Tavşanlı, Kütahya'da site & apartman yönetim sistemi

Tavsanli'de bir site ya da apartman yönetimini yeni devraldıysanız ilk 30 günde dört işi bitirmeniz gerekir: devir-teslim tutanağıyla defterleri almak, site adına banka hesabını düzene sokmak, aidat ve borç listesini çıkarmak, yıllık işletme projesini taslaklamak. Kütahya genelinde aylık aidat il geneli ortalaması ₺300–₺1.100 aralığında seyrediyor; Tavsanli'de bina tipine, ortak alan kapsamına ve yeni inşaat ya da eski apartman dokusuna göre bu aralığın neresinde olduğunuzu bu rehberde adım adım görebilirsiniz. Devir kaosundan aidat takibine, genel kurul bürokrasisinden yasal yükümlülüklere — Tavsanli koşullarına göre hazırlanan bu rehber, ilk 30 gününüzü sistematik biçimde geçirmenizi sağlayacak. İşin tekrarlayan kısmını nasıl otomatiğe bağlayacağınızı da göstereceğiz.

Tavsanli'de Site Yöneticisi Oldunuz: Sizi Ne Bekliyor?

Yönetimi devraldığınız an, dört temel yükümlülük otomatik olarak omuzlarınıza oturuyor. Kat Mülkiyeti Kanunu m.35 bunları net biçimde tanımlar: defter tutmak ve muhasebe kayıtlarını sürdürmek, aidatları toplamak ve ortak giderleri karşılamak, binanın ortak alanlarını işletmek ve bakımını sağlamak, her yıl genel kurula hesap vermek. Bu dört yükümlülük sizden önce de vardı; yönetimi devraldığınızda bunların sorumluluğunu da devralmış oluyorsunuz.

Tavsanli, Kütahya'nın sanayi ve ticaret geçmişiyle şekillenmiş köklü ilçelerinden biridir. İlçe merkezinde çok katlı apartman stoğu mevcut olmakla birlikte, çevresindeki kırsal doku nedeniyle bina ölçeği büyük kentlere kıyasla daha mütevazı kalır. Bu tablonun yönetim açısından anlamı şudur: büyük ölçekli profesyonel şirket hizmetine ihtiyaç duymadan, iyi bir sistematikle gönüllü ya da amatör yönetim yürütmek mümkündür. Kütahya genelinde de aynı tablo hakimdir; il çapında yüzlerce apartman benzer süreçleri aynı anda yaşıyor.

Yeni devralan her yönetici genellikle aynı soruları sorar: "Nereden başlayacağım? Hangi belgeleri almalıyım? Aidatı ne zaman, nasıl toplayacağım?" Sonraki bölümde bu sorulara adım adım yanıt bulacaksınız.

İlk 30 Gün: Tavsanli'de Yeni Yöneticinin Adım Adım Yol Haritası

İlk ay, yönetimin temelini attığınız dönemdir. Dört haftayı ayrı ayrı ele almak, neyin ne zaman yapılması gerektiğini netleştirir.

1. Hafta — Devir Teslim ve Envanter

Eski yöneticiden alacağınız belgeler şunlardır: karar defteri, işletme defteri (iki defterin de noter tasdikli olması şarttır), banka hesabı ve kasa bakiyesi, aktif sözleşmelerin asılları (temizlik, bakım, güvenlik vb.), borç-alacak listesi ve varsa derdest icra/dava dosyaları. Tüm bunlar için devir-teslim tutanağı düzenlenip iki tarafça imzalanmalıdır. Tutanaksız devir, sonradan "ben bıraktım, sen almadın" anlaşmazlıklarının başlıca kaynağıdır.

Eski yöneticinin teslim etmesi gereken diğer kalemler: apartman anahtarları ve yedekleri, tedarikçi ve tamirat firması iletişim listesi, sigorta poliçeleri ve ödeme tarihleri. Bu listeyi eksiksiz teslim almadan yönetimi fiilen devralmış saymayın.

2. Hafta — Mali Fotoğraf

Banka hesabı en kritik adımdır. Site kasasının ve hesabının kişisel hesabınızdan tamamen ayrı, site adına açılmış ya da geçirilmiş olması zorunludur. Eski yöneticinin kişisel hesabında tutulan site parasını resmi hesaba almadan işlem yapmayın; bu hem hukuki hem güven sorunudur.

