Trabzon'da site & apartman yönetim sistemi

Trabzon'de bir site ya da apartman yönetimini yeni devraldıysanız ilk 30 günde dört işi tamamlamanız gerekir: devir-teslim tutanağıyla defterleri almak, site adına banka hesabını düzene sokmak, aidat ve borç listesini çıkarmak, yıllık işletme projesini taslaklamak. 818.023 nüfuslu, yaklaşık 264.000 konutun bulunduğu Trabzon'de il geneli ortalama aylık aidat ₺400 ile ₺1.400 arasında seyrediyor; nemli ve çok yağışlı Karadeniz iklimi ise çatı, cephe ve nem yalıtımını bütçenin kalıcı bir önceliği haline getiriyor. Bu rehberde ilk 30 günün adım adım planını, aidat belirleme ve tahsilat kurallarını, genel kurul sürecini ve resmi kayıt işlemlerini Trabzon koşullarına göre bulacaksınız. İşin tekrar eden kısmını nasıl otomatiğe bağlayabileceğinizi de göstereceğiz.

Trabzon'de Site Yöneticisi Oldunuz: Sizi Ne Bekliyor?

Yöneticilik koltuğuna oturduğunuz anda dört temel yükümlülük otomatik olarak üstünüze düşer: Kat Mülkiyeti Kanunu madde 35 uyarınca karar ve işletme defterlerini eksiksiz tutmak, aidat ve gider paylarını zamanında toplamak, ortak alanların bakım ve onarımını sağlamak ve yıllık hesaplarınızı genel kurula sunmak. Bu yükümlülükler kağıtta sade görünse de pratikte onlarca küçük sorumluluğa dönüşür.

Trabzon'de yaklaşık 264.000 konut bulunduğunu düşününce, bu süreçten aynı anda yüzlerce yöneticinin geçtiğini görürsünüz. Sizi bunaltan sorular — eski yöneticiden hangi belgeleri alacaksınız, bankada hangi hesabı açacaksınız, ilk aidat bildirimini nasıl yapacaksınız — hepsinin yanıtı bilinir ve öğrenilebilir. Panik değil, sıralı bir plan işe yarar. Aşağıdaki bölümler bu planı adım adım sunar.

Trabzon'ün nemli ve çok yağışlı Karadeniz iklimine özgü bir gerçeklik de var: bölgedeki konutların büyük bölümü rutubet, çatı tahliyesi ve cephe yalıtımı sorunlarıyla yüzleşmek zorunda kalıyor. Yönetimi devraldığınız ilk aylarda bu yapısal riskleri erkenden tespit etmek, ilerleyen dönemde çok daha büyük masrafların önüne geçer. Bu nedenle teknik envanter, mali durum kadar erken gündemde yer almalıdır.

İlk 30 Gün: Trabzon'de Yeni Yöneticinin Adım Adım Yol Haritası

1. Hafta — Devir Teslim ve Envanter

İlk haftanın tek önceliği var: eski yöneticiden eksiksiz devir almak. Devir-teslim tutanağını imzalamadan hiçbir sorumluluğu fiilen üstlenmeyin. Teslim almanız gereken belgeler şunlardır: karar defteri ve işletme defteri, banka hesap ekstresi ve kasa tutarı, tüm aktif hizmet sözleşmeleri (asansör bakımı, güvenlik, temizlik, peyzaj), birikmiş borç-alacak listesi, aidat borçlusu tablosu ve varsa mahkeme veya icra dosyaları.

Trabzon'ün nemli iklimi nedeniyle teknik teslim özellikle önem taşır. Çatı drenaj sistemi, dış cephe durumu ve bodrum/zemin kat nem tespit raporları varsa bunları da devir kapsamına alın. Bu belgeler, ilerleyen aylarda karşılaşacağınız olası hasarların sorumluluk sınırını netleştirir. Eski yöneticinin imzaladığı tutanak, hem sizi korur hem kat malikleri nezdinde şeffaflık sağlar.

2. Hafta — Mali Fotoğraf

İkinci haftada binanın mali tablosunu netleştirin. En kritik adım, site parasının yönetici kişisel hesabında durmamasını sağlamaktır. Site adına ayrı bir banka hesabı açın ya da mevcut hesabı kendi yetki alanınıza geçirin; hesap imzacısını da bu süreçte güncelleyin.

