Akpınar, Kırşehir'de site & apartman yönetim sistemi

Akpinar'da bir site ya da apartman yönetimini yeni devraldıysanız ilk 30 günde dört işi bitirmeniz gerekir: devir-teslim tutanağıyla defterleri almak, site adına banka hesabını açmak, aidat ve borç listesini çıkarmak, yıllık işletme projesini taslaklamak. Kırşehir genelinde aylık aidat ortalaması ₺250–₺850 aralığında seyrediyor; Akpinar'ın karasal iklimi, yılın beş-altı ayını kaplayan uzun ısıtma sezonu nedeniyle yakıt ve enerji kalemlerini yönetim bütçesinin merkezine taşıyor. Bu rehberde ilk 30 günün adım adım planını, aidat belirleme ve tahsilat kurallarını, genel kurul sürecini ve resmi kayıt işlemlerini bulacaksınız. İşin tekrarlayan kısmını nasıl otomatiğe bağlayacağınızı da göstereceğiz.

Akpinar'da Site Yöneticisi Oldunuz: Sizi Ne Bekliyor?

Site yöneticisi olduğunuz an, yasal yükümlülükler de başlar. Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 35. maddesi yöneticinin dört temel görevini açıkça tanımlar: karar ve işletme defterini tutmak, aidat ve avansları toplamak, ortak alanları koruyup onarmak ve yılda en az bir kez genel kurula hesap vermek.

Akpinar, Kırşehir'in ilçelerinden biri olarak hem il merkezine yakın konumuyla hem de büyük bölümü eski yapı stokundan oluşan dokusuyla kendine özgü bir tablo çizmektedir. Bu yapı, yöneticinin elinde genellikle dijital kayıt olmaksızın devralınan defterler, elden yürütülen tahsilat alışkanlıkları ve belirsiz bakım takvimlerinden oluşan bir miras bulduğu anlamına gelir. Kırşehir genelindeki binlerce apartmanda aynı sorular aynı haftalarda yaşanıyor: "Hangi kağıtları almam lazım?", "Aidat hesabını ne yapayım?", "İlk toplantıyı nasıl organize ederim?"

Bu sorular karmaşık değil; yalnızca sırası bilinmediğinde karmaşıklaşıyor. Aşağıdaki bölümler bu sırayı veriyor.

İlk 30 Gün: Akpinar'da Yeni Yöneticinin Adım Adım Yol Haritası

İlk 30 günü dört haftaya bölmek, panik yerine kontrol hissi sağlar. Her hafta belirli bir odak alanına ayrılır; hiçbir iş bir sonrakini bloke etmez.

1. Hafta — Devir Teslim ve Envanter

Önce kağıtları alın. Önceki yöneticiden teslim almanız gereken belgeler şunlardır: karar defteri (tüm sayfalar imzalı), işletme defteri, site banka hesabı bilgileri ve bakiyeleri, kasa mevcudu, aktif hizmet sözleşmeleri (temizlik, asansör bakım, güvenlik), borç-alacak listesi, vadesi gelmiş ya da gecikmiş faturalar ve sigorta poliçeleri. Bunların tamamı için devir-teslim tutanağı düzenlenir ve iki tarafça imzalanır. Tutanaksız devir, ileride sorun çıkardığında sizi savunmasız bırakır.

2. Hafta — Mali Fotoğraf

Sitenin ya da apartmanın finansal durumunu net olarak görün. Banka hesabı hâlâ eski yönetici adına kayıtlıysa imza yetkisini devralın; eğer hesap yoksa site adına yeni hesap açın. Aidat borçlusu listesini eski defterden çıkarın; gecikme süresi ve tutara göre sıralayın. Akpinar'ın uzun kış koşulları nedeniyle doğalgaz ya da katı yakıt faturaları bu dönemde en büyük kalem olabilir — varsa merkezi ısıtma sisteminin son sezon toplam harcamasını kayıt altına alın; bu veri, ilk bütçe taslağınız için temel olacak.

3. Hafta — İletişim ve Kayıt Düzeni

Kat maliklerinin ve kiracıların güncel iletişim bilgilerini toplayın. Bu liste kişisel veri niteliği taşıdığından KVKK kapsamındadır; yalnızca yönetim amacıyla kullanılmalı, üçüncü taraflarla paylaşılmamalıdır. Duyuru kanalı belirleyin: kapıya asılan ilan, toplu mesaj ya da uygulama — hangisi kullanılacaksa tutarlı olun. Arıza ve talep kayıtları için bir yöntem seçin; not defteri de olur, ancak kaybolur. Site yönetim yazılımı kullananlar için bu kayıtlar otomatik olarak tarihlenir ve takip edilebilir hâle gelir.

