Tekman, Erzurum'da site & apartman yönetim sistemi

Tekman'de bir apartman ya da site yönetimini yeni devraldıysanız, ilk 30 günde dört işi bitirmeniz gerekir: devir-teslim tutanağıyla defterleri teslim almak, site adına banka hesabını düzene sokmak, aidat ve borç listesini çıkarmak, yıllık işletme projesini taslaklamak. Erzurum il genelinde aylık aidat ortalaması ₺400–₺1.400 aralığında seyrediyor; Tekman'ın uzun ve sert geçen kışları ise yakıt kalemini bütçenin merkezine koyuyor. Bu rehberde ilk 30 günün adım adım planını, aidat belirleme yöntemini, genel kurul sürecini ve resmi kayıt işlemlerini Tekman koşullarına göre bulacaksınız. İşin tekrar eden kısmını nasıl otomatiğe bağlayabileceğinizi de göstereceğiz.

Tekman'de Site Yöneticisi Oldunuz: Sizi Ne Bekliyor?

Site ya da apartman yöneticisi olduğunuz anda dört temel yükümlülük hukuki bir zorunluluk haline gelir: karar defteri ve işletme defteri tutmak, aidatları düzenli toplamak, ortak alanların bakımını sağlamak ve yıl sonunda genel kurula hesap vermek. Bunların tamamı Kat Mülkiyeti Kanunu'nun (KMK) 35. maddesinde yöneticinin asli görevleri olarak sayılmıştır.

Erzurum'un bir ilçesi olan Tekman'da konut dokusu ağırlıklı olarak küçük ve orta ölçekli apartmanlardan oluşmaktadır. Büyük ölçekli site komplekslerinden farklı olarak burada yönetim çoğunlukla gönüllü bir kat maliki tarafından yürütülür; profesyonel yönetim şirketi arzı sınırlıdır. Bu gerçek, işin ağırlığının doğrudan sizin omuzlarınıza bindiği anlamına gelir. Öte yandan yükümlülükler aynı; daire sayısı az olsa bile karar defteri tutmak, genel kurul yapmak ve aidat tahsilatını kayıt altına almak zorundasınız. Başlangıçta bu listeyi bunaltıcı bulmak son derece normaldir — önemli olan hangi sırayla ilerleyeceğinizi bilmektir.

İlk 30 Gün: Tekman'de Yeni Yöneticinin Adım Adım Yol Haritası

1. Hafta: Devir Teslim ve Envanter

İlk haftanın tek amacı, önceki yöneticiden eksiksiz belgeli bir devir almaktır. Elden geçirilmesi gereken belgeler şunlardır: karar defteri, işletme defteri, site adına açılmış banka hesabının ekstresi, kasadaki nakit varsa sayım tutanağı, yürürlükteki hizmet sözleşmeleri (temizlik, asansör bakımı, doğalgaz/kömür tedariki), borç-alacak listesi ve kat maliklerinin iletişim bilgileri. Tüm bu belgeler imzalı bir devir-teslim tutanağına bağlanmalıdır; tutanaksız devir, ileride doğacak anlaşmazlıklarda sizi savunmasız bırakır.

Tekman'ın Erzurum iline bağlı bir ilçe olduğunu hatırlatmak gerekir: herhangi bir resmi işlem için Erzurum merkezdeki kurumlara başvurmanız gerekebilir. Devir sürecini başlatmadan önce hangi kurumların ilçede, hangilerinin ilde bulunduğunu netleştirin.

2. Hafta: Mali Fotoğrafı Çekmek

Banka hesabını sitenin tüzel kişiliği adına düzenlemenin ilk adımı vergi numarası almaktır (bkz. H2-6). Hesabı kendi kişisel hesabınızla karıştırmayın; bu hem hukuki sorumluluk hem de güven açısından kritik bir sınırdır. İkinci iş, aidat borçlusu listesini çıkarmaktır: hangi daireler kaç aylık borçlu, gecikme tazminatı işletilmiş mi? Üçüncü iş, bekleyen faturaları sıralamaktır. Tekman'da kış uzun ve sert geçer; yakıt (doğalgaz, kömür veya merkezi sistem) faturaları genellikle birikmekte gecikmez. Bu kalemlerin listesi, ikinci haftanın sonunda elinizde olmalıdır.

