Çavdarhisar, Kütahya'da site & apartman yönetim sistemi

Cavdarhisar'da bir site ya da apartman yönetimini yeni devraldıysanız ilk 30 günde dört işi tamamlamanız gerekir: devir-teslim tutanağı ve defterleri almak, site adına banka hesabını düzene sokmak, aidat ile borç listesini çıkarmak ve yıllık işletme projesini taslaklamak. Kütahya genelinde aylık aidat il ortalaması ₺300–₺1.100 aralığında seyretmektedir; Cavdarhisar'ın bina tipine ve donanımına göre bu bandın içinde konumlanırsınız. Bu rehberde ilk 30 günün adım adım planını, aidat belirleme ve tahsilat kurallarını, genel kurul sürecini ve yasal kayıt işlemlerini Cavdarhisar koşullarına göre bulacaksınız. İşin tekrar eden kısmını nasıl otomatiğe bağlayacağınızı da göstereceğiz.

Cavdarhisar'da Site Yöneticisi Oldunuz: Sizi Ne Bekliyor?

Yeni bir yönetici olarak sizi dört temel yükümlülük bekliyor ve bunların hepsinin yasal dayanağı Kat Mülkiyeti Kanunu'nda (KMK) açıkça yazılıdır. KMK m.35 gereği yönetici; defterleri tutmak, aidatları toplamak, ortak alanların bakımını sağlamak ve her yıl genel kurulda hesap vermekle yükümlüdür.

Cavdarhisar, Kütahya iline bağlı küçük ölçekli bir ilçedir. Konut dokusunun büyük bölümünü merkezi mahallede eski ya da yeni yapılmış az katlı apartmanlar oluşturmaktadır; büyük güvenlikli site komplekslerine sahip metropol ilçelerle kıyaslandığında yönetim ölçeği daha sade ve yakın ilişkiye dayalıdır. Bu durum yöneticinin işini hem kolaylaştırabilir hem de kat malikleriyle doğrudan muhatap olmayı zorunlu kılar.

Kütahya genelinde onlarca ilçede yüzlerce apartman yöneticisi bu süreci sizinle eş zamanlı yaşamaktadır. Sorularınız, endişeleriniz ve başlangıç hataları hepsinde ortaktır; bu rehber o ortak soruları tek tek cevaplayacak.

İlk 30 Gün: Cavdarhisar'da Yeni Yöneticinin Adım Adım Yol Haritası

1. Hafta — Devir Teslim ve Envanter

İlk yapmanız gereken iş, önceki yöneticiden yazılı bir devir-teslim tutanağı imzalamaktır. Bu tutanağa karar defteri, işletme defteri, banka cüzdanı veya hesap ekstresi, nakit kasa mevcudu, varsa tüm sözleşmeler (temizlik, asansör bakım, sigorta) ve borç-alacak listesi dahil olmalıdır. Elden geçirmeden imzalamayın; ileride ortaya çıkacak her eski borçtan hukuken sorumlu tutulabilirsiniz.

Devir tutanağında bulunması gereken belgeler şunlardır:

• Karar defteri (işlenmiş son toplantı dahil)
• İşletme defteri veya muhasebe kayıtları
• Banka hesap ekstresi veya banka ibrazı
• Nakit kasa sayım tutanağı
• Yürürlükteki sözleşmeler (temizlik, asansör, sigorta poliçeleri)
• Aidat borçluları listesi ve borç miktarları
• Bekleyen faturalar ve ödenmemiş giderler
• Ortak alan anahtar ve kart envanteri

2. Hafta — Mali Fotoğraf

Devri tamamladıktan sonra mali durumu netleştirmeniz gerekir. Banka hesabı kişisel adınıza değil, site adına açılmalı ya da geçirilmelidir; kişisel hesapta site parası tutmak hem hukuki hem pratik sorunlara yol açar. Aidat borçlusu listesini gün yüzüne çıkarın: kaç daire, ne kadar süredir, toplam borç ne kadar? Bu liste, ilk genel kuruldaki bütçe tartışmasının temelini oluşturacaktır.