4. Hafta — Plan ve Bütçe Taslağı

KMK m.37 uyarınca yönetici, yılın başında işletme projesi hazırlamak ve kat maliklerine sunmakla yükümlüdür. Akpinar koşullarında bütçe takviminin olmazsa olmazı: kombi veya kazan bakımı Eylül-Ekim'de, çatı ve yalıtım kontrolü kış öncesinde, boru donma önlemi Kasım başında. Bu tarihleri takvime işleyin; bakımı kışın ortasına bırakmak, Kırşehir'in sert kışında hem daha pahalıya hem daha geç çözüme yol açar.

Akpinar'da Aidat Ne Kadar? Ortalama Aidat Aralığı ve Belirleme Yöntemi

Kırşehir genelinde aylık aidat ortalaması ₺250–₺850 aralığındadır; bu il geneli ortalamadır ve bina özelliklerine göre önemli farklılık gösterir. Akpinar'da asansörsüz, güvenliksiz eski bir apartmanda aidat bu aralığın alt bandında kalırken, daha yeni ve donanımlı sitelerde orta veya üst banta yaklaşılabilir. Yönetici olarak sizin göreviniz bu rakamı bulmak değil, hesaplamak.

KMK m.20, aidat paylaşımının iki yöntemini tanımlar: arsa payına orantılı dağıtım ya da eşit paylaşım. Hangi yöntem kullanılacağı yönetim planında belirtilir; belirtilmemişse genel kurul karar verir. Aidat miktarı şu gider kalemlerinin toplamından oluşur: ortak alan elektriği, temizlik ve bahçe, asansör bakımı, yönetim hizmet bedeli, sigorta, varsa güvenlik ücreti ve Akpinar'da en kritik kalem olan ısıtma gideri. Karasal iklimin beş-altı ay sürdürdüğü ısıtma sezonu, merkezi sistemlerde yıllık toplam giderin büyük bölümünü tek kalemde toplar; bu nedenle yakıt fiyatı tahminini bütçeye dâhil etmeden aidat belirlemek, yıl ortasında fark tahsilatına yol açar.

Sitenizin gider kalemlerini girip daire başı aidatı net olarak görmek için aidat hesaplama aracını kullanabilirsiniz.

Aidat Nasıl Toplanır, Ödemeyen Kat Malikine Ne Yapılır?

Aidatı elden toplamak yaygın bir alışkanlık, ancak hem hukuken hem pratik olarak sorunludur: tutarsız ödeme zamanları, makbuz eksikliği ve ispat güçlüğü yaratar. Doğru yöntem banka transferi veya online ödeme; bu sayede her ödemenin tarihi, tutarı ve kaynağı kayıt altına girer.

Bir kat maliki aidatını ödemediğinde sıralamanız şöyle olmalıdır: önce yazılı hatırlatma (mesaj veya kağıt), ardından ihtarname, devam etmesi hâlinde icra takibi. KMK m.20 uyarınca geciken aidatlara aylık yüzde beşe kadar gecikme tazminatı uygulanabilir; bu oran genel kurulda belirlenir. Gecikme tazminatını uygulamamak, düzenli ödeyen maliklere karşı haksızlık oluşturur; aynı zamanda tahsilatı teşvik eden tek mali baskıyı da ortadan kaldırır.

Borç hatırlatmalarını otomatik göndermek ve ödeme durumunu anlık izlemek için aidat takip programı bu süreci yöneticinin günlük takibinden çıkarır.

Kendiniz mi Yöneteceksiniz, Profesyonel Şirket mi? Akpinar İçin Karar Rehberi

Akpinar gibi ilçelerde profesyonel site yönetim şirketi arzı kısıtlıdır. Büyükşehirlerde onlarca şirket arasında tercih yapma lüksü bulunurken, Kırşehir'in ilçe ölçeğinde hizmet veren şirket sayısı azdır ve ulaşım maliyeti ek masraf getirir. Bu gerçeklik, çoğu Akpinar yöneticisinin gönüllü yönetim yoluyla görevi bizzat üstlendiği anlamına gelir.

Hangi yolun sizin için doğru olduğuna karar verirken şu eşiğe bakın: yönetilecek daire sayısı 20'nin üzerinde, birden fazla blok var ve aylık toplam bütçe yüksekse profesyonel destek maliyet-fayda açısından değerlendirilebilir. Akpinar'daki tipik apartmanda ise yönetici hem maliyeti hem de yönetilebilirliği açısından kendisi yönetmeyi tercih eder.

