Hisarcik'de bir apartmanın ya da toplu yapının yönetimini yeni devraldıysanız, yapılması gereken ilk dört iş son derece bellidir: devir-teslim tutanağıyla defterleri almak, site adına banka hesabını düzene sokmak, aidat ve borç listesini çıkarmak ve yıllık işletme projesini taslaklamak. Kütahya iline bağlı Hisarcik'de aylık aidat, il geneli ortalama olan ₺300–₺1.100 aralığında şekillenir; bina tipine ve ortak alanlara göre bu aralığın neresinde duracağınızı da bu rehberde bulacaksınız. Sayfalarca mevzuatı kendiniz çözmeye çalışmak yerine ilk 30 günün adım adım planına, yasal yükümlülüklere ve işin tekrar eden kısmını nasıl otomatiğe bağlayabileceğinize odaklanın.
Hisarcik'de Site Yöneticisi Oldunuz: Sizi Ne Bekliyor?
Site ya da apartman yöneticiliği gönüllülük esasına dayansa da Kat Mülkiyeti Kanunu (KMK) yöneticiye somut ve hukuki sorumluluklar yükler. Bu sorumlulukların özeti şudur: KMK m.35 kapsamında defter tutmak ve düzenli kesmek, aidatları zamanında toplamak, ortak alanların bakım ve onarımını yürütmek ve her yıl genel kurulda hesap vermek.
Hisarcik, Kütahya'nın il merkezine görece yakın bir ilçesidir. Bölgedeki konut dokusu genellikle küçük ve orta ölçekli apartmanlardan oluşur; geniş alanlı güvenlikli siteler il merkezine daha yakın noktalarda yoğunlaşır. Bu gerçeklik şu anlama gelir: pek çok Hisarcik apartmanında yönetici, birkaç düzine kat malikini kapsayan, profesyonel destek almadan yürütülen bir görevi üstlenir. Yönetim kurulu yoktur, muhasebecisi yoktur; başarı ya da başarısızlık doğrudan sizin tutarlılığınıza bağlıdır.
Bu tabloda önemli olan panik değil, doğru sıralamayı bilmektir. İlk 30 günde ne yapmanız gerektiğini önceden bilirseniz sonraki aylarda rutin hale gelen bir ritme girebilirsiniz. Aşağıdaki bölümler tam olarak bu sıralamayı verir.
İlk 30 Gün: Hisarcik'de Yeni Yöneticinin Adım Adım Yol Haritası
İlk 30 günü dört haftaya bölerek yürütmek hem odaklanmayı kolaylaştırır hem de herhangi bir adımı atlamanızın önüne geçer. Aşağıdaki plan Hisarcik koşullarına göre kurgulanmıştır.
1. Hafta — Devir Teslim ve Envanter
Göreve başladığınız ilk günlerin tek önceliği eski yöneticiden eksiksiz devir almaktır. Bu devir sözlü olamaz; imzalı bir devir-teslim tutanağıyla belgelenmelidir. Teslim almanız gereken belgeler şunlardır:
- Karar defteri (tüm geçmiş kararlar)
- İşletme defteri (gelir-gider kayıtları)
- Banka hesap ekstreleri ve kasa bakiyesi
- Yürürlükteki sözleşmeler (asansör bakım, temizlik, güvenlik vb.)
- Aidat borçlu listesi
- Site adına düzenlenmiş tüm fatura ve evraklar
Eski yönetici bu belgeleri teslim etmekten kaçınıyorsa ya da eksik teslim ediyorsa durumu hemen yazılı olarak kaydedin. Eksik belgeler ilerleyen aylarda hukuki sorun doğurabilir; noterin devreye girdiği durumlarda tebligat yolunu tercih edin.
2. Hafta — Mali Fotoğraf
Defterleri aldıktan sonra mali tablonun netleşmesi gerekir. İlk işiniz, site parasının eski yöneticinin kişisel hesabında duruyorsa bu paranın site adına açılacak ayrı bir banka hesabına aktarılmasını sağlamaktır. Site adına hesap açmak için genellikle güncel yönetici seçim kararı ve noter onaylı imza sirkülerine ihtiyaç duyulur; bankaların talep listesi farklılık gösterebilir, önceden teyit edin.
