İncesu, Kayseri'de site & apartman yönetim sistemi

Incesu'de bir site ya da apartmanın yönetimini yeni devraldıysanız ilk 30 günde dört işi tamamlamanız gerekiyor: devir-teslim tutanağını alıp defterlere el koymak, banka hesabını düzene sokmak, aidat ve borç listesini netleştirmek, yıllık işletme projesinin iskeletini kurmak. Kayseri genelinde aylık aidat ortalaması ₺400–₺1.400 aralığında seyrediyor; Incesu'deki binanızın tipi ve donanımı bu bandı belirleyen asıl değişkendir. Bölgenin karasal iklimi, beş ila altı aylık ısıtma sezonuyla yakıt ve ısınma kalemini yöneticinin öncelik listesinin başına taşıyor. Bu rehberde ilk 30 gün planını, aidat belirleme ve tahsilat kurallarını, genel kurul sürecini ve Incesu'ye özgü koşulları bulacaksınız. İşin tekrarlayan kısmını nasıl otomatiğe bağlayacağınızı da göstereceğiz.

Incesu'de Site Yöneticisi Oldunuz: Sizi Ne Bekliyor?

Yöneticilik koltuğuna oturduğunuz anda Kat Mülkiyeti Kanunu'nun (KMK) 35. maddesi size dört temel yükümlülük tanımlar: düzenli defter tutmak, aidatları zamanında toplamak, ortak alanları yaşatmak ve yıl sonunda genel kurula hesap vermek. Bu dört başlık kulağa sade gelir; ama pratikte onlarca alt göreve dönüşür.

Kayseri, büyük ölçekli bir sanayi ve ticaret kenti olarak konut stoğu açısından önemli bir büyüklüğe sahip. Incesu, il merkezine olan yakınlığıyla hem büyükşehir konforunu hem de daha sakin bir yerleşim dokusunu bir arada sunuyor. İlçede hem yeni inşa edilmiş, sosyal tesisli siteler hem de eski apartmanlar bir arada bulunuyor; bu doku, yöneticinin karşılaşacağı sorunların çeşitliliğini de belirliyor.

Kayseri genelinde her hafta pek çok yönetici sizinle aynı süreçten geçiyor. Aynı soruları soruyor, aynı belgelere takılıyor, aynı hatalara düşüyor. Bu rehber, o ortak deneyimi bir yol haritasına dönüştürmek için hazırlandı.

İlk 30 Gün: Incesu'de Yeni Yöneticinin Adım Adım Yol Haritası

1. Hafta — Devir Teslim ve Envanter

İlk haftanın tek hedefi şudur: eski yöneticiden tüm belgeleri, defterleri ve anahtarları imzalı bir devir-teslim tutanağıyla almak. Tutanakta şunlar olmalı: karar defteri, işletme defteri, banka hesabı dökümleri ve erişim bilgileri, yedek anahtar envanteri, aktif hizmet sözleşmeleri (asansör bakım, temizlik, güvenlik, doğalgaz servis vb.), sigorta poliçeleri, cari borç-alacak listesi ve kat maliklerine ait iletişim bilgileri.

Tutanağı iki nüsha hazırlayın, her iki taraf imzalasın. Bu belge, ileride oluşabilecek her türlü tartışmada sizin zırhınızdır. Eğer eski yönetici bazı belgeleri teslim edemiyorsa bunu da tutanağa yazın; "alınamadı" kaydı en az "alındı" kaydı kadar önemlidir.

2. Hafta — Mali Fotoğraf

İkinci haftada sitenin finansal durumunu netleştiriyorsunuz. Banka hesabı hâlâ eski yönetici adına kayıtlıysa yetkili imzayı kendinize aktarın ya da sitenin adına yeni bir hesap açın. Kişisel hesabınızda site parası tutmak hem hukuki sorumluluk hem de güven riski doğurur; bu uygulamadan başından kaçının.

