Mesudiye, Ordu'da site & apartman yönetim sistemi

Mesudiye'de bir apartman ya da site yönetimini yeni devraldıysanız ilk 30 günde dört temel işi tamamlamanız gerekir: devir-teslim tutanağıyla defterleri almak, site adına banka hesabını düzenlemek, aidat ve borç listesini çıkarmak, yıllık işletme projesini taslaklamak. Ordu genelinde aylık aidat ortalaması ₺400–₺1.400 arasında seyretmektedir; bu aralık Mesudiye'deki bina tipine ve ortak alanlara göre değişir. Nemli ve yağışlı Karadeniz iklimi, çatı, cephe ve drenaj bakımını yönetim takviminin merkezine koyar. Bu rehberde Mesudiye ve Ordu koşullarına göre ilk 30 günün planını, aidat belirleme kurallarını, genel kurul sürecini ve resmi kayıt adımlarını bulacaksınız. İşin tekrar eden bölümünü nasıl otomatiğe bağlayacağınızı da göstereceğiz.

Mesudiye'de Site Yöneticisi Oldunuz: Sizi Ne Bekliyor?

Yöneticilik görevi sizi dört temel yükümlülükle karşı karşıya bırakır. KMK m.35 bu yükümlülükleri açıkça sıralar: defter tutmak, aidatları toplamak, ortak alanları korumak ve yönetim hesabını genel kurulda kat maliklerine sunmak. Bu dört başlık ilk günden itibaren hukuki sorumluluk doğurur; "daha yeni başladım" savunması bir anlaşmazlıkta sizi korumaz.

Mesudiye, Ordu iline bağlı bir ilçe olarak kentsel ile kırsal dokuyu bir arada barındırmaktadır. İlçe merkezindeki çok katlı apartmanlardan çevre köylerdeki küçük binalara kadar farklı ölçeklerde yapı stoku bulunmaktadır. Bu çeşitlilik yönetim sorumluluğunun da farklı biçimler aldığı anlamına gelir: büyük bir sitenin yöneticisiyle küçük altı daireli bir apartmanın yöneticisinin öncelikleri örtüşmez. Her iki durumda da başlangıç noktası aynıdır: mevcut durumu belgelemek.

Ordu'nun geneline bakıldığında yüzlerce apartman ve toplu konut aynı anda yönetim süreçlerini yürütmektedir. Yalnız değilsiniz; ama bu durum hukuki yükümlülüklerinizi hafifletmez. İyi haber şu: süreç öğrenilebilir ve sistematik bir başlangıç, ilerleyen aylarda çıkacak sorunların büyük çoğunluğunu önler.

İlk 30 Gün: Mesudiye'de Yeni Yöneticinin Adım Adım Yol Haritası

1. Hafta — Devir Teslim ve Envanter

İlk haftanın tek önceliği devirdir. Eski yöneticiden alınması gereken belgelerin listesi şöyledir: karar defteri, işletme defteri, banka hesabı dökümü, kasa mevcudu, sözleşmeler (temizlik, asansör bakım, güvenlik ve varsa diğerleri), borç-alacak listesi, faturalar ve dairelere ait iletişim bilgileri. Tüm bu teslim işlemi yazılı bir devir-teslim tutanağıyla belgelenmeli ve her iki tarafça imzalanmalıdır. İmzasız bir devir, ileride çıkacak bir ihtilafta sizi eski yöneticinin hatalarından da sorumlu kılabilir.

Eğer eski yönetici bazı belgeleri teslim etmiyorsa ya da eksik teslim ediyorsa bunu tutanakta kayıt altına alın. Genel kurula "devraldığım tarihte X belgesi mevcut değildi" diyebilmek için yazılı belge şarttır.

2. Hafta — Mali Fotoğraf

İkinci haftada sitenin mali durumunu netleştirirsiniz. Önce banka hesabını kontrol edin: hesap kişisel değil site adına olmalıdır. Ortak giderlerin kişisel hesaptan ödenmesi hem güven sorunu hem hukuki risk yaratır. Sonra borçlu listesini çıkarın; hangi daireler kaç aylık aidat borçlu? Bu listeyi Excel'de bile olsa tutun.