Bu aşamada aidat borçlusu listesini çıkarın: kimin kaç ay geciktiği, varsa yargı sürecindeki borçlar ve bekleyen faturalar (asansör periyodik bakım, bina sigortası, DASK priminin ödenip ödenmediği) tek tabloda görünür hale gelsin. Kütahya gibi deprem riski taşıyan illerde DASK poliçesinin aktif olup olmadığını bu hafta içinde kontrol etmek ayrıca önemlidir.
3. Hafta — İletişim ve Kayıt Düzeni
Kat malikleri iletişim listesi oluşturun: ad, daire numarası, telefon, e-posta. Bu liste kişisel veri içerdiği için KVKK kapsamında yalnızca yönetim amaçlı kullanılmalı ve üçüncü kişilerle paylaşılmamalıdır. Duyuru kanalınızı belirleyin: toplu SMS, WhatsApp grubu ya da apartman panosunun hangisinin birincil kanal olacağını kat maliklerine bildirin.
Arıza ve talep kayıt yönteminizi de bu hafta kurun. Bir arıza sözlü bildirildiğinde kayıt altına alınmıyorsa ilerleyen aylarda "sen söyledin, ben duymadım" çekişmeleri kaçınılmaz olur. Basit bir not defteri bile sistemsizlikten iyidir; site yönetim yazılımı kullanıyorsanız arıza kaydı ve takibi ilk günden dijital ortamda yürür.
4. Hafta — Plan ve Bütçe Taslağı
KMK m.37 uyarınca yönetici yıllık işletme projesi hazırlamak zorundadır. Bu proje, tahmini gider kalemlerinin daire başına nasıl paylaştırılacağını ve aidatın ne olacağını ortaya koyar. Hisarcik'deki konutların büyük bölümü ılıman Ege iklimine yakın bir konumda olduğundan kış ısıtma maliyeti İç Anadolu'daki illere kıyasla daha sınırlı kalır; buna karşın varsa asansör, ortak alan elektriği ve bina bakım giderleri öncelikli kalemler olacaktır.
Taslak bütçeyi hazırladıktan sonra genel kurulda onaylatın. Onaylanmamış ya da paylaşılmamış bir bütçeyle toplanan aidat ilerleyen dönemde sorgulanmaya açık hale gelir.
Hisarcik'de Aidat Ne Kadar? Ortalama Aidat Aralığı ve Belirleme Yöntemi
Kütahya genelinde aylık aidat ortalaması ₺300–₺1.100 aralığındadır; bu il geneli ortalamadır ve Hisarcik'deki bir birim için gerçek rakam bina tipine göre bu aralığın herhangi bir noktasında olabilir. Asansörlü, güvenlik sistemli ya da ortak bahçeli sitelerde üst banda yaklaşılır; asansörü ve teknik personeli olmayan eski apartmanlarda alt bantta kalınır.
Aidatın nasıl belirleneceğini ise KMK m.20 düzenler: aidat arsa payına ya da eşit paylaşım esasına göre hesaplanır; hangi yöntemin uygulanacağını yönetim planı belirler. Pratikte süreç şöyledir: yönetici yıllık tahmini giderleri hesaplar, bu giderleri daire sayısına ya da arsa payına böler, ortaya çıkan rakamı işletme projesi olarak genel kurula sunar ve kurul onaylar. Genel kurul onayı olmadan aidat oranı tek taraflı değiştirilemez.
Hisarcik'de aidat belirlerken dikkate alınması gereken başlıca kalemler şunlardır: ortak alan elektriği, asansör periyodik bakım ve muayene ücreti, temizlik giderleri, bina sigortası (ve varsa DASK primine katkı), yönetici masrafları ve yedek akçe. Binanızın gider kalemlerini girip daire başı aidatı anında görmek için aidat hesaplama aracından yararlanabilirsiniz.
Aidat Nasıl Toplanır, Ödemeyen Kat Malikine Ne Yapılır?
Aidat tahsilatında en sık yapılan hata, elden nakit toplamaktır. Elden alınan paranın makbuzu anında kesilmez, kayıt düzeni bozulur ve ileride hesap vermek güçleşir. Tüm ödemelerin banka havalesi ya da online ödeme yoluyla yapılmasını talep edin; bu hem şeffaflık hem de olası anlaşmazlıklarda belge sağlar.
