Mudurnu, Bolu'da site & apartman yönetim sistemi

Mudurnu'da bir site ya da apartman yönetimini yeni devraldıysanız ilk 30 günde dört işi tamamlamanız gerekir: devir-teslim tutanağıyla defterleri almak, site adına banka hesabını düzene sokmak, aidat ve borç listesini çıkarmak, yıllık işletme projesini taslaklamak. Bolu genelinde aylık aidat ortalaması ₺300–₺1100 aralığında seyrediyor; Mudurnu'nun nemli ve yağışlı iklimi çatı, cephe ve su tahliye bakımını bütçenin kalıcı bir parçası haline getiriyor. Bu rehberde ilk 30 günün adım adım planını, aidat belirleme ve tahsilat kurallarını, genel kurul sürecini ve resmi işlemleri Mudurnu ve Bolu koşullarına göre bulacaksınız. İşin tekrar eden kısmını nasıl otomatiğe bağlayabileceğinizi de göstereceğiz.

Mudurnu'da Site Yöneticisi Oldunuz: Sizi Ne Bekliyor?

Yöneticilik koltuğuna oturduğunuz anda dört temel yükümlülük devreye girer. Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 35. maddesi bu yükümlülükleri açıkça çerçeveler: defter tutmak, aidat toplamak, ortak alanları işletmek ve genel kurula hesap vermek. Bu dört madde soyut göründüğünde bile pratikte çok somut sonuçlar doğurur; karar defteri işlenmemiş bir yönetici hem hukuki hem mali açıdan açık pozisyonda kalır.

Mudurnu, Bolu iline bağlı; il merkezine yakınlığı ve dağlık çevresiyle hem kentsel hem kırsal konut dokusunu bir arada barındıran bir ilçedir. Buradaki apartmanların büyük çoğunluğu küçük ölçekli, az katlı binalardır; bu da yönetimin çoğunlukla bir kat malikinin gönüllü üstlenmesiyle yürütüldüğü anlamına gelir. Yani Mudurnu'da binlerce apartmandaki yönetici bu hafta sizinle aynı soruları soruyor: "Nereden başlayacağım, ne zaman hata yaparım, hangi belgeyi kaçırırsam başım belaya girer?" Bu rehber o soruların sırasıyla cevabını verir.

İlk 30 Gün: Mudurnu'da Yeni Yöneticinin Adım Adım Yol Haritası

1. Hafta: Devir Teslim ve Envanter

İlk haftanın tek görevi devirdir ve bu görevi eksiksiz yapmak geri kalan her şeyi kolaylaştırır. Eski yöneticiden alacaklarınız bellidir: karar defteri, işletme defteri, banka hesabı bilgileri ve bakiyesi, kasa mevcudu, siteye ait tüm sözleşmeler (temizlik, asansör bakım, sigorta), borç-alacak listesi, kat malikleri iletişim bilgileri ve ortak alanlara ait anahtarlar. Bunların tamamı için imzalı bir devir-teslim tutanağı düzenleyin; tutanak tarihli ve her iki tarafça imzalı olmalıdır. Tutanaksız devir, ilerleyen dönemde "o borcun hesabı bende değil" tartışmalarını kaçınılmaz kılar.

Devir sırasında karar defterini baştan sona okuyun. Önceki dönemde alınmış kararlar, devam eden yükümlülükler ve tamamlanmamış işler hakkında en güvenilir bilgi kaynağı yine bu defterin kendisidir.

2. Hafta: Mali Fotoğraf

Banka hesabını siteye özel tutun; kişisel hesabınıza site parası kesinlikle girmesin. Eğer eski yönetici hesabı kendi üzerine açmışsa, hesabı kapatıp site adına yenisini açmak ya da imza yetkisini devralmak için bankayla resmi işlem yapmanız gerekir. Bu adımı atlamak hem güven kaybı hem de hukuki açıdan ciddi riskler yaratır.