Bu haftada yapılacaklar: aidat borçlusu listesini çıkarın ve borcun ne kadar süredir biriktiğini not edin; bekleyen faturaları (yakıt, temizlik, bakım, sigorta) tespit edin ve ödeme vadelerine göre önceliklendirin. Tavsanli'de ve Kütahya genelinde merkezi ısıtma sistemli binalarda yakıt faturası aidat bütçesinin en büyük kalemlerinden biri olabilir; bu kalemin durumunu ilk haftadan netleştirmeniz ileride yaşanabilecek nakit açıklarını önler.

3. Hafta — İletişim ve Kayıt Düzeni

Kat maliklerinin güncel iletişim listesini derleyin; telefon, e-posta ve posta adresi. Bu listeyi KVKK kapsamında kişisel veri olarak saklayın ve yalnızca site yönetimi amacıyla kullanın; üçüncü kişilerle paylaşmayın. Duyuru kanalınızı belirleyin: ortak pano, toplu SMS ya da yazılım üzerinden push bildirim. Arıza ve taleplerin kayıt altına alındığı bir yöntem oluşturun; ilerleyen aylarda "ben bildirdim, sen yapmadın" tartışmalarının önü bu kayıtlarla kesilir.

Bu hafta içinde site yönetim yazılımı değerlendirmesi yapmanızı öneririz; devir-teslim raporu, borçlu listesi ve arıza kaydı gibi işler ilk günden hazır gelir, dört haftanın geri kalanını çok daha sağlam bir temele oturtursunuz.

4. Hafta — Plan ve Bütçe Taslağı

KMK m.37 uyarınca yönetici, yıllık işletme projesi hazırlamakla yükümlüdür. Bu taslak, beklenen giderleri ve bunların dairelere nasıl dağıtılacağını gösterir; genel kurulda kat maliklerinin onayına sunulur. Tavsanli gibi ilçelerde bina yaşına ve teknik altyapıya göre gider dağılımı farklılaşır: asansör bakımı, çatı onarımı, yakıt, ortak alan temizliği. Dördüncü haftanın sonunda elinizde bir taslak olmasa bile gider kalemlerini listeleyip sıralamanız bile ilerleyen aylarda son derece işinize yarar.

Tavsanli'de Aidat Ne Kadar? Ortalama Aidat Aralığı ve Belirleme Yöntemi

Tavsanli dahil Kütahya genelinde aylık aidat il geneli ortalaması ₺300–₺1.100 aralığındadır; bu rakam il geneli ortalamasıdır ve her bina için geçerli değildir. Kapıcı, güvenlik görevlisi veya kapalı otopark gibi hizmetler barındıran sitelerde üst bandın üzerine çıkmak mümkündür; az daireli ve ortak alanı sınırlı apartmanlarda ise alt bandın altında da kalınabilir.

Aidatın nasıl belirleneceği KMK m.20'de düzenlenir: her kat malikinin ortak giderlere katılımı arsa payı ya da eşit pay esasıyla hesaplanır; yönetim planında farklı bir kural öngörülmüşse o esas geçerlidir. Aidatın somut tutarı işletme projesinden çıkar: beklenen yıllık giderler toplanır, on iki aya bölünür, daire sayısına ya da arsa payına göre dağıtılır ve genel kurulda onaylanır. Genel kurul onayı olmadan yönetici tek başına aidat artışı yapamaz.

Tavsanli'de bina tipine göre maliyet dağılımı değişir. Merkezi ısıtma sistemi olan binalarda kış aylarında yakıt kalemi bütçenin önemli bir bölümünü oluşturabilir. Çatı, asansör ya da dış cephede onarım görülmüş eski binalarda büyük gider kalemleri öngörülmeden bütçe yaparsanız orta yılda nakde sıkışırsınız. Sitenizin gider kalemlerini girip daire başına aidatı hızlıca görmek için aidat hesaplama aracını kullanabilirsiniz.

Aidat Nasıl Toplanır, Ödemeyen Kat Malikine Ne Yapılır?