Mesudiye'de Karadeniz iklimine bağlı önemli bir gider kalemi vardır: çatı, cephe ve drenaj onarımları. Bölgenin yoğun yağışları ve nemli hava koşulları çatı izolasyonu ile su tahliye sistemlerini sürekli baskı altında tutar. Devirden hemen sonra bekleyen bu tür bakım-onarım faturalarını tespit edin; bunlar kasanızda olmayan ama ödenecek yükümlülüklerdir. Aidat takip programı ile borçlu listesini dijital ortamda tutmak, haftalık takibi kolaylaştırır.

3. Hafta — İletişim ve Kayıt Düzeni

Üçüncü haftada kat maliklerinin ve kiracıların iletişim bilgilerini düzenli bir listeye aktarın. Bu liste kişisel veridir; KVKK kapsamındadır. Yalnızca site yönetimi amacıyla kullanılabilir, üçüncü kişilerle paylaşılamaz. Duyuru kanalınızı belirleyin: WhatsApp grubu, SMS, kağıt ilan panosu ya da dijital platform. Arıza ve talep kayıtlarını tutacağınız bir yöntem seçin; not defteri de olur, ancak düzenli bir kayıt sistemi ileride genel kurulda hesap vermeyi kolaylaştırır.

Site yönetim yazılımı kullananlar bu üçüncü haftayı çok daha az zamanla kapatar: kat maliki listesi, borçlu kaydı ve arıza takibi ilk günden hazır gelir; kurulum gerektirmez.

4. Hafta — Plan ve Bütçe Taslağı

Dördüncü haftada yıllık işletme projesinin taslağını hazırlayın. KMK m.37, yöneticinin yıllık tahmini gider ve geliri önceden belirleyip kat malikleriyle paylaşmasını zorunlu kılar. Ordu ve Mesudiye koşullarında bu taslağa mutlaka eklenecek bir başlık vardır: çatı ve cephe bakım takvimi. Karadeniz bölgesinin sürekli nem ve yağışı, binalarda mantarlanma, sıva dökülmesi ve çatı sızıntısı riskini diğer bölgelere göre daha yüksek tutar. Bakımı Kasım'a bırakmak yerine Eylül'ün sonunda bir denetim planlamak bu tür hasarları önlemenin en düşük maliyetli yoludur.

Mesudiye ve Ordu'da Aidat Ne Kadar? Ortalama Aidat Aralığı ve Belirleme Yöntemi

Ordu genelinde aylık aidat ortalaması ₺400–₺1.400 arasında seyretmektedir; bu Mesudiye için de geçerli bir referans aralığıdır. Asansörlü, güvenlikli ya da ortak alanı geniş sitelerde rakam üst banda yaklaşır; az daireli eski apartmanlarda alt bantta kalır. Bu aralık il geneli ortalamasıdır; sitenizin gerçek aidatı kendi gider kalemleri ve genel kurul kararıyla belirlenir.

Aidatı belirleyen temel mekanizma KMK m.20'dir. Giderler ya arsa payı oranında ya da eşit paylaşım esasıyla dairelere bölünür; hangisinin uygulanacağı yönetim planında yazar. Aidat miktarı yönetim planı veya genel kurul kararıyla belirlenir; yönetici tek başına artıramaz.

Mesudiye'de nemli iklim, aidat hesabında dikkate alınması gereken özel bir maliyet sürücüsü yaratır: çatı, cephe ve drenaj onarımları ile nem yalıtımı giderleri. Bu kalemler yağışı az olan illere kıyasla daha sık ve daha yüksek olabilir; yıllık bakım bütçesi bu gerçekle uyumlu kurulmalıdır. Sitenizin gider kalemlerini girip daire başı aidatı hesaplamak için aidat hesaplama aracını kullanabilirsiniz.

Aidat Nasıl Toplanır, Ödemeyen Kat Malikine Ne Yapılır?

Aidat tahsilatında en sağlıklı yöntem banka havalesi veya online ödeme sistemidir; nakit tahsilat kayıt hatası, güven sorunu ve hukuki risk yaratır. Her ödeme için makbuz ya da banka dekontu yasal dayanağınızdır.

