Buca, İzmir'de site & apartman yönetim sistemi

Buca'da bir site ya da apartmanın yönetimini yeni devraldıysanız ilk 30 günde dört işi tamamlamanız gerekir: devir-teslim tutanağıyla defterleri almak, site adına banka hesabını düzene sokmak, aidat ve borç listesini çıkarmak, yıllık işletme projesini taslaklamak. İzmir geneli aylık aidat ortalaması ₺600–₺2.200 aralığında seyrediyor; Buca'nın kentsel dokusu ve bina tipine göre bu aralıkta konumlanırsınız. Bu rehberde ilk 30 günün adım adım planını, aidat belirleme ve tahsilat kurallarını, genel kurul sürecini, DASK ve deprem riskini, resmi kayıt işlemlerini ve işin tekrar eden kısmını nasıl otomatiğe bağlayacağınızı Buca ve İzmir koşullarına göre bulacaksınız.

Buca'da Site Yöneticisi Oldunuz: Sizi Ne Bekliyor?

Yöneticilik görevini kabul ettiğiniz andan itibaren Kat Mülkiyeti Kanunu'nun (KMK) m.35 kapsamında dört temel yükümlülük sizin sorumluluğunuza girer: karar ve işletme defterlerini tutmak, aidat ile diğer ortak giderleri toplamak, ortak alanların bakımını sağlamak ve her yıl genel kurula hesap vermek. Bu dört yükümlülük kulağa sade gelir; ancak belgelenmemiş her karar, tutulmayan her defter ve takip edilmeyen her aidat, ilerleyen aylarda sizi zorla karşılaştırır.

Buca, İzmir iline bağlı ve il merkezine yakın konumuyla yoğun kentsel dokuya sahip bir ilçedir. Hem çok katlı yeni siteler hem de eski apartman stoku bir arada bulunur; bu karışık yapı, yöneticilerin karşılaştığı sorunları da çeşitlendirir. İzmir'in büyük bir kentsel alan olması, benzer soruları aynı hafta sorgulayan yüzlerce yöneticinin sizinle aynı mevzuat sürecinden geçtiği anlamına gelir. Yol haritası belli; tek yapmanız gereken adımları doğru sırayla uygulamak.

İlk 30 Gün: Buca'da Yeni Yöneticinin Adım Adım Yol Haritası

1. Hafta — Devir Teslim ve Envanter

İlk hafta tek bir amaca odaklanır: elinizde ne olduğunu bilmek. Eski yöneticiden karar defteri, işletme defteri, site adına açılmış banka hesabı ve ekstreleri, kasa mevcudu, yürürlükteki sözleşmeler (temizlik, asansör, güvenlik, peyzaj), borç-alacak listesi ve sigorta poliçelerini imzalı bir devir-teslim tutanağına bağlayarak teslim alın. Tutanaksız yapılan devir, ileride "o para nerede?" tartışmasına zemin hazırlar.

Teslim listesine özellikle şunları ekleyin: DASK poliçe bitiş tarihleri (İzmir deprem kuşağında olduğundan bu poliçe her bağımsız bölüm için zorunludur), ortak alan yangın tüpü kontrol tarihleri, varsa personele ait özlük dosyaları. Buca'daki yeni sitelerde genellikle dijital erişim sistemleri ve otomatik kapı-bariyer sözleşmeleri de bu listeye dahil olur.

2. Hafta — Mali Fotoğraf

İkinci haftanın önceliği parasal tablonun net görülmesidir. Site hesabı eski yönetici adına kayıtlıysa imza yetkisini devralın ya da yeni bir site hesabı açın; kişisel hesabınızı asla ortak para için kullanmayın. Banka ekstresini alın, aidat borçlusu listesini çıkarın ve bekleyen faturaları (asansör bakım sözleşmesi, site ortak elektriği, otopark güvenlik sistemi) sıralayın.

