Eldivan, Çankırı'da site & apartman yönetim sistemi

Eldivan'da bir site ya da apartman yönetimini yeni devraldıysanız ilk 30 günde dört işi bitirmeniz gerekir: devir-teslim tutanağıyla defterleri almak, site adına banka hesabını düzene sokmak, aidat ve borç listesini çıkarmak, yıllık işletme projesini taslaklamak. Çankırı il geneli ortalama aylık aidat ₺250–₺850 aralığında seyrediyor; Eldivan'ın karasal iklimi ve uzun ısıtma sezonu bu rakamı üst banda taşıyabilir. Bu rehberde ilk 30 günün planını, aidat belirleme ve tahsilat kurallarını, genel kurul sürecini ve yerel koşulları Eldivan gerçeğine göre bulacaksınız. İşin tekrar eden kısmını nasıl otomatiğe bağlayacağınızı da göstereceğiz.

Eldivan'da Site Yöneticisi Oldunuz: Sizi Ne Bekliyor?

Yöneticilik görevi sizi aynı anda dört farklı sorumluluk alanına yerleştirir. Kat Mülkiyeti Kanunu m.35 bu yükümlülükleri çok net tanımlar: işletme defterini ve karar defterini usulüne uygun tutmak, aidatları zamanında tahsil etmek, ortak alanların bakımını yürütmek ve her yıl genel kurula hesap vermek. Bu dört alan hukuki bir çerçeve çizmekle kalmaz; haftalık rutininizin de iskeletini oluşturur.

Çankırı'nın Eldivan ilçesinde bina dokusu büyük ölçüde küçük-orta ölçekli apartmanlardan oluşur. Bu ölçek hem avantaj hem sorumluluk demektir: daire sayısı yüzün altında kalan yapılarda yönetici çoğunlukla gönüllü bir kat malikidir ve kağıt üzerindeki görev tanımı ile günlük gerçek arasındaki mesafeyi bizzat kapatmak zorundadır. Çankırı genelinde de bu tablo yaygındır; il merkezine yakın konumu nedeniyle Eldivan zaman zaman il merkezi hizmetlerinden yararlanma imkânı bulur, ancak yönetim sorumluluğu yine de yerel ve kişiseldir.

Sorumlulukların ağırlığından önce şunu bilmek size cesaret verebilir: mevzuat aslında tahmin edilenden çok daha sistematiktir. Hangi adımı, hangi sırayla, hangi belgelerle atmanız gerektiğini bir kez öğrendiğinizde rutin yerleşir. Aşağıdaki bölümler tam olarak bu haritayı çiziyor.

İlk 30 Gün: Eldivan'da Yeni Yöneticinin Adım Adım Yol Haritası

1. Hafta — Devir Teslim ve Envanter

İlk işiniz, önceki yöneticiden yazılı bir devir-teslim tutanağı almaktır. Bu tutanakta şunlar yer almalıdır: karar defteri ve işletme defteri (son üç yılın en az birinin eksiksiz olması beklenir), banka hesabı ile kasa bakiyesi, tüm aktif sözleşmeler (asansör bakım, temizlik, güvenlik, sigorta poliçesi), borç-alacak listesi ve eski yöneticiye ödenmemiş fatura varsa bunların dökümü. Tutanağı imzalamadan teslim almayın; imzasız teslimat, ileride doğabilecek tartışmalarda sizi güçsüz bırakır. Belgelerin bir kopyasını dijital ortama aktarın; fiziksel dosyanın yanı sıra bulut yedek, ilk haftadan itibaren hayatınızı kolaylaştırır.

2. Hafta — Mali Fotoğraf

Banka hesabını gözden geçirin: hesap site adına mı yoksa eski yöneticinin kişisel adına mı kayıtlı? Kişisel hesapta site parası tutmak hem yasal açıdan sorunlu hem de kat malikleriyle güven sorunu yaratır. Hesabı mümkün olan en kısa sürede sitenin resmi bilgileriyle ilişkilendirin ya da yeni bir hesap açın. Aidat borçlusu listesini çıkarın; kimlerin kaç aylık borçlu olduğunu bir tabloya dökün. Eldivan'ın uzun ve sert geçen kış koşulları nedeniyle yakıt ve doğalgaz faturaları sıklıkla birikmektedir; bu kalemlere yönelik bekleyen ödemeleri ayrıca işaretleyin.

