Tepebaşı, Eskişehir'de site & apartman yönetim sistemi

Tepebasi'de bir site ya da apartman yönetimini yeni devraldıysanız ilk 30 günde dört işi bitirmeniz gerekir: devir-teslim tutanağıyla defterleri almak, site adına banka hesabını düzene sokmak, aidat ve borç listesini çıkarmak, yıllık işletme projesini taslaklamak. Eskişehir genelinde aylık aidat ₺400–₺1.400 aralığında seyrediyor; karasal iklimin getirdiği uzun ısıtma sezonu bu aralığın nereye oturacağını büyük ölçüde belirliyor. Bu rehberde ilk 30 günün planını, aidat belirleme ve tahsilat kurallarını, genel kurul sürecini ve resmi kayıt işlemlerini Tepebasi koşullarına göre bulacaksınız. İşin tekrar eden kısmını nasıl otomatiğe bağlayabileceğinizi de göstereceğiz.

Tepebasi'de Site Yöneticisi Oldunuz: Sizi Ne Bekliyor?

Yöneticilik görevi, kağıt üzerinde basit görünür; pratikte ise birbirini izleyen yükümlülükler zinciridir. Kat Mülkiyeti Kanunu m.35 yöneticinin dört temel görevini açıkça tanımlar: karar ve işletme defterlerini tutmak, aidatları zamanında toplamak, ortak alanların bakım ve onarımını sağlamak, yılda en az bir kez genel kurula hesap vermek. Bu dört yükümlülük hem hukuki zorunluluk hem de komşuluk ilişkisini sağlıklı tutmanın zeminini oluşturur.

Tepebasi, Eskişehir'in merkezi ilçelerinden biri olarak hem yeni yapı sitelerini hem de eski apartman stoğunu barındırır. Bu yapı çeşitliliği, yöneticilik görevini tek tip bir tarife içine sıkıştırmaz: büyük bir kapalı sitenin yöneticisi ile beş daireli küçük bir apartmanın yöneticisi aynı kanuni yükümlülükleri taşısa da günlük iş yükü, bütçe büyüklüğü ve organizasyon karmaşıklığı birbirinden önemli ölçüde ayrışır. Eskişehir genelinde binlerce apartman ve site aynı süreci her yıl yaşıyor; yani karşılaştığınız soruların neredeyse tamamının yanıtı daha önce test edilmiş, belirli yolları olan bir alandadasınız.

İyi haber şu: süreci baştan doğru kurarsanız birinci yılın sonunda rutin haline gelen, yönetilebilir bir düzen elde edersiniz. Kötü haber: başlangıçtaki atlanan her adım ileride ikiye katlanarak geri gelir. Bu yüzden ilk 30 gün belirleyicidir.

İlk 30 Gün: Tepebasi'de Yeni Yöneticinin Adım Adım Yol Haritası

İlk ay, sonraki tüm yılın kalitesini belirler. Aşağıdaki dört haftalık plan, hem hukuki zorunlulukları hem de Tepebasi ve Eskişehir genelindeki pratik gerçekleri gözetecek biçimde kurgulanmıştır.

1. Hafta — Devir Teslim ve Envanter

Eski yöneticiden şu belgeleri imzalı tutanakla teslim alın: karar defteri, işletme defteri, banka hesap dökümü ve bakiye onayı, kasa mevcudu, tüm sözleşmeler (temizlik, asansör, güvenlik, doğalgaz, elektrik), borç ve alacak listesi, tedarikçi iletişim bilgileri. Devir-teslim tutanağı imzasız bırakılırsa ileride ortaya çıkacak eksik ya da zarar iddialarında hukuki konumunuz belirsizleşir. Anahtarları, mühürlü kasayı ve banka kartını da bu aşamada alın.

Eğer eski yönetici bazı belgeleri eksik teslim ediyorsa ya da tutanak imzalamaktan kaçınıyorsa durumu yazılı olarak belgeleyin ve kat maliklerine bilgi verin. Eksik belgeler için noter kanalıyla resmi talep, gerekirse mahkeme yolunu açık tutar.

