Tokat'ta site & apartman yönetim sistemi

Tokat'de bir site ya da apartman yönetimini yeni devraldıysanız ilk 30 günde dört işi bitirmeniz gerekir: devir-teslim tutanağıyla defterleri teslim almak, site adına banka hesabını düzene sokmak, aidat ve borç listesini çıkarmak, yıllık işletme projesini taslaklamak. 596.454 nüfuslu, yaklaşık 192.000 konutun bulunduğu Tokat'te il geneli ortalama aidat ₺300–₺1.100 aralığında seyrediyor; ilin nemli ve yağışlı Karadeniz iklimi, çatı ve cephe bakımını bütçenizin sabit bir kalemi hâline getiriyor. Bu rehberde ilk 30 günün adım adım planını, aidat belirleme ve tahsilat kurallarını, genel kurul sürecini ve resmi kayıt işlemlerini Tokat koşullarına göre bulacaksınız. İşin tekrar eden kısmını nasıl otomatiğe bağlayabileceğinizi de göstereceğiz.

Tokat'de Site Yöneticisi Oldunuz: Sizi Ne Bekliyor?

Site yöneticisi olmak; bir unvan değil, hukuki sorumluluk üstlenmek demektir. Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 35. maddesi yöneticinin dört temel yükümlülüğünü net biçimde tanımlar: karar ve işletme defterlerini usulüne uygun tutmak, aidatları zamanında toplamak, ortak alanların bakım ve onarımını yönetmek, hesaplarını yıllık olarak genel kurula sunmak.

Tokat, yaklaşık 192.000 konutuyla Karadeniz Bölgesi'nin önemli il merkezlerinden biridir. Bu rakam, şehirde her hafta onlarca apartman ve sitenin sizinle aynı devir-teslim sürecini yaşadığı anlamına gelir. Merkez ilçedeki çok katlı siteler farklı bir yönetim karmaşıklığı sunarken Erbaa, Niksar ve Turhal gibi büyük ilçe merkezlerindeki apartmanlar da giderek daha düzenli bir yönetim beklentisi içine girmektedir.

İlk günlerde sizi en çok zorlayacak şey bilgisizlik değil, bilginin dağınık oluşudur: eski yöneticinin bıraktığı belgeler eksik olabilir, borçlu listesi güncellenmemiş olabilir, arıza kayıtları kağıt parçalarına dağılmış olabilir. Aşağıdaki bölümler bu dağınıklığı sistematik biçimde toparlamanızın yolunu gösterir.

İlk 30 Gün: Tokat'de Yeni Yöneticinin Adım Adım Yol Haritası

1. Hafta — Devir-Teslim ve Envanter

İlk yedi günün tek amacı var: belgeli devir almak. Eski yöneticiden şunları fiziksel olarak teslim alın ve imzalı devir-teslim tutanağına bağlayın: karar defteri ve işletme defteri (ciltli, sayfaları boş bırakılmamış hâlde), banka hesap dökümleri ve kasa mevcudu, tüm yüklenici ve hizmet sözleşmeleri, borçlu kat malikleri listesi, tamamlanmamış arıza ve bakım kayıtları. Tutanaksız devir, ilerde hesap verme aşamasında sizi hukuki riske sokabilir; bu nedenle eski yönetici imzalamayı reddediyorsa noter tutanağı ya da tanıklı yazışma yoluna başvurun.

Özellikle kontrol edin: Tokat'in nemli iklimiyle birlikte su yalıtımı, çatı ve cephe onarımlarına ilişkin yarım kalmış işler var mı? Bu işlerin bütçe durumu nedir? Ödenmemiş fatura ya da yüklenici borcu devrediyorsanız bunu tutanağa açıkça yazın.

2. Hafta — Mali Fotoğraf

Banka hesabının adını ve yetkisini kontrol edin; hesap "site yönetimi" adına değil eski yöneticinin kişisel adına açılmışsa genel kurul kararıyla adı değiştirin veya yeni hesap açın. Kişisel hesapta site parası tutmak hem hukuki hem kişisel güven açısından yöneticinin aleyhine işler.

