Olur'de bir site ya da apartman yönetimini yeni devraldıysanız ilk 30 günde dört işi tamamlamanız gerekir: devir-teslim tutanağıyla defterleri almak, site adına banka hesabını düzene sokmak, aidat ile borç listesini çıkarmak ve yıllık işletme projesini taslaklamak. Erzurum genelinde aylık aidat ortalaması ₺400–₺1.400 aralığında seyrediyor; Olur'ün uzun ve sert kışları ise yakıt giderini bu aidatın belirleyici kalemi haline getiriyor. Bu rehberde ilk 30 günün adım adım planını, aidat belirleme ve tahsilat kurallarını, genel kurul sürecini ve resmi kayıt işlemlerini Olur koşullarına göre bulacaksınız. İşin tekrar eden kısmını nasıl otomatiğe bağlayacağınızı da göstereceğiz.
Olur'de Site Yöneticisi Oldunuz: Sizi Ne Bekliyor?
İlk 30 Gün: Olur'de Yeni Yöneticinin Adım Adım Yol Haritası
1. Hafta — Devir Teslim ve Envanter
İlk haftanın tek gündemde olması gereken işi devir-teslim tutanağı imzalamaktır. Önceki yöneticiden şunları yazılı olarak teslim alın: karar defteri, işletme defteri, banka ekstresi, kasa mevcudu ve kasa defteri, site adına imzalanmış sözleşmeler (temizlik, asansör bakım, sigorta, doğalgaz/yakıt), borç-alacak listesi, arıza ve bakım kayıtları. Bir kalemin eksik olduğunu tespit ettiğinizde tutanakta "teslim alınamadı" ibaresiyle kayıt altına alın; ilerideki ihtilafları engeller.2. Hafta — Mali Fotoğraf
Banka hesabı kendi adınıza değil, sitenin yönetimi adına açılmalıdır. Zaten açık bir hesap varsa imza yetkisini siz üzerinize alın. Bu haftanın ikinci önceliği aidat borçlusu listesini çıkarmak ve bekleyen faturaları sıralamaktır. Olur'de kış uzun geçtiği için yakıt veya doğalgaz faturalarına özellikle dikkat edin; ödenmemiş bir ısıtma borcu sizi ilk soğukta çok zor durumda bırakabilir.3. Hafta — İletişim ve Kayıt Düzeni
Kat maliklerinin güncel iletişim listesini oluşturun. Bu liste kişisel veri içerdiğinden KVKK kapsamındadır; yalnızca site yönetimi amacıyla kullanın, üçüncü taraflarla paylaşmayın. Duyuru kanalınızı belirleyin: kapı asma, grup mesajı ya da dijital bildirim sistemi. Arıza ve bakım taleplerine kayıt tutacağınız bir yöntem seçin. Site yönetim yazılımı kullanıyorsanız devir-teslim raporu, borçlu listesi ve arıza kaydı ilk gün hazır gelir; bu dört haftayı çok daha hızlı kapatırsınız.4. Hafta — Plan ve Bütçe Taslağı
KMK m.37 uyarınca yıllık işletme projesi hazırlamak yöneticinin yasal yükümlülüğüdür. Bu taslakta Erzurum iklimini göz önünde bulundurun: kazan veya kombi bakımını Eylül-Ekim ayında takvime alın; tesisat ve çatı kontrolünü kış öncesinde bitirin. Bütçeyi hesaplarken yakıt, ısıtma ve boru donmasını önleyici bakım kalemlerini gerçekçi biçimde büyütün; Olur'de bu kalemler çoğu zaman yönetimin en büyük gider grubudur.Olur'de Aidat Ne Kadar? Ortalama Aidat Aralığı ve Belirleme Yöntemi
Aidat Nasıl Toplanır, Ödemeyen Kat Malikine Ne Yapılır?
Kendiniz mi Yöneteceksiniz, Profesyonel Şirket mi? Olur İçin Karar Rehberi
| Bina Özellikleri | Önerilen Yol |
|---|---|
| 10 daire altı, asansör yok, kapıcı yok | Gönüllü yönetici + basit araç yeterli |
| 10–40 daire, asansör var, ortak hizmetler var | Gönüllü yönetici + yönetim yazılımı ideal |
| 40+ daire veya çok bloklu site | Profesyonel şirket ya da profesyonel + yazılım |
Site Banka Hesabı, Vergi Numarası ve Resmi Kayıtlar
İlk Genel Kurul: Çağrıdan Karar Defterine
Yönetimi Devralın, Gerisini AI'a Bırakın: SiteYönetim Yeni Yöneticinin İşini Nasıl Üstlenir?
Yönetimi devralın. Gerisini AI'a bırakın.Buraya kadar anlattığımız her konu — devir kaosu, aidat kovalamacası, genel kurul bürokrasisi, hukuki belirsizlik — aslında birkaç ortak kaynaktan besleniyor: bilgi eksikliği, zaman baskısı ve tekrar eden rutin işler. SiteYönetim bu üç sorunu tek bir platformda karşılamak için tasarlandı.