Aidat borçlusu listesini banka hesap hareketlerinden çıkarın; kimlerin kaç ay geride olduğunu net görün. Incesu'de karasal iklimin getirdiği uzun ısıtma sezonu nedeniyle yakıt ve doğalgaz faturaları çoğunlukla en büyük gider kalemi oluyor. Bu faturaların ödeme durumunu ikinci haftada netleştirmeye çalışın ki ilerleyen aylarda sürprizle karşılaşmayın.

3. Hafta — İletişim ve Kayıt Düzeni

Kat maliklerinin ve kiracıların iletişim bilgilerini güncelleyin. Bu liste kişisel veri niteliği taşıdığından KVKK kapsamında korunması gerekiyor; listeyi yalnızca site yönetimi amacıyla kullanın, üçüncü taraflarla paylaşmayın.

Duyuru kanalınızı belirleyin: apartman girişine ilan panosu, kat maliklerine SMS ya da uygulama bildirimi. Arıza ve talep kayıt sisteminizi kurun; sözlü bildirimleri takip etmek neredeyse imkânsızdır, her arıza yazılı kayda girsin. Site yönetim yazılımı kullanıyorsanız devir-teslim raporu, borçlu listesi ve arıza kaydı ilk günden hazır gelir; bu üç haftanın işi büyük ölçüde önceden tamamlanmış olur.

4. Hafta — Plan ve Bütçe Taslağı

KMK m.37 uyarınca yönetici, yıllık işletme projesi hazırlamak ve genel kurulun onayına sunmakla yükümlüdür. Dördüncü haftada bu projenin taslağını kurun: beklenen gider kalemleri, aidat geliri projeksiyonu ve acil fon payı.

Incesu'nin karasal iklimine göre bakım takviminizi oluşturun. Kombi ve kazan bakımlarını Eylül-Ekim'de yaptırın; kış geldiğinde servis kuyruklarında beklemek yerine hazır olun. Çatı ve yalıtım kontrolünü de sonbahar öncesine alın. Kar ve buz dönemlerinde yürüyüş yollarının ve otoparkın temizliği için bir protokol belirleyin; bu sorumluluk yöneticiye aittir.

Incesu'de Aidat Ne Kadar? Ortalama Aidat Aralığı ve Belirleme Yöntemi

Incesu için bağımsız bir aidat istatistiği bulunmuyor; ancak Kayseri genelinde aylık aidat ortalaması ₺400–₺1.400 aralığında seyrediyor. Bu geniş aralık, bina tipine göre anlam kazanıyor: asansörsüz ve güvenlik görevlisiz küçük bir apartmanda alt bandın çevresinde kalınırken, 24 saat güvenlikli, sosyal tesisli yeni bir sitede üst bant kolayca aşılabiliyor. Incesu'deki binanızın özelliklerine göre bu aralıktaki yerinizi belirlemek için gider kalemlerinizi tek tek hesaplamanız gerekiyor.

Aidatın nasıl belirleneceği KMK m.20'de düzenleniyor. Temel iki yöntem var: arsa payı oranında paylaşım ya da daireler arasında eşit bölüştürme. Hangi yöntemi seçeceğiniz yönetim planında yazıyor; planı ilk haftada aldığınız belgeler arasında mutlaka kontrol edin. Hesaplama şu sırayla yapılır: yıllık toplam gider tahmini hesaplanır, daire sayısına (ya da arsa payına) bölünür, aylık tutara çevrilir ve genel kurulun onayına sunulur.

Kayseri'nin karasal iklimi, Incesu'de ısıtma kalemini bütçenin merkezine koyuyor. Merkezi ısıtma sistemi olan binalarda yakıt maliyeti, kış aylarında aidatın belirleyici değişkeni hâline geliyor; bu nedenle yıllık işletme projesini hazırlarken geçen yılın yakıt faturalarını özenle inceleyin. Sitenizin gider kalemlerini girerek daire başı aidatı görmek için aidat hesaplama aracını kullanabilirsiniz.

Aidat Nasıl Toplanır, Ödemeyen Kat Malikine Ne Yapılır?

Aidatları elden toplamak yaygın bir alışkanlık olsa da tavsiye edilmiyor. Elden alınan nakdin takibi güç, hesap şeffaflığı düşük ve ileride itirazlara kapı aralanıyor. Banka havalesi, EFT ya da online ödeme sistemleri hem güvenli hem de belgelenebilir yöntemler; bunlara yönelin.

