Altıntaş, Kütahya'da site & apartman yönetim sistemi

Altintas'ta bir site ya da apartman yönetimini yeni devraldıysanız ilk 30 günde dört işi tamamlamanız gerekir: devir-teslim tutanağıyla defterleri almak, site adına banka hesabını düzene sokmak, aidat ve borç listesini çıkarmak, yıllık işletme projesini taslaklamak. Kütahya genelinde aylık aidat il ortalaması ₺300–₺1.100 aralığında seyrediyor; ilçenizin bina tipine ve ortak alan sayısına göre bu aralığın neresinde konumlanacağınızı işletme projesiyle belirlemeniz gerekiyor. Bu rehberde ilk 30 günün adım adım planını, aidat belirleme ve tahsilat kurallarını, genel kurul sürecini ve resmi kayıt işlemlerini Altintas koşullarına göre bulacaksınız. İşin tekrar eden kısmını nasıl otomatiğe bağlayabileceğinizi de göstereceğiz.

Altintas'ta Site Yöneticisi Oldunuz: Sizi Ne Bekliyor?

Site ya da apartman yöneticisi olduğunuz an, Kat Mülkiyeti Kanunu (KMK) çerçevesinde birkaç temel yükümlülük omuzlarınıza iner: defter tutmak (m.35), aidatları toplamak ve giderleri karşılamak (m.20), ortak alanların bakım ve onarımını sağlamak ve yılda en az bir kez genel kurula hesap vermek. Bu dört yükümlülük, ister tek bloklu küçük bir apartmanda ister çok katlı bir sitede yönetici olun, değişmez.

Altintas, Kütahya'nın il merkezine yakın, karma bir dokuya sahip ilçesidir. Yeni yapılmış sitelerin yanı sıra eski tip apartman stoğu da ilçede yer almaktadır. Her iki yapı tipinde de yönetim süreci aynı yasal çerçeveyle işler; fark, ortak alanların kapsamında ve dolayısıyla aidat kalemlerinin çeşitliliğinde ortaya çıkar. Kütahya ilinin geniş havzasında bu süreci sizinle aynı hafta yaşayan yüzlerce yönetici var; panik yerine planlı bir başlangıç yapmak her zaman mümkün.

Deprem riski Kütahya bölgesi için de geçerli bir gerçektir. Bu durum, yöneticilik görevi devralındığında DASK poliçesi durumunu ve ortak alan sigortasını gözden geçirmeyi özellikle önemli kılar. Başlamak için mükemmel olmayı beklemenize gerek yok; doğru sırayı izlemek yeterli.

İlk 30 Gün: Altintas'ta Yeni Yöneticinin Adım Adım Yol Haritası

İlk bir ayı yapılandırılmış bir planla geçirmek, ilerleyen aylarda sizi ciddi sorunlardan korur. Aşağıdaki dört haftalık kurgu hem mevzuata hem de pratiğe dayanıyor.

1. Hafta — Devir Teslim ve Envanter

Eski yöneticiden imzalı bir devir-teslim tutanağıyla teslim alınması gereken belgeler şunlardır: karar defteri, işletme defteri, banka hesap dökümleri ve kasa bakiyesi, site adına imzalanmış tüm sözleşmeler (temizlik, güvenlik, asansör bakımı, vb.), borçlu kat malikleri listesi ve alacak-borç özeti. Tutanak imzalanmadan görevi fiilen devralmayın; ileride doğabilecek tartışmalarda belgeler belirleyici olur.

Bu haftanın sonunda elinizde ne olduğunu ve neyin eksik olduğunu net biçimde görüyor olmalısınız. Eksik belgeler varsa yazılı talep edin ve bunu da kayıt altına alın.

2. Hafta — Mali Fotoğrafı Çekmek

Banka hesabı hâlâ eski yöneticinin kişisel adına kayıtlıysa bu haftanın önceliği onu site adına geçirmek ya da yenisini açmaktır. Kütahya'daki herhangi bir bankada, yönetim kurulu kararı fotokopisi ve kendi kimliğinizle bu işlemi yapabilirsiniz. Ardından aidat borçlusu listesini çıkarın; kaç ay birikmiş alacak olduğunu, bekleyen faturaları ve özellikle DASK ile ortak alan sigortasının güncel olup olmadığını kontrol edin.