Borcunu ödemeyen kat malikileri için KMK m.20, aylık yüzde beşe kadar gecikme tazminatı uygulanabileceğini hüküm altına almaktadır. Pratikte süreç şöyle işler: önce yazılı hatırlatma gönderin (taahhütlü posta ya da kayıt altına alınmış başka bir yöntemle), ardından noter aracılığıyla ihtar çekin ve borcun devam etmesi halinde icra takibi başlatın. Bu sürecin her adımını kayıt altına almak, ilerideki itirazlara karşı sizi korur. Aidat takip programı ile hatırlatmalar otomatik gider; siz yalnızca gönderilecek mesajı onaylarsınız.
Aidat borçlusu kat malikine tanınan yasal süre geçtikten sonra mahkemesiz icra yolunun açık olduğunu hatırlatalım. Dava sürecine geçmeden önce bir avukata danışmanız faydalı olacaktır.
Kendiniz mi Yöneteceksiniz, Profesyonel Şirket mi? Hisarcik İçin Karar Rehberi
Bu sorunun tek doğru cevabı yoktur; bina büyüklüğü, ortak alan karmaşıklığı ve yöneticinin ayırabileceği zaman belirleyicidir. Aşağıdaki tablo karar sürecini netleştirmeye yardımcı olacaktır.
| Durum | Önerilen yaklaşım |
|---|---|
| 20 daire altı, asansör yok, tek blok | Gönüllü yönetici + iyi kayıt düzeni yeter |
| 20–60 daire, asansör ve güvenlik sistemi var | Gönüllü yönetici + yönetim yazılımı kombinasyonu |
| 60 daire üzeri ya da çok bloklu site | Profesyonel yönetim firması değerlendirilmeli |
| Yönetici başka şehirde ya da yoğun çalışıyor | Uzaktan yönetim portalı + lokal bakıcı personel |
Hisarcik gibi orta ölçekli ilçelerde profesyonel yönetim firmalarının sayısı sınırlı olabilir. Bu durumda en yaygın gerçekçi çözüm, gönüllü yöneticinin idari yükü bir yazılıma devrederek zamanını denetim ve karar vermeye yönlendirmesidir. Bir üçüncü yol bu: kendiniz yönetin, ağır ve tekrar eden işi teknolojiyle üstlenin. Bu konuda bir sonraki bölümde ayrıntılı anlatım bulacaksınız.
Site Banka Hesabı, Vergi Numarası ve Resmi Kayıtlar
Sitenin banka hesabının yöneticinin kişisel hesabıyla karıştırılması hem hukuki hem de güven riski doğurur. Bu hatayı yapmayın: site adına ayrı bir hesap açın, tüm gelir ve giderleri bu hesap üzerinden yürütün.
Banka hesabı açmak için genellikle yönetici seçim kararını gösteren karar defteri fotokopisi, yönetici kimliği ve imza sirkülerine ihtiyaç duyulur. Bankadan bankaya küçük farklılıklar olabileceğinden önceden şubeyi arayarak talep listesini öğrenin.
Sitede çalışan (kapıcı, güvenlik, bahçıvan) istihdam edilecekse SGK bildirimi zorunludur ve iş güvenliği yükümlülükleri devreye girer. Vergi numarası alınması gereken durumlar değişkendir; Kütahya Vergi Dairesi'ni telefonla arayarak kendi sitenizin durumuna uygun bilgi almanızı öneririz. Son söz mali müşavirinize ya da vergi dairesine bırakılmalıdır; bu konularda genel bilgi yeterli değil, güncel teyit şarttır.
İlk Genel Kurul: Çağrıdan Karar Defterine
KMK m.29'a göre olağan genel kurul yılda en az bir kez yapılmalıdır. Toplantı tarihinden en az 15 gün önce imzalı ya da taahhütlü posta ile çağrı yapılması zorunludur; bu çağrıda gündem açıkça belirtilmelidir. Gündemi belirsiz bırakılan ya da hiç yazılmayan çağrılarla alınan kararlar hukuki itirazlara konu olabilir.