AI Operatör: Sizin Onayınızla Çalışır
AI Operatör'ü bir yönetim asistanı olarak düşünün; ancak hiçbir şeyi sizden habersiz yapmaz. Örneğin: "Şubat aidatlarını topla, geciken dairelere nazik bir hatırlatma gönder" yazıyorsunuz. AI Operatör borçlu listesini çıkarır, hatırlatma mesajlarını hazırlar ve sizin onayınıza sunar. Siz onay vermeden hiçbir mesaj iletilmez. Olur'ün uzun kışı düşünüldüğünde ikinci bir senaryo daha önemli hale geliyor: Kalorifer dairesi ya da tesisat arızası bildirildiğinde AI Operatör arıza kaydını açar, anlaşmalı tesisatçınıza iş emri taslağı hazırlar ve sizin onayınızla gönderir. Aralık ayı ortasında boru çatlağı ya da ısıtma arızasıyla uğraşırken bu sürecin yarısının zaten yapılmış olması ciddi bir rahatlama sağlar. Genel kurul sürecinde de AI Operatör devreye girer: 15 günlük çağrı süresini takip eder, çağrı metni ve gündem taslağını hazırlar, vekâlet takibini yönetir, kararların karar defterine işlenmesine yardımcı olur ve tüm bunları siz onaylamadan ileri taşımaz.AI Danışman: 10 Milyondan Fazla Emsal, Avukat Yerine Geçmez
"Aidatını sekiz aydır ödemeyen malikle nasıl baş ederim?" sorusunu sormak için avukat randevusu beklemeniz gerekmiyor. AI Danışman, ictihatpro.com altyapısındaki 10 milyondan fazla emsal karara dayanarak KMK çerçevesinde size somut bir yol haritası sunar: hangi aşamada ne yapılır, gecikme tazminatı nasıl hesaplanır, ihtar metni nasıl olmalı? Önemli bir dürüstlük notu: AI Danışman yol gösterir, bilgi sağlar. Dava aşamasına gelindiğinde ya da hukuki risk yüksek olduğunda bir avukata başvurmanız gerekir; danışman bu aşamada avukatın yerini tutamaz ve tutmayı iddia etmez.Sitenin Karnesi: Kanıtlı Hesap Verme
SiteYönetim, sitenizi 100 üzerinden değerlendiren bir yönetim performans puanı üretir. Bu karnenin üç temel bileşeni vardır: tahsilat oranı, açık arıza sayısı ve yasal uyum durumu. Yönetimi devraldığınız gün karne örneğin 52 çıkabilir. Altı ay sonra 78'e yükseldiyse bunu genel kurulda rakamlarla, grafiklerle gösterirsiniz. "İyi yönettim" demek yerine kanıtlarsınız.7 Rol Bazlı Portal: Herkese Kendi Kapısı
Platforma yönetici, sakin, mülk sahibi (malik), denetçi, esnaf ve diğer roller kendi özel portallarından giriş yapar. Olur veya Erzurum'un başka bir ilçesinde oturan bir malik, kendi borcunu ve ödeme geçmişini portalından görür; sizi araması gerekmez. Denetçi portalı ise genel kurulda "neden bu kadar harcandı?" sorularını azaltır çünkü tüm belgeler zaten orada şeffaf biçimde durur.14 Gün Ücretsiz Deneyin
Bulut tabanlı çalışır, kurulum gerektirmez. Tek daireli apartmandan büyük sitelere ölçeklenebilir. Apartman yönetim programını 14 gün ücretsiz, kredi kartı bilgisi girmeden deneyebilirsiniz; ücretlendirme yalnızca deneme bitiminde başlar.Aidattan İhaleye: Günlük İşleri Sırtınızdan Alan Modüller
Para İşleri
Online aidat tahsilatı ile otomatik borç takibi sayesinde her ay kimin ödemediğini kontrol etmek için ayrı çaba harcamanıza gerek kalmaz. Apartman muhasebe programı e-Fatura düzenler, gider paylaşımını hesaplar ve işletme defterini düzenli tutar. Olur'de merkezi ısıtma varsa sayaç veya kalorimetre okumaları dairelere otomatik olarak dağıtılır; kış sonunda "benim dairem neden bu kadar ödüyor" tartışması ortadan kalkar. Aidat takip programı bu sürecin omurgasını oluşturur.Operasyon
Arıza bildirim ve bakım takibi, duyuru ile SMS gönderimi, otopark ve ziyaretçi kaydı, personel ve tedarikçi yönetimi, sigorta belgesi arşivi tek ekrandan erişilebilir. Bir sakin kapıcıya arıza bildirdiğinde bu kayıt sisteme girer, iş emri oluşturulur ve kapatılana kadar takip edilir. Kışın yoğunlaşan arıza taleplerine hakim olmak için bu yapı özellikle değerli.Rakiplerde Olmayan: Mahalle Pazaryeri ve İhale Portalı
Bu iki modül rakip site yönetim yazılımlarında bulunmamaktadır. İhale Portalı sayesinde çatı yalıtımı, asansör bakım sözleşmesi ya da bahçe düzenleme gibi büyük işleri kapalı zarfla değil, şeffaf ve kayıtlı biçimde ihaleye çıkarırsınız. Olur'deki veya Erzurum'daki tedarikçilerden en az üç teklif alır, karşılaştırırsınız ve genel kurulda belgelenmiş bir karar sunarsınız. Mahalle Pazaryeri ise sakinlerin ve yerel esnafın site içinde hizmet tanıtımı yapmasına olanak tanır. Yönetimi bir sonraki kişiye devretme zamanı geldiğinde ise tüm kayıtlar, belgeler ve işletme geçmişi sistemde hazır durur. Devir-teslim bir öğleden sonrada tamamlanır — bu rehberin başında anlattığımız kaos tekrarlanmaz.Olur'ün Koşulları Yönetim Planınızı Nasıl Şekillendirir?
