Kastamonu'nun Merkez ilçesinde bir apartman ya da siteyi yeni devraldıysanız ilk 30 günde dört işi tamamlamanız gerekir: devir-teslim tutanağıyla defterleri almak, site adına banka hesabını düzene sokmak, aidat ve borç listesini çıkarmak, yıllık işletme projesini taslaklamak. Kastamonu genelinde aylık aidat il ortalaması ₺300–₺1100 aralığında seyrediyor; Merkez'in nemli ve yağışlı iklimi çatı, cephe ve su tahliyesi kalemlerini yönetim bütçesinin merkezine koyuyor. Bu rehberde ilk 30 günün adım adım planını, aidat belirleme ve tahsilat kurallarını, genel kurul sürecini ve resmi kayıt adımlarını Merkez koşullarına göre bulacaksınız. İşin tekrar eden kısmını nasıl otomatiğe bağlayacağınızı da göstereceğiz.
Merkez'de Site Yöneticisi Oldunuz: Sizi Ne Bekliyor?
İlk 30 Gün: Merkez'de Yeni Yöneticinin Adım Adım Yol Haritası
1. Hafta — Devir Teslim ve Envanter
Önceliğiniz belgeleri eksiksiz teslim almak. Önceki yöneticiden alınması gereken belgeler şunlardır: karar defteri, işletme defteri, banka hesap dökümleri, kasa tutarı, ortak alan sözleşmeleri (asansör, temizlik, güvenlik), hizmet firmaları iletişim listesi, sigorta poliçeleri ve mevcut borç-alacak durumu. Tüm bu belgeler için devir-teslim tutanağı düzenleyin ve her iki tarafça imzalayın. Tutanaksız devir, ileride mali anlaşmazlıklarda sizi korumasız bırakır.2. Hafta — Mali Fotoğraf
Site parasının kişisel hesapta bulunması hem hukuki hem de pratik bir risktir. Bu haftanın ilk işi, varsa mevcut site hesabını yönetici sıfatıyla devralmak, yoksa site adına yeni bir hesap açmaktır. Aidat borçlusu listesini güncel banka dökümüyle karşılaştırarak çıkarın. Bekleyen faturaları sıralayın: Merkez'in nemli iklimine bağlı olarak bina dış cephesinde nem ve su sızıntısı kaynaklı onarım faturaları ile ısıtma sistemi masrafları bu listede öne çıkar.3. Hafta — İletişim ve Kayıt Düzeni
Kat maliklerinin güncel iletişim listesini oluşturun. Bu liste kişisel veridir; Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında yalnızca yönetim amacıyla kullanılabilir, üçüncü taraflarla paylaşılamaz. Duyuruları hangi kanalla ileteceğinizi belirleyin; whatsapp grubu, kapı ilanı ya da dijital platform bunlar arasında sayılabilir. Arıza ve taleplerin kayıt altına alınacağı bir yöntem belirleyin; sözlü iletişim kayıt dışı kalır ve ilerleyen dönemde sorun yaratır. Site yönetim yazılımı kullanıyorsanız bu üçüncü hafta, devir-teslim raporu ile arıza kaydı modülünü devreye almanın tam zamanıdır.4. Hafta — Plan ve Bütçe Taslağı
Kat Mülkiyeti Kanunu m.37, yöneticinin yıllık işletme projesi hazırlamasını öngörür. Bu taslağı bekletmeyin; mevcut giderleri, beklenen bakım işlerini ve aidat gelir tahminini bu hafta bir araya getirin. Kastamonu Merkez'in iklim koşullarını göz önünde bulundurarak bakım takviminizi belirleyin: yağış yoğunluğu nedeniyle çatı ve oluk kontrolleri sonbahar başına, bina dış cephesi nem değerlendirmesi ise kış öncesine alınmalıdır.Merkez'de Aidat Ne Kadar? Ortalama Aidat Aralığı ve Belirleme Yöntemi
Aidat Nasıl Toplanır, Ödemeyen Kat Malikine Ne Yapılır?