KMK m.20, ödemeyi geciktiren kat malikine aylık yüzde beşe kadar gecikme tazminatı uygulanabileceğini düzenliyor. Pratikte süreç şu sırayla ilerliyor: önce yazılı hatırlatma ya da ihtar, ödeme hâlâ gelmezse noter kanalıyla resmi ihtar, ardından icra takibi. Her adımı belgelemeniz ileriki olası hukuki süreçte belirleyici olacak.

Aidat takip programı ile hatırlatmalar otomatik olarak oluşturulur; hangi dairenin kaç gün gecikmeli olduğu tek ekrandan görünür ve gereksiz telefon trafiği ortadan kalkar.

Kendiniz mi Yöneteceksiniz, Profesyonel Şirket mi? Incesu İçin Karar Rehberi

Bu kararı etkileyen üç değişken var: bina büyüklüğü, yöneticinin harcayabileceği zaman ve profesyonel şirket arzı. Kayseri il merkezinde profesyonel yönetim şirketleri faaliyet gösterse de Incesu gibi ilçelerde yetkin ve uygun fiyatlı bir şirket bulmak her zaman kolay olmayabiliyor; bu nedenle birçok yönetici gönüllü olarak bu görevi üstleniyor.

Daire sayısı otuzun altında, asansör ve güvenlik sistemi olmayan bir apartmanı yönetiyorsanız bireysel yönetim gayet işlevli. Yüz dairenin üzerindeki, çok bloklu ve sosyal tesisli bir siteyse profesyonel desteği değerlendirmek mantıklı.

Üçüncü bir seçenek daha var ve Incesu koşullarında sık rastlanan en pratik çözüm bu: kendiniz yönetin, ağır işi yazılıma bırakın. Tekrarlayan görevleri (aidat takibi, arıza kayıtları, duyurular, defter tutma) yazılımla otomatize ettiğinizde haftalık harcadığınız süre ciddi ölçüde düşüyor.

Site Banka Hesabı, Vergi Numarası ve Resmi Kayıtlar

Sitenin parasını kendi kişisel hesabınızda tutmayın; bu hem hukuki sorumluluk doğurur hem de kat maliklerinin gözünde güven kırar. Site adına ya da yönetim adına ayrı bir banka hesabı açmak ilk haftanın öncelikli işlerinden biri.

Banka hesabı açmak için genellikle şu belgeler isteniyor: genel kurul karar defterinin yöneticinin seçildiğini gösteren sayfasının fotokopisi, yöneticinin kimlik fotokopisi ve imza beyannamesi. Bazı bankalar ek belge talep edebilir; hesabı açacağınız bankayı önceden arayıp güncel listeyi öğrenin.

Çalışan istihdam eden ya da belirli büyüklüğün üzerindeki yönetimler için vergi numarası alınması ve muhasebe tutulması gerekebiliyor. Bu durumlarda adımlar şunlar: Kayseri Vergi Dairesi'ne başvuru, gerekli belgelerin teslimi ve potansiyel vergi numarasının alınması. Vergi yükümlülüğü ve defter tutma konularında güncel uygulamayı bir mali müşavirle teyit etmenizi öneririz; mevzuat değişkenlik gösterebiliyor.

Sitenizde kapıcı ya da güvenlik görevlisi çalışıyorsa SGK bildirimi ve iş güvenliği yükümlülükleri de devreye giriyor. Bu konuda İncesu'nin bağlı olduğu SGK müdürlüğünden ya da mali müşavirinizden destek alın.

İlk Genel Kurul: Çağrıdan Karar Defterine

KMK m.29 uyarınca yılda en az bir kez olağan genel kurul yapılması zorunlu. Toplantıya çağrı, gündem belirtilerek en az on beş gün önceden ve imzalı ya da taahhütlü mektupla yapılmalı; gündemsiz çağrı ciddi hukuki sorunlara yol açabiliyor.