Kütahya ilinde deprem riski göz önünde bulundurulduğunda, DASK kapsamının hem bireysel hem de bina ortak alanları açısından eksiksiz olması kritik önem taşır. Bu haftayı bu kontrolü yapmadan kapatmayın.

3. Hafta — İletişim ve Kayıt Düzeni

Tüm kat maliklerinin güncel iletişim bilgilerini içeren bir liste oluşturun. Bu liste kişisel veri kapsamındadır; KVKK uyarınca yalnızca yönetim amacıyla kullanılmalı, üçüncü kişilerle paylaşılmamalıdır. Duyuru kanalınızı belirleyin: apartman panosu, WhatsApp grubu ya da dijital bildirim sistemi. Arıza ve talep kayıtları için bir yöntem seçin — bir defterde de tutabilirsiniz, dijital bir araçla da. Site yönetim yazılımı kullanıyorsanız devir-teslim raporu, borçlu listesi ve arıza kaydı modülleri bu haftadan itibaren hazır gelir; ilk ayın karmaşasını önemli ölçüde azaltır.

4. Hafta — Plan ve Bütçe Taslağı

KMK m.37 uyarınca yönetici, dönem başında bir yıllık işletme projesi hazırlamak ve genel kurulun onayına sunmakla yükümlüdür. Bu taslak; temizlik, yakıt, bakım, sigorta ve ortak alan hizmetlerine ilişkin tahmini giderleri kapsar. Altintas'ın ılıman Ege-İç Anadolu geçiş iklimine göre bakım takviminizi de bu haftadan oluşturmaya başlayın: bina çatı ve su yalıtımı kontrolleri yıl içinde planlanmalı, yaz aylarında havuz veya bahçe işletme maliyetleri varsa bunlar da bütçeye dahil edilmelidir.

Altintas'ta Aidat Ne Kadar? Ortalama Aidat Aralığı ve Belirleme Yöntemi

Altintas'a özgü resmi bir aidat istatistiği bulunmamaktadır. Kütahya il geneli ortalama aylık aidat ₺300–₺1.100 aralığında seyretmektedir; bu aralığın dürüst şerhi şudur: asansörsüz, güvenliksiz küçük apartmanlarda alt banta yakın değerler görülürken güvenlikli, havuzlu ya da ısıtmalı ortak alanlara sahip sitelerde üst banta yakın ve hatta üzerinde rakamlar oluşabilmektedir.

Aidatın nasıl belirleneceğine gelince: KMK m.20, gider paylaşımını ya arsa payı oranında ya da bağımsız bölümler eşit pay esasıyla düzenler; yönetim planınız hangi yöntemi belirliyorsa o esas alınır. Yıllık işletme projesinde tüm beklenen giderler toplanır, bu toplam daire sayısına (ya da arsa payına) bölünür ve aylık aidat rakamı ortaya çıkar. Genel kurul bu rakamı onaylar.

Altintas'ta maliyet sürücüleri arasında öne çıkan kalemler şunlardır: ortak alan elektriği, bina sigortası (DASK dahil), asansör varsa yıllık bakım sözleşmesi, bahçe-peyzaj ve temizlik hizmetleri. Kütahya'nın kısmen yüksek kotlarında konumlanan yapılarda kış bakım giderleri de tabloya girebilir. Sitenizin gider kalemlerini girerek daire başı aidatı hesaplamak için aidat hesaplama aracını kullanabilirsiniz; rakamları görmek bütçe taslağınızı önemli ölçüde somutlaştırır.

Aidat Nasıl Toplanır, Ödemeyen Kat Malikine Ne Yapılır?