Cavdarhisar'daki eski yapı stoğu göz önüne alındığında, bekleyen bakım faturalarının birikmesi ihtimali göz ardı edilmemelidir. Asansör bakımı, ortak elektrik, temizlik gibi kalemler için geçmiş ekstrelerden kontrol yapın.

3. Hafta — İletişim ve Kayıt Düzeni

Kat maliklerinin ve sakinlerin güncel iletişim bilgilerini bir listeye aktarın. Bu liste kişisel veri niteliği taşır; KVKK kapsamında yalnızca site yönetimi amacıyla kullanılmalı ve üçüncü taraflarla paylaşılmamalıdır. Duyuru kanalınızı belirleyin: kapı ilanı, whatsapp grubu veya dijital platform. Arıza ve taleplerin kayıt altına alınacağı bir yöntem seçin; günlük not defterinden başlayabilirsiniz, ancak ilerleyen haftalarda dijital takip çok daha güvenilir kanıt sağlar.

Dijital bir site yönetim yazılımı, iletişim listesini, arıza kayıtlarını ve borçlu takibini ilk günden hazır sunar; bu ilk ay için planlanmış gibidir.

4. Hafta — Plan ve Bütçe Taslağı

KMK m.37 uyarınca yönetici, yıllık işletme projesi hazırlamak ve genel kurulun onayına sunmakla yükümlüdür. Bu taslakta yıllık beklenen giderleri (temizlik, asansör bakımı, ortak elektrik-su, sigorta, acil onarım fonu) ve bunların daire başı yansımasını göstermeniz gerekir. Cavdarhisar'ın iklimi ılıman olmakla birlikte kış aylarında ısınma giderleri yönetim bütçesinde belirleyici bir yer tutabilir; bu kalemi ihmal etmeyin.

Cavdarhisar'da Aidat Ne Kadar? Ortalama Aidat Aralığı ve Belirleme Yöntemi

Kütahya genelinde aylık aidat il ortalaması ₺300–₺1.100 aralığındadır; bu il geneli ortalamadır ve asansörlü, güvenlikli ya da havuzlu sitelerde üst bandın üzerine çıkabilir. Cavdarhisar özelinde kesin bir ortalama verisi yayımlanmamaktadır; ilçenin ağırlıklı olarak az daireli ve orta donanımlı apartmanlardan oluşması göz önüne alındığında Kütahya geneli ortalamasının alt ile orta bandında konumlanmak gerçekçi bir beklentidir.

Aidatın nasıl belirlendiğine gelince: KMK m.20 çerçevesinde aidat, arsa payına orantılı ya da eşit pay esasıyla belirlenir; hangisinin uygulanacağı yönetim planında yazıyor olmalıdır. Yönetici her yıl tahmini giderleri işletme projesine yazar ve genel kurul bu rakamı onaylar ya da değiştirir; genel kurul kararı olmadan tek taraflı aidat artışı hukuken geçersizdir.

Cavdarhisar'da maliyet giderlerinin başında ortak alan aydınlatması, bina sigortası, olası asansör bakımı ve temizlik gelmektedir. Bölgede yeni bir yapı ya da depreme hazırlık kapsamında güçlendirilmiş bina üretimi söz konusuysa ortak alan inşaat gider paylaşımı da bütçeye eklenebilir.

Daire başı aidatı hesaplamak için gider kalemlerini sistematik girmek yerine aidat hesaplama aracını kullanabilirsiniz; toplam gideri ve daire sayısını girerek anlık sonucu görürsünüz.

Aidat Nasıl Toplanır, Ödemeyen Kat Malikine Ne Yapılır?

