Oltu'da bir site ya da apartman yönetimini yeni devraldıysanız ilk 30 günde dört işi bitirmeniz gerekir: devir-teslim tutanağıyla defterleri almak, site adına banka hesabını düzene sokmak, aidat ve borç listesini çıkarmak, yıllık işletme projesini taslaklamak. Erzurum genelinde aylık aidat ₺400–₺1.400 aralığında seyrediyor; Doğu Anadolu'nun bu sert kışlı ilçesinde yakıt ve ısıtma giderleri bütçenizin en belirleyici kalemi olacak. Bu rehberde Oltu koşullarına göre şekillendirilmiş adım adım bir yol haritası, mevzuat bilgisi ve yeni yöneticilerin en sık düştüğü tuzaklar sizi bekliyor.
Oltu'da Site Yöneticisi Oldunuz: Sizi Ne Bekliyor?
Site yöneticisi olmak, çoğu zaman gönüllülük ya da kat maliklerinin ısrarıyla başlar; ancak üstlendiğiniz sorumluluklar hukuki nitelik taşır. Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 35. maddesi yöneticiye dört temel yükümlülük yükler: yönetim planı ve kanun çerçevesinde ortak alanları yönetmek, yılsonu hesabını genel kurula sunmak, aidat ve gider avanslarını toplamak, zorunlu defterleri düzenli tutmak.
Oltu, Erzurum iline bağlı, il merkezine göre daha küçük ve daha sakin bir ilçedir. Yapı stoku ağırlıklı olarak eski yapım tarihli apartmanlardan oluşmaktadır; büyükşehirlerin çok bloklu site projelerine kıyasla daha yalın bir bina yapısı söz konusudur. Bu durum yönetim işlerini görece sade kılar, ancak merkezi ısıtma ve eski tesisat altyapısının bakım sorumluluğunu da doğrudan yöneticinin omuzlarına bırakır. Erzurum genelinde benzer ölçekteki yüzlerce apartmanda yöneticiler tam olarak sizin bugün sorduğunuz soruları sorarak işe başladı. Yalnız değilsiniz; ama başlangıcı doğru yapmak çok şeyi kolaylaştırır.
İlk 30 Gün: Oltu'da Yeni Yöneticinin Adım Adım Yol Haritası
İlk ayın her haftası farklı bir önceliği taşır. Aşağıdaki planı adım adım izlediğinizde en kritik yükümlülükleri zamanında ve eksiksiz karşılarsınız.
1. Hafta — Devir Teslim ve Envanter
Yönetimi devralmak sözlü el sıkışmayla tamamlanmaz; yasal olarak geçerli tek yol yazılı devir-teslim tutanağıdır. Eski yöneticiden alacaklarınız şunlardır: karar defteri (tasdikli, son genel kurul kararları dahil), işletme defteri, site adına banka cüzdanı veya hesap ekstresi, kasa mevcudu, aktif sözleşmeler (temizlik, asansör bakımı, güvenlik vb.), borç-alacak listesi ve binanın teknik planları. Teslim tutanağı imzalanmadan göreve başlamayın; tutanak hem sizi hem önceki yöneticiyi korur.
2. Hafta — Mali Fotoğraf
Banka hesabını gözden geçirin. Site parası kişisel hesapta duruyorsa derhal site adına yeni hesap açın; kişisel hesap kullanmak hem hukuki risk hem güven sorunu yaratır. Aidat borçlusu listesini çıkarın: hangi daireler ne kadar gecikmeli? Oltu'da çoğu bina yakıt ya da doğalgaz faturasını site kanalıyla öder; bu ay içinde ödenecek ya da ödenmiş yakıt faturalarını tespit edin. Sert geçen kışlar nedeniyle ısıtma dönemi boyunca biriken yakıt borçları sizi sürprizle karşılaştırabilir; tabloyu erkenden görün.
