Ezine, Çanakkale'de site & apartman yönetim sistemi

Ezine'de bir site ya da apartman yönetimini yeni devraldıysanız ilk 30 günde dört işi bitirmeniz gerekir: devir-teslim tutanağıyla defterleri almak, site adına banka hesabını düzene sokmak, aidat ve borç listesini çıkarmak, yıllık işletme projesini taslaklamak. Çanakkale genelinde aylık aidat ortalaması ₺300–₺1.100 aralığında seyrediyor; Ezine'nin bina tipine ve ortak alan kapsamına göre bu aralığın neresinde duracağınız büyük ölçüde yönetim kararlarınıza bağlıdır. Çanakkale ili deprem riski taşıyan bir bölgede yer aldığından DASK zorunluluğu ve ortak alan sigortası da yeni yöneticinin gündemine erkenden girmesi gereken konular arasındadır. Bu rehberde ilk 30 günün adım adım planını, aidat belirleme ve tahsilat kurallarını, genel kurul sürecini, DASK ve sigorta yükümlülüklerini Ezine koşullarına göre bulacaksınız. İşin tekrarlayan kısmını nasıl otomatiğe bağlayabileceğinizi de göstereceğiz.

Ezine'de Site Yöneticisi Oldunuz: Sizi Ne Bekliyor?

Site yöneticisi olduğunuz anda Kat Mülkiyeti Kanunu'nun (KMK) size yüklediği dört temel yükümlülük başlar: karar defteri ve işletme defterini usulüne uygun tutmak, aidatları zamanında toplamak, ortak alanların bakımını sağlamak ve yılda en az bir genel kurulda kat maliklerine hesap vermek. Bu yükümlülükler KMK m.35'te düzenlenmiştir ve gönüllü yönetici ile profesyonel yönetim şirketi arasında herhangi bir fark gözetmeksizin uygulanır.

Ezine, Çanakkale iline bağlı, il merkezine nispeten yakın, karma bir yapıya sahip ilçedir. Merkez mahallelerde çok katlı apartman binaları öne çıkarken ilçenin kırsal kesimlerinde daha küçük ölçekli yapılar yaygındır. Bu karma doku, yönetim ihtiyaçlarının da binaldan binaya belirgin biçimde farklılaşması anlamına gelir. Küçük-orta ölçekli bir ilçede profesyonel yönetim şirketi bulmak büyük şehirlere kıyasla daha güç olabilir; dolayısıyla gönüllü yönetici modeliyle yola çıkmak Ezine'de en yaygın pratiktir.

Çanakkale genelindeki konut stoğu ve nüfus yapısı düşünüldüğünde Ezine'deki yüzlerce bina, bu rehberi okuduğunuz dönemde benzer süreçleri yaşıyor. Panik değil, plan işe yarar.

İlk 30 Gün: Ezine'de Yeni Yöneticinin Adım Adım Yol Haritası

1. Hafta — Devir Teslim ve Envanter

İlk haftanın tek amacı mevcut durumu belgelemektir. Eski yöneticiden alınması gereken belgeler şunlardır: karar defteri, işletme defteri (gelir-gider kayıtları), banka hesap ekstresi veya kasa dökümü, borç-alacak listesi (aidat borçluları ve üçüncü kişilerden alacaklar), aktif sözleşmeler (asansör bakım, temizlik, güvenlik, sigorta), binanın zorunlu sigortaları (DASK poliçesi dahil) ve ortak alan demirbaş listesi. Tüm bu belgeler devir-teslim tutanağına işlenerek hem eski hem yeni yönetici tarafından imzalanır. İmzasız devir, ileride her iki taraf için de hukuki belirsizlik yaratır.

2. Hafta — Mali Fotoğraf

Devir belgelerini aldıktan sonra sitenin mali fotoğrafını çıkarın. Banka hesabı eski yönetici adına açılmışsa site adına yeni hesap açılması ya da mevcut hesabın imza yetkilisinin değiştirilmesi gerekir. Kişisel hesabınızda site parası tutmak hem hukuki risk hem de kat malikleriyle gereksiz ihtilaf kaynağıdır. Aidat borçlusu listesini tarih ve tutar bazında düzenleyin; gecikme tazminatı hesabı için bu liste referans noktanız olacaktır. Bekleyen faturaları — özellikle DASK yenileme tarihi, asansör bakım sözleşmesi ve varsa ortak alan enerji faturaları — takvime işleyin.

