Hafik, Sivas'ta site & apartman yönetim sistemi

Hafik'de bir site ya da apartman yönetimini yeni devraldıysanız ilk 30 günde dört işi tamamlamanız gerekir: devir-teslim tutanağıyla defterleri ve borç listesini almak, site adına banka hesabını düzene sokmak, aidat ve borçlu kayıtlarını çıkarmak, yıllık işletme projesini taslaklamak. Sivas il genelinde aylık aidat ortalaması ₺300–₺1.100 aralığında seyretmektedir; karasal iklimin getirdiği uzun ısıtma sezonu nedeniyle yakıt ve kalorimetre kalemleri bu aralığın ana belirleyicisi olmaktadır. Bu rehberde ilk 30 günün adım adım planını, aidat belirleme ve tahsilat kurallarını, genel kurul sürecini ve resmi kayıt adımlarını Hafik koşullarına göre bulacaksınız. İşin tekrar eden kısmını nasıl otomatiğe bağlayabileceğinizi de göstereceğiz.

Hafik'de Site Yöneticisi Oldunuz: Sizi Ne Bekliyor?

Bir apartman ya da sitenin yönetimini devralmak, mevzuatı önceden bilmeyenler için beklenmedik bir ağırlık taşıyabilir. Kat Mülkiyeti Kanunu m.35, yöneticinin dört temel yükümlülüğünü açıkça tanımlar: ortak giderlere ilişkin defterleri usulüne uygun tutmak, aidat ve gider paylarını toplamak, ortak alanları koruyup onarmak ve yıllık olarak kat maliklerine hesap vermek.

Hafik, Sivas iline bağlı, il merkezine nispeten yakın konumuyla hem kentsel dokuya hem de ilçe ölçeğinin getirdiği daha küçük bina stoğuna ev sahipliği yapmaktadır. Bu yapı, çoğu zaman profesyonel yönetim şirketi yerine gönüllü kat maliklerinin yöneticilik üstlendiği bir ortam yaratmaktadır. Aynı süreci sizinle eş zamanlı olarak Sivas'ın pek çok apartmanındaki yönetici de yaşıyor; yalnız değilsiniz ve süreç öğrenilebilir.

Başlangıçta bunaltıcı görünen yükümlülükler, doğru bir sistemle yürütüldüğünde haftada birkaç saate indirgenebilir. Önemli olan ilk adımları doğru atmak ve bilgi boşluklarını zamanında fark etmektir.

İlk 30 Gün: Hafik'de Yeni Yöneticinin Adım Adım Yol Haritası

1. Hafta — Devir Teslim ve Envanter

İlk hafta en kritik haftadır. Önceki yöneticiden imzalı bir devir-teslim tutanağıyla şunları teslim alın: karar defteri, işletme defteri, site adına açık banka hesap bilgileri, kasadaki nakit varsa makbuzla teslim belgesi, yürürlükteki hizmet sözleşmeleri (temizlik, asansör, güvenlik, yakıt vb.), kat maliklerinin iletişim listesi ve mevcut borç-alacak dökümü. Tutanak iki kopya imzalanır; biri sizde kalır. Eğer önceki yönetici herhangi bir belgeyi teslim etmekten kaçınıyorsa bu durumu yazılı olarak talep edin ve kaydını saklayın.

Belgelerin tamamını eksiksiz almadan göreve başladığınızı kat maliklerine duyurmamanız önerilir; açık kalan belgeler sonradan hukuki uyuşmazlık kaynağına dönüşebilir.

2. Hafta — Mali Fotoğraf

Banka hesabının sizin adınıza değil, site tüzel kişiliği adına veya yönetici sıfatıyla kayıtlı olduğunu doğrulayın; kişisel hesabınızda site parasını tutmak hem hukuki hem de pratik bir risk taşır. Aidat borçlusu listesini bankadan alınan hesap hareketleriyle karşılaştırın. Bekleyen faturaları tespit edin; Hafik'in karasal iklimi göz önüne alındığında Sivas'ta uzun süren ısıtma sezonuna bağlı yakıt ve doğalgaz faturaları genellikle ilk sırada yer alır. Bu aşamada eski yöneticiden teslim alamadığınız bir belge varsa noter kanalıyla yazılı talep gönderin.