Aidatın elden toplanması kesinlikle önerilmez; banka transferi ya da online ödeme, hem kayıt hem ispat açısından vazgeçilmezdir. KMK m.20'ye göre zamanında ödenmeyen aidat için aylık yüzde beşe kadar gecikme tazminatı uygulanabilir; bu oran genel kurulda ayrıca belirlenmemişse kanuni üst sınır esas alınır.

Borçlu kat malikine uygulanan pratik sıra genellikle şöyledir: önce yazılı hatırlatma veya mesaj, ardından taahhütlü ihtar mektubu, yanıt gelmezse icra takibi. Dava açmadan önce belgelenmiş yazışma zinciri bulunması hem hukuki süreci hızlandırır hem de iyi niyetin kanıtıdır.

Otomatik borç hatırlatması ve online aidat tahsilatı için aidat takip programı kullanabilirsiniz; hatırlatmalar belirli günlerde otomatik gider ve tahsilat takibi tek ekranda kalır.

Kendiniz mi Yöneteceksiniz, Profesyonel Şirket mi? Cavdarhisar için Karar Rehberi

Kararı belirleyen başlıca etkenler şunlardır: binadaki daire sayısı, teknik donanım karmaşıklığı ve yöneticinin kullanabileceği zaman. Küçük ve orta ölçekli illerde profesyonel site yönetim şirketinin arzı sınırlıdır; Kütahya ve ilçelerinde de bu tablo geçerlidir. Bu gerçeklik, pek çok Cavdarhisar yöneticisinin gönüllü olarak görevi üstlendiği ve süreci kendi inisiyatifiyle yürüttüğü anlamına gelir.

Eğer gönüllü yönetici olarak ilerleyecekseniz üçüncü bir yol var: kendiniz yönetin, ağır ve tekrar eden işi yazılıma devredin. Bu kombinasyon Cavdarhisar gibi orta ölçekli ilçelerde en gerçekçi ve sürdürülebilir çözüm olarak öne çıkmaktadır.

Site Banka Hesabı, Vergi Numarası ve Resmi Kayıtlar

Kişisel hesabınızda site parası tutmayın; bu, hem hukuki hem etik açıdan ciddi bir risk taşır. Herhangi bir anlaşmazlıkta hangi paranın kişisel, hangisinin site parası olduğunu ispat etmek güçleşir ve kat malikleri nezdinde güven sorunu yaratır.

Site adına banka hesabı açmak için çoğu bankada potansiyel vergi numarası talep edilmektedir. Vergi numarasını almak için Kütahya Vergi Dairesi'ne veya bağlı müdürlüklere başvurmanız gerekir; genellikle istenen belgeler şunlardır: genel kurul veya kat malikleri kararı fotokopisi, yönetici olarak atandığınızı gösteren karar defteri örneği ve kimlik belgeniz. Belge listesi vergi dairesine göre küçük farklar gösterebilir; Kütahya Vergi Dairesi Müdürlüğü'ne önceden telefonla teyit etmenizi öneririz.

Binanızda kapıcı, güvenlik görevlisi veya temizlik personeli çalışıyorsa SGK yükümlülüğü ve iş sözleşmesi zorunludur. Bu konunun güncel ayrıntıları için mali müşavir desteği almanız, ileride ceza riskini ortadan kaldırır.

İlk Genel Kurul: Çağrıdan Karar Defterine

KMK m.29 gereği yılda en az bir olağan genel kurul toplantısı zorunludur. Toplantı çağrısı, belirlenen tarihten en az 15 gün önce kat maliklerine imzalı ya da taahhütlü mektupla yapılmalı; çağrıda gündem açıkça yazılmalıdır.

İlk toplantıda karar alınabilmesi için hem kat maliki sayısı hem de arsa payı bakımından çift çoğunluk aranır. Bu nisap (toplantı yeter sayısı) sağlanamazsa ikinci toplantı katılanlarla yapılabilir; ancak ikinci toplantı tarihi de çağrıda belirtilmiş olmalıdır. Alınan kararlar karar defterine geçirilip katılımcılarca imzalanmalıdır; imzasız kararlar hukuken tartışmalı hale gelebilir.