Buca'nın İzmir kıyısına yakın konumu, bazı sitelerde havuz ve yeşil alan gibi yazlık dönemde yoğunlaşan giderleri gündeme getirir. Bu tür sitelerde yaz dönemine girilmeden bakım sözleşmelerinin ve ödeme takviminin netleştirilmesi, sonraki aylarda finansal sürprizlerin önüne geçer. Aynı hafta, varsa kısa dönem kiralama yapan dairelerin site iç yönetmeliğine uyumunu da teyit edin; bu husus giderek daha sık tartışma konusu olmaktadır.

3. Hafta — İletişim ve Kayıt Düzeni

Kat malikleri ve kiracılarla iletişim kanalını bu hafta kurun. İletişim listesini oluştururken dikkat edin: bu liste kişisel veri içerdiğinden KVKK kapsamındadır, amaç dışı paylaşılmamalı ve güvenli ortamda saklanmalıdır. Duyuru kanalınızı belirleyin (panoya asılan yazılı duyuru yasal açıdan geçerlidir; ek dijital kanal konfor sağlar). Arıza ve talep kayıt yönteminizi de bu hafta standart hale getirin; her arızanın tarih, tanım ve sonucuyla belgelenmesi, hem tamiratın takibi hem de genel kurulda hesap verme açısından vazgeçilmezdir.

Bu aşamada site yönetim yazılımı kullanmaya başlamak en verimli zamanlamadır: iletişim listesi, arıza kaydı ve borçlu takibi ilk günden hazır gelir, ilk otuz günü doğaçlama yerine plan üzerinden geçirirsiniz.

4. Hafta — Plan ve Bütçe Taslağı

KMK m.37 uyarınca yönetici, genel kurula sunulmak üzere yıllık işletme projesi hazırlamakla yükümlüdür. Bu proje, tüm tahmini gider kalemlerini ve bunların kat maliklerine dağıtımını gösterir. Buca'daki sitelerde havuz ve bahçe bakımı, peyzaj sulaması, güvenlik sistemleri ve asansör sözleşmesi başlıca sabit gider kalemleri olarak öne çıkar. İzmir'in ılıman iklimine karşın Kasım–Mart arası enerji tüketimini de göz ardı etmeyin; özellikle merkezi ısıtma sistemi varsa bu kalem bütçede belirleyici olur.

Bütçe taslağınızı oluştururken İzmir geneli ortalama aidat aralığı olan ₺600–₺2.200'ü bir referans olarak kullanabilir, sitenizin gerçek gider yapısına göre konumlandırabilirsiniz.

Buca'da Aidat Ne Kadar? Ortalama Aidat Aralığı ve Belirleme Yöntemi

İzmir genelinde aylık aidat ortalaması ₺600–₺2.200 aralığındadır; bu il geneli ortalamadır ve Buca'daki bina tipine göre bu aralıkta farklı seviyelere yerleşir. Güvenlik, asansör ve havuzu olan yeni sitelerde üst banda yaklaşılırken, ortak alanı sınırlı eski apartmanlarda alt banda inilir.

Aidatın nasıl belirleneceği KMK m.20'de düzenlenmiştir: arsa payı oranında ya da genel kurul kararıyla eşit paylaşım seçilebilir. Pratik süreç şöyle işler: yönetici yıllık giderleri tahmin eder (temizlik, asansör bakımı, elektrik, su, ortak alan onarımları, yönetim hizmetleri), bu toplamı daire sayısına ya da arsa payına böler ve çıkan rakamı genel kurula sunar; genel kurul aidat miktarını karara bağlar.

Buca özelinde dikkat çeken maliyet kalemi, özellikle havuz ve ortak bahçe bulunan sitelerde yaz dönemindeki peyzaj, kimyasal ve personel giderleridir. İklim turizminin de etkisiyle kısa dönem kiralık dairelerin yoğun olduğu sitelerde kiracı sirkülasyonu ve ortak alan kullanım yoğunluğu da bütçeyi yukarı çeker. Bu nedenle işletme projesi hazırlanırken sezonluk gider dalgalanması mutlaka hesaba katılmalıdır.

Sitenizin gider kalemlerini girerek daire başı aidatı görmek için aidat hesaplama aracını kullanabilirsiniz; hesaplama sonucunu genel kurulda belge olarak sunmak da mümkündür.

Aidat Nasıl Toplanır, Ödemeyen Kat Malikine Ne Yapılır?

