Tokat Merkez'de bir site ya da apartmanın yönetimini yeni devraldıysanız ilk 30 gün içinde dört işi tamamlamanız gerekir: devir-teslim tutanağıyla defterleri almak, site adına banka hesabını düzene sokmak, aidat ve borç listesini çıkarmak, yıllık işletme projesini taslaklamak. Tokat genelinde aylık aidat ortalaması ₺300–₺1100 aralığında seyretmekte olup Merkez'deki bina tipine ve donanımına göre bu aralık içinde önemli farklılıklar görülebilir; nemli ve yağışlı Karadeniz iklimi çatı, cephe ve nem yalıtımını bütçenin vazgeçilmez kalemlerine dönüştürür. Bu rehberde ilk 30 günün adım adım planını, aidat belirleme ve tahsilat kurallarını, genel kurul sürecini ve resmi kayıt işlemlerini Merkez koşullarına göre bulacaksınız. İşin tekrarlayan kısmını nasıl otomatiğe bağlayabileceğinizi de göstereceğiz.
Merkez'de Site Yöneticisi Oldunuz: Sizi Ne Bekliyor?
Site yöneticisi olmak bir gönüllülük kararı gibi görünse de arkasında net yasal yükümlülükler vardır. Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 35. maddesi yöneticinin dört temel görevini sıralar: muhasebe defterlerini tutmak, aidat ve ortak gider paylarını toplamak, ortak alanların bakımını sağlamak, her yıl genel kurula hesap vermek.
Tokat'ın il merkezi olan Merkez ilçesi, kentin en yoğun yapılaşmış kesimidir. İlçede hem çok katlı yeni siteler hem de eski tip apartmanlar bir arada bulunmakta; bu çeşitlilik yönetim gereksinimlerini de farklılaştırmaktadır. Yeni bir siteyi yönetmek ile onlarca yıllık eski bir apartmanı devralmak arasında devir kaosunun boyutu, bakım birikimi ve kayıt düzeni açısından ciddi farklar olabilir.
Şunu bilmek rahatlatıcıdır: Tokat'taki binlerce yönetici aynı sorularla başladı. Süreç karmaşık görünse de adımları doğru sırayla atarsanız ilk ay yönetilebilir bir yüke dönüşür. Bu rehber o sırayı veriyor.
İlk 30 Gün: Merkez'de Yeni Yöneticinin Adım Adım Yol Haritası
1. Hafta — Devir-Teslim ve Envanter
İlk haftanın tek hedefi şudur: eski yöneticiden ne var ne yok, hepsini yazıyla teslim almak. Devir-teslim tutanağına şunlar girmelidir: karar defteri ve işletme defterinin ciltleri, banka hesap cüzdanı ya da ekstreler, kapıcı/temizlikçi gibi personele ait iş sözleşmeleri, tedarikçi ve bakım şirketiyle imzalı sözleşmeler, enerji ve sigorta poliçeleri, mevcut borç-alacak listesi.
Tutanağı iki nüsha imzalayın; bir nüsha eski yöneticide kalsın. İmzasız, sözlü devir kabul etmeyin; ileride doğacak anlaşmazlıklarda bu tutanak tek kanıtınız olacaktır. Defterlerin son sayfasına bakın: devredilen bakiye ile banka ekstresindeki bakiye örtüşüyor mu? Örtüşmüyorsa farkı tutanağa işleyin.
2. Hafta — Mali Fotoğraf
Bu hafta paranın nerede olduğunu netleştiriyorsunuz. Site adına açık banka hesabı yoksa kendi adınıza yeni hesap açmak yerine doğrudan site adına hesap açın; kişisel hesapta site parası tutmak hem hukuki hem güven riski doğurur. Mevcut aidat borçlusu listesini çıkarın: kim ne kadar, kaç aydır borçlu? Bekleyen faturaları sıralayın.
Merkez'de hava koşulları göz önüne alındığında özellikle merkezi ısıtma sistemine sahip binalarda ödenmemiş yakıt faturaları birikmiş olabilir. Nemli ve yağışlı iklim aynı zamanda çatı ve nem onarımı faturalarının ertelendiği durumlara yol açabileceğinden bekleyen bakım borçlarını da bu aşamada belgeleyin.
