Malkara, Tekirdağ'da site & apartman yönetim sistemi

Malkara'da bir site ya da apartman yönetimini yeni devraldıysanız ilk 30 günde dört işi bitirmeniz gerekiyor: devir-teslim tutanağıyla defterleri almak, site adına banka hesabını düzene sokmak, aidat ve borç listesini çıkarmak, yıllık işletme projesini taslaklamak. Tekirdağ il genelinde aylık aidat ortalaması ₺400–₺1.400 aralığında seyrediyor; Malkara'da binanın konumuna ve donanımına göre bu aralıkta değişim gösteriyor. Bu rehberde Malkara koşullarına göre ilk 30 günün planını, aidat belirleme ve tahsilat kurallarını, genel kurul sürecini ve resmi kayıt işlemlerini bulacaksınız. İşin tekrar eden kısmını nasıl otomatiğe bağlayacağınızı da adım adım göstereceğiz.

Malkara'da Site Yöneticisi Oldunuz: Sizi Ne Bekliyor?

Site yöneticisi olduğunuz andan itibaren Kat Mülkiyeti Kanunu (KMK) m.35 dört temel yükümlülük yükler: karar defteri ve işletme defterini düzenli tutmak, aidatları toplamak, ortak alanların bakımını yürütmek ve her yıl genel kurula hesap vermek. Bunlar seçimlik değil, yasal zorunluluktur.

Tekirdağ'ın Malkara ilçesi, il merkezine nispeten yakın konumuyla hem kentsel apartman dokusuna hem de daha küçük ölçekli konutlara ev sahipliği yapıyor. Malkara'daki yüzlerce bağımsız bölüm, sizinle aynı hafta aynı sorularla boğuşan yöneticilere sahip. "Nereden başlayacağım" paniği son derece yaygın, ama çözümü somut; her adım belgelenmiş ve sıralanabilir bir süreç.

Yönetim devralmak yalnızca anahtarı teslim almak değildir. Eski yöneticinin bıraktığı borçlar, eksik belgeler, tartışmalı kararlar bunların hepsi sizin sorununuz haline gelir. Bu nedenle ilk hafta en kritik haftadır ve bir sonraki bölümde bu haftayı adım adım kurguladık.

İlk 30 Gün: Malkara'da Yeni Yöneticinin Adım Adım Yol Haritası

1. Hafta: Devir Teslim ve Envanter

İlk işiniz yazılı bir devir-teslim tutanağı imzalatmaktır. Bu tutanakta karar defteri, işletme defteri, banka hesap ekstreleri, kasa mevcudu, yürürlükteki tüm sözleşmeler (temizlik, güvenlik, asansör bakım, vb.) ve varsa borç-alacak listesi yer almalıdır. Eski yönetici bu belgeleri teslim etmezse KMK m.38 kapsamında sorumluluğu devam eder; ancak bu durumun sonradan ispat yükü size düşer, bu yüzden tutanakla başlamak zorunludur.

Apartman ya da sitenin fiziksel envanterini de bu hafta çıkarın: ortak alanlardaki ekipmanlar, pompalar, aydınlatma sistemleri, asansör kabin sayısı, güvenlik kameraları. Bir şey belgede yoksa hukuki olarak teslim edilmemiş sayılır.

2. Hafta: Mali Fotoğraf

Sitenin bankadaki hesabının kendi adınıza değil, yönetim adına tanımlanmış olduğunu doğrulayın. Kişisel hesabınızda site parası tutmak hem yasal risk yaratır hem de kat maliklerinde güven erozyonuna yol açar. Aidat borçlusu listesini çıkarın; her dairenin son üç aya ait ödeme durumunu gösteren bir tablo hazırlayın. Bekleyen faturaları tespit edin: Malkara'da eski apartmanlar da dahil olmak üzere doğalgaz, elektrik ve su gibi abonelikler ortak alan tüketimi nedeniyle gecikmiş fatura biriktirebilir.