3. Hafta — İletişim ve Kayıt Düzeni
Kat malikleri ve kiracılardan oluşan iletişim listesini güncelleyin. Bu liste kişisel veri kapsamındadır; Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) çerçevesinde yalnızca yönetim amacıyla kullanın ve üçüncü kişilerle paylaşmayın. Duyuru kanalınızı belirleyin: kapı ilanı, toplu mesaj veya dijital panel bunların başında gelir. Arıza ve talep bildirimleri için tek bir kayıt yöntemi seçin; kim ne zaman ne bildirdi bilgisi ileride hesap vermede hayat kurtarır. Site yönetim yazılımı kullanıyorsanız devir-teslim raporu, borçlu listesi ve arıza kaydı ilk günden hazır gelir; bu ilk ay için biçilmiş kaftandır.
4. Hafta — Plan ve Bütçe Taslağı
KMK m.37 uyarınca yönetici her yıl için işletme projesi hazırlamak ve genel kurula onaylatmak zorundadır. Dördüncü haftanın görevi bu taslağı oluşturmaktır. Oltu için kritik kalem ısıtmadır: Eylül-Ekim aylarında kazan veya kombi bakımı yaptırılmadığında ilk soğuklarda arıza kuyruğu kaçınılmaz olur. Bakım takvimini bütçeyle birlikte planlayın. Çatı ve tesisat kontrolünü de kış öncesine alın; don nedeniyle patlayan boru hasarı hem maddi hem hukuki yük getirir.
Oltu'da Aidat Ne Kadar? Ortalama Aidat Aralığı ve Belirleme Yöntemi
Oltu özelinde yayımlanmış ayrı bir aidat istatistiği bulunmamaktadır. Erzurum il genelinde aylık aidat ₺400–₺1.400 aralığında seyretmektedir; bu il geneli ortalamasıdır, bireysel binalar aralığın dışına da çıkabilir. Oltu'daki binalarda aidat genellikle bu aralığın alt ya da orta bandında kalır; asansörü, güvenlik hizmeti ya da kapalı otoparkı olan binalarda üst banda yaklaşılabilir.
Aidatı kim belirler? Belirleme yetkisi genel kuruldadır; dayanak ise yöneticinin hazırladığı işletme projesidir. KMK m.20 uyarınca her kat maliki, yönetim planında başka bir oran öngörülmemişse arsa payı oranında ya da eşit olarak gider payına katılır. Oltu'da aylık bütçenizin en büyük kalemini ısıtma oluşturur: doğalgazla çalışan merkezi sistemlerde yakıt maliyeti aydan aya dalgalanır ve soğuk kış dönemlerinde aidatın iki katını aşan ek tahsilat gerekebilir. Bu dalgalanmayı önceden planlayarak "kış aidatı" ve "yaz aidatı" ayrımı yapan bütçe modeli, kat maliklerinin itirazını azaltır.
Sitenizin gider kalemlerini girerek daire başı aidatı hesaplamak için aidat hesaplama aracını kullanabilirsiniz; tahminden değil gerçek veriden çıkan rakamla genel kurula gidin.
Aidat Nasıl Toplanır, Ödemeyen Kat Malikine Ne Yapılır?
Aidatı elden toplamak hem risk hem kayıt sorunu yaratır; banka havalesi veya online ödeme sistemleri tek güvenli yoldur. Her ay belirlenen vadede, tek bir banka hesabına havale veya EFT alın; makbuz ya da banka dekontu hem sizin hem maliklerin kaydı olur.
Ödeme yapılmadığında sıra şu şekilde işler: önce yazılı hatırlatma (SMS, e-posta veya kapı yazısı), ardından noter kanalıyla ihtarname. KMK m.20 uyarınca yönetici, geciken aidat için aylık yüzde beşe kadar gecikme tazminatı uygulayabilir; bu oran genel kurul tarafından belirlenebilir veya kaldırılabilir. Hatırlatmaya rağmen ödeme gelmezse icra takibi başlatılabilir. "Önce bir konuşayım" yaklaşımı çoğu durumda işe yarar; ancak bu süreci belgelemeden yürütmek ileride hak kaybına yol açar. Aidat takip programı ile hatırlatmalar otomatik gider, gecikme kayıtları kendiliğinden tutulur; hiçbir adım atlanmaz.
