Gulyali'de bir site ya da apartman yönetimini yeni devraldıysanız ilk 30 günde dört temel işi tamamlamanız gerekir: devir-teslim tutanağıyla defterleri almak, site adına banka hesabını açmak, aidat ve borç listesini çıkarmak, yıllık işletme projesini taslaklamak. Ordu genelinde aylık aidat ortalaması ₺400–₺1.400 aralığında seyrediyor; Karadeniz'in yoğun ve süreklil yağışları çatı, cephe ve drenaj bakımını yönetim bütçenizin merkezine koyuyor. Bu rehberde ilk 30 günün adım adım planını, aidat belirleme kurallarını, genel kurul sürecini ve Gulyali'ye özgü bakım önceliklerini bulacaksınız. İşin tekrarlayan kısmını nasıl otomatiğe bağlayabileceğinizi de göstereceğiz.
Gulyali'de Site Yöneticisi Oldunuz: Sizi Ne Bekliyor?
Gulyali'de bir apartman ya da sitenin yönetimini devralmak, sizi dört temel yükümlülükle karşı karşıya bırakır. Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 35. maddesi yöneticiye şu görevleri açıkça yükler: defterleri usulüne uygun tutmak, aidatları toplamak ve hesabını vermek, ortak alanları bakmak ve korumak, genel kurula yıllık hesap sunmak. Bu görevler kağıt üzerinde sade görünür; uygulamada ise devir kaosu, köhnemiş defterler, biriken borçlar ve bakımsız teknik altyapı sizi karşılar.
Ordu ili sınırları içinde yer alan Gulyali, il merkezine yakın konumuyla karma bir yapıya sahiptir: bir yanda yeni yapı döneminin çok katlı apartmanları ve siteleri, öte yanda daha eski ve küçük ölçekli bina stoku. Ordu'daki binlerce kat maliki aynı süreçleri, aynı soruları ve benzer çelişkileri sizinle birlikte yaşıyor. "Nereden başlayacağım?" sorusu Gulyali'de de en yaygın panik anıdır. Bu rehber o soruyu adım adım kapatmak için yazıldı.
İlk 30 Gün: Gulyali'de Yeni Yöneticinin Adım Adım Yol Haritası
1. Hafta — Devir Teslim ve Envanter
İlk iş, eski yöneticiden tüm belgeleri eksiksiz almak ve bunu bir tutanakla kayıt altına almaktır. Devir-teslim tutanağı; karar defteri, işletme defteri, banka hesap dökümleri, kasa, sözleşmeler (asansör bakım, temizlik, güvenlik), sigorta poliçeleri ve borç-alacak listesini kapsamalıdır. Tutanağı iki taraf imzalamazsa ileride "benden değildi" tartışması kaçınılmaz olur. Eksik belge varsa yazılı olarak not düşün; eski yöneticiye teslim listesi gönderin ve makul bir süre tanıyın.
Özellikle Gulyali gibi iklimin yapıyı zorladığı yerlerde teknik belgeler kritik öneme sahiptir: çatı tamir geçmişi, son yalıtım müdahalesi, drenaj sistemi bakım kaydı. Bu belgeler yoksa ilk haftada binanın teknik durumuna gözle baktırın; hasarı erken tespit etmek, geç tamiratın birkaç katı maliyet getirir.
2. Hafta — Mali Fotoğraf
Banka hesabını sitenin adına açın ya da mevcut hesabı kendi imza yetkinize alın; kişisel hesabınızda site parası tutmak hem hukuki hem etik sorun doğurur. Ardından aidat borçlusu listesini çıkarın: kim ne kadar borçlu, son ödeme hangi ay? Bu liste hem tahsilat planınızın hem de genel kurul hesabınızın temelidir.
Bekleyen faturaları gözden geçirin. Ordu'nun yoğun yağışlı iklimine bağlı olarak çatı onarımı, su tahliye sistemi bakımı veya nem giderme işlemleri fatura bekliyor olabilir. Bu kalemleri ertelemek, su hasarının yapıya işlemesine ve çok daha büyük bir tamirat maliyetine yol açar.