Mali fotoğrafın ikinci parçası aidat borçlusu listesidir. Hangi daireler ne kadar borçlu, bu borçlar ne zamandan beri birikmiş? Bolu genelinde aylık aidat ₺300–₺1100 aralığında seyrederken Mudurnu'daki apartman tipine göre bu rakam değişir; nemli iklimin getirdiği cephe ve çatı bakım giderleri, bazı binalarda aidatı aralığın üst bandına yaklaştırabilir. Mevcut aidat rakamının bu giderleri gerçekten karşılayıp karşılamadığını mali fotoğraf aşamasında değerlendirmek, ilerleyen aylarda bütçe açığıyla sürpriz yaşamamanın en kısa yoludur.

3. Hafta: İletişim ve Kayıt Düzeni

Kat malikleriyle iletişim kanalını kurun; bir WhatsApp grubu bile olsa resmi duyurular için yazılı bir kanal şarttır. Listeyi hazırlarken KVKK'ya dikkat edin: kat malikleri iletişim listesi kişisel veridir ve yalnızca yönetim amacıyla kullanılabilir, üçüncü taraflarla paylaşılamaz. Aynı hafta arıza ve talep kayıt yönteminizi de belirleyin; "söylediniz, unutuldu" döngüsü çoğu apartman kavgasının kaynağıdır. Site yönetim yazılımı kullananlar için devir-teslim raporu, borçlu listesi ve arıza kaydı ilk günden hazır gelir; bu ilk ay için biçilmiş kaftandır.

4. Hafta: Plan ve Bütçe Taslağı

KMK m.37 kapsamında yıllık işletme projesi hazırlamak yasal bir zorunluluktur. Bu taslak, bir sonraki genel kurulda onaylanmak üzere tüm gider kalemlerini ve aidat miktarını belgeler. Mudurnu'nun nemli Karadeniz iklimine göre bakım takviminizi oluştururken çatı drenaj kontrolünü ve cephe derz denetimini kış öncesine, yani Eylül-Ekim dönemine alın. İlçede ve Bolu genelinde deprem riski yüksek olduğundan DASK poliçesinin yenilenip yenilenmediğini ve ortak alan sigortasının güncel olup olmadığını da bu haftanın kontrol listesine ekleyin.

Mudurnu'da Aidat Ne Kadar? Ortalama Aidat Aralığı ve Belirleme Yöntemi

Mudurnu'ya özgü bir aidat istatistiği yayımlanmamaktadır; dürüst karşılaştırma için Bolu geneli ortalamasını kullanmak gerekir. Bolu genelinde aylık aidat ortalaması ₺300–₺1100 aralığında seyretmektedir. Bu rakam bir genel ortalama olup sitenizin veya apartmanınızın yapısına göre önemli ölçüde değişir. Asansörü olmayan, güvenlik hizmeti almayan küçük bir apartmanda alt banda yakın bir aidat yeterli olabilirken, ortak kullanım alanları geniş, asansörlü ve güvenlikli bir sitede üst bandın da üzerine çıkılabilir.

Mudurnu'nun nemli ve yağışlı iklimi bu rakamı doğrudan etkiler. Çatı izolasyonu, cephe derz bakımı, yağmur oluğu ve su tahliyesi, kışın donma nedeniyle artan boru onarımları; tüm bunlar Bolu'nun iklim koşullarında düzenli bütçe kalemleri haline gelir. Bu yüzden aidat hesaplarken yalnızca temizlik ve elektrik kalemlerini değil, nem ve yağış kaynaklı periyodik bakım maliyetlerini de tabloya dahil etmek gerekir.

Aidat belirleme yöntemi KMK m.20 ile tanımlanmıştır: giderler ya arsa payı oranında ya da eşit pay esasına göre dağıtılır; yönetim planında başka bir hüküm yoksa her iki yöntem de uygulanabilir. Miktarın kesinleşmesi için yıllık işletme projesinin hazırlanması ve genel kurul onayı gerekir; yöneticinin tek başına karar vermesi hukuken geçerli değildir. Sitenizin gider kalemlerini girip daire başına düşen aidatı hesaplamak için aidat hesaplama aracını kullanabilirsiniz.

Aidat Nasıl Toplanır, Ödemeyen Kat Malikine Ne Yapılır?