Tahsilatın en güvenli yolu banka ya da online ödeme kanallarıdır; elden nakit toplamak hem kayıt tutmayı zorlaştırır hem de anlaşmazlık riskini artırır. Altintas'taki kat maliklerinin büyük çoğunluğu günümüzde EFT ve havale yöntemlerini kullanmaktadır; site adına açtığınız banka hesabının IBAN'ını tüm maliklerle paylaşmak ve düzenli ödeme günü belirlemek tahsilat oranını gözle görülür biçimde yükseltir.

Ödeme yapmayan kat malikileri için KMK m.20 net bir çerçeve çizmektedir: geciken ödeme için aylık yüzde beşe kadar gecikme tazminatı uygulanabilir. Pratik sıra şudur: önce yazılı hatırlatma (iadeli taahhütlü mektup ya da kayıtlı dijital bildirim), hatırlatmaya rağmen ödeme yapılmazsa icra takibi. Dava yoluna gitmeden önce yazılı iletişim zincirini oluşturmak hem hukuki açıdan sağlamlaştırır hem de çoğu durumda ödemeyi sağlar. Aidat takip programı ile otomatik borç hatırlatmaları gönderebilir, gecikme gün sayısını ve tazminat tutarını anlık takip edebilirsiniz.

Kronik borçlular için karar defterinde genel kurul kararı almak ve süreci belgelemek, ilerideki icra ya da dava aşamalarında elinizdeki en güçlü delil olacaktır.

Kendiniz mi Yöneteceksiniz, Profesyonel Şirket mi? Altintas İçin Karar Rehberi

Kütahya gibi orta ölçekli bir ilde profesyonel site yönetim şirketi arzı büyükşehirlere kıyasla sınırlıdır. Altintas özelinde bu gerçek daha da belirgindir; ilçede faaliyet gösteren profesyonel yönetim şirketi sayısı birkaçı geçmez ve fiyatlar küçük apartmanlarda kârsız kaldığından şirketlerin önceliği genellikle büyük sitelerdir.

Profesyonel şirkete başvurmak ne zaman mantıklıdır? Kural olarak 80 daire ve üzeri, çok bloklu, sosyal tesisi olan yapılar için uzman yönetim ciddi bir değer katar. Daha küçük yapılarda ise yaygın çözüm gönüllü yönetici artı doğru araç kombinasyonudur.

Üçüncü bir yol da giderek yaygınlaşıyor: kendiniz yönetin, ağır ve tekrar eden işi yazılıma devredin. Bu yaklaşım hem şirket maliyetini ortadan kaldırır hem de yönetim kalitesini artırır; nasıl işlediğini ilerleyen bölümlerde ayrıntılı göreceksiniz.

Site Banka Hesabı, Vergi Numarası ve Resmi Kayıtlar

Site ya da apartman yönetimi, tüzel kişiliği olmayan bir yapıdır; ancak resmi işlemler için vergi numarası almak gerekebilir. Banka hesabı açacaksanız ve özellikle çalışan istihdam edecekseniz (kapıcı, güvenlik vb.) Kütahya Vergi Dairesi'ne başvurarak yönetim adına potansiyel vergi numarası almanız gerekir.

Gerekli belgeler genel olarak şunlardır: yönetici atamaya ilişkin genel kurul karar defteri fotokopisi, yöneticinin kimlik belgesi, kat malikleri listesi. Bankalarda da benzer belgeler istenebilir; bazı bankalar ek evrak talep edebileceğinden Altintas ya da Kütahya merkezdeki şubeyi önceden aramak zaman kazandırır.

SGK yükümlülüğü: çalışanı olan siteler için sigorta bildirimi ve prim ödemeleri zorunludur; bu konuda güncel uygulamayı mali müşavirinizden teyit edin. En önemli pratik kural şudur: site gelir ve giderlerini kendi kişisel hesabınızda asla tutmayın. Hem hukuki hem de güven açısından bu karışıklık, ilerleyen dönemde çözülmesi güç anlaşmazlıklara kapı aralar.