Toplantı nisabı (yeter sayısı) konusunda KMK m.30-31 şu kuralı koyar: ilk toplantıda hem kat maliki sayısının hem arsa payının salt çoğunluğu aranır. Bu nisaba ulaşılamazsa ikinci toplantıda katılanların çoğunluğu yeterlidir. Kararların karar defterine geçirilmesi ve toplantıya katılan ya da vekaletle temsil edilen malikler tarafından imzalanması zorunludur.
Yeni yöneticilerin en çok düştüğü üç hata şunlardır: çağrıda gündem maddesini yazmamak, oy sayımında arsa payı yerine yalnızca kişi sayısına bakmak ve karar defterini toplantıdan günler sonra işlemek. Çağrı metninin hazırlanması, vekalet takibi ve dijital karar defteri için genel kurul yazılımından yararlanabilirsiniz.
Yönetimi Devralın, Gerisini AI'a Bırakın: SiteYönetim Yeni Yöneticinin İşini Nasıl Üstlenir?
Yönetimi devralın. Gerisini AI'a bırakın.
Buraya kadar okuduklarınız yeni bir yöneticinin karşılaştığı somut dertleri ortaya koydu: devir kaosu, aidat kovalamacası, genel kurul bürokrasisi, hukuki belirsizlik. SiteYönetim bu dertlerin her birini tek bir platformda ele alır; ancak bunu yaparken karar yetkisini hiçbir zaman sizden almaz.
AI Operatör: Komut Verin, Onaylayın, Gönderin
AI Operatör, yazılı ya da sesli komutla çalışır. Örneğin "Bu ayki aidatını ödemeyen dairelere nazik hatırlatma gönder" diye yazarsınız. AI Operatör borçlu listesini çıkarır, her daire için kişiselleştirilmiş hatırlatma mesajlarını hazırlar ve sizin onayınıza sunar. Onay vermeden hiçbir mesaj gönderilmez. Onayladığınızda sistem SMS, push bildirimi ya da e-posta kanalından iletir ve gönderimi kayıt altına alır.
Kütahya'da deprem riski göz önüne alındığında bir başka pratik senaryo şudur: binanın ortak alanında bir arıza oluşur, siz "asansör motoru için iş emri aç, sözleşmeli firmaya teklif iste" diye komut verirsiniz. AI Operatör arıza kaydını açar, firmayla iletişim taslağını hazırlar ve onayınızla yollar. Süreç sizin denetiminizde ilerler; otomasyonun kontrolü elinizde kalır.
Sezonluk doluluk dalgalanmaları yaşayan Hisarcik'deki sitelerde uzaktan portal ihtiyacı da öne çıkar. Yazlık maliki başka şehirde ya da yurt dışındaysa AI Operatör aracılığıyla ona özel bildirimler göndermek, ödeme hatırlatmaları iletmek ve arıza durumunu anlık olarak paylaşmak mümkündür; bunların hepsi sizin onay adımınızla gerçekleşir.
AI Danışman: 10 Milyondan Fazla Emsal, KMK Çerçevesinde Yanıt
"Aidatını 8 aydır ödemeyen malike karşı ne yapabilirim?" sorusunu AI Danışmana yönelttiğinizde, ictihatpro.com altyapısındaki 10 milyondan fazla emsal karara dayanan ve KMK m.20 çerçevesinde çizilmiş bir yanıt alırsınız: gecikme tazminatı oranı, ihtar süreci, icra takibinin hangi aşamada başlatılacağı. Danışman yol gösterir; dava aşamasına gelindiğinde avukatınızın yerini tutmaz. Bu dürüstlük bilinçlidir; hukuki tavsiye veriyormuş gibi davranmak hem size hem sisteme zarar verir.
Sitenin Karnesi: Sayıyla Hesap Verin
SiteYönetim, yönetim performansını 100 üzerinden puanlar. Tahsilat oranı, açık arıza sayısı, genel kurul zamanında yapıldı mı, yasal belgeler güncel mi — bunlar karne puanını oluşturur. Hisarcik'de yönetimi devraldığınız günkü karnenin 54 olduğunu, altı ay sonra 81'e çıktığını genel kurulda yan yana koyduğunuzda "iyi yönettim" demenize gerek kalmaz; sayı konuşur.