Aidat tahsilatında en güvenli yöntem banka transferidir; elden para toplamayı hiçbir koşulda tavsiye etmiyoruz. Elden alınan para için belge düzeni kurmak zordur, tartışma yaşandığında kanıtlanması ise neredeyse imkânsızdır. Sitenin banka hesabına doğrudan havale ya da EFT, hem yönetici hem de malik için en temiz yoldur.

Ödemeyen kat malikine karşı izlenecek yol KMK m.20'de belirlenmiştir. Önce yazılı hatırlatma gönderin; bu hatırlatmayı karar defterine veya yazışma arşivine işleyin. Borcun ısrarla ödenmediği durumda aylık yüzde beşe kadar gecikme tazminatı uygulanabilir. Son adım icra takibi başlatmaktır; ancak bu aşamaya geçmeden önce avukattan görüş almanız süreci hem daha hızlı hem de daha sağlam yürütür. Aidat takip programı ile otomatik hatırlatmalar ve borçlu listesi anlık olarak takip edilebilir; tahsilat sürecini elle yönetmenin yükü büyük ölçüde kalkar.

Kendiniz mi Yöneteceksiniz, Profesyonel Şirket mi? Mudurnu İçin Karar Rehberi

Bu sorunun cevabı önce binanızın büyüklüğüne, sonra Mudurnu'nun yerel koşullarına bakılarak verilmelidir. Genel kural şudur: blok sayısı üç ve üzerindeyse, daire sayısı elli ya da daha fazlaysa ya da sitenin ortak kullanım alanları yoğun personel gerektiriyorsa profesyonel bir yönetim şirketi ciddi biçimde değerlendirilmeli.

Mudurnu gibi küçük ölçekli ilçelerde ise tablo farklıdır. Profesyonel site yönetim şirketi arzı sınırlıdır ve Bolu il merkezindeki firmalar genellikle Mudurnu'daki küçük apartmanlarla ilgilenmez ya da hizmet maliyeti bütçeyi zorlar. Bu durumda en yaygın gerçek çözüm, gönüllü bir kat malikinin yöneticilik üstlenmesi ve ağır idari işleri iyi bir yazılıma devretmesidir. Bu üçüncü yolu, yani kendiniz yönetip tekrar eden işleri otomatiğe bağlamayı aşağıdaki bölümde ayrıntılı anlatıyoruz.

Site Banka Hesabı, Vergi Numarası ve Resmi Kayıtlar

Site adına banka hesabı açmak için önce yönetim adına vergi dairesinde potansiyel vergi numarası almanız gerekir. Bunun için genellikle istenen belgeler şunlardır: genel kurulda yönetici seçildiğini gösteren karar defteri fotokopisi, yöneticinin kimlik fotokopisi ve o kararın onaylı örneği. Belge listesi Bolu Vergi Dairesi ile diğer daireler arasında küçük farklar gösterebilir; başvuru öncesi telefonla teyit etmenizi kesinlikle öneririz.

Vergi numarasını aldıktan sonra site adına banka hesabı açılabilir. Tüm aidat ödemeleri ve giderler bu hesap üzerinden yürütülmeli, kişisel hesap hiçbir aşamada araya girmemelidir. Kişisel hesapta site parasının durması hem kat malikleri nezdinde ciddi güven kaybına hem de olası hukuki süreçlerde zorluğa yol açar.

Kapıcı ya da güvenlik personeli çalıştıracaksanız SGK kaydı zorunludur. SGK ve vergi yükümlülüklerinin detayları dönemsel değişikliğe tabi olduğundan güncel uygulamayı bir mali müşavirden teyit etmenizi öneririz.

İlk Genel Kurul: Çağrıdan Karar Defterine

Genel kurul, yönetimde şeffaflığın ve meşruiyetin temeli olan toplantıdır. KMK m.29 yılda en az bir olağan toplantı yapılmasını zorunlu kılar. Çağrı, toplantıdan en az 15 gün önce, imzalı ya da taahhütlü mektupla yapılmalı; gündem bu çağrıda açıkça belirtilmelidir. Gündemsiz çağrıyla yapılan toplantılarda alınan kararlar iptal riskiyle karşı karşıya kalır.