Kendiniz mi Yöneteceksiniz, Profesyonel Şirket mi? Merkez İçin Karar Rehberi
- 10 daireden küçük apartmanlar: Gönüllü yönetici genellikle yeterlidir. Temel defter tutma ve aidat takibi için basit dijital araçlar, maliyeti minimum tutar.
- 10–50 daire arası yapılar: İşlem hacmi arttıkça gönüllü yönetici için yük de artar. Yazılım desteği bu noktada verimlilik farkı yaratır; aylık toplantı, arıza takibi ve muhasebe kalemleri otomasyona alındığında gönüllü yönetim sürdürülebilir kalır.
- 50 daire ve üzeri siteler: Profesyonel yönetim şirketi ile çalışmak ya da tam özellikli bir yazılım kullanmak, yönetimin kalitesini ve şeffaflığını korumak açısından önerilir.
Site Banka Hesabı, Vergi Numarası ve Resmi Kayıtlar
İlk Genel Kurul: Çağrıdan Karar Defterine
Yönetimi Devralın, Gerisini AI'a Bırakın: SiteYönetim Yeni Yöneticinin İşini Nasıl Üstlenir?
Yönetimi devralın. Gerisini AI'a bırakın.Bu bölüme kadar anlattığımız tüm yük, devir kaosu, aidat kovalamacası, genel kurul bürokrasisi ve hukuki belirsizlik, SiteYönetim'de somut çözüm karşılıklarına sahiptir. Her özellik bir derdin cevabıdır.
AI Operatör: Onayınız Olmadan Hiçbir Şey Gönderilmez
Merkez'deki tipik bir senaryoyla açıklayalım. Şubat başında "Bu ayın aidatlarını toparla, ödemeyen 7 daireye nazik hatırlatma hazırla" yazdınız. AI Operatör borçlu listesini veritabanından çıkarır, her malike özel hatırlatma metnini hazırlar ve sizin onayınıza sunar. Onay vermeden hiçbir mesaj gönderilmez. Onayladığınızda sistem gönderir, kaydeder, takip tarihini belirler. İkinci senaryo Merkez'e özgü: bina dış cephesinde su sızıntısı tespit edildi. "Nem arızası kaydı aç, sözleşmeli tamirciye iş emri hazırla" dediğinizde AI Operatör arıza kaydını oluşturur, iş emri taslağını hazırlar ve sizin onayınızla ilgili firmaya iletir. Onay adımı her senaryoda sabittir; platform sizin adınıza kendi başına hareket etmez.AI Danışman: 10 Milyondan Fazla Emsal Karar Tabanında Hukuki Yönlendirme
"8 aydır aidat ödemeyen malike hukuki olarak ne yapabilirim?" sorusunu AI Danışman'a sorduğunuzda, ictihatpro.com altyapısındaki 10 milyondan fazla emsal ve içtihat kararına dayanarak Kat Mülkiyeti Kanunu çerçevesinde size adım adım bir yol haritası sunar. Önce yazılı ihtar, ardından gecikme tazminatı hesabı, ardından icra süreci gibi. Önemli dürüstlük notu: AI Danışman yol gösterir, süreçleri netleştirir ve emsal gösterir; dava aşamasına geçildiğinde bir avukatın yerini tutmaz. Bu şerhi bilerek çalışmak, zaman ve enerji kaybını önler.Sitenin Karnesi: Kanıtlı Hesap Verme
SiteYönetim, yönetim performansınızı 100 üzerinden puanlandıran bir karne sunar. Tahsilat oranı, açık arıza sayısı, genel kurul zamanlaması ve yasal uyum gibi kriterlerden oluşan bu puan, soyut "iyi yönettim" iddiasının ötesine geçer. Yönetimi devraldığınız gün karneniz 51 olabilir; altı ay sonra 79'a çıkardığınızda bu gelişimi genel kurulda yan yana gösterirsiniz. Rakamlar konuşur.7 Rol Bazlı Portal: Herkes Kendi Kapısından Girer