Sık yapılan üç hata şunlardır: çağrıda gündemin belirtilmemesi (bu durumda gündem dışı alınan kararlar itirazla karşılaşabilir), ikinci toplantı tarihinin çağrıya yazılmaması ve imza sürecinin toplantı sonrasına bırakılarak geri dönülememesi.

Çağrı metni hazırlama, vekâlet takibi ve dijital karar defteri için genel kurul yazılımı hem yasal tarihleri hem belge düzenini tek yerden yönetmenizi sağlar.

Yönetimi Devralın, Gerisini AI'a Bırakın: SiteYönetim Yeni Yöneticinin İşini Nasıl Üstlenir?

Yönetimi devralın. Gerisini AI'a bırakın.

Buraya kadar anlattıklarımız — devir kaosu, aidat kovalamacası, genel kurul bürokrasisi, hukuki belirsizlik — yeni her yöneticinin ilk yılında biriktiği sorunlardır. SiteYönetim bu sorunları tek bir platformda, Cavdarhisar'dan ya da Kütahya'nın herhangi bir ilçesinden tarayıcı açıp bağlanarak çözebilecek biçimde sunar.

AI Operatör: Rutin İşi Sizin Onayınızla Yürütür

AI Operatör, tekrar eden ve zaman alan yönetim görevlerini sizin talimatınıza göre hazırlar ve sizin onayınızla uygular; onay vermeden hiçbir eylem gerçekleşmez. Somut bir senaryo şöyle işler: "Bu ayın aidatlarını topla, geciken dairelere nazik bir hatırlatma gönder" yazıyorsunuz. AI Operatör borçlu listesini çıkarır, her daireye özelleştirilmiş hatırlatma mesajlarını hazırlar ve size sunar; siz onayladıktan sonra gönderim gerçekleşir.

Kütahya'nın kış aylarında sıkça yaşanan ısıtma sistemi arızaları da aynı mantıkla çalışır: Kazan dairesinden arıza bildirimi geldiğinde AI Operatör arıza kaydını açar, sözleşmeli teknisyene iletilecek iş emri taslağını hazırlar, sizin onayınızla gönderir. Arıza süreci başından sonuna belgelidir; "ben haberdar edilmedim" tartışması olmaz.

İkinci senaryo genel kurul dönemlerine aittir: çağrı metnini hazırla, katılım ve vekâlet listesini güncelle, hatırlatmaları planla. AI Operatör her adımı taslak olarak sunar; kopyala-düzenle-onayla mantığıyla dakikalar içinde tamamlanır.

AI Danışman: 10 Milyondan Fazla Emsal Karara Dayanan Hukuki Destek

"Aidatını sekiz aydır ödemeyen malike ne yapabilirim?" sorusuna AI Danışman, ictihatpro.com altyapısındaki 10 milyondan fazla emsal karara dayanarak KMK m.20 çerçevesinde somut ve adım adım bir yanıt üretir. Gecikme tazminatı oranı, ihtar zorunluluğu, icra takibinin hangi noktada başlatılacağı — bunların hepsi açıklanır. Önemli şerh: AI Danışman yol gösterir; dava aşamasında avukatınızın yerini tutmaz. Bu sınırı açıkça bildirmesi, güvenilirliğinin bir parçasıdır.

Sitenin Karnesi: Kanıtla Hesap Verin

Sitenin Karnesi, 100 üzerinden bir yönetim performans puanı sunar. Puana dahil olan başlıca göstergeler: tahsilat oranı, açık arıza sayısı, belge tamamlanma oranı ve yasal uyum durumudur. Cavdarhisar'da yönetimi yeni devraldığınızda karnenin başlangıç puanı ne olursa olsun, altı ay sonra iyileşen puanı genel kurulda yan yana koyduğunuzda "iyi yönettim" demek yerine kanıtlarsınız. Kat malikleri rakamları görür, tartışma kısalır.

