İzmir'de site & apartman yönetim sistemi

İzmir'de bir site ya da apartman yönetimini yeni devraldıysanız ilk 30 günde dört işi bitirmeniz gerekir: devir-teslim tutanağıyla defterleri almak, site adına banka hesabını düzene sokmak, aidat ve borç listesini çıkarmak, yıllık işletme projesini taslaklamak. 4,4 milyonu aşan nüfusu ve yaklaşık 1,4 milyon bağımsız bölümüyle Türkiye'nin üçüncü büyük ili olan İzmir'de aidatlar il geneli ortalama ₺600 ile ₺2.200 arasında seyrediyor; ılıman Ege iklimi yönetim bütçesini havuz, bahçe ve sezonluk bakım kalemleri etrafında şekillendirirken ilin yüksek deprem riski DASK ve ortak alan sigortasını yasal bir zorunluluk değil, acil bir öncelik hâline getiriyor. Bu rehberde ilk 30 günün adım adım planını, aidat belirleme ve tahsilat kurallarını, genel kurul sürecini ve resmi kayıt işlemlerini İzmir koşullarına göre bulacaksınız. İşin tekrar eden kısmını nasıl otomatiğe bağlayacağınızı da göstereceğiz.

İzmir'de Site Yöneticisi Oldunuz: Sizi Ne Bekliyor?

Site yöneticisi olmanın dört temel yükümlülüğü vardır; bunlar Kat Mülkiyeti Kanunu'nun (KMK) 35. maddesinde açıkça sayılmıştır: kat mülkiyeti kütüğünü ve defterleri tutmak, aidat ile diğer giderleri toplamak, ortak alanları bakımlı tutmak ve her yıl genel kurula hesap vermek. Bu yükümlülükler ilçesi ya da büyüklüğü ne olursa olsun İzmir'deki tüm apartman ve siteler için geçerlidir.

4,4 milyon nüfusu ve yaklaşık 1,4 milyon bağımsız bölümüyle İzmir, Türkiye'nin en büyük kentsel konut stoklarından birine sahiptir. Bu ölçek, şunu gösterir: sizi bekleyen soruların büyük çoğunluğunu aynı hafta binlerce başka yönetici de yaşıyor; bu rehber o ortak soruların yanıtlarını İzmir'e özgü koşullarla buluşturmak için hazırlandı.

Yeni yöneticinin en sık düştüğü tuzak, yükümlülüklerin bürokratik görünümünden bunalıp öncelikleri karıştırmaktır. Oysa ilk 30 günü düzgün planlanmış bir yönetici, hem hukuki riske girme ihtimalini önemli ölçüde azaltır hem de kat malikleriyle ilişkiyi sağlıklı kurar. Bu rehber tam da bu planı sunmak için burada.

İlk 30 Gün: İzmir'de Yeni Yöneticinin Adım Adım Yol Haritası

1. Hafta — Devir Teslim ve Envanter

İlk yapmanız gereken şey, eski yöneticiden devir-teslim tutanağını imzalı olarak almaktır. Bu tutanakta şunlar yer almalıdır: karar defteri, işletme defteri, site banka hesabına ait belgeler, kasa mevcudu, tüm servis sözleşmeleri (asansör, yangın tüpü, haşere ilaçlama, bahçe bakımı), sigorta poliçeleri ve borç-alacak listesi. İzmir'deki pek çok sitede havuz ve peyzaj sözleşmeleri mevsimsel başlangıç tarihlerine sahiptir; devir anında hangi sözleşmenin aktif olduğunu mutlaka belgeleyin. Eski yöneticinin devir yapmakta direnmesi hâlinde noter aracılığıyla resmi çağrı yolu açıktır.

2. Hafta — Mali Fotoğraf

Site banka hesabının yetkilileri güncellenmeli; hesap kişisel değil site tüzel kişiliğine ait görünmelidir. Bu haftanın önceliği, aidat borçlusu listesini çıkarmaktır: kimlerin ne kadar borçlu olduğunu, gecikme süresini ve daha önce ihtar gönderilip gönderilmediğini kayıt altına alın. İzmir'de ilkbahardan itibaren devreye giren havuz sezonu, önceki döneme ait ödenmemiş mevsimsel fatura kalıntılarını gizleyebilir; bekleyen faturaları tek tek teyit edin.