2. Hafta — Mali Fotoğraf

Banka hesabını site adına veya yönetim adına düzenleyin; kişisel hesabınıza site parasını asla karıştırmayın. Teslim aldığınız borçlu listesini güncel banka ekstresine göre doğrulayın; farklar varsa not edin. Eskişehir'de karasal iklim nedeniyle 5-6 aylık ısıtma sezonu, yakıt ya da doğalgaz faturalarını yılın en ağır gider kalemi haline getirir. Bu nedenle bekleyen enerji ve bakım faturalarını önce tespit edin; ne kadar nakit rezerv gerektiğini bu tabloya göre belirleyin.

Ayrıca aidat tahsilat tablonuzu çıkarın: hangi daireler hangi ayları ödemiş, kimde ne kadar birikmiş borç var. Bu liste olmadan adil ve tutarlı bir tahsilat süreci yürütemezsiniz.

3. Hafta — İletişim ve Kayıt Düzeni

Kat maliklerinin ve kiracıların iletişim listesini güncelleyin. Bu liste kişisel veri niteliği taşır; KVKK kapsamında yalnızca yönetim amacıyla kullanılabilir, üçüncü kişilerle paylaşılamaz. Apartman için bir duyuru kanalı belirleyin: ortak e-posta listesi, mesajlaşma grubu ya da fiziksel ilan panosu. Arıza ve talepleri kayıt altına alacağınız bir yönteme karar verin; sözlü talepleri not etmek yeterli değildir, ileride "bunu söyledim, halletmedin" tartışmalarından sizi koruyan tek şey yazılı kayıttır. Site yönetim yazılımı kullanıyorsanız devir-teslim raporu, borçlu listesi ve arıza kaydı modülleri bu üçüncü haftanın büyük bölümünü tek panelde çözüme kavuşturur.

4. Hafta — Plan ve Bütçe Taslağı

KMK m.37 uyarınca yönetici, yılın başında ya da görev devralışında bir yıllık işletme projesi hazırlamakla yükümlüdür. Bu taslak; beklenen gider kalemlerini (temizlik, asansör bakımı, ortak alan elektriği, yakıt, sigorta, acil onarım fonu), bu giderlerin dairelere nasıl paylaştırılacağını ve aylık aidat miktarını içermelidir. Tepebasi'nin Eskişehir karasalında kazan ya da kombi bakımı Eylül-Ekim aylarında yapılmazsa ilk soğukta arıza kuyruğu oluşur; bu bakım maliyetini ve olası acil onarım fonunu bütçenize ekleyin. Çatı, su yalıtımı ve dış cephe kontrolünü de kış öncesine planlayın.

Tepebasi'de Aidat Ne Kadar? Ortalama Aidat Aralığı ve Belirleme Yöntemi

Tepebasi için kamuya açık ayrı bir aidat istatistiği bulunmadığından Eskişehir geneli ortalamalar esas alınmalıdır: aylık aidat ₺400–₺1.400 aralığında seyrediyor. Bu aralığın alt bandında asansörsüz, güvenliksiz küçük apartmanlar, üst bandında ve üzerinde ise güvenlik personeli, asansör, ortak ısıtma sistemi, spor salonu veya havuz gibi olanakları bulunan büyük siteler yer alır. Tepebasi'nin merkezi konumu ve nispeten yeni yapı stoğu, orta-üst banda daha yakın bir tablo ortaya koyabilir; ancak eski apartmanlarda alt bant da gerçekçidir.

Aidat miktarı öznel bir karar değil, yasal bir hesaplamadır. KMK m.20'ye göre ortak giderler ya arsa payı oranında ya da eşit paylaşım yöntemiyle dairelere bölünür; hangi yöntemin uygulanacağı yönetim planında yazar. Yönetim planı sessizse genel kurul kararıyla belirlenir. Gider kalemleri yıllık işletme projesine yazılır, genel kurulda oylanır ve benimsenen toplam tutar daire sayısına bölünür.