3. Hafta — İletişim ve Kayıt Düzeni

Kat malikleri ve kiracıların güncel iletişim listesini oluşturun. Bu liste kişisel veri niteliği taşır; KVKK kapsamında yalnızca yönetim amaçlı kullanılabilir, üçüncü taraflarla paylaşılamaz. Duyuru kanalınızı belirleyin: apartman girişine fiziksel ilan panosu şart, ancak mesaj uygulaması ya da e-posta grubu ile bunu desteklemek iletişim hızını artırır. Arıza ve talep kayıtlarını tutmaya başlayın; bir not defteri bile olsa her arızanın tarihi ve sonucunun belgelenmesi ilerideki anlaşmazlıklarda belirleyici olur. Site yönetim yazılımı kullananlar bu dört haftanın büyük bölümünü devir-teslim raporu ve dijital kayıt sistemleriyle çok daha kısa sürede tamamlar.

4. Hafta — Plan ve Bütçe Taslağı

KMK m.37 kapsamında yıllık işletme projesi hazırlamak yöneticinin yasal görevidir. Taslak aşamasında şu kalemleri listeleyin: aylık sabit giderler (temizlik, asansör bakım, güvenlik), mevsimsel giderler (Eldivan ve Çankırı genelinde ısıtma sezonu Ekim'den Nisan'a kadar uzayabilir; yakıt/doğalgaz bu dönemin en büyük kalemidir), ve bir yıl içinde yapılması planlanan onarımlar. Kazan ya da kombi bakımını Eylül ayına almak — yani soğuk hava gelmeden önce — ilk ciddi arıza riskini ve acil servis maliyetini önemli ölçüde azaltır. Bu taslak genel kurulda onaylanacak aidatın da temelini oluşturur.

Eldivan'da Aidat Ne Kadar? Ortalama Aidat Aralığı ve Belirleme Yöntemi

Çankırı il genelinde aylık aidat ortalaması ₺250–₺850 aralığındadır; bu il geneli ortalamadır. Eldivan'daki bir binanın aidatı bu aralıkta nereye düşer, büyük ölçüde şu üç değişkene bağlıdır: binanın donanımı (asansör, merkezi ısıtma, güvenlik kamerası gibi ortak alan sistemleri), bağımsız bölüm sayısı ve Eldivan'ın karasal ikliminden kaynaklanan mevsimsel giderler. Eski veya küçük apartmanlarda ₺250–₺400 band gerçekçiyken, merkezi kalorifer sistemi olan ve güvenlikli olan yapılarda üst bandın üzerine çıkmak mümkündür.

Aidatın nasıl belirleneceği KMK m.20'de açıkça düzenlenmiştir: ortak giderler kat maliklerine arsa payları oranında ya da yönetim planında aksine hüküm yoksa eşit paylaştırılır. Doğru oran için önce yönetim planınıza bakın. Ardından şu adımları izleyin: tüm yıllık giderleri listeleyin, toplamı daire sayısına ya da arsa payına bölün, sonucu işletme projesi olarak genel kurula sunun ve oy çokluğuyla onaylayın. Onaylanan rakam, o yılın yasal aidatıdır.

Eldivan'ın uzun ısıtma sezonu — Çankırı genelinde beş ila altı ay olarak hesap edilebilir — aidatın en büyük belirleyicisi hâline gelir. Merkezi ısıtma sistemleri olan binalarda yakıt kalemi yıllık toplam giderin yarısını aşabilir; bu nedenle bütçe taslağı yapılırken en az iki önceki yılın ısıtma fatura toplamına bakılması önerilir. Aidat hesaplama aracı ile binanızın gider kalemlerini girerek daire başı aidatı kolayca hesaplayabilirsiniz.

Aidat Nasıl Toplanır, Ödemeyen Kat Malikine Ne Yapılır?