Toplantı için nisap (yeter sayı) KMK m.30'a göre hem kat maliki sayısı hem arsa payı bakımından salt çoğunluk aranıyor. İlk toplantıda bu çoğunluk sağlanamazsa en az yedi gün sonra ikinci toplantı yapılabiliyor; ikinci toplantıda katılanlar nisabı oluşturuyor. Kararlar oy çokluğuyla alınıyor, karar defterine geçiriliyor ve imzalanıyor.

Yeni yöneticilerin sık düştüğü üç hata şunlar: çağrıda gündem maddesi belirtmemek (bu durum ilgili kararı iptal ettirilebilir hâle getirir), toplantı tutanağını hemen imzalatmamak ve vekâleten katılım kurallarını karıştırmak. Çağrı metni, vekâlet takibi ve dijital karar defteri için genel kurul yazılımı bu adımların her birini kurallara uygun şekilde yönetmenizi sağlar.

Yönetimi Devralın, Gerisini AI'a Bırakın: SiteYönetim Yeni Yöneticinin İşini Nasıl Üstlenir?

Yönetimi devralın. Gerisini AI'a bırakın.

Buraya kadar anlattığımız her adım — devir teslim kaosu, aidat kovalamacası, genel kurul bürokrasisi, hukuki belirsizlikler — yöneticinin zamanının ve enerjisinin büyük bölümünü tüketiyor. SiteYönetim bu dertlerin her birini somut bir çözüme bağlamak için tasarlandı.

AI Operatör: Onayınız Olmadan Hiçbir Şey Gönderilmez

AI Operatör, doğal dille verdiğiniz talimatları işleme dönüştüren bir asistan gibi çalışıyor. Örneğin şunu yazıyorsunuz: "Bu ayki aidatları tahsil et, geciken dairelere nazik bir hatırlatma gönder." AI Operatör borçlu listesini çıkarıyor, hatırlatma metinlerini hazırlıyor ve sizin onayınıza sunuyor. Siz onaylamadan tek bir bildirim bile gönderilmiyor. Onay adımı sistemin işleyişinin ayrılmaz parçası; AI kendi başına harekete geçmiyor.

Incesu'nin uzun kış koşullarına göre şu senaryoyu düşünün: Kazan dairesi arızası bildiriliyor. AI Operatör arıza kaydını açıyor, sözleşmeli ısıtma servis firmasına iş emri taslağı hazırlıyor ve sizin onayınızla gönderiyor. Siz o sırada başka bir işle ilgilenebilirsiniz; süreç kayıt altında, belgelenmiş ve takip edilebilir şekilde ilerliyor.

Bir başka senaryo: Genel kurul tarihi yaklaşıyor. AI Operatör çağrı metnini hazırlıyor, yasal on beş günlük süreyi hesaplıyor, gündem maddelerini listeleyen taslağı oluşturuyor ve sizin onayınızla kat maliklerine gönderiyor. KMK m.30'un gerektirdiği formlar eksiksiz; siz yalnızca son kontrolü yapıyorsunuz.

AI Danışman: 10 Milyondan Fazla Emsal Kararla Yanınızda

"Aidatını sekiz aydır ödemeyen malike ne yapabilirim?" gibi bir soruyu AI Danışman'a yönelttiğinizde, ictihatpro.com altyapısında yer alan 10 milyonun üzerindeki emsal karara dayanarak KMK çerçevesinde somut bir yol haritası sunuluyor: gecikme tazminatı hesabı, ihtar usulü, icra takibine geçiş koşulları.

Bir şeyi açıkça belirtmek gerekiyor: AI Danışman yol gösterir, hukuki analiz yapar; ancak dava açma ve avukatlık hizmetinin yerini tutmaz. Bu dürüstlük bilinçli bir tercih: size gerçekte ne işe yaradığını söylüyoruz, abartmıyoruz.

Sitenin Karnesi: Kanıtlı Hesap Verme

Sitenin Karnesi, yönetim performansınızı 100 üzerinden puanlandıran bir izleme aracı. Tahsilat oranı, açık arıza sayısı, yasal uyum durumu ve iletişim yanıt süresi gibi değişkenler tek bir puanda özetleniyor.