3. Hafta — İletişim ve Kayıt Düzeni

Kat maliklerinin güncel iletişim listesini oluşturun ya da doğrulayın. Bu liste kişisel veri niteliği taşır; KVKK kapsamında yalnızca yönetim amacıyla kullanılabilir, üçüncü taraflarla paylaşılamaz. Duyuru kanalınızı belirleyin: apartman ilan panosu, toplu SMS veya dijital bildirim sistemi. Arıza ve talep kayıtları için bir yöntem seçin; her arızanın tarih, açıklama ve akıbet bilgisiyle kayıt altına alınması ilerleyen dönemde hem kat maliklerine hem de genel kurulda hesap verirken büyük kolaylık sağlar.

Bu aşamada bir site yönetim yazılımı kullanıyorsanız devir-teslim raporu, borçlu listesi ve arıza kayıt modülleri ilk gün çalışmaya hazır gelir; ilk ayın yükünü önemli ölçüde hafifletir.

4. Hafta — Plan ve Bütçe Taslağı

KMK m.37, yöneticinin bir sonraki yıla ait işletme projesini (tahmini gelir-gider planını) hazırlayıp kat maliklerine sunmasını zorunlu kılar. Hafik'in iklim koşulları bu taslağı yaparken belirleyici olur: 5-6 ay süren ısıtma sezonu, kazan ve kombi bakımlarının Eylül-Ekim aylarında planlanmasını gerektirir; kar ve buz sezonuna bağlı kaldırım ve ortak alan bakımı da bütçede yer almalıdır. Çatı ve yalıtım kontrolünü kış öncesine almak, mevsim ortasında çıkacak acil onarım maliyetlerinin önüne geçer.

Hafik'de Aidat Ne Kadar? Sivas Geneli Ortalama Aidat Aralığı ve Belirleme Yöntemi

Sivas il genelinde aylık aidat ortalaması ₺300–₺1.100 aralığında seyretmektedir; bu il geneli ortalamasıdır, bireysel binanızın gider yapısına göre bu aralığın içinde konumlanacaktır. Güvenlikli ve asansörlü yeni sitelerde üst banda yaklaşılabilir; eski ve küçük apartmanlarda alt band geçerli olabilir. Hafik özelinde bu aralığın hangi noktasında durduğunuzu belirlemek için binanızın gerçek gider kalemlerini hesaplamanız gerekir.

Aidatın yasal dayanağı KMK m.20'dir. Kanun, gider paylarının ya arsa payı oranında ya da yönetim planında belirtilen başka bir esasa göre belirlenmesini öngörür; pratikte pek çok apartman eşit pay yöntemini tercih etmektedir. Aidat miktarı genel kurulda onaylanan işletme projesi temelinde belirlenir; yönetici tek başına belirleyemez.

Hafik ve Sivas genelinde karasal iklim nedeniyle 5-6 aya ulaşan ısıtma sezonu, merkezi sistemlerde yakıt kalemini aidatın en büyük belirleyicisi yapar. Kalorimetre sistemine geçilmişse daire bazlı ölçüm, yakıt paylaşımındaki anlaşmazlıkları büyük ölçüde ortadan kaldırır. Sitenizin gider kalemlerini girip daire başı aidatı görmek için aidat hesaplama aracını kullanabilirsiniz.

Aidat Nasıl Toplanır, Ödemeyen Kat Malikine Ne Yapılır?

Tahsilat yöntemleri arasında en güvenli olanı banka transferi ya da online ödeme sistemidir; elden para toplamak hem kayıt altına alınması güç hem de gelecekte söz konusu olabilecek anlaşmazlıklarda ispatı olanaksız bir yöntemdir. Her ödeme, ilgili daire numarasıyla banka dekontunda açıkça görünmelidir.

Ödemeyen kat malikine uygulanacak adımlar şu sırayla ilerlemelidir: önce karar defterinde belgelenen yazılı hatırlatma, ardından noter kanalıyla gönderilen ihtarname ve nihayetinde KMK m.20 kapsamında icra takibi. Kanun, geciken ödemelere aylık yüzde beşe kadar gecikme tazminatı uygulanmasına imkân tanır; bu hakkı kullanmamak, ödeme yapan kat maliklerine karşı haksız bir yük yaratır. İcra sürecine geçmeden önce bir hukuki danışmana başvurmanız, sürecin doğru işlemesi açısından önemlidir.