Tahsilat yöntemleri arasında elden nakit toplamak pratikte en riskli olanıdır: kayıt düzeni bozulur, ileride "vermedim/aldım" tartışması çıkar. Tahsilatı banka havalesi veya online ödeme kanalları üzerinden yapın; her ödeme için otomatik dekont oluşsun. Bu sayede hem sizin hem kat malikinin elinde yazılı kanıt bulunur.

Ödemeyen kat malikie karşı izlenecek yol KMK m.20'de düzenlenmiştir. İlk adım her zaman yazılı hatırlatmadır: ödeme vadesi geçtikten sonra bir bildirimi kayıtlı posta ya da taahhütlü mektupla gönderin. Hâlâ ödeme yapılmazsa aylık yüzde beşe kadar gecikme tazminatı işletebilirsiniz. Sonraki adım noterce ihtar, en son aşama ise icra takibidir. Belgelerin eksiksiz olması — ödeme makbuzları, borç dökümü, karar defteri kayıtları — icra sürecini belirgin biçimde hızlandırır. Aidat takip programı ile hatırlatmalar otomatik olarak gider; borçlu listesi her an güncel kalır.

Kendiniz mi Yöneteceksiniz, Profesyonel Şirket mi? Eldivan İçin Karar Rehberi

Karar verirken şu iki değişkene bakın: bağımsız bölüm sayısı ve aylık toplam bütçe. Aşağıdaki tablo yaygın eşikleri özetliyor:

Eldivan gibi küçük-orta ölçekli ilçelerde profesyonel site yönetim şirketi arzı sınırlıdır. Çankırı genelinde de bu gerçek geçerlidir: metropolitan illere kıyasla aktif firma sayısı azdır ve ulaşım maliyeti hizmet bedelini yukarı çeker. Bu nedenle Eldivan'daki en yaygın gerçek çözüm şudur: gönüllü bir kat maliki yönetici olur, ağır ve tekrarlayan işleri ise dijital araçlara devreder. Bu "üçüncü yol" hem maliyeti kontrol altında tutar hem de mevzuat uyumunu sağlar.

Site Banka Hesabı, Vergi Numarası ve Resmi Kayıtlar

Kendi kişisel banka hesabınızda site parasını tutmayın. Bu uygulama hem hukuki açıdan sorunludur hem de kat malikleriyle güven ilişkisini zedeler; olası bir anlaşmazlıkta sizi doğrudan sorumlu konuma sokar. Site adına ayrı bir hesap açmak hem yasal güvenceyi sağlar hem de muhasebe düzenini kolaylaştırır.

Hesap açmak için genellikle vergi numarası gerekir. İşte adımlar:

1. Genel kurulda yönetici seçim kararını karar defterine işletin ve imzalayın.
2. Bu kararın fotokopisi, yöneticinin kimlik belgesi ve imza beyannamesiyle Çankırı Vergi Dairesi'ne başvurun.
3. Apartman/site adına potansiyel vergi numarası alın.
4. Bu numara ile seçtiğiniz bankaya gidin; site adına vadesiz hesap açın.

Sitede kapıcı, temizlik görevlisi ya da güvenlik personeli çalışıyorsa SGK yükümlülüğü de doğar. İş güvenliği belgesi ve aylık prim bildirimleri bunun parçasıdır. Belge listesi vergi dairesine ve banka şubesine göre küçük farklılıklar gösterebilir; güncel uygulamayı Çankırı Vergi Dairesi'nden ya da mali müşavirinizden teyit etmenizi öneririz.

İlk Genel Kurul: Çağrıdan Karar Defterine

KMK m.29-32 genel kurula ilişkin temel kuralları belirler. Yılda en az bir kez toplanmak zorunludur. Toplantı tarihinden en az 15 gün önce kat maliklerine imzalı ya da taahhütlü mektupla çağrı gönderilmesi gerekir; çağrıda gündem maddelerinin açıkça yazılması şarttır. Gündeme alınmayan konularda geçerli karar alınamaz.

İlk toplantıda çift çoğunluk aranır: toplantıya katılan kat maliki sayısı ile bu maliklerin arsa payları toplamının yarıyı geçmesi gerekir. Yeter sayı sağlanamazsa ikinci toplantı, katılanların oylarıyla geçerli kararlar alabilir. Her karar, toplantı sonunda karar defterine işlenir ve toplantıya katılan malikler tarafından imzalanır.