3. Hafta — İletişim ve Kayıt Düzeni

Kat malikleri iletişim listesini güncelleyin. Bu liste kişisel veri niteliği taşıdığından KVKK kapsamında yalnızca yönetim amaçlı kullanılabilir; üçüncü kişilerle paylaşılması ya da ticari amaçla kullanılması hukuka aykırıdır. Arıza ve bakım taleplerini kayıt altına aldığınız bir yöntem belirleyin: kağıt defter, paylaşılan elektronik tablo ya da yazılım — önemli olan her talebin tarih ve durumunun izlenebilir olmasıdır. Site yönetim yazılımı bu aşamada devir-teslim raporunu, borçlu listesini ve arıza kaydını ilk günden hazır hale getirir; özellikle birden fazla bina yönetiliyorsa farkı hemen hissedilir.

4. Hafta — Plan ve Bütçe Taslağı

KMK m.37 gereğince yöneticinin yıllık işletme projesi hazırlaması ve genel kurulun onayına sunması zorunludur. İşletme projesi, sitenizin o yıl için tahmini giderlerini (temizlik, güvenlik, asansör bakımı, ortak alan enerji gideri, sigorta primleri) ve bu giderlerin aidatlara nasıl yansıyacağını gösterir. Çanakkale deprem riski taşıyan bir bölge olduğundan DASK primini ve varsa ek ortak alan sigortası giderini bütçeye mutlaka dahil edin. Bütçe taslağı genel kurulda onaylanmadan aidat artışı yapılamaz; bu nedenle genel kurulu olabildiğince erken planlayın.

Ezine'de Aidat Ne Kadar? Ortalama Aidat Aralığı ve Belirleme Yöntemi

Ezine'ye özgü resmi bir aidat istatistiği bulunmamaktadır. Çanakkale genelinde aylık aidat ortalaması ₺300–₺1.100 aralığındadır; bu rakam il geneli ortalamasıdır ve sitenizin gerçek aidatı binanın özelliklerine göre bu aralığın farklı noktasında yer alır. Asansörsüz, güvenlik personeli olmayan küçük apartmanlarda alt banda yakın bir rakam çıkarken ortak havuzu, güvenlik sistemi ve geniş yeşil alanı olan sitelerde üst bandın üzerine çıkılabilir.

Aidat miktarını belirleyen asıl mekanizma şudur: yönetici tarafından hazırlanan yıllık işletme projesi, kat maliklerinin genel kurulda oylamasıyla onaylanır. Paylara göre iki farklı yöntem uygulanabilir: KMK m.20'ye göre arsa payı oranında ya da yönetim planında eşit pay esasıyla paylaştırma. Hangisinin geçerli olduğunu yönetim planınızdan kontrol edin.

Gider kalemlerini girip daire başı aidatı anında görmek için aidat hesaplama aracını kullanabilirsiniz; özellikle yeni bütçe döneminde farklı senaryoları karşılaştırmak işe yarar. Çanakkale'nin deprem riskini dikkate alarak DASK primini ve opsiyonel ek sigorta giderini bütçe kalemleri arasına eklemeyi unutmayın; bu kalemler ilerleyen bölümde ayrıca ele alınmaktadır.

Aidat Nasıl Toplanır, Ödemeyen Kat Malikine Ne Yapılır?

Aidat tahsilatını her zaman banka hesabı ya da güvenli bir online ödeme kanalı üzerinden yürütün. Elden nakit toplamak hem kayıt güçlüğü yaratır hem de ileride olası anlaşmazlıklarda elinizi zayıflatır. Her tahsilat için kat malikine belge (dekont veya makbuz) verilmesi ve işletme defterine tarih-tutar-kişi bazında işlenmesi zorunludur.