7 Rol Bazlı Portal: Herkes Kendi Kapısından Girer
Sistemde yedi farklı rol tanımlıdır: yönetici, sakin, mülk sahibi (malik), denetçi, esnaf ve diğer roller. Yeni yönetici için bunun anlamı şudur: Hisarcik'deki bir dairenin maliki İstanbul'da ya da Almanya'da ikamet ediyorsa borcunu, ödeme geçmişini ve site duyurularını kendi portalından görür; sizi aramaz. Denetçi portalı sayesinde denetim kurulu gider belgelerine anlık erişir; şeffaflık kavgayı azaltır.
14 Gün Ücretsiz Deneyin
Bulut tabanlı çalışır; kurulum gerekmez. Tek apartmandan çok bloklu siteye kadar ölçeklenir. Kredi kartı girmeden apartman yönetim programını 14 gün boyunca kullanabilirsiniz. Deneme süresi boyunca tüm modüller aktiftir; yükümlülük başlamadan sistemi kendi apartmanınız için değerlendirin.
Aidattan İhaleye: Günlük İşleri Sırtınızdan Alan Modüller
SiteYönetim'in modülleri bağımsız özellikler listesi değil, yeni yöneticinin ilk yılında karşılaştığı sorunların çözüm sıralamasıdır. Her küme bir döneme karşılık gelir.
Para İşleri: İlk Aydan Yıl Sonuna
Online aidat tahsilatı sistemi, kat maliklerinin QR kod ya da banka linki üzerinden ödeme yapmasını sağlar. Ödemeler anında sisteme işlenir; borç takibi ve hatırlatmalar otomatikleşir. Aidat takip programı içinde gelir-gider muhasebesi, e-Fatura entegrasyonu ve işletme defteri de yer alır. Apartman muhasebe programı ile yıl sonu raporu genel kurula hazır gelir; rakamları elle toplamak zorunda kalmazsınız.
Operasyon: Günlük Akış
Arıza ve bakım modülü, bildirilen her teknik sorunu kayıt altına alır; hangi sorunun ne zaman bildirildiğini, kime iletildiğini ve nasıl çözüldüğünü izler. Duyuru-SMS-push modülü, kat maliklerine ulaşmayı tek tıkla halleder. Otopark ve ziyaretçi yönetimi, personel ile bordro takibi, sosyal tesis rezervasyonu, sigorta ve belge arşivi ayrı modüller olarak sisteme entegredir.
Rakip Yazılımlarda Bulunmayanlar: Mahalle Pazaryeri ve İhale Portalı
Bu iki modül piyasadaki diğer site yönetim yazılımlarında yer almaz. İhale Portalı ile Hisarcik'deki ya da Kütahya'daki tedarikçilerden kapalı zarf yerine şeffaf, kayıtlı teklif toplarsınız. Örneğin çatı izolasyonu yenilenmesi gereken bir apartmanda üç farklı firmadan teklifler sisteme girer, fiyatlar karşılaştırılır ve en uygun teklif genel kurula belgeyle sunulur. Bu hem şeffaflığı artırır hem de "neden bu firmayı tuttunuz?" sorusunun önüne geçer.
Mahalle Pazaryeri modülü ise site sakinlerinin yerel esnaf ve hizmet sağlayıcılarıyla doğrudan bağlantı kurduğu bir iç ticaret kanalıdır. Temizlikçiden çilingire, tamirciden özel ders verecek birine kadar yönetici ve sakinlerin birbirinden hizmet alıp vermesini kayıt altında tutar.
Yönetim dönemin sonunda sıra size devir yapmaya geldiğinde ise modüller arşivlenmiş halde bekler. Devir-teslim bir öğleden sonra tamamlanır — H2-2'de anlattığımız devir kaosunun tersi bir kapanış.
Hisarcik'in Koşulları Yönetim Planınızı Nasıl Şekillendirir?
Hisarcik'in Ege bölgesine yakın konumu, iklimsel olarak bazı yönetimsel avantajlar ve özel gereklilikler doğurur. Sert kış iklimlerine kıyasla ısıtma giderleri daha sınırlı olsa da bölgenin kendine özgü dinamikleri göz ardı edilemez.
