl otomatiğe bağlayabileceğinizi de göstereceğiz.
Hizan'de Site Yöneticisi Oldunuz: Sizi Ne Bekliyor?
İlk 30 Gün: Hizan'de Yeni Yöneticinin Adım Adım Yol Haritası
1. Hafta: Devir Teslim ve Envanter
Eski yöneticiden alacaklarınızın listesi nettir: karar defteri ve işletme defteri (asılları), banka ve kasa ekstreleri, aktif sözleşmeler (temizlik, asansör bakımı, kapıcı varsa iş sözleşmesi), borç-alacak listesi ve apartmana ait tüm fiziksel anahtarlar. Bu teslimata ilişkin imzalı bir devir-teslim tutanağı düzenleyin; her iki tarafça imzalanmış orijinali saklayın. Tutanaksız devir, ileride çıkacak anlaşmazlıklarda sizi güçsüz bırakır.2. Hafta: Mali Fotoğraf
Banka hesabı kişisel adınıza değil, site yönetimi adına açılmalı ya da devre geçirilmelidir. Mevcut aidat borçlularını listeye dökün; kimlerin kaç aylık birikimle borcunu taşıdığını tek bir tabloda görün. Bitlis'te kış uzun ve serttir; Hizan'da ısınma dönemine girilmeden önce bekleyen yakıt ve doğalgaz faturalarını, varsa merkezi sistemin bakım alacaklarını tespit etmek, Eylül-Ekim başında nakit akışını planlamak açısından kritiktir.3. Hafta: İletişim ve Kayıt Düzeni
Tüm kat maliklerinin güncel iletişim bilgilerini derleyin. Bu liste kişisel veridir; Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında yalnızca apartman yönetimi amacıyla kullanılabilir, üçüncü taraflarla paylaşılamaz. Sakinlere duyuru yapmak için bir kanal belirleyin: yazılı ilan tahtası, ortak mesajlaşma grubu ya da e-posta. Arıza ve taleplerin kaydedileceği bir sistemi bu haftada kurun; kağıt not defteri de olsa, dijital bir form da olsa önemli olan tutarlılıktır. Site yönetim yazılımı kullananlar için devir-teslim raporu, borçlu listesi ve arıza kaydı ilk gün kullanıma hazır gelir; ilk ayı yönetmeyi önemli ölçüde kolaylaştırır.4. Hafta: Plan ve Bütçe Taslağı
KMK m.37 uyarınca yönetici, bir sonraki dönem için yıllık işletme projesi hazırlamakla yükümlüdür. Bu proje gider kalemlerini (ısınma, temizlik, bakım, sigorta, ortak alan elektriği vb.) ve bunların daire başına düşen payını içerir. Hizan'da bakım takviminin kış öncesine alınması şarttır: kazan ya da merkezi sistem bakımı Eylül-Ekim'de; çatı, drenaj ve boru izolasyonu kontrolü ise ilk kar öncesinde tamamlanmalıdır. Nisan'dan sonra ertelenen bu işler hem daha pahalıya hem de olası hasarla birlikte gelir.Hizan'de Aidat Ne Kadar? Ortalama Aidat Aralığı ve Belirleme Yöntemi
Aidat Nasıl Toplanır, Ödemeyen Kat Malikine Ne Yapılır?
Kendiniz mi Yöneteceksiniz, Profesyonel Şirket mi? Hizan İçin Karar Rehberi
- Apartmanınızda kaç daire var? On dairenin altındaki yapılarda basit bir kayıt düzeni çoğu zaman yeterlidir.
- Ortak hizmet kapsamı nedir? Asansör, merkezi ısıtma, güvenlik kamerasına sahip bir yapı, daha fazla yönetim kapasitesi gerektirir.
- Zamanınız var mı? Yöneticilik haftada birkaç saat, yoğun dönemlerde daha fazlasını alır.
Site Banka Hesabı, Vergi Numarası ve Resmi Kayıtlar
İlk Genel Kurul: Çağrıdan Karar Defterine
Yönetimi Devralın, Gerisini AI'a Bırakın: SiteYönetim Yeni Yöneticinin İşini Nasıl Üstlenir?
Yönetimi devralın. Gerisini AI'a bırakın.Bu rehberde anlattığımız tüm süreçler — devir kaosu, aidat kovalamacası, genel kurul bürokrasisi, hukuki belirsizlik — SiteYönetim'de tek bir panelde birleşir. Aşağıda, Hizan'deki yeni bir yöneticinin gerçekten yaşadığı dertleri nasıl kapattığını somut senaryolarla gösteriyoruz.