Toplantı yeter sayısı, yani nisap (toplantı yeter sayısı) konusunda KMK m.30-32 net bir çerçeve çizer. İlk toplantıda hem kat maliki sayısının hem de arsa payının salt çoğunluğunun sağlanması gerekir; bu nisap tutmazsa ikinci toplantı katılanlarla yapılabilir. Tüm kararlar toplantı sonrasında karar defterine işlenmeli ve imzalanmalıdır.

• Çağrıda gündem belirtilmemiş olması (kararlar itirazla bozulabilir)
• 15 günlük çağrı süresine uyulmaması
• Kararların imzasız karar defterine işlenmesi veya hiç işlenmemesi

Bu üç hata yeni yöneticilerin en sık düştüğü tuzaklardır ve her biri sonradan ciddi ihtilafa kapı aralar. Çağrı metni, vekâlet takibi ve dijital karar defteri için genel kurul yazılımını inceleyebilirsiniz.

Yönetimi Devralın, Gerisini AI'a Bırakın: SiteYönetim Yeni Yöneticinin İşini Nasıl Üstlenir?

Yönetimi devralın. Gerisini AI'a bırakın.

Bu bölüme kadar anlattığımız her dert, tek bir sistemin içinde çözüme kavuşuyor. Devir kaosu, aidat kovalamacası, genel kurul bürokrasisi, hukuki belirsizlik — bunların her biri için ayrı dosya açmanıza, ayrı araç kullanmanıza gerek yok.

AI Operatör: Siz Onaylamadan Hiçbir Şey Gönderilmez

Somut bir senaryo düşünün: "Bu ayın aidatlarını topla, ödemeyen sekiz daireye nazik bir hatırlatma gönder." Bunu AI Operatör'e yazıyorsunuz ya da söylüyorsunuz. Sistem borçlu listesini çıkarır, hatırlatma mesajlarını hazırlar ve sizin onayınıza sunar. Siz onaylamadan tek bir mesaj gönderilmez. Onayladıktan sonra her şey otomatik yürür; siz esnafınızı ya da çocuğunuzun etüdünü takip edersiniz.

Mudurnu ve Bolu'nun nemli ikliminde ikinci senaryo daha da anlamlı: Çatı oluğu tıkandı, bodrum katında nem şikâyeti var. Arıza kaydını siz açmak yerine AI Operatör'e bildiriyorsunuz. Sistem arızayı kayıt altına alır, sözleşmeli tamirciye iş emri taslağı hazırlar ve yine sizin onayınızla gönderir. Üçüncü senaryo: Genel kurul tarihi yaklaşıyor. AI Operatör çağrı metnini, gündemi ve vekâlet formunu hazırlar; "15 gün önceden çağrı" koşulunu sistem sizi kendisi uyararak hatırlatır.

Onay adımı her senaryoda sabittir ve bu bir kural değil bir tasarım tercihidir. Yönetici kararların merkezinde kalır; AI hazırlar, insan onaylar.

AI Danışman: 10 Milyon Emsal Karardan Hukuki Yol Haritası

Sekiz aydır aidat ödemeyen bir malike ne yapabileceğinizi merak ediyorsunuz. AI Danışman bu soruyu, ictihatpro.com altyapısındaki 10 milyondan fazla emsal karara ve KMK m.20 çerçevesine dayanarak yanıtlar: yazılı ihtar, gecikme tazminatı hesabı, icra takibi adımları. Cevap somuttur, madde numarası doğrudur. Ancak şu şerh her zaman geçerlidir: AI Danışman yol gösterir; dava aşamasına gelindiğinde bir avukatın yerine geçemez. Bu dürüstlük cümlesi hem hukuki hem de pratik bir gerçekliktir.