Yeni bir yönetici için bu araç özellikle güçlü. Yönetimi devraldığınız gün karne puanınız 54 diyelim; altı ay boyunca sistemli çalıştınız, aidat tahsilatı düzeldi, arızalar zamanında kapandı, genel kurul düzenli yapıldı. Karne artık 81 gösteriyor. Genel kurulda "iyi yönettim" demek yerine iki karne ekranını yan yana koyuyorsunuz; kanıt konuşuyor.

7 Rol Bazlı Portal: Herkes Kendi Kapısından Girer

SiteYönetim'de yönetici, sakin, malik, denetçi, esnaf ve diğer roller için ayrı giriş noktaları var. Incesu'deki binanızda bir malik başka şehirde ikamet ediyorsa — ki Kayseri'ye yakın ilçelerde bu oldukça yaygın — kendi portalından o ayki aidat borcunu görüyor, ödeme yapıyor, genel kurul duyurularını takip ediyor. Sizi arayan telefon sayısı belirgin şekilde azalıyor.

Denetçi portalı şeffaflık sağlıyor: denetçi tüm muhasebe kayıtlarına erişebiliyor, hiçbir kalemi gizlemek zorunda kalmıyorsunuz. Şeffaflık kavgayı önlüyor; kavga olmayan site yönetilmesi kolay site.

14 Gün Ücretsiz, Kurulum Gerektirmiyor

SiteYönetim bulut tabanlı çalışıyor; herhangi bir yazılım kurmanıza ya da sunucu yönetmenize gerek yok. Tek bir apartmandan yüzlerce daireli sitelere kadar ölçekleniyor. Apartman yönetim programını 14 gün boyunca ücretsiz, kredi kartı bilgisi girmeden deneyebilirsiniz.

Aidattan İhaleye: Günlük İşleri Sırtınızdan Alan Modüller

Bir yöneticinin ilk yılı üç büyük iş akışından oluşuyor: para işleri, operasyon ve tedarik. SiteYönetim bu üç akışın her birinde somut modüller sunuyor.

Para İşleri: Tahsilattan Muhasebeye

Online aidat tahsilatı ile kat malikleri ödemeyi istedikleri an, istedikleri yerden yapabiliyor. Borç takibi otomatik; gecikme günü dolan dairelere hatırlatma sistemi devreye giriyor, siz tek tek aramak zorunda kalmıyorsunuz. Aidat takip programı üzerinden tüm tahsilat geçmişi tek ekranda görünüyor.

Apartman muhasebe programı ve e-Fatura entegrasyonu, gider kayıtlarını düzenli tutuyor; yıl sonunda işletme defteri ve genel kurula sunulacak hesap raporu hazır geliyor. Incesu'de merkezi ısıtma sistemi olan bir binayı yönetiyorsanız kalorimetre ve sayaç okuma verilerini sisteme girdiğinizde, kış dönemi ısınma giderleri otomatik olarak dairelere paylaştırılıyor. Kış faturası döneminde yaşanan hesap tartışmaları belgeli ve şeffaf bir süreçle son buluyor.

Operasyon: Arızadan Güvenliğe

Arıza ve bakım talepleri dijital ortama taşındığında sözlü bildirimlerin yarattığı karmaşa ortadan kalkıyor. Teknik işletme modülü, açık ve kapalı arızaları, atanan sorumluları ve çözüm sürelerini takip ediyor. Duyuru ve bildirim modülü ile SMS, e-posta ya da uygulama bildirimi tek noktadan yönetiliyor. Otopark, güvenlik, ziyaretçi kaydı ve sosyal tesis rezervasyonu da aynı platformdan yürütülüyor. Personel varsa bordro ve tedarikçi sözleşme yönetimi de sisteme dahil.

Rakip Yazılımlarda Bulunmayan: Mahalle Pazaryeri ve İhale Portalı

SiteYönetim'in diğer yönetim platformlarından ayrıştığı iki alan var: Mahalle Pazaryeri ve İhale Portalı. Diğer yazılımlarda bu modüller yer almıyor.