3. Hafta: İletişim ve Kayıt Düzeni

Kat malikleri ve kiracıların güncel iletişim listesini hazırlayın. Bu liste kişisel veridir; KVKK kapsamında yalnızca yönetim amacıyla kullanılabilir, üçüncü kişilerle paylaşılamaz. Duyuru kanalınızı belirleyin: ortak alan panosu, toplu mesaj uygulaması ya da yazılım bildirimi — hangi kanalı seçerseniz seçin tutarlı biçimde kullanmak güven inşa eder. Arıza ve talepleri de bu haftadan itibaren kayıt altına alın; sözlü bildirim kabul etmemeye başlayın. Site yönetim yazılımı kullanıyorsanız arıza kaydı, duyuru ve iletişim listesi ilk gün hazır gelir; ilk ayı bu liste hazırlama stresinden kurtulmak için en verimli zaman dilimidir.

4. Hafta: Plan ve Bütçe Taslağı

KMK m.37, yöneticinin yıllık işletme projesi hazırlamasını zorunlu kılar. Bu proje; tahmini gider kalemlerini ve her dairenin bu giderlere katılım payını gösterir. Tekman koşullarında yakıt bütçesi bu projenin en belirleyici kalemidir: ısıtma sezonu Ekim'den Nisan'a kadar uzayabilir ve toplam yakıt maliyeti yıllık giderlerin büyük bölümünü oluşturabilir. Kazan ya da merkezi sistem bakımını Eylül-Ekim'de planlayın; kış ortasında bozulan ekipmanın hem maliyeti hem de bulunabilirliği çok daha sorunlu olur. Bakım takvimini de işletme projesine ekleyin.

Tekman'de Aidat Ne Kadar? Ortalama Aidat Aralığı ve Belirleme Yöntemi

Tekman'e özgü resmi bir aidat istatistiği bulunmamaktadır; ancak Erzurum il genelinde aylık ortalama aidat ₺400–₺1.400 aralığında seyretmektedir. Bu rakam il geneli bir ortalamadır: asansörlü, güvenlikli ve ortak alanları geniş sitelerde üst bandın üstüne çıkabilirken küçük ölçekli eski apartmanlarda alt bant geçerli olabilir. Tekman'da konut dokusu ağırlıklı olarak küçük ve orta büyüklükteki apartmanlardan oluştuğundan aidat rakamının bu aralığın alt-orta bandında şekillenme olasılığı yüksektir; ancak asıl belirleyici, binanın sahip olduğu donanım ve özellikle ısıtma sistemidir.

Aidatın nasıl belirleneceğini KMK m.20 düzenlemektedir: giderler arsa payına göre ya da yönetim planında öngörülen başka bir yöntemle dairelere dağıtılır. Süreç şöyle işler: yönetici yıllık gider tahminini hazırlar (işletme projesi), bu proje genel kurulda kat maliklerinin onayına sunulur ve onay sonrası aidat kesinleşir. Genel kurul kararı olmadan yöneticinin tek başına aidat belirlemesi ya da artırması mümkün değildir.

Tekman'ın Doğu Anadolu ikliminde yakıt gideri aidatın en büyük kalemi olma özelliği taşır. Merkezi ısıtma sistemine sahip binalarda kalorimetre ya da daire büyüklüğüne göre paylaştırma, tartışmaların önüne geçer. Gider kalemlerinizi girerek daire başına düşen aidatı hızlıca hesaplamak için aidat hesaplama aracını kullanabilirsiniz.

Aidat Nasıl Toplanır, Ödemeyen Kat Malikine Ne Yapılır?

