Havsa'da bir apartman ya da sitenin yönetimini yeni devraldıysanız, ilk 30 günde dört temel işi bitirmeniz gerekir: devir-teslim tutanağıyla defterleri almak, site adına banka hesabını düzene sokmak, aidat ve borç listesini çıkarmak, yıllık işletme projesini taslaklamak. Edirne genelinde aylık aidat ortalaması ₺300–₺1100 aralığında seyrediyor; Havsa'nın bina tipine ve konumuna göre bu aralıkta değişim beklenir. Bu rehberde ilk 30 günün adım adım planını, aidat belirleme ve tahsilat kurallarını, genel kurul sürecini ve resmi kayıt işlemlerini Havsa ve Edirne koşullarına göre bulacaksınız. İşin tekrarlayan kısmını nasıl otomatiğe bağlayabileceğinizi de göstereceğiz.
Havsa'da Site Yöneticisi Oldunuz: Sizi Ne Bekliyor?
Yöneticilik koltuğuna oturduğunuz andan itibaren Kat Mülkiyeti Kanunu (KMK) size dört temel yükümlülük yükler: defter tutmak, aidat toplamak, ortak alanları bakımlı tutmak ve yılda en az bir kez genel kurula hesap vermek (KMK m.35). Bu yükümlülükler kâğıt üzerinde sade görünse de pratikte devir kaosu, gecikmiş ödemeler ve birikim yapmış bakım işleriyle iç içe geçer.
Havsa, Edirne iline bağlı ve il merkezine yakın konumuyla hem kentsel hem kırsal doku barındıran bir ilçedir. Buradaki konut stoğu; il merkezine yakın mahallelerdeki orta ölçekli apartmanlardan, daha sakin kesimlerdeki küçük binalara kadar çeşitlenir. Bu çeşitlilik, yönetim ihtiyacının da tek biçimli olmadığını gösterir: bazı yöneticiler beş katlı bir apartmanı tek başına yönetirken, bazıları onlarca bağımsız bölümden oluşan toplu bir yapıyla muhatap olabilir.
Edirne genelinde de binlerce apartman, her yıl aynı devir sürecinden geçiyor; aynı soruları soruyor, aynı hataları yapıyor. Bu rehber o tekrarlayan hataları ve soru işaretlerini, Havsa'nın yerel koşullarını göz önünde tutarak önceden kapatmak için yazıldı.
İlk 30 Gün: Havsa'da Yeni Yöneticinin Adım Adım Yol Haritası
1. Hafta: Devir Teslim ve Envanter
İlk haftanın tek önceliği, geçmiş yöneticiden tüm belgeleri eksiksiz teslim almaktır. Karar defteri, işletme defteri, banka hesap dökümleri, esnaf ve tedarikçi sözleşmeleri, kasa mevcudu, borç-alacak listesi ve bekleyen fatura dosyaları devir-teslim tutanağına geçirilip her iki tarafça imzalanmalıdır. İmzasız bir tutanak, ileride yaşanabilecek her türlü anlaşmazlıkta sizi savunmasız bırakır. Binanın asansör, kalorifer, elektrik paneli ve yangın tüpü gibi teknik belgelerini de bu aşamada toplayın; bakım tarihleri ilk işletme projenizin çıkış noktası olacak.
2. Hafta: Mali Fotoğraf
İkinci haftada binanın mali durumunu net görmeniz gerekir. Site adına açık banka hesabının yetkisini üzerinize alın; hesap kişisel adınıza değil, sitenin adına kayıtlı olmalıdır. Aidat borçlusu listesini banka ekstresiyle çapraz kontrol ederek çıkarın; kimlerin ne kadar borcunun olduğunu karar defterine işleyin. Bekleyen faturaları (su, elektrik, temizlik, bakım) tespit edin ve hangi ödemelerin geciktiğini işaretleyin. Bu noktada gerçekçi bir nakit akışı tablosu çıkarabilirseniz, üçüncü ve dördüncü haftanın planı kendiğinden netleşir. Site yönetim yazılımı kullananlar için bu borçlu listesi ve gider tablosu ilk girişte hazır gelir; 14 günlük ücretsiz deneme tam da bu ilk aya denk gelecek şekilde tasarlanmış.