Yakıt Bütçesi ve Isıtma Kararı
Binanızda merkezi ısıtma varsa yakıt gideri tüm aidatın belirleyici kalemidir; bireysel ısıtmalı dairelerde bu gider aidattan ayrışır ama genel alan ısıtması (merdiven, kapıcı odası, sığınak) yine ortak bütçeden karşılanır. Yıllık işletme projesini hazırlarken Kasım-Nisan arasındaki altı aylık ısıtma sezonunu gerçekçi biçimde fiyatlandırın. Yakıt fiyatlarındaki dalgalanmayı karşılamak için işletme rezervi bulundurmak önerilir.Kar-Buz Sorumluluğu
Olur'de kaldırım ve bina girişlerindeki buz tutma hali fiilen her kış yaşanır. Ortak alanların (giriş, otopark, kaldırım payı) kardan temizlenmesi yöneticinin sorumluluk alanına girer. Bu işi yapacak personelin sözleşmesini ve iş güvenliği yükümlülüklerini kış öncesinde düzenleyin.Tesisat ve Çatı Güvenliği
Uzun donma dönemleri su borularının çatlaması riskini artırır. Bina yaşına göre tesisat yalıtım kontrolünü her yıl Ekim'de yaptırmak, olası bir hasarın ortak giderleri sarsmasını önler. Çatı izolasyonu da kış öncesinde kontrol edilmesi gereken kalemlerden biridir. Sayaç ve kalorimetre paylaşımı modülü, ısıtma dönemindeki gider dağılımını tartışmasız kayıt altına almanın en doğrudan yoludur.Olur ve Çevresinde Site Yönetimi: Komşu İlçelerle Küme Bakışı
KVKK, İş Güvenliği ve Yöneticinin Yasal Sorumlulukları
Sık Yapılan 7 Yeni Yönetici Hatası
- Sitenin parasını kişisel hesapta tutmak: Hem yasal açıdan hem hesap verilebilirlik açısından ciddi risk taşır; ileride yöneticilikten ayrılmanız da zorlaşır.
- Elden nakit toplamak: Makbuz kesilmeden alınan nakit, bir gün "ben ödemedim" diyecek bir malikin itirazını çürütmenizi engeller.
- Karar defterini işlememek veya geç işlemek: Karar defteri toplantı günü, katılımcıların imzasıyla tamamlanmalıdır; "sonra yazarım" diyenler çoğu zaman ayrıntıları unutur ya da imza toplamakta güçlük çeker.
- Gündemsiz genel kurul çağrısı yapmak: Gündem içermeyen bir çağrıyla alınan kararlar itiraz halinde geçersiz sayılabilir.
- İşletme projesi hazırlamamak: KMK m.37 bu yükümlülüğü açıkça düzenler; eksikliği denetçi itirazına ya da kat maliki şikâyetine zemin hazırlar.
- Gecikme tazminatını uygulamamak: Düzenli ödeyenlere karşı haksız bir tolerans yaratır; kuralı tutarlı uygulamak ödeme disiplinini güçlendirir.
- Kış bakımını Kasım'a bırakmak: Olur'de ısıtma sezonunun erken başladığı yıllar az değildir. Kazan-kombi bakımını Eylül'e, tesisat ve çatı kontrolünü en geç Ekim'e almak; ilk soğukta arıza sırasına girmemek demektir.
İlk Adımı Bugün Atın
Olur'de yönetimi devraldığınız ilk 30 günün planı elinizde; mevzuat haritanız, aidat belirleme yönteminiz ve sık yapılan hatalardan kaçınma rehberiniz hazır. Geriye kalan tek adım, tekrar eden işleri sisteme yüklemek.
SiteYönetim'i 14 gün ücretsiz deneyin — kredi kartı gerekmez, kurulum yoktur, tek apartmandan büyük sitelere ölçeklenir. Aidat kalemleri ve daire sayısına göre tahmini maliyet görmek için aidat hesaplama aracını da kullanabilirsiniz.