Aidatı elden toplamak hem hukuki hem pratik açıdan sorunludur: belge üretmek güçleşir, kaybolma ve anlaşmazlık riski artar. Banka havalesi ya da online ödeme yöntemleri her zaman tercih edilmelidir. Tahsilat günü geçtikten sonra ödeme yapmayan kat maliklerine önce yazılı hatırlatma gönderilmesi, ardından gerekirse noter ihtarı çekilmesi standart yaklaşımdır.

KMK m.20 uyarınca geciken aidata aylık yüzde beşe kadar gecikme tazminatı uygulanabilir. Yazılı ihtara rağmen ödeme yapılmıyorsa icra takibi başlatılabilir; mahkeme yoluna gitmeden icra dairesi aracılığıyla hızlı sonuç almak mümkündür. Sürecin işler kalabilmesi için hatırlatmaların yazılı ve kayıtlı biçimde yapılması, tarih ve içeriklerin belgelenmesi şarttır. Aidat takip programı ile hatırlatmalar otomatik gider, her iletişim kayıt altında tutulur ve borç geçmişi icra sürecinde belge olarak kullanılabilir.

Kendiniz mi Yöneteceksiniz, Profesyonel Şirket mi? Tekman İçin Karar Rehberi

Profesyonel site yönetimi şirketlerinin varlığı büyükşehirlerde belirgin; ancak Erzurum ve ilçelerinde bu hizmet arzı oldukça sınırlıdır. Tekman gibi küçük ölçekli yerleşim noktalarında büyük olasılıkla uygun fiyat ve koşulda profesyonel firma bulmak güçleşecektir. Dolayısıyla daire sayısı az olan binalarda gönüllü yönetici modeli hem yaygın hem de ekonomik rasyonel bir seçimdir.

Tekman koşullarında en gerçekçi çözüm genellikle üçüncü bir yoldur: sizi kendiniz yönetin, ağır ve tekrarlayan işi yazılıma devredin. Nasıl yapılacağını ilerleyen bölümlerde ayrıntılı ele alacağız.

Site Banka Hesabı, Vergi Numarası ve Resmi Kayıtlar

Site parasını kişisel banka hesabınızda tutmak, hem hukuki sorumluluk hem de kat malikleri nezdinde ciddi güven riski doğurur. Site adına ayrı bir hesap açmak zorunludur; bunun için yönetim adına vergi numarası almanız gerekir.

Genel süreç şöyle işler: Erzurum Vergi Dairesi'ne başvurulur, başvuruda karar defteri fotokopisi, yöneticinin kimlik belgesi ve genel kurul kararının örneği istenir. Vergi numarası alındıktan sonra seçtiğiniz bankada site adına hesap açılabilir. Binanızda ücretli çalışan (kapıcı, güvenlik görevlisi vb.) istihdam ediyorsanız SGK yükümlülüğü de devreye girer; bu durumda bir mali müşavirle çalışmak sürecin doğru yürümesi açısından önerilir.

Belge listesi vergi dairelerinin uygulamasına göre küçük farklılıklar gösterebilir. Erzurum Vergi Dairesi'ni arayarak güncel listeyi önceden teyit etmeniz, gereksiz gidiş-gelişleri önler.

İlk Genel Kurul: Çağrıdan Karar Defterine

KMK m.29-32, genel kurulu yılda en az bir kez yapılması zorunlu bir toplantı olarak tanımlar. Çağrı, toplantı tarihinden en az 15 gün önce yazılı olarak yapılmalı; imzalı tebligat ya da taahhütlü mektup yöntemleri kullanılmalıdır. Gündem çağrıda açıkça belirtilmek zorundadır; gündemi olmayan çağrıya dayalı kararlar itirazla iptal edilebilir.

İlk toplantıda karar alınabilmesi için hem kat maliki sayısının hem de arsa payının salt çoğunluğunu (nisap) sağlamak gerekir. Bu nisap (toplantı yeter sayısı) sağlanamazsa ikinci toplantıda kararlar katılanların çoğunluğuyla alınabilir. Alınan kararlar karar defterine geçirilmeli ve toplantıya katılan malikler tarafından imzalanmalıdır. Üç yaygın hata: gündemin çağrıya eklenmemesi, nisabın hesaplanmaması ve kararların karar defterine gecikmeli işlenmesi. Bu üçünden kaçınmak, kararlarınızın hukuki geçerliliğini korur.