Aidat ödemeyen kat maliki için KMK m.20'nin belirlediği süreç şöyle işler: gecikme başladığı andan itibaren aylık yüzde beşe kadar gecikme tazminatı işletilebilir. Pratikte önce yazılı hatırlatma, ardından noter aracılığıyla ihtarname, ödeme gerçekleşmezse icra takibi izler. Bu sürecin her adımını karar defterine ya da yazışma arşivine işlemek, ileriki itirazlara karşı en güçlü savunmadır. Aidat takip programı ile hatırlatmalar otomatik olarak oluşturulur, böylece sizi arayan borçlu sayısı yerine sistemi takip etmek yeterli olur.

Kendiniz mi Yöneteceksiniz, Profesyonel Şirket mi? Ezine İçin Karar Rehberi

Bu sorunun doğru cevabı büyük ölçüde binanızın ölçeğine bağlıdır. Ezine gibi küçük-orta ölçekli bir ilçede profesyonel site yönetim şirketi arzı İstanbul veya Ankara gibi büyükşehirlere kıyasla sınırlıdır. Aşağıdaki tablo temel karar noktalarını özetlemektedir:

Profesyonel şirket tercih edildiğinde, şirketin referanslarını, sigorta kapsamını ve sözleşme koşullarını karşılaştırmalı olarak değerlendirin. Yönetim ücretinin aidata ayrı bir kalem olarak nasıl yansıtıldığını mutlaka belgeleyin.

Ezine'deki en yaygın gerçek çözüm ise üçüncü bir yoldur: gönüllü yönetici olarak görevi üstlenmek, ancak rutin ve ağır işleri yazılıma devretmek. Bu yaklaşımın nasıl işlediğini ilerleyen bölümlerde ayrıntılı olarak göreceğiz.

Site Banka Hesabı, Vergi Numarası ve Resmi Kayıtlar

Site ya da apartman yönetimi adına banka hesabı açmak için bazı kurumlar vergi kimlik numarası talep edebilir. Bu numarayı almak için Çanakkale Vergi Dairesi'ne gidilir; gerekli belgeler genellikle şunlardır: genel kurul kararıyla yönetici seçildiğini gösteren karar defteri fotokopisi, yöneticinin kimlik belgesi ve imzalı dilekçe. Belge listesi vergi dairesine göre küçük farklılıklar gösterebileceğinden Ezine'deki ilgili şubeden önceden teyit almanız en güvenceli yoldur.

Banka hesabı açıldıktan sonra tüm gelir ve giderlerin bu hesap üzerinden işlenmesi zorunludur. Site parasını kendi kişisel hesabınızda tutmak hem hesap verebilirlik açısından hem de ileride doğabilecek yasal sorumluluk açısından ciddi risk taşır. Kat malikleri, mahkemede kişisel hesap üzerinden gerçekleştirilen işlemlerin iptali talebinde bulunabilir.

Kapıcı, güvenlik personeli veya benzeri çalışan istihdam ediliyorsa SGK bildirimi ve iş güvenliği yükümlülükleri de devreye girer. Bu konuda güncel uygulamayı mali müşavirinizden ya da Çanakkale Sosyal Güvenlik İl Müdürlüğü'nden teyit edin.

İlk Genel Kurul: Çağrıdan Karar Defterine

Genel kurul, Kat Mülkiyeti Kanunu m.29-32 kapsamında her yıl en az bir kez toplanmak zorundadır. Toplantı tarihi belirlendikten sonra çağrı, toplantıdan en az 15 gün önce kat maliklerine imzalı tutanak ya da taahhütlü mektupla iletilmelidir; çağrıda gündem maddelerinin açıkça belirtilmesi zorunludur. Gündemsiz yapılan çağrıya dayanan kararlar, itiraz halinde iptal edilebilir; bu en sık karşılaşılan hukuki hatalardandır.

İlk toplantıda karar yeter sayısı (nisabı), hem kat maliki sayısının hem de arsa pay toplamının salt çoğunluğudur. Bu nisap sağlanamazsa ikinci toplantı, katılan kat malikleriyle gerçekleştirilebilir. Alınan kararlar toplantı günü karar defterine geçirilir ve katılımcılarca imzalanır; imzalanmayan kararlar yasal geçerlilik tartışmasına açıktır.