3. Hafta: İletişim ve Kayıt Düzeni

Kat malikleri ve kiracılarla iletişim listesi oluşturun. Bu liste kişisel veridir; Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) kapsamındadır, amaç dışı paylaşılamaz. Duyuru kanalınızı belirleyin: bina girişindeki ilan tahtası, bir WhatsApp grubu ya da dijital bir platform. Arıza ve talep kayıtlarını tutacağınız sistemi bu hafta kurun; kağıt defterde olsa bile kayıt tutmayan yönetici ilerleyen dönemde ispat sorunu yaşar. Site yönetim yazılımı kullananlar için devir-teslim raporu, borçlu listesi ve arıza kaydı ilk gün hazır gelir; ilk 30 gün için 14 gün ücretsiz deneme tam da bu başlangıç kaosuna göre tasarlanmıştır.

4. Hafta: Plan ve Bütçe Taslağı

KMK m.37 uyarınca yönetici, her takvim yılı başında bir yıllık işletme projesi hazırlamak ve genel kurulun onayına sunmakla yükümlüdür. Bu proje basit bir bütçe taslağıdır: öngörülen gider kalemleri (bakım, temizlik, sigorta, enerji) ve bu giderlerin kat maliklerine nasıl paylaştırılacağı. Malkara'da Tekirdağ genelindeki iklim koşullarını göz önüne alarak bakım takvimini planlayın; kışa girerken ortak alanlardaki ısıtma ekipmanı ve çatı-yalıtım kontrolü, ilkbaharda ise tesisat ve su yalıtımı öncelikli kalemler olacaktır.

Malkara'da Aidat Ne Kadar? Ortalama Aidat Aralığı ve Belirleme Yöntemi

Malkara'ya özgü resmi bir aidat istatistiği bulunmuyor. Tekirdağ il genelinde aylık aidat ortalaması ₺400–₺1.400 aralığında seyrediyor; bu geniş aralık, ilçe içindeki farklı konut dokusundan kaynaklanıyor. Yeni bir sitede asansör, güvenlik sistemi ve kapalı otopark varsa üst banda yaklaşılır; eski bir apartmanda yalnızca ortak alan temizliği ve aydınlatması varsa alt bandın altında bile kalınabilir. Rakam, "il geneli ortalama"dır; sitenizin kendi gider kalemleri belirleyicidir.

Aidatın nasıl belirleneceğini KMK m.20 düzenler: arsa payına orantılı ya da eşit paylaşım esasına göre hesaplanır; yönetim planı hangisini öngörüyorsa o geçerlidir. Pratikte süreç şu işler: yönetici tahmini giderleri hesaplar, işletme projesi olarak genel kurula sunar, genel kurul oylamasıyla aidat miktarı karara bağlanır.

Malkara'da konut tipine göre öne çıkan gider kalemleri farklılaşıyor. Merkezde yeni sitelerde güvenlik personeli ve ortak alan enerji giderleri belirleyici olabilirken, daha eski ve daha küçük apartman binalarında temizlik ve asansör bakımı öncelikli kalemlerdir. Sitenizin gider kalemlerini girip daire başı aidatı görmek için aidat hesaplama aracını kullanabilirsiniz; bu araç rakam tartışmalarını genel kuruldan önce kapatmanın en pratik yoludur.

Aidat Nasıl Toplanır, Ödemeyen Kat Malikine Ne Yapılır?

Tahsilatta altın kural: aidatı elden nakit toplamayın. Hem izlenebilirlik sıkıntısı yaşarsınız hem de kayıp-hırsızlık iddiasına karşı kendinizi güçsüz bırakırsınız. Banka havalesi ya da online ödeme platformu, hem yönetici hem kat maliki açısından en güvenli yoldur.

KMK m.20 uyarınca ödeme yapmayan kat malikine gecikme tazminatı uygulanabilir. Genel kurul aksine karar vermediyse aylık yüzde beşe kadar çıkabilen bu tazminat, tahsilat sürecini hızlandırmanın yasal aracıdır. Pratikte süreç şöyle işler: önce kısa ve nazik bir yazılı hatırlatma, ardından resmi ihtar, ihtara rağmen ödeme yapılmazsa icra takibi. Her aşamayı belgelemeniz hem hukuki süreçte hem de genel kurulda hesap verirken kritik önem taşır. Aidat takip programı ile hatırlatmalar otomatik gider; hem gecikme riskini azaltırsınız hem de kat malikiyle yüz yüze gerginlik yaşamazsınız.