Kendiniz mi Yöneteceksiniz, Profesyonel Şirket mi? Oltu İçin Karar Rehberi
Profesyonel site yönetim şirketlerine yönelmek her zaman doğru seçim değildir; doğru karar, binanızın büyüklüğüne ve yerel arz koşullarına bağlıdır. Aşağıdaki tablo karar vermenizi kolaylaştırır:
| Bina Ölçeği | Önerilen Yaklaşım | Gerekçe |
|---|---|---|
| 8 daire ve altı | Gönüllü yönetici + basit defter | Şirket maliyeti oransız yüksek kalır |
| 9–40 daire | Gönüllü yönetici + yazılım | İşlem hacmi artmış, otomasyon değer yaratır |
| 40 daire üzeri / çok blok | Profesyonel şirket veya tam zamanlı yönetici | Zaman ve hukuki yük gönüllüyü aşar |
Oltu'da profesyonel site yönetim şirketi arzı sınırlıdır; bu, küçük ve orta ölçekli binalarda en yaygın gerçek çözümün "gönüllü yönetici artı iyi araç" kombinasyonu olduğu anlamına gelir. Erzurum merkez gibi büyük şehir merkezlerinden farklı olarak ilçe düzeyinde rekabetçi bir piyasadan söz etmek güçtür. Üçüncü bir yol da mevcuttur: yönetimi kendiniz üstlenin, ancak tekrar eden ve zaman alan işleri yazılıma devredin. Bu seçeneği bir sonraki bölümde ayrıntılı anlatıyoruz.
Site Banka Hesabı, Vergi Numarası ve Resmi Kayıtlar
Site parası asla yöneticinin kişisel hesabında durmamalıdır; bu hem hukuki risk hem ciddi güven sorunu yaratır. Site adına hesap açmak için önce vergi dairesinden yönetim adına vergi numarası almanız gerekebilir. Süreç genellikle şöyle işler:
- Karar defterinden yönetici seçim kararının noter onaylı ya da onaysız örneğini alın (yerel vergi dairesine göre değişir).
- Yöneticinin kimliği ve karar örneğiyle Oltu Vergi Dairesi'ne başvurun; site yönetimi adına vergi numarası talep edin.
- Bu numarayla site adına banka hesabı açın; hesabın yönetim faaliyeti dışında kullanılmayacağını bankaya bildirin.
- Kapıcı, güvenlik ya da temizlik personeli istihdam ediyorsanız SGK bildirim yükümlülüğünüz doğar; güncel prosedürü mali müşavirinizle teyit edin.
Belge listesi Türkiye genelinde küçük farklılıklar gösterebilir; Oltu Vergi Dairesi'ni telefonla arayarak güncel listeyi öğrenmek en güvenli başlangıçtır. Bu bölümde ürün ya da yazılım önerisi yok; bu işlemler banka ve vergi dairesiyle birebir yürütülür.
İlk Genel Kurul: Çağrıdan Karar Defterine
Genel kurul, kat maliklerinin en yüksek karar organıdır ve KMK m.29-32 bu süreci ayrıntılı düzenler. Yılda en az bir kez olağan toplantı zorunludur. Çağrıyı toplantı tarihinden en az 15 gün önce, imzalı ya da taahhütlü mektupla yapmak gerekir; gündem çağrıda açıkça belirtilmelidir.
İlk toplantıda çoğunluk sağlanamıyorsa ikinci toplantı en erken 1 hafta sonra yapılabilir ve katılanlarla açılır; nisap (toplantı yeter sayısı) aranmaz. Alınan kararlar, toplantı bitiminde karar defterine geçirilir ve hazır bulunan maliklerce imzalanır; bu adım atlanırsa kararların iptali gündeme gelebilir.
Yeni yöneticilerin en sık yaptığı üç hata şunlardır: gündem içermeyen çağrı, kararların aynı gün deftere geçirilmemesi ve vekâletle katılan maliklerin yetki belgelerinin dosyalanmaması. Çağrı metni hazırlama, vekâlet takibi ve dijital karar defteri için genel kurul yazılımı bu adımları otomatize eder ve hata payını sıfıra çeker.
Yönetimi Devralın, Gerisini AI'a Bırakın: SiteYönetim Yeni Yöneticinin İşini Nasıl Üstlenir?
Yönetimi devralın. Gerisini AI'a bırakın.
Buraya kadar anlattığımız her derdin — devir kaosu, aidat kovalamacası, genel kurul bürokrasisi, hukuki belirsizlik — için SiteYönetim'de doğrudan bir karşılık var. Reklamdan değil, "kestirme yolun neresinden başlarsınız" sorusundan hareketle anlatıyoruz.