Aidat tahsilatında en güvenli yol banka transferi ya da online ödeme sistemidir; elden nakit toplamak kayıt düzenini bozar ve ileride hesap verememe riskini doğurur. Her ödemenin banka kaydıyla belgelenmesi hem sizin hem de kat malikinin güvencesidir.

Ödeme geciktiren malike önce yazılı hatırlatma yapılır. KMK m.20 uyarınca borçlu aidat için aylık yüzde beşe kadar gecikme tazminatı uygulanabilir. Yazılı ihtara rağmen ödeme yapılmazsa noterden ihtarname gönderilir ve ardından icra takibi başlatılabilir. Gecikme tazminatını uygulamak hukuki bir zorunluluk değildir; ancak uygulamak, aidat ödeyen maliklere karşı adil olmak açısından önemlidir.

Tahsilat sürecini kayıt altında tutmak ve otomatik borç hatırlatmalarını devreye almak için aidat takip programı kullanmak, hem zaman kazandırır hem de sürecin belgelenmiş yürütülmesini sağlar.

Kendiniz mi Yöneteceksiniz, Profesyonel Şirket mi? Buca için Karar Rehberi

Bu sorunun doğru yanıtı büyük ölçüde sitenizin ölçeğine, karmaşıklığına ve bütçesine bağlıdır. Aşağıdaki tablo genel bir karar çerçevesi sunar:

İzmir gibi büyük bir ilde profesyonel yönetim şirketi arzı daha geniştir. Buca'nın il merkezine yakınlığı, şirket seçeneğine erişimi kolaylaştırır. Yine de büyük çaplı olmayan sitelerde şirket maliyetinin aidata yansıması, kat maliklerinin genel kurulda tercihini sıklıkla gönüllü yönetici yönüne çevirir. Bu durumda en işlevsel çözüm, yönetici olarak siz ağır operasyonel yükü bir yazılıma devrederek hem maliyeti düşürürsünüz hem de profesyonel bir yönetim kalitesi yakalamanıza olanak tanırsınız.

Site Banka Hesabı, Vergi Numarası ve Resmi Kayıtlar

Site veya apartman yönetiminin banka hesabı açabilmesi ve resmi işlemler yapabilmesi için önce vergi numarası alınması gerekir. Bunun için Buca'ya bağlı ilgili vergi dairesine genel kurul karar örneği, yöneticinin kimlik belgesi ve imza beyannamesiyle başvurulur. Vergi dairelerinin talep ettiği belgeler zaman zaman küçük farklar gösterebileceğinden Buca'daki vergi dairesini telefonla önceden teyit etmeniz önerilir.

Vergi numarası alındıktan sonra site adına bir ticari banka hesabı açılır. Bu hesap, tüm aidat ödemelerinin ve giderlerin aktığı merkezi nokta olur. Kendi kişisel hesabınızı site parası için kullanmaktan kaçının; hem hukuki hem de güven açısından ciddi risk taşır.

Sitede kapıcı, güvenlik görevlisi veya temizlik personeli istihdam ediliyorsa SGK bildirimleri ve iş güvenliği yükümlülükleri de devreye girer. Bu süreçte güncel uygulamayı mali müşavirinizden teyit etmeniz önerilir; mevzuat değişiklikleri olabilir.

İlk Genel Kurul: Çağrıdan Karar Defterine

KMK m.29 gereği her site ve apartmanda yılda en az bir olağan genel kurul toplantısı yapılması zorunludur. Toplantı çağrısı, en az 15 gün öncesinden imzalı tebligat ya da taahhütlü mektupla gündem belirtilerek yapılır; gündemsiz çağrı, alınan kararların iptali riskini doğurur.

İlk toplantıda karar alabilmek için sayı ve arsa payı bakımından çifte çoğunluk (nisap) aranır. İlk toplantıda bu nisap (toplantı yeter sayısı) sağlanamazsa ikinci toplantı, katılan kat malikleriyle yapılır. Alınan kararlar, toplantı tarihiyle birlikte karar defterine geçirilmeli ve imzalanmalıdır; bu adım atlanırsa kararlar hukuken işlevsiz kalabilir.