Sezonluk Doluluk ve Uzaktan Malik İhtiyacı
Ege bölgesine yakın yerleşim noktalarında bazı daireler ikincil konut ya da yazlık niteliği taşır. Bu durumda malik yıl içinde birkaç ay boyunca bölgeye gelir; geri kalanında başka şehirde yaşar. Yönetici açısından bu şu anlama gelir: o malike ulaşmak, aidat borç bildirimini iletmek ve arıza durumunu anında paylaşmak uzaktan dijital kanallarla mümkün olmak zorundadır. Uzaktan malik portalı, bu ihtiyacı telefon görüşmesi olmadan karşılar.
Havuz, Bahçe ve Ortak Alan İşletmesi
Havuzu ya da büyük bahçesi bulunan sitelerde mevsim başında (Nisan-Mayıs) teknik hazırlık maliyeti ortaya çıkar; mevsim sonunda (Ekim) ise kapanış bakımı gerekir. Bu dönemsel harcamaların yıllık işletme projesine yedek akçe olarak eklenmesi, sezon başında nakit sıkışıklığını önler. Sayaç okuma ve gider paylaşımı modülü, ortak alanlara ait enerji ve su faturalarını daire bazında şeffaf şekilde dağıtır.
Deprem Riski ve DASK Zorunluluğu
Kütahya deprem riski taşıyan bir ildir. Kat mülkiyetine tabi her bağımsız bölüm için DASK (Doğal Afet Sigortaları Kurumu) zorunlu deprem sigortası yaptırılması yasal zorunluluktur. Yönetici olarak kat maliklerine DASK poliçelerinin güncel olup olmadığını hatırlatmak ve bu bilgiyi kayıt altında tutmak yönetim planınızın parçası olmalıdır. Binanın yapısal güçlendirilmesi söz konusu olduğunda ise Kat Mülkiyeti Kanunu'na göre bu kararın alınabilmesi için belirli bir nisap (toplantı yeter sayısı) aranır; yasal danışmanlık almak ihmal edilmemelidir.
Kısa Dönem Kiralama ve Komşuluk Kuralları
Hisarcik ya da çevresinde ikincil konut niteliğindeki daireler zaman zaman kısa dönem kiraya verilebilir. Bu durum kiracı sirkülasyonunu artırır; site ortak kullanım kurallarının yazılı ve güncel olması önem kazanır. Yönetim planına aykırı kullanımların tespiti ve yazılı uyarı sürecinin belgelenmesi, olası anlaşmazlıklarda sizi korur.
Hisarcik ve Çevresinde Site Yönetimi: Altintas, Aslanapa, Cavdarhisar ve Diğer İlçeler
Kütahya ilinin ilçeleri arasında konut dokusu ve yönetim ihtiyaçları belirgin farklılıklar gösterir. Bu farklılıkları iki kümeyle değerlendirmek pratiktir.
Birinci kümede il merkezine yakın ya da nispeten yoğun yapılı ilçeler yer alır: Hisarcik, Gediz, Simav, Tavsanli ve Emet bu gruptadır. Bu ilçelerde çok katlı apartmanlar ve zaman zaman küçük siteler görülür; yönetim süreci daha sistematik bir kayıt düzeni gerektirir. Aidat takibi, arıza yönetimi ve genel kurul belgelerinin düzenli tutulması bu ölçekte kritik hale gelir.
İkinci kümede ise daha kırsal karaktere sahip, nüfusu görece az ilçeler bulunur: Altintas, Aslanapa, Cavdarhisar, Domanic, Dumlupinar, Pazarlar ve Saphane. Bu ilçelerde az daireli apartmanlar yaygındır; gönüllü yönetici basit bir defter düzeniyle de işleri yürütebilir. Bununla birlikte yasal yükümlülükler aynıdır; KMK daire sayısına göre değişmez.
Merkez ilçe ise Kütahya şehir merkezini kapsar ve il genelinin en yüksek konut yoğunluğunu barındırır; profesyonelleşme ihtiyacı burada en belirgin biçimde hissedilir.