AI Operatör: Onayınız Olmadan Hiçbir Şey Gönderilmez
En çok zaman alan iş tekrar eden işlemlerdir: her ay aidatları takip etmek, gecikenlere hatırlatma göndermek, arıza bildirimleri açmak, tedarikçiye iş emri iletmek. AI Operatör bu işlemleri sizin yerinize hazırlar; ancak hiçbiri sizin onayınız olmadan gerçekleşmez.
Somut senaryo: "Bu ayın ödenmeyen aidatlarını listele, her daire için nazik bir hatırlatma mesajı hazırla" yazıyorsunuz. AI Operatör borçlu daireleri listeler, her birine özelleştirilmiş hatırlatma taslağı hazırlar ve onayınıza sunar. Onay verdikten sonra mesajlar gönderilir; onay vermezseniz hiçbir şey çıkmaz.
Oltu'nun sert kış koşullarına özel bir senaryo: "Kazan dairesi arızası bildirildi, sözleşmeli tesisatçıya iş emri gönder." AI Operatör arıza kaydını açar, tesisatçıya iletilecek iş emri taslağını hazırlar ve onayınıza sunar. Onayınızla gönderilir. İlk don ayında kazan arızası yaygın bir durumdur; bu senaryoyu yaşamak üzeresinizdir ve hazırlıklı olmak fark yaratır.
Genel kurul sezonunda da aynı mantık işler: çağrı metnini hazırla, gündem oluştur, vekâlet belgelerini takip et, karar defteri taslağını oluştur — hepsini siz onaylarsınız, AI altyapıyı kurar. Kanun m.29'un öngördüğü 15 günlük çağrı süresini hatırlatması da dahil.
AI Danışman: 10 Milyondan Fazla Emsal Karara Erişim
Yöneticilik sürecinde hukuki sorular kaçınılmazdır. "Aidatını sekiz aydır ödemeyen malike ne yapabilirim?", "Genel kurul kararını iptal ettirmek istediklerini söylüyorlar, ne olur?", "Kombi tamirini biz mi ödeyeceğiz, malik mi?" gibi sorulara yanıt ararken saatlerce araştırmak ya da avukat kapısı aşındırmak yerine AI Danışman'a sorabilirsiniz.
AI Danışman, ictihatpro.com altyapısındaki 10 milyonun üzerinde emsal karara ve KMK çerçevesine dayanarak size yol gösterir. Net olan: bu bir hukuki danışmanlık hizmeti değildir ve avukatın yerini tutmaz; dava aşamasına gelindiğinde ya da ciddi uyuşmazlıkta mutlaka bir avukata başvurun. Ancak "ne yapabilirim, süreç nasıl işler, hangi madde ne diyor" gibi yol gösterici sorularda AI Danışman sizi gereksiz araştırma yükünden kurtarır.
Sitenin Karnesi: Kanıtlı Hesap Verme
"İyi yönettim" demek yerine kanıtlamak istiyorsanız SiteYönetim'in Karne özelliği bunun için tasarlanmıştır. Sistem tahsilat oranı, açık arıza sayısı, yasal uyum durumu ve bütçe gerçekleşmesi gibi parametreleri birleştirerek 100 üzerinden bir yönetim performans puanı üretir.
Devraldığınız günkü karne 54 puan gösterebilir. Altı ay sonra aynı karne 81'e çıkmışsa genel kurulda yan yana koyarsınız; kat maliklerinin tepkisi somut veriye dayalı bir tartışmaya dönüşür ve güveninizi pekiştirir. Önceki yöneticiden devraldığınız karmaşık tabloyu düzelttiğinizi sayı ile kanıtlamış olursunuz.
7 Rol Bazlı Portal: Herkes Kendi Kapısından Girer
SiteYönetim'de yönetici, sakin, mülk sahibi (malik), denetçi, esnaf ve diğer roller için ayrı arayüzler mevcuttur. Yeni yönetici için pratikte ne anlam ifade eder? Oltu'daki bir dairenin maliki başka bir şehirde yaşıyorsa borcunu ve ödemelerini kendi portalından görür; sizi aramak zorunda kalmaz. Denetçi kendi portalından hesapları inceler; her evrak sizden talep edilmez. Bu şeffaflık yapısı hem maliklerin güvenini artırır hem sizin yükünüzü hafifletir.