3. Hafta — İletişim ve Kayıt Düzeni
Kat maliklerinin güncel iletişim bilgilerini toplayın; bu liste kişisel veridir, KVKK kapsamındadır ve yönetim amacı dışında kullanılamaz. Bir duyuru kanalı kurun: kapıya ilan panosu, ortak mesajlaşma grubu ya da yazılım destekli bildirim sistemi. Arıza ve talep kayıt yönteminizi belirleyin; sözlü iletilen arızalar unutulur, kayıt altına alınanlar takip edilir.
Site yönetim yazılımı kullananlar için devir-teslim raporu, borçlu listesi ve arıza kaydı ilk günden hazır gelir; bu listeyi ayrıca Excel'de oluşturmak yerine platformda tek bir ekranda yönetmek mümkündür.
4. Hafta — Plan ve Bütçe Taslağı
KMK m.37 yöneticiye yıllık işletme projesi hazırlama yükümlülüğü verir. Bu taslak, gider kalemlerini (temizlik, asansör bakımı, sigorta, ortak alan elektriği) ve tahmini toplam maliyeti listeleyen bir belgedir. Tokat'ın nemli iklimi yalıtım ve çatı bakımını döngüsel bir gider kalemi hâline getirir; bütçenize bunu mutlaka ekleyin. Bakım takviminizi de bu aşamada çıkarın: çatı muayenesi sonbahar öncesinde, kazan/kombi bakımı kıştan önce tamamlanmalıdır.
Tokat Merkez'de Aidat Ne Kadar? Ortalama Aidat Aralığı ve Belirleme Yöntemi
Tokat genelinde aylık aidat ortalaması ₺300–₺1.100 aralığındadır; bu il geneli ortalamadır, tek bir binanın aidatını kesin olarak yansıtmaz. Merkez ilçesinde asansörlü, güvenlikli ve merkezi ısıtmalı sitelerde aralığın üst bandına yaklaşılırken küçük eski apartmanlarda alt banda daha yakın kalınır.
Aidatın nasıl belirleneceği KMK m.20'de düzenlenir: her kat maliki arsa payı oranında ya da yönetim planının öngördüğü eşit pay esasına göre ortak giderlere katılmak zorundadır. Uygulamada yönetici önce yıllık işletme projesini hazırlar, tahmini toplam gideri daire sayısına böler ve bu taslağı genel kurula sunar; genel kurul onayladığında aidat kesinleşir.
Tokat'ın Karadeniz iklimine özgü nemli hava ve yüksek yağış, bina cephelerinde ve çatıda bozulmayı hızlandırır. Bu durum rutin bakım maliyetlerini diğer bölgelere göre daha sık döngüde tutar ve yıllık bütçe yaparken beklenmedik onarım kalemi için pay ayrılmasını zorunlu kılar. Gider kalemlerinizi girerek daire başı aidatı görmek için aidat hesaplama aracını kullanabilirsiniz.
| Bina Tipi | Tipik Aidat Aralığı (Tokat Geneli Ortalama) | Belirleyici Kalem |
|---|---|---|
| Eski apartman (asansörsüz, küçük) | ₺300–₺500 | Temizlik, ortak elektrik |
| Orta ölçekli apartman (asansörlü) | ₺450–₺750 | Asansör bakımı, temizlik, yalıtım onarımı |
| Yeni/güvenlikli site | ₺700–₺1.100 | Güvenlik, merkezi ısıtma, çevre bakımı |
Aidat Nasıl Toplanır, Ödemeyen Kat Malikine Ne Yapılır?
Aidat tahsilatında en yaygın hata elden para kabul etmektir; hem kayıp riski hem de muhasebe karmaşası yaratır. Banka transferi veya EFT tek güvenilir yöntemdir; her ödeme otomatik kayıt altına girer ve ileride ihtiyaç duyulacak banka ekstreniz tartışmasız kanıt olur.