Aidatı bankaya yatırma yöntemi hem sizin hem de kat maliklerinin çıkarınadır. Elden para toplamak kayıt hatalarına, kaybolma iddialarına ve güven sorunlarına zemin hazırlar; bu yöntemi kesinlikle önermiyoruz. Banka havalesi, EFT ya da online ödeme, hem makbuz kaydı otomatik oluşturur hem de ileride "ben ödedim" tartışmalarının önünü keser.

KMK m.20 uyarınca aidatını zamanında ödemeyen kat malikine aylık yüzde beşe kadar gecikme tazminatı uygulanabilir. Bu oranı uygulamak hem alacağınızı korur hem de ödeyen kat maliklerine karşı adalet sağlar. Pratik süreç şöyle işler: önce yazılı hatırlatma (SMS, e-posta veya mektup), ardından resmi ödeme bildirimi, gerekirse noter ihtarı ve son aşamada icra takibi. Borcu oldukça büyümüş olan kronik ödeme yapmayan malikler için hukuk danışmanlığı almak süreci kısaltır.

Otomatik borç hatırlatması ve online aidat tahsilatı için aidat takip programı bu süreci önemli ölçüde kolaylaştırır; hatırlatmalar otomatik olarak hazırlanır, siz yalnızca onaylar ve gönderirsiniz.

Kendiniz mi Yöneteceksiniz, Profesyonel Şirket mi? Tavsanli İçin Karar Rehberi

Bu kararı bina büyüklüğü, ortak alan kapsamı ve sizin mevcut zamanınız belirler. Kaba bir çerçeve şöyle çizilebilir:

Tavsanli'de ve Kütahya'nın büyük bölümünde profesyonel site yönetim şirketi arzı büyükşehirlere kıyasla sınırlıdır. Buna bağlı olarak en yaygın gerçek çözüm, gönüllü yönetici ile verimli bir araç kombinasyonudur. Profesyonel şirket bulmak zor ya da mevcut bütçeyi aşıyorsa üçüncü bir yol var: kendiniz yönetin, ağır ve tekrarlayan işi yazılıma devredin. Bu yaklaşım bir sonraki bölümde ayrıntılı biçimde ele alınıyor.

Site Banka Hesabı, Vergi Numarası ve Resmi Kayıtlar

Site adına banka hesabı açmak için önce vergi dairesinden yönetim adına potansiyel vergi numarası almanız gerekir. Bu numara, sitenin ticari bir şirket olmadığını ama resmi işlem yapma yetkisine sahip olduğunu belgelemek için kullanılır. Genel olarak vergi dairesine götürmeniz gereken belgeler şunlardır: genel kurul karar defterinin ilgili sayfasının noter onaylı fotokopisi, yöneticinin kimlik belgesi, yöneticinin atanmasına ilişkin karar örneği. Bu belge listesi vergi dairesine göre küçük farklılıklar gösterebilir; Kütahya Vergi Dairesi'ni önceden arayarak güncel listeyi teyit etmenizi öneririz.

Vergi numarası alındıktan sonra herhangi bir bankada site adına hesap açılabilir. Önemli nokta: kişisel hesabınızda site parasını ASLA tutmayın. Bu hem hukuki bir risk hem de kat malikleriyle güven ilişkisini zedeleyen bir uygulamadır; sonradan "parayı kullandın mı?" sorusuyla karşılaşmamak için başından ayrı hesap zorunludur.

Apartmanda çalışan varsa (kapıcı, güvenlik görevlisi, bahçıvan gibi) SGK bildirimi ve iş güvenliği yükümlülükleri de devreye girer. Bu konuda güncel yükümlülükleri mali müşavirinizden teyit etmenizi öneriyoruz.

İlk Genel Kurul: Çağrıdan Karar Defterine

KMK m.29 uyarınca olağan genel kurul yılda en az bir kez yapılmalıdır. Toplantı tarihinden en az 15 gün önce, gündem belirtilerek kat maliklerine yazılı çağrı yapılması zorunludur; taahhütlü mektup ya da imza karşılığı tebligat en sağlam yöntemlerdir. Gündemsiz ya da eksik gündemli çağrı, ileride alınacak kararların iptali için zemin hazırlar.