3. Hafta: İletişim ve Kayıt Düzeni
Kat maliklerinin ve kiracıların güncel iletişim bilgilerini bir listede toplayın. Bu liste kişisel veri niteliği taşır; KVKK kapsamında yalnızca yönetim amacıyla kullanılabilir, üçüncü taraflarla paylaşılamaz. Duyuru kanalınızı belirleyin: ilan panosu, e-posta listesi veya bir mesajlaşma grubu; hangisi olursa olsun tutarlı kullanın. Arıza ve talep bildirimi için basit bir kayıt yöntemi kurun; kim ne zaman bildirdi, hangi aşamada, ne zaman kapandı sorularını takip edebileceğiniz bir sistem hayat kurtarır.
4. Hafta: Plan ve Bütçe Taslağı
Dördüncü haftada yıllık işletme projesinin taslağını hazırlayın (KMK m.37). Bu taslak; beklenen gider kalemlerini, daire başı aidat hesabını ve büyük bakım ihtiyaçlarını kapsamalıdır. Havsa'da Edirne iline özgü iklim koşulları —kışın serin ve yağışlı geçen dönemler— çatı muayenesi, dış cephe yalıtım kontrolü ve kazan/kombi bakımı için sonbaharın başını en uygun zamanlama noktası olarak öne çıkarır. Bütçe taslağını hazırlarken bu mevsimsel bakım kalemlerini sonbahara yığmayın; yaz başında planlayın, erken ihaleye çıkın.
Havsa'da Aidat Ne Kadar? Edirne Geneli Ortalama Aidat Aralığı ve Belirleme Yöntemi
Edirne genelinde aylık aidat ortalaması ₺300–₺1100 aralığında seyretmektedir; bu il geneli bir ortalamadır. Havsa'da asansör, güvenlik sistemi veya ortak ısıtma düzeni olmayan eski ve küçük apartmanlar alt bantta; yeni yapı veya toplu konut projelerindeki daireler ise orta-üst bantta yer alabilir. Gerçek rakamı ise sitenizin gider kalemleri belirler.
Aidat belirleme süreci KMK m.20 çerçevesinde yürütülür. Kanun iki temel yönteme izin verir: arsa payı oranında veya eşit paylaşım. Hangi yöntemin uygulandığı yönetim planında ya da genel kurul kararında belirtilmelidir. Yıllık işletme projesi (KMK m.37) hazırlanır, tüm gider kalemleri daire sayısına bölünerek aylık aidat taslağı oluşturulur ve genel kurul onayından geçirilir. Genel kurul onayı olmadan yöneticinin tek başına aidat artışına gitmesi hukuken tartışmalıdır.
Edirne'de Havsa gibi ilçe merkezlerinde tipik gider kalemleri şunlardır: elektrik (ortak alan ve asansör), su, temizlik hizmeti, bina sigortası, kapıcı veya güvenlik (varsa) ve periyodik bakım giderleri. Bu kalemlerin toplamını daire sayısına bölüp aylık miktarı görmek için aidat hesaplama aracını kullanabilirsiniz; gider kalemlerinizi girerek daire başı aidatı anında hesaplayabilirsiniz.
Aidat Nasıl Toplanır, Ödemeyen Kat Malikine Ne Yapılır?
Aidat tahsilatında en önemli kural, nakit ve elden para kabul etmemektir. Her ödeme izlenebilir olmalıdır: banka havалesi, EFT veya online ödeme sistemleri bu ilkenin karşılanmasını sağlar. Elden toplanan paralar hem denetimde sorun yaratır hem de güven zedeleyebilir.
Banka yoluyla tahsilat yapıldığında ödeme geçmişi kendiliğinden kayıt altına alınır; borçlu listesini çıkarmak dakikalar içinde mümkün hale gelir. Aidat borçlusu malike önce yazılı bir hatırlatma yapılır; bu yazının tarihi ve içeriği kaydedilmelidir. Ödeme hâlâ gerçekleşmezse KMK m.20 uyarınca aylık yüzde beşe kadar gecikme tazminatı talep edilebilir. Tazminat uygulandıktan sonra da ödeme gelmezse noterden ihtarname gönderilir, ardından icra takibi başlatılır.