Otomatik borç hatırlatmaları ve ödeme takibi için aidat takip programı bu süreci kayıt dışı bırakmadan yürütmenizi sağlar; hatırlatmalar sizin onayladığınız içerikle sakinlere iletilir.

Kendiniz mi Yöneteceksiniz, Profesyonel Şirket mi? Hafik İçin Karar Rehberi

Bu karar, yönetilecek binanın büyüklüğüne, yöneticinin kullanabileceği zamana ve yerel hizmet arzına göre şekillenir. Hafik gibi ilçe ölçeğindeki yerleşim birimlerinde profesyonel yönetim şirketi seçeneği büyükşehirlere kıyasla daha sınırlıdır; mevcut firmalar genellikle Sivas il merkezinde yoğunlaşmaktadır ve ilçe binalarına uzaktan ya da periyodik hizmet verebilmektedirler.

Karar ağacını şöyle düşünebilirsiniz: Binanız dört dairenin altındaysa, yönetim hacmi küçüktür ve gönüllü bir kat maliki rahatlıkla üstlenebilir. Daire sayısı on iki ile yirmi arasındaysa yöneticinin haftada birkaç saat ayırması ve sistematik bir kayıt tutması yeterlidir. Daha büyük sitelerde ya da birden fazla blok varsa profesyonel destek ya da en azından kapsamlı bir yazılım altyapısı değer kazanmaya başlar.

Hafik'teki birçok apartman için en gerçekçi çözüm üçüncü bir yoldur: gönüllü yönetici olarak görevinizi sürdürüp ağır ve tekrar eden işleri yazılıma devredersiniz. Bu seçeneğin nasıl çalıştığını H2-8 bölümünde ayrıntılı olarak ele alacağız.

Site Banka Hesabı, Vergi Numarası ve Resmi Kayıtlar

Site yönetimi için vergi dairesinden potansiyel vergi numarası alınması, bazı durumlarda zorunlu, bazı durumlarda ise ileriki süreçlerde kolaylaştırıcı olmaktadır. Başvuru için genellikle şunlar istenir: genel kurul kararının fotokopisi (yönetici seçimini gösteren), yöneticinin kimlik belgesi ve yönetim planı. Hafik'te Sivas Vergi Dairesi'ne ön bilgi almak amacıyla telefonla başvurmanız önerilir; belge listesi vergi dairesine ve güncel uygulamaya göre küçük farklılıklar gösterebilir.

Vergi numarası alındıktan sonra bir ticari banka hesabı site adına açılabilir. Bu hesap yöneticinin kişisel hesabından kesinlikle ayrı tutulmalıdır; kişisel hesapta site parasını bulundurmak hem hukuki hem de güven riski taşır ve ileride hesap verebilirliğinizi zayıflatır. Çalışanınız (kapıcı, güvenlik vb.) varsa SGK yükümlülüğü ve iş güvenliği gereklilikleri de devreye girer; bu konuda güncel uygulamayı mali müşavirinizden teyit etmeniz gerekir.

İlk Genel Kurul: Çağrıdan Karar Defterine

KMK m.29'a göre kat malikleri kurulu yılda en az bir kez toplanmak zorundadır. Toplantı çağrısının toplantı tarihinden en az 15 gün önce yapılması ve çağrıda gündeme yer verilmesi şarttır; gündemsiz ya da 15 günlük süre sağlanmadan yapılan çağrıya dayanan kararlar hukuki itirazlara konu olabilir. Çağrı; imzalı elden teslim, taahhütlü mektup ya da noter kanalıyla yapılabilir.

KMK m.30 ve m.31 çerçevesinde ilk toplantıda hem katılan kat maliki sayısı hem de arsa payı bakımından çoğunluk (çift çoğunluk) aranır; bu nisap sağlanamazsa ikinci toplantı katılanlarla yapılabilir. Alınan kararların karar defterine geçirilmesi ve toplantıya katılanlar tarafından imzalanması KMK m.32 gereğidir; imzalanmayan karar geçerliliğini tartışmalı hale getirebilir.

