Suşehri, Sivas'ta site & apartman yönetim sistemi

Suşehri'de bir site ya da apartman yönetimini yeni devraldıysanız ilk 30 günde dört işi bitirmeniz gerekiyor: devir-teslim tutanağıyla defterleri almak, site adına banka hesabını düzene sokmak, aidat ve borç listesini çıkarmak, yıllık işletme projesini taslaklamak. Sivas genelinde aylık aidat il geneli ortalaması ₺300–₺1.100 arasında seyrediyor; bölgenin sert karasal kışı yakıt ve ısıtma kalemini yönetim bütçesinin tam merkezine taşıyor. Bu rehberde ilk 30 günün adım adım planını, aidat belirleme ve tahsilat kurallarını, genel kurul sürecini ve resmi kayıt işlemlerini Suşehri koşullarına göre bulacaksınız. İşin tekrar eden ağır kısmını nasıl otomatiğe bağlayacağınızı da göstereceğiz.

Suşehri'de Site Yöneticisi Oldunuz: Sizi Ne Bekliyor?

Suşehri'de bir apartman ya da sitenin yönetimini devralmak, ilk bakışta basit bir sorumluluk gibi görünse de Kat Mülkiyeti Kanunu size dört temel yükümlülük biçer: karar ve işletme defterlerini tutmak (KMK m.35), aidatları toplamak ve harcamaları kayıt altına almak, ortak alanları yaşanabilir tutmak ve yılsonunda genel kurula hesap vermek. Bu dört yükümlülüğün hepsini yerine getiren bir yönetici hem hukuki güvence altında olur hem de site sakinleriyle gereksiz anlaşmazlık yaşamaz.

Suşehri, Sivas iline bağlı orta ölçekli bir ilçe olarak ağırlıklı biçimde eski tarihlerde inşa edilmiş apartman stoğuna sahiptir. Yeni konut projelerinin sayısı sınırlı kalmakla birlikte mevcut yapıların yönetim ihtiyacı her geçen yıl daha belirgin hale geliyor. Sivas genelinde binlerce apartman ve site aynı süreçleri her dönem yaşıyor; yönetimi devraldığınızda sizi bekleyen soruların büyük bölümünün yanıtları önceden bilinebilir ve hazırlanabilir. Bu rehber tam olarak bunun için burada.

İlk 30 Gün: Suşehri'de Yeni Yöneticinin Adım Adım Yol Haritası

1. Hafta: Devir Teslim ve Envanter

İlk hafta tek bir öncelik vardır: ne devraldığınızı kağıt üzerinde sabitleyin. Eski yöneticiden alınacaklar listesi şunlardan oluşur: karar defteri ve işletme defteri (mühürlü, eksiksiz), banka hesabı bilgileri ve ekstre, kasa varsa kasadaki nakit ve döküm tutanağı, tüm hizmet sözleşmeleri (asansör bakımı, temizlik, güvenlik, yakıt anlaşması), borçlu-alacaklı listesi, binaya ait sigorta poliçeleri ve teknik belgeler.

Devir-teslim tutanağını iki nüsha hazırlayın, hem eski yönetici hem siz imzalayın ve bir nüshasını karar defterine ekleyin. Tutanaksız devir, ileride "bu borç benden önceydi" tartışmasını çözümsüz bırakır.

2. Hafta: Mali Fotoğraf

Banka hesabını sitenin adına taşıyın veya yeni bir site hesabı açın; kendi kişisel hesabınızda site parasını kesinlikle tutmayın. Ardından üç liste hazırlayın: aidat borçluları ve tutar, ödenmemiş veya yaklaşan faturalar (Suşehri'nin karasal ikliminde yakıt ve doğalgaz faturaları bu listenin en kritik kalemi olacaktır), ve yakın vadede ödenecek bakım giderleri. Bu fotoğraf hem sizi korur hem de ilk genel kurulda güvenilir bir başlangıç noktası sağlar.