Aidat borçlusu listesini en geç bu hafta sonuna kadar çıkarın: hangi dairenin kaç aylık birikmiş borcu var, hangi borçlarda daha önce ihtar yapılmış. Bekleyen faturaları — özellikle asansör bakımı, su, elektrik ve çevre temizlik vergisi kalemlerini — tespit edip vadelerine göre sıralayın. Trabzon'de yoğun yağış dönemlerinde drenaj ve çatı tahliyesi masrafları sürpriz giderler arasında çıkabilir; bunları da tabloya ekleyin.

3. Hafta — İletişim ve Kayıt Düzeni

Üçüncü haftada kat malikleriyle iletişim altyapısını kurun. Tüm malik ve kiracıların güncel iletişim bilgilerini derleyin; ancak bu listenin bir kişisel veri olduğunu unutmayın. Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında bu bilgileri yalnızca yönetim iletişimi amacıyla kullanabilirsiniz, üçüncü taraflarla paylaşamazsınız.

Duyuru kanalınızı belirleyin: kapı ilanı, toplu SMS veya dijital bir platform. Arıza ve talepleri kayıt altına alacağınız basit bir sistemi de bu haftada devreye alın; "sözlü bildirdiniz ama yazıya geçirilmedi" tartışmaları yöneticiyi en çok yıpratan sorunlar arasındadır. Site yönetim yazılımı kullanıyorsanız arıza kaydı, iletişim listesi ve borçlu takibi ilk gün kullanıma hazır gelir; bu ilk ay deneme süresi tam da bu dört haftalık yerleşme sürecine denk düşer.

4. Hafta — Plan ve Bütçe Taslağı

Dördüncü haftada Kat Mülkiyeti Kanunu madde 37'nin gerektirdiği yıllık işletme projesinin taslağını hazırlayın. Bu belge, yılın tüm tahmini giderlerini ve bu giderlerin daireler arasında nasıl paylaşılacağını gösterir; genel kurulun onayına sunulur.

Trabzon'ün iklim takvimini de bu taslağa yansıtın: ilkbahar yağış dönemlerinden önce — tercihen Mart ayında — çatı ve oluk kontrolü yaptırın, sonbahar öncesinde cephe derz ve sızdırmazlık bakımını planlayın, kış aylarına girerken dere kenarı ve eğimli arazideki yapılarda zemin drenaj sistemlerini denetleyin. Bu periyodik bakımları önceden bütçelemek, acil onarım masraflarının aidatı baskı altına almasının önüne geçer.

Trabzon'de Aidat Ne Kadar? Ortalama Aidat Aralığı ve Belirleme Yöntemi

Trabzon genelinde aylık aidat il geneli ortalama ₺400 ile ₺1.400 arasında seyretmektedir; bu bir ortalama aralıktır, asansörlü, güvenlikli veya yüzme havuzlu sitelerde üst bandın belirgin biçimde üzerine çıkabilir.

Aidatın miktarını belirleyen iki temel mekanizma vardır. Birincisi, Kat Mülkiyeti Kanunu madde 20'nin öngördüğü paylaşım yöntemi: aidat ya arsa payına orantılı olarak ya da eşit paylaşım ilkesiyle hesaplanır; yönetim planınızda hangisi yazıyorsa o geçerlidir. İkincisi, yıllık işletme projesi: yılın tüm tahmini giderleri toplanır, seçilen pay yöntemiyle dairelere bölünür ve çıkan rakam genel kurul kararıyla onaylanır.

Trabzon'ün iklimi, aidat bütçesinin yapısını doğrudan etkiler. Nemli ve yoğun yağışlı Karadeniz koşullarında çatı ve oluk temizliği, cephe sızdırmazlık bakımı, nem alma sistemleri ve zemin drenajı rutin giderlere eklenir. Bu kalemler, Ege veya İç Anadolu illerinde aynı büyüklükteki bir binanın bütçesine kıyasla Trabzon'de daha düzenli ve daha belirgin olarak karşınıza çıkar. Sitenizin gider kalemlerini tek tek girerek daire başı aylık aidatı hesaplamak için aidat hesaplama aracını kullanabilirsiniz.