Yeni yöneticinin sık düştüğü üç hata şunlardır: çağrı mektubuna gündemin eklenmemesi, nisap sağlanamadığında ikinci toplantı için yeniden 15 günlük bekleme süresi tanınması gerektiğinin gözden kaçırılması ve karar defterinin gecikmeyle tutulması. Bu üç hatadan kaçınmak, ilerideki itirazların önünü büyük ölçüde keser.

Çağrı metninin hazırlanması, vekâlet takibi ve dijital karar defteri tutmak için genel kurul yazılımı kullanmak, 15 günlük takvimi ve yasal gereklilikleri atlamamanızı da kolaylaştırır.

Yönetimi Devralın, Gerisini AI'a Bırakın: SiteYönetim Yeni Yöneticinin İşini Nasıl Üstlenir?

Yönetimi devralın. Gerisini AI'a bırakın.

Buraya kadar okuduğunuzda devir kaosu, aidat kovalamacası, genel kurul bürokrasisi, hukuki belirsizlikler ve DASK gibi yasal yükümlülükler bir tablonun içinde belirdi. SiteYönetim, bu dertlerin her birini ayrı bir özellikle değil, bütünleşik bir yaklaşımla karşılar. Reklam yapmak değil, kestirme yolu göstermek istiyoruz.

AI Operatör — Onayınız Olmadan Hiçbir Şey Gönderilmez

Şöyle düşünün: "Bu aydaki aidatları tahsil et, geciken dairelere nazik hatırlatma gönder" yazıyorsunuz. AI Operatör borçlu listesini çıkarır, her daireye uygun hatırlatma metnini hazırlar ve sizin onayınıza sunar. Onay vermeden hiçbir mesaj gönderilmez. Onay verdikten sonra otomatik iletilir ve kayıt altına alınır.

Buca'daki yeni inşaatlarda sık karşılaşılan bir senaryo da havuz veya bahçe sulama sistemindeki arızalardır. "Güney blok havuzu filtre arızası" diye yazıyorsunuz; AI Operatör arıza kaydını açar, sözleşmeli teknik servis için iş emri taslağı hazırlar ve onayınızı bekler. Onayladığınızda iş emri iletilir, takip kaydı açılır. Bu süreçte her adım belgelidir; ileride hesap sorulursa arıza tarihi, müdahale süresi ve kapatma tutanağı eksiksiz orada durur.

İzmir'in deprem tarihçesi göz önünde bulundurulduğunda acil durum bildirimlerinin de hızlı ve kayıtlı işlenmesi kritiktir. Deprem sonrası ortak alanlarda hasar tespiti talebi de AI Operatör üzerinden aynı akışla yürütülür: kayıt açılır, taslak hazırlanır, onayınızla süreç başlatılır.

AI Danışman — 10 Milyondan Fazla Emsal Karara Erişim

Yeni yönetici olarak "Aidatını sekiz aydır ödemeyen malike ne yapabilirim?" diye sorduğunuzda AI Danışman, ictihatpro.com altyapısındaki 10 milyondan fazla yargı kararına dayanarak KMK m.20 çerçevesinde yol gösterir: gecikme tazminatı hesaplaması, ihtar süreci, icra aşamasına geçiş koşulları. Net, hukuki kaynağa dayalı, pratik bir yol haritası çıkar.

Açık söylemek gerekir: AI Danışman yol gösterir, ancak dava aşamasında avukatınızın yerini tutmaz. Bu sınırı bilerek kullandığınızda son derece güçlü bir ön araştırma ve mevzuat rehberi elde edersiniz; her küçük soru için avukat aramanıza ya da internette çelişkili bilgiler aramanıza gerek kalmaz.

Sitenin Karnesi — Kanıtlı Hesap Verme

SiteYönetim her site için 100 üzerinden bir yönetim performans puanı hesaplar: tahsilat oranı, açık arıza sayısı, yasal uyum durumu, duyuru teslimi ve daha fazlası bu puanı besler. Yönetimi devraldığınız günkü karne 54 puansa ve altı ay sonra 81 puansa, bunu genel kurulda yan yana gösterirsiniz. "İyi yönettim" demek yerine kanıtlarsınız. Kat malikleriyle yaşanan "sen ne yaptın ki?" tartışmaları, rakamların önünde etkisini yitirir.