Ödemeyen kat malikine KMK m.20 çerçevesinde aylık yüzde beşe kadar gecikme tazminatı uygulanabilir. Pratikte izlenecek sıra şöyledir:

1. Yazılı hatırlatma veya SMS bildirimi gönderin; tarih ve içerik kaydı tutun.
2. Yanıt alınamazsa noter ihtarnamesi ya da iadeli taahhütlü mektup gönderin.
3. Buna karşın ödeme yapılmazsa icra takibi başlatılabilir; bu aşamada avukattan destek almanız önerilir.

Gecikme tazminatını uygulamak hem sizin hakkınız hem de düzenli ödeyen kat maliklerine karşı bir borçtur; uygulamayıp geçiştirmek uzun vadede diğer sakinlerin haksız yüklenmesine yol açar. Aidat takip programı ile otomatik borç hatırlatmaları ve ödeme geçmişi kayıtları bu süreci büyük ölçüde kolaylaştırır.

Kendiniz mi Yöneteceksiniz, Profesyonel Şirket mi? Mesudiye İçin Karar Rehberi

Mesudiye gibi orta ölçekli bir ilçede profesyonel site yönetim şirketi bulmak büyükşehirlere kıyasla daha güçtür. Bu gerçek, seçeneklerinizi iki değil üç yapar: tamamen kendiniz yönetmek, profesyonel şirket tutmak ya da kendiniz yönetip ağır rutin işleri yazılıma devretmek.

Profesyonel yönetim şirketi genellikle şu koşullarda anlam kazanır: birden fazla blok, yüz üzerinde daire, çok sayıda personel ya da AVM gibi ticari ortak alan. Küçük ve orta ölçekli binalarda şirket maliyeti aidatlara önemli bir ek yük bindirir ve hizmet kalitesi garanti değildir.

Gönüllü yönetici artı iyi araç kombinasyonu Mesudiye ölçeğindeki yapılar için en yaygın ve makul tercih olmaya devam etmektedir. Bu üçüncü yolu nasıl kurabileceğinizi ilerleyen bölümlerde somut örneklerle göreceğiz.

Site Banka Hesabı, Vergi Numarası ve Resmi Kayıtlar

Site adına banka hesabı açmak için önce vergi dairesinden yönetim adına potansiyel vergi numarası almanız gerekir. Bunun için genellikle gereken belgeler şunlardır: genel kurul ya da kat malikleri kurulu kararının fotokopisi, karar defteri örneği, yöneticinin kimlik belgesi. Belge listesi vergi dairesine göre küçük farklılıklar gösterebilir; Ordu Vergi Dairesi'ni ya da Mesudiye'de bir vergi dairesi varsa orayı telefonla arayarak güncel listeyi teyit edin.

Vergi numarasını alınca bankayla site adına bir hesap açabilirsiniz. Bu hesap yalnızca site gelir ve giderlerine tahsis edilmeli; kesinlikle kişisel işlemlerle karıştırılmamalıdır. Hem hukuki hem etik bir zorunluluktur: kişisel hesapta tutulan site parası, kat maliklerinin size güvenini zedeler ve ileride bir denetimde ciddi sorun çıkarır.

Kapıcı, temizlik görevlisi veya güvenlik gibi çalışanınız varsa SGK yükümlülüğü de başlar. Bu durumda iş güvenliği yönetmeliğine uymak, SGK bildirgeleri vermek ve ücretleri banka üzerinden ödemek zorunludur. Güncel oran ve prosedürler için bir mali müşavire danışmanız önerilir.

İlk Genel Kurul: Çağrıdan Karar Defterine

KMK m.29-32 kapsamında yılda en az bir kez olağan genel kurul toplanması zorunludur. Toplantı gündemini ve tarihini en az 15 gün önceden tüm kat maliklerine imzalı ya da iadeli taahhütlü posta yoluyla bildirmeniz gerekir. Çağrıda gündemin yazılı olması şarttır; gündem belirtilmeden yapılan çağrıya dayanarak alınan kararlar itirazda geçersiz sayılabilir.