7 Rol Bazlı Portal: Herkes Kendi Kapısından Girer

Yönetici, sakin, mülk sahibi (malik), denetçi, esnaf ve diğer roller platformda ayrı kapılardan erişir. Cavdarhisar'da yaygın olan şu durumu düşünün: malik başka şehirde oturuyor, borcunu öğrenmek için sizi aramak zorunda kalıyor. Malik portalıyla kendi borcunu, ödeme geçmişini ve duyuruları doğrudan görebilir; sizi aramaz. Denetçi portalı ise gelir-gider tablosuna ve belgelere bağımsız erişim sağlar; şeffaflık gerginliği azaltır.

14 Gün Ücretsiz Deneyin

Bulut tabanlı çalışır; kurulum gerekmez, sunucu gerekmez. Tek bir apartmandan yönetilen çok bloklu sitelere kadar ölçeklenir. 14 gün boyunca apartman yönetim programını ücretsiz, kredi kartı girmeden deneyebilirsiniz. İlk ay için biçilmiş kaftandır.

Aidattan İhaleye: Günlük İşleri Sırtınızdan Alan Modüller

İlk yılınızı nasıl geçireceğinizi düşündüğünüzde üç ana iş akışı öne çıkar: para işleri, günlük operasyon ve uzun vadeli proje yönetimi. SiteYönetim'in modülleri bu üç akışa göre organize edilmiştir.

Para işleri: Online aidat tahsilatı ve borç takibi ilk ihtiyaçtır; tahsilat oranı yükseldikçe nakit akışı öngörülebilir hale gelir. Apartman muhasebe programı ile e-Fatura, gider paylaşımı ve işletme defteri aynı platformda tutulur; yıl sonu her şey hazırdır. Kütahya'daki bazı sitelerde merkezi ısıtma sistemi bulunuyorsa kalorimetre/sayaç okumalarının dairelere paylaştırılması her kış tartışma konusu olur; aidat takip programındaki sayaç paylaşımı modülü bu tartışmayı belgeli ve şeffaf biçimde kapatır.

Operasyon: Arıza-bakım-teknik işletme modülü her bildirimi kayıt altına alır, atayan-takip eden-kapatan zincirini belgelenmiş tutar. Duyuru, SMS ve push bildirimleri kat maliklerine ulaşır. Otopark, güvenlik ve ziyaretçi yönetimi; personel ve tedarikçi takibi; sosyal tesis rezervasyonu; sigorta ve belge arşivi ek modüller arasında yer almaktadır.

Rakipte olmayan iki modül: Mahalle Pazaryeri ve İhale Portalı SiteYönetim'e özgüdür. Çatı yalıtımı, asansör revizyonu veya boya-badana gibi büyük bir iş için kapalı zarf yerine şeffaf ve kayıtlı teklif toplayabilirsiniz. Kütahya bölgesindeki tedarikçilerden üç teklif alıp karşılaştırarak genel kurulda belgeyle sunar, ihaleyi şeffaf biçimde sonuçlandırırsınız. Mahalle Pazaryeri ise site sakinlerine ortak alanda ticaret imkânı tanır; bu iki özellik başka site yönetim yazılımlarında bulunmamaktadır.

Son bir not: Bu modüllerin hepsinin ürettiği veriler devir-teslim raporuna dönüşür. Sıra sizden sonraki yöneticiye geldiğinde devir-teslim bir öğleden sonra sürer; bu rehberin başında anlattığımız birinci hafta kaosunu bir daha yaşamasınlar diye.

Kütahya'nın Koşulları Cavdarhisar Yönetim Planınızı Nasıl Şekillendirir?