İhale Portalı sayesinde çatı yalıtımı, asansör bakımı ya da boya-badana gibi hizmetler için kapalı zarf yöntemi yerine şeffaf ve kayıtlı bir süreçle teklif topluyorsunuz. Incesu'deki yerel tedarikçilerden gelen üç teklifi karşılaştırıyor, en uygununu seçiyor ve tüm süreci genel kurulda belgeyle sunuyorsunuz. Şeffaf ihale süreci, kat maliklerinin "neden o firmayı tuttunuz?" sorusunu soramayacağı bir ortam yaratıyor.

Mahalle Pazaryeri ise kat maliklerine ve sakinlere site içinde esnaf ve ticaret bağlantısı kurmalarına imkân veriyor; sosyal dayanışmayı ve topluluk hissini güçlendiren bir özellik.

Sıra bir sonraki yöneticiye geldiğinde devir-teslim modülü devreye giriyor: tüm belgeler, muhasebe kayıtları, arıza geçmişi ve sözleşmeler tek tıkla paketleniyor. H2-2'de anlattığımız devir kaosu bu sefer yaşanmıyor.

Incesu'nin Koşulları Yönetim Planınızı Nasıl Şekillendirir?

Incesu'nin karasal iklimi, site yönetimini sahil veya Ege bölgesindeki yönetimlerden belirgin biçimde farklı kılıyor. Beş ila altı aylık ısıtma sezonu, yakıt ve doğalgaz kalemini yıllık bütçenin odak noktasına taşıyor.

Yakıt Bütçesi ve Isıtma Sistemi Kararları

Binanızda merkezi ısıtma varsa yakıt gideri kat maliklerini en çok etkileyen kalem. Sezon başında yakıt alımı için avans toplanması ve maliyetin dairelere nasıl bölüştürüleceği (eşit mi, daire büyüklüğüne göre mi, kalorimetre ile mi) genel kurulda netleştirilmeli. Kalorimetre sistemi kuruluysa sayaç verilerini sisteme yüklemek ve giderleri otomatik dağıtmak, dönem sonundaki tartışmaları büyük ölçüde önlüyor. Sayaç ve gider paylaşımı modülü, bu hesaplamayı tartışmasız ve belgelenmiş biçimde yapmanın en kısa yolu.

Kar ve Buz Sorumluluğu

Kayseri genelinde kış aylarında kar ve buz birikmesi sık karşılaşılan bir durum. Bina girişi, yürüyüş yolları ve otopark alanlarının temizlenmesi ve buzlanma önlemi yöneticinin sorumluluğunda. Bu sorumluluk yönetim planında genellikle açıkça tanımlanıyor; planı okuyun ve temizleme protokolünü sezon öncesinde belirleyin. Gerekiyorsa bir hizmet firmasıyla anlaşın ve sözleşmeyi dosyalayın.

Yaz-Kış Aidat Farklılaştırması

Bazı binalar ısıtma ve soğutma dönemlerine göre farklı aidat seviyeleri uygulayabiliyor. Bu yöntem, kış aylarında yakıt giderinin yüksek, yaz aylarında düşük olduğu merkezi sistemlerde mevsimsel adaleti sağlıyor. Genel kurul bu kararı alabilir; kararın karar defterinde açıkça yer alması şart.

Incesu ve Çevresinde Site Yönetimi: Kayseri İlçeleri

Incesu, Kayseri'nin il merkezine en yakın ilçelerinden biri. Bu konum, ilçenin kentsel ölçekte gelişen konut stokuyla hem Kocasinan ve Melikgazi gibi büyük kentsel ilçelerle hem de daha küçük çevre ilçelerle ortak yönetim sorularını paylaşmasını sağlıyor.

İl merkezine yakın ve kentsel dokuya sahip Kocasinan ve Melikgazi'de büyük çok bloklu siteler daha yaygın; bu alanlarda profesyonel yönetim şirketi talebi daha belirgin. Aynı şekilde Talas ve Hacilar gibi ilçelerde de kentleşmeyle birlikte site yönetimi ihtiyacı artıyor.