Aidat borçlusu listesini çıkarın; kaç dairenin kaç aylık birikmiş borcu olduğunu belgeleyin. Tokat'in nemli iklimiyle ilgili olarak bina dış cephesinde ya da çatıda yaklaşan bakım-onarım zorunluluğu varsa bu maliyeti de not altına alın; yıllık bütçe taslağı hazırlarken bu kalem sizi şaşırtmasın.

3. Hafta — İletişim ve Kayıt Düzeni

Tüm kat maliklerinin güncel iletişim bilgilerini derleyin. Bu liste kişisel veridir; KVKK kapsamında yalnızca yönetim amacıyla kullanılabilir, üçüncü taraflarla paylaşılamaz. Duyuru kanalınızı belirleyin: kapı ilanı, toplu mesaj ya da uygulama üzerinden bildirim. Arıza ve talep kayıt yönteminizi de bu haftadan netleştirin; kağıt not yerine dijital kayıt tutmak ileride çok daha kolay hesap vermenizi sağlar.

Devir-teslim raporu, borçlu listesi ve arıza takibini ilk günden dijital ortamda yönetmek istiyorsanız site yönetim yazılımı bu üç ihtiyacı başlangıçtan itibaren karşılar; 14 gün ücretsiz deneme tam da bu ilk ay için biçilmiş kaftandır.

4. Hafta — Plan ve Bütçe Taslağı

KMK m.37 uyarınca yönetici, yıllık işletme projesi hazırlamakla yükümlüdür. Bu taslak; beklenen gelirler (aidat, ortak alan kira gelirleri), beklenen giderler (temizlik, güvenlik, bakım, sigorta, yönetim giderleri) ve olası büyük onarımlar için ayrılan payı kapsamalıdır. Tokat'in bol yağışlı iklimiyle birlikte çatı drenaj temizliği, oluk bakımı ve dış cephe nem kontrolü için yılda en az bir kez bakım bütçesi ayırmak sizi ilk ciddi hasarda hazırlıksız yakalanmaktan korur. Bu taslağı genel kurulda sunmaya hazır hâle getirin.

Tokat'de Aidat Ne Kadar? Ortalama Aidat Aralığı ve Belirleme Yöntemi

Tokat il geneli ortalama aylık aidat ₺300–₺1.100 aralığındadır; bu rakam il geneli ortalamadır ve asansör, güvenlik kamerası, kapıcı hizmeti ya da kapalı otopark gibi donanımlı sitelerde üst bandın belirgin biçimde üzerine çıkabilir. Aidatı neyin belirlediğini anlamak, genel kurulda tartışmaları kısaltır.

KMK m.20'ye göre aidat; ya dairelerin arsa payı oranında ya da eşit paylaşım ilkesiyle belirlenir; hangi yöntemin uygulanacağını yönetim planı belirtir. Yönetim planında hüküm yoksa genel kurul karar verir. İşletme projesi — yani yıllık tahmini gider tablosu — bu kararın dayanağıdır: gider kalemlerinin toplamını daire sayısına böldüğünüzde daire başı aidatı elde edersiniz.

Tokat'in nemli ve yağışlı Karadeniz iklimi, bina bakım maliyetlerini diğer iç Anadolu illerine kıyasla daha ağır kılar. Çatı ve oluk temizliği, dış cephe boyası ve rutubet yalıtımı; burada aidat hesabının sabit bir parçasıdır ve bu kalemler ihmal edildiğinde birikim bütçeyi ani onarım faturalarıyla eritebilir. Sitenizin gider kalemlerini girerek daire başı aidatı hesaplamak için aidat hesaplama aracını kullanabilirsiniz.

Aidat Nasıl Toplanır, Ödemeyen Kat Malikine Ne Yapılır?

Tahsilat yöntemi olarak elden para almak hem kayıt hem güven açısından sorun yaratır; IBAN bildirimi yaparak banka havalesini veya EFT'yi standart tahsilat yöntemi hâline getirin. Bu yöntem hem hesap şeffaflığı sağlar hem de "ödedim" tartışmalarını belgesiyle kapatır.