Eskişehir'de karasal iklim, yakıt ve doğalgaz kalemini aidatın en ağır belirleyicisi yapar. Merkezi ısıtma sistemi olan yapılarda kış aylarında daire başına düşen yakıt bedeli, diğer tüm ortak giderlerin toplamını geçebilir. Bu yüzden aidat taslağı hazırlarken en az iki yıllık enerji faturasına bakın; anlık kota yerine gerçekçi ortalamayla çalışın. Sitenizin gider kalemlerini girerek daire başı aylık aidatı hesaplamak için aidat hesaplama aracını kullanabilirsiniz.

Aidat Nasıl Toplanır, Ödemeyen Kat Malikine Ne Yapılır?

Aidat tahsilatının en sağlıklı yolu banka transferidir; elden para toplamak hem kayıt karışıklığına hem de güven sorunlarına kapı aralar. Her daire için aynı IBAN'ı kullanın ve açıklama alanına "Daire No / Ay" formatını zorunlu kılın; böylece ekstreniz doğal bir tahsilat raporuna dönüşür.

Ödeme yapılmayan aylarda uygulanacak yol KMK m.20'de bellidir: her geç kalan ay için aylık yüzde beşe kadar gecikme tazminatı talep edilebilir. Uygulamada önce kısa ve nazik bir yazılı hatırlatma, ardından tazminatı içeren resmi ihtarname, karşılıksız kalırsa noter kanalıyla ödeme emri ve nihayetinde icra takibi gündeme gelir. Süreci bu sırayla ve belgelenerek yürütmek hem hukuki açıdan sağlam bir zemin sunar hem de çoğu durumda icra aşamasına gelmeden çözüme ulaştırır.

Sık yapılan hata, gecikme tazminatını uygulamaktan çekinmektir. Bu çekingenlik düzenli ödeyen komşuları cezalandırır; eşitsiz bir yük dağılımına yol açar. Aidat takip programı ile hatırlatmalar otomatikleşir, gecikme hesaplamaları elle yapılmaz ve tahsilat tablosu her an güncel kalır.

Kendiniz mi Yöneteceksiniz, Profesyonel Şirket mi? Tepebasi İçin Karar Rehberi

Tepebasi ve Eskişehir genelinde profesyonel site yönetim şirketlerinin varlığı büyükşehirlerle kıyaslandığında daha sınırlıdır. Metropol merkezlerinde onlarca firma arasından seçim yaparken burada mevcut şirket sayısı ve referans havuzu daha dardır. Bu gerçek, seçeneğin doğru biçimde değerlendirilmesini gerektirir.

Büyük ve karmaşık yapılarda profesyonel şirket gerçek bir kolaylık sağlar. Ancak orta ölçekli yapılarda — Eskişehir genelinde bu durum oldukça yaygındır — üçüncü bir yol daha mantıklı olabilir: kendiniz yönetin, ağır ve tekrar eden işi yazılıma devredin. Bu kombinasyonun nasıl çalıştığını ilerleyen bölümlerde göreceksiniz.

Site Banka Hesabı, Vergi Numarası ve Resmi Kayıtlar

Site yönetiminin kendi banka hesabı olmadan yürütülmesi hem hukuken zayıf bir zemin oluşturur hem de ilerleyen dönemlerde muhasebe sorunlarına kapı aralar. Hesap açmak için önce vergi dairesinden yönetim adına potansiyel vergi numarası alınması gerekir. Genel gereksinim şunlardır: kat malikleri kurulunun yönetici atama kararının imzalı örneği (karar defterinden), yöneticinin kimlik belgesi fotokopisi ve beyan formu. Belge listesi vergi dairelerine göre küçük farklılıklar gösterebilir; işlem öncesinde Eskişehir Vergi Dairesi Müdürlüğü'nü telefonla arayıp güncel listeyi teyit edin.

Vergi numarasını aldıktan sonra herhangi bir bankada site adına vadesiz hesap açabilirsiniz. Bu hesabı yalnızca site gelirleri ve giderleri için kullanın; kişisel harcamalarla asla karıştırmayın. Kişisel hesapta site parası tutmak hem sizi hukuki açıdan zora sokar hem de kat maliklerinin güvenini zedeler.