3. Hafta: İletişim ve Kayıt Düzeni

Kat maliklerinin ve kiracıların güncel iletişim listesini çıkarın. Bu liste kişisel veridir; Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) kapsamında yalnızca yönetim amacıyla kullanılabilir, üçüncü şahıslarla paylaşılamaz. Duyuru kanalınızı belirleyin (ilan panosu, toplu mesaj sistemi veya dijital platform) ve arıza-talep kayıt yönteminizi kuru bir süreçle başlatın. Sözel kabul edilen arızalar unutulur; yazılı kayıt olmadan yönetici sorumlu tutulabilir. Bu aşamada site yönetim yazılımı kullanmaya başlamak, iletişim ve arıza kayıtlarını ilk günden düzenli tutmanızı sağlar.

4. Hafta: Plan ve Bütçe Taslağı

Yıllık işletme projesi KMK m.37 gereğidir; genel kurula sunulmadan önce yönetici tarafından hazırlanır. Taslakta gelir (aidat toplamı), gider kalemleri (ortak alan elektrik, temizlik, asansör, yakıt, sigorta, bakım) ve nakit akışı yer alır. Suşehri'nde ısıtma sezonu yaklaşık beş ila altı ay sürdüğünden kış için yakıt veya doğalgaz kalemi bütçede ağırlıklı yer tutacaktır. Kazan ve kombi bakım randevusunu Eylül-Ekim dönemine ayarlayın; kış ortasında yapılan acil servis çağrısı hem pahalıdır hem de uzun bekleme süreleri yaratır.

Suşehri'nde Aidat Ne Kadar? Ortalama Aidat Aralığı ve Belirleme Yöntemi

Suşehri özelinde yayımlanmış resmi bir aidat istatistiği bulunmuyor. Sivas genelinde il geneli ortalama aylık aidat ₺300–₺1.100 arasında seyretmektedir; Suşehri'deki bir binanın nerede konumlandığı bu aralık içinde bina tipine, yaşa ve donanıma göre değişecektir. Asansörsüz, eski ve küçük apartmanlar alt banda yakınken merkezi ısıtmalı, güvenlikli veya sosyal tesisli binalarda üst banda ulaşmak olağandır.

Aidatın nasıl belirlendiğine gelince: KMK m.20 uyarınca aidat, arsa payı esasına ya da eşit paylaşım ilkesine göre hesaplanabilir; yönetim planınızda hangisinin esas alınacağı yazılıysa ona uyun. Uygulamada en yaygın yöntem şudur: yönetici yıllık tahmini giderleri hesaplar, daire sayısına böler ve aylık ödeme tutarını bulur; bu rakam genel kurulda onaylanır ve karar defterine işlenir.

Suşehri'nin iklim koşulları aidat belirlemede gerçek bir etkendir. Bölgede ısıtma sezonu uzun sürdüğünden merkezi sistemlerde yakıt kalemi tüm yıllık bütçenin önemli bir payını oluşturabiliyor. Bu nedenle yılın ilk toplantısında kış dönemi yakıt tahminine özellikle dikkat edin ve gerekirse daireden aylık ek ödemeler için genel kuruldan yetki alın. Sitenizin gider kalemlerini girerek daire başı aidatı görmek için aidat hesaplama aracını kullanabilirsiniz.

Aidat Nasıl Toplanır, Ödemeyen Kat Malikine Ne Yapılır?

Aidat tahsilatında tek güvenli yöntem banka transferidir; elden para kabul etmeyin. Elden toplanan aidat kayıt dışı kalır, kaybolabilir ve yöneticiyi kişisel sorumlu bırakabilir. Banka transferi veya online ödeme sistemi hem makbuz hem iz bırakır.