KMK m.20, geciken ödemelere aylık yüzde beşe kadar gecikme tazminatı uygulanmasına olanak tanır. Gecikme tazminatı uygulamak hem hakkınız hem de düzenli ödeyen kat maliklerine karşı bir adalet yükümlülüğünüzdür; "nezaket için uygulamayayım" yaklaşımı ilerleyen dönemde kronik borçluları cesaretlendirir.

Pratik süreç şöyle işler: önce yazılı SMS veya e-posta ile nazik hatırlatma, ardından taahhütlü mektup, ödeme gerçekleşmezse noter ihtarnamesi ve icra takibi. Her adımı belgelemeniz, ihtarnamedeki tarihlerin ve miktarların doğru olması gerekir. Otomatik borç hatırlatması ve gecikme hesabı için aidat takip programı bu süreci sizin müdahaleniz olmadan yürütür.

Kendiniz mi Yöneteceksiniz, Profesyonel Şirket mi? Tokat İçin Karar Rehberi

Büyükşehirlerde bu sorunun birden fazla yanıtı bulunur; Tokat gibi orta ölçekli illerde ise gerçek tablo nettir: profesyonel site yönetim şirketi arzı sınırlıdır, mevcut firmaların büyük bölümü Merkez ilçede yoğunlaşmaktadır ve küçük ilçelerdeki apartmanlar için bu hizmet ya ulaşılamaz ya da ekonomik değildir.

Aşağıdaki tablo size karar vermede yol gösterir:

Tokat'in büyük çoğunluğu için en işlevsel gerçek şudur: gönüllü yönetici, doğru araçlarla profesyonel bir şirketin sağladığı düzeni kendi apartmanında kurabilir. Üçüncü bir yol olan "kendiniz yönetin, ağır işi yazılıma devredin" seçeneği ilerleyen bölümlerde ayrıntılı anlatılmaktadır.

Site Banka Hesabı, Vergi Numarası ve Resmi Kayıtlar

Site adına banka hesabı açabilmek için önce site yönetimi adına vergi dairesinden potansiyel vergi numarası almanız gerekir. Bu işlem için genel olarak şu belgeler istenir: genel kurul kararı (yönetici atama kararının noter onaylı ya da imzalı örneği), yöneticinin kimlik fotokopisi ve tapu ya da kat malikleri listesi. Belge listesi Tokat Vergi Dairesi'ne göre küçük farklılıklar gösterebileceğinden işleme gitmeden önce telefonla teyit etmenizi öneririz.

Vergi numarasını aldıktan sonra herhangi bir bankada site adına hesap açtırabilirsiniz. Hesabın imza yetkilisi olarak yalnızca sizi değil, denetçiyi de yetkilendirmek şeffaflığı artırır. Kendi kişisel hesabınızda site parası tutmak, hesap devri veya hukuki itiraz durumlarında ciddî güçlük yaratır; bu yolu hiçbir kolaylık gerekçesiyle tercih etmeyin.

Sitenizde kapıcı, güvenlik görevlisi ya da bahçıvan gibi çalışan istihdam ediliyorsa SGK yükümlülüğü doğar; asgari ücret, bildiri süresi ve iş güvenliği belgeleri bu kapsamda değerlendirilir. Vergi ve SGK uygulamalarında güncel durumu bir mali müşavirle teyit etmek, ilerleyen dönemde oluşabilecek cezaların önünde durmanın en ekonomik yoludur.

İlk Genel Kurul: Çağrıdan Karar Defterine

KMK m.29 yılda en az bir olağan genel kurul toplanmasını zorunlu kılar. Toplantı çağrısının, gündem açıklamasıyla birlikte toplantıdan en az 15 gün önce tüm kat maliklerine imzalı ya da taahhütlü mektupla ulaşması gerekir; e-posta tek başına yeterli sayılmaz.

KMK m.30-31 uyarınca ilk toplantıda geçerli karar alınabilmesi için hem kat maliki sayısının hem arsa payının salt çoğunluğunun (nisap) sağlanması zorunludur. İlk toplantıda bu yeter sayı sağlanamazsa en erken yedi, en geç on beş gün sonrasına toplantı ertelenir; ikinci toplantıda karar katılanların salt çoğunluğuyla alınır.