Cavdarhisar, Kütahya'nın Ege bölgesi içindeki konumundan dolayı sahil veya yüksek dağ ilçelerine göre daha ılıman bir iklime sahiptir. Buna karşın Kütahya ilinin genel coğrafi yapısı nedeniyle deprem riski Ege ortalamasının üzerindedir; bu durum yönetim planınıza doğrudan etki eder.

DASK ve sigorta: Zorunlu Deprem Sigortası (DASK) her bağımsız bölüm için ayrı ayrı yaptırılmalıdır; kat maliklerinden DASK poliçelerini ibraz etmelerini istemek yöneticinin takip sorumluluğundadır. Ortak alanların ayrıca sigortalanması, bina sigortası kapsamının net belirlenmesi ve poliçelerin belge arşivinde güncel tutulması Kütahya gibi deprem riskli illerde ihmal edilmemesi gereken adımlardır.

Bina güçlendirme kararı: Yapının depreme karşı güçlendirilmesi gündeme gelirse KMK'ya göre bu karar için nitelikli çoğunluk aranır; olağan aidat kararından farklı bir nisap söz konusudur. Böyle bir süreçte teknik rapor, bütçe ve hukuki süreç için uzman desteği almanız gerekebilir.

Kış bakım takvimi: Kütahya genelinde ve Cavdarhisar'da sonbahar öncesinde — Eylül-Ekim döneminde — kalorifer sistemleri, baca ve çatı yalıtımının kontrolü yapılmalıdır. Bu denetimi kasım ayına bırakmak, arıza sezonuyla çakıştığında tamirciye erişimi güçleştirir ve maliyeti artırır.

Sigorta poliçeleri, bakım tarihleri ve belge takibi için acil durum ve sigorta yönetim modülü tüm arşivi tek noktada güncel tutar; süresi gelen poliçeleri hatırlatır.

Cavdarhisar ve Çevresinde Site Yönetimi: Altıntas, Aslanapa, Domaniç, Dumlupınar ve Komşu İlçeler

Cavdarhisar'ı çevreleyen ilçeler iki farklı yapısal küme oluşturur ve yönetim ihtiyaçları bu kümelere göre farklılaşır.

İlk küme, Merkez, Gediz ve Simav gibi nüfusu daha yoğun ve kentsel dokusu daha gelişmiş ilçelerdir. Bu ilçelerde çok daireli yapılar ve organize siteler daha fazladır; yöneticiler genellikle daha büyük bütçelerle, daha karmaşık teknik donanımla ve daha çok kat malikiyle muhatap olur. Simav özelinde geçmişteki deprem deneyimi, bina sigortası ve güçlendirme süreçlerini güncel tutmayı zorunlu kılmaktadır.

İkinci küme, Altıntas, Aslanapa, Domaniç, Dumlupınar, Emet, Hisarcık, Pazarlar, Şaphane ve Tavşanlı gibi görece küçük ve kırsal dokusu ağır basan ilçelerdir. Bu bölgelerde on beş-yirmi daireli az katlı apartman yapısı yaygındır; profesyonel yönetim şirketi bulmak güçtür ve gönüllü yönetici modeli egemendir. Temel defter düzeni ve basitleştirilmiş işletme projesiyle yürütülen yönetim bu ilçeler için gerçekçi ve yeterli bir çerçevedir.

Kütahya genelinde tüm bu ilçelerin ortaklaştığı bir nokta vardır: bulut tabanlı bir yazılım kullanıldığında Cavdarhisar'daki apartmanla Tavşanlı'daki bina aynı panelden, herhangi bir kurulum yapmadan yönetilebilir. Yönetici il merkezinde ya da farklı bir şehirde olsa bile sisteme erişim kesilmez.

Kütahya geneli site yönetimi rehberine geçerek diğer ilçeler için hazırlanmış içeriklere de ulaşabilirsiniz.