Aidat Nasıl Toplanır, Ödemeyen Kat Malikine Ne Yapılır?

Aidat tahsilatında en güvenli yöntem banka transferi ya da online ödeme sistemidir. Elden nakit toplamak hem kayıt güvenilirliğini zedeler hem de olası anlaşmazlıklarda sizi ispatla zor durumda bırakır; bu yöntemden kaçının.

Ödeme yapmayan kat malikiyle yüzleşmeden önce izlemeniz gereken sıra şudur: önce yazılı hatırlatma (SMS, e-posta veya elden teslim mektup), ardından resmi ihtarname, yanıt gelmezse icra takibi. Kat Mülkiyeti Kanunu madde 20, ödeme yapmayan malike aylık yüzde beşe kadar gecikme tazminatı uygulanabileceğini açıkça belirtir; bu tazminatı uygulamayarak borçluya dolaylı avantaj sağlamak, zamanında ödeyen maliklere karşı haksızlık olur.

Otomatik borç hatırlatması ve online tahsilat için aidat takip programı kullanmak, manuel kovalamacayı ortadan kaldırır ve tüm ödeme kayıtlarını belgelenmiş tutar.

Kendiniz mi Yöneteceksiniz, Profesyonel Şirket mi? Trabzon İçin Karar Rehberi

Profesyonel site yönetim şirketi tutmak her durumda doğru seçim değildir. Kararı belirleyen üç etken vardır: yönettiğiniz konut birimi sayısı, sitenin ortak donanım karmaşıklığı ve yerel şirket arzının yeterliliği.

Trabzon'de profesyonel site yönetim şirketi arzı büyükşehirler kadar derin değildir; ilçelerde bu seçenek pratikte bulunmayabilir. Bu gerçek, "gönüllü yönetici + iyi bir yazılım" kombinasyonunu Trabzon'de en yaygın ve işlevsel çözüm haline getiriyor. İşin rutin ve tekrar eden kısmını yazılıma devrederek yöneticinin zamanını ve enerjisini karar gerektiren konulara yoğunlaştırması mümkün; bu yaklaşımı aşağıda ayrıntılı ele alıyoruz.

Site Banka Hesabı, Vergi Numarası ve Resmi Kayıtlar

Site parasını kişisel hesabınızda tutmak hem hukuki açıdan tehlikeli hem pratik açıdan yanlıştır: ileride hesap veremezsiniz, icra ya da vergi incelemesinde kişisel malvarlığınız riske girebilir ve maliklerin güveni sarsılır. Bu nedenle site adına ayrı banka hesabı açmak en öncelikli adımlardan biridir.

Site adına banka hesabı açmak için genellikle şunlar gerekir: karar defterinden yönetici atama kararının fotokopisi, yöneticinin kimlik belgesi ve gerekiyorsa vergi numarası. Kapıcı, güvenlik görevlisi veya başka çalışan istihdam edecekseniz vergi numarası almanız ve SGK yükümlülüklerinizi yerine getirmeniz zorunludur.

Belgeler ve prosedür bankalara ile vergi dairelerine göre küçük farklılıklar gösterebilir. Trabzon Vergi Dairesi'ni arayarak güncel belge listesini teyit etmenizi öneririz; buradaki bilgiler genel uygulama pratiğini yansıtır, resmi teyidin yerini tutmaz.

İlk Genel Kurul: Çağrıdan Karar Defterine

Kat Mülkiyeti Kanunu madde 29-32 uyarınca genel kurul yılda en az bir kez toplanmalıdır. İlk toplantınız için doğru prosedürü izlemek, alınan kararların geçerliliği açısından zorunludur.

Genel kurul çağrısını toplantı tarihinden en az 15 gün önce yazılı olarak yapın; çağrı iadeli taahhütlü mektupla ya da imzalı alındı belgesiyle teslim edilmelidir. Çağrıda toplantı günü, saati, yeri ve gündemi açıkça belirtin. İlk toplantıda karar alınabilmesi için kat maliklerinin sayı ve arsa payı bakımından çift çoğunluğu sağlanmalıdır. Bu nisap (toplantı yeter sayısı) sağlanamazsa aynı gündem için ikinci toplantı düzenlenir ve ikinci toplantıda katılanların çoğunluğuyla karar alınabilir.