Kendiniz mi Yöneteceksiniz, Profesyonel Şirket mi? Malkara İçin Karar Rehberi

Profesyonel site yönetim şirketi kiralamak, daire sayısı yüksek ve idari yükü ağır büyük sitelerde mantıklı bir seçimdir. Ancak Malkara gibi ilçelerde profesyonel şirket arzı sınırlı olabilir; hem bulmak hem de yönetim ücretini yönetim bütçesiyle dengelemek güçleşebilir. Bu nedenle Malkara'daki yaygın gerçek çözüm, gönüllü bir kat maliki yöneticisi artı işi kolaylaştıran dijital araçlar kombinasyonudur.

Üçüncü bir yol da var: gönüllü yöneticinin ağır işi yazılıma devretmesi. Bu yol özellikle orta ölçekli ve küçük sitelerde hem maliyeti hem de yöneticinin stresini kayda değer biçimde düşürüyor. Bunun nasıl çalıştığını biraz sonra göreceğiz.

Site Banka Hesabı, Vergi Numarası ve Resmi Kayıtlar

Site adına banka hesabı açmak için önce Tekirdağ Vergi Dairesi'nden yönetim adına vergi numarası almanız gerekir. Genel olarak istenen belgeler şunlardır: genel kurul karar defterinin onaylı fotokopisi, yöneticinin kimlik belgesi ve yönetici seçimini gösteren karar örneği. Belge listesi vergi dairesine göre küçük farklar gösterebilir; Malkara ya da Tekirdağ Vergi Dairesi'ni önceden arayıp teyit etmenizi öneririz.

Vergi numarasını aldıktan sonra herhangi bir bankada site adına hesap açabilirsiniz. Bu hesap yöneticinin kişisel hesabından tamamen ayrı tutulmalıdır. Kişisel hesabınızda site parasını tutmak hem yasal risk hem de kat malikleriyle güven sorunu doğurur; hesap karmaşası ilerleyen dönemde sizi ispat yüküyle baş başa bırakır.

Sitede kapıcı, güvenlik görevlisi ya da temizlik personeli çalışıyorsa SGK yükümlülüğü doğar; iş güvenliği mevzuatı da devreye girer. Bu konuların güncel uygulamasını bir mali müşavire teyit ettirmenizi öneririz; mevzuat değişimleri olabilir ve yaptırımlar ağırdır.

İlk Genel Kurul: Çağrıdan Karar Defterine

KMK m.29 uyarınca genel kurul yılda en az bir kez toplanmak zorundadır. Çağrı, toplantıdan en az 15 gün önce, gündem belirtilerek her kat malikine imzalı ya da taahhütlü mektupla yapılmalıdır. Gündem çağrıda yer almıyorsa toplantıda alınan kararlar sonradan iptal edilebilir; bu nedenle çağrı metninin doğru hazırlanması kritiktir.

İlk toplantıda nisap (toplantı yeter sayısı) kat maliklerinin sayı ve arsa payı itibarıyla çifte çoğunluğunu gerektirir. Yeter sayı sağlanamazsa ikinci toplantıya gidilir; ikinci toplantıda katılanlarla karar alınabilir. Alınan tüm kararlar toplantıda karar defterine geçirilmeli ve katılımcıların imzasına sunulmalıdır; imzasız karar defteri sonraki süreçlerde itiraz konusu olabilir.

Yeni yöneticilerin en sık düştüğü üç hata şunlardır: gündemsiz çağrı yapmak, ikinci toplantı tarihini çağrıya yazmamak ve kararları defterden uzak bir kağıda not alarak defteri boş bırakmak. Genel kurul yazılımı ile çağrı metnini, vekalet takibini ve dijital karar defterini tek platformdan yönetebilirsiniz.