Ödeme yapmayan kat malikine uygulanacak süreç KMK m.20'de belirlenmiştir: yazılı hatırlatma, ardından aylık yüzde beşe kadar gecikme tazminatı, sonuç alınamazsa icra takibi. Uygulamada nazik bir yazılı hatırlatma çoğunlukla yeterli olur; tonu sert tutmak gerginlik yaratır, hukuki sonucu değiştirmez. Aidat takip programı ile hatırlatmalar otomatik gider, kimin ödeyip kimin ödemediği tek ekranda görünür.
Gecikme tazminatı kararı aldıysanız bunu karar defterinde tutanak altına alın; uygulamayı belgelemeyen yöneticiler sonradan itirazla karşılaşabilir. Yazılı ihtarı taahhütlü posta veya noter kanalıyla gönderin; sıradan mesaj yeterli kanıt oluşturmaz.
Kendiniz mi Yöneteceksiniz, Profesyonel Şirket mi? Merkez için Karar Rehberi
Profesyonel site yönetim şirketleri büyükşehirlerde yaygınken Tokat gibi orta ölçekli illerde seçenek daha kısıtlıdır. Bu durum Merkez'deki pek çok apartmanı gönüllü yönetici modeline yönlendirmektedir; bu bir dezavantaj değil, doğru araçlarla yönetilebilen bir gerçekliktir.
Küçük veya orta ölçekli bir bina yönetiyorsanız kendiniz yönetmek hem maliyeti düşük tutar hem de kat malikleriyle doğrudan iletişimi sağlar. Profesyonel şirketi tercih etmek için genellikle çok bloklu yapılar, çok sayıda daire ve geniş ortak alan gerektiren karmaşık bir yönetim yükü söz konusu olmalıdır.
Üçüncü bir seçenek giderek yaygınlaşmaktadır: kendiniz yönetin, ağır ve tekrarlayan işi yazılıma devredin. Bu yaklaşım hem kontrol sizde kalır hem de idari yük en aza iner. Bir sonraki bölümde bu seçeneği ayrıntılı ele alacağız.
Site Banka Hesabı, Vergi Numarası ve Resmi Kayıtlar
Site adına banka hesabı açmak için genellikle vergi numarası gerekmektedir. Tokat Vergi Dairesi'ne başvurarak yönetim adına potansiyel vergi numarası alabilirsiniz; başvuruda istenen belgeler tipik olarak karar defterinden yönetici seçim kararının onaylı bir örneği ve yöneticinin kimlik belgesidir. Belge listesi şubeler arasında küçük farklar gösterebileceğinden randevu öncesi daire ile telefonla teyit edin.
Hesap açıldıktan sonra tüm aidat ve gider ödemeleri bu hesaptan yapılmalıdır. Kişisel hesabınızda site parasını tutmak iki ciddi risk yaratır: birincisi, malikler sizin kişisel harcamalarınızla site parasını karıştırdığınızı düşünebilir; ikincisi, olası bir anlaşmazlıkta hesabı ayrıştırmak son derece güçleşir.
Binada kapıcı veya temizlik personeli çalışıyorsa SGK kayıt yükümlülüğü doğar; iş güvenliği yükümlülükleri de gündeme girer. Bu konularda güncel uygulamayı bir mali müşavir aracılığıyla teyit etmeniz önerilir.
İlk Genel Kurul: Çağrıdan Karar Defterine
KMK m.29 uyarınca her yıl en az bir olağan genel kurul toplantısı zorunludur. Çağrı, toplantı tarihinden en az 15 gün önce, gündem belirtilerek taahhütlü mektupla ya da imza karşılığı elden yapılmalıdır. Gündemsiz çağrı yapılırsa alınan kararlar itirazla karşılaşabilir.
İlk toplantıda karar almak için kat maliklerinin sayı olarak yarısından fazlasının ve arsa payı itibarıyla yarısından fazlasının bir arada hazır bulunması gerekir (çift çoğunluk). Bu nisap (toplantı yeter sayısı) sağlanamazsa ikinci toplantı için çağrı yapılır; ikinci toplantıda salt çoğunluk koşulu geçerlidir. Kararlar karar defterine geçirilip katılımcılarca imzalanmalıdır.