Sürecin her adımını karar defterine ve yazışma arşivine yansıtmak, ileride karşılaşılabilecek itirazları baştan kesmek demektir. Aidat takip programı ile hatırlatmalar otomatik olarak gider; hangi dairenin kaç aydır borçlu olduğunu tek ekrandan görebilirsiniz.
Kendiniz mi Yöneteceksiniz, Profesyonel Şirket mi? Havsa İçin Karar Rehberi
Profesyonel site yönetimi şirketleri büyük kentlerde yaygındır; ancak Havsa gibi ilçe ölçeğindeki yerleşimlerde bu hizmet arzı kısıtlı olabilir. Bu nedenle burada gerçekçi üç seçenek vardır: tamamen gönüllü yönetim, kısmi dışarıdan destek ya da dijital araçlarla güçlendirilmiş kendi yönetiminiz.
Gönüllü yönetim küçük apartmanlarda yıllardır işe yarayan bir modeldir; ancak binanın daire sayısı arttıkça, ortak alanlara ilişkin şikâyetler ve muhasebe karmaşıklığı büyüdükçe yöneticinin üstündeki yük katlanır. Profesyonel şirket seçeneği, özellikle 30 dairenin üstündeki binalarda ya da çok bloklu toplu yapılarda düşünülebilir; şirket aylık belirli bir ücret karşılığında idari, mali ve teknik yönetimi üstlenir.
Havsa bağlamında en yaygın gerçekçi çözüm ise şudur: yönetim size ait kalır, ancak tekrar eden ve zaman alan işleri yazılıma devredilir. Duyurular, aidat hatırlatmaları, arıza kayıtları ve muhasebe takibi otomatiğe alındığında yöneticinin fiilen harcaması gereken süre önemli ölçüde düşer. Bu üçüncü yolu H2-8 bölümünde somut olarak inceliyoruz.
Site Banka Hesabı, Vergi Numarası ve Resmi Kayıtlar
Site adına banka hesabı açmak için önce vergi numarası almanız gerekir. Edirne Vergi Dairesi'ne başvurulduğunda talep edilen belgeler genellikle şunlardır: kat malikleri kurulu toplantı tutanağı (yönetici seçim kararı), yöneticinin kimlik fotokopisi ve imza beyanı. Belge listesi şubeye ve döneme göre küçük farklılıklar gösterebilir; başvurmadan önce Havsa'ya en yakın vergi dairesiyle telefonla teyit edin.
Vergi numarası alındıktan sonra herhangi bir bankada "site yönetimi" ya da binanın adına hesap açılabilir. Bu hesabı kendi kişisel hesabınızdan kesinlikle ayrı tutun; site parasını şahsi hesabınızda tutmak hem hukuki sorumluluk hem de güven açısından ciddi riskler doğurur.
Binada kapıcı, güvenlik görevlisi veya temizlik personeli çalıştırıyorsanız SGK yükümlülüğü doğar; iş güvenliği temel gerekliliklerinin de karşılanması gerekir. Bu konularda güncel uygulamayı mali müşavirinizden teyit etmeniz önerilir; mevzuat değişkenleri yıldan yıla farklılık gösterebilir.
İlk Genel Kurul: Çağrıdan Karar Defterine
KMK m.29 gereği kat malikleri kurulu yılda en az bir kez olağan toplantı yapar. Yöneticilik görevinizi yeni devraldıysanız ilk genel kurulunuzu mümkün olan en kısa sürede planlamanız, hesap verme ve bütçe onayı açısından önemlidir.
Toplantı çağrısı en geç on beş gün önce yapılmalı, imzalı veya taahhütlü posta yoluyla ya da elden teslim tutanağıyla belgelenmeli ve toplantı gündemini açıkça içermelidir. Gündem içermeyen bir çağrıyla alınan kararlar ileride itirazla karşılaşabilir. İlk toplantıda karar alınabilmesi için hem kat maliki sayısı hem de arsa payı bakımından çoğunluk aranır (nisap); bu şartlar sağlanamazsa, yeni çağrıyla ikinci toplantı yapılır ve bu toplantıda katılanlarla karar alınabilir (KMK m.30).