14 Gün Ücretsiz, Kredi Kartı Gerekmez
SiteYönetim bulut tabanlıdır; kurulum gerektirmez, tek bir apartmandan çok bloklu sitelere kadar ölçeklenir. 14 günlük ücretsiz deneme süresi kredi kartı bilgisi istemez; denemek için karar vermeniz gerekmez, görmek için yeterliye girin. Apartman yönetim programını inceleyin ve ilk haftadan itibaren devir-teslim karmaşasını geride bırakın.
Aidattan İhaleye: Günlük İşleri Sırtınızdan Alan Modüller
Yöneticinin ilk yılı kronolojik bir serüvendir: devir teslimden başlayıp ilk genel kurula, oradan aidat döngüsüne, ardından kış bakımına uzanır. SiteYönetim'in modülleri bu kronolojiye yerleştirilmiştir; özellik listesi gibi değil, ihtiyaç sırasına göre anlatıyoruz.
Para İşleri: İlk ay en çok zaman harcadığınız konu aidat takibidir. Online tahsilat ile kat malikleri dilediği kanaldan ödeme yapar; aidat takip programı gecikmeli ödemeleri otomatik olarak işaretler ve hatırlatma sürecini başlatır. Ortak giderlerin daire başına paylaştırılması, e-Fatura kesimi ve apartman muhasebe programı aracılığıyla yıl sonunda genel kurula sunulmak üzere hazır raporlar üretilir. Oltu'daki binalarda merkezi ısıtma sistemi varsa kalorimetre ya da sayaç okumaları döneme göre dairelere dağıtılır; kış faturasından kaynaklanan kavgalar bu şekilde kayıt altına alınmış gerçek verilerle çözülür.
Operasyon: Arıza ve bakım bildirimleri dijital kayıtta açılır; kim, ne zaman bildirdi, ne zaman çözüldü her zaman görünür olur. Duyurular SMS, push bildirim veya uygulama içi mesajla tüm sakinlere ulaşır. Ziyaretçi kaydı, otopark yönetimi, personel ve bordro takibi, sigorta belgeleri ve acil durum planlaması tek platformda birleşir. Sizi gecenin bir yarısı arayan teknik destek talepleri sabah iş emrine dönüşmüş olarak önünüzde bulunur.
Mahalle Pazaryeri ve İhale Portalı — Rakip Yazılımlarda Bulunmayan Özellikler: Oltu'daki tedarikçilerden kapalı zarf yerine şeffaf ve kayıtlı teklif toplarsınız. Örneğin çatı yalıtımı yenileme ihalesini İhale Portalı'na açar, en az üç farklı teklifin sisteme yüklenmesini bekler, karşılaştırmayı platformda yaparsınız ve genel kurula tüm süreci belgesiyle sunarsınız. "En ucuz olanla anlaştık" yerine "üç tekliften orta fiyatlı, en güvenilir firmayı seçtik ve işte belgesi" diyebilirsiniz. Site içi Mahalle Pazaryeri ise sakinlerin birbiriyle ticaret yapmasına, esnafın sakinlere ulaşmasına olanak tanır; bu özellik SiteYönetim'e özgüdür.
Yönetiminizin son gününde devir-teslim modülü devreye girer: tüm belgeler, sözleşmeler, borç-alacak tablosu ve karar defteri bir öğleden sonrasında eksiksiz teslim edilir. Kendinizin yaşadığı ilk hafta karmaşasını bir sonraki yöneticiye yaşatmamış olursunuz.
Oltu'nun Koşulları Yönetim Planınızı Nasıl Şekillendirir?
Oltu, Doğu Anadolu'nun sert karasal iklim kuşağında yer alır. Kış uzun, don şiddetli ve yakıt tüketimi yüksektir. Bu gerçek, yönetim planınızı doğrudan şekillendirir; görmezden gelinirse mali ve hukuki sürprizlerle karşılaşırsınız.