3. Hafta — İletişim ve Kayıt Düzeni

Kat maliklerinin ve kiracıların güncel iletişim bilgilerini bir listede toplayın. Bu liste kişisel veri niteliği taşır; KVKK kapsamında yalnızca yönetim amacıyla kullanılabilir, üçüncü kişilerle paylaşılamaz. Duyuru kanalı belirleyin: toplu SMS, WhatsApp grubu veya dijital platform. Arıza ve talep kayıtları için de şimdiden bir yöntem seçin; ilerleyen haftalarda bu kayıtlar hem genel kurul raporunuzu besleyecek hem de hukuki anlaşmazlıklarda kanıt işlevi görecektir. Site yönetim yazılımı kullananlar için devir-teslim raporu, borçlu listesi ve arıza kaydı modülleri ilk günden çalışır hâlde gelir; 14 günlük ücretsiz deneme bu kritik ilk ay için biçilmiş kaftandır.

4. Hafta — Plan ve Bütçe Taslağı

KMK m.37 uyarınca yönetici, bir sonraki dönem için yıllık işletme projesi hazırlamakla yükümlüdür. İzmir'in Ege ikliminde bakım takvimi şöyle şekillenebilir: havuz sezonuna hazırlık Nisan başında, bahçe sulama sisteminin kontrolü Mayıs'ta, çatı ve dış cephe denetimi sonbaharda, DASK ve diğer sigorta poliçelerinin yenileme tarihleri yıl boyunca izlenecek şekilde. Bu takvimi işletme projesine ekleyip genel kurula sunmak, hem şeffaflık hem de sorumluluğun belgelenmesi açısından değerlidir.

İzmir'de Aidat Ne Kadar? Ortalama Aidat Aralığı ve Belirleme Yöntemi

İzmir genelinde aylık aidat il geneli ortalama ₺600 ile ₺2.200 arasında seyretmektedir. Bu aralık il geneli bir ortalamadır; asansörlü, 7/24 güvenlikli, havuzlu ve bahçeli sitelerde üst bandın belirgin şekilde üzerine çıkılabilir, küçük ölçekli ya da eski yapı apartmanlarda ise alt banda yaklaşılır.

Aidatın nasıl belirlendiğini anlamak yöneticinin en temel görevlerinden biridir. KMK m.20 iki dağıtım yöntemi öngörür: arsa payına göre dağıtım ve eşit pay. Uygulamada hangisi kullanılacağı yönetim planında yazılıdır; yazılı düzenleme yoksa genel kurul karar alabilir. Aidatın meşru zemini ise işletme projesidir: yıl boyunca öngörülen tüm gider kalemleri toplanır, daire sayısına veya arsa payına bölünür ve genel kurul onayıyla yürürlüğe girer.

İzmir'deki site maliyetlerini en çok etkileyen kalemler şunlardır: ortak alan elektriği (asansör, dış aydınlatma, pompa), havuz kimyasalları ve havuz bakım ücreti (nisan-ekim arası), bahçe sulama ve peyzaj bakımı, kapıcı veya güvenlik personeli ücreti ve zorunlu sigorta giderleri. DASK (Doğal Afet Sigortaları Kurumu) poliçesi İzmir'de deprem riski nedeniyle yalnızca yasal bir zorunluluk değil, fiilen vazgeçilmez bir kalemdir. Sitenizin gider kalemlerini girerek daire başı aidatı hesaplamak için aidat hesaplama aracını kullanabilirsiniz.

Aidat Nasıl Toplanır, Ödemeyen Kat Malikine Ne Yapılır?

Aidat tahsilatında en güvenli yöntem banka havalesi veya onaylı online ödeme platformudur; elden para alınması hem muhasebe düzenini bozar hem de yönetici için hukuki risk yaratır. Tahsilat yapıldığında her ödeme için kat malikine belge sunulması iyi uygulamadır.

Aidat ödemeyenlere yönelik süreç şu sırayla işler: önce yazılı ihtarname (tercihen taahhütlü mektup veya noter), ardından gecikme tazminatı uygulaması. KMK m.20 uyarınca gecikme tazminatı aylık yüzde beşe kadar belirlenebilir; bu oran genel kurul kararıyla daha düşük de tutulabilir. İhtara rağmen ödeme yapılmaz ve borç birikmaya devam ederse icra takibi başlatılabilir; bu aşamada bir avukattan destek almak, sürecin hızlı ve doğru ilerlemesi açısından tavsiye edilir. Aidat takip programı ile otomatik borç hatırlatmaları gönderebilir, gecikme tazminatını yazılım hesaplarken siz yalnızca onaylarsınız.