Yönetimi Devralın, Gerisini AI'a Bırakın: SiteYönetim Yeni Yöneticinin İşini Nasıl Üstlenir?

Yönetimi devralın. Gerisini AI'a bırakın.

Bu bölüme kadar gördüğünüz her sorun; devir kaosu, aidat kovalamacası, genel kurul bürokrasisi, hukuki belirsizlik, tek bir platformda çözüme kavuşuyor. Reklam değil, somut senaryolarla gösterelim.

AI Operatör: Komut Verin, Onaylayın, Gönderin

SiteYönetim'deki AI Operatör, tekrarlayan işleri siz istediğinizde hazırlayan ve sizin onayınıza sunan bir yapıdır. Onay vermeden hiçbir şey gönderilmez; kontrol her zaman sizde.

Somut senaryo: "Bu ayın geciken aidatlarını çıkar, 5 güne kadar ödememiş olan dairelere nazik bir hatırlatma hazırla" yazıyorsunuz. AI Operatör borçlu listesini sistematik biçimde tarar, daire bazında hatırlatma metinleri oluşturur ve hepsini size önce gözden geçirmeniz için sunar. Onay verdiğinizde mesajlar gönderilir; onay vermezseniz hiçbir şey iletilmez. Malkara'daki apartman yöneticilerinin en çok şikayet ettiği "komşuyla yüz yüze gerginlik" sorunu büyük ölçüde bu adımda ortadan kalkar.

İkinci senaryo: Ortak alanda bir tesisat arızası bildirildi. AI Operatör arıza kaydını açar, sistemde kayıtlı tedarikçinize iş emri taslağı hazırlar ve onayınıza sunar. Onayladığınızda tedarikçiye iletilir; hem süreç kayıt altında kalır hem de arıza geçmişi ilerleyen aylar için referans oluşturur.

Üçüncü senaryo: Genel kurul yaklaşıyor, gündem oluşturmanız ve çağrı metnini hazırlamanız gerekiyor. AI Operatör mevcut karar defteri verilerine dayanarak taslak bir gündem hazırlar, 15 günlük yasal çağrı süresini hatırlatır, çağrı metnini oluşturur ve son onay için size sunar. Onayladıktan sonra sistem kayıt oluşturur.

AI Danışman: 10 Milyonu Aşkın Emsal, Yanınızda

Hukuki bir soru kafanıza takıldığında — "8 aydır aidat ödemeyen kat malikine karşı hangi adımları izleyebilirim?" gibi — SiteYönetim'in AI Danışmanı, ictihatpro.com altyapısındaki 10 milyondan fazla emsal karara ve Kat Mülkiyeti Kanunu'nun güncel metnine dayanarak KMK çerçevesinde yol gösterir. Danışman; gecikme tazminatı, ihtar süreci ve icra takibinin hangi koşullarda başlatılabileceğini açıklar.

Şunu açıkça belirtmek gerekir: AI Danışman, sürecin hukuki stratejisini ve dava aşamasını üstlenecek bir avukatın yerini tutmaz. Ancak "ne yapabilirim, mevzuat ne diyor, hangi adımları izleyeyim" sorularını günün her saatinde, karşılıklı sözleşme olmadan yanıtlaması bile başlı başına değerlidir.

Sitenin Karnesi: Kanıtlı Hesap Verme

SiteYönetim, her sitenin yönetim performansını 100 üzerinden puanlar. Karne; tahsilat oranı, açık arıza süresi, genel kurul uyumu ve yasal belge düzeni gibi kriterleri birleştirir. Yönetimi devraldığınız günkü karne puanı ile altı ay sonraki puanı genel kurulda yan yana koyduğunuzda "iyi yönettim" demek yerine ölçülmüş bir iyileşmeyi kanıtlarsınız. Malkara'daki kat malikleri gibi doğrudan denetim yapabilen bir topluluğa sayısal hesap vermek, yönetici-malik güven ilişkisini kalıcı biçimde sağlamlaştırır.