Bulut tabanlı bir yazılım kullandığınızda Hisarcik'teki apartmanla Gediz'deki ya da Simav'daki siteyi aynı panelden, kurulum gerektirmeden yönetebilirsiniz. Yöneticinin fiziksel konumu fark yaratmaz. Kütahya genelinde site yönetimi konusunda daha geniş bir perspektif için Kütahya geneli site yönetimi rehberine göz atabilirsiniz.
KVKK, İş Güvenliği ve Yöneticinin Yasal Sorumlulukları
Yöneticinin yasal sorumlulukları yalnızca KMK'dan ibaret değildir. Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK), sitenizde kamera sistemleri varsa ve kat malikleri iletişim listesi tutuyorsanız devreye girer.
Güvenlik kamerası kullanan sitelerde, kameraların kapsamı ve kayıt süresi hakkında kat maliklerini ve ziyaretçileri bilgilendiren bir aydınlatma metni oluşturulması zorunludur. Bu metin sitenin girişine asılmalı ve kat maliklerine de iletilmelidir. Kamera kaydı yalnızca güvenlik amacıyla kullanılabilir; başka amaçlarla paylaşılması KVKK kapsamında yaptırıma yol açar.
Kat malikleri iletişim listesi de kişisel veridir. Bu listeyi yalnızca yönetim amaçlı kullanın; üçüncü taraflarla paylaşmayın ve gereksinim kalkmadıkça saklayın.
Sitede kapıcı, güvenlik görevlisi ya da temizlik personeli çalıştırıyorsanız SGK bildirimi ve iş güvenliği yükümlülükleri başlar. KMK m.38 uyarınca yönetici, kat maliklerine karşı vekil sıfatıyla sorumludur; bu sorumluluk ihmal ya da kasıt durumunda şahsi sorumluluğa dönüşebilir. Tüm bunlar "bilirseniz basit" kurallar olarak özetlenebilir. KVKK ve yasal uyum modülü aydınlatma metinlerini ve belge arşivini hazır tutar; hangi belgeyi nerede sakladığınızı unutmazsınız.
Sık Yapılan 7 Yeni Yönetici Hatası
Yöneticilik deneyimi olan kişilerle yapılan değerlendirmelerde aynı hatalar tekrarlanır. Bu hatalar genellikle kötü niyetten değil, "zaten herkes böyle yapıyor" varsayımından kaynaklanır.
- Kişisel hesapta site parası tutmak. Site parasını kendi hesabınızda tutmak hem hukuki risk hem de güven kaybıdır. Kat malikleri şüphe duyduğunda sizi ispat yükü altında bırakır.
- Elden nakit toplamak. Makbuz kesilmeyen her nakit ödeme, defter düzenini bozar ve ileride hesap vermeyi imkansız hale getirir.
- Karar defterini işlememek. Alınan kararların yazılı kaydı olmadan hiçbir karar hukuken bağlayıcı sayılamaz.
- Gündemsiz toplantı çağrısı yapmak. Gündem belirtilmeyen toplantılarda alınan kararlar itiraz konusu olabilir; genel kurul prosedürü KMK m.29-31'de açıkça düzenlenmiştir.
- İşletme projesi hazırlamamak. Yıllık işletme projesi olmadan toplanan aidat keyfi olarak değerlendirilebilir; kat maliklerinden gelebilecek itirazlara zemin oluşturur.
- Gecikme tazminatını uygulamamak. Düzenli ödeyen kat malikleri bu adaletsizliği fark eder; yasanın tanıdığı tazminatı uygulamak keyfiyet değil, zorunluluktur.
- Devir-teslim tutanağı almamak. Eski yöneticiden imzasız ya da eksik devir alırsanız sonradan "bu borç benden önce oluştu" iddiasını ispat edemeyebilirsiniz. Devir tutanağını ilk günden önceliğiniz yapın.
İlk 30 günlük planınız hazır, mevzuat haritanız elinizde. Hisarcik'de yönetimini devraldığınız sitenin aidat düzenini kurmak, genel kurulu zamanında toplamak ve yasal belgeleri eksiksiz tutmak için artık başlangıç noktanız var. Tekrar eden ve zaman alan işler için ise teknolojiyi kullanın: SiteYönetim'i 14 gün ücretsiz, kredi kartı girmeden deneyin. Aidat rakamınızı bütçeye oturtmak için aidat hesaplama aracından başlayabilirsiniz.