Ödeme yapılmadığında sıra şöyle işler: ilk adım yazılı hatırlatmadır, ardından noterden ihtarname yollanır. İhtara rağmen ödeme gelmezse KMK m.20 uyarınca aylık yüzde beşe kadar gecikme tazminatı hesaplanabilir ve icra takibi başlatılabilir. "Üst kattaki komşuyla mahkemelik olmak istemiyorum" hissiyle gecikme tazminatını uygulamaktan vazgeçmek, ileride birikimlerin daha büyük bir anlaşmazlığa dönüşmesine zemin hazırlar. Aidat takip programı ile borçlu bildirimleri otomatik hazırlanır; siz onayladıktan sonra gönderilir, tüm süreç kayıt altında tutulur.

Kendiniz mi Yöneteceksiniz, Profesyonel Şirket mi? Suşehri İçin Karar Rehberi

Suşehri gibi orta ölçekli ilçelerde profesyonel site yönetim şirketi arzı büyükşehirlere göre oldukça sınırlıdır. Var olan firmalar genellikle Sivas merkeze odaklandığından ilçede faaliyet gösterecek bir şirket bulmak zaman alabilir ve maliyeti yüksek olabilir.

Dürüst bir karşılaştırma şöyle görünür: büyük sitelerde (50 daire ve üzeri, birden fazla blok) profesyonel yönetim firma kiralamak ciddi zaman ve sorumluluk yükünü hafifletir. Orta ve küçük ölçekli yapılarda ise çoğu Suşehri yöneticisi gönüllü yönetim modelini tercih ediyor. Bu model sizi arama yapmaktan, randevu almaktan ve yönetim ücretini karşılamaktan kurtarır; ancak tüm sorumluluğu siz taşırsınız.

Gerçekte en yaygın ve sürdürülebilir çözüm üçüncü bir yoldur: kendiniz yönetin, ağır ve tekrar eden işi ise iyi bir araca devredin. Bu kombinasyonun nasıl işlediğini ilerleyen bölümde ayrıntılı bulacaksınız.

Site Banka Hesabı, Vergi Numarası ve Resmi Kayıtlar

Site adına banka hesabı açmak için önce vergi dairesinden yönetim adına potansiyel vergi numarası almanız gerekebilir; bu özellikle ücretli personel çalıştırıyorsanız ya da düzenli fatura gerektiren hizmetler varsa zorunlu hale gelir. Sivas Vergi Dairesi'ne götürmeniz gereken belgeler genellikle şunlardır: genel kurul kararının fotokopisi, yönetici olarak seçildiğinizi gösteren karar defteri sureti ve yönetici kimlik belgesi.

Vergi numarasını aldıktan sonra herhangi bir bankada site adına hesap açabilirsiniz. Hesabın adı "... Apartmanı Yönetimi" gibi siteyi tanımlayan bir isimle açılmalı; kişisel hesabınızla karıştırılmamalıdır. Sitede kapıcı veya güvenlik personeli varsa SGK yükümlülüğü ve iş güvenliği mevzuatına dikkat edin; güncel uygulamayı Sivas Sosyal Güvenlik Müdürlüğü'nden veya bir mali müşavirden teyit etmenizi öneririz. Belge listesi vergi dairesine göre küçük farklar gösterebilir; Sivas Vergi Dairesi'ni önceden arayarak güncel listeyi öğrenmek zaman kaybını önler.

İlk Genel Kurul: Çağrıdan Karar Defterine

KMK m.29-32 uyarınca yılda en az bir kez olağan genel kurul yapılması zorunludur. Toplantı tarihinden en az 15 gün önce tüm kat maliklerine imzalı veya taahhütlü mektupla çağrı gönderilmeli ve gündemi açıkça belirtilmelidir.

İlk toplantıda yeter sayı çift çoğunluktur: hem katılan malikler sayı bakımından çoğunluğu oluşturmalı hem de arsa payı toplamı olarak çoğunluğu sağlamalıdır. Bu nisap (toplantı yeter sayısı) sağlanamazsa ikinci toplantıya katılanlarla karar alınabilir. Toplantı sonunda alınan kararlar karar defterine geçirilir ve imzalanır; imzalanmamış kararlar hukuken zayıf kalır.

