Kayapinar'da bir site ya da apartman yönetimini yeni devraldıysanız ilk 30 günde dört işi bitirmeniz gerekir: devir-teslim tutanağıyla defterleri teslim almak, site adına banka hesabını düzene sokmak, aidat ve borç listesini çıkarmak, yıllık işletme projesini taslaklamak. Diyarbakır il genelinde aylık aidat ortalaması ₺500–₺1800 aralığında seyrediyor; sıcak ve kurak iklimin getirdiği yüksek yaz soğutma yükü ve su yönetimi ihtiyacı, Kayapinar'daki binaların gider profilini şekillendiren başlıca etkenler arasında yer alıyor. Bu rehberde ilk 30 günün adım adım planını, aidat belirleme ve tahsilat kurallarını, genel kurul sürecini ve resmi kayıt işlemlerini Kayapinar ve Diyarbakır koşullarına göre bulacaksınız. İşin tekrar eden kısmını nasıl otomatiğe bağlayabileceğinizi de göstereceğiz.
Kayapinar'da Site Yöneticisi Oldunuz: Sizi Ne Bekliyor?
Site yöneticisi olduğunuz anda dört temel yükümlülük devreye girer. KMK m.35 çerçevesinde defter tutmak, aidat toplamak, ortak alanları bakımda tutmak ve genel kurula hesap vermek bunların başında gelir. Bu yükümlülükler gönüllü ya da profesyonel fark etmeksizin her yönetici için aynıdır.
Kayapinar, Diyarbakır il merkezine yakın konumuyla kentsel dönüşümün hız kazandığı ilçeler arasında yer almaktadır. İlçede yeni yapılmış çok katlı sitelerle eski apartmanlar bir arada bulunmaktadır; bu farklı yapı stoku, yönetim ihtiyaçlarını da çeşitlendirmektedir. Diyarbakır genelinde kayıtlı konut sayısının büyük bölümü merkeze yakın ilçelerde toplanmaktadır; yani bu soruları sizinle aynı hafta yaşayan onlarca başka yönetici Kayapinar ve çevresinde görev yapmaktadır.
Paniğe gerek yok. Süreç öğrenilebilir ve sistematik. Önce nereden başlayacağınızı bilmek, görevin ağırlığını yarıya indirir. Aşağıdaki yol haritası tam bu amaca hizmet etmektedir.
İlk 30 Gün: Kayapinar'da Yeni Yöneticinin Adım Adım Yol Haritası
1. Hafta — Devir Teslim ve Envanter
İlk hafta sahneyi doğru almakla geçer. Eski yöneticiden alacaklarınız şunlardır: karar defteri, işletme defteri (son iki yıl), banka hesap dökümleri, site kasası ve kalan nakit, tedarikçi sözleşmeleri, kilit ve kart setleri, borç-alacak listesi, sigorta poliçeleri ve devam eden ihale/bakım dosyaları. Tüm bu belgeler için imzalı devir-teslim tutanağı düzenleyin; tutanaksız teslim hem hukuki belirsizlik yaratır hem de ileride size sorun çıkarabilir.
Eski yönetici bilgileri paylaşmakta direnç gösteriyorsa ya da bazı belgeler eksikse bunu tutanağa "teslim edilmedi" olarak yazın. Sonraki kat maliki toplantısında bu kayıtlar sizi korur.
2. Hafta — Mali Fotoğraf
İkinci hafta paranın nerede durduğunu görmeniz gerekir. Banka hesabını site adına düzenleyin ya da yeni açın; kişisel hesabınızda site parası tutmak hem yasal risk hem güven riski taşır. Aidat borçlusu listesini çıkarın: kim ne kadardır? Hangi daireler üç ayı aşmış? Bekleyen faturaları (elektrik, su, asansör sözleşmesi, temizlik firması) tespit edin.
Kayapinar'da yaz aylarında klima ve soğutma sistemlerine bağlı ortak alan elektrik tüketimi fatura kalemlerinin başında gelebilir. Bu yükü önceden görmek, bütçenizi gerçekçi kurmanızı sağlar. Diyarbakır genelinde su yönetimi de dikkat gerektiren bir kalem olup ortak bahçe ve çevre sulama sistemleri varsa sezonluk maliyeti ayrıca hesaplayın.