İlk toplantıda karar alınabilmesi için çifte çoğunluk şartı aranır: kat maliki sayısı bakımından ve arsa payı bakımından ayrı ayrı salt çoğunluk (KMK m.30). Bu iki koşul birden sağlanamazsa toplantı gerçekleşmez ve ikinci toplantı yapılır; ikinci toplantıda katılanların çoğunluğu yeterli olur.

Toplantıda alınan kararların tamamı karar defterine geçirilmeli ve oturumu yönetenden alınan imzalarla belgelenmelidir. Sık yapılan hatalar şöyle sıralanabilir:

• Çağrıda gündem maddeleri belirtilmemek — bu madde üzerinde alınan karar iptal edilebilir.
• İkinci toplantı tarihini önceden çağrıda göstermemek, ayrı bir çağrı zahmetine girmek.
• Vekâletname forumu kontrol etmemek; usulsüz vekâletle oy kullanılırsa karar tartışmalıdır.

Çağrı metni, vekâlet takibi ve dijital karar defteri için genel kurul yazılımı tüm bu adımları tek çatı altında toplar ve yasal süre hatırlatmalarını otomatik olarak gönderir.

Yönetimi Devralın, Gerisini AI'a Bırakın: SiteYönetim Yeni Yöneticinin İşini Nasıl Üstlenir?

Yönetimi devralın. Gerisini AI'a bırakın.

Buraya kadar pek çok soruyu birlikte ele aldık: devir kaosu, aidat takibi, genel kurul bürokrasisi, yasal belirsizlikler. Bu noktada SiteYönetim'in bu dertlerin her birine nasıl pratik bir çözüm sunduğunu gösteriyoruz — reklam diliyle değil, somut senaryolarla.

AI Operatör

Tavsanli'deki apartmanınızda Şubat ayı aidatları süresi geçti ve 5 dairede hâlâ ödeme yok. Yazılıma yazdığınız ya da söylediğiniz komut şöyle: "Bu ay aidatlarını tahsil et, geciken dairelere nazik hatırlatma gönder." AI Operatör borçlu listesini çıkarır, her daireye özel hatırlatma mesajını hazırlar ve sizin onayınıza sunar. Onay vermeden hiçbir şey gönderilmez. Onayladıktan sonra mesajlar ilgili dairelere iletilir ve kayıt altına alınır.

İkinci senaryo: ortak mekânlardaki bir arıza — bodrum kattaki pompa çalışmıyor, ısıtma sisteminde sorun var. Durumu bildiriyorsunuz. AI Operatör arıza kaydını açar, sözleşmeli tesisatçıya iş emri taslağını hazırlar ve onayınızla gönderir. Acil durumlarda bile süreç belgelenmiş olur; ilerleyen aylarda hangi arızanın ne zaman giderildiğini rapordan görebilirsiniz.

Üçüncü senaryo: genel kurul yaklaşıyor. Çağrı metninin hazırlanmasını, gündem maddelerinin listelenmesini ve "15 gün önceden çağrı" kuralını yazılım hatırlatır; siz onaylarsınız, dağıtım gerçekleşir. Karar defterine girişler de dijital ortamda tutulur.

Her senaryoda ortak nokta: AI hazırlar, yönetici onaylar. Hiçbir işlem sizin bilginiz ve onayınız dışında gerçekleşmez. Bu hem denetim hem güven meselesidir.

AI Danışman

Yasal konularda sıkça karşılaşılan bir soru: "Aidatını 8 aydır ödemeyen malike ne yapabilirim?" AI Danışman bu soruyu ictihatpro.com altyapısındaki 10 milyondan fazla emsal karara ve KMK hükümlerine dayanarak yanıtlar. Hangi adımların hangi sırayla atılacağını, gecikme tazminatı nasıl hesaplanacağını, icra öncesinde ne yapılması gerektiğini somut biçimde açıklar. Şerhi de bellidir: Danışman yol gösterir, dava aşamasında avukatınızın yerini tutamaz. Bu dürüstlük cümlesi bilerek yazılmıştır; güven inşa etmenin yolu gerçek dışı vaatler vermemektir.