Çağrı metni, vekalet takibi ve dijital karar defteri yönetimi için genel kurul yazılımından yararlanabilirsiniz; 15 günlük çağrı kuralını sistem kendisi hatırlatır.

Yönetimi Devralın, Gerisini AI'a Bırakın: SiteYönetim Yeni Yöneticinin İşini Nasıl Üstlenir?

Yönetimi devralın. Gerisini AI'a bırakın.

Bu rehberde şimdiye kadar sıralanan dertlerin tamamı — devir kaosu, aidat kovalamacası, genel kurul bürokrasisi, hukuki belirsizlik — aynı noktada düğümleniyor: yöneticinin zamanı. SiteYönetim bu yükü üç somut araçla hafifletir.

AI Operatör

Tekman'da Şubat ayı aidatlarının tahsil dönemi geldi; beş daire henüz ödememiş. "Ödemeyen dairelere nazik hatırlatma gönder" yazıyorsunuz. AI Operatör borçlu listesini çıkarır, daire numarası ve gecikme süresine göre kişiselleştirilmiş hatırlatmaları hazırlar ve sizin onayınıza sunar; onay vermeden hiçbir mesaj gönderilmez. Hangi mesajın kimseye gittiğini her adımda siz denetlersiniz.

İkinci senaryo Tekman'ın uzun kış koşullarına özgüdür: ısıtma sezonunun ortasında kazan dairesinden arıza bildirimi geldi. "Arızayı kaydet, sözleşmeli tesisatçıya iş emri gönder" diyorsunuz. AI Operatör arıza kaydını açar, iş emri taslağını hazırlar ve sizin onayınızla gönderir. Tekman'da kış arızalarının en yoğun yaşandığı aralıkta bu hız farkı hem konfor hem de maliyet açısından kritik anlam taşır. Genel kurul çağrısı söz konusu olduğunda da aynı mantık işler: gündem taslağını oluşturur, çağrı metnini hazırlar, vekalet takibini başlatır — her adımda onayınızla.

AI Operatör'ün temel prensibi şudur: hazırlar, önerir, bekler. Eylem ancak sizin onayınızla gerçekleşir.

AI Danışman

"Aidatını sekiz aydır ödemeyen malike ne yapabilirim?" sorusunu AI Danışman'a yöneltin. Sistem, ictihatpro.com altyapısındaki 10 milyondan fazla emsal karara dayanarak KMK m.20 çerçevesinde adım adım yanıt üretir: gecikme tazminatı hesabı, ihtar yöntemi, icra takibi sürecinin özeti. Yanıtın sonunda her zaman şu şerh yer alır: "Bu bilgi yol göstericidir; dava aşamasına gelindiğinde avukatınızın değerlendirmesi gereklidir." Bu dürüstlük cümlesi bilinçli bir tercihtir — yapay güven vermez, gerçek sınırı açıkça çizer.

Tekman'da bağlayıcı bir hukuki soru doğduğunda Erzurum barosuna kayıtlı bir avukata danışmak her zaman geçerlidir; AI Danışman ise o görüşmeye hazırlıklı gitmenizi sağlar.

Sitenin Karnesi

SiteYönetim, yönettiğiniz sitenin performansını 100 üzerinden puanlar: tahsilat oranı, açık arıza sayısı, genel kurul uyumu, yasal defterlerin güncelliği gibi göstergeler tek bir karne ekranında görünür. Tekman'da yönetimi devraldığınız gün karne puanı 52 olabilir; altı ay sonra 78'e çıkmış olması, "iyi yönetiyorum" demekten çok daha ikna edici bir genel kurul sunumu sunar. Sayılar, sözün önüne geçer.