7 Rol Bazlı Portal: Herkes Kendi Kapısından

SiteYönetim'de yönetici, sakin, malik, denetçi, esnaf ve diğer roller kendi erişim kapısından girer. Yeni yöneticinin pratik faydası şudur: Malkara'da oturmayan, başka şehirde ikamet eden bir mülk sahibi aidat borcunu kendi portalından görür, ödeme yapar ve makbuzunu indirir. Sizi aramaz, kapınızı çalmaz. Denetçi portalı da ayrı bir değer taşır: denetçi tüm muhasebe hareketlerine erişebilir, sizden belge istemek zorunda kalmaz. Bu şeffaflık daha az iç çatışma, daha sağlıklı genel kurul anlamına gelir.

Denemeye Başlamak İçin

Kurulum gerektirmiyor, bulut tabanlı çalışıyor. Tek bir apartmandan çok bloklu sitelere kadar ölçekleniyor. Apartman yönetim programını 14 gün ücretsiz ve kredi kartı bilgisi girmeden deneyebilirsiniz. İlk 30 günün en zor haftasına denk gelen bu süre, yazılımın size pratik değer katıp katmadığını anlamak için yeterli.

Aidattan İhaleye: Günlük İşleri Sırtınızdan Alan Modüller

Yazılım, yeni yöneticinin ilk yılındaki üç temel iş akışını karşılar: para işleri, günlük operasyon ve rakiplerde bulunmayan özellikler.

Para İşleri

İlk ayın en ağır yükü mali tablonun netleştirilmesidir. Online aidat tahsilatı modülü, ödeme bildirimlerini otomatik eşleştirir; banka dekontlarını tek tek kontrol etme ihtiyacını ortadan kaldırır. Aidat takip programı, gecikmiş ödemeleri anlık izler ve hatırlatmaları zamanında tetikler. Apartman muhasebe programı gider paylaşımını, e-Fatura kesimini ve işletme defterini aynı platformda tutar; hem denetçi hem de genel kurul için hazır raporlar üretir.

Malkara'da merkezi ısıtma sistemine sahip binalar için sayaç okuma ve gider paylaşımı modülü ayrıca değer taşır: ısınma dönemi giderlerini daire bazında hesaplar ve kat maliklerine şeffaf biçimde dağıtır. Kış faturası tartışmaları bu modülle büyük ölçüde sona erer.

Günlük Operasyon

Arıza ve bakım takibi, ortak alanlardaki sorunları açılıştan kapanışa kayıt altında tutar; hangi tedarikçinin ne zaman müdahale ettiği geçmişi oluşturur. Duyuru, SMS ve push bildirim modülü ile kat maliklerine anlık iletişim kurabilirsiniz; toplantı davetiyeleri, su kesintisi bilgileri ya da acil uyarılar tek tıkla iletilir. Otopark ve ziyaretçi yönetimi, personel/bordro ve tedarikçi takibi, sosyal tesis rezervasyonu ile sigorta ve belge yönetimi modülleri de aynı platformda çalışır.

Rakipte Olmayanlar: Mahalle Pazaryeri ve İhale Portalı

Diğer site yönetim yazılımlarında bulunmayan iki özellik özellikle dikkat çekiyor: Mahalle Pazaryeri ve İhale Portalı.

İhale Portalı sayesinde Tekirdağ'daki tedarikçilerden kapalı zarfla değil, şeffaf ve kayıtlı bir dijital ortamda teklif toplarsınız. Malkara'da çatı yalıtımı, asansör bakım sözleşmesi ya da güvenlik hizmeti için ihale açtığınızda en az üç teklif karşılaştırmalı biçimde gelir; genel kurulda hangi teklifin neden seçildiğini belgelere dayalı olarak açıklarsınız. Bu düzey şeffaflık, yönetici harcamalarına yönelik kat maliki itirazlarının önüne geçer.

Mahalle Pazaryeri ise site sakinleri ve yerel esnaf arasında kayıtlı bir ticaret ortamı sunar; komşu ekonomisini sitenin dijital platformuna taşır.

Dönem sonunda sıra devir-teslimine geldiğinde tüm kayıtlar, raporlar ve belgeler sistemde eksiksiz duruyor olacak. Sonraki yöneticiye devir bir öğleden sonraya sığar; bu rehberin ilk haftasında yaşadığınız kargaşayı bir sonrakine yaşatmazsınız.