Sık yapılan hatalar şunlardır: çağrıda gündem belirtmemek, ikinci toplantı için ayrı çağrı yapmamak, imzasız tutanak bırakmak. Bu hatalardan biri bile kararın iptal edilmesine zemin hazırlayabilir. Çağrı metnini hazırlamak, vekâlet takibini yapmak ve dijital karar defteri tutmak için genel kurul yazılımını kullanmak bu süreci önemli ölçüde kolaylaştırır.
Yönetimi Devralın, Gerisini AI'a Bırakın: SiteYönetim Yeni Yöneticinin İşini Nasıl Üstlenir?
Yönetimi devralın. Gerisini AI'a bırakın.
Bu bölüme kadar karşılaştığınız her zorluk — devir kaosu, aidat kovalamaca, genel kurul bürokrasisi, hukuki belirsizlik, bakım takibi — SiteYönetim'de tek bir çatı altında yanıt buluyor. Reklam değil, kestirme yol: işte somut olarak ne yapıyor.
AI Operatör: Siz Karar Verin, AI Uygulasın
Bir Şubat sabahı şunu yazıyorsunuz: "Bu ayın aidatlarını toplamadım, geciken dairelere nazik bir hatırlatma hazırla." AI Operatör borçlu listesini çıkarır, her malike özelleştirilmiş hatırlatma metni hazırlar ve sizin onayınıza sunar; onay vermeden hiçbir şey gönderilmez. Onay verirseniz mesajlar çıkar, vermezseniz hiçbir şey olmaz.
Tokat Merkez'de nemli iklimin tetiklediği çatı sızıntısı ya da cephe onarımı talebi geldiğinde senaryo şöyle işler: sakin arızayı sisteme bildirir, AI arıza kaydını açar, sözleşmeli usta veya teknik ekibe iş emri taslağı hazırlar ve yine sizin onayınızla gönderir. Siz ne arandınız ne de takip ettiniz; yalnızca iki tıkla onayladınız.
Kış öncesi kazan bakımı hatırlatması, yaz sonunda çatı muayenesi planlaması, su tahliyesi kontrol tarihleri — bunlar tekrar eden, unutulmaya müsait işlerdir. AI Operatör takvim bağlı görevleri sizi uyararak hazırlar; siz son kararı verirsiniz.
AI Danışman: 10 Milyondan Fazla Emsal, Anında Yanıt
"Aidatını 8 aydır ödemeyen malike ne yapabilirim?" sorusunu AI Danışman'a yönelttiğinizde, ictihatpro.com altyapısındaki 10 milyondan fazla emsal karara ve KMK hükümlerine dayanarak somut bir yol haritası alırsınız: önce yazılı ihtar, ardından gecikme tazminatı, gerekirse icra takibi.
Danışman yol gösterir; dava aşamasında avukatınızın yerini tutmaz. Bu dürüstlük cümlesi bilinçlidir: hukuki destek alırken ne yapacağınızı bilmeniz ile avukata danışmak arasındaki fark korunur, sizi yanıltacak abartılı vaatlerde bulunulmaz.
Sitenin Karnesi: Kanıtla Hesap Verin
SiteYönetim, yönetim performansını 100 üzerinden puanlar. Karne; tahsilat oranını, açık arıza sayısını, yasal uyum adımlarını ve iletişim sürelerini ölçer. Tokat Merkez'de yönetimi devraldığınız ilk günkü karne skorunu kayıt altına alırsınız; altı ay ya da bir yıl sonra aynı metriklere baktığınızda ilerlemeyi belgeli olarak görürsünüz.
Genel kurulda "iyi yönettim" demek yerine iki karneyi yan yana gösterirsiniz. Bu, kat malikleriyle güven ilişkisini inşa etmenin en somut yoludur.
7 Rol Bazlı Portal: Herkes Kendi Kapısından Girer
Yönetici, sakin, mülk sahibi (malik), denetçi, esnaf ve hizmet sağlayıcı gibi farklı roller kendi panelinden sisteme girer. Merkez'de oturan ama başka şehirde yerleşik olan bir malik, borcunu ve ödemelerini kendi portalından takip eder; sizi aramaz, siz de tek tek arayıp bildirmezsiniz. Denetçi portalı, tüm mali hareketlere şeffaf erişim sağlar; "denetleyemiyorum" şikâyeti ve ardından gelen tartışmalar ortadan kalkar.