Başka bir senaryo: "KVKK kapsamında güvenlik kamerası için hangi metni duyurmam gerekiyor?" AI Danışman güncel çerçeveyi aktarır, taslak bir aydınlatma metni hazırlar; metni kullanmadan önce bir avukata teyit ettirmenizi de önerir.

Sitenin Karnesi

SiteYönetim, sitenizi 100 üzerinden puanlayan yönetim performans karnesi sunar. Karne; tahsilat oranı, açık arıza sayısı ve çözüm süresi, yasal uyum durumu, genel kurul düzenliliği gibi ölçütlerden hesaplanır. Yeni bir yönetici için bu aracın en somut değeri şudur: yönetimi devraldığınız gün karnenin kaçta olduğunu görürsünüz ve altı ay sonraki karneyi genel kurulda yanında koyarsınız. "İyi yönettim" demek yerine sayıyla kanıtlarsınız.

7 Rol Bazlı Portal

Platforma yönetici, sakin, mülk sahibi (malik), denetçi, esnaf ve diğer roller kendi kapısından girer. Bu yapının yeni yönetici için pratik anlamı büyüktür: Tavsanli'deki apartmanınızda bir dairenin maliki başka bir şehirde yaşıyorsa borcunu kendi portalından görür; sizi aramak zorunda kalmaz. Denetçi portalına erişim, kat maliklerinin hesapları anlık izleyebileceği anlamına gelir; şeffaflık arttıkça "nereye harcandı?" kavgası azalır.

14 Gün Ücretsiz, Kurulum Yok

Bulut tabanlı olan platform kurulum gerektirmez; tek bir apartmandan çok bloklu sitelere ve AVM'lere kadar ölçeklenir. İlk 14 gün kredi kartı bilgisi girmeden deneyebilirsiniz — yani devir-teslim döneminizin tam ortasında, ücretsiz olarak sistemi deneme fırsatınız var. Deneme için apartman yönetim programı sayfasını ziyaret edebilirsiniz.

Aidattan İhaleye: Günlük İşleri Sırtınızdan Alan Modüller

Yeni yöneticinin ilk yılı birbirini izleyen işlemlerden oluşur. Bu modülleri o kronolojiye yedirerek ele alalım.

Para işleri: İlk ay aidatları topladınız, borçluları belirlediniz. Sonraki aylarda bu süreç tekrar eder; online aidat tahsilatı ve borç takibi modülü bu tekrarı otomatikleştirir. Gider ödemelerini apartman muhasebe programı üzerinden yönetirseniz e-Fatura entegrasyonuyla muhasebe kayıtlarınız hazır olur. Sayaç okuma ve gider paylaşımı modülü, yakıt ya da su gibi tüketim kalemlerini dairelere orantılı biçimde dağıtır; bu dağılımın kağıt üzerinde elle yapılması sık hatalara yol açar. İşletme defterini de dijital ortamda tutmak yıl sonu hesap vermede zamandan önemli ölçüde kazandırır.

Operasyon: Arıza ve bakım talepleri kayıt altına alınır; hangi arıza kimin tarafından ve ne zaman giderildiği raporlanır. Duyuru, SMS ve push bildirim modülleri kat maliklerine bilgi iletmeyi kolaylaştırır. Otopark, güvenlik ve ziyaretçi yönetimi, personel/bordro ve tedarikçi takibi, sosyal tesis rezervasyonu, sigorta ve belge yönetimi bu kümedeki diğer araçlardır. Aidat takip programı bu operasyonel yapının mali boyutunu tamamlar.

Rakip yazılımlarda bulunmayanlar — Mahalle Pazaryeri ve İhale Portalı: Tavsanli'deki asansör bakımı ya da çatı yalıtımı için teklif toplamak istiyorsunuz. Klasik yöntemde birkaç firmayı arayıp fiyat sorarsınız, kapalı kapı arkasında pazarlık yapılır, genel kurulda "neden bu firma seçildi?" sorusu gelir. İhale Portalı bu süreci şeffaflaştırır: Kütahya'daki tedarikçilerden kayıtlı, şeffaf teklif toplarsınız; üç teklifin karşılaştırmasını genel kurulda belgeleyerek sunarsınız. Mahalle Pazaryeri ise site sakinlerinin kendi aralarında hizmet ve ticaret yapmasına olanak tanır. Bu iki araç rakip platformlarda bulunmaz.