Yeni yöneticilerin en sık düştüğü hatalar şunlardır: çağrıyı gündemsiz göndermek (bu, alınan kararı iptal edilebilir hâle getirir), ikinci toplantı tarihini ve yerini ilk toplantı çağrısında belirtmemek, kararları imzalatmadan deftere işlemek. Bu üç hatadan kaçınmak, genel kurulun hukuki geçerliliğini güvence altına alır. Çağrı metnini hazırlamak, vekâletleri takip etmek ve karar defterini dijital ortama taşımak için genel kurul yazılımını kullanabilirsiniz.

Yönetimi Devralın, Gerisini AI'a Bırakın: SiteYönetim Yeni Yöneticinin İşini Nasıl Üstlenir?

Yönetimi devralın. Gerisini AI'a bırakın.

Bu sayfanın başından bu yana biriken dertlerin listesi uzadı: devir kaosunu yönetmek, aidatları kovalamak, genel kurul bürokrasisini çözmek, hukuki belirsizlikte kararlar almak. SiteYönetim bu dertlerin her birine somut bir kestirme yol sunar.

AI Operatör: Sizin Onayınızla Çalışır

AI Operatör, günlük tekrarlayan işlemleri yüksek sesle düşünüp hazırlayan, ancak hiçbir şeyi onayınız olmadan yapmayan bir çalışma arkadaşı gibi davranır. Örneğin şunu yazıyorsunuz: "Bu ayın aidatlarını tahsil et, geciken altı daireye nazik hatırlatma gönder." AI Operatör borçlu listesini sistemden çeker, her daireye özelleştirilmiş hatırlatma mesajı hazırlar ve size onay ekranı sunar. Siz onaylamadan tek bir mesaj gönderilmez. Bu onay adımı her senaryoda geçerlidir; otomasyonun kontrolü sizde kalır.

Eldivan'ın uzun kış koşullarında ikinci senaryo çok daha yakın ve somuttur: "Kazan dairesi arızasını kaydet, sözleşmeli tesisatçıya iş emri gönder." AI Operatör arızayı kayıt altına alır, sözleşmeli tesisatçıya yönelik iş emri taslağını hazırlar ve onayınızı bekler. Onay verdiğinizde iş emri iletilir; onaylamadıysanız sistem beklemede kalır. Benzer şekilde genel kurul sürecinde: "Genel kurul çağrısını hazırla, gündem maddelerini ekle, oy verecek maliklerin vekâlet durumunu kontrol et" komutuyla çağrı taslağı ve vekâlet takip listesi dakikalar içinde önünüzde olur; yine sizin onayınızla gönderilir.

AI Danışman: 10 Milyondan Fazla Emsal Karara Dayalı Hukuki Yol Gösterici

"Aidatını sekiz aydır ödemeyen malike ne yapabilirim?" sorusunu AI Danışman'a sorduğunuzda, ictihatpro.com altyapısındaki 10 milyonun üzerinde emsal karara dayanarak KMK m.20 çerçevesinde size adım adım bir yol haritası sunar: gecikme tazminatı oranı, ihtar süreci, icra takibi aşamaları ve dikkat edilmesi gereken belgeleme gereklilikleri. Danışman yol gösterir; dava aşamasında avukatınızın yerini tutmaz. Bu dürüstlük cümlesi kasıtlıdır ve önemlidir — hukuki danışmanlık için son söz her zaman mesleğini icra eden bir avukatta olmalıdır.

Sitenin Karnesi: Sayıyla Kanıtlanan Yönetim

Karne, 100 üzerinden hesaplanan bir yönetim performans puanıdır. Tahsilat oranı, açık arıza sayısı, genel kurul uyumu, yasal belge eksiksizliği gibi parametreler birleşerek tek bir puan üretir. Yeni yönetici için bu puanın özellikle değerli olduğu an şudur: devir aldığınız günkü karne puanı ile altı ay sonraki puan, genel kurulda yan yana gösterildiğinde "iyi yönettim" iddiasını kanıta dönüştürür. Kat malikleri rakamları görür; tartışma sona erer.