Yeni yöneticilerin en sık yaptığı üç hata şunlardır: çağrıya gündem yazmamak (bu durum toplantıda alınan bazı kararların iptaline yol açabilir), birinci toplantı çağrıyla aynı gün yapılan ikinci toplantı tarihini belirlemek (KMK'ya göre ikinci toplantı birinciden en erken bir hafta sonra olmalı) ve karar defterini toplantı sonrasında aylarca güncellememek. Çağrı metni hazırlığı, vekalet takibi ve dijital karar defteri için genel kurul yazılımı bu süreci uçtan uca düzenli tutmanızı sağlar.

Yönetimi Devralın, Gerisini AI'a Bırakın: SiteYönetim Yeni Yöneticinin İşini Nasıl Üstlenir?

Yönetimi devraldığınız günü düşünün: önünüzde devir kaosu, arkada birikmiş borç listesi, yanda 30 sakin mesajı ve hukuki belirsizlik. Bu bölüm, bu dertlerin her birini tek bir anlatıda nasıl kapatabileceğinizi gösteriyor.

AI Operatör: Onayınız Olmadan Hiçbir Şey Gönderilmez

AI Operatör, size rutin iş emirleri yazan bir yönetim asistanı gibi çalışır; ancak tüm çıktıları sizin onayınıza sunar ve siz onaylamadan hiçbir şey gönderilmez veya uygulanmaya konmaz. Somut bir örnek: "Şubat aidatlarını tahsil et, geciken altı daireye nazik hatırlatma gönder" diye yazıyorsunuz. AI Operatör borçlu listesini hazırlar, hatırlatma metinlerini taslaklar ve onayınızı bekler. Onayladığınızda bildirimler iletilir; onaylamadığınızda hiçbir şey hareket etmez.

Suşehri'nde kış dönemini düşündüğünüzde bu özellik daha da anlam kazanıyor. Ağır bir kış gecesinde kazan dairesi arızası bildirildiğinde AI Operatör arıza kaydını anında açar, sözleşmeli tesisatçıya iş emri taslağı hazırlar ve sizin onayınızla gönderir. Sabah 07.00'de telefonunuza bakıp tek dokunuşla onaylıyorsunuz; ısıtma servisi yola çıkıyor. Tüm bu süreç kayıt altında, belgeli ve şeffaf biçimde ilerliyor.

İkinci senaryo genel kurul öncesidir. "Mart toplantısı için çağrı metnini hazırla" komutuyla AI Operatör 15 günlük yasal süreyi hesaplar, gündem listesini taslaklar, vekalet takip formunu hazırlar ve sizin gözden geçirmenize sunar. KMK'nın öngördüğü çağrı prosedürü eksiksiz karşılanmış olur; liste için saatlerce uğraşmazsınız.

AI Danışman: 10 Milyon Emsal Kararla Hukuki Yönlendirme

"Aidatını sekiz aydır ödemeyen malike ne yapabilirim?" sorusunu platform içi AI Danışman'a sorduğunuzda, ictihatpro.com altyapısındaki 10 milyondan fazla yargı kararı ve KMK m.20 çerçevesinde size yazılı hatırlatma, noter ihtarnamesi ve icra takibi adımlarını net biçimde açıklar. Danışman her yanıtın altında şunu belirtir: bu bilgi yol göstericidir, dava aşamasında avukatınızın yerini tutmaz. Bu dürüstlük cümlesi bilinçlidir ve güven inşa eder; yanlış bir cesaretle adım atmak yerine doğru adımı atmanızı sağlar.