KVKK, İş Güvenliği ve Yöneticinin Yasal Sorumlulukları

Yöneticinin yasal yükümlülükleri Kat Mülkiyeti Kanunu'yla sınırlı değildir; kişisel veri koruma ve iş hukuku da tabloya dahildir. Bunları bilmek karmaşık görünebilir ancak temel kuralları özümsediğinizde pratik uygulamaları oldukça yönetilebilir bir hal alır.

KVKK — kamera ve iletişim listesi: Bina girişine veya ortak alanlara güvenlik kamerası kuruluyorsa Kişisel Verileri Koruma Kanunu kapsamında aydınlatma metni yükümlülüğü doğar. Kameraya tabi alanlarda "güvenlik amaçlı kamera kaydı yapılmaktadır" ibaresi görünür biçimde asılmalı; kamera görüntüleri yalnızca güvenlik amacıyla ve kanuni süreler dahilinde saklanmalıdır. Kat malikleri ve sakinlerin iletişim bilgilerini içeren liste de kişisel veridir; bu liste üçüncü taraflarla paylaşılmaz, reklam veya başka amaçlarla kullanılmaz.

Çalışan varsa SGK ve iş güvenliği: Kapıcı, güvenlik görevlisi veya temizlik personeli çalışıyorsa SGK kaydı ve yazılı iş sözleşmesi zorunludur. İş güvenliği yükümlülükleri çalışan sayısına göre farklılaşabilir; güncel uygulamayı mali müşavirinizden teyit edin.

KMK m.38 — yöneticinin sorumluluğu: Yönetici, kat maliklerinin vekili sıfatıyla görev yapar ve bu sıfatla kusurlu eylemlerinden doğan zararlardan sorumlu tutulabilir. Karar defterini düzenli tutmak, genel kurul kararlarına uymak ve site parasını kişisel hesaptan ayırt etmek bu riski en aza indirir.

KVKK uyum belgeleri, çalışan sözleşmeleri ve sigorta poliçelerini dijital arşivde düzenli tutmak için KVKK ve yasal uyum modülü aydınlatma metinlerini ve belge arşivini hazır sunar.

Sık Yapılan 7 Yeni Yönetici Hatası — Cavdarhisar ve Kütahya Geneli Deneyimiyle

Bu hatalar ilk yılda en çok karşılaşılan durumlardır. Listeyi okuyun, kendinizi bu tuzaklardan koruyun.

1. Kişisel hesapta site parasını tutmak: Kendi banka hesabınızda site gelir ve giderlerini yönetmek hem hukuken hem güven açısından ciddi risk taşır. Site adına ayrı hesap açmak birinci adım olmalıdır.
2. Elden nakit toplamak: Her tahsilatı banka veya dijital ödemeyle belgelendirin; elden alınan para ileride "ben vermedim" tartışmasına açık kapı bırakır.
3. Karar defterini işlememek: Alınan her karar toplantı tarihinde deftere geçirilmeli ve imzalanmalıdır; işlenmemiş kararlar geçersiz sayılabilir.
4. Gündemsiz genel kurul çağrısı: Çağrı mektubunda gündem maddelerini açıkça yazmamak, toplantıda alınan kararların itirazla karşılaşmasına zemin hazırlar.
5. İşletme projesi yapmamak: KMK m.37 uyarınca yıllık işletme projesi zorunludur. Taslak da olsa hazırlamak, genel kurulda "nereden çıktı bu aidat" sorusunu önler.
6. Gecikme tazminatını uygulamamak: Zamanında ödemeyen maliklerden gecikme tazminatı almaktan çekinmek, düzenli ödeme yapanları dolaylı olarak cezalandırır ve tahsilatı geciktirir.
7. Kış bakımını Kasım'a bırakmak: Kütahya'da hava soğumadan önce — Eylül-Ekim döneminde — kalorifer sistemi, baca ve çatı kontrolünü yaptırın. Kasım'a kalan bakım randevusu, arıza sezonunun yoğunluğunda uzun beklemeye ve daha yüksek maliyete dönüşür.