7 Rol Bazlı Portal: Herkes Kendi Kapısından Girer

Platform, yönetici, sakin, mülk sahibi (malik), denetçi, esnaf ve diğer rollere ayrı giriş noktaları sunar. Yeni yönetici için bu yapının pratikte anlamı büyüktür: Ankara'da ya da başka bir şehirde yaşayan malik, borcunu kendi portalından görür — sizi aramaz. Denetçi portalı, hesapları bağımsız olarak takip edebilir; bu şeffaflık, ileride oluşabilecek anlaşmazlıkları başlamadan önler. Sakinler bakım taleplerini kendi panelinden iletebilir; siz talebi alır, önceliklendirir ve yanıtlarsınız.

Deneme Koşulları

14 gün ücretsiz, kredi kartı gerekmez, bulut tabanlı — yerel kurulum yoktur, sunucu bakımı gerekmez. Tek bir daireden alışveriş merkezine kadar ölçeklenen yapısı, Eldivan'daki küçük bir apartman için de büyük bir site kompleksi için de aynı şekilde çalışır. Apartman yönetim programı sayfasından deneme başlatabilirsiniz.

Aidattan İhaleye: Günlük İşleri Sırtınızdan Alan Modüller

Yeni yöneticinin ilk yılı, üç farklı iş yükü kümesinden oluşur. Her küme için platforma ait modüller, işi elle yürütmekle kıyaslandığında zaman ve hata maliyetini önemli ölçüde düşürür.

Para İşleri

Online aidat tahsilatı ve otomatik borç hatırlatması, tahsilat oranını artırmanın en doğrudan yolu olarak öne çıkar. Aidat takip programı modülü sayesinde vadesi geçen dairelere sistem otomatik hatırlatma gönderir; siz listeye bakıp sonuçları değerlendirirsiniz. Apartman muhasebe programı e-Fatura entegrasyonu ve gider paylaşımı hesaplamasıyla birlikte gelir. Eldivan gibi karasal iklimli yerlerde merkezi ısıtma sistemi yaygınsa, kalorimetre okumalarına göre daire bazlı gider paylaşımı özelliği ısıtma dönemi hesaplamalarını tartışmasız bir zemine oturtur; "benim daire daha az yaktı" kavgaları sayıya teslim olur. İşletme defteri ve tüm gelir-gider kayıtları denetçi için her an erişilebilir durumdadır.

Operasyon

Arıza ve bakım talepleri sisteme kaydedilir, sorumlu atanır, durum takip edilir. Duyurular SMS, push bildirim ya da platform içi mesaj olarak gönderilir; hangi kat malikinin duyuruyu gördüğü kayıt altına alınır. Otopark, güvenlik ve ziyaretçi yönetimi ayrı modüllerle desteklenir. Personel varsa bordro ve SGK takibine ait temel kayıtlar sistemde tutulur; sigorta poliçeleri ve belge arşivi tarih bazlı uyarılarla takip edilir.

Rakipte Olmayan Özellikler: Mahalle Pazaryeri ve İhale Portalı

Çatı yalıtımı, asansör bakımı ya da bahçe düzenlemesi gibi kapsamlı işlerde teklif toplamak, geleneksel yöntemlerle hem zaman alır hem de şeffaflık sorunu yaratır. İhale Portalı sayesinde Eldivan'daki ya da Çankırı genelindeki tedarikçilerden kapalı zarf yerine kayıtlı ve şeffaf teklif toplayabilirsiniz. Üç teklifin karşılaştırmalı tablosu genel kurulda eksiksiz belgeyle sunulur; "neden bu firmayı tuttuk?" sorusu sayılarla yanıt bulur. Mahalle Pazaryeri ile site sakinleri arasında küçük hizmet ve ticaret ağı kurulabilir. Bu iki özellik rakip site yönetim yazılımlarında bulunmayan farklılaştırıcı unsurlardır.

Bir de sona bakın: sıra sizden sonraki yöneticiye geldiğinde devir-teslim modülü, tüm defterleri, sözleşmeleri ve arıza geçmişini bir arada sunar. Devir bir öğleden sonra tamamlanır; bu bölümün başında anlatılan devir kaosu yaşanmaz.