Sitenin Karnesi: Kanıtlı Hesap Verme

SiteYönetim, yönettiğiniz sitenin performansını 100 üzerinden puanlayan bir karne sunar. Puan; tahsilat oranı, açık arıza sayısı, yasal uyum durumu ve iletişim etkinliği gibi ölçülebilir göstergelere dayanır. Yönetimi devraldığınız günkü karne puanıyla altı ay sonraki karne genel kurulda yan yana göründüğünde "iyi yönettim" demek yerine kanıtlarsınız. Siyasi tartışma yok, rakam konuşuyor.

7 Rol Bazlı Portal: Herkes Kendi Kapısından Giriyor

Platformda yönetici, sakin, mülk sahibi (malik), denetçi, esnaf ve diğer roller için ayrı giriş kapıları bulunur. Yeni yöneticinin hayatına en doğrudan etkisi şudur: Suşehri dışında yaşayan bir malik borcunu ve ortak alan bildirimleri kendi portalından görür; sizi aramaz. Denetçi portalı tüm giderlere ve kararlara erişebilir; bu şeffaflık sizi korur ve toplantılarda gereksiz hesap sorulmaz.

14 Gün Ücretsiz, Kredi Kartı Gerekmez

Platform bulut tabanlıdır; kurulum yoktur, tek bir apartmandan çok bloklu sitelere kadar ölçeklenir. 14 gün boyunca kredi kartı girmeden kullanabilirsiniz. Denemeden sonra platforma devam etmek ister misiniz, daire sayısına göre fiyatı görmek ister misiniz karar verirsiniz — herhangi bir yükümlülük doğmaz. Apartman yönetim programını inceleyebilirsiniz.

Aidattan İhaleye: Günlük İşleri Sırtınızdan Alan Modüller

İlk yılınızı kronolojik olarak hayal edin: ilk ay tahsilat düzeni, ikinci ay genel kurul, yaz ayında bakım ihaleleri, kış öncesi kazan sezonu. Her aşamada farklı bir modül devreye giriyor.

Para işleri: Online aidat tahsilatı ve borç takibi ile ödeme sürecinizi dijitalleştirirsiniz; her daire sahibi hangi ayı ödediğini, hangisini ödemediğini kendi portalından görür. Merkezi ısıtmalı binalarda kalorimetre ve sayaç okuma modülü kış döneminde ısınma giderini dairelere tartışmasız dağıtır; "benim dairem daha az ısındı" kavgası kayıt ve ölçümle sona erer. Apartman muhasebe programı e-Fatura entegrasyonuyla gider kayıtlarını tutarken aidat takip programı tahsilat sürecini otomatize eder. İşletme defteri modülü KMK zorunluluğunu dijital olarak karşılar.

Operasyon: Arıza-bakım-teknik işletme modülüyle her arıza kaydı açılır, atanır ve kapanış tarihi takip edilir. Duyuru ve SMS sistemi sakinlere anlık bildirim gönderir. Otopark, güvenlik ve ziyaretçi takibi; personel ve bordro yönetimi; sosyal tesis rezervasyonu; sigorta ve acil durum belgelerinin arşivlenmesi tek platform altında toplanır. Suşehri'nin uzun kışında arıza yönetiminin kayıt dışı kalmadığı, her iş emrinin belgeli olduğu bir yapı hem yöneticiyi korur hem sakinlerin güvenini artırır.

Rakip platformlarda bulunmayanlar — Mahalle Pazaryeri ve İhale Portalı: Suşehri'deki tedarikçilerden kapalı zarf yerine şeffaf ve kayıtlı teklif toplayabilirsiniz. Çatı yalıtımı, asansör bakım sözleşmesi veya boya ihalesi için İhale Portalı'nda üç firma teklif verir, teklifler karşılaştırılır ve genel kurula belgeyle sunulur. "Yönetici anlaşmalı mı?" sorusu kayıt ve şeffaf süreçle ortadan kalkar. Mahalle Pazaryeri ise site içi esnaf ve hizmet ilanlarını aynı platformda buluşturur. Bu iki özellik mevcut rekabetçi site yönetim yazılımlarında yer almıyor.