7 Rol Bazlı Portal

Yönetici, sakin, mülk sahibi (malik), denetçi, esnaf ve diğer roller sisteme kendi kapısından girer. Bu yapının Tekman için somut anlamı şudur: Erzurum merkezde ya da başka bir şehirde oturan bir malik, aylık aidat borcunu ve ödeme geçmişini kendi portalından görür — sizi aramak zorunda kalmaz. Denetçi portalı, tüm gelir-gider kayıtlarını bağımsız biçimde inceleme imkanı sunduğundan genel kurul öncesi şeffaflık itirazlarını ortadan kaldırır.

İlk Adım

14 gün ücretsiz, kredi kartı gerekmez, kurulum yoktur. Tek daireden AVM'ye uzanan ölçeğe uyum sağlayan bulut altyapısı, Tekman'daki küçük apartmanlar için de aynı kolaylıkla çalışır. Apartman yönetim programını şimdi deneyin ve ilk 30 günün en ağır kısmını sisteme devredin.

Aidattan İhaleye: Günlük İşleri Sırtınızdan Alan Modüller

SiteYönetim'in modülleri, yeni yöneticinin ilk yılını kronolojik olarak kaplayan bir iş listesi gibi düşünülebilir. Her modül soyut bir özellik değil; önceki bölümlerde sıralanan somut bir derdin çözümüdür.

• Para işleri: Online aidat tahsilatı ve otomatik borç takibi, apartman muhasebe programı ve e-Fatura entegrasyonu, gider paylaşımı ve sayaç okuma yönetimi, işletme defteri. Tekman'da merkezi ısıtma sistemine sahip bir binayı yönetiyorsanız kalorimetre ve sayaç paylaşım modülü, kış döneminde "benim faturam neden bu kadar?" sorularını tartışmasız biçimde kapatır. Gider döneme ait tüketimle eşleştirilir, dairelere otomatik dağıtılır. Aidat takip programı aynı zamanda geç ödeyenlere otomatik hatırlatma gönderir; tahsilat oranınız ilk aydan itibaren yükselmeye başlar.
• Operasyon: Arıza ve bakım talep yönetimi, teknik işletme kaydı, duyuru-SMS-push bildirimi, otopark ve ziyaretçi takibi, personel-bordro-tedarikçi yönetimi, sigorta ve belge arşivi. Kış mevsiminin Tekman'da uzun sürdüğünü düşündüğünüzde bakım taleplerinin yoğunlaşacağı Kasım–Mart döneminde arıza kayıtlarının dijital tutulması hem takibi hem de gerektiğinde sigortacıya belge sunmayı kolaylaştırır.
• Rakip yazılımlarda bulunmayanlar — Mahalle Pazaryeri ve İhale Portalı: Tekman'daki apartmanınızın çatı yalıtımını yaptırmak ya da asansör bakım sözleşmesini yenilemek istiyorsunuz. İhale Portalı sayesinde Erzurum'daki tedarikçilerden kapalı zarf yerine şeffaf ve kayıtlı teklif toplarsınız. Üç teklif karşılaştırmasını genel kurula belgeleyerek sunar, "en ucuzu aldık, neden bu firmayı seçtik" sorularına belgeyle yanıt verirsiniz. Mahalle Pazaryeri ise site sakinlerinin birbiriyle ya da yerel esnafla buluştuğu ticaret alanıdır — diğer yönetim yazılımlarında bu iki modül bulunmamaktadır.
• Raporlama ve devir-teslim: Sıra sizden sonraki yöneticiye geldiğinde, devir-teslim raporu tüm verilerle birlikte tek tıkla hazırlanır. Bir sonraki yönetici, siz devrettiğinizde haftalar değil bir öğleden sonra harcayarak işe başlayabilir — bu rehberin başında anlattığımız devir kaosunun tam tersi.

Tekman'ın Koşulları Yönetim Planınızı Nasıl Şekillendirir?

Doğu Anadolu'nun tipik kışını yaşayan Tekman'da iklim koşulları, yönetim planınızın birkaç kritik noktasını doğrudan belirler. Bu maddeleri görmezden gelmek, iyi niyetli bir yöneticinin yılın en kritik döneminde hazırlıksız yakalanması anlamına gelir.