Eldivan'ın Koşulları Yönetim Planınızı Nasıl Şekillendirir?

Eldivan'ın ve Çankırı'nın karasal iklimi, yönetim planını doğrudan etkileyen somut koşullar üretir. Bu koşulları bilmeden hazırlanan bütçe ve bakım takvimi, ilk kışta gerçeklikle çarpışır.

Yakıt Bütçesi ve Isıtma Kararı

Çankırı genelinde ısıtma sezonu ortalama beş ila altı ay sürer. Bu sürede doğalgaz ya da yakıt giderleri, aylık aidat toplamının en büyük kalemini oluşturabilir. Yıllık bütçe hazırlarken son iki-üç yılın yakıt faturalarını alt alta koyun ve aylık ortalamaları çıkarın. Merkezi ısıtma sistemi varsa daire başı paylaşım yöntemini (arsa payı mı, eşit mi, kalorimetre mi?) baştan belirleyin ve genel kurulda onaylatın. Bu karar ilerleyen kışlarda "benim daire daha az ısındı" tartışmalarını önler. Sayaç ve gider paylaşımı modülü bu hesaplamaları otomatik olarak yürütür; kışın en kritik anında elle hesap yapma zorunluluğunu ortadan kaldırır.

Kar ve Buz Sorumluluğu

Kaldırım, otopark girişi ve ortak alanlar kışın buzlanır. Bu alanlardaki kayma ve düşme kazalarında yöneticinin hukuki sorumluluğu gündeme gelebilir. Tuz/kum stoğunu Kasım öncesinde hazırlayın; buz çözücü malzeme ve kepçe gibi ekipmanların nerede tutulduğunu tüm sakinlere duyurun. Kapıcı ya da temizlik personeli varsa sorumluluk sözleşmeye açıkça yazılsın.

Kış-Yaz Aidat Farklılaştırması

Bazı binalar yaz aylarında yakıt maliyeti sıfıra inerken kışın bu kalemin yükünü hisseder. Sabit aylık aidat yerine mevsimsel farklılaştırma (kış aylarında yakıt payı eklenmesi) da genel kurul kararıyla uygulanabilir. Bu tercih kat maliklerinin bütçe planlamasını kolaylaştırır ve yaz aylarında kasada biriktirilen rezervi kış dönemine taşımanın alternatifidir. Hangi yöntemi seçerseniz seçin, kararın işletme projesinde ve karar defterinde yer alması zorunludur.

Eldivan ve Çevresinde Site Yönetimi: Komşu İlçeler

Site yönetimi sorunları il sınırı tanımaz; Çankırı'nın diğer ilçelerinde de benzer koşullar ve sorular gündemde. Çankırı geneli site yönetimi rehberinde tüm il için geçerli bilgilere ulaşabilirsiniz. Ancak ilçe bazında bakıldığında tablonun iki farklı kümede şekillendiği görülür.

Birinci küme, Merkez ilçe ve ona yakın konumdaki ilçeleri kapsar. Merkez'de çok katlı apartman ve site yapılaşması daha yoğundur; bu nedenle profesyonelleşme ihtiyacı da görece daha güçlüdür. Kızılırmak ilçesi de ulaşım aksının üzerinde olmasıyla bu kümeye yakın bir tablo sergiler. Korgun ve Kurşunlu ilçelerinde ise daha ölçülü bir bina dokusu söz konusudur; buradaki yöneticiler genellikle az daireli apartmanları gönüllü olarak yürütür.

İkinci küme, ilçe merkezinden uzak ve dağlık coğrafyasıyla öne çıkan yerleşim birimlerini kapsar. Yapraklı, Ilgaz ve Bayramoren ilçeleri bu kümede yer alır; sert kış koşulları Eldivan'a benzer ya da daha belirgin biçimde hissedilir ve ısıtma/yakıt kalemi yönetim gündeminin merkezinde durur. Atkaracalar, Sabanozu ve Orta gibi küçük ölçekli ilçelerde az daireli apartmanlar yaygındır; yönetim çoğunlukla basit defter düzeniyle yürütülür. Cerkes ise görece büyük ilçe merkezi nüfusuyla orta ölçekli site yönetimi dinamiklerine daha yakın bir profil taşır.