Buna karşın Akkisla, Ozvatan, Felahiye ve Sarıoglan gibi daha küçük ilçelerde yönetim gereksinimleri daha kısıtlı; az daireli apartmanlarda defter tutma ve aidat düzeni temel ihtiyaçları oluşturuyor. Bunyan, Tomarza, Yahyali ve Sariz gibi ilçelerde de benzer bir kırsal/yarı kentsel yönetim örüntüsü gözlemleniyor. Develi ve Pinarbasi, kendi nüfus kitlesiyle ayrı bir ölçek sunuyor; Yesilhisar ise tarihsel dokusuyla farklı bir konut profili taşıyor.

SiteYönetim bulut tabanlı çalıştığı için Incesu'deki sitenizle Kayseri merkezdeki başka bir yapıyı ya da Bunyan'daki küçük bir apartmanı kurulum yapmadan aynı panel üzerinden yönetebilirsiniz. Kayseri geneli site yönetimi hakkında daha fazla bilgi alabilirsiniz.

KVKK, İş Güvenliği ve Yöneticinin Yasal Sorumlulukları

Site yöneticisi, KMK m.38 uyarınca vekil sıfatıyla kat maliklerine karşı sorumludur. Bu sorumluluk yalnızca para değil; kişisel veriler, çalışan hakları ve fiziksel güvenlik alanlarını da kapsıyor. Ama bu konular bilindiğinde yönetimi oldukça basit hâle geliyor.

Bina girişlerine ve ortak alanlara kamera sistemi kurduysanız KVKK uyarınca aydınlatma metni hazırlamanız ve kat maliklerini bu kayıt hakkında bilgilendirmeniz gerekiyor. Sakinlerin iletişim listesi kişisel veri niteliği taşıdığından bu listeyi yalnızca yönetim amacıyla kullanın; üçüncü taraflarla paylaşmayın.

Sitenizde kapıcı, bahçıvan ya da güvenlik görevlisi istihdam ediliyorsa SGK bildirimi zorunlu. İş güvenliği mevzuatı kapsamında tehlike değerlendirmesi yapılması da gereken adımlar arasında. Bu konulardaki yükümlülükleri bir iş hukuku uzmanı ya da mali müşavir aracılığıyla netleştirmenizi öneririz. KVKK ve yasal uyum modülü, aydınlatma metinlerini ve zorunlu belge arşivini hazır tutmanızı sağlar.

Sık Yapılan 7 Yeni Yönetici Hatası

Aşağıdaki hatalar yeni yöneticiler arasında tekrarlanan, öngörülebilir ve önlenebilir hatalar.

1. Kişisel hesapta site parası tutmak. Site parasını kendi banka hesabınızda tutmak hem mali sorumluluk doğurur hem de kat maliklerinin güvenini zedeler. İlk hafta site adına ayrı hesap açın.
2. Elden nakit tahsilat yapmak. Elden toplanan paranın takibi güç, itirazlara açık. Her tahsilat banka kanalıyla belgelensin.
3. Karar defterini işlememek. Alınan her karar, tarih ve imzalarla karar defterine geçirilmek zorunda. Deftere yazılmayan karar hukuken savunulamaz hâle gelebilir.
4. Genel kurul çağrısında gündem belirtmemek. Gündemsiz çağrıyla alınan kararlar itiraz yolunu açık tutuyor. Çağrıda her zaman gündem maddelerini listeleyin.
5. Yıllık işletme projesi hazırlamamak. KMK m.37 yöneticinin yıllık işletme projesi yapmasını zorunlu kılıyor. Bu belge hem yasal zorunluluk hem de bütçe disiplininin temeli.
6. Gecikme tazminatını uygulamamak. Ödeme geciktiren kat malikine tazminat uygulamamak, düzenli ödeyen maliklere haksızlık. KMK m.20 hakkı size veriyor; kullanın.
7. Kış bakımını Kasım'a bırakmak. Incesu'nin erken gelen soğukları, kazan ve kombi bakımını Eylül-Ekim'e almayı zorunlu kılıyor. Kasım'da arıza çıkarsa servis randevusu için uzun süre bekleyebilirsiniz. Bakım takvimini karasal iklime göre kurun.