Kapıcı, temizlik görevlisi ya da güvenlik personeli çalıştırıyorsanız SGK kaydı ve aylık prim bildirimi zorunlu hale gelir. İş güvenliği yükümlülükleri de bu aşamada devreye girer. Vergi ve SGK uygulamalarında güncel yükümlülükleri bir mali müşavirden teyit etmenizi öneririz; bu alandaki düzenlemeler zaman içinde değişebilir.

İlk Genel Kurul: Çağrıdan Karar Defterine

KMK m.29-32 genel kurulun nasıl yapılacağını adım adım tanımlar. Yılda en az bir kez olağan toplantı zorunludur. Çağrı, toplantı tarihinden en az 15 gün önce taahhütlü mektupla ya da imza karşılığı tebliğ edilerek yapılmalı; gündem bu çağrıda açıkça belirtilmelidir. Gündemsiz yapılan çağrıya dayanan kararlar, ileride itiraz konusu haline gelebilir.

İlk toplantıda karar almak için hem kat malikleri sayısı hem de arsa payı itibarıyla salt çoğunluk aranır; bu iki eşiği birlikte sağlamak her zaman kolay olmaz. İkinci toplantı ise katılan kat maliklerinin çoğunluğuyla toplanabilir. Toplantıda alınan kararlar aynı gün karar defterine geçirilmeli ve toplantıya katılan kat maliklerince imzalanmalıdır; imzasız karar defteri geçerliliği tartışmalı bir belgeye dönüşür.

Sık yapılan üç hata özellikle dikkat gerektirir: çağrıda gündemin yer almaması, nisap (toplantı yeter sayısı) sağlanamadan oylama yapılması ve kararların toplantı sonrası günlerce karar defterine geçirilmemesi. Bu üçünü önlemenin en pratik yolu süreci belgelemek ve hatırlatmaları görev listesine eklemektir. Çağrı metni, vekâlet takibi ve dijital karar defteri için genel kurul yazılımı bu sürecin tamamını tek noktadan yönetmenizi sağlar.

Yönetimi Devralın, Gerisini AI'a Bırakın: SiteYönetim Yeni Yöneticinin İşini Nasıl Üstlenir?

Yönetimi devralın. Gerisini AI'a bırakın.

Bu makalenin önceki bölümlerinde biriken dertler bellidir: devir kaosu, aidat kovalamaca, genel kurul bürokrasisi ve hukuki belirsizlik. SiteYönetim bu dört derdin her birine somut bir cevapla karşılık verir. Ürün tanıtımı değil, kestirme yol haritası olarak okuyun.

AI Operatör: Siz Karar Verin, AI Uygulasın

Senaryo birinci: Şubat aidatlarını henüz ödemeyen yedi dairenin olduğunu öğrendiniz. "Bu ay geciken dairelere nazik bir ödeme hatırlatması gönder" yazıyorsunuz. AI Operatör borçlu listesini çıkarır, kişiselleştirilmiş hatırlatma mesajlarını hazırlar ve sizin onayınıza sunar. Onay vermeden hiçbir mesaj gönderilmez. Onaylarsanız sistem gönderir; onaylamazsanız taslakta kalır. Kontrol her zaman sizdedir.

Senaryo ikinci, Tepebasi'ye özgü: Kasım ayında kazan dairesi arızalandı ve birden fazla daireden aynı şikayet geldi. "Kazan arızasını kayıt altına al, sözleşmeli tesisatçıya iş emri hazırla" komutunu veriyorsunuz. AI Operatör arıza kaydını açar, iş emri taslağını hazırlar, sizin onayınızla servise iletir. Eskişehir kışında bu çeviklik, saatlerce telefon trafiğinin önüne geçer.

Senaryo üçüncü: Genel kurulun üç ay sonra yapılması gerekiyor. Sistem 15 günlük yasal çağrı süresini geri sayar, çağrı metnini hazırlar, gündem taslağını sunar, vekâlet formlarını takip eder ve dijital karar defterine toplantı kararlarını geçirmenizi sağlar. 15 gün önceden çağrı kuralını unuttuğunuz için kararların iptal edilebilir hale gelmesi riskini otomatik hatırlatma ortadan kaldırır.