3. Hafta — İletişim ve Kayıt Düzeni
Kat maliklerinin ve kiracıların güncel iletişim listesini oluşturun. Bu liste kişisel veridir; KVKK kapsamındadır ve yalnızca site yönetimi amacıyla kullanılabilir. Duyuru kanalınızı belirleyin: bina içi pano ve dijital bildirim sistemi birlikte en etkili sonucu verir. Arıza ve talep kayıt yönteminizi netleştirin; sözlü talepler kaçınılmaz olarak unutulur, yazılı kayıt her durumda sizi korur.
Dijital bir platform kullanıyorsanız bu hafta sakinlerin sisteme kayıt sürecini başlatabilirsiniz. Site yönetim yazılımı ile iletişim listesi, arıza kaydı ve borçlu takibi ilk günden hazır geldiği için üçüncü haftayı yalnızca kurguya değil içeriği doldurmaya ayırabilirsiniz.
4. Hafta — Plan ve Bütçe Taslağı
KMK m.37 gereği hazırlamanız gereken yıllık işletme projesinin taslağını bu haftaya yetiştirin. Gider kalemleri: kapıcı/güvenlik ücreti, asansör bakım sözleşmesi, sigorta primleri, ortak alan elektrik/su, yaz soğutma sistemleri bakımı ve zorunlu onarım fonu. Kayapinar'ın sıcak ve kurak iklimi nedeniyle çatı ve dış cephe ısı yalıtımı kontrolünü bakım takvimine ekleyin; yaz sıcakları yapı üzerindeki kümülatif etkiyi artırır ve zamanında önlem hem konfor hem maliyet açısından avantaj sağlar. Bu taslak, genel kurulda onaya sunacağınız bütçenin temelidir.
Kayapinar'da Aidat Ne Kadar? Ortalama Aidat Aralığı ve Belirleme Yöntemi
Diyarbakır il genelinde aylık aidat ortalaması ₺500–₺1800 aralığında seyretmektedir. Bu il geneli ortalamadır; Kayapinar özelinde resmi ya da güvenilir bir ilçe bazlı istatistik bulunmamaktadır. Güvenlik görevlisi, asansör, yüzme havuzu veya merkezi iklim sistemi olan yeni sitelerde üst banda yaklaşılırken az katlı, gönüllü yönetici koşan eski apartmanlarda alt bant geçerli olur.
Aidatı kim, nasıl belirler? KMK m.20 çerçevesinde aidat miktarı, sitenin yıllık işletme projesine ve genel kurul kararına dayanır. İki temel dağıtım yöntemi vardır: arsa payına göre dağıtım ve eşit pay dağıtımı. Büyük daireler genellikle arsa paylarının yüksek olması nedeniyle daha fazla aidat öder; bununla birlikte bazı siteler eşit pay yöntemini tercih eder. Genel kurulda onaylanmayan aidat miktarı hukuken uygulanamaz.
Kayapinar'da yaz dönemindeki soğutma yükü, ortak alan klima sistemleri ve havuzlu sitelerde filtreleme/kimyasal giderleri aidatın belirleyici kalemlerinden biridir. Bu maliyetleri öngörüp işletme projesine doğru yansıtmak hem finansal istikrar sağlar hem de sezon ortasındaki olağanüstü aidat tartışmalarının önüne geçer. Gider kalemlerinizi girip daire başı tutarı görmek için aidat hesaplama aracını kullanabilirsiniz.
Aidat Nasıl Toplanır, Ödemeyen Kat Malikine Ne Yapılır?
Aidat tahsilatının tek güvenli yolu banka ya da online ödeme sistemi üzerindendir. Elden para toplamak hem kayıt güçlüğü yaratır hem de olası uyuşmazlıklarda sizi savunmasız bırakır; bu yöntemi kesinlikle uygulamayın.