Alınan her karar, toplantı tarihinde karar defterine geçirilmeli ve toplantıya katılan kat maliklerince imzalanmalıdır. Sık yapılan hatalar: gündem dışı konu oylaması, ikinci toplantıda yeter sayı aranması (aranmaz) ve kararların gün içinde deftere işlenmeyip sonraya bırakılması. Bu üç hatanın her biri, kararların geçersizliğine yol açabilecek itirazlara zemin hazırlar. Çağrı metni hazırlama, vekâlet takibi ve dijital karar defteri için genel kurul yazılımı bu süreci baştan sona destekler.
Yönetimi Devralın, Gerisini AI'a Bırakın: SiteYönetim Yeni Yöneticinin İşini Nasıl Üstlenir?
Yönetimi devralın. Gerisini AI'a bırakın.
Buraya kadar anlattıklarımız, yeni yöneticinin ilk ayında karşılaştığı dört temel yükü ortaya koydu: devir kaosu, aidat kovalamacası, genel kurul bürokrasisi ve hukuki belirsizlik. SiteYönetim bu dört yükü ayrı ayrı değil, tek bir bütünleşik platformda çözer. Her özelliği bir derde yanıt olarak konumlandırıyoruz.
AI Operatör: Sizin Onayınızla Çalışır
AI Operatör, yönetici olarak siz ne yapmak istediğinizi söylediğinizde harekete geçer. "Şubat aidatlarını kontrol et, üç aydır ödemeyenlere nazik bir hatırlatma gönder" yazdığınızda AI Operatör borçlu listesini çıkarır, her malike özel bir hatırlatma metni hazırlar ve bunları sizin onayınıza sunar. Onay vermeden hiçbir mesaj gönderilmez; sistem karar vermez, sizi destekler.
Havsa'nın iklim koşullarına bağlı ikinci bir senaryo: sonbaharda kalorifer veya kombi bakımı için servis çağırmanız gerekiyor. "Sözleşmeli tesisatçıya bakım talebi gönder" komutuyla AI Operatör iş emri taslağını hazırlar, servis sağlayıcının bilgilerini doldurur ve onayınızla gönderir. Siz hiçbir şeyi elle yazmak zorunda kalmadan süreç başlar.
Genel kurul arifesinde bir senaryo daha: çağrı metnini hazırlaması, vekâlet takibini güncellemesi ve dijital karar defterine ilk maddeleri yerleştirmesi için AI Operatör'e talimat verebilirsiniz. On beş günlük yasal süreyi atlamadan hatırlatacak, gündem taslağını size sunacak. Onayladıktan sonra süreç yürür.
AI Danışman: 10 Milyonun Üzerinde Emsal Kararla
Yöneticilik sürecinde "bunu yapabilir miyim, yapmazsam ne olur?" sorusuyla sık sık karşılaşırsınız. AI Danışman, ictihatpro.com altyapısındaki 10 milyonun üzerinde emsal karara dayanan KMK çerçeveli yanıtlar üretir. "Aidatını sekiz aydır ödemeyen malike icra takibi başlatabilir miyim?" sorusunun yanıtını, ilgili kanun maddesini ve uygulamada görülen emsal yaklaşımını anında öğrenebilirsiniz. Şerh açık ve dürüst: AI Danışman yol gösterir, dava aşamasında avukatınızın yerini tutmaz. Bu dürüstlük bilinçli bir tercihtir; güvenilir bir rehber, abartılı bir garantiden çok daha değerlidir.
Sitenin Karnesi: Kanıtlı Hesap Verme
SiteYönetim her binanın yönetim performansını 100 üzerinden ölçen bir karne üretir. Tahsilat oranı, açık arıza sayısı, yasal uyum adımları ve iletişim süresi bu puanı belirleyen başlıca kriterlerdir. Yeni yönetici için bu aracın asıl değeri şudur: yönetimi devraldığınız günkü karneyle altı ay sonrakini genel kurulda yan yana gösterdiğinizde "iyi yönettim" demek yerine kanıtlarsınız. Rakamlar tartışma kapısını kapatır.