Kendiniz mi Yöneteceksiniz, Profesyonel Şirket mi? İzmir İçin Karar Rehberi

İzmir büyükşehir sınırları içinde profesyonel site yönetim şirketi arzı Türkiye ortalamasının üzerindedir; Konak, Bornova, Karşıyaka ve Bayraklı gibi yoğun ilçelerde birden fazla tecrübeli firma bulabilirsiniz. Bununla birlikte, profesyonel şirketle çalışmanın anlamlı bir aylık maliyeti vardır ve büyük çoğunluğu birkaç bloklu ya da küçük ölçekli olan İzmir apartmanları için bu maliyet her zaman karşılanabilir değildir.

Kararı basitleştirmek için şu çerçeveyi kullanabilirsiniz: daire sayısı 80'in üzerinde, birden fazla blok ve çok sayıda ortak alan tesisi olan sitelerde profesyonel şirket ciddi zaman tasarrufu sağlar. Daha küçük yapılarda ise gönüllü yönetici, doğru araçlarla hem daha düşük maliyetle hem de yerel bilginin avantajıyla yönetimi yürütebilir. İzmir'de kısa dönem kiralama ve yazlık mülk yoğunluğu da göz önüne alındığında, üçüncü bir seçenek öne çıkar: kendiniz yönetin, tekrar eden ve zaman tüketen işleri yazılıma devredin. Bu seçenek, ilgili bölümde daha ayrıntılı ele alınmaktadır.

Site Banka Hesabı, Vergi Numarası ve Resmi Kayıtlar

Site ya da apartman adına banka hesabı açabilmek için önce vergi numarası almanız gerekir. Bunun için ilgili vergi dairesine başvurun; yanınızda götürmeniz gereken belgeler genellikle şunlardır: kat malikleri kurulunun yönetici atama kararını gösteren karar defteri sayfasının noter onaylı örneği, yöneticinin kimlik belgesi ve imzalı yönetim planı. Gerekli belgeler vergi dairesine göre küçük farklılıklar gösterebilir; başvurmadan önce İzmir Vergi Dairesi'ni telefonla arayarak güncel listeyi teyit edin.

Vergi numarasını aldıktan sonra herhangi bir bankada site adına hesap açabilirsiniz. Bu hesabı yönetici olarak münferiden ya da iki imzalı olarak yönetebilirsiniz; genel kurulda onaylanan seçenek geçerlidir. Site parasını kişisel hesabınızda tutmaktan kesinlikle kaçının: hem hukuki sorumluluk doğurur hem de ilerideki denetimlerde sizi güç duruma düşürür.

Kapıcı, güvenlik görevlisi veya bahçıvan gibi personel çalıştırıyorsanız SGK yükümlülüğü ve iş güvenliği mevzuatı devreye girer. Bu durumda güncel yükümlülükleri mali müşavirinizle birlikte değerlendirmeniz tavsiye edilir.

İlk Genel Kurul: Çağrıdan Karar Defterine

KMK m.29 uyarınca genel kurul yılda en az bir kez toplanmak zorundadır. Toplantıya çağrı, en az 15 gün öncesinden yapılmalı; çağrı mektupları iadeli taahhütlü olarak gönderilmeli ya da bizzat teslimde imza alınmalıdır. Gündemin çağrıya eklenmesi zorunludur; gündemsiz yapılan çağrıya dayanılarak alınan kararlar hukuken itiraz konusu olabilir.

İlk toplantıda nisap (toplantı yeter sayısı) için hem kat maliki sayısının hem de arsa pay toplamının çoğunluğunu sağlamak gerekir. Bu nisap sağlanamazsa en az 7 gün sonraya ikinci toplantı çağrısı yapılır; ikinci toplantıda katılanların çoğunluğuyla karar alınabilir. Her karar, toplantı sonunda karar defterine geçirilmeli ve hazır bulunan kat maliklerine imzalatılmalıdır.

