Ahmetli, Manisa'da site & apartman yönetim sistemi

Ahmetli'de bir site ya da apartman yönetimini yeni devraldıysanız ilk 30 günde dört işi bitirmeniz gerekir: devir-teslim tutanağıyla defterleri almak, site adına banka hesabını düzene sokmak, aidat ve borç listesini çıkarmak, yıllık işletme projesini taslaklamak. Manisa il geneli aylık aidat ortalaması ₺400–₺1.400 arasında seyrediyor; iklimi ılıman Ege olan Ahmetli'de havuz-bahçe bakımı, sezonluk doluluk değişimleri ve uzakta yaşayan malik iletişimi bu aralığın nereye oturacağını belirleyen başlıca etkenler arasındadır. Bu rehberde ilk 30 günün adım adım planını, aidat belirleme ve tahsilat kurallarını, genel kurul sürecini ve resmi kayıt işlemlerini Ahmetli ve Manisa koşullarına göre bulacaksınız. İşin tekrar eden kısmını nasıl otomatiğe bağlayacağınızı da göstereceğiz.

Ahmetli'de Site Yöneticisi Oldunuz: Sizi Ne Bekliyor?

Yeni bir yöneticinin omuzlarına dört temel yükümlülük düşer: Kat Mülkiyeti Kanunu m.35 çerçevesinde defter tutmak, aidatları düzenli toplamak, ortak alanları kullanılır durumda tutmak ve her yıl genel kurula hesap vermek. Bu dört başlık kulağa yalın gelir; ancak hiçbir hazırlık yokken üstlenildiğinde her biri ayrı bir kriz kapısına dönüşebilir.

Ahmetli, Manisa iline bağlı, il merkezine nispeten yakın konumuyla hem kentsel hem kırsal dokuyu bir arada barındıran bir ilçedir. Buradaki binalarda gönüllü yönetici modeli hâlâ yaygındır; profesyonel yönetim şirketleri il merkezine oranla daha az yaygındır. Bu tablo, yöneticiyi "işi bilmeden öğrenmek zorunda bırakmak" anlamına gelir; ama iyi planlanmış bir ilk ay bu öğrenme sürecini büyük ölçüde kısaltır.

Yönetim kargaşasının büyük bölümü devir anında başlar: Eski yöneticide kalan belgeler, kapatılmamış borçlar ve ağızdan ağıza aktarılan bilgiler. Bu rehberde tüm bunlarla nasıl başa çıkacağınızı sırasıyla ele alacağız.

İlk 30 Gün: Ahmetli'de Yeni Yöneticinin Adım Adım Yol Haritası

1. Hafta — Devir Teslim ve Envanter

İlk haftanın tek amacı, mevcut durumu belgelemektir. Eski yöneticiden şunları alın ve aldığınızı bir tutanakla kayıt altına alın: karar defteri, işletme defteri, banka hesap dökümü, kasa ve nakit, aktif sözleşmeler (temizlik, asansör bakımı, çevre düzeni), borç-alacak listesi, sigorta poliçeleri ve yedek anahtarlar. Devir-teslim tutanağı imzalanmadan işlemi tamamlanmış saymayın; imzasız devir, ileride "o bıraktı, bu aldı" tartışmasının zeminini döşer.

Karar defteriyle işletme defteri elinize geçince son iki yılın kararlarını ve giderlerini hızlıca inceleyin. Hangi kararlar oybirliğiyle alınmış, hangileri tartışmalı kalmış, tekrarlayan gecikme gösteren malik var mı? Bu okuma size "devraldığım binanın alışkanlıkları" haritasını verir.

2. Hafta — Mali Fotoğraf

Site adına banka hesabını kendi adınıza değil, yönetim adına veya sitenin mevcut hesabı üzerinden kontrol altına alın. Varsa eski yöneticinin kişisel hesabında bekleyen aidat ödemelerini derhal site hesabına aktarın; bu karışıklık hem hukuki hem pratik sorunlara yol açar.