Yeni yönetici olarak dikkat etmeniz gereken üç yaygın hata şunlardır: birincisi, çağrıda gündem maddesi belirtmemek; ikincisi, vekâletle katılım sayısını doğru hesaplamamak (bir kişi birden fazla maliki temsil edemez, KMK sınırlamalarını kontrol edin); üçüncüsü, karar defterini imzalatmayı unutmak. Çağrı metnini, vekâlet takibini ve dijital karar defterini tek noktadan yönetmek için genel kurul yazılımından yararlanabilirsiniz.

Yönetimi Devralın, Gerisini AI'a Bırakın: SiteYönetim Yeni Yöneticinin İşini Nasıl Üstlenir?

Yönetimi devralın. Gerisini AI'a bırakın.

Yukarıdaki bölümlerde sıralanan dertlerin — devir kaosu, aidat kovalamaca, genel kurul bürokrasisi, hukuki belirsizlik — tamamını tek bir çatı altında çözmeye yarayan platform SiteYönetim'dir. Aşağıda somut senaryolar üzerinden her aracın nasıl çalıştığını görelim.

AI Operatör: Onayınız Olmadan Hiçbir Şey Gönderilmez

Diyelim ki Ezine'deki sitenizde bu ayın aidatlarını toplamak ve geciken sekiz daireye hatırlatma göndermek istiyorsunuz. AI Operatör'e "Şubat aidatlarını tahsil et, ödemeyenlere nazik hatırlatma gönder" diye yazıyorsunuz. Sistem borçlu listesini otomatik olarak çıkarır, her malik için kişiselleştirilmiş hatırlatma mesajını hazırlar ve sizin onayınıza sunar. Onay vermeden hiçbir mesaj gönderilmez, hiçbir işlem tamamlanmaz. Bu onay adımı vazgeçilmezdir; AI bir yardımcıdır, karar mercii değilsiniz siz.

İkinci senaryo Çanakkale'nin deprem riski bağlamında daha da kritik hale gelir: asansör veya ortak alan teknik sisteminde arıza oluştuğunda AI Operatör arıza kaydını açar, sözleşmeli servis firmasına iş emri taslağı hazırlar ve yine sizin onayınızı bekler. Arıza tarihi, bildirimi yapan daire, servis firmasının yanıt süresi — hepsi otomatik olarak kayıt altına alınır. Bu kayıt, hem kat maliklerine hesap verme hem de sigorta tazminat süreçlerinde belge olarak kullanılabilir.

Üçüncü senaryo genel kurulla ilgilidir: toplantı tarihi belirlendikten sonra AI Operatör çağrı metnini ve gündem taslağını hazırlar, 15 günlük yasal süre uyarısını verir, vekâlet takibini yürütür ve toplantı sonrasında kararları dijital karar defterine işlemenize yardımcı olur. Tüm adımlarda yönetici onayı zorunludur.

AI Danışman: 10 Milyondan Fazla Emsal, Bir Soruya Cevap

"Aidatını sekiz aydır ödemeyen malike ne yapabilirim?" sorusunu AI Danışman'a yönelttiğinizde, ictihatpro.com altyapısındaki 10 milyondan fazla mahkeme kararına ve KMK m.20 çerçevesine dayanarak aşamalı bir yanıt alırsınız: yazılı hatırlatma, gecikme tazminatı hesabı, icra takibinin başlatılabileceği koşullar. Danışman yol gösterir; dava aşamasında avukatınızın yerini tutmaz — bu dürüst sınırı bilin. Ancak ilk adımları hangi sırayla atacağınızı bilmek, hem zaman hem de gereksiz hukuki masraf tasarrufu sağlar.

Sitenin Karnesi: Kanıtla Hesap Verin

Sitenin Karnesi, 100 üzerinden yönetim performans puanı hesaplar. Puana dahil olan ölçütler arasında tahsilat oranı, bekleyen arıza sayısı, yasal belge güncelliği ve genel kurul uyumu yer alır. Yönetimi devraldığınız günkü karne puanıyla altı ay sonraki puanı genel kurulda yan yana gösterdiğinizde "iyi yönettim" demek zorunda kalmazsınız; rakamlar konuşur. Bu şeffaflık aynı zamanda denetçi kat maliklerinin sizi sürekli aramasını da önler.