Malkara'nın Koşulları Yönetim Planınızı Nasıl Şekillendirir?

Malkara, Tekirdağ iline bağlı Marmara bölgesi ilçesi olarak ılımlı bir Marmara iklimine sahip olmakla birlikte, kışları ısıtma giderlerini göz ardı edilemez bir kalem haline getirir. Tekirdağ genelinde çok bloklu yeni siteler ile eski apartman stoğunun bir arada bulunması, yöneticinin iklim planlamasını ve bakım takvimini dikkatle kurgulamasını zorunlu kılar.

Isıtma Dönemi Bütçesi

Merkezi ısıtma sistemine sahip sitelerde Eylül-Ekim döneminde kazan ve brülör bakımı yaptırmak, kış ortasındaki acil arıza maliyetini önlemenin en etkili yoludur. Acil bakım hem daha pahalıdır hem de kış pik döneminde usta bulmak zorlaşır. Bireysel ısıtmalı binalarda ise ortak alandaki kombi dairesi, bağımsız bölüm bazındaki sisteme kıyasla daha geniş bir bakım periyoduna sahip olabilir; bunu yıllık işletme projesine açıkça yazın.

Kentsel-Kırsal Doku Farkı

Malkara merkezdeki daha yeni ve çok katlı yapılarda ortak alan yoğunluğu artar: asansör, kapalı otopark, güvenlik kamerası, bahçe bakımı. Bu kalemler hem aidat bütçesini hem de yönetim yükünü artırır; profesyonelleşme ihtiyacı daha erken hissedilir. Çevre köy ve beldelere yakın daha küçük ve eski apartmanlarda ise yönetim daha sade bir yapı gösterir; temel gereklilik defter düzeni ve aidat takibidir. Sayaç ve gider paylaşımı modülü, özellikle merkezi sistemlerin bulunduğu binalarda ısınma dönemini tartışmasız kapatmanın en kısa yoludur.

Bölgesel Büyükşehir Dinamiği

Tekirdağ'ın büyükşehir belediyesi statüsüyle birlikte Malkara gibi ilçelerde de çok bloklu ve toplu yapı projeleri artıyor. KMK'nın toplu yapı hükümlerine göre bu tür sitelerde blok temsilcileri ve ortak alan yönetim kurulu gibi ek katmanlar söz konusu olabilir. Yeni bir toplu yapı yönetimi devraldıysanız yönetim planını dikkatlice incelemenizi ve olası toplu yapı nizamnamesini hukuki danışmanlıkla netleştirmenizi öneririz.

Malkara ve Çevresinde Site Yönetimi: Çerkezköy, Çorlu, Ergene, Hayrabolu, Kapaklı, Marmara Ereğlisi, Muratlı, Saray, Şarköy, Süleymanpaşa

Tekirdağ'ın farklı ilçeleri, kentleşme yoğunluğu ve konut dokusu açısından belirgin biçimde ayrışıyor. Bu farklılık, site yönetiminin günlük gerçekliğini de doğrudan etkiliyor.

İlk kümeye bakıldığında Çorlu, Çerkezköy, Kapaklı ve Süleymanpaşa öne çıkıyor. Bu ilçelerde sanayi yakınlığı ve nüfus yoğunluğu nedeniyle çok katlı siteler ve toplu yapı projeleri yaygın. Profesyonel yönetim şirketi talebinin daha görünür olduğu bu ilçelerde daire sayısı yüksek, ortak alan karmaşıklığı fazla; dolayısıyla dijital yönetim araçlarına olan ihtiyaç da daha belirgin.

İkinci kümede Muratlı, Ergene, Hayrabolu ve Saray yer alıyor. Bu ilçelerde konut dokusu genellikle daha mütevazı; gönüllü kat maliki yöneticisi modeli yaygın ve temel ihtiyaç defter düzeni ile aidat takibidir. Bütçe yapısı daha sade olduğundan maliyet etkin dijital çözümler burada özellikle değer taşıyor.