Ödeme yapmayan kat malikine uygulanacak süreç KMK m.20'de belirlenmiştir. Geciken aidatlara aylık yüzde beşe kadar gecikme tazminatı uygulanabilir. Pratik sıralama şöyledir: önce yazılı hatırlatma (SMS, e-posta veya bina panosunda duyuru), ardından noter ihtarnamesi, sonuç alınamazsa icra takibi. Tahsilat sürecini çok erken sertleştirmek komşuluk ilişkilerini zedeler; çok geç bırakmak ise borçların birikmesine yol açar. Süreci takip etmenin en sağlıklı yolu sistematik, tarafsız ve kayıt altındaki hatırlatmalardır. Aidat takip programı ile hatırlatmalar otomatik olarak gider, hangi dairenin kaç gün geciktiği tek ekranda görünür.
Borçlu malik kiracısı aracılığıyla yönetiliyorsa kiracıya değil, malik adına yasal işlem başlatmanız gerektiğini unutmayın. Aidat borcu malike aittir.
Kendiniz mi Yöneteceksiniz, Profesyonel Şirket mi? Kayapinar için Karar Rehberi
Profesyonel site yönetim şirketlerine başvurmak büyük şehirlerde yaygın bir tercih olsa da Kayapinar dahil birçok Anadolu ilçesinde bu hizmetin arzı sınırlıdır. Mevcut şirketlerin fiyatları, çok büyük olmayan sitelerin bütçesiyle örtüşmeyebilir. Bu gerçeği görmezden gelen tavsiyeler işe yaramaz.
| Durum | Kendi yönetimi | Profesyonel şirket |
|---|---|---|
| 20 daire altı apartman | Genellikle yeterli | Maliyet genellikle avantajlı değil |
| 20–80 daire arası site | İyi araçlarla mümkün | Değerlendirilebilir |
| 80 daire üzeri / çok bloklu | Araç + yardımcı yönetici gerekir | Ciddi seçenek |
| Diyarbakır / Kayapinar'da arz | Her ölçekte uygulanabilir | Sınırlı; teklif almak zaman alabilir |
Diyarbakır bölgesindeki çoğu apartman ve küçük-orta ölçekli site için en gerçekçi çözüm şudur: gönüllü ya da kısmen ücretli bir yönetici, iş yükünü taşıyacak iyi bir yazılımla desteklenir. Üçüncü bir yol olarak "kendiniz yönetin, ağır işi yazılıma devredin" modelini aşağıdaki bölümlerde ayrıntılı inceliyoruz.
Site Banka Hesabı, Vergi Numarası ve Resmi Kayıtlar
Site yönetimi adına banka hesabı açabilmek için vergi dairesinden potansiyel vergi numarası almanız gerekebilir. Genellikle istenen belgeler şunlardır: genel kurul karar defteri fotokopisi, yöneticinin kimlik belgesi ve atama kararının örneği. Belge listesi vergi dairesi uygulamalarına göre küçük farklılıklar gösterebileceğinden Diyarbakır Vergi Dairesi'ne telefonla önceden danışmanız en güvenilir yoldur.
Kapıcı, güvenlik görevlisi ya da başka bir çalışan istihdam ediyorsanız SGK yükümlülüğü doğar; iş güvenliği mevzuatı da devreye girer. Bu konuların güncel detayları için bir mali müşavir teyidi almanızı öneririz.
Kişisel hesabınızda site parası tutmayın. Hem hukuki sorumluluk hem de kat malikleri nezdindeki güvenilirlik açısından bu ayrımı ilk haftadan kurmak kritik önem taşır. Ortak alan gelir-gider hareketlerinin sitenin kendi hesabından akması, olası uyuşmazlıklarda sizin en güçlü savunmanızdır.
İlk Genel Kurul: Çağrıdan Karar Defterine
KMK m.29-32 gereği kat malikleri kurulu yılda en az bir kez toplanır. Çağrıyı toplantıdan en az 15 gün önce, gündem ile birlikte yazılı olarak yapmanız şarttır; elden ya da taahhütlü posta yoluyla iletilir. Gündemsiz çağrı yapılan ya da gündemde yer almayan konular üzerinden alınan kararlar hukuken itiraz konusu olabilir.