Yakıt Bütçesi ve Isıtma Sistemi Kararı

Merkezi ısıtma sistemine sahip binalarda yakıt gideri aidatın en büyük kalemi olabilir ve sezon uzadıkça bütçe aşımı riski artar. Yıllık işletme projesini hazırlarken geçmiş yılların yakıt tüketimini referans alın; projeyi gerçekçi kış süresiyle (Ekim–Nisan) oluşturun. Bireysel ısıtmaya geçiş ya da sistemde iyileştirme yapılması söz konusuysa bu kararlar genel kurulda belirli nisaplarla alınabilir — mali müşavir ve mühendis desteği önerilir. Sayaç ve kalorimetre paylaşım modülü, merkezi ısıtma dönemindeki gider dağılımını tartışmasız biçimde kapatmanın en kısa yoludur.

Kar-Buz Sorumluluğu

Sitenin ya da apartmanın önündeki kaldırım, giriş yolu ve otopark bölgesi kar ve buz döneminde yönetici sorumluluğuna girer. Temizlenmemiş bir alanda meydana gelen kaza yaralanmaya yol açarsa hukuki sorumluluk yöneticiye yönelebilir. Kar temizleme organizasyonu, gerekirse dışarıdan hizmet alımı, tuzlama ve buz önleyici uygulama protokolünü sezon başında oluşturun.

Kış Öncesi Bakım Takvimi

Eylül-Ekim ayları, kış hazırlığının kritik penceresidir. Kazan ya da kombi bakımını bu dönemde yaptırmayan yöneticiler, Kasım'ın ilk soğuğunda servis kuyruğuna girip hem daha yüksek maliyet hem de mağdur sakinlerle yüzleşmek zorunda kalır. Bakım takvimini yıllık işletme projenize ekleyin; tesisatçı sözleşmesini önceden yapın. Çatı su yalıtımı kontrolü, dış cephe çatlak tespiti ve tesisat don koruması da aynı dönemde yaptırılması gereken işler arasındadır.

Kış-Yaz Aidat Farklılaştırması

Merkezi ısıtma sistemine sahip binalarda bazı yöneticiler genel kurul kararıyla kış dönemine (ısıtma sezonu) daha yüksek, yaz dönemine daha düşük aidat belirlemektedir. Bu uygulama yasal olmakla birlikte tüm dönemler için hesabın şeffaf tutulması ve genel kurul kararıyla onaylanması şartı aranır.

Tekman ve Çevresinde Site Yönetimi: Askale'den Pasinler'e

Tekman, Erzurum'un ilçeleri arasında konumlanır; çevresindeki Askale, Aziziye, Cat, Hinis, Horasan, Ispir, Karacoban, Karayazi, Koprukoy, Narman, Oltu, Olur, Palandoken, Pasinler ve Pazaryolu ilçelerinin tamamı benzer iklim koşullarını paylaşır. Bu kümedeki yönetim sorunları da büyük ölçüde örtüşür: uzun kış, yakıt gideri yönetimi, küçük ölçekli binalarda gönüllü yönetim modeli ve profesyonel firma arzının kısıtlılığı.

Küçük ölçekli ve kırsal dokuya sahip ilçelerde — Hinis, Karacoban, Karayazi, Cat gibi — az daireli apartmanlarda defter tutma ve aidat takibi öncelikli ihtiyaçlardır; karmaşık modüllere gerek olmayabilir. Buna karşın Palandoken ve Aziziye gibi Erzurum merkeze yakın, yoğun konut alanlarında çok katlı ve çok daireli yapılar öne çıkar; profesyonelleşme ihtiyacı ve modül derinliği artar. Horasan ve Pasinler gibi ilçelerde ise ulaşım ve lojistik kısıtlar nedeniyle uzaktan yönetim kolaylığı belirleyici bir avantaj haline gelir.