7 Rol Bazlı Portal: Herkes Kendi Kapısından Girer

Yönetici, sakin, mülk sahibi (malik), denetçi, esnaf ve diğer roller için ayrı giriş noktaları mevcuttur. Ezine'de yaşayan bir malik; faturasını, aidat geçmişini ve duyuruları kendi portalından görür — sizi aramak zorunda kalmaz. Başka şehirde oturan mülk sahibi borcunu ya da sitenin son genel kurul kararını uzaktan takip eder. Denetçi portalı ise mali tabloları şeffaf biçimde sunar; bu şeffaflık yönetici-malik çatışmalarının büyük bölümünü başlamadan engeller.

14 Gün Ücretsiz, Kurulum Yok

SiteYönetim bulut tabanlıdır; bilgisayarınıza kurulum gerektirmez, tek bir apartmandan çok bloklu siteye kadar ölçeklenir. İlk 30 günün en yoğun döneminde sistemi kurmak yerine kullanmaya başlamak istiyorsanız apartman yönetim programını 14 gün ücretsiz ve kredi kartı girmeden deneyebilirsiniz.

Aidattan İhaleye: Günlük İşleri Sırtınızdan Alan Modüller

Yeni yöneticinin ilk yılını üç iş kümesine ayırarak hangi modüllerin hangi derdi kapattığına bakalım.

Para işleri: Online aidat tahsilatı ve otomatik borç takibi, aidat geçmişini daire bazında saniyeler içinde sunar. Apartman muhasebe programı gelir-gider tablolarını, e-Fatura entegrasyonunu ve sayaç okuma ile gider paylaşımını kapsar. Çanakkale'de birden fazla ölçüm noktası olan binalarda sayaç bazlı paylaşım modülü, kalorifer ya da su faturası tartışmalarını kayıt altındaki rakamlarla bitirir. İşletme defteri ise otomatik olarak güncellenir; dönem sonunda genel kurula sunacağınız mali tablo ayrıca hazırlamanız gereken bir belge olmaktan çıkar. Aidat takip programı üzerinden gönderilen hatırlatmalar, tahsilat oranını sistematik biçimde artırır.

Operasyon: Arıza ve bakım kayıtları, her talebin açılış-kapanış tarihini ve sorumlu teknik ekibi takip eder. Duyuru, SMS ve push bildirimi modülüyle tüm kat maliklerine tek seferde ulaşılır; "duyurmadım" ya da "duymadım" tartışmaları sona erer. Otopark, ziyaretçi takibi ve güvenlik modülleri, giriş-çıkış kayıtlarını dijital ortamda tutar. Personel ve bordro modülü kapıcı veya güvenlik çalışanı istihdamında SGK entegrasyonuyla doğru bildirim yapılmasını kolaylaştırır.

Rakip yazılımlarda bulunmayan iki özellik: Mahalle Pazaryeri ve İhale Portalı yalnızca SiteYönetim'de yer alan farklılaştırıcı araçlardır. İhale Portalı sayesinde Ezine'deki ya da Çanakkale genelindeki tedarikçilerden çatı yalıtımı, asansör bakımı veya bahçe düzenlemesi gibi işler için kapalı zarf yerine şeffaf ve kayıtlı teklif toplayabilirsiniz. Üç teklifi karşılaştırıp en uygununu seçtikten sonra süreci belgeleriyle birlikte genel kurula sunmak, hem şeffaflık sağlar hem de "neden bu firmayı tuttunuz?" sorusunu baştan yanıtlar. Mahalle Pazaryeri ise kat maliklerinin ve sitenin anlaştığı esnafın siteniz içinde iletişim kurduğu, ticari tekliflerin kayıt altına alındığı bir alışveriş alanıdır.

Raporlama ve devir-teslim modülüyle de kapatalım: sıra sizden sonraki yöneticiye geldiğinde tüm belgeler, kararlar ve mali tablolar sistemde hazır durumdadır. Devir-teslim bir öğleden sonra sürer — H2-2'nin başında yaşadığınız belge kaosunun tam tersi.