Toplantı yeter sayısı (nisap): ilk toplantıda kat maliklerinin hem sayı hem arsa payı itibarıyla çoğunluğu aranır. Bu nisap sağlanamazsa ikinci toplantı, katılan maliklerle gerçekleştirilebilir. Kararlarda oy dağılımı kararın türüne göre değişir; olağan kararlar salt çoğunlukla, bazı önemli kararlar (yapı güçlendirme, kat ilavesi vb.) daha yüksek nisap gerektirir.
Toplantı kararlarını karar defterine geçirin ve katılımcılara imzalatın. İmzasız karar defteri, yasal geçerliliği tartışmalı bir belgedir. Sık yapılan üç hata:
- Çağrıda gündem belirtmemek — toplantıda alınan kararlar iptal edilebilir.
- 15 günlük süreye uymamak — çağrı geçersiz sayılabilir.
- Karar defterini toplantıdan sonra günlerce imzasız bırakmak — hafızalar zayıflar, itirazlar çoğalır.
Çağrı metni hazırlamak, vekâlet takibi yapmak ve dijital karar defteri tutmak için genel kurul yazılımından yararlanabilirsiniz; 15 günlük süreyi sistem otomatik olarak hatırlatır.
Yönetimi Devralın, Gerisini AI'a Bırakın: SiteYönetim Yeni Yöneticinin İşini Nasıl Üstlenir?
Yönetimi devralın. Gerisini AI'a bırakın.
Kayapinar'da bir apartmanı devraldınız. Önünüzde devir kaosu, aidat kovalamacası, genel kurul bürokrasisi ve zaman zaman net olmayan hukuki sorular var. SiteYönetim bu dört derdin tamamına tek platformdan yanıt verir.
AI Operatör: Talimatınız, Onayınız, Sonuç
Somut bir senaryo ile başlayalım. "Temmuz aidatlarını tahsil et, ödemeyenlere nazik bir hatırlatma gönder" diye yazıyorsunuz. AI Operatör borçlu listeyi çıkarır, hatırlatma metinlerini hazırlar ve sizin onayınıza sunar. Onay vermeden hiçbir mesaj gönderilmez, hiçbir işlem tamamlanmaz. Bu onay adımı sistemin temel tasarım ilkesidir; hem doğruluk hem güven açısından vazgeçilmezdir.
İkinci senaryo Kayapinar koşullarına daha yakın: Ağustos ortasında çatı katındaki sakin "ortak alan kliması çalışmıyor" diye bildiriyor. AI Operatör arıza kaydını açar, sözleşmeli teknik servise iş emri taslağı hazırlar, onayınızla gönderir. Arıza takip ekranında kaydın durumunu gerçek zamanlı görürsünüz; sakin de kendi portalından süreci izleyebilir. Sizi aramaz, koridorda beklemez.
Diyarbakır'ın yaz döneminde soğutma sistemlerine olan yoğun bağımlılığı göz önünde bulundurulduğunda, arıza yönetimini kayıt altında tutmak hem hız hem hesap verebilirlik açısından kritik bir avantaja dönüşür.
Üçüncü senaryo: Genel kurul tarihi yaklaşıyor. "Genel kurul çağrısını hazırla, 15 gün önceden gönderilecek şekilde planla" komutunu veriyorsunuz. AI Operatör çağrı metnini gündemle birlikte taslak olarak sunar; onayınızın ardından sisteme işlenir ve hatırlatma takvimi kurulur.
AI Danışman: 10 Milyonun Üzerinde Emsal, Dürüst Sınır
"Aidatını 9 aydır ödemeyen malike ne yapabilirim?" sorusunu AI Danışman'a yöneltiyorsunuz. ictihatpro.com altyapısındaki 10 milyonun üzerinde emsal karara dayanarak KMK m.20 çerçevesinde gecikme tazminatı, ihtar süreci ve icra takibinin sırasını özetler. Yanıtın sonunda açık bir uyarı yer alır: "Bu bilgi yol göstericîdir; dava aşamasında avukatınızın yerini tutmaz." Bu dürüstlük cümlesi bilinçli bir tasarımdır. Hukuki konularda belirsizliği gizlemek yerine sınırları açıkça çizmek, hem kullanıcı güvenini hem de tavsiyenin pratik değerini artırır.