İlk Genel Kurul: Çağrıdan Karar Defterine

KMK m.29 uyarınca olağan genel kurul yılda en az bir kez yapılır. Çağrı, toplantı tarihinden en az 15 gün önce, gündem açıkça belirtilmiş biçimde tüm kat maliklerine taahhütlü mektupla ya da elden imza karşılığı yapılmalıdır. Gündem yazılı çağrıda yer almıyorsa o konuda geçerli karar alınamaz; bu basit kural pek çok itirazın kaynağıdır.

İlk toplantıda karar alınabilmesi için hem kat maliki sayısı hem de arsa payı bakımından çoğunluk aranır (çift nisap — nisap: toplantı yeter sayısı). Bu çoğunluk sağlanamazsa aynı gündem ile ikinci toplantıya çağrı yapılır; ikinci toplantıda yeter sayı aranmaz, katılanlarla karar alınır. Alınan tüm kararlar karar defterine geçirilmeli, toplantıya katılan kat malikleri ya da vekilleri tarafından imzalanmalıdır.

Sık yapılan üç hata: gündemsiz ya da eksik gündemli çağrı yapmak (kararlar itiraz konusu olur), ikinci toplantıyı farklı bir gündem maddesiyle açmak (geçersiz olur), karar defterine imza toplamayı ihmal etmek. Çağrı metnini hazırlamak, vekâletleri takip etmek ve karar defterini dijital ortamda tutmak için genel kurul yazılımı bu adımları standartlaştırır; "15 gün önceden çağrı" kuralı dahil tüm tarihleri otomatik hesaplar.

Yönetimi Devralın, Gerisini AI'a Bırakın: SiteYönetim Yeni Yöneticinin İşini Nasıl Üstlenir?

Yönetimi devralın. Gerisini AI'a bırakın.

Bu bölüme kadar biriken dertlerin listesi uzun: devir-teslim kaosunu çözmek, aidat kovalamak, genel kurul bürokrasisini yönetmek, hukuki belirsizlik karşısında yol bulmak. SiteYönetim bu dertlerin her birine, sizin onayınız dışında hiçbir şey yapmadan, kestirme bir yanıt sunar.

AI Operatör: Komut Verin, Onaylayın, Gönderin

Altintas'taki apartmanınızda şubat aidatlarını takip etme zamanı geldiğini düşünün. Panele "Bu ayki aidatı ödemeyen 4 daireye nazik hatırlatma gönder" yazıyorsunuz — ya da söylüyorsunuz. AI Operatör borçlu listesini çıkarır, hatırlatma metinlerini hazırlar ve sizin onayınıza sunar; onay vermeden hiçbir mesaj gönderilmez. Onayladıktan sonra bildirimler ilgili malike iletilir, işlem kaydı otomatik oluşur.

İkinci senaryo: binanızın çatı drenajında bir sorun bildirildi. "Arıza kaydı aç, sözleşmeli ustaya iş emri hazırla" diyorsunuz. AI arıza kaydını açar, geçmiş servis geçmişini tarar, iş emri taslağını hazırlar ve yine sizin onayınızla gönderir. Kütahya bölgesinde bina sigorta kapsamının güçlendirme kararlarıyla ilgili olduğu durumlarda da aynı onay zinciri işler: karar taslağı hazırlanır, siz gözden geçirirsiniz, ancak onayladıktan sonra ilgili adım atılır.

Genel kurul yaklaşıyorsa: "Haziran olağan toplantısı için çağrı metni ve gündem taslağı hazırla" komutu, KMK m.29'daki 15 günlük süreyi otomatik hesaplayarak çağrı tarihini de belirler; vekâlet takip listesini oluşturur. Onayınızla çağrı gönderilir, karar defteri toplandıktan sonra sisteme işlenir.