Yeni yöneticilerin sıkça düştüğü hatalar şunlardır: çağrıda gündem belirtmemek, ikinci toplantı tarihini çağrıda yazmayı unutmak ve kararları toplantı sonrası karar defterine geç işlemek. Çağrı metni hazırlama, vekâlet takibi ve dijital karar defteri için genel kurul yazılımı bu adımları sistematik biçimde yürütmenizi sağlar.

Yönetimi Devralın, Gerisini AI'a Bırakın: SiteYönetim Yeni Yöneticinin İşini Nasıl Üstlenir?

Yönetimi devralın. Gerisini AI'a bırakın.

Buraya kadar anlattığımız her başlık — devir kaosu, aidat kovalamacası, genel kurul bürokrasisi, hukuki belirsizlik, yakıt faturası anlaşmazlıkları — birer yük olarak görünebilir. SiteYönetim bu yükleri platform düzeyinde çözmek için tasarlanmıştır. Aşağıdaki her özellik, yukarıdaki gerçek bir derde karşılık gelir.

AI Operatör: Sizin Onayınızla Çalışır

AI Operatör, doğal dille verilen talimatları iş adımlarına dönüştüren ve her adımı sizin onayınıza sunan bir yapay zeka asistanıdır. Nasıl çalıştığını somut bir senaryo üzerinden görelim: "Şubat aidatlarını listele, geciken dairedeki sakinlere nezaket hatırlatması hazırla" diye yazıyorsunuz. AI Operatör borçlu listesini çıkarır, hatırlatma taslağını hazırlar ve size gösterir. Siz onaylamadan hiçbir şey gönderilmez. Onay verdikten sonra mesajlar ilgili sakinlere iletilir; siz yalnızca son kararı verirsiniz.

Hafik'teki kış koşulları için ikinci bir senaryo daha ilgili: "Kazan dairesinde arıza var, sözleşmeli tesisatçıya bildir" komutuyla AI Operatör arıza kaydını sisteme açar, sözleşmeli teknik servisinize iş emri taslağı hazırlar ve sizin onayınızla gönderir. Soğuk bir Sivas kışında bu farkın ne anlama geldiğini deneyimleyince anlarsınız. Her iki senaryoda da kritik nokta aynıdır: AI Operatör hiçbir zaman tek başına hareket etmez, sizin onayınız şarttır.

Üçüncü bir senaryo genel kurul sürecini kapsar: çağrı metni hazırlamadan gündem oluşturmaya, vekâlet takibinden dijital karar defterine kadar tüm adımlar AI Operatör tarafından organize edilir ve size sunulur. "15 gün önceden çağrı" kuralını sistem otomatik olarak hatırlatır; siz zamanı geçirmezsiniz.

AI Danışman: 10 Milyondan Fazla Emsal Karara Dayanan Hukuki Yönlendirme

Aidatını sekiz aydır ödemeyen bir malike ne yapabileceğinizi merak ediyorsunuz. Hukuk bilginiz yoksa bu soruyu cevaplamak için saatlerce araştırma yapmanız ya da avukat ücretiyle randevu almanız gerekir. AI Danışman, ictihatpro.com altyapısındaki 10 milyondan fazla emsal karara ve Kat Mülkiyeti Kanunu çerçevesine dayanarak bu soruya dakikalar içinde rehberlik eder: hangi KMK maddelerinin uygulanacağını, gecikme tazminatının nasıl hesaplandığını ve icra sürecinin nasıl işlediğini net biçimde aktarır.

Önemli bir dürüstlük notu: AI Danışman yol gösterir; dava aşamasına gelindiğinde veya karmaşık hukuki durumlarla karşılaşıldığında bir avukatın yerini tutmaz. Bu şerhle birlikte, çoğu yöneticinin günlük hukuki belirsizliklerini gidermek için avukata gitmesi gereken zamanı önemli ölçüde azaltır.

Sitenin Karnesi: Kanıtlı Hesap Verme

"İyi yönettim" demek yerine kanıtlamanın yolu Sitenin Karnesi özelliğidir. Platform, tahsilat oranı, açık arıza sayısı, genel kurul uyumu ve yasal belge tamlığı gibi göstergeleri 100 üzerinden bir yönetim performans puanına dönüştürür. Yönetimi devraldığınız günkü karne puanını altı ay sonraki puan ile genel kurulda yan yana gösterdiğinizde, iyileştirmenin belgelenmiş kanıtını sunmuş olursunuz. Bu tablo, kat malikleriyle yaşanabilecek "iyi yönetilmiyor" tartışmalarını neredeyse tamamen ortadan kaldırır.