Sık yapılan üç hata:

• Gündemsiz çağrı yapmak: Gündem çağrıda belirtilmemişse toplantıda alınan kararlar iptale konu olabilir.
• Vekâlet belgelerini kontrol etmemek: KMK m.31 vekâleti düzenler; vekâletname imzasız ya da tarihlenmemişse geçersizdir.
• Kararları deftere geçirmemek: Toplantı bittikten sonra kararların karar defterine yazılıp tüm katılımcılarca imzalanması zorunludur; bu adım atlandığında kararın ispatı güçleşir.

Çağrı metni hazırlama, vekâlet takibi ve dijital karar defteri için genel kurul yazılımı bu adımların hiçbirini atlamamanızı sağlar.

Yönetimi Devralın, Gerisini AI'a Bırakın: SiteYönetim Yeni Yöneticinin İşini Nasıl Üstlenir?

Yönetimi devralın. Gerisini AI'a bırakın.

Buraya kadar anlattığımız her şeyi aklınızda tutmak, Excel tablolarına yaymak ve her ay yeniden baştan kurmak gerçekten yorucu. SiteYönetim bu döngüyü kırmak için tasarlanmıştır; her özelliği bir derdin cevabıdır.

AI Operatör: Sizin Onayınızla Harekete Geçer

Tahsilat sezonunun başında platforma şunu yazmanız yeterli: "Temmuz aidatlarını topla, geciken dokuz daireye nazik hatırlatma gönder." AI Operatör borçlu listesini çıkarır, her daire için özelleştirilmiş hatırlatma mesajını hazırlar ve sizin onayınıza sunar. Siz onaylamadan hiçbir mesaj gönderilmez. Bu onay adımı tasarım gereğidir; hem hukuki kontrolü elinizde tutarsınız hem de gönderilecek her iletişimden haberdar olursunuz.

İkinci senaryo Tokat koşullarına doğrudan bağlıdır. Kasım başında çatı oluk drenajı tıkandı, dere yatağına yakın bodrum katta su birikmesi başladı. "Çatı drenaj arızasını kayıt altına al ve sözleşmeli ustaya iş emri hazırla" yazıyorsunuz — AI Operatör arıza kaydını açar, ustanın sistemdeki iletişim bilgisine göre iş emri taslağını hazırlar, onayınızla gönderir. Tokat'in yoğun yağış dönemlerinde bu hız, küçük arızaların büyük hasara dönüşmesini önler.

Üçüncü senaryo genel kurul öncesidir: "Ocak toplantısı için çağrı metni hazırla, vekâlet formunu ekle." AI çağrı metnini KMK'nın 15 günlük süresini hesaplayarak hazırlar, vekâlet belgesini ekler, dağıtım listesi oluşturur — siz gözden geçirip onaylarsınız. Genel kurul sonrasında kararlar dijital karar defterine işlenir, katılımcıların e-imzasıyla belgelenir.

AI Danışman: 10 Milyondan Fazla Emsal Kararla Hukuki Yol Gösterici

"Aidatını sekiz aydır ödemeyen malik için ne yapabilirim?" sorusunu platforma yazıyorsunuz. AI Danışman, ictihatpro.com altyapısındaki 10 milyondan fazla emsal karar ve içtihadı tarayarak KMK m.20 çerçevesinde adım adım yanıt verir: gecikme tazminatı hesabı, yazılı ihtar gereği, icra yolunun koşulları. Yanıtın sonunda her zaman şu şerh yer alır: AI Danışman yol gösterir; dava aşamasında avukatınızın yerini tutmaz. Bu dürüstlük cümlesi bilinçlidir; güvenilir bir kaynak olduğunuzu sizi yönlendiren danışmana güvenmenizi sağlar.

Tokat'in nemli iklimiyle ilgili bir örnek daha: "Çatı su sızıntısından zarar gören daire maliki tazminat talep ediyor, ne yapabilirim?" AI Danışman ortak alan sorumluluğunu düzenleyen KMK hükümlerini ve emsal kararları önünüze getirir; hangi belgeleri toplamanız gerektiğini adım adım anlatır.