AI Danışman: 10 Milyondan Fazla Emsal, Anında Yanıt

"Aidatını sekiz aydır ödemeyen malike hangi yasal yolu izleyebilirim?" sorusunu AI Danışman'a yöneltin. ictihatpro.com altyapısındaki 10 milyondan fazla emsal karara ve KMK metnine dayanarak adım adım yanıt alırsınız: gecikme tazminatı oranı, ihtarname zorunluluğu, icra sürecinin sırası. Tek önemli şerh: AI Danışman yol gösterir; dava aşamasında avukatınızın yerini tutmaz. Bu dürüstlük cümlesi bilinçlidir ve güven inşa eder.

Sitenin Karnesi: Kanıtlı Hesap Verme

SiteYönetim, yönettiğiniz sitenin performansını 100 üzerinden puanlar: tahsilat oranı, açık arıza sayısı, yasal uyum durumu, iletişim süresi gibi kriterler göz önünde bulundurulur. Altintas'ta yönetimi devraldığınız ilk günkü karne 54 iken altı ay sonra 81'e çıktıysa, genel kurulda "iyi yönettim" demek yerine bunu sayılarla kanıtlarsınız. Bu şeffaflık hem kat maliklerinin güvenini artırır hem de olası itirazların önünü kapatır.

7 Rol Bazlı Portal: Herkes Kendi Kapısından Girer

Yönetici, sakin, mülk sahibi (malik), denetçi, esnaf ve diğer roller sisteme kendi profiline özgü bir ekrandan erişir. Altintas'ta malik başka bir şehirde oturuyorsa — ki Kütahya çevresinde bu yaygın bir durumdur — borcunu, bildirimlerini ve belgeleri kendi portalından görür; sizi aramak zorunda kalmaz. Denetçi portalı ise hesapların şeffaf biçimde izlenmesini sağlar ve toplantılardaki "hesap nereye gitti" tartışmalarını büyük ölçüde sona erdirir.

14 Gün Ücretsiz, Kurulum Gerektirmez

SiteYönetim bulut tabanlıdır; sunucu kurulumu, yazılım yüklemesi ya da IT desteği gerekmez. Tek apartmandan büyük sitelere kadar ölçeklenir. Altintas'taki binanız için apartman yönetim programını 14 gün ücretsiz, kredi kartı girmeden deneyebilirsiniz.

Aidattan İhaleye: Günlük İşleri Sırtınızdan Alan Modüller

Yöneticilik görevinin ilk yılını düşünürsek, karşınıza çıkacak işler üç ana kümede toplanır. SiteYönetim'in modül yapısı bu kronolojiye göre kurulmuştur.

Para İşleri: Tahsilattan Muhasebeye

İlk aylarda en fazla zamanı alan konu tahsilat ve muhasebedir. Online aidat tahsilatı modülü, kat maliklerinin dilediği kanaldan ödeme yapmasını sağlar; aidat takip programı gecikme gün sayısını ve tazminat tutarını otomatik hesaplar. Apartman muhasebe programı fatura girişinden e-Fatura düzenlemeye, gider dağıtımından işletme defterine kadar tüm mali akışı tek ekranda tutar. Sayaç okuma ve gider paylaşımı modülü, ortak alan elektriği ve su tüketimini daire başına otomatik dağıtır; elle hesaplama tartışmalarının önüne geçer.

Operasyon: Arızadan Güvenliğe

Arıza ve bakım takip modülü, bildirilen her sorunu kayıt altına alır; tedarikçiye iş emri taslağı hazırlar. Duyuru ve bildirim modülü SMS, push ya da e-posta üzerinden tüm sakinlere ulaşır; toplantı hatırlatmaları, aidat bildirimleri ve ortak alan duyuruları tek yerden yönetilir. Otopark yönetimi, ziyaretçi kaydı, personel ve tedarikçi yönetimi, sosyal tesis rezervasyonu, sigorta ve belge arşivi modülleri ise büyüdükçe devreye aldığınız katmanlardır.