7 Rol Bazlı Portal: Herkes Kendi Kapısından Girer

Yönetici, sakin, mülk sahibi (malik), denetçi, esnaf/tedarikçi ve diğer roller platforma kendi özel portallarından erişir. Yeni yönetici için bu özelliğin en belirgin faydası şudur: mülk sahibi başka bir şehirde oturuyorsa, kendi portalından birikmiş aidat borcunu görebilir ve ödeme yapabilir; sizi arayıp sormak zorunda kalmaz. Denetçi portalı ise hesapların şeffaf biçimde izlenmesine imkân tanır; bu şeffaflık kat malikleriyle olası güven krizlerini başlamadan engeller.

14 Gün Ücretsiz Deneyin

SiteYönetim bulut tabanlıdır; kurulum gerektirmez, tek bir apartmandan büyük ölçekli sitelere kadar ölçeklenir. Denemeye başlamak için apartman yönetim programı sayfasından ulaşabilirsiniz: 14 gün ücretsiz, kredi kartı bilgisi gerekmez. Hafik'deki yönetiminize bugün başlayabilirsiniz.

Aidattan İhaleye: Günlük İşleri Sırtınızdan Alan Modüller

İlk yıl boyunca karşılaşacağınız görevler birkaç ana küme halinde toplanır. Her küme için platforma entegre modüller, işi sıfırdan kurmanız yerine hazır altyapıyla başlamanızı sağlar.

Online aidat tahsilatı ve borç takibi, sakinlerin bankaya gitmeden ödeme yapmasına olanak tanır; her ödeme otomatik olarak ilgili daireye eşlenir. Apartman muhasebe programı modülü gider belgelerini, e-Fatura kayıtlarını ve bütçe takibini tek ekranda toplar. Hafik'te merkezi ısıtma kullanan bir binayı yönetiyorsanız kalorimetre ve sayaç okuma verileri gider paylaşımı modülüne aktarılır; her dairenin pay hesabı otomatik oluşturulur ve kış sezonunda çıkan "benim dairem az ısındı ama fazla para ödedim" tartışmaları sona erer. Aidat takip programı sayesinde gecikme hatırlatmaları da sistematik biçimde yönetilir.

Arıza ve bakım talepleri sakin portalından girilebilir; yönetici her arızanın durumunu anlık izler. Duyuru modülü ile SMS ve push bildirimler toplu olarak gönderilebilir. Otopark, güvenlik ve ziyaretçi takibi, personel ve bordro, sosyal tesis rezervasyonu ile sigorta ve belge arşivi modülleri yöneticinin operasyonel yükünü sistematize eder.

Bu iki modül piyasadaki diğer apartman yönetim yazılımlarında bulunmayan özelliklerdir. İhale Portalı sayesinde Hafik'teki ya da Sivas genelindeki tedarikçilerden kapalı zarf yöntemiyle değil, kayıt altına alınmış ve karşılaştırılabilir tekliflerle ihale yapabilirsiniz. Örneğin çatı yalıtımı veya asansör bakım ihalesi: üç teklif İhale Portalı'nda toplandı, karşılaştırmayı sistem hazırladı, seçim genel kurulda belgelenerek yapıldı. Bu şeffaflık hem kat maliklerinin güvenini pekiştirir hem de ihalede suistimal iddialarının önüne geçer. Mahalle Pazaryeri ise site sakinlerinin ve yerel esnafın birbiriyle ticaret yapabildiği, site içi ilan verip hizmet sunabildiği bir ek katman sunar.

Yönetim göreviniz sona erdiğinde ve sıra bir sonraki yöneticiye geldiğinde devir-teslim modülü, bir öğleden sonrada tüm belgeleri hazır eder. H2-2'de anlattığımız devir kaosu sizden sonraki yönetici için yaşanmaz.

Hafik'in Koşulları Yönetim Planınızı Nasıl Şekillendirir?

Hafik, İç Anadolu'nun karasal iklimiyle beş ila altı aylık belirgin bir kış sezonu yaşar. Bu iklim koşulu, yönetim planınızı Ege ya da Akdeniz kıyısındaki bir binadan farklı biçimde kurmanızı zorunlu kılar.