Ezine'nin Koşulları Yönetim Planınızı Nasıl Şekillendirir?

Çanakkale ili, Kuzey Anadolu Fay hattının etki alanında yer alır ve deprem riski bakımından dikkatli yönetim gerektiren illerden biridir. Bu coğrafi gerçek Ezine'deki yöneticiler için üç somut yükümlülük doğurur.

DASK: Zorunlu Deprem Sigortası

Doğal Afet Sigortaları Kurumu (DASK) poliçesi, yasal olarak zorunludur ve eksik ya da süresi dolmuş poliçe hem bireysel kat maliki hem de yönetici açısından hukuki sorun yaratabilir. Devir-teslimde teslim aldığınız DASK poliçelerinin geçerlilik tarihlerini kontrol edin. Ortak alanlar için ayrıca ek "konut sigortası" yaptırılıp yaptırılmayacağını genel kurulun gündemine alın; bu karar oy çokluğuyla alınır ve işletme bütçesine yansıtılır.

Ortak Alan Sigortası ve Güçlendirme Kararı

Sitenizin taşıyıcı sistemine ilişkin yapısal kaygılarınız varsa ya da binanın yaşı ve yapım yılı güçlendirme değerlendirmesi gerektiriyorsa bunu genel kurulun gündemine alabilirsiniz. KMK kapsamında binanın güçlendirilmesi kararı, tüm kat maliklerinin beşte dördünün (oran, yapıya ve projenin kapsamına göre değişebilir — güncel mevzuatı Çanakkale Çevre, Şehircilik ve İklim Değişikliği İl Müdürlüğü'nden teyit edin) onayını gerektirir. Bu nisabı sağlamak için kat malikleriyle konuşmayı toplantıdan çok önce başlatın.

Acil Durum Planı

Deprem ve diğer acil durumlara yönelik bina tahliye planı ve iletişim ağacı hazırlamak, yasal bir zorunluluktan önce yaşamsal bir sorumluluktur. Kat malikleri iletişim listesinin güncel tutulması ve acil durum numaralarının ortak alanlarda görünür biçimde asılması bu planın temel iki ayağıdır. Sigorta ve acil durum belge yönetimi modülü, tüm poliçeleri ve tahliye planı belgelerini tek arşivde güncel tutar.

Ezine ve Çevresinde Site Yönetimi: İlçe Kümeleri

Çanakkale genelinde site ve apartman yönetimi ihtiyaçları ilçeden ilçeye belirgin biçimde farklılaşır. Bu farklılıkları iki küme altında değerlendirmek karar vermeyi kolaylaştırır.

Kentsel ve yüksek yoğunluklu ilçeler: Merkez ilçe, çok katlı yapı stoğu ve büyük ölçekli sitelerle profesyonelleşme baskısının en yoğun hissedildiği yerdir. Eceabat ve Gelibolu gibi turizm aktivitesinin yüksek olduğu ilçelerde sezonluk doluluk, kısa dönem kiralama yönetimi ve ortak alan yoğunluğu ayrı bir planlama gerektirir. Lapseki ve Biga'da ise sanayi yakınlığının getirdiği çalışan nüfus hareketliliği, kiracı sirkülasyonunun yönetilmesini ön plana taşır.

Küçük ölçekli ve kırsal ağırlıklı ilçeler: Ayvacık, Bayramiç ve Can'da daha küçük apartman yapıları hakimdir; bu ilçelerde on dairenin altındaki binalarda yönetim genellikle gönüllü bir kat maliki tarafından yürütülür ve basit defter düzeni yeterli olabilir. Bozcaada ve Gökçeada'da ada koşulları, tedarik süreçlerini kıta ilçelerine göre farklılaştırır ve yöneticinin uzak tedarikçilerle iletişimde daha sistematik olması gerekir. Yenice ise kırsal dokusu ağır basan, küçük ölçekli yönetim ihtiyaçlarının öne çıktığı bir ilçedir.