Yönetici, sakin, mülk sahibi (malik), denetçi, esnaf ve diğer roller ayrı portallar üzerinden sisteme girer. Kastamonu Merkez'de mülkü olup başka şehirde yaşayan bir malikle sık karşılaşılır; bu kişi borcunu, duyuruları ve belgeleri kendi portalından görür, sizi aramaz. Denetçi portalı şeffaflığı artırır; "neden bu kadar harcandı?" soruları azalır, toplantılar kısalır.14 Gün Ücretsiz, Kurulum Gerektirmez
Bulut tabanlı bir platform olduğundan bilgisayarınıza kurulum gerekmez; tarayıcıyla ya da mobil uygulamayla çalışır. Tek apartmandan büyük sitelere ölçeklenir. Apartman yönetim programını 14 gün boyunca ücretsiz, kredi kartı bilgisi girmeden deneyebilirsiniz.Aidattan İhaleye: Günlük İşleri Sırtınızdan Alan Modüller
Para İşleri
Online aidat tahsilatı ve borç takibi, Merkez'deki yöneticilerin en çok zaman harcadığı alandır. Aidat takip programı, tahsilat durumunu gerçek zamanlı gösterir; otomatik hatırlatmalar sayesinde her ay telefon trafiği yerine sistem takibi yaparsınız. Muhasebe ve e-Fatura modülü, gider kaydını ve belge arşivini düzenli tutar. Apartman muhasebe programı ile işletme defterini elle tutmaktan kurtulur, ay sonu kapanışı dakikalara iner. Gider paylaşımı modülü, ortak giderleri arsa payı ya da eşit bölüşüm yöntemine göre otomatik dağıtır.Operasyon
Arıza ve bakım takibi, duyuru ve SMS sistemi, otopark ve ziyaretçi kaydı, personel ve tedarikçi yönetimi, sosyal tesis rezervasyonu, sigorta ve acil durum belgesi arşivi — bunların tamamı tek platformda yönetilir. Merkez'in nemli ikliminde nem kaynaklı arızalar ve su sızıntıları beklenmedik anlarda ortaya çıkabilir; arıza modülü bu durumları kayıt altına alır, önceliklendirir ve sorumlu atamayı hızlandırır.Rakiplerde Olmayan: Mahalle Pazaryeri ve İhale Portalı
SiteYönetim'in diğer site yönetim yazılımlarında bulunmayan iki modülünden biri İhale Portalı'dır. Kastamonu Merkez'deki bir çatı su yalıtımı ihalesini düşünün: firmalarla tek tek görüşmek yerine İhale Portalı'nda şeffaf, kayıtlı teklif toplayabilirsiniz. Üç teklif karşılaştırmasını belgeleyerek genel kurula sunarsınız; "neden bu firmayı seçtiniz?" sorusu belgeyle yanıtlanır. Mahalle Pazaryeri ise site sakinleri ve yerel esnaf arasında iç ticaret kanalı kurar; bina içi hizmet ve ürün paylaşımı platform üzerinden yürür.Devir-Teslim ile Kapanış
Raporlama ve denetim modülleri, her hesap dönemini belgeleyerek arşivler. Sıra sizden sonraki yöneticiye geldiğinde devir-teslim bir öğleden sonra tamamlanır; bu rehberin başında anlattığımız ilk hafta kaosu tekrarlanmaz.Merkez'in Koşulları Yönetim Planınızı Nasıl Şekillendirir?