Bulut tabanlı yapısı sayesinde Tekman'daki apartmanınızı, Erzurum merkezden ya da başka bir ilçeden de aynı panelden, herhangi bir kurulum yapmadan yönetebilirsiniz. İhale sürecinde Oltu'dan ya da Narman'dan gelen teklifi de aynı sistem üzerinden değerlendirip karşılaştırabilirsiniz. Erzurum geneli site yönetimi rehberine de göz atarak il düzeyindeki bağlamı tamamlayabilirsiniz.

KVKK, İş Güvenliği ve Yöneticinin Yasal Sorumlulukları

Yönetici olarak karşılaşacağınız bazı yasal yükümlülükler KMK'nın dışından kaynaklanır; bunları bilmek, "bilirdim ama farkında değildim" savunmasından korur.

KVKK: Binanızda kamera sistemi varsa girişte açık ve anlaşılır bir aydınlatma metni asılmak zorundadır. Kat malikleri iletişim listesi kişisel veridir; yalnızca yönetim amacıyla kullanılabilir, üçüncü kişilerle paylaşılamaz ve gereksiz yere saklanamaz. Bu kurala uymak aynı zamanda sakinlerinizin size duyduğu güveni de pekiştirir.

Çalışan istihdamı: Binanızda ücretli kapıcı, güvenlik görevlisi ya da temizlik personeli çalışıyorsa SGK bildirimleri yapılmak ve iş güvenliği yükümlülükleri yerine getirilmek zorundadır. SGK ve iş güvenliği mevzuatı değişkendir; güncel uygulamayı bir mali müşavirle teyit etmeniz önerilir.

Yöneticinin vekil sorumluluğu: KMK m.38 uyarınca yönetici, kat maliklerini temsil eden vekil sıfatıyla görev yapar. Bu sıfat beraberinde hesap verme sorumluluğunu, defterleri doğru tutma yükümlülüğünü ve site parasını özenle yönetme borcunu getirir. Yasal uyum modülü, aydınlatma metinlerini ve belge arşivini düzenli tutar; denetimde ya da anlaşmazlıkta "nerede bu belge?" sorusunun yanıtı her zaman hazırdır.

Sık Yapılan 7 Yeni Yönetici Hatası

Bu listedeki her madde, yaygın bir yöneticinin gerçek hayatta defalarca yaptığı ya da gördüğü hatadan derlenmektedir. Hiçbirinde yargılama yok; yalnızca "öğrendim" değil "başlamadan önce öğrendim" kolaylığı var.

1. Kişisel hesapta site parası tutmak: Hem hukuki sorumluluk hem güven açısından en büyük risktir. Site adına ayrı hesap açmak, bir sonraki yöneticinin işini de kolaylaştırır.
2. Elden para toplamak: Belgesiz tahsilat, ileride sayısız anlaşmazlığın kaynağı olur. Banka ya da online ödeme yöntemlerinde ısrar edin.
3. Karar defterini işlememek: Her önemli karar, tarih ve imzayla karar defterine geçirilmelidir. Deftersiz yönetim hukuken savunmasızdır.
4. Gündemsiz genel kurul çağrısı: Gündem belirtilmeden yapılan çağrıya dayalı kararlar itirazla geçersiz kılınabilir.
5. İşletme projesi hazırlamamak: KMK m.37 bunu zorunlu kılar. Proje olmadan aidat artışı ya da büyük harcama kararı almak hukuki zemin kaybettirir.
6. Gecikme tazminatını uygulamamak: Geç ödeyen malike tolerans göstermek, düzenli ödeyen malike haksızlıktır. KMK m.20'deki gecikme tazminatını işletmek hem yasal hem de adil bir uygulamadır.
7. Kış bakımını Kasım'a bırakmak: Tekman'da ısıtma sezonunun en kritik hatası budur. Eylül-Ekim'de kazan ve tesisat bakımını yaptırmayan yönetici, Kasım'ın ilk soğuğunda servis kuyruğunda ve sakinlerin şikayetleri arasında bulur kendini. Çatı su yalıtımı ve tesisat don koruması da aynı pencerede tamamlanmalıdır.