AI Operatör: Komut Verin, Onaylayın, Gönderin
Şubat aidatlarını toplamanız gerekiyor; ödemeyen altı daire var. "Bu ay ödemeyen dairelere nazik bir hatırlatma gönder" yazıyorsunuz. AI Operatör borçlu listesini çıkarır, her daireye özelleştirilmiş bir hatırlatma mesajı hazırlar ve sizin onayınıza sunar; onay vermeden hiçbir şey gönderilmez. Gönderme kararı her zaman sizin elinizde. Hizan'deki kış koşulları için ikinci bir senaryo: Ocak ortasında kalorifer kazanı arızalanıyor. "Kazan dairesi arızasını kayıt altına al, sözleşmeli tesisatçıya iş emri hazırla" diyorsunuz. AI Operatör arıza kaydını açar, iş emri taslağını hazırlar ve yine sizin onayınızla gönderir. Arıza kronolojisi, müdahale süresi ve maliyet otomatik olarak raporlanır. Genel kurul yaklaşıyor: çağrı metni, gündem taslağı, vekâlet takibi ve dijital karar defteri için yöneticinin ayrıca bir şey kurgulaması gerekmez. Sistem, KMK'nın gerektirdiği 15 günlük önceden çağrı kuralını hatırlatır; siz onaylarsınız.AI Danışman: 10 Milyon Emsal Karara Dayalı Rehberlik
"Aidatını sekiz aydır ödemeyen malike ne yapabilirim?" sorusunu panele yazıyorsunuz. AI Danışman, ictihatpro.com altyapısındaki 10 milyondan fazla emsal karara ve KMK m.20 hükümlerine dayanarak somut adımları sıralar: yazılı hatırlatma, noter ihtarnamesi, gecikme tazminatı hesabı, icra takibi başlangıcı. Yanıt hukuken çerçevelenmiştir; pratik yol haritasını görürsünüz. Şerhi de nettir: AI Danışman yol gösterir, dava aşamasında avukatınızın yerini tutmaz. Bu dürüstlük bilinçlidir; güven inşa eder.Sitenin Karnesi: Kanıtla Hesap Verin
Yönetimi devraldığınız gün sitenizin karnesi 48 üzerinden 100 çıkabilir: tahsilat oranı düşük, açık arıza yüksek, yasal uyum eksik. Altı ay sonra sistematik çalıştınız; karne 79. Bir sonraki genel kurulda bu iki karneyi yan yana gösterirsiniz. "İyi yönettim" demek yerine kanıtlarsınız.7 Rol Bazlı Portal: Herkes Kendi Kapısından Girer
Yönetici, sakin, mülk sahibi (malik), denetçi ve diğer roller ayrı portal ekranlarına sahiptir. Hizan'da bazı kat malikleri başka şehirlerde ya da yurt dışında ikamet eder; bu malikler borcunu, dekontunu ve genel kurul kararlarını kendi portalından görür. Sizi aramak zorunda kalmaz, siz de peşinden koşmak zorunda kalmazsınız. Denetçi portalı şeffaflığı artırır; hesap verme kavgaları azalır.Başlayın: 14 Gün Ücretsiz, Kurulum Yok
Bulut tabanlı çalışır, kurulum gerektirmez. Tek bir apartmandan başlayıp ileride birden fazla yapıyı aynı panelden yönetebilirsiniz. Kredi kartı bilgisi girmeden, 14 günlük ücretsiz denemeyle her şeyi yerinde görün. Apartman yönetim programını deneyin; kendinize uygun olup olmadığına siz karar verin.Aidattan İhaleye: Günlük İşleri Sırtınızdan Alan Modüller
Para İşleri
Online aidat tahsilatı ile borç takibini birleştiren modül, her ödemeyi otomatik eşleştirir. Aidat takip programı üzerinden borçlu listesi anlık güncellenir; hatırlatmalar otomatik gider. Hizan'da merkezi ısıtmalı bir bina yönetiyorsanız kalorimetre ve sayaç okuma modülü, kış döneminin en stresli tartışmasını — kimin ne kadar ısındığı sorusunu — tartışmasız biçimde kapatır: hesap formülü şeffaftır, daire başına pay tek tıkla dağıtılır. Apartman muhasebe programı gider paylaşımını, e-Fatura entegrasyonunu ve işletme defteri tutmayı aynı panelde yönetir; dönem sonunda mali müşavirinize teslim etmeniz gereken çıktılar hazır gelir.Operasyon
Arıza kaydı ve bakım takibi modülü, bir sorun bildirildiği andan çözüldüğü ana kadar kronolojik bir iz bırakır. Duyuru ve bildirim modülü SMS, push veya e-posta üzerinden sakinlere ulaşır; hangi kanalın açık olduğunu sistem takip eder. Ziyaretçi kayıt ve otopark modülleri, güvenlik görevlisi olan yapılar için giriş-çıkış kaydını düzenli tutar. Personel ve bordro modülüyle kapıcı ya da güvenlik görevlisinin SGK bildirimi, ücret takibi ve izin yönetimi aynı yerde yapılır.Rakipte Olmayan Özellikler: Mahalle Pazaryeri ve İhale Portalı
SiteYönetim'in pazardaki rakip yazılımlarda bulunmayan iki modülü bu kümededir. İhale Portalı üzerinden çatı yalıtımı, asansör bakımı ya da bahçe düzenlemesi gibi işler için Bitlis ve Hizan'daki tedarikçilerden kapalı zarf yerine kayıtlı, şeffaf teklif toplanır. Üç teklife ulaştığınızda karşılaştırmayı genel kurula belgeleyerek sunarsınız; ihale süreci hem denetlenebilir hem de kayıt altındadır. Mahalle Pazaryeri modülü ise site sakinlerine ve esnafa site içi ticaret için bir alan açar; ikinci el eşya, hizmet teklifleri ve site içi duyurular buradan yönetilir. Son olarak devir-teslim modülü: bu rehberin başında anlattığımız kargaşalı devri, bir sonraki yönetici için kısaltır. Sıra size geldiğinde devir-teslim bir öğleden sonra sürer; defterleri, raporları ve borç listesini tek tuşla aktarırsınız.Hizan'in Koşulları Yönetim Planınızı Nasıl Şekillendirir?