Aidat borçlusu listesini oluşturun: hangi daire, kaç aylık, toplam tutar. Bekleyen faturaları (temizlik, ortak alan elektriği, asansör bakım şirketi) toplayın. Ahmetli'de iklim ılıman olduğundan kış yakıt kalemi karasal illere kıyasla daha az baskın olsa da varsa havuz ve bahçe hizmet sözleşmeleri gider tablosunun önemli bir bölümünü oluşturabilir.

3. Hafta — İletişim ve Kayıt Düzeni

Tüm kat maliklerinin ve kiracıların iletişim bilgilerini güncelleyin. Bu liste kişisel veridir; KVKK kapsamında yalnızca yönetim amaçlı kullanılabilir, üçüncü kişilerle paylaşılamaz. Duyuru kanalınızı belirleyin: ortak WhatsApp grubu, duyuru panosu veya dijital platform fark etmeksizin tutarlı ve tek bir kanal seçin.

Arıza ve talep kayıt yönteminizi kurun. "Söyledi ama yazmadım" kültürü, yöneticinin aleyhine döner; her arıza kaydı tarih ve açıklamayla belgelenmelidir. Site yönetim yazılımı kullananlar için bu liste otomatik olarak tutulur, devir-teslim raporu da bu kayıtlardan oluşur.

4. Hafta — Plan ve Bütçe Taslağı

Kat Mülkiyeti Kanunu m.37 uyarınca yıllık işletme projesi hazırlamak yöneticinin görevidir. Bu taslak, yılın tüm tahmini giderlerini (ortak alan elektrik-su, asansör bakım, temizlik, sigorta, olası onarım rezervi) toplar ve daire başına düşen aylık aidatı hesaplar. Ahmetli'de varsa havuz ve bahçe mevsimsel bakım maliyetleri bu tabloya Nisan–Ekim dönemine yayılarak eklenmelidir.

Bütçe taslağınız hazır olduğunda genel kurula sunmadan önce yönetim planı ve komşularınızın beklentileriyle karşılaştırın. Rakamın mantıklı bir gerekçesi olduğunda genel kurul onayı da kolaylaşır.

Ahmetli'de Aidat Ne Kadar? Manisa Ortalama Aidat Aralığı ve Belirleme Yöntemi

Ahmetli ilçesine özgü resmi bir aidat istatistiği yayınlanmamaktadır; Manisa il geneli aylık aidat ortalaması ₺400–₺1.400 arasında seyretmektedir. Bu aralığın alt bandı asansörsüz, temizlik hizmeti sınırlı eski apartmanları kapsarken, üst band güvenlikli, havuzlu ve profesyonel hizmet alan sitelere aittir. Ahmetli'deki yeni yapı sitelerinde havuz-bahçe ile güvenlik hizmetleri bir arada sunuluyorsa aylık aidat bu ortalamanın üst kesimine yaklaşabilir; az katlı köy tipi apartmanlarda ise alt banda çok daha yakın kalır.

Aidatın nasıl belirlendiği de en az rakamın kendisi kadar önemlidir. Kat Mülkiyeti Kanunu m.20 uyarınca her kat maliki ortak giderlere katılmak zorundadır; paylaşım biçimi (arsa payı oranında ya da eşit) yönetim planında belirtilir. Yönetici, yıllık işletme projesini hazırlar; bu proje genel kurulda onaylanır ve onaylanan rakam aidatın yasal dayanağı olur. Genel kurul kararı olmaksızın yöneticinin tek başına aidat artırması mümkün değildir.

Ahmetli için dikkat edilmesi gereken maliyet sürücüleri şunlardır: Ege iklimiyle gelen uzun yaz sezonu havuz bakım ve kimyasal giderlerini artırır; sezonluk ya da kısa dönem kiralık daire oranı yüksekse ortak alan aşınması ve temizlik ihtiyacı artar. Bu kalemleri ayrıştırmak için gider tablonuzu Nisan–Ekim (aktif sezon) ve Kasım–Mart (sakin sezon) olarak iki dönemde incelemek, aidat farklılaştırma tartışmasını genel kurulda kolaylaştırır.

Sitenizin gider kalemlerini girip daire başı aidatı görmek için aidat hesaplama aracını kullanabilirsiniz; ücretsiz ve kayıt gerektirmez.