Sitenin Karnesi: 100 Üzerinden Yönetim Performans Puanı

Platform, tahsilat oranı, açık arıza sayısı, yasal uyum takvimine uygunluk ve belge bütünlüğü gibi kriterleri birleştirerek siteniz için 100 üzerinden bir karne puanı üretir. Yeni yöneticinin elindeki en güçlü araçtır: yönetimi devraldığınız günkü puan 54, altı ay sonra 81. Genel kurulda "iyi yönettim" demek yerine iki karneyi yan yana koyuyorsunuz; savunma değil, kanıt.

7 Rol Bazlı Portal: Herkes Kendi Kapısından Girer

Yönetici, sakin, mülk sahibi (malik), denetçi, esnaf ve diğer roller ayrı erişim ekranlarına sahiptir. Malik başka şehirde oturuyorsa — Tokat'ten İstanbul'a taşınmış ama dairesi hâlâ Merkez'de olan biri — borcunu ve ödeme geçmişini kendi portalından görür, sizi arayan bir ses kaydı olmanızı gerektirmez. Denetçi portalı ise tüm gelir-gider hareketlerini gerçek zamanlı izler; bu şeffaflık "hesap nereye gitti" tartışmalarını başlamadan bitirir.

14 Gün Ücretsiz, Kredi Kartı Gerekmez

SiteYönetim bulut tabanlıdır; bilgisayarınıza kurulum yoktur, güncelleme için teknik destek beklemeniz gerekmez. Tek bir apartmandan çok bloklu sitelere ve AVM'lere kadar ölçeklenir. Apartman yönetim programını 14 gün boyunca kredi kartı bilgisi girmeden deneyebilirsiniz.

Aidattan İhaleye: Günlük İşleri Sırtınızdan Alan Modüller

Yeni yöneticinin ilk yılı; para, operasyon ve hesap verme olmak üzere üç ana eksenin etrafında döner. SiteYönetim'in modülleri bu üç ekseni karşılıklı besleyecek biçimde kurgulanmıştır.

Para İşleri: Tahsilattan Muhasebeye

Online aidat tahsilatı ve borç takibi, gecikme hesabı ile otomatik hatırlatma, muhasebe ve e-Fatura düzeni, gider paylaşımı ve sayaç okuma, işletme defteri modülleri bir arada çalışır. Tokat'te özellikle çok katlı ve merkezi ısıtma sistemine sahip binalarda ısı paylaşım sayaçlarının dönemsel okunması ve giderin daireye doğru yansıtılması uzun tartışmalara yol açar. Apartman muhasebe programı ve aidat takip programı sayaç verilerini sisteme girerseniz paylaşım hesabını dairelere otomatik dağıtır; kış dönemi ısıtma faturası artık tartışmanın değil, belgenin konusu olur.

Operasyon: Arızadan Duyuruya

Arıza ve bakım takibi, teknik işletme kayıtları, SMS ve push bildirimi, otopark ve ziyaretçi yönetimi, personel ve bordro, tedarikçi yönetimi, sosyal tesis rezervasyonu, sigorta ve acil durum belgesi arşivi modülleri yöneticinin gündelik telefon trafiğini ciddi biçimde azaltır. Tokat'in yağışlı dönemlerinde birden fazla arıza aynı anda açılabilir; platform hangi arızanın hangi aşamada olduğunu gerçek zamanlı gösterir, atlamalar ya da unutulanlar kalmaz.

Rakiplerde Olmayan: Mahalle Pazaryeri ve İhale Portalı

Çatı yalıtımı, eğimli arazi drenajı ya da cephe onarımı için teklif toplama süreci genellikle sözlü, belirsiz ve genel kurulda savunulması güç bir süreçtir. SiteYönetim'in İhale Portalı bu sorunu doğrudan çözer: teklif talebinizi platforma yüklersiniz, Tokat'teki veya çevre illerdeki kayıtlı tedarikçiler kapalı zarf yerine sistem üzerinden şeffaf tekliflerini iletir, karşılaştırma tablosunu siz onaylar ve genel kurulda belgelersiniz. Bu özellik rakip site yönetimi yazılımlarında yer almamaktadır. Mahalle Pazaryeri ise site sakinlerinin birbiriyle ve yerel esnafla güvenli biçimde ticaret yapmasını sağlar; küçük tamir ustaları, ürün satışları ve hizmet ilanları site içinde kalır.