7 Rol Bazlı Portal: Herkes Kendi Kapısından Girer
Yönetici, sakin, mülk sahibi (malik), denetçi, esnaf ve diğer roller platforma ayrı kapılardan girer; her rol yalnızca kendi bilgilerini görür. Bu yapı Havsa gibi ilçe merkezlerinde çok işe yarar: malikinin biri İstanbul'da çalışıyor olabilir, bir diğeri Edirne merkezinde. Her ikisi de kendi borcunu, ödeme geçmişini ve duyuruları kendi portalından takip edebilir; sizi aramak yerine sisteme bakar. Denetçi portalı şeffaflık sağlar; hesap itirazları ve kavgalar başlamadan önlenir.
14 Gün Ücretsiz, Kurulum Yok
SiteYönetim bulut tabanlıdır; indirme, kurulum veya sunucu gerektirmez. Tek bir apartmandan yüzlerce bağımsız bölümlü toplu yapıya kadar ölçeklenir. 14 gün ücretsiz, kredi kartı bilgisi girmeden deneyebilirsiniz. Apartman yönetim programı sayfasından hemen başlayabilirsiniz.
Aidattan İhaleye: Günlük İşleri Sırtınızdan Alan Modüller
İlk yılın kronolojisinde üç farklı modül kümesi öne çıkar. Her birini soyut bir liste olarak değil, yeni yöneticinin gerçekte yaşadığı durumlarla anlatıyoruz.
Para İşleri
İlk genel kuruldan çıkardığınız bütçe kararının ardından aidat tahsilatı başlar. Online aidat tahsilatı modülü, kat maliklerine ödeme bağlantısı iletir; ödemeler otomatik olarak kayıt altına alınır, gecikenlere sistem hatırlatma gönderir. Aidat takip programı ile hangi dairenin kaç aydır borçlu olduğunu, gecikme tazminatı dahil toplam borç tutarını tek ekranda görebilirsiniz. Muhasebe ve e-Fatura modülü gider kayıtlarını düzenler; apartman muhasebe programı sayesinde yıl sonunda hesap özetini genel kurula hazır biçimde sunabilirsiniz. Gider paylaşımı ve sayaç okuma özellikleri; Edirne genelinde olduğu gibi bazı binalarda uygulanabilen merkezi ısıtma ya da soğutma sistemlerinde daire bazlı fatura dağılımını çözüme kavuşturur.
Operasyon
Arıza ve bakım modülü, sakin tarafından bildirilen bir sorunu anında kayıt altına alır; yöneticiye iş emri oluşturma ve takip imkânı sunar. Çözüme kavuştuğunda ilgili sakin bilgilendirilir; süreç şeffaf kalır. Duyuru ve bildirim modülü SMS, e-posta veya push bildirimiyle tüm sakinlere aynı anda ulaşmanızı sağlar; asansör bakımı, su kesintisi ya da genel kurul hatırlatması anlar içinde iletilir. Otopark ve güvenlik modülleri, ziyaretçi takibi ile kapı yetkisi yönetimini kolaylaştırır. Personel ve bordro özelliği, kapıcı ya da güvenlik görevlisi çalıştıran binalarda SGK beyanname süreçlerini destekler. Belge yönetimi ve sigorta modülü, bina sigortası, DASK poliçesi ve bakım sözleşmelerini tarih bazlı arşivler; süresi yaklaşan belgeleri önceden uyarır.
Rakiplerde Olmayan: Mahalle Pazaryeri ve İhale Portalı
SiteYönetim'in rakip yazılımlarda bulunmayan iki özelliği Mahalle Pazaryeri ve İhale Portalı'dır. Havsa'daki tedarikçilerden çatı onarımı, asansör bakımı veya dış cephe boyası için teklif toplamak istediğinizde İhale Portalı şeffaf ve kayıtlı bir süreç sunar: kapalı zarf yerine üç firmanın teklifini yan yana görür, karşılaştırmayı genel kurula belgeli biçimde sunar, sözlü anlaşmalara gerek kalmaz. Mahalle Pazaryeri ise sakinler ve yerel esnaf arasında site içi ticaret ve hizmet alışverişini mümkün kılar. Bu iki özellik, hem yöneticiye hem sakinlere günlük yaşamda dokunur.