Aidat Nasıl Toplanır, Ödemeyen Kat Malikine Ne Yapılır?

Aidat tahsilatında en güvenli yöntem banka transferidir; elden nakit toplama hem muhasebe karmaşasına hem güven sorunlarına davetiye çıkarır. Site adına açılmış banka hesabının IBAN bilgisini tüm kat maliklerine yazılı olarak bildirin ve her ay ödeme tarihini hatırlatın.

Ödemeyen kat malikine uygulanacak süreç şu sırayla işler: önce yazılı hatırlatma (WhatsApp mesajı bile olsa belgelenmiş olmalı), ardından noter ihtarı, yanıt alınamazsa icra takibi. Kat Mülkiyeti Kanunu m.20 uyarınca geciken aidatlara aylık yüzde beşe kadar gecikme tazminatı uygulanabilir; bu oran genel kurul kararıyla belirlenir ve karar defterine işlenir. Tazminatı uygulamak hem adil (zamanında ödeyeni ödüllendirme) hem de caydırıcıdır.

Ahmetli'deki gibi sezonluk nüfus hareketinin yaşandığı ilçelerde mülk sahibinin şehir dışında olması tahsilatı geciktirebilir. Dijital ödeme ve aidat takip programı ile otomatik borç hatırlatması bu sorunu büyük ölçüde ortadan kaldırır; hatırlatmalar gönderilir, ödeme durumu anlık izlenir.

Kendiniz mi Yöneteceksiniz, Profesyonel Şirket mi? Ahmetli İçin Karar Rehberi

Kendi kendinize mi yöneteceksiniz, yoksa profesyonel bir şirkete mi devredeceksiniz? Cevap büyük ölçüde dairenizin büyüklüğüne ve Ahmetli'deki yerel arz koşullarına bağlıdır.

Ahmetli'de profesyonel yönetim şirketi arzı Manisa il merkezine kıyasla daha sınırlıdır; az katlı apartmanlarda da bu hizmetin maliyeti genellikle cazip çıkmaz. Yaygın gerçek çözüm şudur: gönüllü yönetici, ağır ve tekrar eden işleri iyi bir araca devreder. Üçüncü bir yol olarak değerlendirebileceğiniz bu modeli bir sonraki bölümlerde ayrıntılı ele alıyoruz.

Site Banka Hesabı, Vergi Numarası ve Resmi Kayıtlar

Site adına banka hesabı açabilmek için önce yönetim adına vergi dairesinden vergi numarası almanız gerekir. Bu süreç genellikle şu belgeleri kapsar: yöneticinin seçildiğini gösteren karar defteri fotokopisi, genel kurul toplantı tutanağı ve yöneticinin kimlik belgesi. Belge listesi vergi dairelerine göre küçük farklılıklar gösterebilir; Ahmetli bağlı Manisa Vergi Dairesi ile önceden telefon görüşmesi yapmanızı öneririz.

Vergi numarası alındıktan sonra herhangi bir bankada site adına hesap açılabilir. Bu hesabı kişisel hesabınızdan kesinlikle ayırın; site gelir ve giderleri kişisel hesapta tutulmaya başlandığında hem hesap denetimi güçleşir hem de maliklerin gözünde güven sorunu doğar. Muhasebe ve yasal denetim açısından bu ayrım her şeyden önce gelir.

Apartmanda çalışan (kapıcı, temizlik personeli, güvenlik görevlisi) varsa SGK yükümlülüğü de doğar. Çalışan bildirimlerini ve primlerini zamanında yapmamak idari para cezasına yol açar. Güncel asgari ücret ve prim hesaplamaları için mali müşavir teyidini almanız önerilir.

İlk Genel Kurul: Çağrıdan Karar Defterine

Genel kurul, yöneticinin malike hesap verdiği ve gelen yılın kararlarının alındığı en kritik toplantıdır. Kat Mülkiyeti Kanunu m.29-32 çerçevesinde yılda en az bir olağan toplantı zorunludur.