Raporlama ve devir-teslim modülüyle de kapanış yapılabilir: sıra sizden sonraki yöneticiye geldiğinde devir-teslim süreci tek bir öğleden sonraya sığar — dördüncü haftanın başında yaşadığınız devir kaosunun tam tersi.

Tavsanli'nin Koşulları Yönetim Planınızı Nasıl Şekillendirir?

Tavsanli ve Kütahya geneli, karasal ve yarı-karasal iklim özellikleri taşır; kış ayları soğuk geçer ve yakıt kalemi binalarda önemli bir maliyet unsurudur. Bununla birlikte, Ege bölgesinin kıyı illerine kıyasla sıcak mevsim görece uzundur ve bazı yapılarda sezonluk değişim gözlemlenir. Yönetim planınızı bu koşullara göre kurmanız ileride sürprizleri önler.

Yakıt ve Isıtma Bütçesi

Merkezi ısıtma sistemi olan binalarda yakıt gideri bütçenin en büyük kalemlerinden biri olabilir. Isıtma sezonuna girmeden, tercihen Eylül ayında, kazan ve kombi bakımını yaptırmanızı öneririz. Kasım'a bırakılan bakım randevuları, ilk soğuklarda yoğunlaşan arıza kuyruğuna takılır ve sizi hem zor hem pahalı bir noktaya sürükler. Yıllık işletme projesinde yakıt bütçesini gerçekçi biçimde modellemek için önceki yılın tüketim faturalarını isteyin ve birim fiyat artışlarını da ekleyerek bir üst sınır belirleyin.

Deprem Riski ve Zorunlu Sigorta

Kütahya ve çevresinde deprem riski göz ardı edilemeyecek bir etkendir. DASK (Doğal Afet Sigortaları Kurumu) zorunlu deprem sigortası, her daire için ayrı ayrı alınmakla birlikte yöneticinin kat maliklerini bu konuda bilgilendirmesi ve genel kurulda söz etmesi iyi uygulamalar arasındadır. Ortak alanlar içinse ayrı bir sigorta poliçesi değerlendirilmelidir. Binanın yapı güçlendirme gerektirip gerektirmediğine ilişkin karar, KMK kapsamında nisap (toplantı yeter sayısı) gerektiren önemli kararlar arasında yer alır; bu kararların alınmasında uzman bir mühendis görüşü ve bir avukat desteği önerilir.

Yaz-Kış Aidat Dengeleme

Tavsanli'de ortak alan giderleri kış ve yaz arasında farklılaşıyorsa — örneğin kış aylarında yüksek yakıt, yaz aylarında daha düşük ortak alan gideri — bu farkı aidata yansıtmak mümkündür. Ancak bu uygulamanın yönetim planında açıkça yer alması ve genel kurul kararıyla onaylanması gerekir. Gider paylaşımı ve sayaç okuma modülü, bu tür mevsimsel dengelemeler için hesaplamaları tartışmasız biçimde kapatır.

Tavsanli ve Çevresinde Site Yönetimi: Altintas, Aslanapa, Cavdarhisar ve Diğer İlçeler

Tavsanli'nin komşu ilçeleriyle birlikte ele alındığında Kütahya'da iki farklı yönetim gerçeği öne çıkar: il merkezi ve büyük ilçe merkezlerinde çok katlı konut stoğu daha yoğun, küçük ve kırsal ilçelerde ise daha sade ve az daireli bir bina dokusu hâkim.

Birinci küme — görece kentleşmiş yapı: Tavsanli merkezi, Simav, Gediz ve Emet ilçeleri çok katlı apartman ve site yapısıyla daha fazla bina yönetimi sorusu barındırır. Bu ilçelerde profesyonel süreç ihtiyacı daha belirgindir; aidat takibinden genel kurula her konuda sistematik araç kullanımı işleri kolaylaştırır.