7 Rol Bazlı Portal — Herkes Kendi Kapısından Girer

Yönetici, sakin, mülk sahibi (malik), denetçi, esnaf ve diğer roller sisteme kendi portalından erişir. Buca'da yazlık dairesi olan ancak İzmir dışında yaşayan malik için bu özellikle değerlidir: borç durumunu, duyuruları ve arıza bildirimlerini kendi portalından takip eder, sizi aramaz. Denetçi portalı şeffaflık sağlar; hesapları ve belgeleri istedikleri zaman görebilirler, bu da genel kurul öncesi gerginliği azaltır.

14 Gün Ücretsiz Başlayın

Bulut tabanlı çalışır; kurulum gerektirmez, sunucu yönetimi yoktur. Tek bir apartmandan yüzlerce daireli büyük siteye kadar ölçeklenir. Apartman yönetim programını 14 gün ücretsiz, kredi kartı girmeden deneyebilirsiniz. İlk 30 gününüzde en çok işe yarayacak araç, tam da bu kritik dönem için tasarlanmıştır.

Aidattan İhaleye: Günlük İşleri Sırtınızdan Alan Modüller

SiteYönetim'in modül yapısı, yeni yöneticinin ilk yılını kronolojik bir sırayla karşılar. Her modül bir derde çözüm olarak tasarlanmıştır.

Para İşleri — İlk Günden İtibaren

Online aidat tahsilatı sayesinde kat malikleri ödemeyi uygulama üzerinden veya banka entegrasyonuyla yapar; borç takibi otomatik olarak güncellenir. Aidat takip programı gecikme bildirimlerini sizin onayınızla gönderir, gecikme tazminatı hesaplamasını otomatik yapar. Apartman muhasebe programı gider paylaşımını, e-Fatura entegrasyonunu ve işletme defterini tek yerden yönetir. Buca'daki ortak havuz ve bahçe giderleri gibi sezonluk kalemlerin ayrı takibi de bu modül aracılığıyla yapılabilir; yaz aylarında artan bakım maliyetlerini kat maliklerine belgeyle göstermek, aidat tartışmalarının önüne geçer.

Operasyon — Arızadan Personele

Arıza ve bakım kayıtları, teknik işletme takibi, SMS ve push bildirimler, otopark ve ziyaretçi takibi, personel ve bordro yönetimi, sosyal tesis rezervasyonu, sigorta poliçesi ve acil durum belgesi arşivi bu kümenin içindedir. İzmir'de deprem riski göz önünde bulundurulduğunda sigorta belgesi ve DASK poliçelerinin merkezi arşivde tutulması, olası bir acil durumda saatleri kurtarır.

Rakipte Olmayan İki Modül: Mahalle Pazaryeri ve İhale Portalı

Bu iki modül, sektördeki alternatiflerde bulunmayan, SiteYönetim'e özgü araçlardır. İhale Portalı ile Buca'daki tedarikçilerden kapalı zarf yerine şeffaf ve kayıtlı teklifler toplarsınız. Örneğin çatı yalıtımı veya asansör modernizasyonu ihalesi açtığınızda en az üç teklif sisteme girer, karşılaştırma tablosu oluşur ve süreci genel kurulda belgeleyerek sunarsınız. Komisyonsuz, kayıtlı, genel kurula hesap verilebilir. Mahalle Pazaryeri ise site sakinlerinin ve esnafın kendi aralarında duyuru, alışveriş ve hizmet sunabileceği bir iç platform sağlar; komşuluk ekonomisi içeride kalır.

Devir-Teslim ile Kapanış

Sıra bir gün sizden sonraki yöneticiye geldiğinde tüm kayıtlar, belgeler, borç-alacak durumu ve karar defteri sistemde hazır durur. Devir-teslim bir öğleden sonra tamamlanır; bu rehberin başında anlattığımız devir kaosunun tam tersi bir deneyimdir.