Çatı, Cephe ve Su Tahliyesi
Yüksek yağış miktarı çatı örtüsü ve oluk sistemini yılın en kritik bakım noktaları haline getirir. Kış yağmurları başlamadan önce, en geç Ekim başında çatı ve oluk kontrolü yaptırılmalıdır. Erken müdahale, kış ortasında ortaya çıkacak ve yüksek maliyete yol açacak acil onarımların önüne geçer. Bu kontrolün ne zaman yapıldığını ve bulguları kayıt altına alın; olası kat maliki şikayetlerinde bu belgeler yöneticinin aleyhine dönmesini engeller.Nem ve Cephe Yalıtımı
Dış cepheye ulaşan nem, iç duvarlarda rutubet ve küf oluşumuna yol açar. Ortak alan koridorlar, bodrum katı ve çatı arası bu sorunun en sık görüldüğü yerlerdir. Cephe yalıtımının bütünlüğünü yılda en az bir kez gözden geçirin. Kapsamlı bir yalıtım yenileme kararı alınacaksa bu, İhale Portalı'nda şeffaf teklif toplamanın tipik bir kullanım senaryosudur.Eğimli Arazi ve Drenaj
Kastamonu Merkez'in bazı mahallelerinde eğimli arazi yapısı, yağmur suyu yönetimini önemli kılar. Sitenin etrafındaki drenaj kanalları ve bahçe su tahliyesi, özellikle yoğun yağış dönemlerinde işlevini yitirirse bodrum katı su baskını yaşanabilir. Bu riskin farkındalığı, hazırlık bütçesini gerçekçi kurmanıza yardımcı olur. Sayaç ve gider paylaşımı modülü, ortak alan enerji ve su tüketimlerini tartışmasız biçimde dairelere dağıtır; özellikle birden fazla binanın ortak sayaç kullandığı yapılarda hesap anlaşmazlıklarını ortadan kaldırır.Merkez ve Çevresinde Site Yönetimi: Kastamonu İlçeleri
KVKK, İş Güvenliği ve Yöneticinin Yasal Sorumlulukları
Sık Yapılan 7 Yeni Yönetici Hatası
- Kişisel hesapta site parası tutmak: Site parasını kişisel banka hesabınıza almak hem hukuki hem de pratik risk taşır; site adına ayrı hesap açılması zorunludur.
- Elden nakit toplamak: Makbuz versek bile elden toplanan nakit, şeffaflık tartışmalarına kapı aralar; tüm tahsilat banka veya dijital kanaldan yapılmalıdır.
- Karar defterini ihmal etmek: Toplantıda alınan kararları deftere geçirmemek, ileride o kararların geçerliliğini tartışmalı hale getirebilir.
- Gündemsiz toplantı çağrısı yapmak: Gündem içermeyen genel kurul çağrısına dayanılarak alınan kararlar itiraz konusu olabilir; her çağrı yazılı ve gündem belgeli olmalıdır.
- İşletme projesi yapmamak: KMK m.37 yıllık işletme projesi hazırlanmasını öngörür; yapılmaması yasal bir eksiklik oluşturur ve genel kurulda hesap vermekte zorlanırsınız.
- Gecikme tazminatını hiç uygulamamak: Gecikme tazminatını uygulamaktan kaçınan yönetici, zamanında ödeyen maliklerin aleyhine bir ortam yaratır; bu durum uzun vadede tahsilat oranını düşürür.
- Devir-teslim tutanağı almamak: Kastamonu Merkez'de özellikle eski yapılarda bu hata yaygındır. Tutanaksız devir alınan bir binada mevcut borçlar, eksik onarımlar ve kayıp belgeler yöneticinin sorunu haline gelir; tutanak olmadan önceki yöneticiden hesap sormak da güçleşir.
İlk adımı bugün atın.
İlk 30 günün planı elinizde, mevzuat haritası önünüzde. Devir-teslim listesinden aidat takibine, genel kurul çağrısından İhale Portalı'na kadar her adımda yanınızda olmak için SiteYönetim'i 14 gün ücretsiz deneyebilirsiniz — kredi kartı gerekmez, kurulum yok. Aidat rakamlarınızı önceden hesaplamak için aidat hesaplama aracını hemen kullanabilirsiniz.