Rakipte Olmayan İki Özellik: Mahalle Pazaryeri ve İhale Portalı

Altintas'taki binanızın çatı yalıtımı yenilenecek ya da asansör bakım sözleşmesi yenilenecek olsun: İhale Portalı üzerinden Kütahya bölgesindeki tedarikçilerden kapalı zarf usulü yerine şeffaf, kayıtlı teklifler toplayabilirsiniz. Üç teklif yan yana, karşılaştırma tablosuyla; süreci genel kurulda belgeleyerek sonuçlandırırsınız. Mahalle Pazaryeri ise site sakinleri arasında ticaret ve hizmet paylaşımına olanak tanır. Bu iki özellik rakip yönetim yazılımlarında bulunmaz.

Yönetim görevinizin sonunda devir-teslim modülü de devreye girer: tüm belgeler, kararlar ve mali tablolar bir arada; bir öğleden sonrada eksiksiz devir. Bu, H2-2'deki devir kaosunun tam tersidir.

Altintas'ın Koşulları Yönetim Planınızı Nasıl Şekillendirir?

Altintas, Kütahya'nın iç kesimlerinde yer alır; iklim olarak tam sahil karakterinde değil, dört mevsimi belirgin bir geçiş kuşağındadır. Bu coğrafi gerçek, yönetim planınızın birkaç köşesini doğrudan etkiler.

Deprem Riski ve Sigorta Yükümlülükleri

Kütahya ilinin içinde bulunduğu bölge orta-yüksek deprem riski taşımaktadır. Bu durum yönetici olarak iki yükümlülük doğurur: birincisi, her bağımsız bölüm için DASK (Doğal Afet Sigortaları Kurumu) poliçesi zorunludur ve bu poliçenin varlığını yönetici olarak takip etmek görevinizdir. İkincisi, ortak alan (bina cephesi, çatı, temel) için ayrı bir bina sigortası yaptırılması önerilir; bu karar genel kuruldan çıkar. Binanın yapısal güçlendirme kararı gündeme gelirse, Kat Mülkiyeti Kanunu'na göre bu tür kararlar için nitelikli çoğunluk aranır; konuyu hukuki danışmanlıkla ilerletin.

Sezonluk Doluluk ve Uzaktan Malik İhtiyacı

Altintas çevresinde bir bölüm mülk sahibinin Kütahya merkez ya da başka şehirlerde ikamet ettiği görülmektedir. Bu durum, yönetim süreçlerinde uzaktan erişim ihtiyacını artırır: aidat bildirimleri, arıza duyuruları ve genel kurul belgeleri dijital kanaldan ulaşmalıdır. Malik başka şehirde olduğunda onu aramak yerine bilgiyi portalda hazır tutmak hem size hem ona zaman kazandırır; dijital yönetim aracı bu açıdan kilit rol oynar.

Bakım Takvimi ve Bütçe Kalemlerinin Önceliklendirilmesi

Yaz aylarında varsa bahçe sulama sistemi ve havuz altyapısı kontrol edilmelidir. Sonbahar başında çatı, su izolasyonu ve yağmur iniş boruları gözden geçirilmeli; kış öncesi bu bakımların tamamlanmış olması önerilir. Bütçe taslağınızda bu sezonluk giderleri ayrı satır olarak göstermek, aidat tartışmalarında gerekçenizi güçlendirir. Gider paylaşımı modülü, bu kalemlerin daire başına dağılımını tartışmasız biçimde ortaya koyar.

Altintas ve Çevresinde Site Yönetimi: Komşu İlçelere Bakış

Altintas, Kütahya geneli site yönetimi ekosisteminin bir parçasıdır. İlçenin yakın çevresinde birbirinden farklı koşullar sunan komşu ilçeler de benzer yönetim sorularıyla karşı karşıyadır.

Merkez ilçesi ve Gediz gibi daha kalabalık yerleşim birimlerinde çok katlı siteler ve profesyonel yönetim ihtiyacı ön plana çıkar; bu ilçelerdeki büyük sitelerde ihale ve çok bloklu yönetim ihtiyacı daha belirgindir. Simav ve Emet gibi orta büyüklükteki ilçelerde ise karma bir tablo görülür: yeni yapılı apartmanlarla eski konut stoku bir arada bulunur; gönüllü yönetici profili daha yaygındır. Tavsanli ve Hisarcik'teki küçük apartmanlarda az daireli binalarda basit defter düzeni ve birkaç temel modül yeterli olurken, Dumlupinar, Domanic, Aslanapa, Cavdarhisar, Pazarlar ve Saphane gibi daha kırsal ilçelerde yönetim çoğunlukla üç-beş kişilik küçük apartmanlara dayanır; bu yapılarda temel aidat takibi ve karar defteri yönetimi öne çıkar.