Genel kurulun geçerli olabilmesi için şu adımları eksiksiz uygulamanız gerekir:

1. Toplantı tarihini belirleyin ve gündem maddelerini hazırlayın; gündemsiz çağrıya dayalı kararlar iptal edilebilir.
2. Tüm kat maliklerine toplantıdan en az 15 gün önce imzalı ya da taahhütlü mektupla, gündemli çağrı gönderin.
3. İlk toplantıda çift çoğunluk (toplam malik sayısının ve arsa payının yarısından fazlası) aranır; nisap (toplantı yeter sayısı) sağlanamazsa ikinci toplantı katılanlarla yapılır.
4. Alınan kararlar karar defterine geçirilir ve toplantıya katılanlarca imzalanır.

Yeni yöneticilerin en sık yaptığı üç hata şunlardır: çağrıda gündem maddesi belirtmemek, 15 günlük süreye uymamak ve kararları toplantı bittikten günler sonra karar defterine işlemek. Bu üç hata, alınan kararların itiraz konusu olmasına zemin hazırlar. Çağrı metni taslağı, vekâlet takibi ve dijital karar defteri için genel kurul yazılımını inceleyebilirsiniz.

Yönetimi Devralın, Gerisini AI'a Bırakın: SiteYönetim Yeni Yöneticinin İşini Nasıl Üstlenir?

Yönetimi devralın. Gerisini AI'a bırakın.

Buraya kadar anlattığımız her konu — devir kaosu, aidat kovalamacası, genel kurul bürokrasisi, hukuki belirsizlikler — ayrı ayrı ele alındığında çözülebilir görünür. Ancak hepsi aynı anda üzerinize yığıldığında, yönetimde gönüllü olan bir kişi için gerçek bir yük haline gelir. SiteYönetim'in bu tablodaki rolü şudur: tekrar eden ve zaman alan işleri otomatiğe bağlamak, sizi stratejik kararlara odaklanmaya bırakmak.

AI Operatör: Komutunuz, Onayınız, Sonuç

AI Operatör, doğal dilde verdiğiniz talimatları yönetim işlemine dönüştüren bir asistandır. Örneğin "Temmuz aidatını ödemeyen dairelere nazik bir hatırlatma gönder" yazıyorsunuz. AI Operatör borçlu listesini çıkarır, hatırlatma metni taslağını hazırlar ve sizin onayınıza sunar; onay vermeden hiçbir şey gönderilmez. Bu onay adımı, AI Operatör'ün her senaryosunda değişmez; inisiyatif sizde kalır.

Ahmetli'deki bir siteye uygun ikinci senaryo: yaz sezonunda havuz pompası arızası bildirildi. AI Operatör arıza kaydını açar, sözleşmeli teknik servise iş emri taslağı hazırlar ve gönderimi sizin onayınıza bırakır. Yazlık malik Ahmetli'de değil, başka bir şehirde olsa bile süreci portalından takip edebilir; sizi aramaz.

Üçüncü senaryo genel kurula hazırlık: Toplantı tarihini belirlersiniz, AI Operatör çağrı metni taslağını ve gündem maddeleri önerisini hazırlar, katılım ve vekâlet takibini yönetir. "15 gün önceden çağrı" kuralını hatırlatmak da sistemin görevidir; siz unutsanız bile süreç işler.

AI Danışman: 10 Milyondan Fazla Emsal, Yanınızda

"Aidatını sekiz aydır ödemeyen malike ne yapabilirim?" diye sorduğunuzda AI Danışman, ictihatpro.com altyapısındaki 10 milyondan fazla emsal karara ve Kat Mülkiyeti Kanunu'nun ilgili maddelerine dayanarak size somut bir yol haritası sunar: gecikme tazminatı hesabı, noter ihtarı adımı, icra sürecinin işleyişi. Cevabın her adımında yasal dayanağı görebilirsiniz.

Burada şeffaf olmak gerekir: AI Danışman yol gösterir, olası seçenekleri ortaya koyar; ancak dava aşamasına gelindiğinde avukatın yerini tutmaz. Bu sınırı net tutmak hem dürüstlük hem de size gerçekten güvenilir bir araç sunmanın gereğidir.