3. Hafta — İletişim ve Kayıt Düzeni
Kat malikleri ve kiracıların güncel iletişim bilgilerini derleyin. Bu liste kişisel veri niteliği taşır; KVKK kapsamında amaç dışı kullanımdan kaçının, listeyi yalnızca yönetim iletişimi için saklayın. Bir duyuru kanalı belirleyin: whatsapp grubu, kapı ilanı panosu ya da dijital bildirim sistemi. Arıza ve taleplerin kayıt altına alınacağı basit bir yöntem kurun; "söyledim ama kim tutacak?" tartışması bu sistemle biter.
Gulyali'de sık yaşanan sorunlardan biri, özellikle kış aylarında yoğunlaşan çatı ve nem şikayetlerinin kayıt dışı kalmasıdır. Bu şikayetler yazılı kayıt altına alınmadığında hem bakım önceliğinizi kurmak hem de genel kurulda hesap vermek güçleşir. Site yönetim yazılımı ile arıza kayıtları, duyurular ve iletişim listesi ilk günden dijital ortamda hazır gelir; 14 günlük ücretsiz deneme tam da bu ilk ay için tasarlanmış gibidir.
4. Hafta — Plan ve Bütçe Taslağı
KMK m.37 yöneticiye yıllık işletme projesi hazırlama zorunluluğu getirir: tahmini giderler kalem kalem listelenmeli, aidat miktarı bu giderlere göre hesaplanmalı ve genel kurulun onayına sunulmalıdır. Gulyali'de bu taslağı hazırlarken bakım takvimini iklimle uyumlu kurun: yaz sonunda çatı ve cephe kontrolü, kış öncesinde su tahliye sisteminin temizliği, eğimli arazide toprak kayması ve drenaj riski değerlendirmesi. Takvimi baştan kurarsanız hem maliyeti öngörürsünüz hem de acil müdahale masraflarından kaçınırsınız.
Gulyali'de Aidat Ne Kadar? Ortalama Aidat Aralığı ve Belirleme Yöntemi
Ordu genelinde aylık aidat ortalaması ₺400–₺1.400 aralığındadır; bu il geneli ortalamadır, sitenizin gerçek aidatı bu bandın içinde ya da dışında olabilir. Güvenlik görevlisi, asansör bakım sözleşmesi ve kapsamlı peyzaj hizmetlerine sahip büyük sitelerde rakam üst bandın üzerine çıkar. Gulyali'deki küçük, asansörsüz apartmanlarda ise alt banda yakın seyretmesi daha olasıdır. Bu aralığı "doğru rakam" olarak değil, sitenizi konumlandıracağınız bir referans çerçevesi olarak kullanın.
Aidatı belirlerken KMK m.20 iki yöntem sunar: arsa payına orantılı dağılım ya da eşit paylaşım. Hangi yöntemin uygulanacağı yönetim planında yazılıdır; plan yoksa ya da belirsizse genel kurulun kararı belirleyicidir. Belirleyici olan ise yıllık işletme projesidir: giderler tek tek listelenir, yönetim payı eklenir, toplam daire sayısına bölünür. Seçilen yönteme göre daire başı rakam çıkar.
Ordu'nun Karadeniz iklimine özgü önemli bir kalem: çatı ve cephe bakımı, rutubet giderme işlemleri ve drenaj sistemi onarımları, yıl içinde beklenmedik büyüklükte fatura üretebilir. Bu giderleri işletme projesine dahil etmek yerine "ihtiyaç olursa bakacağız" diye ertelemek, aidat yetersizliğine ve kat malikleriyle anlaşmazlığa zemin hazırlar. Sitenizin gider kalemlerini girip daire başı aidatı görmek için aidat hesaplama aracını kullanabilirsiniz.
| Bina Tipi | Ortalama Aidat Aralığı (Ordu Geneli) | Belirleyici Kalem |
|---|---|---|
| Küçük apartman (asansörsüz) | ₺400–₺650 | Temizlik, ortak alan elektriği |
| Orta ölçekli apartman (asansörlü) | ₺650–₺1.000 | Asansör bakımı, çatı-cephe onarımı |
| Güvenlikli site (ortak tesis) | ₺1.000–₺1.400+ | Güvenlik personeli, peyzaj, drenaj sistemi |
Aidat Nasıl Toplanır, Ödemeyen Kat Malikine Ne Yapılır?