SiteYönetim bulut tabanlı olduğundan Altintas'taki binanızla Simav'daki ya da Merkez'deki bir başka sitenizi aynı panelden yönetmek mümkündür; ilçeler arasında geçiş yapmak için farklı bir kurulum gerekmez.

KVKK, İş Güvenliği ve Yöneticinin Yasal Sorumlulukları

Site yöneticisi olarak KMK m.38 kapsamında kat maliklerine karşı vekil sıfatıyla sorumlusunuz; bu sorumluluk ihmalden ya da kasıttan doğan zararları kapsar. Bunu korkutucu değil, dikkat edilmesi gereken bir çerçeve olarak değerlendirin.

KVKK açısından üç pratik yükümlülük öne çıkar: birincisi, binalarda güvenlik kamerası kullanılıyorsa aydınlatma metni hazırlanmalı ve belirgin biçimde asılmalıdır. İkincisi, kat malikleri iletişim listesi kişisel veri niteliği taşır; bu listeyi yalnızca yönetim amacıyla kullanın, üçüncü kişilerle paylaşmayın. Üçüncüsü, kapıcı ya da güvenlik gibi çalışanınız varsa iş sözleşmesi, SGK kaydı ve zorunlu iş güvenliği tedbirlerine uyum gereklidir; bu konuda mali müşavirinizin rehberliği şarttır.

Belge arşivi de yasal uyumun ayrılmaz parçasıdır: karar defteri, işletme defteri, sözleşmeler ve yazışmalar belirli süreler saklanmalıdır. KVKK ve yasal uyum modülü aydınlatma metinlerini, belge arşivini ve personel kayıtlarını dijital ortamda hazır tutar; denetim ya da itiraz durumunda erişim anlık olur.

Sık Yapılan 7 Yeni Yönetici Hatası

Aşağıdaki hatalar Kütahya dahil pek çok ilde yeni yöneticilerin ilk yılında karşılaşılan gerçek tuzaklardır.

1. Kişisel hesapta site parası tutmak: Hem hesap dökümünde karmaşaya hem de güven sorununa yol açar. Site adına ayrı bir hesap açmak birinci haftanın önceliğidir.
2. Elden nakit toplamak: Makbuz kesilmese bile yasal sorun doğurabilir; ileride "ben ödemedim" iddialarına kapı aralar. Tüm tahsilat banka kanalından yapılmalıdır.
3. Karar defterini işlememek: Alınan her kararın tarihi, içeriği ve imzaları deftere geçirilmezse genel kurul kararları geçersiz sayılabilir.
4. Gündemsiz ya da eksik gündemli çağrı yapmak: Gündemde yer almayan konuda karar alınamaz; alınsa bile itiraz üzerine iptal edilebilir.
5. Yıllık işletme projesi hazırlamamak: KMK m.37 bu yükümlülüğü açıkça düzenler. Proje olmadan aidat belirleme tartışmalı hale gelir.
6. Gecikme tazminatı uygulamamak: Zamanında ödeyenleri geciktirenler karşısında korumak yöneticinin görevidir. Tazminat uygulamak ceza değil, yasal bir düzeltme mekanizmasıdır.
7. Devir-teslim tutanağı almadan göreve başlamak: Önceki dönemden kalan borçlar, eksik belgeler ve anlaşmazlıklar, tutanaksız devralınan yönetimde tümüyle yeni yöneticinin omuzuna biner. Altintas'ta bina stoku çoğunlukla köklü apartmanlardan oluştuğundan bu risk daha belirgin olabilir.