Yeni yöneticilerin sık yaptığı üç hata şunlardır: çağrıda gündem belirtmemek (karar iptali riskini doğurur), toplantıya katılamayacak maliklere vekaletname formunu önceden iletmemek ve kararların karar defterine gecikmeli ya da eksik işlenmesi. Çağrı metni hazırlama, vekaletname takibi ve dijital karar defteri tutma için genel kurul yazılımını inceleyebilirsiniz.

Yönetimi Devralın, Gerisini AI'a Bırakın: SiteYönetim Yeni Yöneticinin İşini Nasıl Üstlenir?

Yönetimi devralın. Gerisini AI'a bırakın.

Bu rehberi okurken hissettikleriniz muhtemelen şu sorulara dönüşüyor: Aidat kovalamacasına ne kadar zaman ayıracağım? Genel kurul evrakını nasıl düzenleyeceğim? Hukuki belirsizliklerde kimi arayacağım? SiteYönetim bu dört soruya tek platformdan yanıt verecek şekilde tasarlandı.

AI Operatör: Onayınız Olmadan Hiçbir Şey Gönderilmez

Düşünün: "Bu ayın aidatlarını kontrol et, ödemeyenlere nazik bir hatırlatma hazırla" yazıyorsunuz. AI Operatör borçlu listesini çıkarır, her bir daireye özel hatırlatma taslağı oluşturur ve sizin onayınıza sunar. Siz onaylamadan hiçbir mesaj iletilmez. Bu adım, hem hata riskini ortadan kaldırır hem de son kararın her zaman yöneticide olmasını sağlar.

İzmir'deki yazlık sitelerde sık karşılaşılan bir senaryo: Ağustos ayında havuz pompası arızalanır, mülk sahibi şehir dışındadır. AI Operatör arıza kaydını açar, sözleşmeli teknik servise iş emri taslağı hazırlar ve yöneticinin onayıyla gönderir. Siz İzmir'de ya da başka bir şehirde olun, süreç telefonunuzdan yürür. Benzer şekilde, güçlendirme kararı gibi acil genel kurul gündemlerini de AI Operatör taslak hâlinde hazırlayarak onayınıza getirebilir.

AI Danışman: 10 Milyonun Üzerinde Emsal Karara Dayalı Hukuki Yönlendirme

"Aidatını 8 aydır ödemeyen malike ne yapabilirim?" sorusunu AI Danışman'a sorduğunuzda, ictihatpro.com altyapısındaki 10 milyonun üzerinde emsal karara dayanarak KMK m.20 çerçevesinde somut bir yanıt alırsınız: gecikme tazminatı uygulaması, ihtar süreci, icra takibi sırası. Yanıta her zaman şu not eşlik eder: AI Danışman yol gösterir; dava aşamasına geçildiğinde bir avukatın danışmanlığı zorunludur ve bu platform avukatın yerini tutmaz. Bu dürüstlük hem sizin hem de platform için önemlidir.

Sitenin Karnesi: Kanıtlı Hesap Verme

Platform, yönetim performansını 100 üzerinden puanlayan bir karne sunar. Puanı oluşturan başlıca göstergeler şunlardır: tahsilat oranı, ortalama arıza kapatma süresi, yasal uyum (genel kurul, defter, sigorta) ve kat meclisi memnuniyeti. Yönetimi devraldığınız günkü karne puanı ile altı ay sonraki puanı genel kurulda yan yana gösterebilirsiniz; "iyi yönettim" demek yerine bunu sayıyla kanıtlarsınız.

7 Rol Bazlı Portal: Herkes Kendi Kapısından Girer

SiteYönetim'de yönetici, sakin, mülk sahibi (malik), denetçi, esnaf, tedarikçi ve yönetim kurulu üyesi kendi rolüne uygun arayüzle sisteme bağlanır. İzmir'de yaygın olan senaryo budur: mülk sahibi Ankara'da ya da yurt dışında oturur, kiracı dairede yaşar. Malik kendi portalından aidat borcunu, arıza durumunu ve genel kurul kararlarını görür; sizi aramaz. Denetçi portalı tüm mali işlemlere erişir ve şeffaflığı sağlar; bu şeffaflık, özellikle büyük sitelerde yönetici-malik güven ilişkisini doğrudan güçlendirir.