Bulut tabanlı bir platform olduğu için Bayramoren'deki küçük bir apartmanla Merkez'deki büyük bir site, herhangi bir kurulum gerektirmeksizin aynı panel üzerinden yönetilebilir. İlçeler arasındaki mesafe, yönetim kalitesi üzerinde belirleyici olmak zorunda değil.

KVKK, İş Güvenliği ve Yöneticinin Yasal Sorumlulukları

KMK m.38 yöneticinin vekil sıfatıyla hareket ettiğini ve bu sıfatla kat maliklerine karşı sorumlu olduğunu açıkça düzenler. Bu sorumluluk soyut değildir; üç pratik alanda doğrudan karşınıza çıkar.

Kamera kayıtları ve KVKK: Apartman girişine ya da ortak alanlara güvenlik kamerası takıyorsanız kamera konumlarını, kayıt sürelerini ve amaçlarını açıklayan aydınlatma metni hazırlamanız ve görünür bir yere asmanız gerekir. Bu yükümlülük KVKK kapsamında uyulması zorunlu olan asgari gerekliliktir. Kamera görüntüleri yalnızca güvenlik amacıyla kullanılabilir; başka bir amaçla paylaşılamaz.

İletişim listesi ve kişisel veri: Kat malikleri ile sakinlerin isim, telefon ve e-posta bilgilerini yalnızca yönetim amaçlı kullanın. Bu bilgileri üçüncü taraflara — esnaf, hizmet sağlayıcılar dahil — izinsiz aktarmak KVKK ihlali oluşturur.

Çalışan varsa SGK ve iş güvenliği: Kapıcı, temizlik görevlisi ya da güvenlik personeli çalıştırıyorsanız SGK bildirimleri, iş sözleşmesi ve iş güvenliği yükümlülükleri doğar. İşe başlamadan önce bu adımları tamamlayın; asgari ücret, fazla mesai ve yıllık izin gibi haklar yasal olarak güvence altındadır. Güncel SGK primlerini ve vergi yükümlülüklerini mali müşavirinizle teyit edin. KVKK uyum modülü ile aydınlatma metinleri ve belge arşivini düzenli tutmak bu yükümlülüklerin takibini kolaylaştırır.

Sık Yapılan 7 Yeni Yönetici Hatası

Deneyimli yöneticilerin ortak gözlemlerine göre yeni göreve başlayanlar bu yedi hatayı en çok yapıyor:

1. Kişisel hesapta site parası tutmak. Hem hukuki hem güven riski. Site adına ayrı banka hesabı açmak zorunluluktan önce dürüstlük gereğidir.
2. Elden nakit toplamak. Kayıt dışı tahsilat, ileride "aldım/vermedim" tartışmasının tohumunu atar. Her tahsilat banka kanalı üzerinden yapılmalı ve belgelenmelidir.
3. Karar defterini işlememek. Sözlü karar almak, sonradan tartışma çıktığında sizi savunmasız bırakır. Her toplantı kararı, aynı gün deftere geçirilip imzalanmalıdır.
4. Gündemsiz genel kurul çağrısı yapmak. Gündem belirtilmeden gönderilen çağrı, o toplantıda alınan kararların geçerliliğini tartışmalı kılar.
5. İşletme projesi yapmamak. KMK m.37 kapsamında zorunludur. Proje olmadan belirlenen aidat "genel kurulun takdiri"ne dayanmaz; hukuki temeli zayıftır.
6. Gecikme tazminatını uygulamamak. Ödeme yapan maliklere karşı adaletsizlik üretir ve tahsilat disiplinini bozar. Kanunun tanıdığı hakkı kullanmak, sizi değil, alacağını zamanında ödeyen komşuyu korur.
7. Kış bakımını geç bırakmak. Eldivan'da kazan ve kombi bakımını Kasım'a ertelemek, ilk soğuklarda arıza kuyruğunda beklemeyi garantiler. Eylül-Ekim ayları bakım için hem teknik hem de ekonomik açıdan doğru penceredir; son dakika arıza servis ücreti rutin bakım maliyetinin birkaç katına çıkabilir.