Sitenin Karnesi: Kanıtlı Hesap Verme

Sitenin Karnesi, 100 üzerinden bir yönetim performans puanıdır. Tahsilat oranı, açık arıza sayısı, yasal uyum durumu ve belge tamamlanma yüzdesi gibi göstergelerden oluşur. Yeni yönetici için asıl değeri şudur: devraldığınız günkü karneyle altı ay sonraki karneyi yan yana genel kurula gösterirsiniz. "İyi yönettim" demek yerine kanıtlarsınız. Önceki yöneticinin bıraktığı durumla sizin katkınız sayısal olarak görünür olur.

7 Rol Bazlı Portal: Herkes Kendi Kapısından

SiteYönetim'de yönetici, sakin, mülk sahibi (malik), denetçi, esnaf ve diğer roller ayrı portallardan sisteme girer. Ahmetli'deki sezonluk yapıda bu özellik özellikle değerlidir: Mülk sahibi başka şehirde otururken kendi portaliyle aidat borcunu görür, ödeme yapar, havuz arızasının durumunu takip eder. Sizi aramaz, sizi merak etmez. Denetçi portalı şeffaf gider tablosu sunduğu için genel kurullardaki "hesapları neden göremiyorum?" tartışmaları da büyük ölçüde ortadan kalkar.

Deneyin: 14 Gün Ücretsiz, Kurulum Yok

SiteYönetim bulut tabanlıdır; bilgisayarınıza kurulum gerekmez, tek bir apartmandan büyük sitelere kadar ölçeklenir. 14 gün boyunca kredi kartı girmeden kullanabilirsiniz. Yönetimi yeni devralanlara özellikle uygun olmasının nedeni budur: sistemi ilk ayın tam ortasında, gerçek verilerle denersiniz. Apartman yönetim programı sayfasından başlayabilirsiniz.

Aidattan İhaleye: Günlük İşleri Sırtınızdan Alan Modüller

SiteYönetim modüllerini liste gibi sıralamak yerine yöneticinin ilk yılının kronolojisine yerleştirmek daha açıklayıcıdır.

Para İşleri: Tahsilattan Muhasebeye

İlk aydan itibaren en çok zaman harcanan konu aidatlardır. Online tahsilat modülü, kat maliklerinin banka uygulamalarından doğrudan ödeme yapmasını sağlar; ödeme sisteme otomatik düşer. Aidat takip programı, borçlu listesini sürekli günceller ve hatırlatmalar belirli günlerde otomatik gönderilir. Ahmetli'de mülk sahibi şehir dışındaysa bu otomasyon tahsilat sürecini fiilen yürütür.

Yılın ilerleyen aylarında gider paylaşımı ve sayaç okuma modülü devreye girer. Ortak su veya elektrik sayacı varsa tüketim payları dairelere otomatik dağıtılır. Apartman muhasebe programı giderleri kategorize eder, e-Fatura uyumlu kayıtlar üretir ve işletme defterini düzenli tutar; bu defter genel kurulda açık şekilde sunulur.

Operasyon: Arızadan Duyuruya

Arıza-bakım-teknik işletme modülü her kaydı tarih ve atanan kişiyle saklar. Asansör bakım firması çağrıldıysa, havuz pompası değiştirildiyse, çatı onarımı yapıldıysa: hepsinin kaydı sistemde. Duyuru, SMS ve push bildirimleri ile tüm sakenlere tek seferde ulaşılır. Otopark, ziyaretçi takibi, sosyal tesis rezervasyonu gibi modüller ihtiyaç büyüdükçe eklenir; kullanılmayanlar görünümü karmaşıklaştırmaz.

Rakiplerde Olmayan: Mahalle Pazaryeri ve İhale Portalı

Bu iki özellik diğer site yönetim yazılımlarında bulunmayan ve SiteYönetim'i gerçek anlamda farklılaştıran unsurlardır. İhale Portalı sayesinde çatı yalıtımı, asansör revizyonu veya bahçe düzenleme gibi büyük ihalelerde Ahmetli'deki tedarikçilerden şeffaf ve kayıtlı teklifler toplayabilirsiniz. Kapalı zarfla değil, karşılaştırılabilir üç teklifle işe girersiniz ve sonucu genel kurulda belgeleyerek sunarsınız. Mahalle Pazaryeri ise site içi ticaret ve esnaf ilanları için bir platform sağlar; komşular arasında güvenilir bir iletişim kanalı oluşur.