Başlamak İçin 14 Gün Yeterli

SiteYönetim bulut tabanlıdır; kurulum gerekmez, lisans bedeli yoktur, sunucu almanıza gerek yoktur. Tek bir apartmandan başlayabilir, büyüdükçe sistemi ölçeklendirebilirsiniz. 14 gün boyunca tüm özellikleri kredi kartı bilgisi girmeden kullanabilirsiniz. Apartman yönetim programını incelemek için herhangi bir bilgi formu doldurmanıza da gerek yoktur.

Aidattan İhaleye: Günlük İşleri Sırtınızdan Alan Modüller

Yeni yöneticinin ilk yılı adımları şu üç küme etrafında döner: para işleri, operasyon ve rakipte olmayan özellikler.

Para İşleri

Online aidat tahsilatı ve borç takibi sistemi, kat maliklerinin ödeme yapmasını kolaylaştırırken gecikme takibini de otomatiğe bağlar. Apartman muhasebe programı, gider paylaşımını, e-Fatura oluşturmayı ve işletme defterini tek ekranda birleştirir. İzmir'deki pek çok sitede ortak alan su sayaçları (havuz, bahçe sulama) aylık okumayla dairelere dağıtılır; sayaç okuma ve paylaşım modülü bu hesabı tartışmasız hâle getirir. Aidat takip programı ile otomatik hatırlatmalar ve gecikme hesaplamaları yöneticinin onayından geçerek çalışır.

Operasyon

Arıza ve bakım modülü, kapıcıdan sakinlere herkesin arıza bildirmesine ve durumunu takip etmesine olanak tanır. Duyuru sistemi SMS, push bildirimi ve platform içi mesaj seçeneklerini bir arada sunar; özellikle sezonluk nüfus hareketlerinin yoğun olduğu İzmir sitelerinde doğru kişiye doğru anda ulaşmak zaman kazandırır. Otopark/ziyaretçi takibi, güvenlik kayıtları, personel ve bordro modülleri, sosyal tesis rezervasyonu ve sigorta/belge arşivi de günlük operasyonun dijital omurgasını oluşturur.

Rakipte Olmayan: Mahalle Pazaryeri ve İhale Portalı

SiteYönetim'i rakip yazılımlardan somut biçimde ayıran iki özellik bu kümededir. İhale Portalı, İzmir'deki tedarikçilerden kapalı zarf usulü yerine şeffaf, kayıtlı ve karşılaştırılabilir teklifler toplamanızı sağlar. Örneğin: çatı yalıtımı ya da asansör modernizasyonu ihalesini üç teklifle açarsınız, teklifler sistem üzerinde yan yana görünür, karşılaştırmayı genel kurula belgeli olarak sunar ve kararı kat maliklerinin onayıyla alırsınız. Hem şeffaflık hem de hukuki güvence için model bir süreçtir. Mahalle Pazaryeri ise site içindeki esnaf ve ticari faaliyetleri kayıt altına alarak yönetimin denetiminde tutar; bu özellik mevcut rakip yazılımlarda bulunmamaktadır. Son olarak, devir-teslim modülü: sıra sizden sonraki yöneticiye geldiğinde, tüm kayıtlar zaten sistemde olduğu için devir bir öğleden sonraya sığar; bu rehberin başında anlattığımız devir kaosu yaşanmaz.

İzmir'in Koşulları Yönetim Planınızı Nasıl Şekillendirir?

İzmir'in yönetim planını şekillendiren iki büyük etken vardır: Ege'nin ılıman sahil iklimi ve Türkiye'nin en yüksek deprem riskine sahip illeri arasında yer alması.

Sahil ve Turizm: Sezonluk Doluluk Yönetimi

İzmir'in yazlık bölgelerinde, özellikle Çeşme, Urla, Foça, Seferihisar ve Güzelbahçe gibi sahil ilçelerinde mayıs-eylül arası nüfus önemli ölçüde artmaktadır. Bu dönemde havuz kimyasalı, bahçe bakımı ve güvenlik maliyetleri yükselirken kısa dönem kiralama yapan mülk sahiplerinin oluşturduğu yoğun misafir sirkülasyonu ek kurallar gerektirir. Genel kurul, kısa dönem kiralama politikasını (giriş-çıkış saati, misafir kaydı, evcil hayvan kuralları) yazılı olarak belirlemiş olmalıdır. Yazlık malik sahil sitesinden uzak olsa bile kendi portalından ödeme yapabilmesi ve bildirimleri takip etmesi, yöneticinin telefon trafiğini önemli ölçüde azaltır.