İlk toplantıda yeterli sayıya ulaşmak için nisabı (toplantı yeter sayısı) bilmek önemlidir: hem kat maliki sayısı hem arsa payı bakımından çoğunluk aranır. Bu koşul sağlanamazsa ikinci toplantı, katılan kat malikleriyle yapılabilir. Alınan tüm kararların karar defterine geçirilmesi ve toplantıya katılanlar ile imza sahiplerinin listelenmesi zorunludur.

Yeni yöneticilerin sıkça yaptığı hatalar şunlardır: çağrı yazısında gündem maddesi yazmamak, 15 günlük süreyi atlamak ve alınan kararları karar defterine geçirmemek. Bu üç hata bir sonraki toplantıda ya da hukuki itirazda kararın iptaline zemin hazırlar. Çağrı metni hazırlama, vekalet takibi ve dijital karar defteri için genel kurul yazılımı bu süreci standartlaştırır.

Yönetimi Devralın, Gerisini AI'a Bırakın: SiteYönetim Yeni Yöneticinin İşini Nasıl Üstlenir?

Yönetimi devralın. Gerisini AI'a bırakın.

Buraya kadar anlattığımız her derde bir karşılık var: devir kaosuna, aidat kovalamacasına, genel kurul bürokrasisine ve hukuki belirsizliğe. SiteYönetim bu dertleri birbirinden kopuk araçlarla değil, tek bir platformda ve birbirine bağlı modüllerle yanıtlar.

AI Operatör: Rutin İşleri Sizin Onayınızla Yürütür

AI Operatör, günlük tekrarlayan işleri sizin adınıza hazırlar ve sizin onayınızla yürütür. Onay vermeden hiçbir şey gönderilmez, hiçbir işlem tamamlanmaz. Bu sınır hem güvenlik hem de hukuki netlik açısından kasıtlı olarak konulmuştur.

Somut bir senaryo: "Bu ayki aidatları tahsil et, üç aydır ödemeyenlere nazik bir hatırlatma gönder" yazıyorsunuz. AI Operatör borçlu listesini çıkarır, her malik için ayrı bir hatırlatma taslağı hazırlar ve onayınıza sunar. Siz "gönder" dediğinizde bildirimler gider; siz onaylamadan giden bir şey olmaz.

Mesudiye'nin nemli iklimine özgü bir senaryo düşünelim: "Çatı drenajında tıkanma var, bakım ekibini bilgilendir" diyorsunuz. AI Operatör arıza kaydını açar, sözleşmeli bakım firmasına iş emri taslağı hazırlar, varsa garanti kapsamını kontrol eder ve sizin onayınızla gönderir. Yağışlı mevsimin başında bu tür arızaların hızla kayıt altına alınması, hem hasarı sınırlar hem de sigortaya sunulacak belgeyi oluşturur.

Başka bir senaryo: Genel kurul yaklaşıyor. "Toplantı çağrısı hazırla, gündemi ekle, vekalet formunu kat maliklerine gönder" diyorsunuz. AI Operatör çağrı metnini KMK m.29-32'ye uygun biçimde hazırlar, 15 günlük bildirim süresini hesaplar ve her şeyi onayınıza sunar. Onayladıktan sonra gönderilir; onaylamadan bekler.

AI Danışman: 10 Milyon Emsal Karardan Hukuki Yol Gösterimi

Yöneticilik sürecinde "bu durumda ne yapabilirim?" sorusu sık gelir. "Sekiz aydır aidat ödemeyen malike ne yapabilirim?" ya da "genel kurul kararı olmadan ortak alanı yenileyebilir miyim?" gibi sorular için AI Danışman, ictihatpro.com altyapısındaki 10 milyonun üzerinde emsal karara ve Kat Mülkiyeti Kanunu'na dayanarak KMK çerçevesinde yol gösterir.

Önemli bir dürüstlük notu: AI Danışman yol gösterir; dava aşamasına geçildiğinde bir avukatın yerini tutmaz. Hukuki danışmanlık gerektiren durumlarda avukatınıza başvurmanız gerekir. Bu sınırı açıkça belirtmek, sisteme güvenilirlik katar.