Sitenin Karnesi: Kanıtla Hesap Ver
SiteYönetim, sitenizi 100 üzerinden puanlar: tahsilat oranı, açık arıza sayısı, karar defteri uyumu, yasal dönem takibi gibi göstergeler bütünleşik bir yönetim performans puanına dönüşür. Kayapinar'daki apartmanı devraldığınız günkü karne 54 gösteriyorsa ve altı ay sonra 81'e çıkmışsa, genel kurulda bunu belgeyle kanıtlarsınız. "İyi yönettim" demek yerine rakamı gösterirsiniz; kat malikleri tartışmak yerine bakar.
7 Rol Bazlı Portal: Herkes Kendi Kapısından Girer
Yönetici, sakin, mülk sahibi (malik), denetçi, personel, esnaf ve ziyaretçi — her rol kendine özel bir ekranla karşılanır. Yeni yöneticinin derdiyle bağlantısı şuradan gelir: Kayapinar'daki sitede mülk sahibi Ankara'da oturuyorsa borcunu kendi portalından görür, ödeme yapar ve sizi aramaz. Denetçi portalı ise genel kurul öncesinde hesap incelemesini şeffaf bir süreçte tamamlar; bu şeffaflık kat malikleri arasındaki şüphe ortamını ve kavgayı azaltır.
14 Gün Ücretsiz, Kurulum Yok
Bulut tabanlı çalışır; bilgisayarınıza kurulum yapmaz, IT bilgisi gerektirmez. Tek apartmandan çok bloklu siteye kadar ölçeklenir. Kredi kartı girmeden 14 gün boyunca tüm modüllere erişirsiniz. Denemek için apartman yönetim programı sayfasından başlayabilirsiniz.
Aidattan İhaleye: Günlük İşleri Sırtınızdan Alan Modüller
Yeni bir yönetici olarak ilk yılınızdaki iş akışını modüllerin üzerine oturttuğunuzda, süreç kontrolden çıkmak yerine öngörülebilir bir sisteme dönüşür. Modülleri kronolojik mantıkla üç kümede ele alalım.
Para İşleri
Devir-teslim haftasından itibaren aidat tahsilatı başlar. Online aidat tahsilatı modülü ile her dairenin ödeme durumu anlık olarak takip edilir; vade gelmeden önce otomatik hatırlatmalar sakinlere ulaşır. Borçlu daireleri ayrıca filtreleyebilir, gecikme tazminatını hesaplatabilirsiniz. Aidat takip programı bu süreci tek ekranda yönetmenizi sağlar.
Muhasebe ve e-Fatura modülü ile gider kayıtları yasal deftere otomatik aktarılır. Sayaç okuma ve gider paylaşımı modülü, Kayapinar'daki sitelerde özellikle su tüketiminin daire bazında ayrıştırılması gerektiğinde kullanışlıdır. Yaz aylarında ortak sulama ve havuz giderlerini daire sayısına ya da kullanım oranına dağıtmak tek işlemle tamamlanır. Apartman muhasebe programı hem kayıt hem raporlama tarafını kapatır.
Operasyon
Arıza-bakım-teknik işletme modülü, her arıza kaydını açılıştan kapanışa takip eder; hangi tedarikçi atandı, ne zaman müdahale edildi, sonuç neydi — hepsi görünür. Duyuru ve bildirim sistemi (SMS/push) sakinlere anlık ulaşır. Otopark, güvenlik ve ziyaretçi yönetimi; personel, bordro ve tedarikçi takibi; sosyal tesis rezervasyonu; sigorta, acil durum planı ve belge arşivi modülleri sitenizin büyüklüğüne göre devreye alınır.