Ezine bu iki küme arasında bir geçiş noktasında yer alır: merkeze yakın mahallelerde kentsel yönetim dinamikleri güçlenirken ilçenin kırsal kesimlerinde küçük ölçek hâkimdir. SiteYönetim bulut tabanlı olduğundan Ezine merkezdeki bir apartmanla ilçenin köy yerleşim bölgesindeki küçük bir binayı aynı panelden, kurulum olmadan yönetmek mümkündür. Çanakkale geneli site yönetimi rehberinde il düzeyindeki ortak konulara daha ayrıntılı yer verilmektedir.

KVKK, İş Güvenliği ve Yöneticinin Yasal Sorumlulukları

Site yöneticisi, KMK m.38 gereğince kat maliklerinin vekili sıfatıyla görev yürütür ve bu sıfattan doğan yasal sorumlulukları taşır. Aşağıdaki üç alan yeni yöneticiler için en sık soru işareti yaratan konulardır.

KVKK ve kişisel veri: Güvenlik kameraları, binanın iç ve dış ortak alanlarını kayıt altına alıyorsa Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında aydınlatma metni hazırlanması ve görünür bir yere asılması zorunludur. Kat malikleri iletişim listesi kişisel veri niteliğindedir; üçüncü kişilerle paylaşılamaz, amaç dışı kullanılamaz. Bu kurallara uymamak idari para cezasına yol açabilir. KVKK ve yasal uyum modülü, aydınlatma metinlerini ve belge arşivini hazır tutar; denetim veya şikâyet durumunda belgelere anında erişebilirsiniz.

Çalışan istihdamı: Kapıcı, temizlik görevlisi veya güvenlik personeli çalıştırıyorsanız SGK bildirimi, işe giriş bildirgeleri ve periyodik sağlık muayeneleri gibi iş güvenliği yükümlülükleri devreye girer. "Kayıt dışı" çalıştırma, denetim halinde ağır idari ve hukuki sonuçlar doğurabilir. Güncel yükümlülükleri mali müşavir ya da Çanakkale Sosyal Güvenlik İl Müdürlüğü'nden teyit edin.

Yöneticinin kişisel sorumluluğu: KMK m.38'e göre yönetici, görevini yerine getirmezse ya da yetkisini aşarsa kat maliklerine karşı sorumlu olur. Bu nedenle aldığınız her önemli kararı karar defterine işlemek, yazışmaları arşivlemek ve hesap verebilirliği belgelemek sizi korur.

Yeni Yöneticinin Sık Yaptığı 7 Hata (Ezine ve Çanakkale Deneyimiyle)

1. Kişisel hesapta site parası tutmak: Site gelir-giderini kendi banka hesabınızda yönetmek hem yasal sorumluluk hem de güven riski taşır. Site adına ayrı hesap açmak birinci önceliğinizdir.
2. Elden nakit toplamak: Nakit tahsilat belgesi tutulsa bile ilerideki itirazlarda ispat güçlüğü yaratır; tüm tahsilatı banka veya online kanal üzerinden yapın.
3. Karar defterini işlememek: Her toplantı kararı, her önemli yazışma ve her önemli gider kararı karar defterine geçirilmelidir; deftersiz yönetim KMK m.35'e aykırıdır.
4. Gündemsiz genel kurul çağrısı yapmak: Gündem maddesi belirtilmeyen toplantıda alınan kararlar, itiraz halinde mahkemede iptal edilebilir.
5. İşletme projesi hazırlamamak: KMK m.37 kapsamında yıllık işletme projesi zorunludur; projesiz dönemde aidat artışı yasal dayanaktan yoksun kalır.
6. Gecikme tazminatı uygulamamak: Ödemeyen kat malikine tazminat uygulamak hem yasal hak hem de diğer ödeme yapan kat maliklerine karşı adalettir. Uygulamayı sürekli erteleyen yöneticiler genellikle kronik tahsilat sorunuyla karşılaşır.
7. Devir-teslim tutanağı almamak: Eski yöneticiden imzalı tutanak olmadan görevi devralmak, önceki dönemin borçlarını ve kayıp belgelerini size yükler. Çanakkale'de DASK poliçesi gibi kritik sigorta belgelerinin devirde eksik teslim edilmesi sonradan büyük sorun yaratabilir; tutanakta her belgeyi tek tek listeleyin.