Sitenin Karnesi: Kanıtlanmış Hesap Verme

SiteYönetim, sitenizin yönetim performansını 100 üzerinden bir karne puanıyla ölçer. Karne; tahsilat oranı, açık arıza sayısı, yasal uyum, toplantı düzeni ve iletişim hızını birleştirerek tek bir puana dönüştürür. Yeni yöneticinin bu aracı kullanma biçimi en çok şudur: göreve başladığınız günkü karneyi kayıt altına alın, altı ay sonra genel kurulda yan yana gösterin. "İyi yönetiyorum" demek yerine sayıyla kanıtlamak, hem güven oluşturur hem de ileride çıkabilecek itirazları bastırır.

7 Rol Bazlı Portal: Herkes Kendi Kapısından Girer

Platformda yönetici, sakin, mülk sahibi (malik), denetçi, esnaf ve diğer roller için ayrı portallar bulunur. Yeni yöneticinin günlük hayatına bunun anlamı şudur: başka bir şehirde yaşayan malik borcunu, ödeme geçmişini ve duyuruları kendi portalından görür; sizi aramaz. Denetçi portalı, tüm gelir-gider belgelerine erişim sağlar; denetçiyi ayrıca bilgilendirmeniz gerekmez. Daha az telefon, daha az e-posta, daha az tartışma.

14 Gün Ücretsiz, Hemen Başlayın

SiteYönetim bulut tabanlıdır; kurulum yoktur, sunucu yoktur. Tek bir apartmandan büyük bir siteye kadar ölçeklenir. Apartman yönetim programını 14 gün süreyle kredi kartı bilgisi vermeden ücretsiz deneyebilirsiniz; deneme süresi özellikle yönetimi yeni devralmış biri için düşünülmüş bir başlangıç fırsatıdır.

Aidattan İhaleye: Günlük İşleri Sırtınızdan Alan Modüller

Yöneticiliğin ilk yılı belirli bir kronoloji izler: önce devir, sonra mali düzen, ardından operasyon rutini, en sonunda raporlama döngüsü. SiteYönetim'in modülleri bu kronolojiye yedirilmiş biçimde çalışır.

Para işleri: Online aidat tahsilatı ve borç takibi, gelir-gider muhasebesi, gider paylaşımı hesaplama ve işletme defteri bu kümenin temelini oluşturur. Yönetim devralındıktan sonraki ilk ay, tahsilat düzenini oturtmakla geçer; aidat takip programı borç hatırlatmalarını otomatik gönderirken apartman muhasebe programı e-Fatura ve gider raporlarını hazır tutar. Ortak sayaç okumaları varsa gider paylaşımı modülü daire bazında dağılımı hesaplar; el hesabıyla yapıldığında her ay çıkan tartışmalar böylece biter.

Operasyon: Arıza ve bakım takibi, duyuru/SMS/push bildirimleri, otopark ve ziyaretçi yönetimi, personel ve tedarikçi koordinasyonu, belge ve sigorta arşivi bu kümeyi oluşturur. Mesudiye'nin nemli ve yağışlı ikliminde çatı drenajı, cephe sıvası ve nem yalıtımı arıza bildirimleri diğer illere göre daha sık gelecektir. Her arızanın tarih, fotoğraf ve işlem geçmişiyle kayıt altına alınması, sigortaya başvurunuzda ya da müteahhitle hesaplaşmanızda elinizdeki en güçlü belgedir.

Rakiplerde olmayan iki modül — Mahalle Pazaryeri ve İhale Portalı: Bu iki modül SiteYönetim'i rakip platformlardan ayıran özgün araçlardır. Ordu'nun Mesudiye ilçesinde çatı yalıtımı ihalesi açmak istediğinizi düşünün: İhale Portalı'nda kapalı zarf yerine şeffaf ve kayıtlı bir teklif süreci başlatırsınız; yerel tedarikçilerden gelen en az üç teklifi karşılaştırır, genel kurula belgelendirerek sunarsınız. Hem şeffaflık hem de hesap verilebilirlik. Mahalle Pazaryeri ise site sakinleri ve yerel esnaf arasında hizmet ve ticaret bağı kurmanızı sağlar; başka bir yönetim yazılımında bu kanal yoktur.