Üçüncü bir yol mevcuttur: kendiniz yönetin, ağır ve tekrarlayan işi yazılıma devredin. Bu kombinasyon ne profesyonel şirketin maliyetini taşır ne de sizi saatlerce kağıt işiyle meşgul eder. Bu yaklaşımın nasıl çalıştığını ilerleyen bölümlerde göreceğiz.

Site Banka Hesabı, Vergi Numarası ve Resmi Kayıtlar

Site ya da apartman adına açılacak banka hesabı için önce vergi dairesinden potansiyel vergi numarası almanız gerekir. Kırşehir Vergi Dairesi'ne başvuruda genellikle şu belgeler istenir: genel kurulda yönetici seçimini gösteren karar defteri örneği, yöneticinin kimlik fotokopisi ve imzalı karar örneği. Belge listesi şubeye göre küçük farklılıklar gösterebilir; başvuru öncesinde telefonla teyit etmek zaman kaybını önler.

Vergi numarası alındıktan sonra bu numarayla site adına vadesiz ticari hesap açılır. Kişisel hesabınızda site parası tutmayın: bu durum hem hukuken sorunlu (şahsi mal varlığıyla karışma riski) hem de kat maliklerinde güven sorununa yol açar. Şeffaf hesap, hesap vermenizi kolaylaştırır.

Binada kapıcı, güvenlik görevlisi veya temizlik personeli istihdam ediliyorsa SGK yükümlülüğü de doğar. Bu kişi için aylık prim bildirimi ve iş güvenliği yükümlülükleri söz konusu olur. Güncel oran ve yükümlülükler için bir mali müşavirden teyit almanız önerilir.

İlk Genel Kurul: Çağrıdan Karar Defterine

KMK m.29 uyarınca kat malikleri kurulu yılda en az bir kez toplanmak zorundadır. Toplantı çağrısı, tarih, saat, yer ve gündem açıkça belirtilerek en az 15 gün öncesinden tüm kat maliklerine imzalı ya da taahhütlü mektupla yapılır. Gündem yazılmadan yapılan çağrıyla alınan kararlar ilerleyen dönemde itiraz konusu olabilir.

KMK m.30'a göre ilk toplantıda karar nisabı (toplantı yeter sayısı) hem kat maliki sayısının hem de arsa payının salt çoğunluğudur. İlk toplantıda bu sayı sağlanamazsa ikinci toplantıda katılan maliklerle karar alınabilir; ancak ikinci toplantı yine yasal usule uygun çağrıyla yapılmalıdır. Alınan kararların tamamı karar defterine geçirilir ve toplantıya katılanlar tarafından imzalanır; imzasız karar defteri hukuken eksiktir.

Genel kurul öncesinde sık yapılan üç hata: çağrı mektubunda gündemin bulunmaması, toplantı tutanağının gecikmeli ya da eksik tutulması ve vekâletname ile gelen maliklerin listede doğru işlenmemesi. Bu üç hatadan kaçınmak, sonradan çıkacak itirazların önüne geçer. Çağrı metni, vekâlet takibi ve dijital karar defteri için genel kurul yazılımı bu adımları standart hâle getirir.

Yönetimi Devralın, Gerisini AI'a Bırakın: SiteYönetim Yeni Yöneticinin İşini Nasıl Üstlenir?

"Yönetimi devralın. Gerisini AI'a bırakın."

Bu bölüme kadar anlattığımız dertlerin tamamının ortak bir paydası var: bilgi yükü ve tekrar. Devir-teslim karmaşası, aidat kovalamacası, genel kurul bürokrasisi, hukuki belirsizlik — bunların her biri yöneticinin zamanını ve enerjisini tüketir. SiteYönetim, bu dertleri tek bir platformda çözmeye tasarlanmıştır.

AI Operatör: Onayınız Olmadan Hiçbir Şey Gönderilmez

Ayın sonunda "Şubat aidatlarını henüz ödememiş dairelere nazik bir hatırlatma gönder" diye yazıyorsunuz ya da sesli olarak söylüyorsunuz. AI Operatör geciken dairelerin listesini çıkarır, her birine özelleştirilmiş hatırlatma mesajı hazırlar ve sizin onayınıza sunar. Onay vermeden hiçbir şey gönderilmez. Bu onay adımı hem sistem tasarımının bir parçasıdır hem de yöneticinin kontrolde kalmasını sağlar.