Aidatı elden toplamak hem güvensizdir hem de hesap tutmayı güçleştirir. Tahsilatı banka havalesi ya da dijital ödeme kanalıyla yapın; böylece her ödemenin kaydı ve tarihi kendiliğinden oluşur. Bu kaydın, olası bir anlaşmazlıkta ya da genel kurulda hesap sunarken değeri büyüktür.
KMK m.20, zamanında ödenmeyen aidatlar için aylık yüzde beşe kadar gecikme tazminatı uygulanabileceğini düzenler. Pratik süreç şöyledir: önce yazılı hatırlatma gönderin ve makul bir ödeme süresi tanıyın; ardından gerekiyorsa ihtarname gönderin; hâlâ çözüm sağlanamazsa icra takibi başlatabilirsiniz. Sözlü uyarıyla başlamak, ilişkileri gereksiz yere germeden tahsilata kapı açar. Aidat takip programı ile borç hatırlatmaları otomatik olarak hazırlanır; yönetici onayıyla gönderilir, manuel takip yükü ortadan kalkar.
Gulyali'deki bazı binalarda, özellikle eski yapı stoğunda, aidat tahsilatında "öderiz öderiz ama unuturuz" türünden pasif borçlanma yaygındır. Yazılı hatırlatma sisteminin düzenli çalışması bu borçlanmanın önünde en etkili engeldir. Hatırlatma göndermek kişisel bir yük haline geldiğinde ise sistem kurulmadan sürdürülemez.
Kendiniz mi Yöneteceksiniz, Profesyonel Şirket mi? Gulyali İçin Karar Rehberi
Gulyali dahil Ordu'nun büyük bölümünde profesyonel site yönetim şirketi seçeneği büyükşehirlere kıyasla kısıtlıdır. Bölgede faaliyet gösteren şirket sayısı azdır, kapasiteleri belirli büyüklükteki siteleri kapsayabilir. Bu gerçek, gönüllü kat maliki yöneticisini fiilen baskın seçenek kılmaktadır.
Profesyonel şirkete yönelmek için hangi eşikler mantıklıdır? Birden fazla blok ve 50 dairenin üzerinde bir site; güvenlik, peyzaj ve teknik işletmeyi bir arada yürütmek gereken büyük ölçek; karar defteri ile yasal belgeleri düzenli tutmak için sürekli idari kapasite gereksinimi — bu koşullar bir arada varsa profesyonel şirket değerlendirilebilir. Küçük ve orta ölçekli binalarda ise üçüncü bir yol öne çıkar: yönetimi kendiniz üstlenin, ağır ve tekrar eden işleri uygun bir yazılıma devredin. Bu kombinasyon hem maliyeti düşürür hem de hesap verebilirliği artırır.
- Gönüllü yönetim + yazılım: Küçük-orta ölçek, düşük maliyet, tam kontrol
- Profesyonel şirket: Büyük site, çok blok, tam outsource — bölgede arz sınırlı
- Hibrit: Yönetici sizsiniz, teknik ve muhasebe işlerini yazılım üstlenir — Gulyali'de en pratik orta yol
Site Banka Hesabı, Vergi Numarası ve Resmi Kayıtlar
Sitenin parasını kişisel hesabınızda tutmak, hem hukuki açıdan hem de kat maliklerinin güveni açısından ciddi bir risk taşır. Site adına ayrı bir banka hesabı açmak zorunlu değil, zorunlu davranış biçimidir.
Çalışan istihdam ediyorsanız (kapıcı, temizlik görevlisi, güvenlik personeli) ya da vergi gerektiren işlemler yapıyorsanız vergi dairesinden yönetim adına potansiyel vergi numarası almanız gerekir. Genel olarak gereken belgeler şunlardır: genel kurul ya da kat malikleri kurulunun yönetici atama kararının örneği, karar defteri fotokopisi, yöneticinin kimlik belgesi. Bu numarayla site adına banka hesabı açabilirsiniz. Belge listesi vergi dairelerine göre küçük farklılıklar gösterebilir; Ordu Vergi Dairesi'ni önceden arayarak güncel liste isteyin.