Raporlama ve devir-teslim: Tüm modüllerin çıktısı otomatik raporlara dönüşür: aylık gelir-gider özeti, tahsilat oranı, arıza istatistikleri, denetçi raporu. Görev sürenizin sonunda bir sonraki yöneticiye devir, bir öğleden sonra sürer; tüm belgeler, kararlar ve hesaplar sistemde eksiksiz durur.

Mesudiye'nin Koşulları Yönetim Planınızı Nasıl Şekillendirir?

Mesudiye, Karadeniz bölgesinin nemli ve çok yağışlı iklim kuşağındadır. Bu koşul yönetim planını doğrudan şekillendirir: bakım bütçesinin önemli bir payı su, nem ve drenajla ilgili kalemlere ayrılmak zorundadır.

Çatı, Cephe ve Su Tahliyesi

Yoğun yağış, çatı örtüsü ve drenaj sistemleri üzerinde sürekli bir baskı yaratır. Yılda en az bir kez, yağışlı mevsim başlamadan önce çatı denetimi planlanmalıdır. Dere kenarında ya da eğimli arazide yer alan binalar için zemin suyu drenajı da yönetim planına girecek bir başlık olabilir. Bu denetimleri bakım takvimine yazmak ve her yılın bütçesine bir kalem olarak eklemek, beklenmedik büyük onarım masraflarını önlemenin en düşük maliyetli yoludur.

Nem ve Mantarlanma Riski

Karadeniz iklimine özgü yüksek nem, bodrum katı, banyo havalandırma şaftları ve kuzey cepheli duvarların mantarlanmasına yol açabilir. Bu sorun kısmen bakım, kısmen ise yönetim planındaki bir karar meselesidir: hangi ortak alanlarda nem ölçümü yaptırılacak, ne zaman boya ve yalıtım yenilenecek? Sakinlerden gelen nem şikayetlerini arıza kayıt sistemine almak ve çözümlerini takip etmek, hem mülk değerini korur hem de kat malikleriyle olan iletişimi yönetir.

Eğimli Arazi ve Güvenlik

Mesudiye'nin topoğrafyası bazı binalarda eğimli arazi ve merdivenli çevre düzenlemesi anlamına gelir. Islak havalarda bu alanların bakımı hem güvenlik hem de sorumluluk meselesidir; ortak kullanım alanlarındaki düşme ya da kayma riskine karşı belirli dönemlerde kontrol yapılması ve gerekirse zemin kaplama yenilenmesi yönetim planına alınmalıdır. Apartman yönetim programının arıza ve bakım takip modülü bu kontrolleri takvime bağlı hatırlatmalarla yönetir.

Mesudiye ve Çevresinde Site Yönetimi: Ordu İlçeleri

Mesudiye, Ordu iline bağlı ilçelerden biri olarak çevresindeki ilçelerle ortak bir yönetim gerçekliğini paylaşır. Bu bölgede site yönetimi iki farklı ölçekte deneyimlenmektedir.

Birinci küme, daha kentsel ve orta-büyük ölçekli yapıların yoğunlaştığı ilçelerdir. Altınordu, Fatsa ve Gülyalı bu kategoride öne çıkar; çok katlı ve nispeten daha büyük sitelerde yönetim ihtiyacı daha sistematik bir yapı gerektirir, profesyonelleşme baskısı daha güçlüdür. Aybastı ve Kabataş da benzer bir orta ölçek sunar.

İkinci küme ise küçük apartman stoğu ve gönüllü yönetim modelinin ağırlıklı olduğu ilçelerdir. Akkuş, Çamaş, Çatalpınar, Çoruh, Gölköy, Gurgentepe, İkizce, Kabaduz, Korgan ve Kumru bu kümede yer alır. Buradaki binalarda yöneticiler çoğunlukla kat maliklerinden biri olarak gönüllü görev yapar; karmaşık bir yazılıma değil, düzenli kayıt tutmayı kolaylaştıran basit ve erişilebilir bir araca ihtiyaç duyarlar.