Şarköy ve Marmara Ereğlisi ise sahil ilçeleri olarak farklı bir profile sahip. Yazlık konut kullanımı, sezonluk doluluk oranları ve uzaktan mülk sahipliği bu ilçelerde site yöneticisine ek sorumluluklar yükler; kiracı sirkülasyonunun yoğun olduğu dönemlerde portal tabanlı iletişim araçlarının değeri katlanır.

Bulut tabanlı bir yapı olduğundan SiteYönetim, Malkara'daki apartmanla Çorlu'daki büyük sitede aynı platformdan ve kurulum yapmadan yönetim imkânı tanır. Tekirdağ geneli site yönetimi için kapsamlı bilgiye de bu sayfadan ulaşabilirsiniz.

KVKK, İş Güvenliği ve Yöneticinin Yasal Sorumlulukları

KMK m.38 uyarınca yönetici, kat malikleri kuruluna karşı vekil sıfatıyla sorumludur. Bu sorumluluk yalnızca mali değil; yasal uyum, belge güvenliği ve çalışan hakları boyutlarını da kapsar.

Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) kapsamında dikkat edilmesi gereken iki alan öne çıkıyor. Birincisi, bina girişine veya otopark alanlarına yerleştirdiğiniz güvenlik kameraları için kat maliklerine ve kiracılara açıklama metni (aydınlatma metni) sunulması zorunludur; bu metin kameranın amacını, hangi verilerin ne kadar süre saklandığını belirtmelidir. İkincisi, kat malikleri iletişim listesi kişisel veri içerir ve yalnızca yönetim amacıyla kullanılabilir; üçüncü kişilerle paylaşılamaz.

Sitede kapıcı, güvenlik görevlisi veya temizlik personeli çalışıyorsa SGK bildirimi ve iş güvenliği yükümlülükleri devreye girer. Personel sayısına göre işyeri hekimi ile iş güvenliği uzmanı zorunluluğu da gündeme gelebilir; bu konuların güncel durumunu bir mali müşavir aracılığıyla teyit etmenizi kesinlikle öneririz. KVKK ve yasal uyum modülü, aydınlatma metinlerini ve belge arşivini hazır tutar; hem denetim hem de olası itiraz durumunda belgelenmiş bir iz bırakır.

Sık Yapılan 7 Yeni Yönetici Hatası

1. Kişisel hesapta site parası tutmak. Hem mali karışıklık yaratır hem de ilerleyen dönemde kat malikleri nezdinde güven sorunu doğurur. Site adına açılmış ayrı bir banka hesabı olması zorunludur.
2. Elden nakit toplamak. İzlenebilirlik sıfırdır. Ödeme alındığında bir dekont üretilmez ve kayıp iddiasına karşı kendinizi ispat yüküyle baş başa kalırsınız.
3. Karar defterini işlememek. Genel kurul kararları, yönetim kurulu toplantı kararları ve yapılan önemli harcamalara ilişkin notlar deftere geçirilmezse sonradan itiraz edildiğinde eliniz boş kalır.
4. Gündemsiz toplantı çağrısı yapmak. KMK m.29 çağrının gündem içermesini zorunlu kılar; gündemsiz çağrıyla alınan kararlar itiraz konusu olabilir.
5. Yıllık işletme projesi hazırlamamak. KMK m.37 bu projeyi zorunlu tutar. İşletme projesi olmadan toplanan aidat tartışmalı hale gelebilir; genel kurulda hesap vermek de güçleşir.
6. Gecikme tazminatını uygulamamak. Yasal hakkınızı kullanmaktan kaçınmak, düzenli ödeme yapan kat maliklerine karşı haksızlık oluşturur. Gecikme tazminatı bir ceza değil, tahsilatı hızlandıran yasal bir araçtır.
7. Devir-teslim tutanağı almadan görevi kabul etmek. Malkara'da devraldığınız yönetim, önceki yöneticinin bıraktığı tüm sorunlarla birlikte gelir. Tutanaksız devir, "eskiden mi yoktu bu sorun" tartışmasını çözümsüz bırakır.