Deprem Riski: DASK, Sigorta ve Güçlendirme

İzmir, tarihsel olarak yıkıcı depremlerin yaşandığı bir coğrafyadadır. DASK (Zorunlu Deprem Sigortası) bireysel bağımsız bölümler için zorunludur; ancak ortak alanlar ve binanın yapısal unsurları ayrı bir sigorta poliçesiyle güvence altına alınmalıdır. Yönetici olarak tüm bağımsız bölümlerin DASK poliçesinin güncel olduğunu her yıl denetleyebilirsiniz; bu denetim hem yasal uyumu sağlar hem de kat maliklerine güvence verir. Binanın yapısal güçlendirilmesi kararı ise KMK çerçevesinde oy çoğunluğu gerektiren bir karar türüdür; güçlendirme sürecine girilecekse hukuki danışmanlık alınması önerilir. SiteYönetim'in sigorta ve acil durum modülü, poliçe yenileme tarihlerini ve belge arşivini merkezi olarak tutar; hiçbir yenileme tarihi gözden kaçmaz.

Aidat Farklılaştırması ve Bütçe Planlaması

İzmir'in sahil sitelerinde sezonluk giderler yüksek olduğu için bazı yönetim planları yaz ve kış dönemi için farklı aidat tutarları belirler. Bu uygulama genel kurulun onayına tabidir ve işletme projesinde açıkça gösterilmelidir. İl geneli ortalama ₺600–₺2.200 aralığının üst bandı genellikle bu tür sitelere aittir.

İzmir İlçelerinde Site Yönetimi

İzmir'in otuz ilçesi, yönetim ihtiyaçları açısından iki farklı küme oluşturur.

İlk kümede İzmir'in yoğun kentsel dokusu yer alır: Konak, kent merkezinin tarihi çekirdeğidir ve farklı yaşlardaki çok katlı yapıları nedeniyle yöneticiler burada çoğunlukla eski bina sorunlarıyla (asansör modernizasyonu, dış cephe yalıtımı) karşılaşır. Bornova ve Buca, üniversite nüfusunun yoğunluğu nedeniyle yüksek kiracı sirkülasyonuna sahiptir; yönetici-kiracı-malik üçgenini yönetmek bu ilçelerde kritik hâle gelir. Bayraklı, son on yılda gelişen yüksek katlı konut sitelerinin yoğunlaştığı noktadır; buradaki büyük sitelerde çok bloklu yönetim ve toplu yapı hükümleri ön plana çıkar. Karşıyaka ve Balçova, köklü site kültürüne sahip ilçelerdir; uzun süreli kat malikleri toplantı gelenekleri konusunda titiz olabilir. Gaziemir, sanayi ve lojistik çevresindeki konut bloklarıyla ticari alan komşuluğu nedeniyle kendine özgü yönetim dinamikleri yaratır. Çiğli ve Menemen, gelişmekte olan konut bantlarıyla dikkat çeker; bu ilçelerde yöneticiler çoğunlukla siteyi ilk yönetenler arasındadır.

İkinci kümede sahil ve kırsal ilçeler yer alır. Çeşme, Urla ve Foça'da yazlık konut yoğunluğu yüksektir; bu ilçelerdeki yöneticiler sezonluk doluluk dönemlerinde hızlı karar almanın ve uzaktan yönetimin önemini somut biçimde deneyimler. Seferihisar ve Güzelbahçe'de turizm odaklı projeler giderek artan bir site yönetimi ihtiyacı yaratmaktadır. Selçuk ve Menderes antik çevre yakınındaki konut gelişimleriyle öne çıkarken, Dikili, Bergama ve Aliağa'da sanayi tesisleri çevresinde şekillenen yoğunluk daha küçük ölçekli apartman bloklarına işaret eder. Ödemiş, Tire, Beydağ, Kiraz, Kınık, Kemalpaşa ve Torbalı gibi iç ilçeler daha küçük ölçekli yapı stoklarına sahiptir; burada gönüllü yönetici ve basit defter düzeni çoğunlukla yeterlidir. Karabağlar ve Narlıdere'de ise karma yapı (eski ve yeni) farklı ihtiyaçları bir arada barındırır. Karaburun ve Narlidere'nin sahil kesiminde ise sezonsal yönetim dinamikleri hâkimdir. SiteYönetim'in bulut tabanlı yapısı, Aliağa'daki bir apartmanla Çeşme'deki bir siteyi aynı panelden ve herhangi bir kurulum gerektirmeksizin yönetmenize olanak tanır; mesafe bir kısıt olmaktan çıkar.