Sitenin Karnesi: Kanıtlı Hesap Verme

SiteYönetim yönetim performansını 100 üzerinden puanlar: tahsilat oranı, açık arıza sayısı, yasal uyum, genel kurul düzeni. Yönetimi devraldığınız gün karne 54 gösterebilir; altı ay sonraki olağan genel kurulda 79'u yan yana koyarsınız. "İyi yönetim yaptım" demek yerine onu rakamla kanıtlarsınız. Kat malikleri de bu karneyi görebilir; şeffaflık tartışmaları baştan keser.

7 Rol Bazlı Portal: Herkes Kendi Kapısından Girer

Malik başka bir şehirde yaşıyorsa borcunu kendi portalından görür; sizi aramaz. Kiracı ortak alan rezervasyonunu kendi ekranından yapar. Denetçi mali tabloları istediği zaman kendi portalında inceler; "bana rapor gönder" baskısı ortadan kalkar. Esnaf portalı, hizmet sağlayıcıların talepleri ve teklifleri site yöneticisiyle organik biçimde buluşturur. Yedi ayrı rol, yedi ayrı kapı; sizi aracı olmaktan çıkarır.

İlk Adımı Hemen Atabilirsiniz

Bulut tabanlı çalışır, herhangi bir kurulum gerektirmez. Tek bir apartmandan çok bloklu büyük sitelere kadar ölçeklenir. 14 gün ücretsiz, kredi kartı gerekmez. Apartman yönetim programını denemek için yönetim sürecinizin herhangi bir noktasında başlayabilirsiniz; devir sürecinin ortasında bile sorunsuz kullanılır.

Aidattan İhaleye: Günlük İşleri Sırtınızdan Alan Modüller

Yeni yöneticinin ilk yılı birbirini izleyen üç büyük aşamadan geçer: önce para işlerini düzene sokmak, sonra operasyonu oturtmak, son olarak denetim ve şeffaflık altyapısını kurmak. Her aşamada ayrı modüller devreye girer.

Para İşleri

Online aidat tahsilatı ile kat malikleri ödeme yapmak için sizi aramaz, kapınıza gelmeye çalışmaz. Borç takibi anlık güncellenir; gecikme durumunda otomatik hatırlatma malike ulaşır. Apartman muhasebe programı gider girişlerini ve e-Fatura süreçlerini tek ekranda yönetir. Bolu'nun yağışlı iklimine özgü periyodik bakım faturalarını (çatı, oluk, cephe) işletme defterine doğru biçimde işlemek denetim süreçlerini kolaylaştırır. Gider paylaşımı ve sayaç okuma modülü, birden fazla saydır türü olan binalarda daire bazında hesabı tartışmasız netleştirir.

Operasyon

Arıza bildirimi kat malikinden gelir, sistem kaydeder, siz atar ve takip edersiniz. Duyuru ve SMS modülü, tüm kat malikleri ya da belirli bir grup için hedefli bildirim göndermeyi sağlar. Personel ve bordro modülü, Mudurnu'daki apartmanlar için kapıcı veya temizlik personeli istihdam ediliyorsa SGK hesaplamalarını ve ödeme takibini basitleştirir. Sigorta ve belge yönetimi modülü DASK poliçenizin yenileme tarihini, ortak alan sigortasını ve tüm belgeleri merkezi arşivde saklar; poliçe süresi dolduğunda sistem sizi uyarır.

Rakipte Olmayan: Mahalle Pazaryeri ve İhale Portalı

Mudurnu'da çatı yalıtımı ya da asansör bakımı ihalesi yapmak istediğinizde genellikle bildik birkaç esnafla el sıkışılır; süreç kayıt dışı kalır ve genel kurulda sorgulanır. İhale Portalı bu süreci şeffaflığa taşır: bölgedeki tedarikçiler kapalı zarf yerine platformda kayıtlı teklif verir, teklifler karşılaştırılır ve belgeli biçimde genel kurula sunulur. Bu özellik rakip site yönetim yazılımlarında bulunmaz. Mahalle Pazaryeri ise site sakinleri ve yerel esnaf arasında bir ticaret köprüsü kurar; siteye hizmet veren ve güvenilirliği yönetici tarafından onaylanmış esnaf için ayrı bir vitrin oluşturur.