Devir-Teslim ile Kapanış

Yönetim süresi dolduğunda ya da görevi bırakmak istediğinizde raporlama ve devir-teslim modülü tüm kayıtları, hesap hareketlerini ve arıza geçmişini düzenlenmiş biçimde hazırlar. Sıra sizden sonraki yöneticiye geldiğinde devir-teslim bir öğleden sonra sürer — H2-2'de anlattığımız devir kaosunun tam tersi.

Tokat'in Koşulları Yönetim Planınızı Nasıl Şekillendirir?

Tokat, Karadeniz'den gelen nemli hava kütlelerinin etkisiyle yılın büyük bölümünde yağışlı ve rutubetli bir iklim yaşar. Bu coğrafi gerçek, yönetim planınızı doğrudan şekillendirir; bütçenizi ve bakım takviminizi Tokat koşullarına göre kurgulamazsanız sürpriz faturalarla sık karşılaşırsınız.

Çatı, Cephe ve Nem Yalıtımı Önceliği

Tokat'teki binalarda su sızıntısının en yaygın iki kaynağı çatı ve dış cephe yalıtım sorunlarıdır. Yıllık bakım takviminizde ilkbahar sonu (Mayıs-Haziran) ve sonbahar başı (Eylül-Ekim) olmak üzere iki dönem çatı ve oluk temizliği planlanmalıdır. Bu bakımları geciktiren yöneticiler, yoğun sonbahar yağışlarında nem sızıntısı sorunuyla karşılaşır; hasarın büyüklüğüne bağlı olarak hem onarım maliyeti hem de malik şikâyetleri katlanır.

Eğimli Arazide Drenaj ve Bodrum Su Baskını

Tokat Merkezi ve özellikle dere yatakları yakınındaki ilçelerde eğimli arazi yaygındır. Bu parsellerdeki binalarda bodrum kat ya da otopark su baskınına karşı risk taşır. İşletme projenize yıllık drenaj kontrolü ve gerekirse bodrum su yalıtım bakımını eklemek, sigorta primini ve olası hasarı düşürür.

Bakım Bütçesini Mevsimlere Göre Planlamak

Tokat'teki bir apartman yöneticisi için yıllık bütçe iki büyük mevsim ekseninde kurgulanabilir: yağışlı sonbahar-kış için nem, drenaj ve ısı yalıtımı; kurak yaz için cephe boyası, bahçe düzeni ve genel onarım. Bu ayrım, acil ödenek gerekliliğini azaltır ve genel kurulda "neden bu kadar harcadık?" sorusunu peşinen yanıtlamanızı kolaylaştırır. Gider paylaşımı modülü, mevsimlik bakım maliyetlerini dairelere şeffaf biçimde yansıtmanın en kısa yoludur.

Tokat İlçelerinde Site Yönetimi: Almus'tan Zile'ye

Tokat'in 12 ilçesi, yönetim karmaşıklığı açısından iki belirgin küme oluşturur.

İlk kümede Merkez, Erbaa, Niksar, Turhal ve Zile yer alır. Bu ilçelerde çok katlı apartman stoku yoğundur; düzenli aidat tahsilatı, asansör bakımı ve güvenlik sistemleri yöneticinin ajandanın sabitlerini oluşturur. Erbaa ve Niksar, il sınırlarında coğrafi konumlarıyla bölgenin ticari aksı üzerinde yer alır ve buradaki binalarda kiracı sirkülasyonu görece yüksektir; bu da kat malikleri iletişim listesinin sık güncellenmesini gerektirir. Turhal'da sanayi yakınlığı nedeniyle bina dış cepheleri nem ve toz birikimi açısından ek dikkat ister.