14 Gün Ücretsiz Başlayın
SiteYönetim bulut tabanlıdır; kurulum gerekmez, sunucu almak gerekmez. Tek daireli apartmandan büyük komplekse kadar ölçeklenir. 14 gün boyunca kredi kartı bilgisi girmeden, tüm özelliklerle deneyebilirsiniz. Apartman yönetim programını incelemek için hemen başlayabilirsiniz.
Aidattan İhaleye: Günlük İşleri Sırtınızdan Alan Modüller
Yeni bir yöneticinin ilk yılını düşünün: ilk aylarda aidat düzeni kurulur, bahar gelince bakım planı devreye girer, yıl sonunda genel kurula hesap verilir, sıra gelecek yıla aktarılır. SiteYönetim'in modülleri bu kronolojiye yerleştirilmiş birer araçtır.
Para İşleri
Online aidat tahsilatı ve aidat takip programı ile ödeme durumu anlık görünür, hatırlatmalar otomatik çalışır. Apartman muhasebe programı e-Fatura entegrasyonuyla faturaları kaydeder, gider paylaşımını otomatik hesaplar. Tokat Merkez'de merkezi ısıtma sistemi bulunan binalarda sayaç okuma ve kalorimetre paylaşımı modülü kış aylarında ısıtma bedelini daireler arasında belgeyle dağıtır; "benim dairem daha az kullandı" tartışmaları kayıt üzerinden çözülür. İşletme defteri her an günceldir; mali müşavirinize gönderilecek raporlar tek tuşla hazır olur.
Operasyon
Arıza, bakım ve teknik işletme modülü her talebi numaralı bilet olarak kayıt altına alır; hangi arızanın ne zaman bildirildiği ve nasıl kapandığı iz bırakır. Duyuru, SMS ve push bildirimleri ile sakinlere anında ulaşırsınız. Otopark, güvenlik ve ziyaretçi yönetimi, personel ve tedarikçi takibi, sosyal tesis rezervasyonu ve belge arşivi de aynı platformda yönetilir. Sigorta poliçesi yenileme tarihleri ve acil durum prosedürleri bir ekranda görünür; hiçbiri gözden kaçmaz.
Rakipte Olmayan İki Modül: Mahalle Pazaryeri ve İhale Portalı
Tokat Merkez'deki binalarda çatı su yalıtımı veya cephe onarımı ihalesi yapmanız gerektiğinde İhale Portalı'nı kullanırsınız. Yerel tedarikçiler sisteme davet edilir, kapalı zarf yerine şeffaf ve kayıtlı teklifler toplanır, karşılaştırma tablosu otomatik oluşur; genel kurulda "en düşük teklifi biz değil, sistem seçti" diyerek belgeyi sunarsınız. Mahalle Pazaryeri ise sakinlerin site içinde hizmet ve ticaret yapmasına olanak tanır. Bu iki modül rakip platformlarda bulunmayan özellikler arasındadır.
Yönetim döneminin sonunda devir-teslim modülü, tüm kayıtları, borç-alacak durumunu ve açık arızaları eksiksiz paket hâline getirir. Bir öğleden sonra süren devir yerine, başladığınız gibi bitirmiş olursunuz.
Tokat Merkez'in Koşulları Yönetim Planınızı Nasıl Şekillendirir?
Tokat'ın Karadeniz etkisindeki nemli ve yağışlı iklimi, Merkez'deki bina yöneticilerinin bütçe ve bakım takvimini doğrudan etkiler. Bu etkileri önceden tanıyan yönetici reaktif onarım yerine proaktif bakımla hareket eder; hem maliyeti düşürür hem de kat maliklerine güven verir.