Devir: Sıradaki Yöneticiye Miras

Sistemi kullandığınız süre boyunca tüm kayıtlar, belgeler ve kararlar birikiyor. Sıra sizden sonraki yöneticiye geldiğinde devir-teslim bir öğleden sonraya sığar; "eski yöneticide kalmış" hiçbir bilgi olmaz. H2-2'de anlattığımız devir kargaşasının tam tersi bir kapanış budur.

Ahmetli'nin Koşulları Yönetim Planınızı Nasıl Şekillendirir?

Ahmetli, ılıman Ege iklimiyle öne çıkan bir ilçedir. Bu iklim, yöneticinin takvimini ve bütçe önceliklerini doğrudan etkiler.

Sezonluk Doluluk ve Yazlık Malik İletişimi

Ahmetli çevresinde ikinci konutu olan veya yaz döneminde bölgeye gelen malik profili, apartman yönetimini özellikle zorlaştırabilir. Mülk sahipleri yılın büyük bölümünde başka şehirde yaşıyorsa aidat bildirimleri, arıza güncellemeleri ve genel kurul çağrıları geleneksel yöntemlerle ulaşmayabilir. Dijital portal ve SMS bildirimleri, uzakta yaşayan malikin süreci uzaktan takip edebileceği tek güvenilir yoldur. 7 rol portalının malik girişi bu boşluğu tam olarak kapatır.

Havuz ve Bahçe: Uzun Aktif Sezon

Ege ikliminde havuz sezonu Nisan sonu ile Ekim başı arasında uzayabilir. Bu, havuz kimyasalı, teknik bakım ve havuz başı temizlik maliyetinin altı ila yedi ay yayıldığı anlamına gelir. Bu maliyet kalemini aylık aidatlara doğru yansıtmak için işletme projesinin "aktif sezon" ve "sakin sezon" olarak iki döneme bölünmesi önerilir; böylece kış aylarında aidat baskısı gereksiz yere yüksek kalmaz.

Kısa Dönem Kiralama ve Site Kuralları

Ahmetli'de ve çevresinde kısa süreli tatil kiracılığı yapılan daireler mevcutsa site iç yönetmelikleri bu durumu düzenlemelidir: ortak alan saatleri, misafir yoğunluğu, gürültü kuralları. Bu düzenlemeler genel kurul kararıyla alınır ve yönetim planına eklenir; sonradan çıkan anlaşmazlıkları minimuma indirir. Sayaç ve gider paylaşımı modülü, kiracı sirkülasyonunun fazla olduğu binalarda dönemsel tüketim farklarını dairelere otomatik yansıtmanın en pratik yoludur.

Ahmetli ve Çevresinde Site Yönetimi: Akhisar'dan Turgutlu'ya

Ahmetli tek başına bir ada değil; Manisa'nın geniş ilçe ağının bir parçasıdır. Bu ağ içinde iki farklı yapı tipi öne çıkar.

Birinci küme, nüfus yoğunluğu ve konut stoku açısından daha büyük olan ilçelerdir: Akhisar, Salihli ve Turgutlu. Bu ilçelerde çok katlı apartman ve güvenlikli site sayısı fazladır; profesyonel yönetim arayışı daha belirgindir, büyük ve karmaşık yönetim yapıları oluşmuştur. Sehzadeler ise Manisa il merkezinin içindedir; kentsel yoğunluk en yüksek düzeyde bu kesimde yaşanır.

İkinci küme, daha küçük ölçekli yerleşimlerdir: Demirci, Kula, Selendi, Gördes, Köprübaşı ve Gölmarmara gibi ilçelerde az katlı yapılar ve gönüllü yönetici modeli hakimdir. Bu ilçelerde apartman sayısı az olduğundan yönetim düzeni daha sade tutulabilir; ancak mevzuat yükümlülükleri değişmez. Alaşehir, Sarıgöl, Saruhanli ve Kırkağaç ise tarımsal bölge ve bağ ekonomisiyle iç içe geçen orta ölçekli yapılara ev sahipliği yapar.