AI Danışman: 10 Milyonun Üzerinde Emsal, Tek Ekranda

"Aidatını sekiz aydır ödemeyen malike karşı ne yapabilirim?" sorusunu AI Danışman'a yönelttiğinizde; ictihatpro.com altyapısındaki 10 milyonun üzerinde emsal karara dayanarak KMK m.20 çerçevesinde yanıt alırsınız: gecikme tazminatı oranı, ihtar aşaması, icra yolu ve ihtiyati tedbir seçeneği. Yanıt yol gösterir; ancak dava aşamasına gelindiğinde avukatınızın yerini tutmaz. Bu dürüstlük cümlesi bilinçlidir: güven inşa eder ve gerçek değeri netleştirir.

Sitenin Karnesi: "İyi Yönettim" Yerine Kanıtlayın

SiteYönetim, sitenize 100 üzerinden bir yönetim performans puanı biçer: tahsilat oranı, açık arıza sayısı, genel kurul uyumu, yasal belge tamamlanma durumu bu puanın bileşenleridir. Tepebasi'deki bir sitede yönetimi devraldığınız günkü karne 54 ise, altı ay sonra 81'e çıkardığınızda genel kurulda bunu belgeleyerek gösterirsiniz. "İyi yönettim" iddiası yerine somut ölçüm, kat malikleriyle güven ilişkisini hızla güçlendirir.

7 Rol Bazlı Portal: Herkes Kendi Kapısından Girer

Yönetici, sakin, mülk sahibi (malik), denetçi, esnaf ve diğer rollerin her biri platforma kendi kapısından girer; yalnızca kendileriyle ilgili veriyi görür. Yeni yöneticinin çözülmesi gereken pratik dertlerle doğrudan bağlantılıdır: malik başka bir şehirde yaşıyorsa borcunu ve duyuruları kendi portalından görür, sizi aramaz. Denetçi bağımsız erişimi sayesinde hesapları incelediğinde şeffaflık tartışmaları başlamadan kapanır.

14 Gün Ücretsiz, Kurulum Yok

Bulut tabanlı çalıştığından kurulum gerekmez; tek bir apartmandan çok bloklu büyük sitelere kadar ölçeklenir. 14 gün ücretsiz, kredi kartı bilgisi girmeden deneyebilirsiniz. Ayrıntılar için apartman yönetim programı sayfasına bakabilirsiniz.

Aidattan İhaleye: Günlük İşleri Sırtınızdan Alan Modüller

Bir yöneticinin ilk yılını düşündüğünüzde iş akışı birkaç ana kümeye ayrılır. Her kümenin içindeki modüller bu akışı destekler; ama asıl değerleri tek tek işlev sağlamak değil, birbirini besleyerek kümülatif zaman tasarrufu yaratmalarıdır.

• Para işleri: Online aidat tahsilatı ve borç takibi, muhasebe ve e-Fatura, gider paylaşımı ve sayaç okuma, işletme defteri. Merkezi ısıtma sistemi olan Eskişehir binalarında kalorimetre ve sayaç değerlerini sisteme girdikten sonra daire paylaşımı tek işlemde hesaplanır; kış faturası tartışmaları sona erer. Apartman muhasebe programı e-Fatura uyumlu çalışır; muhasebe ile tahsilat aynı ekranda izlenir.
• Operasyon: Arıza ve bakım takibi, teknik işletme çizelgesi, duyuru ve bildirim sistemi (SMS, push, e-posta), otopark ve ziyaretçi yönetimi, personel ve tedarikçi kayıtları, sosyal tesis rezervasyonu, sigorta ve acil durum belge arşivi.
• Raporlama ve denetim: Dönemsel mali raporlar, denetçi erişimi, devir-teslim raporu. "Sıra sizden sonraki yöneticiye geldiğinde" devir süreci bir öğleden sonraya sığar; birinci haftada yaşadığınız devir kaosunu bir sonraki yöneticiye yaşatmazsınız.