Rakipte Olmayan Modüller: Mahalle Pazaryeri ve İhale Portalı
Bu iki modül diğer site yönetim yazılımlarında bulunmayan özgün özelliklerdir. İhale Portalı ile Kayapinar ve Diyarbakır genelindeki tedarikçilerden şeffaf, kayıtlı teklif toplarsınız. Örneğin çatı yalıtımı ya da asansör modernizasyonu ihalesini kapalı zarf yerine portalda yönetirsiniz; üç teklifin karşılaştırması ve seçim gerekçesi genel kurulda belge olarak sunulur. Hem sizi korur hem de kat maliklerinin "kendi adamını getirdi" şüphesinin önüne geçer. Mahalle Pazaryeri modülü ise site sakinlerinin esnaf ve hizmet sağlayıcılarla güvenli biçimde iletişim kurmasını sağlar; ortak alanda ilan panosu kalabalığını dijitale taşır.
Sıranız bir gün gelecek ve yönetimi devredeceksiniz. Devir-teslim modülü o öğleden sonrayı birkaç saate sıkıştırır; yeni yönetici aynı devir kaosunu yaşamaz. Bu, H2-2'deki ilk hafta anlatımına zarif bir kapanıştır: devralan olarak yaşadığınız güçlüğü, devredenin hediyesi olarak sona bırakmak.
Kayapinar'ın Koşulları Yönetim Planınızı Nasıl Şekillendirir?
Kayapinar, Güneydoğu Anadolu'nun sıcak ve kurak iklimiyle şekillenen bir ilçedir. Bu iklim koşulu, yönetim planınızı doğrudan etkileyen birkaç kritik kalemi öne çıkarır.
Yaz Soğutma Yükü ve Enerji Yönetimi
Diyarbakır'da yaz sıcaklıkları uzun süreler 40 dereceye yaklaşır. Ortak alanlardaki klima ve soğutma sistemleri bu dönemde sürekli çalışır; elektrik giderleri yılın diğer aylarına göre belirgin şekilde artar. Soğutma sistemlerinin Nisan-Mayıs'ta bakımdan geçirilmesi, sezon ortasında arıza riskini ve acil servis maliyetini önemli ölçüde azaltır. Bu bakım tarihini yıllık takvime sabit olarak ekleyin.
Su Yönetimi
Kurak iklimde ortak bahçe ve çevre sulama maliyetleri göz ardı edilemez. Damlama sistemi ya da zamanlayıcılı sulama düzeni kurulmuşsa mevsim başında kontrolü ihmal etmeyin; hatalı çalışan bir sistem hem su faturasını patlatır hem de çevre düzenini tahrip eder. Su sayacı okumaları ve daire bazlı tüketim paylaşımı modülü, su giderini şeffaf biçimde dağıtmanızı sağlar; gider paylaşımı modülü bu dağıtımı tartışmasız kapatmanın en kısa yoludur.
Çatı ve Dış Cephe Dayanıklılığı
Güneydoğu Anadolu'nun güçlü güneş ışınımı, çatı kaplama malzemeleri ve dış cephe boyaları üzerinde hızlandırılmış eskime yaratır. Yıllık cephe ve çatı kontrolünü bakım takvimine alın; küçük çatlaklar erken fark edilmezse rutubet hasarına dönüşebilir. Bu tür önleyici bakımın maliyeti, sonradan yapılacak büyük onarımın yanında her zaman daha düşük kalır.
Kayapinar ve Çevresinde Site Yönetimi: Baglar, Bismil, Cermik ve Komşu İlçeler
Kayapinar, Diyarbakır il merkezine yakınlığıyla kentsel yoğunluk açısından ilçenin önde gelen adresi konumundadır; Baglar ile birlikte şehrin çekirdeğini oluşturan bu iki ilçede çok katlı site ve apartman yönetimi ihtiyacı daha belirgin biçimde öne çıkmaktadır. Sistematik yönetim araçlarına duyulan ihtiyaç, daire sayısı arttıkça orantılı biçimde büyür.