Döngüyü kapatmak için şunu ekleyelim: yönetiminiz sona erdiğinde ve devir zamanı geldiğinde, tüm belgeler, kararlar, muhasebe kayıtları ve arıza geçmişi platformda hazır durumda olacak. Sizden sonraki yönetici için devir-teslim süreci bir öğleden sonrayı geçmeyecek. Aidat takip programının sağladığı süreklilik, bu modüllerle bütünleşince yönetim hafızası eksiksiz kalır.

Mudurnu'nun Koşulları Yönetim Planınızı Nasıl Şekillendirir?

Mudurnu ve Bolu'nun nemli, yağışlı Karadeniz iklimi yönetim takvimini ve bütçe önceliklerini doğrudan belirler. Bu gerçeği görmezden gelen yöneticiler ilk kışta sürprizlerle karşılaşır.

Nem, Yağış ve Çatı Bakımı

Bolu bölgesinde yıllık yağış miktarı Türkiye ortalamasının belirgin biçimde üzerindedir. Bu durum apartman binalarında çatı drenajı tıkanması, oluk arızası, cephe derz bozulması ve bodrum kat nem sorunlarını dönemsel yönetim kalemlerine dönüştürür. Eylül ayında çatı ve oluk kontrolü yaptırmayan bir yönetici, Kasım yağmurlarında oluk taşmasıyla ve ardından gelen daire hasar şikâyetleriyle yüzleşmek zorunda kalır. Yıllık bakım takvimini bu gerçeğe göre kurun; Eylül-Ekim çatı drenaj kontrolü ve Mart-Nisan cephe değerlendirmesi takvime işlenmeli.

Deprem Riski, DASK ve Güçlendirme Kararı

Bolu ve çevresi deprem riski yüksek bir bölgededir; 1999 Düzce depremi bu gerçeği acı biçimde ortaya koymuştur. DASK (Doğal Afet Sigortaları Kurumu) poliçesi zorunlu olmakla birlikte, yönetici olarak sigorta kapsamını ve yenileme tarihini düzenli denetlemeniz kritiktir. Ortak alanlar için ayrıca bir bina sigortası yaptırmak, bireysel DASK poliçelerinin karşılamadığı ortak alan hasarlarına karşı ek güvence sağlar. Binanın güçlendirilmesine ilişkin karar alma sürecinde ise KMK kapsamında gereken nisap sağlanmalı; böyle bir karar yönetici inisiyatifine değil, genel kurul onayına dayanmalıdır.

Eğimli Arazi ve Altyapı Bakımı

Mudurnu'nun eğimli arazisi, bazı binalarda istinat duvarı, bahçe terası ve zemin drenajı bakımını standart apartman yönetiminin ötesine taşıyan bir sorumluluk yaratır. Bu tür alanlara yönelik bakım işleri, ihale öncesi teknik değerlendirme gerektirdiğinden ihale portalının kayıtlı teklif sistemi özellikle işe yarar; "en ucuzu bulduk" yerine "belgelenmiş teklifleri karşılaştırdık" diyebilirsiniz.

Mudurnu ve Çevresinde Site Yönetimi: Dortdivan, Goynuk, Kibricik, Mengen, Merkez, Seben, Yenicaga

Mudurnu'nun komşu ilçeleriyle birlikte değerlendirildiğinde Bolu'nun konut yönetimi yapısı iki farklı kümeye ayrılır.

Birinci küme Bolu Merkez ve Mengen gibi nüfusu görece yoğun ilçelerdir. Bu ilçelerde çok katlı apartman sayısı daha fazla, yönetim ihtiyacı daha sistematik bir yapıyı zorunlu kılar. Kat maliki sayısının artmasıyla birlikte genel kurul organizasyonu ve aidat tahsilatı karmaşıklık kazanır; profesyonel destek ya da dijital araçların kullanımı neredeyse zorunlu hale gelir.

İkinci küme Dortdivan, Goynuk, Kibricik, Seben ve Yenicaga gibi küçük ölçekli ilçelerdir. Mudurnu bu kümeye yakın bir profil taşır: az katlı, 8-20 daireli apartmanlar, gönüllü yöneticiler ve sınırlı bütçeler. Bu ölçekte önemli olan karmaşık sistemler değil, temel kayıt düzeni, aidat takibi ve genel kurul belgelemeleridir. Bolu geneli site yönetimi sayfasında il geneline ait ek kaynakları bulabilirsiniz.