Yakıt Bütçesi ve Isıtma Kararları
Erzurum'da ısıtma sezonu Ekim'den Nisan'a kadar uzayabilir; bazı yıllarda Mayıs başına dek devam eder. Merkezi doğalgaz sistemi olan binalarda aylık yakıt faturası, aidat gelirini aşan dönemler yaşanabilir. Bu dengesizliği önlemek için iki yol vardır: yıllık tahmini yakıt tüketimine göre "kış aidatı" artışını genel kurulda onaylatmak ya da sene başında yeterli rezerv bırakacak işletme projesi yapmak. Her iki durumda da önceki yılların tüketim rakamları karar vermenizi kolaylaştırır; bu rakamlar genellikle eski yöneticinin devir dosyasında bulunmalıdır.
Tesisat ve Don Koruması
Donun en çok hasara yol açtığı noktalar çatı oluğu boruları, dış duvar hatları ve bodrum katı tesisatıdır. Yöneticinin sorumluluğu, bu noktaların kış öncesinde kontrol edilmesini sağlamaktır; sorumluluk ihmalden kaynaklanırsa KMK m.38 uyarınca yönetici vekil sıfatıyla tazminat yükümlüğüyle karşılaşabilir. Eylül ayının ikinci yarısından geç olmayın; kazan bakımı ve tesisat kontrolünü takvime kilitlenmiş görev olarak planlayın.
Kar ve Buz Sorumluluğu
Bina önü kaldırım ve otopark alanında biriken kar ve buz, kayma-düşme kazalarında hukuki sorumluluk doğurabilir. Hangi alanın belediyeye hangi alanın site yönetimine ait olduğunu yerel mevzuat belirler; net değilse Oltu Belediyesi ile yazışma yaparak sınırları netleştirin. Gider paylaşımı modülü, kışlık temizlik hizmetleri için ayrılan bütçeyi dairelere paylaştırmada tartışmasız kayıt sağlar.
Oltu ve Çevresinde Site Yönetimi: Komşu İlçeler
Oltu tek başına ele alındığında anlamlı bir yönetim ekosistemi oluşturur; ancak çevresindeki ilçelerle birlikte bakıldığında benzer dinamikler ve ortak çözümler göze çarpar. Erzurum geneli site yönetimi rehberinde ele alınan ana çerçeve, tüm ilçeler için geçerlidir; ilçe düzeyindeki farklılıklar ölçek ve bina dokusuyla ilgilidir.
Oltu'ya komşu ilçelerden Narman ve Olur, benzer kırsal dokuya sahiptir; az katlı, küçük apartman stoku ve gönüllü yönetim ağırlıklı yapı hâkimdir. Bu ilçelerde profesyonel şirket talep etmek yerine basit ve güvenilir araçlarla yönetim sürdürmek ekonomik açıdan en mantıklı seçenektir. Pazaryolu ve Senkaya da benzer ölçeklerde değerlendirilebilir; bina başına düşen daire sayısı azdır ve yöneticinin birçok işi kendisi yürütmesi beklenir.
Horasan ve Pasinler ise Erzurum-Kars karayolu güzergâhında yer alır ve ilçe merkezlerinde daha yoğun bir yapılaşma barındırır; buradaki binalarda asansör ve ortak alan olanağı biraz daha yaygındır. Ispir ve Hinis, Oltu'ya kuzey ve güney yönünden komşudur; iklim koşulları benzerdir, ısıtma bütçesi yönetimi aynı titizliği gerektirir. Askale, Cat, Karacoban, Karayazi, Koprukoy ve Palandoken ilçelerinde yönetim ihtiyaçları Oltu'yla örtüşmektedir; özellikle don riskinin yüksek olduğu dönemlerde tesisat ve ısıtma bakımı tüm ilçelerde önceliklidir. Aziziye ise Erzurum merkeze yakınlığıyla daha kentsel bir yapıya sahiptir ve profesyonel hizmet erişimi görece kolaydır.
SiteYönetim bulut tabanlı olduğundan Oltu'daki bir apartmanla Narman'daki bir bina ya da Horasan'daki bir site aynı panelden, herhangi bir kurulum gerektirmeden yönetilebilir. İlçe değişse de platform değişmez; tek oturum açma yeterlidir.