Çalışan varsa SGK yükümlülüğü, iş güvenliği eğitimi ve iş sözleşmesi zorunlulukları devreye girer. Bu konularda mali müşavirinizden veya bir iş hukuku uzmanından kısa bir bilgi almanız, ilerisi için büyük sorunların önüne geçer.
İlk Genel Kurul: Çağrıdan Karar Defterine
KMK m.29 uyarınca kat malikleri kurulunun yılda en az bir kez toplanması zorunludur. Toplantı çağrısının, gündem eklenerek, toplantıdan en az 15 gün önce tüm kat maliklerine tebliğ edilmesi gerekir; taahhütlü mektup ya da imza karşılığı teslim bu tebliği geçerli kılar. Gündemsiz çağrı veya süresinde yapılmayan tebligat, alınan kararların iptal edilebilir hale gelmesi riskini doğurur.
KMK m.30-32 çerçevesinde ilk toplantıda hem kat maliki sayısının çoğunluğu hem de arsa payı çoğunluğu aranır; bu çift nisap (toplantı yeter sayısı) sağlanamazsa ikinci toplantıda katılanların çoğunluğuyla karar alınabilir. Kararlar karar defterine eksiksiz yazılmalı ve toplantıya katılanların imzasına açık tutulmalıdır. Defterin noter tasdikli olması zorunludur.
Sık yapılan üç hata şunlardır: gündem maddelerinin çağrıya yazılmaması, geçerli tebligat yerine yalnızca sözlü ya da mesajla bildirim yapılması ve kararların toplantıdan günler sonra deftere işlenmesi. Genel kurul yazılımı çağrı metnini, gündem takibini, vekalet yönetimini ve dijital karar defterini tek panelden yürütmenizi sağlar.
Yönetimi Devralın, Gerisini AI'a Bırakın: SiteYönetim Yeni Yöneticinin İşini Nasıl Üstlenir?
Yönetimi devralın. Gerisini AI'a bırakın.
Buraya kadar tanımladığımız dertler — devir kaosu, aidat kovalamaca, genel kurul bürokrasisi, hukuki belirsizlik, bakım takibi — tek tek ele alındığında yönetilebilir görünür. Birlikte gelince ise yöneticilerin büyük çoğunluğu ilk birkaç ay bunalır. SiteYönetim bu yükü üstlenmek için tasarlandı.
AI Operatör: Komutu Siz Verin, Onayı Siz Verin
Pratik bir senaryo: "Bu ayın aidatlarını kontrol et, ödemeyenlere nazik bir hatırlatma gönder" yazıyorsunuz. AI Operatör borçlu listesini çıkarır, kişiselleştirilmiş hatırlatma metinlerini hazırlar ve size sunar. Sizin onayınız olmadan hiçbir mesaj gönderilmez. Onay verirseniz gönderir; değiştirmek isterseniz düzenleyip onaylarsınız.
Gulyali'ye özgü ikinci senaryo: yoğun yağış sonrası çatıda su birikmesi bildirildi. "Çatı onarımı için arıza kaydı aç, sözleşmeli firmaya iş emri taslağı hazırla" komutuyla AI Operatör kaydı oluşturur, firmaya gönderilecek iş emrini taslaklar ve sizin onayınıza sunar. Onay vermeden hiçbir yerde imza bulunmaz, hiçbir taahhüt verilmez. Karar her zaman sizdedir; AI yalnızca hazırlık ve takip yükünü üstlenir.
Üçüncü senaryo: Genel kurul tarihi yaklaşıyor. "Çağrı metnini hazırla, 15 gün kuralına uygun tarihi hesapla, vekalet takibini başlat" komutuyla AI yasal süreyi hesaplar, çağrı taslağını oluşturur ve vekalet formunu hazırlar. Toplantı tarihini, gündem maddelerini ve süreci yönetici olarak siz belirlersiniz; AI hazırlık yükünü alır.