Toplantıda alınan tüm kararlar karar defterine geçirilmeli ve hem yönetici hem toplantıya katılan kat malikleri tarafından imzalanmalıdır. Yeni yönetici olarak en sık yapılan üç hata bunlardır:

• Çağrıda gündem belirtmemek: Gündemi olmayan genel kurulda alınan kararlar itiraz halinde iptal edilebilir.
• Toplantı tutanağını imzalatmamak veya eksik imzalatmak: Tutanaksız karar, hukuken varlığını ispat edemez.
• İkinci toplantı için ayrı çağrı yapmamak: İlk toplantı dağılınca ikinci toplantı aynı gün ve saatte yapılabilir; ancak bu durum çağrıda açıkça belirtilmeli, aksi hâlde yeniden çağrı gerekir.

Çağrı metni hazırlamak, vekâlet belgelerini takip etmek ve toplantı sonrası dijital karar defteri oluşturmak için genel kurul yazılımından yararlanabilirsiniz.

Yönetimi Devralın, Gerisini AI'a Bırakın: SiteYönetim Yeni Yöneticinin İşini Nasıl Üstlenir?

Yönetimi devralın. Gerisini AI'a bırakın.

Buraya kadar anlattığımız her yük — devir kaosu, aidat kovalamacası, genel kurul bürokrasisi, hukuki belirsizlik, çatı ve nem arızaları — SiteYönetim'in var oluş gerekçesini oluşturuyor. Ürünü soyut bir liste olarak değil, yukarıdaki sorunların her birine karşılık gelen somut çözümler olarak anlatalım.

AI Operatör: Sizin Onayınızla Çalışır, Sizin Yerinize Değil

AI Operatör, doğal dilde verdiğiniz görevleri yönetim aksiyonlarına dönüştürür. Örneğin "Bu ayın ödemesini yapmayan dairelere nazik bir hatırlatma gönder" diye yazıyorsunuz. AI Operatör borçlu listesini çıkarır, her daireye uygun bir hatırlatma metni hazırlar ve bu hazır paketi sizin onayınıza sunar. Onay vermeden hiçbir şey gönderilmez; kontrolü her zaman siz tutarsınız.

Trabzon'ün nemli iklimine özgü bir senaryo düşünün: Ekim'de bir çatı derzi çatlıyor, üst kattaki daireye su sızıyor. Durumu AI Operatör'e bildiriyorsunuz. Sistem arıza kaydını açıyor, sözleşmeli çatı ustasına iş emri taslağı hazırlıyor ve sizin onayınızla gönderiyor. Yazışma zinciri kayıt altında, ileride sigorta ya da genel kurul sürecinde belge olarak kullanılabiliyor. Drenaj sistemi arızalandığında, cephe sızdırmazlık bakımı gerektiğinde ya da bodrum katı nem tespit raporunu tedarikçiye iletmeniz gerektiğinde aynı onay akışı devreye giriyor.

AI Danışman: 10 Milyondan Fazla Emsal Karara Dayanan Hukuki Rehberlik

Aidatını sekiz aydır ödemeyen malik için ne yapabilirsiniz? Genel kurulda alınan bir karar yasal olarak geçerli mi? Bu sorulara anında, mevzuata dayalı yanıt almak için AI Danışman'a sorabilirsiniz. Danışman, ictihatpro.com altyapısındaki 10 milyondan fazla emsal karar ve yargı kararını referans alarak Kat Mülkiyeti Kanunu çerçevesinde yanıt üretir.

Önemli bir not: AI Danışman yol gösterir ve ilgili mevzuatı netleştirir; dava aşamasında bir avukatın yerini tutmaz. Bu şeffaflık bilinçli bir tercih; güvenilir bir danışman "her şeyi bilirim" demez.

Sitenin Karnesi: Kanıtlı Hesap Verme

SiteYönetim, sitenizin yönetim performansını 100 puan üzerinden anlık olarak ölçer. Karne; tahsilat oranı, açık arıza sayısı, yasal uyum durumu, belge eksiksizliği ve iletişim kalitesi gibi göstergeleri tek bir puana dönüştürür. Yönetimi devraldığınız gün karneyi görürsünüz — belki 50, belki 60. Altı ay sonraki karne genel kurulda yan yana gösterildiğinde "iyi yönettim" iddiası kanıta dönüşür; tartışma zemini kalmaz.