Mudurnu'da ya da Goynuk'ta yönetilen bir apartman ile Bolu Merkez'deki çok bloklu site, SiteYönetim'in bulut altyapısında kurulum yapmadan, aynı panelden yönetilebilir. Küçük ilçedeki yönetici sisteme internet erişimi olan herhangi bir cihazdan bağlanır; coğrafi uzaklık operasyonel engel yaratmaz.

KVKK, İş Güvenliği ve Yöneticinin Yasal Sorumlulukları

Yasal yükümlülükler ağır görünse de çoğu bir kez doğru kurulunca kendiliğinden işler hale gelir. Bilmemek mazeret sayılmaz, ama öğrenmek de sandığınızdan kolaydır.

Güvenlik kameraları yaygın şikâyet kaynağı olmaya devam ediyor. Ortak alana kamera koymak hukuka aykırı değildir; ancak KVKK aydınlatma yükümlülüğü kapsamında kamera olduğu görünür biçimde belirtilmeli ve sakinler bu konuda bilgilendirilmelidir. Kat malikleri iletişim listesini de kişisel veri olarak ele alın; bu listeyi yalnızca yönetim amacıyla kullanın, üçüncü taraflarla paylaşmayın.

Kapıcı ya da güvenlik personeli çalıştırıyorsanız SGK bildirimi yasal zorunluluktur; bu yükümlülüğü atlamak hem cezai hem mali sonuçlar doğurur. İş sağlığı ve güvenliği mevzuatı ise çalışan sayısına ve işin niteliğine göre ek yükümlülükler getirebilir; mali müşavir teyidi burada da şarttır.

KMK m.38 yöneticinin vekil sıfatıyla sorumluluğunu düzenler: yönetici, görevi kapsamındaki eylemlerinden kat malikleri kuruluna karşı sorumludur. Bu sorumluluk belgeli ve karar defterine işlenmiş bir yönetim anlayışıyla en aza indirilir. KVKK ve yasal uyum belge arşivini düzenli tutmak için apartman yönetim programının belge yönetimi ve uyum modülünü inceleyebilirsiniz.

Sık Yapılan 7 Yeni Yönetici Hatası

1. Kişisel hesapta site parası tutmak. Hem hukuki açıdan risk hem de güven kaybıdır; hesap karışıklığı denetimde çözülmesi çok güç tablolar ortaya çıkarır.
2. Elden para toplamak. Yazılı ve banka üzerinden olmayan her tahsilat tartışmaya kapı aralar; kanıtlanması neredeyse imkânsızdır.
3. Karar defterini işlememek. Alınan her karar tarih, konu ve oylamaya katılanlarla deftere geçirilmeli; imzasız karar defterleri hukuki geçerliliği tartışmalı kalır.
4. Gündemsiz genel kurul çağrısı yapmak. Gündem çağrıda belirtilmezse o oturumda alınan kararlar itirazla bozulabilir.
5. İşletme projesi hazırlamamak. KMK m.37 kapsamında bu belge yasal zorunluluktur; olmayan bir projede aidat miktarı şeffaflıktan yoksun kalır.
6. Gecikme tazminatını uygulamamak. Ödemeyen malike tazminat uygulamayıp düzenli ödeyenleri cezalandırmak, toplantılarda yöneticiye yönelik ciddi eleştirilere zemin hazırlar.
7. Bolu'nun nemli iklimine rağmen çatı ve drenaj kontrolünü Kasım'a bırakmak. Mudurnu'da yağışların yoğunlaşmadan önce, Eylül ayında oluk ve çatı kontrolü yaptırmayan yönetici, kış boyunca arıza şikâyetleriyle zaman kaybeder. Bölgenin iklim koşullarını bakım takvimine yansıtmak, gereksiz masrafların ve kriz yönetiminin en etkili önlemidir.