Çatı, Cephe ve Nem Yalıtımı
Nemli iklimde bina kabuğu — çatı örtüsü, cephe sıvası ve pencere kenarları — daha kısa aralıklarla kontrole muhtaçtır. Sonbahar yağmurları başlamadan önce çatı kontrolü yaptırmak ve kritik noktalardaki sızdırmazlık malzemelerini yenilemek, kış ortasında acil onarım yapmaktan çok daha az maliyetlidir. Yıllık bütçenizde bu kalem için ayrı bir pay oluşturun ve tutanağa geçirin.
Su Tahliyesi ve Eğimli Arazi Yönetimi
Merkez ve çevresindeki yapıların önemli bir kısmı eğimli arazide yer almaktadır. Şiddetli yağışlarda zemin katlar, bodrum alanları ve otopark girişleri su baskınına maruz kalabilir. Yağmur suyu kanalları ve ızgara temizliğini bakım takvimine en az yılda iki kez ekleyin; tıkalı drene daha önce yaşanmışsa bildirim sistemiyle sakinleri önceden haberdar edin.
Bakım Takviminin Sezonlanması
Yaz sonu — Eylül başı: çatı kontrol ve yalıtım onarımı. Ekim başı: kazan ve merkezi ısıtma sistemi bakımı. Ocak-Şubat: buz çözme ve su hasarı takibi. Nisan: cephe kontrolü ve çatlak tespiti. Bu takvimi yönetim planınıza yazın ve dijital hatırlatıcılarla otomatize edin. Gider paylaşımı modülü, sayaç ve kalorimetre verilerini tartışmasız biçimde dairelere dağıtmanın en kısa yoludur.
Merkez ve Çevresinde Site Yönetimi: Tokat'ın İlçeleri
Tokat ili, farklı ölçekte ve yapı tipinde çok sayıda ilçeyi barındırır. Yönetim ihtiyaçları da bu çeşitlilikle birlikte değişir. Genel olarak iki küme altında değerlendirmek mümkündür.
Kentsel yoğunluklu ilçeler: Merkez ilçe ile nispeten büyük ilçe merkezleri olan Erbaa, Turhal, Niksar ve Zile bu gruptadır. Bu yerleşimlerde çok katlı apartmanlar ve ufak ölçekli siteler yaygındır; aidat tahsilatı, asansör bakımı ve genel kurul yönetimi ön plana çıkar. Artan daire sayısıyla birlikte dijital kayıt ve otomatik hatırlatma ihtiyacı da artmaktadır.
Kırsal ve küçük ölçekli ilçeler: Almus, Artova, Basciftlik, Pazar, Resadiye, Sulusaray ve Yesilyurt ilçelerinde apartman sayısı sınırlı, daire ölçeği küçüktür. Gönüllü yönetici modeli bu ilçelerde daha yaygındır; basit defter düzeni ve dönemsel genel kurul yeterli olabilir. Ancak mevzuat gereklilikleri ölçekten bağımsızdır: devir tutanağı, karar defteri ve banka hesabı 2 daireli apartmanda da zorunludur.
Bulut tabanlı yapısı sayesinde SiteYönetim, Merkez'deki sitenizi ve Resadiye'deki küçük apartmanınızı aynı panelden, kurulum gerektirmeden yönetmenize olanak tanır. Tokat geneli site yönetimi sayfasında il genelindeki kaynakları ve ilçe bazlı bilgileri bulabilirsiniz.
- Erbaa, Turhal, Niksar, Zile: Orta ve büyük ölçekli apartman yönetimi için dijital aidat ve arıza takibi öncelikli ihtiyaç.
- Almus, Artova, Basciftlik, Pazar: Az daireli yapılarda temel defter ve karar defteri yönetimi; mevzuat basit ama atlanamaz.
- Resadiye, Sulusaray, Yesilyurt: Kırsal doku ağırlıklı; gönüllü yönetici için hafif araç yeterlidir, zorunlu kayıtlar ihmal edilmemelidir.
KVKK, İş Güvenliği ve Yöneticinin Yasal Sorumlulukları
Yönetici olarak kat maliklerinin iletişim bilgilerini tutmak, kamera kayıtlarını saklamak ve personel istihdamını yönetmek yasal yükümlülükler doğurur. Bunları bilmek, pratikte son derece yönetilebilir kılmaktadır.