Mesudiye de bu ikinci kümenin özelliklerini büyük ölçüde taşıyan bir ilçedir: gönüllü yönetici modeli yaygındır, küçük ve orta ölçekli yapılar belirleyicidir. SiteYönetim bulut tabanlı olduğu için Mesudiye'deki apartmanla Fatsa'daki site aynı panelden, herhangi bir kurulum yapmadan yönetilebilir. Ordu iline bağlı tüm ilçeler için Ordu geneli site yönetimi rehberine de başvurabilirsiniz.

KVKK, İş Güvenliği ve Yöneticinin Yasal Sorumlulukları

KMK m.38 yöneticiyi, kat malikleri adına hareket eden bir vekil olarak tanımlar ve bu vekâlet ilişkisi ciddi bir özen yükümlülüğü doğurur. Yöneticinin kişisel kusuru nedeniyle siteye zarar vermesi, yasal sorumluluğu beraberinde getirir.

Pratikte dikkat edilmesi gereken başlıca başlıklar şunlardır:

• KVKK — kamera kayıtları: Ortak alanlara kurulan güvenlik kameralarının varlığı, amacı ve kayıt süresi kat maliklerine aydınlatma metniyle bildirilmelidir. Kamera kayıtları herkese açılamaz; yalnızca yetkili kişilere ve yasal amaçlarla paylaşılabilir.
• KVKK — iletişim listesi: Devir teslimde aldığınız daire iletişim listesi kişisel veridir. Yalnızca yönetim amaçlı kullanılır, reklam, pazarlama veya üçüncü kişilerle paylaşım KVKK'yı ihlal eder.
• Çalışan istihdamı: Kapıcı, güvenlik ya da temizlik personeli çalıştırıyorsanız SGK bildirgeleri, ücret ödemeleri ve iş güvenliği yükümlülükleri başlar. Güncel oranlar için mali müşavir teyidi alınız.
• Mülkiyet ve kira sorumluluğu: Yönetici olarak ortak alanları üçüncü kişilere kiralamanız genel kurul kararına bağlıdır; tek başınıza bu kararı veremezsiniz.

Bu yükümlülükler bilindiğinde hepsinin üstesinden kolayca gelinebilir. KVKK ve yasal uyum modülü, aydınlatma metinlerini ve belge arşivini hazır tutarak olası bir denetimde elinizin boş kalmamasını sağlar.

Sık Yapılan 7 Yeni Yönetici Hatası

Yöneticilik sürecinde en sık karşılaşılan hatalar şu yedi başlıkta toplanır:

1. Kişisel hesapta site parası tutmak: Site gelirleri kişisel hesaba yatırıldığında hem hukuki hem mali karışıklık kaçınılmaz olur. Site adına ayrı bir hesap açmak görevin ilk haftasının işidir.
2. Elden nakit para toplamak: Nakit tahsilat her zaman tartışma riski taşır; makbuz verilmediğinde "almadı, aldı" anlaşmazlığı çözümsüz kalır. Banka veya online ödeme zorunludur.
3. Karar defterini işlememek: Alınan her karar, tarih ve imzayla karar defterine geçirilmelidir. İşlenmemiş kararlar hukuken yoktur.
4. Gündemsiz toplantı çağrısı yapmak: Çağrıda gündem bulunmazsa alınan kararlar iptale açık hale gelir. Her toplantı için gündem maddelerini yazılı olarak bildirin.
5. İşletme projesi yapmamak: KMK m.37 uyarınca yıllık işletme projesi hazırlamak yöneticinin görevidir; atlanması hem yasal yükümlülüğü ihlal eder hem de bütçe kontrolünü ortadan kaldırır.
6. Gecikme tazminatını uygulamamak: Düzenli ödeyen kat maliklerine karşı bir haksızlıktır; KMK m.20'nin tanıdığı bu hakkı kullanmamak, kronik borçluları teşvik eder.
7. Çatı bakımını son aya bırakmak: Mesudiye'nin yoğun yağışlı ikliminde sonbahar başında yapılmayan çatı ve drenaj denetimi, kış boyunca sızıntı ve hasar riskini artırır. Eylül sonu ya da Ekim başı bu denetim için en uygun dönemdir; Kasım'a kalan bakım genellikle çok daha pahalı bir onarıma dönüşür.