Yakıt Bütçesi ve Isıtma Kararı

Merkezi ısıtma sistemi kullanan binalarda yakıt kalemi yıllık bütçenin en büyük tek gideri olabilir. Doğalgaz fiyatlarındaki dalgalanmalar nedeniyle sabit bir tutar yerine bir yıllık tüketim ortalamasına dayalı esnek bir bütçe kalemi oluşturmanız ve kış mevsimi başında bu kalemi güncellemeniz önerilir. Kalorimetre sistemine geçmemiş merkezi ısıtmalı binalarda "kim ne kadar ısındı" tartışması her yıl tekrarlanır; gider paylaşımı ve sayaç okuma modülü bu tartışmanın kestirme çözümüdür.

Kazan ve Kombi Bakımı

Kazan ve merkezi ısıtma sistemi bakımını Eylül ayında yaptırın; Kasım'ı beklemek, ilk soğukta ortaya çıkan arızaların ardından servis kuyruğunda haftalarca beklemeye yol açar. Bu bakım aynı zamanda KMK çerçevesinde yöneticinin "ortak alanları koruyup onarmak" göreviyle doğrudan ilgilidir. Bakım tarihi ve servis raporunun belgelenmesi ilerleyen dönemde kat maliki şikâyetlerine karşı güçlü bir kanıt oluşturur.

Kar-Buz Sorumluluğu

Hafik'in kış koşullarında sitenin ortak alanlarında, giriş yollarında ve kaldırımlarda oluşan buz nedeniyle meydana gelen kazalar yönetici sorumluluğunu tetikleyebilir. Kar temizleme ve buzlanma önleme planını kış öncesinde, personel ya da tedarikçiyle yazılı olarak belirleyin. Bu planın karar defterine geçirilmesi ve genel kurulda onaylatılması önerilir.

Yaz-Kış Aidat Farklılaştırması

Merkezi ısıtmalı binalarda kış aidatını yaz aidatından farklı tutmak mümkündür; genel kurul bu kararı işletme projesiyle birlikte alabilir. Bu yöntem, yakıt giderinin yalnızca kış aylarına yüklenmesini sağlar ve sakinler arasındaki yük algısını dengeler.

Hafik ve Çevresinde Site Yönetimi: Akıncılar, Altınyayla, Divriği ve Diğer İlçeler

Hafik, Sivas'ın yönetim ihtiyaçları açısından heterojen bir ilin parçasıdır. Sivas geneli site yönetimi perspektifinden bakıldığında, ilçeleri iki küme halinde değerlendirmek daha anlamlıdır.

İlk küme, il merkezi ile nispeten yakın bağlantısı olan ve daha yoğun yapılaşma barındıran ilçelerden oluşur: Hafik bu kümeye dahildir; Gemerek ve Yıldızeli de bu karakterde sayılabilir. Bu ilçelerde çok katlı apartmanlar ve küçük siteler daha yaygındır; yöneticinin aidat takibinden genel kurula kadar kapsamlı bir çerçeveye ihtiyacı vardır.

İkinci küme ise dağlık ve kırsal dokuyla öne çıkan ilçelerdir: İmranlı, Gölova, Akıncılar ve Altınyayla bu kategoridedir. Bu ilçelerde bina sayısı az, daire sayısı küçük tutulur; yönetim gereksinimleri daha basittir, ancak iklim koşulları çoğu zaman daha serttir. Divriği, Gürun ve Suşehri ise hem tarihi dokusuyla hem de coğrafi uzaklığıyla ayrı bir karakter taşır; bu ilçelerdeki küçük yapılarda gönüllü yönetim, basit defter düzeni ve güvenilir bir kayıt sistemiyle yönetilebilir. Kangal, Şarkışla, Doğanşar ve Ulaş'taki binalarda da yönetim ihtiyaçları ilçenin büyüklüğüne ve yapı tipine göre farklılaşmaktadır.

Bulut tabanlı çalışması sayesinde SiteYönetim, Akıncılar'daki küçük bir apartmanla Hafik'teki daha büyük bir siteyi aynı panel üzerinden yönetmenize imkân tanır; il merkezine gitmek ya da yerel bir sunucu kurmak gerekmez.