İzmir'in Koşulları Buca'da Yönetim Planınızı Nasıl Şekillendirir?

Buca ve İzmir genelinde yönetim planını şekillendiren iki temel koşul öne çıkar: aktif deprem kuşağı ve Ege kıyısının turizm dinamikleriyle şekillenen sezonsal yapı.

Deprem Kuşağı: DASK, Sigorta ve Güçlendirme

İzmir, Türkiye'nin yüksek deprem riski taşıyan illerinden biridir. Bu, Buca'daki her apartman ve site için somut yönetim yükümlülükleri doğurur. Her bağımsız bölüm için DASK (Zorunlu Deprem Sigortası) yürürlükte olmalıdır; poliçe yenileme tarihlerini takip etmek ve süresi dolanları kat maliklerine bildirmek yöneticinin görevleri arasındadır. Ortak alanlar için ilave sigorta yaptırılması, yangın tüpü ve acil durum ekipmanlarının periyodik kontrolü de ihmal edilemez.

Bina güçlendirme kararı alınması gerektiğinde Kat Mülkiyeti Kanunu belirli bir çoğunluk (nisap) arar; bu kararlar genel kurula taşınmadan uygulanamaz. Güçlendirme tartışması başlayacaksa teknik rapor ve maliyet tahmini önceden hazırlanmış olmalıdır; böylece genel kurul bilgiye dayalı karar verebilir. Acil durum planı ve iletişim ağacının oluşturulması, deprem anında değil öncesinde yapılması gereken hazırlıktır.

Sahil ve Turizm Etkisi: Havuz, Bahçe ve Kısa Dönem Kiralama

Buca'nın İzmir kıyısına yakınlığı, özellikle yazlık amaçlı kullanılan konutlarda sezonluk doluluk dalgalanması yaratır. Nisan–Ekim döneminde havuz, bahçe ve peyzaj giderleri artar; personel ve bakım sözleşmeleri bu takvime göre yapılandırılmalıdır. Kısa dönem kiralık daireler (Airbnb tipi platformlar üzerinden yapılanlar dahil) sakin değişimini hızlandırır, ortak alan kullanımını yoğunlaştırır ve zaman zaman site iç yönetmeliğiyle çelişen durumlar doğurur. Bu konuyu yönetim planında açık bir madde olarak tanımlamak ve genel kurulda karara bağlamak, sonraki tartışmaları önler.

Uzakta yaşayan malikler için dijital iletişim kanalları ve portal erişimi kritik değer taşır. İzmir dışında ikamet eden mülk sahipleri borçlarını, duyuruları ve genel kurul kararlarını kendi portallarından takip edebilirse yöneticiye düşen telefon yükü önemli ölçüde azalır.

Buca ve Çevresinde Site Yönetimi: Komşu İlçeler

Buca, İzmir ilinin köklü bir ilçesi olarak il merkezine olan yakınlığıyla hem yerleşim yoğunluğu hem de site çeşitliliği açısından zengin bir yapı sunar. Ancak İzmir'deki yönetim ihtiyaçları ilçeden ilçeye farklılaşır ve aynı mevzuat farklı pratik gerçeklerle karşılaşır.

Bornova ve Bayraklı, üniversite nüfusunun yoğunluğu ve çok bloklu kentsel dönüşüm projeleriyle site yönetiminde kiracı sirkülasyonu ve büyük ölçekli bütçe yönetimini ön plana çıkarır. Karabağlar ve Gaziemir'de yeni yapılaşmanın hız kazanmasıyla birlikte daha geniş ortak alanlı, havuz ve spor tesisi içeren sitelerin sayısı artmaktadır. Balçova, Güzelbahçe ve Foça gibi kıyı ilçelerde yazlık doluluk ve kısa dönem kiralama, Buca'daki tabloya benzer biçimde yönetim gündemini şekillendirir. Bergama, Dikili, Aliağa ve Bayındır gibi ilçelerde ise daire sayısı daha sınırlı, yönetim gönüllü kat malikine dayanır; aidat bütçeleri daha dar, ortak alan gereksinimleri daha sade tutulur. Çiğli, Cesme ve Karaburun'da turizm ve marinanın etkisiyle farklı bir sezonluk talep profili oluşur; Beydağ gibi küçük, iç kesim ilçelerde ise basit defter düzeni öne çıkar.