Son bir not: bu modüllerle yönetimi bir gün devredeceğinizde, devir-teslim bir öğleden sonra sürer; çünkü tüm kayıtlar, defterler ve belgeler sistemde hazır durur. H2-2'de anlattığımız ilk haftanın kaosunu sonraki yönetici yaşamaz.
Havsa ve Edirne'nin Koşulları Yönetim Planınızı Nasıl Şekillendirir?
Edirne ili ve Havsa ilçesi Marmara iklim kuşağının karasal geçiş bölgesinde yer alır: kışlar serin ve yağışlı, yazlar ise sıcak ve kurudur. Bu iklim tablosu, yönetim takvimini doğrudan etkileyen birkaç kritik kalem doğurur.
Sonbahar Bakım Penceresi
Ekim ortasına kadar kazan ve kombilerin bakımını yaptırmak, kış başındaki arıza kuyruğuna girmekten kurtarır. Servis firmalarının takvimi kasım ayına doluyor; ekim başında randevu alan bina, hem erken hem de daha uygun fiyatla hizmet alır. Çatı ve su izolasyon kontrolü de sonbaharın başına alınmalıdır; kış yağmurları başlamadan bulunan bir çatlak, sonradan çıkan nemden çok daha az maliyetli kapanır.
Ortak Alan ve Yağış Yönetimi
Havsa'da kış aylarında oluşan yoğun nem ve ara sıra don koşulları bina girişlerinde, bodrumlarda ve otopark rampalarında risk yaratabilir. Kaldırım ve ortak alanların bakım sorumluluğu yöneticiye aittir; bu alanlarda meydana gelen bir kaza yasal sorumluluk doğurabilir. Belediye çalışmaları bina sorumluluğunu ortadan kaldırmaz; ortak alanlara ilişkin önlem ve bildirimlerinizi kayıt altına alın.
Mevsimlik Aidat Farklılaştırması
Merkezi ısıtma sistemi olan binalarda kış aylarındaki yakıt gideri yüksek seyreder. Yaz-kış aidat farklılaştırması yasal olarak mümkündür; bu karar genel kurulda alınıp işletme projesine yansıtılmalıdır. Gider paylaşımı modülü, aylık değişken tutarları daire başına otomatik dağıtır; mevsimlik hesaplama tartışmalarını ortadan kaldırır.
Havsa ve Çevresinde Site Yönetimi: Enez, Ipsala, Keşan, Lalapaşa, Meriç, Merkez, Süloğlu, Uzunköprü
Havsa, Edirne iline bağlı ilçeler arasında il merkezine coğrafi olarak yakın konumda yer alır. Bu yakınlık, bölgedeki yönetim sorunlarının benzer bir çerçeve paylaştığı anlamına gelir; ancak her ilçenin koşulları kendine özgüdür.
Keşan ve Uzunköprü gibi görece büyük ilçelerde konut stoku daha yoğundur; çok katlı apartmanlar ve bazı toplu konut projeleri KMK'nın toplu yapı hükümlerini devreye sokabilir. Bu ilçelerde profesyonelleşme ihtiyacı daha belirgin hissedilir, yönetim kurullarının etkin çalışması daha kritiktir.
Enez ve Meriç gibi daha küçük ve kırsal ağırlıklı ilçelerde ise tablo farklıdır: az katlı binalar, gönüllü yöneticiler ve basit defter düzeni ağırlıktadır. Profesyonel şirket arzı bu ilçelerde sınırlı olabileceğinden, kendi yönetiminizi dijital araçlarla desteklemek en pratik seçenek olmaya devam eder. Lalapaşa ve Süloğlu da benzer bir profil taşır.