İkinci kümede Almus, Artova, Başçiftlik, Pazar, Reşadiye, Sulusaray ve Yeşilyurt bulunur. Bu ilçelerde bina ölçeği daha küçük, gönüllü yönetici modeli daha yaygın ve profesyonel şirket arzı son derece sınırlıdır. Az daireli apartmanlarda (10-20 bağımsız bölüm) basit defter düzeni yeterli olsa da yasal yükümlülükler büyük sitelerle aynıdır: aidat kararı, yıllık toplantı, karar defteri, banka hesabı. Sulusaray gibi dağlık ve daha sert kış koşulları yaşayan ilçelerde ısı yalıtım ve çatı bakım maliyetleri bütçede görece yüksek paya ulaşabilir. SiteYönetim bulut tabanlı olduğundan Almus'taki bir apartmanla Merkez'deki büyük bir site aynı panelden, ek kurulum gerektirmeksizin yönetilebilir.

KVKK, İş Güvenliği ve Yöneticinin Yasal Sorumlulukları

Yönetici sıfatı, birkaç yasal yükümlülüğü beraberinde getirir. Bunları bilmek korkutucu değil, aksine sizi koruyan bir çerçeve olarak değerlendirin.

KVKK kapsamında: Güvenlik kamerası kayıtları kişisel veri sayılır; kameranın görüş açısını ve kayıt sürelerini içeren bir aydınlatma metni kat maliklerine ve sakinlere sunulmalıdır. Kat malikleri iletişim listesi de KVKK kapsamındadır; bu liste yalnızca yönetim amaçlı kullanılabilir, üçüncü taraflarla paylaşılamaz.

Çalışan istihdamında: Sitenizde kapıcı, güvenlik görevlisi, temizlikçi gibi çalışan varsa SGK bildirimi zorunludur. Kayıt dışı çalıştırmak her iki taraf için de ciddî idari para cezasına yol açar. İş güvenliği yükümlülükleri çalışan sayısına göre farklılaşır; güncel uygulamayı Tokat'teki bir iş güvenliği danışmanından teyit etmenizi öneririz.

KMK m.38 çerçevesinde yöneticinin sorumluluğu: Yönetici, vekil sıfatıyla kat maliklerine karşı sorumludur. Hesapları zamanında kapatmak, kararları genel kurula sunmak ve görevden ayrılırken devir-teslim tutanağı düzenlemek bu sorumluluğun pratik ifadesidir. KVKK ve yasal uyum modülü, aydınlatma metinlerini ve belge arşivini düzenli ve erişilebilir tutar.

Sık Yapılan 7 Yeni Yönetici Hatası — Tokat'ten Öğrenilenler

Yeni yöneticilerin tekrar eden hataları son derece benzerdir; bunları bilmek, aynı tuzağa düşme ihtimalinizi önemli ölçüde azaltır.

1. Kişisel hesapta site parası tutmak: En yaygın başlangıç hatasıdır. Hesap devri ya da hukuki itirazda kişisel paranızla site parasını ayırt etmek zorunda kalırsınız; banka dökümü sizi korumaz.
2. Elden nakit tahsilat yapmak: Makbuz kesilmeden elden alınan para, "ödedim / almadım" itirazına her zaman açıktır. Banka havalesi ya da online tahsilat, hem sizin hem de ödeme yapan malikin güvencesidir.
3. Karar defterini işlememek: Sözlü karar alınmış gibi görünse de KMK açısından yazılı ve imzalı olmayan karar, ispat edilemeyen karardır.
4. Gündemsiz genel kurul çağrısı yapmak: Gündem belirtilmeden yapılan çağrıya dayalı kararlar, itiraz halinde geçersiz sayılabilir.
5. İşletme projesi hazırlamamak: KMK m.37 işletme projesini zorunlu kılar. Proje olmadan yapılan harcamalar denetimde sorgulanır.
6. Gecikme tazminatı uygulamamak: Borçlu malikten tazminat talep etmemek, düzenli ödeme yapan maliklere karşı haksızlıktır ve kronik borçluları cesaretlendirir.
7. Çatı bakımını Kasım'a bırakmak: Tokat'in nemli iklimiyle birlikte sonbahar yağışları erken başlar. Oluk ve drenaj temizliğini Eylül ortasına kadar tamamlamayan yönetici, Ekim yağmurlarında hasar kuyruğuyla tanışır; hem maliyet hem sakin şikâyeti katlanır.