KVKK, İş Güvenliği ve Yöneticinin Yasal Sorumlulukları

Yönetici olarak hukuki yükümlülükleriniz iki ayrı alandan gelir: kişisel veri koruma ve çalışan hukuku.

KVKK (6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu) kapsamında binada güvenlik kamerası kullandığınızda girişe görünür bir aydınlatma metni asmanız zorunludur; kayıtlar belirlenen süreden fazla tutulmamalıdır. Kat maliklerinin ve kiracıların iletişim bilgileri yalnızca yönetim amaçlı kullanılabilir; bu listeyi üçüncü kişilerle (servis firmaları, aracılar) paylaşmak KVKK'ya aykırıdır. KMK m.38 uyarınca yönetici, vekil sıfatıyla kat maliklerine karşı kişisel sorumluluğu olan bir konumdadır; bu sorumluluk, her kararın genel kurula dayandırılmasını ve karar defterine işlenmesini zorunlu kılar.

Kapıcı, güvenlik görevlisi veya bahçıvan gibi personel çalıştırmak iş güvenliği yükümlülükleri doğurur. Bu durumda iş kazası sigortası, periyodik sağlık kontrolleri ve kişisel koruyucu donanım gereksinimleri gündeme gelir; güncel yükümlülükleri bir mali müşavir ya da İSG uzmanıyla değerlendirmeniz önerilir. KVKK ve yasal uyum modülü, aydınlatma metinlerini ve belge arşivini hazır tutarak bu sürecin belgeleme kısmını kolaylaştırır.

Sık Yapılan 7 Yeni Yönetici Hatası

Deneyim kazanmadan yönetici olan herkesin düştüğü tuzaklar az çok ortaktır. Bu liste, aynı hataları tekrarlamanızı önlemek için derlenmiştir.

1. Site parasını kişisel hesapta tutmak. Site gelirleri ve giderleri her durumda site adına açılmış hesaptan yürütülmelidir. Kişisel hesapla site parası karışırsa hem yasal sorumluluk hem de güven sorunu doğar.
2. Elden para toplamak. Elden alınan ödeme için belge düzeni kurmak güçtür, ilerideki anlaşmazlıklarda kanıt yoktur. Tüm tahsilat banka kanalıyla yapılmalıdır.
3. Karar defterini düzenli işlememek. Her genel kurul kararı, her yönetici kararı ve önemli yazışmalar karar defterine tarih ve imzayla işlenmelidir; denetimde ya da itiraz durumunda bu defter birincil kanıttır.
4. Gündemsiz genel kurul çağrısı yapmak. Gündemin çağrıya eklenmemesi, toplantıda alınan kararların hukuki geçerliliğini tehlikeye sokar.
5. İşletme projesi hazırlamamak. KMK m.37, yöneticiye her yıl işletme projesi hazırlama yükümlülüğü getirir. Projesiz yönetim hem aidat belirleme sürecini şeffaflıktan uzaklaştırır hem de genel kurulda hesap vermesini zorlaştırır.
6. Gecikme tazminatını uygulamamak. Aidat gecikmesinde tazminat uygulamamak, düzenli ödeyen kat maliklerini cezalandırmak anlamına gelir; ödemeyenler için caydırıcı etki de kalmaz.
7. Devir-teslim tutanağı almamak. İzmir'deki pek çok sahil sitesinde yaz sezonunun ortasında yönetici değişimi yaşanabilir. Tutanaksız devralınan bir yönetimde eski borçlar ve eksiklikler kolayca yeni yöneticinin omzuna yıkılabilir. Devir-teslim tutanağını, ekinde tüm belgelerle birlikte, mutlaka imzalı alın.

• İzmir'de sahil sitelerinde yaz ortasında yönetici değişimi çok yaşanır; devir tutanağını mevsimsiz de olsa almaktan vazgeçmeyin.
• Deprem riski yüksek olan İzmir'de DASK poliçesinin her yıl yenilenmesini denetlemek de yöneticinin sorumluluk alanındadır.