İkinci senaryo Akpinar koşullarına doğrudan uyar: Kasım ortasında kazan dairesi arızasını öğrendiniz. "Kazan arızasını kayıt altına al, sözleşmeli tesisatçıya iş emri hazırla" diyorsunuz. AI Operatör arıza kaydını açar, tesisatçıya iletilecek iş emri taslağını hazırlar ve onayınızı bekler. Onayladığınızda iş emri gider; onaylamadığınızda hiçbir şey olmaz. Kırşehir kışında bu hız, saatlerce telefon kovalamacasından daha kısa sürer.

Genel kurul için de aynı mantık işler: "15 Kasım için olağan genel kurul çağrısı hazırla" komutuyla AI Operatör çağrı metnini, gündem taslağını ve vekâletname formunu hazırlar; siz kontrol edip onaylarsınız. 15 gün öncesinden gönderim tarihini hatırlatır. Karar defteri dijital olarak tutulur ve imzalanır.

AI Danışman: 10 Milyondan Fazla Emsal, Avukat Yerine Geçmez

"Aidatını sekiz aydır ödemeyen malike hukuken ne yapabilirim?" sorusunu her yönetici erken dönemde sorar. AI Danışman bu soruyu, ictihatpro.com altyapısındaki 10 milyondan fazla emsal karara ve Kat Mülkiyeti Kanunu çerçevesine dayanarak yanıtlar: gecikme tazminatı oranı, ihtar-icra sırası, zamanaşımı. Yanıtın sonunda her zaman açık bir şerh bulunur: "Bu bilgi hukuki yol gösterme amaçlıdır; dava sürecinde avukatınızın yerine geçmez." Bu dürüstlük bilinçlidir ve sizi yanlış adıma karşı korur.

Sitenin Karnesi: Kanıtlı Hesap Verme

SiteYönetim, yönettiğiniz sitenin performansını 100 üzerinden puanlar: tahsilat oranı, açık arıza sayısı, yasal uyum durumu, bakım zamanlaması. Akpinar'da yeni bir yönetici olarak devraldığınız günkü karneyle altı ay sonraki karneyi genel kurulda yan yana gösterirsiniz. "İyi yönettim" demek yerine bunu rakamla kanıtlarsınız. Bu fark, özellikle önceki yönetimden zorlu bir miras devralanlar için büyük anlam taşır.

7 Rol Bazlı Portal: Herkes Kendi Kapısından Girer

Yönetici, sakin, mülk sahibi (malik), denetçi, esnaf ve diğer roller için ayrı portallar mevcuttur. Akpinar'ın birçok apartmanında malik başka bir şehirde ikamet eder; borç durumunu, yapılan ödemeleri ve genel kurul kararlarını kendi portalından görebilir ve sizi aramadan takip edebilir. Denetçi portalı, hesap incelemesini şeffaf hâle getirir ve yönetici-denetçi çatışmasını azaltır.

14 Gün Ücretsiz, Kurulum Yok

SiteYönetim bulut tabanlıdır; bilgisayara kurulum gerektirmez, sunucu maliyeti yoktur. Tek apartmandan büyük toplu yapı komplekslerine aynı platform ölçeklenir. Apartman yönetim programını 14 gün ücretsiz ve kredi kartı girmeden deneyebilirsiniz; deneme süresi boyunca tüm modüller aktiftir.

Aidattan İhaleye: Günlük İşleri Sırtınızdan Alan Modüller

İlk yılı üç kümeye ayırarak değerlendirmek en doğru yol: para işleri, operasyon ve rakipte olmayan modüller. Her küme bir derde karşılık gelir.

Para İşleri

Yönetim devraldıktan sonra en çok zaman çalan süreç aidat takibidir. Online aidat tahsilatı modülü sakinlere farklı ödeme kanalları sunar; borç bildirimi otomatik gider. Akpinar'da merkezi ısıtma sistemi olan binalarda en tartışmalı kalem kalorimetre dağıtımıdır: kimin ne kadar ısındığı, ortak giderle nasıl paylaşılacağı. Sayaç okuma ve gider paylaşımı modülü bu hesabı şeffaf biçimde dairelere dağıtır; kış faturası kavgasının önüne geçer. Apartman muhasebe programı işletme defterini, e-Fatura takibini ve gider raporlarını otomatik tutar. Aidat takip programı ödeme durumunu anlık gösterir ve hatırlatmaları otomatikleştirir.