KVKK: Kat maliklerinin telefon, e-posta ve adres bilgileri kişisel veridir. Bu bilgiler yalnızca site yönetimi amacıyla kullanılabilir, üçüncü kişilerle paylaşılamaz. Bina girişlerine ya da ortak alanlara güvenlik kamerası taktıysanız kapıya KVKK aydınlatma metni asmanız zorunludur; yönetici bu metnin hazırlanmasından ve güncellenmesinden sorumludur.
SGK ve İş Güvenliği: Kapıcı, temizlik görevlisi veya güvenlik personeli çalıştırıyorsanız SGK kaydı zorunludur; aksini bildirmek idari para cezası gerektirir. İş güvenliği yükümlülükleri de paralel işler. Güncel prosedürler için bir mali müşavir teyidini atlamamanızı öneririz.
Yöneticinin vekil sorumluluğu: KMK m.38 uyarınca yönetici, kat maliklerinin vekili sıfatıyla hareket eder ve yetkisini aşan işlemlerden kişisel olarak sorumlu olabilir. Büyük harcama kararlarını genel kurula taşımak hem yasal hem de pratik açıdan en güvenli yoldur. KVKK ve yasal uyum belgelerini düzenli tutmak için SiteYönetim'in belge arşivi modülü aydınlatma metinlerini ve karar tutanaklarını tek yerde saklamanızı sağlar.
Sık Yapılan 7 Yeni Yönetici Hatası (Tokat Deneyimiyle)
Aynı hatalar tekrar tekrar karşımıza çıkıyor. Bunları önceden bilmek, en azından bu listedeki tuzakları atlatmanızı sağlar.
- Kişisel hesapta site parası tutmak. Hem hukuki hem güven riski. Site adına ayrı banka hesabı açmak zorunludur; bu adım atlanırsa kat maliklerinin güveni sarsılır ve olası ihtilaf anında ispat imkânı ortadan kalkar.
- Elden para kabul etmek. Kayıt dışı para hareketi muhasebe karmaşası ve iddia çatışması yaratır. Tüm ödemeler banka kanalından yapılmalı; makbuz sadece ek güvencedir, asıl kayıt banka ekstresidir.
- Karar defterini işlememek. Her toplantı kararı, harcama onayı ve yönetici değişikliği defterle kayıt altına alınmalıdır. Yazılmayan karar, hukuki anlamda tartışmaya açık kalır.
- Gündemsiz toplantı çağrısı yapmak. Gündem olmadan yapılan çağrıya dayanılarak alınan kararlar itirazla karşılaşabilir; zaman ve enerji boşa gider.
- İşletme projesi yapmamak. Bütçesiz yönetim, yıl içinde beklenmedik harcamalar geldiğinde maliklerden acil para toplamayı zorunlu kılar; bu hem güvensizlik yaratır hem de yasal yükümlülüğü ihlal eder.
- Gecikme tazminatını uygulamamak. KMK m.20 gecikme tazminatına imkân tanır; uygulamak karar gerektirir ve karara dayandığında sorunsuz işler. Uygulamayan yönetici düzenli ödeme yapan maliklere karşı hakkaniyetsiz bir durum yaratır.
- Tokat Merkez koşulunda çatı ve nem bakımını Kasım'a bırakmak. Karadeniz neminin etkisiyle sonbaharda başlayan yağışlar çatıdaki küçük hasarı hızla büyütür. Eylül-Ekim aylarında bakım yaptırmayan yönetici, Aralık-Ocak'ta pahalı acil onarımla karşılaşır.
İlk 30 gün planınız var, mevzuat haritanız var, yaygın tuzakları biliyorsunuz. Sıradaki adım sistemi kurmak: aidat takibini otomatiğe bağlamak, arıza kaydını dijitalleştirmek, genel kurulu belgelemek. 14 gün ücretsiz deneyin — kredi kartı gerekmez, kurulum yok, tek apartmandan büyük siteye kadar çalışır. Başlangıç için aidat hesaplama aracını da kullanabilirsiniz; sitenizin gider kalemlerini girip daire başı aidatı dakikalar içinde hesaplayabilirsiniz.