SiteYönetim bulut tabanlı çalıştığından Ahmetli'deki apartmanla Salihli'deki siteyi aynı panelden, hiçbir kurulum gerektirmeden yönetmek mümkündür. Birden fazla mülk yönetiminiz varsa her biri ayrı panelde görünür, raporlar karışmaz. Manisa geneli site yönetimi rehberine de göz atabilirsiniz.

KVKK, İş Güvenliği ve Yöneticinin Yasal Sorumlulukları

Yöneticinin yasal sorumlulukları yalnızca aidat toplamak ve genel kurul yapmakla sınırlı değildir. Kişisel verilerin korunması, kamera kaydı ve çalışan yükümlülükleri de yöneticinin sorumluluğu kapsamına girer.

Ortak alanlarda kamera varsa KVKK uyarınca aydınlatma metni yükümlülüğü doğar. Bu metin, kamera kaydının kim tarafından, hangi amaçla ve ne kadar süreyle tutulduğunu açıklar; görünür bir yere asılması gerekir. Kat maliklerine ve kiracılara ait iletişim listesi de kişisel veridir; bu listeyi yalnızca yönetim amaçlı kullanabilir, üçüncü kişilerle paylaşamazsınız.

Apartmanda kapıcı, temizlik görevlisi ya da güvenlik personeli çalışıyorsa SGK bildirim yükümlülüğü başlar. Bunun yanı sıra iş güvenliği yükümlülükleri de devreye girer. Kat Mülkiyeti Kanunu m.38 uyarınca yönetici, kat malikleri kurulu adına vekil sıfatıyla hareket eder; bu sıfatın getirdiği hukuki sorumluluktan kurtulmak mümkün değildir.

Tüm bu konular öğrenildiğinde büyük ölçüde basitleşir. KVKK ve yasal uyum modülü, aydınlatma metni şablonlarını ve belge arşivini hazır tutar; denetim anında toparlanmak zorunda kalmazsınız.

Sık Yapılan 7 Yeni Yönetici Hatası

Yönetimi devralan kişilerin ilk yılda düştüğü hatalar büyük ölçüde öngörülebilirdir ve önlenebilirdir.

1. Kişisel hesapta site parası tutmak. En yaygın başlangıç hatasıdır. Hem muhasebe denetimini olanaksızlaştırır hem de malikin güvenini zedeler. Site adına banka hesabı ilk haftanın işidir.
2. Elden nakit toplamak. Elden alınan nakit belgesizdir, kaybolabilir ve kimin ne ödediğini ispatlayamaz hale gelirsiniz. Her tahsilat banka üzerinden yürütülmeli, makbuz kesilmelidir.
3. Karar defterini işlememek. Alınan kararlar toplantı bitince kaydedilmezse ilerleyen dönemde "böyle karar almadık" tartışmaları gündeme gelir. Karar defteri her toplantının kapanışında imzalanmalıdır.
4. Gündemsiz genel kurul çağrısı yapmak. Gündem maddesi belirtilmemiş çağrıya dayanılarak alınan kararlar itiraz konusu olabilir. Çağrı metninde gündem açık ve eksiksiz yazılmalıdır.
5. Yıllık işletme projesi yapmamak. KMK m.37 gereği işletme projesi zorunludur. Bu proje yapılmadan belirlenen aidat hukuken tartışmaya açıktır.
6. Gecikme tazminatını uygulamamak. Zamanında ödeyen kat maliklerine karşı adildir; gecikmeli ödeyenlere ise dolaylı bir teşvik olur. Genel kurul kararıyla belirlenen tazminat oranının uygulanmaması, tahsilat düzenini bozar.
7. Devir-teslim tutanağı almamak. Ahmetli'de eski yöneticinin sözlü devrettiği bir apartmanda, üç ay sonra "o faturayı zaten ödemiştim" tartışmasına düşmek kaçınılmaz olur. Tutanaksız devir, gelecekteki her anlaşmazlığın tohumunu atar.