Bulut tabanlı yapısı sayesinde SiteYönetim, Buca'daki bir siteyle Bayındır'daki küçük bir apartmanı aynı panelden, kurulum gerektirmeden yönetmenize imkân tanır. İzmir'deki tüm ilçeler için kapsamlı bilgiye ulaşmak isteyenler İzmir geneli site yönetimi rehberine başvurabilir.

KVKK, İş Güvenliği ve Yöneticinin Yasal Sorumlulukları

Site yöneticisi, KMK m.38 uyarınca vekil sıfatıyla hareket eder; almadığı kararlardan değil, aldığı kararlardaki ihmal ve hatalardan sorumlu tutulur. Bu nedenle her kararın karar defterine yansıtılması ve genel kurul onayı gerektiren işlerin onaysız yürütülmemesi temel kuraldır.

KVKK kapsamında dikkat edilmesi gereken iki alan özellikle öne çıkar: güvenlik kameraları ve kat malikleri iletişim listesi. Güvenlik kamerası bulunan sitelerde kamera aydınlatma metni oluşturulmalı ve erişilebilir bir yerde asılmalıdır. Kat malikleri ve sakinlerin telefon ve e-posta bilgilerini içeren iletişim listesi kişisel veri niteliği taşır; bu listeyi yalnızca yönetim iletişimi amacıyla kullanmak ve yetkisiz paylaşımdan kaçınmak gerekir.

Sitede kapıcı, güvenlik ya da temizlik personeli istihdam ediliyorsa SGK bildirimleri, iş sözleşmesi ve iş güvenliği eğitim yükümlülükleri devreye girer. Güncel SGK mevzuatı için mali müşavirinize danışmanız önerilir. Belge arşivini ve uyum kayıtlarını düzenli tutmak için site yönetim yazılımının KVKK ve yasal uyum modülü, aydınlatma metinlerini ve belge arşivini hazır biçimde yönetmenizi sağlar.

Sık Yapılan 7 Yeni Yönetici Hatası

Bu hataların her biri gerçek yöneticilerin gerçek deneyimlerinden derlendi. Listeden tanıdık bir şey görürseniz henüz geç değil.

1. Kişisel hesapta site parası tutmak. En yaygın ve en riskli hata. Site parasını kişisel hesabınızda tutmak hem hukuki sorumluluk doğurur hem de kat maliklerinin güvenini zedeler. Site adına ayrı hesap, birinci öncelik.
2. Elden nakit toplamak. Elden alınan para, makbuz verilse bile ileride "ben vermiştim" tartışmasına kapı aralar. Her tahsilat banka üzerinden yapılmalı, kaydı eksiksiz tutulmalıdır.
3. Karar defterini işlememek. Alınan kararlar karar defterine geçirilmeden yürütülen işler, hukuki dayanaktan yoksun kalır. Defter, imzalı ve tarihli tutulmalıdır.
4. Gündemsiz genel kurul çağrısı yapmak. Çağrı mektubunda gündemin belirtilmemesi, alınan kararların iptaline kapı açar. Her çağrıda gündem zorunludur.
5. İşletme projesi hazırlamamak. KMK m.37 yıllık işletme projesini zorunlu kılar. Bütçesiz yönetilen siteler, tahsilat miktarını ve gider kalemlerini belgeleyemez.
6. Gecikme tazminatını uygulamamak. Ödeme yapan kat maliklerine karşı adalet gereği gecikme tazminatı uygulanmalıdır. Uygulamamak, zamanında ödeme yapanları fiilen cezalandırır.
7. Yazlık sezonuna hazırlanmayı ertelemek. Buca'daki havuz, bahçe ve peyzaj bakım sözleşmelerini Nisan'da değil, Şubat–Mart'ta sonuçlandırın. Sezon başında fiyatlar yükselir, uygun firma bulmak güçleşir; hazırlıksız yakalanan yönetici hem pahalıya öder hem de kat maliklerine gecikmeli hizmet sunar.