Kış Bütçesi ve Yakıt Yönetimi
Merkezi ısıtma sistemleri olan binalarda yakıt bedeli tek kalem olarak aidatın büyük bölümünü oluşturur. Yıllık işletme projenizi hazırlarken önceki yılların yakıt tüketimini ve fiyat hareketlerini hesaba katın. Mevsimsel aidat farklılaştırması — yaz ve kış için farklı tutar — bir seçenek olmakla birlikte genel kurulun bunu onaylaması gerekir. Sayaç ve gider paylaşımı modülü, kalorimetre dönemini tartışmasız kapatmanın en kısa yoludur.Don Riski ve Tesisat Sorumluluğu
Hizan'da donun en sert vurduğu Ocak-Şubat döneminde boru patlamaları ve tesisat arızaları, yöneticinin karşılaştığı en acil sorunlar arasındadır. Ortak alanlardaki borular (merdiven, bodrum, çatı altı) için don önleme ve izolasyon kontrolünü Kasım başına tamamlayın. Kar yağışı sonrasında kaldırım ve otopark temizliği, özellikle yaşlı sakinler açısından güvenlik sorumluluğunuzu ilgilendiren bir alandır; bu sorumluluk Kat Mülkiyeti Kanunu çerçevesinde yöneticiye aittir.Deprem Riski, DASK ve Güçlendirme Kararları
Bitlis, Türkiye'nin yüksek deprem aktivitesi gösteren iller arasındadır. Bu gerçeklik yöneticiler için iki zorunluluğu beraberinde getirir: DASK (zorunlu deprem sigortası) tüm bağımsız bölümler için yasal yükümlülüktür; ortak alanlar için ayrıca sigorta poliçesi değerlendirilmelidir. Bina güçlendirme kararları ise özel bir nisap gerektirir; Kat Mülkiyeti Kanunu'nda yapının güçlendirilmesi için salt çoğunluktan fazlası aranır. Bu kararları gündemine almayı düşünen yöneticilerin bir hukuk danışmanından destek almasını öneririz.Hizan ve Çevresinde Site Yönetimi: Adilcevaz, Ahlat, Guroymak, Merkez, Mutki, Tatvan
KVKK, İş Güvenliği ve Yöneticinin Yasal Sorumlulukları
Sık Yapılan 7 Yeni Yönetici Hatası
- Kişisel hesapta site parası tutmak. Hem şeffaflığı hem güveninizi yok eder; bir uyuşmazlıkta neyin site parası neyin sizin paranız olduğunu kanıtlamanız güçleşir.
- Elden nakit toplamak. Dekontu olmayan para, dönüp sizi bulur. Tüm tahsilat banka üzerinden yapılmalıdır.
- Karar defterini işlememek. Karar defteri imzalı değilse alınan kararlar sonradan itirazla geçersiz sayılabilir.
- Gündemsiz genel kurul çağrısı yapmak. Gündemsiz toplantıda alınan kararlar hukuken zayıftır; itiraz riski yüksektir.
- İşletme projesi yapmamak. KMK m.37 bunu zorunlu kılar. Projesiz yönetim hem yasal açıdan hem de bütçe planlaması açısından sorunludur.
- Gecikme tazminatını uygulamamak. Zamanında ödeyene haksızlık etmemek için gecikme tazminatı mekanizmasını aktif tutun; hesabını kayıt altına alın.
- Kış bakımını Kasım'a bırakmak. Hizan'da kazan ve tesisat bakımını Eylül-Ekim'e tamamlamayan yönetici, ilk soğukta arıza sırasına girer. O dönemde hem tesisatçı bulmak zorlaşır hem de maliyet artar.
İlk adımı bugün atın. Hizan'da yeni bir yöneticinin işe nereden başlayacağını bu rehberde adım adım anlattık: devir-teslim tutanağından işletme projesine, aidat belirleme yönteminden genel kurul kurallarına kadar. Artık haritanız var. Geriye tekrar eden işleri düzene sokmak kalıyor. SiteYönetim'i 14 gün ücretsiz, kredi kartı girmeden deneyin; borçlu listesi, arıza kaydı ve aidat takibi ilk gün kullanıma hazır. Site yönetim yazılımını inceleyin ya da daire başı aidatı hesaplamak için aidat hesaplama aracını kullanın.