Devir-teslim modülü: Yıllar sonra sıra sizden sonraki yöneticiye geldiğinde tüm defter, sözleşme, arıza geçmişi ve karar arşivi tek platformdadır; devir-teslim bir öğleden sonra tamamlanır. H2-2'de anlattığımız devir kaosu bu kez yaşanmaz.

Suşehri'nin Koşulları Yönetim Planınızı Nasıl Şekillendirir?

Suşehri, İç Anadolu'nun karasal iklim kuşağında yer alır; kışlar sert ve uzundur, ısıtma sezonu yaklaşık beş ila altı ay sürer. Bu koşullar yönetim kararlarını doğrudan etkiler ve sizi yılın büyük bölümünde beklemeye hazırlanmakla geçirir.

Yakıt Bütçesi ve Isıtma Kararları

Merkezi ısıtmalı binalarda yakıt kalemi yıllık toplam giderin ağırlıklı bölümünü oluşturabilir. Yıllık işletme projesinde yakıt bütçesini önceki sezonun tüketim verilerine dayandırın; fatura farkları birikmeden erken dönemde ek aidat kararı alın. Bireysel ısıtma sistemine geçiş veya mevcut sistemin optimizasyonu büyük bir karar olmakla birlikte genel kurul gündemine taşınabilir. Sayaç okuma ve gider paylaşımı modülü, kalorimetre dönemini tartışmasız kapatmanın en kısa yoludur.

Kar ve Buz Sorumluluğu

Ortak alanların (giriş yolu, otopark, kaldırım) kışın güvenli tutulması yöneticinin sorumluluğundadır. Bu alanda ihmal hem yasal sorumluluk hem kaza riski doğurur. Kar temizleme ve tuzlama planını Kasım başında hazırlayın; ihtiyaç duyulacak malzeme ve hizmetleri önceden tedarik edin. Acil müdahale için bir yedek tedarikçi iletişimi her zaman elinizin altında olsun.

Kış-Yaz Aidat Farklılaştırması

Merkezi ısıtmalı binalarda kış aylarındaki aidatın yaz aylarına göre yüksek tutulması ya da yıl boyunca sabit tutulup yakıt faturasının ayrıca paylaşılması seçeneklerini genel kurulda görüşün. Hangi yöntem seçilirse seçilsin kararı yazılı olarak alın ve karar defterine işleyin; sonraki kış aynı tartışmanın yeniden açılmaması için bu belge belirleyici olacaktır.

Suşehri ve Çevresinde Site Yönetimi: Komşu İlçeler

Suşehri, Sivas'ın kuzey kesiminde yer alır ve çevresindeki ilçelerle benzer konut yapısını paylaşır. Bu coğrafyada iki ayrı yönetim gerçekliği birden işliyor.

Birinci küme, Merkez ve Sarkisla gibi nüfus yoğunluğunun ve çok katlı yapı sayısının daha fazla olduğu ilçelerdir. Gemerek ve Yıldızeli de benzer biçimde kentsel doku açısından gelişmiş, apartman stoğu daha kalabalık ilçeler arasındadır. Bu yerlerde yönetim ihtiyaçları daha karmaşık olabilir; büyük sitelerde profesyonelleşme baskısı artar.

İkinci küme ise Hafik, Akıncılar, Altınyayla, Doğanşar, Gölov, İmranlı ve Koyulhisar gibi nüfusu daha sınırlı, konut ölçeğinin küçük kaldığı ilçelerdir. Bu ilçelerde az daireli apartmanlar yaygın olup gönüllü yönetici modeli geçerlidir; defter tutma ve aidat tahsilatı basit bir sistemle yürütülür. Divriği, Gürun, Kangal ve Ulaş ise orta büyüklükte ilçeler olarak her iki kümenin özelliklerini bir arada taşıyabilir.