7 Rol Bazlı Portal: Herkes Kendi Kapısından Girer

Yönetici, sakin, mülk sahibi (malik), denetçi, tedarikçi ve site esnafının her biri kendi rolüne özel panelden sisteme girer. Trabzon'de pek çok kat maliki başka şehirlerde yaşıyor; uzaktan malik portali bu sorunu kalıcı olarak çözer. Malik, aidat borcunu kendi panelinden görür, ödeme yapar, arıza kaydı oluşturur — sizi aramaz. Denetçi portalı ayrı bir şeffaflık katmanı ekler: denetleme görevini üstlenen kat maliki tüm gelir-gider kayıtlarına doğrudan erişir, yöneticiye sorularını aktarmak yerine yanıtları bizzat görür. Daha az telefon, daha az toplantı, daha az çatışma.

14 Gün Ücretsiz, Kurulum Gerektirmez

SiteYönetim bulut tabanlı çalışır; herhangi bir yazılım kurulumu gerekmez. Trabzon'deki tek daireli apartmandan çok bloklu siteye, oradan AVM ölçeğine kadar aynı platform kullanılır; yalnızca yönetilen birim sayısına göre ölçeklenir. Apartman yönetim programını 14 gün boyunca ücretsiz deneyebilirsiniz; kredi kartı bilgisi istenmiyor.

Aidattan İhaleye: Günlük İşleri Sırtınızdan Alan Modüller

Yöneticinin ilk yılı genellikle üç farklı yük kümesiyle geçer: para işleri, günlük operasyon ve sürpriz durumlar. SiteYönetim'in modülleri bu üç kümeye karşılık gelecek biçimde tasarlanmıştır.

Para İşleri

Online aidat tahsilatı ve otomatik borç takibi, yöneticinin en fazla zaman harcadığı konuların başında gelir. Aidat takip programı, vadesi geçen borçları otomatik olarak işaretler ve hatırlatma sürecini başlatır. Gider paylaşımı ve sayaç okuma modülü, Trabzon'de ortak kullanım alanlarına ait su veya elektrik faturalarını dairelere orantılı olarak dağıtır — el hesabı tartışmasını bitirir. Apartman muhasebe programı ve e-Fatura entegrasyonu, işletme defterini otomatik olarak günceller; denetçi veya genel kurul için anlık rapor üretir.

Operasyon

Arıza ve bakım takibi, duyuru ve toplu bildirim, otopark ve ziyaretçi yönetimi, sigorta ve acil durum belgeleri, personel ve tedarikçi yönetimi: bunların her biri ayrı birer uğraş gibi görünür. SiteYönetim'de hepsi tek panelden yürür. Trabzon'ün sürekli değişen hava koşulları nedeniyle sık karşılaşılan "drenaj tıkandı", "çatı akıyor", "bodruğa su doldu" bildirimleri, arıza kaydından iş emrine oradan kapanışa kadar yazılım üzerinden takip edilir; hiçbir bildirim kaybolmaz.

Mahalle Pazaryeri ve İhale Portalı: Rakip Yazılımlarda Bulunmayan Özellikler

Trabzon'de çatı yalıtımı ihalesi açmak istediğinizi düşünün. Geleneksel yöntemde tanıdıklara sordunuz, iki teklif aldınız, karar verdiniz; genel kurulda birileri "en ucuzu seçmediniz" dedi, belge yok, süreç şeffaf değil. İhale Portalı bu döngüyü kırar: teklif çağrısını sisteme giriyorsunuz, Trabzon'deki kayıtlı tedarikçiler kapalı zarf usulüyle tekliflerini sunuyor, teklifleri yan yana karşılaştırıyorsunuz, seçiminizi belgeliyorsunuz, genel kurula tam şeffaflıkla sunuyorsunuz. Üç teklif, üç belge, sıfır tartışma.

Mahalle Pazaryeri ise site sakinleri ve yerel esnaf arasında kayıtlı bir ticaret platformu işlevi görür. Bu iki özellik, sektördeki diğer yönetim yazılımlarında bulunmuyor; SiteYönetim'e özgü farklılaştırıcılar olarak öne çıkıyor.