Bismil, Ergani ve Silvan gibi ilçelerde daha küçük ölçekli apartmanlar ve kısmen kırsal doku hakimdir; bu ilçelerde gönüllü yönetici modeliyle daha basit bir defter düzeni çoğu zaman yeterlidir. Bununla birlikte, borçlu takibi ve genel kurul tutanakları gibi yasal yükümlülükler her ölçekte geçerliliğini korur. Cermik, Cinar, Cungus, Dicle, Egil, Hani, Hazro, Kocakoy, Kulp, Lice ve Sur gibi daha küçük ya da coğrafi açıdan uzak ilçelerde yönetici bulmak ve profesyonel destek almak daha güçtür; bu durumda bulut tabanlı bir platform tek çıkış noktası olur.
Bulut tabanlı çalışması sayesinde Kayapinar'daki bir site ile Bismil'deki küçük bir apartman aynı panelden, kurulum gerekmeksizin yönetilebilir. Birden fazla binanız ya da portföyünüz varsa bu esneklik özellikle değer kazanır. Diyarbakır genelinde site yönetimine ilişkin daha kapsamlı bilgi için Diyarbakır geneli site yönetimi rehberimize bakabilirsiniz.
KVKK, İş Güvenliği ve Yöneticinin Yasal Sorumlulukları
Yasal sorumlulukları bilmek korkutucu değil, aksine sizi güvende tutar. Yöneticinin KMK m.38 kapsamındaki sorumluluğu vekil sıfatıyla belirlenir: kasıt ya da ihmal olmaksızın iyi niyetle yapılan işlemlerden kişisel olarak sorumlu tutulmazsınız. Bu doğrultuda kayıt ve şeffaflık sizin en büyük güvencenizdir.
Güvenlik kamerası varsa aydınlatma metni zorunludur. KVKK kapsamında sakinlerden toplanan kişisel veriler (iletişim bilgileri, ödeme bilgileri) yalnızca site yönetimi amacıyla kullanılabilir; amaç dışı paylaşım idari yaptırıma yol açar. Kapıcı ya da güvenlik personeli istihdam ediyorsanız SGK bildirimlerini ve iş güvenliği yükümlülüklerini ihmal etmeyin; bu konularda mali müşavir desteği almanız önerilir.
KVKK ve yasal uyum modülü, aydınlatma metinlerini ve belge arşivini hazır tutarak denetim ya da şikayet durumunda hızla yanıt vermenizi sağlar. Apartman yönetim programı belge yönetimini merkezi bir arşivde toplar.
Sık Yapılan 7 Yeni Yönetici Hatası (Kayapinar ve Diyarbakır Deneyimiyle)
- Kişisel hesapta site parası tutmak. Hem hukuki sorumluluk hem güven riski doğurur; ilk günden site adına ayrı hesap açın.
- Elden para toplamak. Kayıt tutmak güçleşir, uyuşmazlıkta savunmasız kalırsınız; tüm ödemeleri banka kanalına yönlendirin.
- Karar defterini işlememek. Toplantı kararlarını hemen karar defterine geçirin ve imzalayın; gecikme her zaman tartışmaya kapı açar.
- Gündemsiz genel kurul çağrısı yapmak. Gündem olmadan çağrılan toplantıda alınan kararlar itirazla geçersiz sayılabilir.
- İşletme projesi yapmamak. KMK m.37 gereği yıllık işletme projesi zorunludur; olmadan aidat toplama hukuki dayanaktan yoksun kalır.
- Gecikme tazminatını uygulamamak. Sürekli borçlu malike taviz vermek, düzenli ödeyenleri cezalandırmak anlamına gelir; kanuni hakkınızı tutarlı biçimde kullanın.
- Soğutma sistemi bakımını Ağustos'a bırakmak. Kayapinar'da yaz ortasında arıza kuyruğu ile karşılaşmamak için klima ve soğutma bakımını Nisan-Mayıs'ta yaptırın; sezon başı bakım hem ucuzdur hem de çok daha hızlı gerçekleşir.
Kayapinar'da yönetimi devraldınız; ilk 30 gün planınız var, mevzuat haritanız var. SiteYönetim'i 14 gün ücretsiz, kredi kartı girmeden deneyin — tek apartmandan çok bloklu siteye kadar, kurulum gerektirmeden çalışır. Ücretsiz denemeyi başlatın ya da aidat hesaplamanıza hemen başlamak için aidat hesaplama aracını açın.