Suşehri bu iki küme arasında bir yerde konumlanıyor: hem eski apartman stoku hem de sınırlı sayıda yeni konut projesiyle orta ölçekli bir ilçe gerçeğini yansıtıyor. Bulut tabanlı platform olması sayesinde Akıncılar'daki küçük bir apartmanla Suşehri merkezindeki daha büyük bir site aynı panelden, herhangi bir kurulum gerektirmeden yönetilebilir. Sivas geneli site yönetimi rehberimizde ilin tüm ilçelerini kapsayan bilgilere ulaşabilirsiniz.

KVKK, İş Güvenliği ve Yöneticinin Yasal Sorumlulukları

Yönetici sıfatıyla taşıdığınız sorumlulukların bir bölümü doğrudan hukukidir; bunları bilmek sizi hem korur hem sakinlerle ilişkinizi sağlam tutar.

KVKK kapsamında binadaki güvenlik kameraları için sakinleri ve ziyaretçileri aydınlatan bir metin asılması zorunludur; kayıtların ne kadar süre saklandığı ve kimle paylaşıldığı bu metinde belirtilmelidir. Kat malikleri ve kiracıların iletişim listesi kişisel veridir; yönetim amacı dışında kullanılmamalı, üçüncü taraflarla paylaşılmamalıdır.

Sitede ücretli çalışan (kapıcı, güvenlik personeli, temizlikçi) varsa SGK kaydı ve iş sağlığı ile güvenliği yükümlülükleri devreye girer. Yönetici KMK m.38 uyarınca kat malikleri kurulunun vekili sıfatıyla sorumlu tutulur; bu sorumluluk aldığı yetki kapsamındaki kararları ve uygulamaları kapsar. Bu konular bilince alındığında karmaşık değildir; belgeli ve kayıtlı bir çalışma düzeni büyük bölümünü zaten karşılar. KVKK ve yasal uyum modülü, aydınlatma metinleri ile zorunlu belge arşivini hazır tutarak bu gerekliliklerin gözden kaçmasını önler.

Sık Yapılan 7 Yeni Yönetici Hatası (Suşehri Deneyimiyle)

1. Kişisel hesapta site parası tutmak: Bu yanlış hem yasal sorumluluk doğurur hem de hesap hareketlerinde site parasını kişisel giderlerden ayırt etmeyi güçleştirir. Site adına ayrı banka hesabı açmak zorunludur.
2. Elden para kabul etmek: Elden toplanan aidat kayıt dışı kalır, makbuzsuz kalır ve yöneticiyi savunmasız bırakır. Her ödeme banka transferi veya dijital yöntemle yapılmalıdır.
3. Karar defterini işlememek: Alınan kararları karar defterine geçirmeden uygulamak, ileride "böyle karar almadık" tartışmasına kapı aralar. Her toplantı kararı toplantı günü defterle buluşmalıdır.
4. Gündemsiz çağrı yapmak: Genel kurul çağrısında gündemin açıkça yazılmaması bazı kararların hukuken itiraz konusu olmasına yol açabilir. Çağrı metni hazırlanırken gündem maddelerini tek tek yazın.
5. İşletme projesi hazırlamamak: KMK m.37 zorunlu kılmasına karşın pek çok yönetici yıllık işletme projesi hazırlamıyor. Proje olmadan aidat tespiti keyfi görünür ve genel kurulda tartışmaya açılır.
6. Gecikme tazminatını uygulamamak: Komşuluğu bozmamak adına gecikme tazminatını uygulamaktan vazgeçmek kısa vadede huzur getirir gibi görünse de zamanla tahsilat düzenini bozar ve ödeme yapan malikler açısından haksızlık yaratır.
7. Kazan bakımını Kasım'a bırakmak: Suşehri'nin sert kışında ısıtma sezonu Ekim başında başlayabilir. Kombi ve kazan bakımını Eylül ayına almayan yöneticiler ilk soğukta arıza kuyruğuyla tanışır; servis randevusu bulmak güçleşir, sakinlerin mağduriyeti büyür. Bakım takvimini yaza iken planlayın.