AI Danışman: 10 Milyondan Fazla Emsal Karara Dayalı Yol Gösterici
"Aidatını 9 aydır ödemeyen malike hukuki olarak ne yapabilirim?" sorusunu AI Danışman'a yönelttiğinizde, ictihatpro.com altyapısındaki 10 milyondan fazla emsal karara dayanarak KMK m.20 çerçevesinde adım adım bir yol haritası sunar: gecikme tazminatının hesabı, ihtarname süreci, icra takibine geçiş. Cevap her zaman mevzuat kaynaklı ve emsal desteklidir. Önemli şerh: AI Danışman yol gösterir ve seçenekleri netleştirir; icra ya da dava aşamasına geçtiğinizde bir avukatın yerini tutamaz. Bu sınırı dürüstçe söylemek, güveni inşa eden en önemli unsurdur.
Sitenin Karnesi: Kanıtlı Hesap Verme
SiteYönetim her sitenin yönetim performansını 100 üzerinden sürekli olarak izler: tahsilat oranı, açık arıza sayısı ve çözüm süresi, yasal uyum durumu, genel kurul düzenliliği. Yönetimi devraldığınız günkü karne 51 ise, altı ay sonrasındaki karne 78, genel kurulda "iyi yönettim" demek yerine bunu sayılarla göstermenizi sağlar. Savunmadan çıkıp bilgi sunan bir yönetici olmak, kat malikleriyle olan gerilimin büyük bölümünü ortadan kaldırır.
7 Rol Bazlı Portal: Herkes Kendi Kapısından Girer
Yönetici, sakin, mülk sahibi (malik), denetçi, esnaf ve diğer roller için ayrı giriş kapıları bulunur. Gulyali'de ya da Ordu'nun başka bir noktasında yaşayan bir malik, borcunu ve ödeme geçmişini kendi portalından görür; sizi aramaz. Denetçi portal üzerinden tüm gider belgelerine erişir; yönetici toplantısı beklemeye gerek kalmaz. Bu şeffaflık, site içindeki kavgaların önemli bir kaynağını kurutur.
Sistemin tamamı bulut tabanlıdır: kurulum yoktur, sunucu gerektirmez, tek daireli apartmandan büyük ölçekli siteye aynı altyapıyla çalışır. Apartman yönetim programını 14 gün boyunca ücretsiz, kredi kartı bilgisi girmeden deneyebilirsiniz.
Aidattan İhaleye: Günlük İşleri Sırtınızdan Alan Modüller
Yeni yöneticinin ilk yılı üç ayrı cepheyle aynı anda mücadele etmek anlamına gelir: para işleri, günlük operasyon ve yasal uyum. SiteYönetim'in modülleri bu üç cepheyi örtüşür biçimde tasarlandı.
Para İşleri
Online aidat tahsilatı, otomatik borç hatırlatması, gider paylaşımı ve işletme defteri günlük nakit akışını düzenler. Apartman muhasebe programı e-Fatura keser, giderleri kategorilere ayırır ve yıl sonunda işletme hesabını tek tıkla hazırlar. Aidat takip programı her dairenin ödeme durumunu anlık gösterir; gecikme tazminatını otomatik hesaplar. Birden fazla sayacı olan binalarda sayaç okuma ve daire bazlı paylaşım özelliği de dahildir.
Operasyon
Arıza kaydı açmak, bakım takvimi kurmak, teknik ekibe iş emri göndermek ve sonucu takip etmek operasyon modülünün çekirdeğidir. Gulyali'nin yağışlı iklimine bağlı çatı ve nem arızaları sisteme kaydedildiğinde geçmiş arıza geçmişi de oluşur; kat malikleri "bu arızayı bildirdim ama çözülmedi" dediğinde kayıtlı yanıt verebilirsiniz. Duyuru, SMS ve push bildirim modülü, kat maliklerine toplantı, arıza veya acil durum bildirimlerini saniyeler içinde ulaştırır.
Rakipte Olmayan İki Modül: Mahalle Pazaryeri ve İhale Portalı
Gulyali ya da Ordu genelindeki tedarikçilerden, çatı onarımı ya da asansör bakımı için teklif toplamak artık kapalı kapılar ardında "kim tanıdık varsa" yöntemiyle yürümek zorunda değil. SiteYönetim'in İhale Portalı'nda ihaleyi şeffaf biçimde duyurabilir, birden fazla firmadan kayıtlı teklif toplayabilir ve teklifleri karşılaştırarak genel kurula belgeli şekilde sunabilirsiniz. Bu hem maliyeti düşürür hem de "iltimas" iddiasının önünü kapatır. Mahalle Pazaryeri ise site sakinlerinin küçük hizmet ya da ürün alışverişini kendi aralarında kolaylaştırdığı, rakip yazılımlarda bulunmayan bir bileşendir.