KVKK, İş Güvenliği ve Yöneticinin Yasal Sorumlulukları

Yöneticinin yasal yükümlülükleri yalnızca aidat toplamak ve genel kurul yapmaktan ibaret değildir. Bu başlıktaki bilgileri bilirseniz basit; bilmeden hareket ederseniz ağır yaptırımlarla karşılaşabilirsiniz.

KVKK ve Kamera Kayıtları: Binanızda güvenlik kamerası bulunuyorsa, bu aygıtların konumunu ve kayıt amacını kat maliklerine ve sakinlere bildiren bir aydınlatma metni hazırlamanız Kişisel Verilerin Korunması Kanunu gereğidir. Kamera görüntüleri yalnızca güvenlik amacıyla saklanabilir; üçüncü taraflarla paylaşılamaz, ihtiyaç süresinden fazla tutulmaz. Kat maliklerinin iletişim listesi de kişisel veridir; bu listeyi yalnızca yönetim amacıyla kullanmanız gerekir.

Çalışan Varsa SGK ve İş Güvenliği: Kapıcı, güvenlik görevlisi ya da temizlik personeli çalıştırıyorsanız SGK bildirim yükümlülüğü ve iş güvenliği gereklilikleri devreye girer. Güncel uygulamayı bir mali müşavirden teyit etmeniz önerilir; bu alan düzenli değişikliklere konu olmaktadır.

Yöneticinin Vekil Sorumluluğu: KMK m.38, yöneticinin kat maliklerine ve üçüncü kişilere karşı bir vekil sıfatıyla sorumlu olduğunu belirler; bu sorumluluk, görevi kötüye kullanma ya da ihmal durumlarında tazminat yükümlülüğüne yol açabilir. KVKK ve yasal uyum modülü, aydınlatma metinleri ve belge arşivini düzenli tutarak bu sorumluluğun gereklerini karşılamanıza yardımcı olur.

Sık Yapılan 7 Yeni Yönetici Hatası

Bu liste, yaygın pratikten derlenen gerçek tuzaklardır. Her madde, ilerleyen dönemde ciddi sorun yaratabilecek bir alışkanlığı işaret etmektedir.

1. Kişisel hesapta site parasını tutmak: Kendi banka hesabınızda site gelirlerini biriktirmek hem güven hem de hukuki sorun yaratır. Site adına ayrı bir hesap açmak zorunludur.
2. Elden para toplamak: Makbuzsuz ve kayıtsız nakit tahsilat, ilerleyen dönemde hesap veremez duruma düşürür. Tüm ödemeler banka kanalından alınmalıdır.
3. Karar defterini işlememek ya da geç işlemek: Alınan her karar aynı toplantı günü karar defterine geçirilip imzalanmalıdır; ertelemek kayıtları tartışmalı hale getirir.
4. Gündemsiz genel kurul çağrısı: Gündem içermeyen ya da 15 günlük süre sağlanmadan yapılan çağrıya dayanan kararlar itiraz konusu olabilir.
5. İşletme projesi yapmamak: KMK m.37 işletme projesini zorunlu kılar; bu belge olmadan bütçe yönetimi de genel kurulda hesap verme de güçleşir.
6. Gecikme tazminatını uygulamamak: Ödeme gecikmesinde tazminat uygulamamak, düzenli ödeyen kat maliklerine karşı haksız bir yük yaratır; bu hak bilinçli olarak kullanılmalıdır.
7. Kazan bakımını Kasım'a bırakmak: Hafik'teki uzun kış döneminde kazan ve merkezi ısıtma bakımını Eylül-Ekim yerine Kasım'a ertelemek, ilk soğukta servis kuyruğuna girmenizle sonuçlanır. Bakım tarihini yazılı sözleşmeyle öne çekin.

• Yönetimi devraldığınız ilk günden itibaren tüm yazışmaları ve tutanakları dijital veya fiziksel arşivde saklayın.
• Kat maliklerinin her türlü talebi ve şikâyetini yazılı kayıt altına alın; sözlü iletişimi belgelemeyin demeyin.
• Sivas il genelindeki yasal değişiklikleri ve aidat aralıklarını yılda en az bir kez gözden geçirin; bu rehber koşullarına göredir.