Sıra sizden sonraki yöneticiye geldiğinde, raporlama ve devir-teslim modülü sayesinde devir bir öğleden sonra tamamlanır. H2-2'de anlattığımız devir kaosunu bir sonraki yönetici yaşamaz; o da aynı sistemin içine doğar.

Trabzon'ün Koşulları Yönetim Planınızı Nasıl Şekillendirir?

Trabzon'ün nemli ve çok yağışlı Karadeniz iklimi, bir apartmanı İç Anadolu'dan, Ege'den ya da Akdeniz'den farklı yönetmeyi zorunlu kılar. Bu farklılığı erkenden kavrayanlar büyük hasarlardan kaçınır; görmezden gelenler sürpriz giderlerle boğuşur.

Çatı, Cephe ve Nem Yalıtımı

Trabzon'de yıllık yağış miktarı Türkiye ortalamasının çok üzerindedir. Bu durum çatı drenaj sistemlerini, olukları ve cephe derz dolgu malzemelerini sürekli zorlar. İyi bir yöneticinin takviminde çatı ve oluk kontrolü yılda iki kez yer alır: ilkbahar yağmur sezonu öncesi (Şubat-Mart) ve sonbahar öncesi (Eylül). Bu bakımları ertelediğinizde su sızıntısı önce boyaya, sonra sıvaya, sonra yapısal elemanları etkileyen hasara dönüşür; onarım maliyeti her aşamada katlanır.

Eğimli Arazi ve Dere Kenarı Riskleri

Trabzon'ün topoğrafyası, pek çok binanın eğimli zemin veya dere yatağına yakın konumda yer almasına yol açar. Bu tür arsalarda zemin suyu yönetimi, drenaj kanallarının temizliği ve bodrum kat nem kontrolü periyodik bir yükümlülüktür. Yönetim planınıza bu kontrolleri koyun ve her yıl yapıldığına dair belge tutun; sigorta tazminatı talebinde bu belgeler belirleyici olabilir.

Bakım Takvimi ve Aidat Etkisi

Yıl boyunca dağıtılmış küçük bakım harcamaları, tek seferde gelen büyük onarım faturasından mali açıdan çok daha yönetilebilirdir. Bunu aidatın yüzde 10-15'ini düzenli bir bakım rezervinde tutarak sağlayabilirsiniz. Gider paylaşımı modülü, bu rezervi kalemler arasında şeffaf biçimde gösterir ve dairelere orantılı dağıtır; "neden bu kadar para harcandı" tartışması tutanakla yanıt bulur.

Trabzon İlçelerinde Site Yönetimi

Trabzon'ün 18 ilçesi, site yönetimi ihtiyaçları açısından iki farklı kümeye ayrılır: kentsel yoğunlukta çok katlı yapıların ağırlıklı olduğu ilçeler ve küçük ölçekli, gönüllü yönetimle dönen apartmanların yaygın olduğu ilçeler.

Ortahisar, Trabzon'ün merkez ilçesi olarak en yoğun apartman ve site stoğunu barındırır. Arsin ve Yomra, sanayi ve nüfus büyümesiyle birlikte son yıllarda çok katlı konut sayısını hızla artırmıştır; bu ilçelerde profesyonel yönetim ihtiyacı giderek belirginleşmektedir. Akcaabat ve Sürmene'de orta ölçekli yapı stoku, gönüllü yönetici ile dijital araç kombinasyonuna en iyi yanıt veren profili oluşturur.

Of ve Araklı, hem merkeze uzaklığı hem de yoğunlaşan konut gelişimi nedeniyle yöneticilerin çoğunlukla tek başına kalmak zorunda kaldığı ilçelerin başındadır; buradaki apartmanlarda "nasıl bir hukuki yükümlülüğüm var" sorusu cevapsız kalabiliyor. Vakfıkebir ve Beşikdüzü'nde ise küçük ölçekli apartmanlar hâkimdir; bu yapılarda devlet dairesinden emekli olmak üzere olan birisinin yöneticilik koltuğuna oturması ve hiçbir dijital araç olmaksızın defterleri eliyle tutması hâlâ yaygın manzaradır.