KVKK, İş Güvenliği ve Yöneticinin Yasal Sorumlulukları
Yöneticinin hukuki sorumluluğu yalnızca aidat toplamakla bitmez; veri koruma, iş güvenliği ve kişisel sorumluluk alanları da görev kapsamına girer. Bunları bilmek korkutucu değil, koruyucudur.
KVKK ve kamera kaydı: Binanın ortak alanlarına güvenlik kamerası yerleştirildiyse kat maliklerine ve sakinlere yazılı aydınlatma metni sunulması zorunludur. Kamera kayıtları üçüncü kişilerle paylaşılamaz; saklama süresine uyulmalıdır. İletişim listesi de kişisel veridir: telefon ve e-posta bilgileri yalnızca yönetim amaçlı kullanılır, pazarlama veya paylaşım için onay gerekmez, izinsiz kullanılamaz.
Çalışan istihdamı: Kapıcı, güvenlik görevlisi veya temizlik personeli çalıştırıyorsanız SGK bildirimi ve iş güvenliği yükümlülükleri doğar. Bu yükümlülüklerin güncel çerçevesi için mali müşavir teyidi şarttır; mevzuat sık güncellenir.
Yöneticinin vekil sorumluluğu: KMK m.38 uyarınca yönetici, yönetim planından doğan yükümlülüklerin ve kat maliklerinin ortak kararlarının ihmali hâlinde tazminat yükümlülüğüyle karşılaşabilir. Bu sorumluluk bireyseldir; "herkes biliyordu" gerekçesi sizi korumaz. KVKK ve yasal uyum modülü, aydınlatma metinlerini ve belge arşivini güncel tutarak denetim anında hazır bulundurur.
Sık Yapılan 7 Yeni Yönetici Hatası
Aşağıdaki hatalar Türkiye genelinde yeni yöneticilerin en sık yaşadıkları ve sonradan pişman oldukları durumlardır. Oltu özelinde birini ayrıca vurguladık.
- Kişisel hesapta site parası tutmak: Hem kat maliklerinin güvenini zedeler hem hesap verme aşamasında ciddi sorun yaratır. Site adına hesap ilk haftanın işidir.
- Elden nakit toplamak: Makbuz verilse bile elden tahsilat kayıt güvenilirliğini düşürür, kayıp ya da iddia durumunda ispat yükü yöneticiye kalır.
- Karar defterini işlememek: Her genel kurul ve yönetim kurulu kararı anında deftere geçirilmelidir; sonradan doldurulmuş defter tartışmaya açıktır.
- Gündemsiz genel kurul çağrısı: Çağrıda gündem belirtilmezse alınan kararlar iptal edilebilir; kat malikleri itiraz hakkını kullanabilir.
- İşletme projesi yapmamak: KMK m.37 bunu zorunlu kılar; taslaksız bütçeyle yönetilen sitede ailattan anlaşmazlık kaçınılmazdır.
- Gecikme tazminatını uygulamamak: Aidat borçlusu malike tazminat uygulamak bir seçenek değil, zamanında ödeyen maliklere karşı bir yükümlülüktür; uygulamayı ihmal etmek hak kaybına yol açar.
- Oltu'ya özgü: Kazan bakımını Kasım'a bırakmak: Erzurum'da ilk donlar Ekim başında gelebilir. Eylül'de bakımı ertelenmiş kazan, sezonun en soğuk gününde arızalanır; hem kat malikleri mağdur olur hem de acil servis ücretleri bütçeyi aşar. Bakım takvimini Eylül'e, en geç Ekim başına kilitleyin.
İlk 30 günün planı elinizde; mevzuat haritası çıkarıldı; Oltu'nun kış koşullarına özgü tuzaklar işaretlendi. Bundan sonraki adım sistemi kurmak. SiteYönetim'i 14 gün ücretsiz, kredi kartı girmeden deneyin — devir-teslim dosyanızı yükleyin, borçlu listesini çıkarın, ilk genel kurul çağrınızı hazırlayın. Denemek için karar vermeniz gerekmiyor. Site yönetim yazılımına göz atın ve ilk haftadan itibaren yükü hafifletin. Ek olarak, aidatı henüz belirlemediyseniz aidat hesaplama aracıyla gerçek gider verilerinizden başlayın.