Ipsala'da tarım ve ticaret ağırlıklı nüfus yapısı, sakinlerin zaman zaman farklı şehirlerde ya da sezonluk olarak bulunmasına yol açabilir; uzaktan erişilebilen portal bu tip binalarda değer kazanır. SiteYönetim bulut tabanlı olduğundan Keşan'daki bir site ile Havsa'daki bir apartman aynı panel üzerinden, kurulum gerektirmeden eş zamanlı yönetilebilir. Edirne geneli site yönetimi rehberini de inceleyerek il ölçeğindeki karşılaştırmalı bilgilere ulaşabilirsiniz.
KVKK, İş Güvenliği ve Yöneticinin Yasal Sorumlulukları
Yöneticilik görevi yasal sorumluluklar eşliğinde gelir; bu sorumlulukları önceden bilmek büyük çoğunluğunu basit önlemlerle karşılamayı mümkün kılar.
KVKK kapsamında bina girişine veya ortak alana kamera kurduğunuzda kat maliklerini ve sakinleri aydınlatma metniyle bilgilendirmeniz zorunludur; bu metin görünür bir yere asılmalıdır. Kat malikleri iletişim listesi kişisel veridir; yalnızca yönetim amacıyla kullanılabilir ve üçüncü kişilerle paylaşılamaz. Kamera kayıtları belirli bir süreden fazla saklanamaz; saklama süresi ve erişim yetkisi önceden belirlenmelidir.
Binada kapıcı, güvenlik görevlisi veya temizlik personeli çalıştırıyorsanız SGK bildirimi ve işe giriş bildirgesinin yapılması gerekir; iş güvenliği temel gerekliliklerinin karşılanması da yöneticinin sorumluluğundadır. KMK m.38 uyarınca yönetici vekil sıfatıyla hareket eder ve ihmalinden doğan zararlardan sorumlu tutulabilir. Bu sorumluluk korkutucu değil, rehberleyicidir: kayıtları düzenli tutmak, kararları belgelemek ve yazışmaları arşivlemek bu riski büyük ölçüde azaltır. KVKK uyum modülü aydınlatma metinlerini ve belge arşivini hazır tutar, süresi gelen belgeleri önceden uyarır.
Sık Yapılan 7 Yeni Yönetici Hatası
Yeni yöneticilerin büyük çoğunluğu aynı hataları yapar. Hepsini görmek ve birini bile yapmamak, ilk yılı çok daha sakin geçirmenizi sağlar.
- Kişisel hesapta site parası tutmak. Site ödemeleri yöneticinin kişisel hesabından geçerse hem hesap verme hem de hukuki sorumluluk açısından ciddi sorun doğar. Site adına ayrı bir hesap açmak zorunludur.
- Elden para toplamak. Elden alınan nakit izlenilemez, kanıtlanamaz; hem denetimde hem de güvende sorun yaratır. Tüm tahsilatı banka kanalına taşıyın.
- Karar defterini işlememek. Alınan kararları karar defterine taşımadan uygulamak, ileride o kararların geçerliliğinin tartışılmasına zemin hazırlar. Her toplantı günü deftere geçin.
- Gündemsiz çağrı yapmak. Toplantı daveti gündem içermiyorsa o toplantıda alınan kararlar itirazla karşılaşabilir. Çağrıda gündem maddelerini açıkça yazın.
- İşletme projesi yapmamak. Bütçesiz yönetim, harcamaların aidat gelirini aşmasına ya da beklenmedik giderlere hazırlıksız yakalanmaya yol açar. Yılın ilk ayında taslak bütçe çıkarın.
- Gecikme tazminatını uygulamamak. Aidat borcunu uzun süre tahsil etmeden bırakmak, düzenli ödeyen maliklere haksızlıktır ve tahsilatı giderek güçleştirir. KMK m.20 hakkınızı kullanın.
- Sonbahar bakımını kasıma bırakmak. Havsa ve Edirne genelinde kışa hazırlık için kazan bakımı, çatı kontrolü ve dış cephe muayenesi ekim başından önce tamamlanmalıdır. Kasım'da servis firmalarının takvimi dolmuş olur; hem gecikir hem daha pahalıya mal olursunuz.