Maçka, Tonya, Dernekpazarı, Çaykara, Hayrat ve Köprübaşı gibi iç ve dağ ilçelerinde yapı sayısı görece azdır; ancak bu ilçelerdeki binalarda nem ve zemin suyu sorunları, Trabzon genelindeki risklerin en yoğun yaşandığı coğrafyayı temsil eder. Çarşıbaşı, Düzköy ve Şalpazarı'nda küçük ölçekli yönetimler kâğıt deftere bağımlı kalmaya devam etmektedir. Bulut tabanlı bir yapı sayesinde Arsin'deki siteyle Maçka'daki küçük apartmanı tek panelden, herhangi bir kurulum gerektirmeden yönetmek mümkündür.

KVKK, İş Güvenliği ve Yöneticinin Yasal Sorumlulukları

Yöneticinin yasal sorumluluğu yalnızca aidat toplamak ve defter tutmaktan ibaret değildir. Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, çalışan mevzuatı ve Kat Mülkiyeti Kanunu madde 38 bir arada değerlendirildiğinde tablo daha geniştir.

Güvenlik kamerası varsa Kişisel Verilerin Korunması Kanunu uyarınca kamera konumlarını ve kayıt amacını açıklayan bir aydınlatma metni hazırlamalı, bu metni görünür bir yere asmalı ve kayıt sürelerine dikkat etmelisiniz. Kat maliklerinin iletişim bilgilerini içeren liste de kişisel veri kapsamındadır; bu liste yalnızca yönetim amaçlı kullanılabilir, üçüncü taraflarla paylaşılamaz.

Sitede kapıcı, güvenlik görevlisi veya temizlik personeli istihdam ediyorsanız SGK bildirimlerini, ücret bordrolarını ve iş güvenliği yükümlülüklerini eksiksiz yerine getirmeniz gerekir. Kat Mülkiyeti Kanunu madde 38, yöneticiyi vekil sıfatıyla sorumluluk altına alır; bu sorumluluk ihmal durumunda tazminat davalarına zemin hazırlayabilir. "Bilmiyordum" savunması hukuken koruma sağlamaz.

KVKK aydınlatma belgelerini ve yasal uyum belgelerini arşivlemek için yasal uyum modülünü kullanmak, denetim ya da şikâyet durumunda hazır belge sunabilmenizi sağlar.

Sık Yapılan 7 Yeni Yönetici Hatası

Yeni yöneticilerin yaşadığı sorunların büyük çoğunluğu birkaç tekrarlayan hatayla ilgilidir. Bunları bilmek, aynı tuzaklara düşmemenin en kısa yoludur.

1. Kişisel hesapta site parası tutmak: Hem hukuki risk hem güven kaybı yaratır; site adına ayrı hesap açmak yöneticinin ilk işi olmalıdır.
2. Elden nakit toplamak: Kayıt dışı para hareketi, ileride "ödedim" ile "ödemedi" tartışmasında sizi ispatla zor durumda bırakır.
3. Karar defterini işlememek: Kağıtta alınan karar deftersiz kaldığında geçerliliği tartışmaya açılır; her toplantıdan sonra deftere geçirin ve imzalatın.
4. Gündemsiz genel kurul çağrısı yapmak: Gündem belirtilmeyen toplantıda alınan kararlar itiraz halinde iptal edilebilir.
5. İşletme projesi hazırlamamak: Kat Mülkiyeti Kanunu madde 37 gereği yıllık işletme projesi zorunludur; bu belge olmadan aidat belirlemeniz hukuken kırılgandır.
6. Gecikme tazminatını uygulamamak: Zamanında ödeyen maliklere karşı haksızlık olduğu kadar, takip etmediğiniz alacak da birikir ve tahsilatı giderek güçleşir.
7. Devir-teslim tutanağı almadan koltuğa oturmak: Trabzon'de çatı ve nem sorunları nedeniyle eski hasarlar sıkça gündeme gelir; devir-teslim tutanağı imzalanmamışsa her hasarın sorumluluğu size yüklenebilir. Sonbahar çatı bakımını Kasım'a bırakmak da bu kategoride: Trabzon'ün yağışlı sezonuna hazırlıksız giren yönetici, ilk sert yağışta arızanın tam ortasında bulur kendini.