İkinci küme — küçük ölçekli ve kırsal doku: Altintas, Aslanapa, Cavdarhisar, Domanic, Dumlupinar, Hisarcik, Pazarlar ve Saphane gibi ilçelerde bina ölçeği genellikle küçüktür. Az daireli apartmanlarda yönetim daha basit bir defter düzeniyle yürütülebilir; gönüllü yönetici uygulaması bu ilçelerde yaygındır ve işe yarar.

Merkez ilçe ise ilin bütün çeşitliliğini barındırır; büyük sitelerden küçük apartmanlara geniş bir yelpaze söz konusudur.

Bulut tabanlı bir platform olması nedeniyle Tavsanli'deki apartman ile Simav ya da Altintas'taki site aynı panel üzerinden, kurulum gerekmeksizin yönetilebilir. Malik birden fazla ilçede dairesi olsa bile hepsini tek portaldan takip edebilir. Kütahya geneli site yönetimi hakkında daha kapsamlı bilgiye buradan ulaşabilirsiniz.

KVKK, İş Güvenliği ve Yöneticinin Yasal Sorumlulukları

Yasal yükümlülükler karmaşık görünse de uygulamalarını bilmek basitleştirir. Üç ana başlık öne çıkar.

KVKK: Binalarda güvenlik kamerası kullanılıyorsa Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında kat maliklerinin ve ziyaretçilerin bilgilendirilmesi zorunludur; kamera alanlarına aydınlatma metni içeren uyarı tabelası asılmalıdır. Kat malikleri iletişim listesi de kişisel veri kapsamındadır; bu liste yalnızca site yönetimi amaçlı kullanılmalı, üçüncü kişilerle paylaşılmamalıdır.

Çalışan istihdam eden binalar: Kapıcı, güvenlik görevlisi veya bahçıvan gibi personel çalıştırıyorsanız SGK bildirimi ve iş güvenliği yükümlülükleri doğar. Güncel oran ve belge gerekliliklerini mali müşavirinizden teyit etmenizi öneririz.

Yöneticinin vekil sıfatı (KMK m.38): Yönetici, kat maliklerinin vekili sıfatıyla hareket eder. Bu sıfat, yetki sınırlarını aşan tasarruflarda yöneticinin şahsen sorumlu tutulabileceği anlamına gelir. Büyük harcamalar için genel kurul kararı alınması hem yasal zorunluluk hem de sizi koruyacak en sağlam güvencedir.

KVKK aydınlatma metinleri ve yasal belge arşivini düzenli tutmak için KVKK ve yasal uyum modülü bu belgeleri hazır bulundurur ve tarih bazlı hatırlatmalar gönderir.

Sık Yapılan 7 Yeni Yönetici Hatası

Aynı hatalar Tavsanli'de de Kütahya'nın başka ilçelerinde de tekrarlanır. Bunları bilerek işe başlarsanız büyük bir avantaj elde edersiniz.

1. Kişisel hesapta site parası tutmak: Hem güven sorununa hem hukuki riske yol açar; site hesabı başından ayrı olmalı.
2. Elden para toplamak: Makbuzsuz tahsilat kayıt hatalarına zemin hazırlar; ödeme mutlaka bankaya yapılmalı.
3. Karar defterini işlememek: Toplantı kararlarının karar defterine geçirilmeden uygulanması, kararları hukuken zayıflatır.
4. Gündemsiz genel kurul çağrısı: Gündem olmadan alınan kararlar itirazla karşılaşabilir; çağrıda gündem açıkça yazılmalı.
5. İşletme projesi yapmamak: KMK m.37 işletme projesi hazırlamayı zorunlu kılar; yapmazsanız kat malikleri aidatı tartışmaya açar.
6. Gecikme tazminatını uygulamamak: Ödeyen kat maliklerine haksızlık edilmiş olur; kanunun tanıdığı hakkı kullanmaktan çekinmeyin.
7. Devir-teslim tutanağı almamak: Tavsanli'de de sıklıkla yaşanır; tutanaksız devirde hem önceki yönetimle hem kat malikleriyle anlaşmazlık çıkabilir. Kasım gibi geç bir tarihte ısıtma sistemi bakımı yaptırmak da aynı kategoriye girer — Kütahya'nın soğuk başlangıcı arıza kuyruklarını erkenden doldurur, Eylül'de bakım yaptırmak hem ucuz hem kolay.