Operasyon

Arıza ve bakım kayıtları, duyuru/SMS/push bildirimleri, otopark ve ziyaretçi takibi, personel ve tedarikçi yönetimi, sosyal tesis rezervasyonu, sigorta ve belge arşivi — bunların tamamı tek platformda yürür. Akpinar'ın uzun kışında en kritik operasyonel süreç, kazan ve kombi bakım takviminin sıkı takibidir: bakım randevusu yazılımda planlandığında, hatırlatma siz sormadan gelir.

Rakipte Olmayanlar: Mahalle Pazaryeri ve İhale Portalı

Bu iki modül sektörde yaygın site yönetim yazılımlarında bulunmayan, SiteYönetim'e özgü araçlardır. İhale Portalı sayesinde çatı yalıtımı, asansör bakım sözleşmesi ya da güvenlik hizmeti için kapalı zarfla teklif toplamak yerine şeffaf, kayıtlı bir süreç yürütürsünüz: Kırşehir ve çevresindeki tedarikçiler tekliflerini dijital ortamda girer, siz karşılaştırırsınız ve sonucu genel kurula belgeleyerek sunarsunuz. Mahalle Pazaryeri ise site sakinlerine ve esnafa yönelik bir iç ticaret alanı sağlar. Bu iki modülü rakip platformlarda bulamazsınız.

Bir dönem sonra yönetimi devredecek olduğunuzda ise devir-teslim modülü, tüm kayıtları, defterleri ve sözleşmeleri paket hâlinde aktarır. Yeni yönetici, sizin devraldığınız gün yaşadığınız belirsizliği yaşamaz; devir bir öğleden sonra tamamlanır.

Akpinar'ın Koşulları Yönetim Planınızı Nasıl Şekillendirir?

Akpinar'ın karasal iklimi ve beş-altı aylık ısıtma sezonu, yönetim planını doğrudan etkileyen üç konuyu öne çıkarır.

Yakıt Bütçesi ve Isıtma Sistemi Kararı

Merkezi doğalgaz sistemi olan binalarda kış sezonu bütçesi, yıllık toplam işletme giderinin önemli bir bölümünü oluşturabilir. Bu maliyetin önceki yılların faturalarına bakılarak gerçekçi biçimde bütçelenmesi zorunludur; öngörünün altında kalan bütçe, yıl ortasında ek tahsilat yapılmasını zorunlu kılar ve kat malikleri arasında gerginlik yaratır. Bireysel ısıtmalı ya da karma sistemlerdeki binalarda ise gider paylaşımı yöntemi (sayaç, kalorimetre veya eşit pay) genel kurulda net olarak karara bağlanmalıdır. Sayaç/gider paylaşımı modülü, kalorimetre dönemini tartışmasız biçimde kapatmanın en kısa yoludur.

Kar ve Buz Sorumluluğu

Yoğun kar yağışı dönemlerinde binanın önündeki kaldırım ve ortak alanların temizlenmesi belediye yönetmeliklerine ve yönetim planına göre yöneticinin sorumluluğu kapsamına girebilir. Bu sorumluluğun kime ait olduğunu yönetim planında kontrol edin; belirsizse genel kurulda karara bağlayın. Bakım sözleşmesi ya da ek personel görevlendirmesi gerekiyorsa bu maliyet bütçeye dâhil edilmelidir.

Yaz-Kış Aidat Farklılaştırması

Bazı yönetimler merkezi ısıtma giderini yalnızca ısıtma sezonuna yayan ve yaz aylarında daha düşük aidat uygulayan bir model tercih eder. Bu yaklaşım kat maliklerinin ödemelerini giderin gerçek zamanlama yapısıyla örtüştürür. Genel kurul onayı ve işletme projesinde açık kalemlendirme gerektirir; uygulanacaksa ilk bütçe taslağında bu ayrımı belirtin.

Akpinar ve Çevresinde Site Yönetimi: Akcakent, Boztepe, Cicekdagi, Kaman, Merkez, Mucur

Akpinar'ın konumu, hem Kırşehir merkezi hem de komşu ilçelerle pratik bir hizmet havzası oluşturur. Bu havzadaki yönetim ihtiyaçları ölçek ve yapı bakımından iki kümeye ayrılır.

Birinci küme; nüfus yoğunluğu daha yüksek ve çok katlı yapı stokunun belirginleştiği Kaman ve Mucur gibi ilçeleri kapsar. Bu ilçelerde konut sayısı arttıkça tahsilat yönetimi, çok daire kayıtlarının tutulması ve bakım takvimleri daha sistematik bir yaklaşım gerektirir. Aidatların dijital toplanması ve borç izlemenin yazılıma devredilmesi bu ölçekte en belirgin zaman tasarrufunu sağlar.