Raporlama ve devir-teslim modülü, makalenin başında konuştuğumuz devir kaosuyla kapanışını yapar: bir gün sıra sizden sonraki yöneticiye geldiğinde, devir-teslim raporu tek bir öğleden sonrada hazır olur.
Gulyali'nin Koşulları Yönetim Planınızı Nasıl Şekillendirir?
Gulyali, Karadeniz'in en yağışlı bölgelerinden birinde konumlanmaktadır. Bu iklim, bina bakımı ve yönetim bütçesi açısından somut farklar doğurur; diğer bölgelerde önemsiz sayılan kalemleri burada birincil önceliğe taşır.
Çatı, Cephe ve Nem Yönetimi
Sürekli ve yoğun yağış, bakımsız çatılarda kısa sürede yapısal hasara yol açar. Rutubeti geç fark etmek, yalıtım ve tadilat maliyetini katlar. Yıllık işletme projenizde çatı kontrolü ve gerekli onarım için ayrı bir bütçe kalemi oluşturun; bu kalemi "varsa yaparız" kategorisine koymayın. Sonbahar başında — yoğun yağışlar başlamadan önce — bir yapı teknikerinin çatıyı kontrol etmesi, kış boyunca acil müdahale masraflarının önüne geçer.
Drenaj ve Su Tahliye Sistemleri
Eğimli arazi ve yoğun yağış kombinasyonu, yetersiz drenaj altyapısında bodrum kat su basması, zemin heyelanı ve çevre yapılarda hasar riskini artırır. Drenaj kanallarının ve yağmur oluklarının yılda en az iki kez temizlenmesi temel bakım pratiğidir. Bu bakımı takvime bağlayın; aksi takdirde "geçen yıl da yapacaktık" döngüsüne girilir.
Yaz-Kış Gider Dengesi
Ordu'da ısıtma maliyeti, kıta iklimiyle kıyaslanınca görece ılımlıdır; yaz döneminde ise yağış azalır, bakım penceresi açılır. Büyük onarım ve boya-badana işlerini yaz aylarına planlamak hem teknik hem de maliyet açısından avantajlıdır. Aidat miktarını yıl boyunca sabit tutmanız pratik olmakla birlikte, yıllık bütçede mevsimsel bakım giderlerini karşılayacak bir ihtiyat kalemi bırakın. Gider paylaşımı ve bakım takvimi modülü, bu mevsimsel dengeyi yönetmenin en kestirme yollarından biridir.
Gulyali ve Çevresinde Site Yönetimi: Akkus'tan Fatsa'ya Ordu İlçeleri
Gulyali, Ordu'nun il merkezine yakın ilçeleri arasındaki kentsel dokuya dahildir. Hem Gulyali'nin kendisinde hem de çevre ilçelerde site ve apartman yöneticileri benzer temel sorunlarla karşılaşır: aidat tahsilatı, defter tutma zorunluluğu, genel kurul düzenliliği ve iklimden kaynaklanan bakım talepleri.
Ordu'nun ilçelerini iki kümeye ayırarak düşünmek faydalıdır. Birinci küme — il merkezine yakın ve görece kentsel ilçeler: Ordu geneli site yönetimi rehberinde de ele aldığımız üzere Altinordu, Gulyali ve Fatsa gibi ilçelerde çok katlı, çok daireli konut stoku daha yaygındır; yönetim süreçleri daha karmaşık, aidat büyüklüğü daha yüksek, profesyonel beklenti daha güçlüdür. Fatsa'daki kıyı sitelerinde sezonluk sakin yoğunluğu ve uzaktan mülk sahipliği ayrı bir iletişim ihtiyacı doğurur. İkinci küme — kırsal ve küçük ölçekli ilçeler: Akkus, Aybasti, Camas, Catalpinar, Coruh, Golkoy, Gurgentepe, Ikizce, Kabaduz, Kabatas, Korgan, Kumru ve Mesudiye'de bina ölçeği küçülür, gönüllü yönetim baskın hale gelir. Kumru'daki küçük bir apartman ile Aybasti'daki az daireli binalarda defter tutma ve aidat takibinin yalın bir yöntemle yürütülmesi çoğu zaman yeterlidir.