Bu modüller arasında Mahalle Pazaryeri ve İhale Portalı ayrıca öne çıkar; çünkü rakip yönetim yazılımlarında benzeri bulunmaz. Tepebasi'deki tedarikçilerden çatı yalıtımı ya da asansör bakımı için teklif toplamak istediğinizde kapalı zarf yerine İhale Portalı üzerinden şeffaf, kayıtlı teklifler alırsınız: üç farklı firmanın teklifini yan yana görerek kararınızı verirsiniz, genel kurulda belgeleyerek sunarsınız. Site içi Pazaryeri ise sakin ve mal sahiplerinin birbiriyle hizmet veya ürün alışverişi yapabileceği bir kanal sunar. Bu iki özellik mevcut yönetim yazılımlarında standart olarak yer almaz.

Aidat takip programı da bu bölümün para işleri kümesinde doğal konumunu bulur: gecikme hesaplaması, hatırlatma gönderimi ve tahsilat raporu aynı akış içinde çalışır.

Tepebasi'nin Koşulları Yönetim Planınızı Nasıl Şekillendirir?

Tepebasi'nin İç Anadolu karasalında konumlanması, yönetim planını birkaç somut noktada farklılaştırır. Yılda 5-6 ay süren ısıtma sezonu, yakıt ve doğalgaz giderini bütçenin belirleyici kalemi haline getirir. Bu durum hem aidat hesabını hem de bakım takvimini doğrudan etkiler.

Yakıt Bütçesi ve Isıtma Sistemi Kararı

Merkezi ısıtma sistemi olan binalarda aylık yakıt faturası, diğer tüm ortak giderleri aşabilir. Bu nedenle işletme projesini hazırlarken en az iki yıllık gerçekleşen yakıt tüketimine bakın; öngörülen fiyat artışları için yüzde on ile yüzde on beş arasında tampon ekleyin. Bireysel ısıtmalı binalarda yakıt gideri doğrudan aidatı etkilemez; ancak dış cephe yalıtım kalitesi tüm kat maliklerinin faturasını şekillendirir. Bu konuda alınacak bir kararın nisabı ve maliyeti genel kurulda netleştirilmelidir. Gider paylaşımı ve sayaç okuma modülü, kalorimetre dönemini belge üretecek biçimde kapatmanın en kestirme yoludur.

Kar ve Buz Sorumluluğu

Sert geçen Eskişehir kışlarında apartman girişi, otopark ve kaldırım bölümleri kar ve buz nedeniyle düşme riskine açık hale gelir. Bu alanlarda kaza yaşanması durumunda yönetici vekil sıfatıyla KMK m.38 kapsamında sorumluluk taşıyabilir. Bakım takvimini hazırlarken kar küreme ve tuzlama sorumluluğunu (yönetici, kapıcı veya hizmet şirketi) açıkça belgeleyin; yaptırılan işlemleri tarihli kayıt altına alın.

Yaz-Kış Aidat Farklılaştırması

Merkezi ısıtmalı yapılarda kış dönemi giderleri ile yaz dönemi giderleri arasında ciddi fark oluşur. Bazı yönetimler bu dengesizliği gidermek için yaz-kış farklı aidat uygular ya da yıllık tutarı 12'ye eşit bölerek yakıt farklılığını iç rezervden karşılar. Hangi yöntemi benimseyeceğinizi genel kurulda onaylatın ve işletme projesine yansıtın.

Tepebasi ve Çevresinde Site Yönetimi: Komşu İlçeler

Tepebasi, Eskişehir'in kentsel dokusunun yoğunlaştığı merkezi ilçelerden biridir. Komşu ilçelerdeki tablo farklı ölçek ve sorunlarla karşımıza çıkar. Eskişehir geneli site yönetimi sayfasında il düzeyinde bilgilere ulaşabilirsiniz; burada ilçe dinamiklerine kısaca değinelim.