İkinci küme; Akcakent, Boztepe, Cicekdagi ve Merkez'in kırsal dokusuna yakın mahallelerini kapsar. Bu kesimde az daireli apartmanlar ve gönüllü yöneticiler yaygındır; yönetim ihtiyacı daha sade olmakla birlikte temel yükümlülükler aynıdır: defter tutma, aidat toplama, genel kurulda hesap verme. Bulut tabanlı bir platform bu ölçekte de kurulum maliyeti olmadan çalışır; Cicekdagi'daki küçük bir apartmanla Akpinar merkezindeki site aynı panelden yönetilir ve yazılım her iki ölçeğe de uyum sağlar.

Kırşehir genelinde site ve apartman yönetimine ilişkin kapsamlı bilgi için Kırşehir geneli site yönetimi rehberine de göz atabilirsiniz.

KVKK, İş Güvenliği ve Yöneticinin Yasal Sorumlulukları

KMK m.38, yöneticinin kat maliklerinin vekili sıfatıyla sorumluluklarını taşıdığını belirtir. Bu sorumluluğun üç önemli boyutu vardır.

KVKK: Kat malikleri ve kiracılara ait iletişim bilgileri kişisel veri niteliği taşır. Bu listeyi yalnızca yönetim amacıyla kullanabilirsiniz; üçüncü taraflarla paylaşmak ya da amaç dışı kullanmak KVKK kapsamında ihlal sayılır. Binanın güvenlik kamerası varsa kamera bulunduğuna dair aydınlatma metni ortak alana asılmalıdır; kayıtların saklanma süresi ve erişim kısıtlaması dokümante edilmelidir.

Çalışan istihdamı: Kapıcı, güvenlik görevlisi veya temizlik personeli çalıştırıyorsanız SGK bildirimi zorunludur. İş güvenliği yükümlülükleri de bu kapsamda devreye girer. SGK ve iş güvenliği uygulamalarındaki güncel yükümlülükler için mali müşavir teyidi önerilir; mevzuat değişkenlikleri sık olabilir.

Belge saklama: Karar defteri, işletme defteri ve tahsilat kayıtlarının belirli bir süre saklanması zorunludur. KVKK ve yasal uyum modülü aydınlatma metinlerini ve belge arşivini düzenli tutar; denetim ya da itiraz anında belgeler hazır olur.

Sık Yapılan 7 Yeni Yönetici Hatası

Yeni yöneticilerin tekrarlayan hatalarını önceden bilmek, aynı döngüye girmemek için yeterlidir.

1. Kişisel hesapta site parası tutmak. Bu alışkanlık hem yasal belirsizlik yaratır hem de kat maliklerinin güvenini zedeler. Site adına ayrı hesap her durumda zorunludur.
2. Elden nakit toplamak. Makbuz düzensizliği, ispat güçlüğü ve tartışmaya açık bakiye hesapları kaçınılmaz sonuçtur. Banka veya online tahsilat tercih edilmeli.
3. Karar defterini işlememek. Alınan her karar, toplantı tarihiyle birlikte karar defterine geçirilmeli ve imzalanmalıdır. İşlenmemiş karar, hukuken alınmamış karar gibi muamele görebilir.
4. Gündemsiz toplantı çağrısı yapmak. Gündem belirtilmeden yapılan çağrıyla toplantıda alınan kararlar itiraz konusu olabilir; toplantı geçersiz sayılabilir.
5. İşletme projesi yapmamak. KMK m.37 kapsamında yıllık işletme projesinin hazırlanması ve kat maliklerine sunulması zorunludur. Bu yükümlülüğü atlamak hem hukuken eksiklik hem de bütçe belirsizliği yaratır.
6. Gecikme tazminatını uygulamamak. Ödemeyi geciktiren malik için tazminat uygulanmadığında düzenli ödeyen diğer malikler fiilen cezalandırılmış olur; aynı zamanda geciktirme alışkanlığı pekişir.
7. Kış bakımını Kasım'a bırakmak. Akpinar ve Kırşehir'in karasal kışında kombi ve kazan bakımını sezon ortasına erteleyen yönetici, arıza kuyruğuyla ve acil servis maliyetiyle karşılaşır. Bakım randevusu Eylül-Ekim'de alınmalıdır; bu bir öneri değil, pratik zorunluluktur.