SiteYönetim bulut tabanlı olduğu için Gulyali'deki bir siteden Mesudiye'deki küçük bir apartmana, Fatsa'daki kıyı sitesinden Korgan'daki birkaç daireli binaya kadar her ölçek aynı panelden, yerel kurulum gerektirmeden yönetilebilir. Bu, ikinci kümede yaşayan ve bölgede yazılım desteğine erişimi sınırlı yöneticiler için pratik bir gerçekliktir.
KVKK, İş Güvenliği ve Yöneticinin Yasal Sorumlulukları
KMK m.38 yöneticiyi vekil olarak tanımlar ve bu vekil sıfatının getirdiği hukuki sorumluluğu belirler. Yönetici, kötü yönetimden ya da görevin ihmalinden doğan zarardan bizzat sorumlu tutulabilir. Bu sorumluluk korkutucu değil, bilindiğinde yönetilebilirdir.
KVKK kapsamında dikkat edilmesi gereken iki alan vardır. Kamera kaydı: ortak alanlara kamera yerleştiriyorsanız kat maliki ya da sakinlere yönelik bir aydınlatma metni asmanız zorunludur; kamera verilerinin saklama süresi sınırlıdır. İletişim listesi: kat maliklerinin telefon ve e-posta bilgileri kişisel veridir, bu listeyi yalnızca yönetim amaçlı kullanın, üçüncü kişilerle paylaşmayın.
Çalışan istihdam ediliyorsa — kapıcı, temizlik görevlisi, güvenlik personeli — SGK bildirimi, iş sözleşmesi ve iş güvenliği eğitimi yasal zorunluluktur. Bu yükümlülüklerin atlanması idari para cezasına yol açabilir. KVKK ve yasal uyum modülü, aydınlatma metinlerini ve belge arşivini hazır tutarak bu sürecin takibini kolaylaştırır.
Sık Yapılan 7 Yeni Yönetici Hatası
Aşağıdaki hatalar yeni yöneticilerin büyük çoğunluğunun ilk yılında en az birini yaşadığı hatalardır. Listeyi okurken "bende hangisi var?" diye sorun.
- Kişisel hesapta site parası tutmak: Hem hukuki sorumluluk riski hem de kat maliklerinin güvenini zedeleyen bir davranış. Site adına ayrı hesap açmak ilk haftanın görevidir.
- Elden para toplamak: Kayıt dışı tahsilat, hem hesap verememe sorununa hem de "aldınız mı almadınız mı" tartışmasına kapı açar. Her ödemenin banka kaydı olsun.
- Karar defterini işlememek: Kararlar toplantıda alınıp deftere geçirilmediğinde hukuki geçerliliği zayıflar. Her karar aynı gün deftere işlenmelidir.
- Gündemsiz genel kurul çağrısı: Gündem içermeyen ya da yasal sürede gönderilmeyen çağrıyla alınan kararlar itirazla karşılaşabilir. 15 gün kuralına ve gündem şartına uyun.
- İşletme projesi yapmamak: KMK m.37 işletme projesini zorunlu kılar; bu proje hem aidat miktarını meşrulaştırır hem de yıllık bütçeyi çerçeveler. "Geçen yılki devam eder" yaklaşımı yanlıştır.
- Gecikme tazminatını uygulamamak: Düzenli ödeyen kat malikine karşı haksız bir tutum, aynı zamanda toplam tahsilatı düşürür. KMK m.20 çerçevesinde tazminatı yazılı olarak bildirin ve deftere işleyin.
- Gulyali'de sonbahar bakımını Kasım'a bırakmak: Ordu'nun yoğun yağışları Ekim'den itibaren yoğunlaşır. Çatı kontrolünü ve drenaj temizliğini Eylül-Ekim'e planlamayan yönetici, ilk yoğun yağışta acil tamirat masrafıyla ve bedeliyle karşılaşır. Bakım takvimini yağış mevsimi öncesine kurun.