Odunpazarı, kentsel dokunun sıkıştığı, hem tarihi hem yeni yapı alanlarının iç içe geçtiği komşu ilçedir; çok daireli apartman ve büyük site sayısı yüksek olduğundan profesyonelleşme ihtiyacı daha belirgin biçimde hissedilir. Alpu, Beylikova, Cinarcik, Gunyuzu, Han, Inonu, Mahmudiye, Mihalgazi, Mihaliccik, Saricakaya, Seyitgazi ve Sivrihisar ise daha seyrek yerleşim ve küçük ölçekli apartman stoğuyla tanımlanır. Bu ilçelerde profesyonel yönetim şirketi bulmak çoğunlukla güçtür; kat malikleri gönüllü yönetici ile ilerler ve basit bir kayıt düzeni kurmaları yeterli gelir. Bulut tabanlı bir yazılım bu ilçelerin tamamını kapsar: Sivrihisar'daki küçük apartmanla Tepebasi'deki büyük site aynı panelden, kurulum gerektirmeden yönetilebilir. Ölçek farkı maliyet ve karmaşıklık yaratır; erişim engeli olmaz.

KVKK, İş Güvenliği ve Yöneticinin Yasal Sorumlulukları

Yöneticinin yasal sorumlulukları yalnızca KMK'dan kaynaklanmaz; veri koruma ve iş güvenliği mevzuatı da devreye girer. Bilmek bu yükümlülükleri karmaşıklaştırmaz, aksine basitleştirir.

Güvenlik kamerası kullanıyorsanız ortak alanlarda KVKK kapsamında aydınlatma metni asılması zorunludur; kayıtların ne kadar süre saklandığını, kimler tarafından erişildiğini belgeleyin. Kat maliklerinin iletişim listesi de kişisel veri sayılır; bu listeyi yalnızca yönetim amaçlı kullanın, üçüncü kişilerle paylaşmayın.

Kapıcı veya güvenlik personeli çalıştırıyorsanız SGK bildirimi, aylık prim ödenmesi ve iş güvenliği önlemleri alınması zorunludur. İş kazası yaşanması durumunda yöneticinin KMK m.38 çerçevesinde vekil sıfatıyla sorumluluk taşıyabileceğini unutmayın. Bu alandaki güncel uygulamaları bir iş hukuku avukatı ya da mali müşavirden teyit etmeniz önerilir. KVKK ve yasal uyum modülü, aydınlatma metinlerini ve belge arşivini hazır tutarak bu yükümlülükleri takip etmenize yardım eder.

Sık Yapılan 7 Yeni Yönetici Hatası

1. Kişisel hesapta site parası tutmak: Hem muhasebe karışıklığına hem hukuki sorumluluğa davetiye çıkarır. Site adına ayrı hesap açmak birinci görevdir.
2. Elden para toplamak: Kayıt dışı para hareketi güven sorunlarına zemin hazırlar. Tüm tahsilat banka üzerinden, açıklamalı şekilde yapılmalıdır.
3. Karar defterini işlememek: İmzasız ya da tarihsiz karar defteri, alınan kararların ilerleyen dönemlerde itiraz konusu haline gelmesine neden olur.
4. Gündemsiz genel kurul çağrısı yapmak: Gündem olmadan yapılan toplantılarda alınan kararlar mahkemede iptal edilebilir. Çağrıda gündem zorunludur.
5. İşletme projesi hazırlamamak: KMK m.37 yıllık işletme projesi zorunlu kılar. Projesiz yönetim aidat belirsizliğine ve bütçe dışı harcamalara kapı aralar.
6. Gecikme tazminatını uygulamamak: Düzenli ödeyen komşuları cezalandırır, ödeme disiplinini bozar. Yasal sınır içinde tazminat uygulamak hem hakkaniyetli hem gereklidir.
7. Kış bakımını Kasım'a bırakmak: Eskişehir'de kazan ve kombi bakımı Eylül-Ekim aylarında yaptırılmazsa ilk soğukta tüm servisler arıza kuyruğuna girer ve saatler, bazen günler süren bekleme kaçınılmaz olur. Bakım takvimini yaz sonunda oluşturun.