Zara, Sivas'ta site & apartman yönetim sistemi

Zara'da bir site ya da apartman yönetimini yeni devraldıysanız ilk 30 günde dört işi bitirmeniz gerekir: devir-teslim tutanağıyla defterleri almak, site adına banka hesabını düzene sokmak, aidat ve borç listesini çıkarmak, yıllık işletme projesi taslağını hazırlamak. Sivas genelinde aylık aidat il ortalaması ₺300–₺1.100 aralığında seyrediyor; Zara'nın sert ve uzun geçen karasal kışları, yakıt ve ısıtma kalemini yönetim bütçesinin merkezine koyuyor. Bu rehberde ilk 30 günün adım adım planını, aidat belirleme ve tahsilat kurallarını, genel kurul sürecini ve resmi kayıt işlemlerini Zara koşullarına göre bulacaksınız. İşin tekrar eden kısmını nasıl otomatiğe bağlayacağınızı da göstereceğiz.

Zara'da Site Yöneticisi Oldunuz: Sizi Ne Bekliyor?

Yöneticilik görevini yeni devraldığınız ilk günde karşınıza dört temel yükümlülük çıkar. KMK m.35 uyarınca yönetici; karar defteri ve işletme defterini tutmak, aidatları toplamak ve takibini yapmak, ortak alanların bakım ile onarımını sağlamak ve yıllık olarak genel kurula hesap vermekle yükümlüdür. Bu dört yükümlülük soyut gibi görünse de pratikte günlük onlarca küçük karar anlamına gelir.

Sivas iline bağlı Zara, il merkezine yakın konumuyla hem kentsel hem de daha sakin kırsal dokuya sahip ilçeler arasında yer alır. İlçede eski usul apartmanlar ile daha yeni konut yapılarının bir arada bulunması, yönetim anlayışını da çeşitlendiriyor. Sivas genelinde yüzlerce apartman ve site aynı süreci sizinle aynı hafta yaşıyor; yani karşılaştığınız sorular çözümsüz değil, çözümü olan ve binlerce kez deneyimlenmiş sorular.

Paniğe gerek yok. Nereden başlayacağınızı bilmek, işin yarısını çözüyor. Aşağıdaki bölümlerde her adımı sırayla ele alıyoruz.

İlk 30 Gün: Zara'da Yeni Yöneticinin Adım Adım Yol Haritası

İlk 30 gün, yöneticinin hem eski yöneticiden bilgiyi güvenle devralacağı hem de kendi sistemini kuracağı kuruluş dönemidir. Bu dönemi dört haftaya bölmek, öncelikleri sıralamayı kolaylaştırır.

1. Hafta — Devir Teslim ve Envanter

Eski yöneticiden resmi devir-teslim tutanağı imzalatarak şunları alın: karar defteri, işletme defteri, banka hesap cüzdanı ve hareketleri, kasa bakiyesi, tüm tedarikçi ve hizmet sözleşmeleri, sigorta poliçeleri, kat maliklerine ait borç-alacak listesi. Teslim almadan önce her kalemi listede işaretleyin; imzasız devir tutanağı ileride hukuki sorun çıkarabilir. Elinize geçen karar defterini inceleyip son 12 ayın kararlarını okuyun; özellikle alınmamış kararları ve askıda kalan gündemi not alın.

2. Hafta — Mali Fotoğraf

Site banka hesabını kendi adınıza değil, site adına tutun ya da henüz açılmamışsa site adına açın. Aidat borçlusu listesini çıkarın, her dairenin kaç aylık birikmiş borcu olduğunu net görün. Zara'nın iklim koşulları göz önüne alındığında önceliğiniz yakıt ve doğalgaz faturalarıdır; kışa girmeden önce bu kalemlerin ödenip ödenmediğini ve sözleşmelerin aktif olup olmadığını kontrol edin. Bekleyen faturaları tespit edin ve ödeme takvimini çıkarın.

3. Hafta — İletişim ve Kayıt Düzeni

Kat maliklerinin güncel iletişim listesini oluşturun ya da eskiyi güncelleyin. Bu liste kişisel veri niteliğindedir; KVKK kapsamında yalnızca yönetim amaçlı kullanılmalı ve üçüncü taraflarla paylaşılmamalıdır. Duyurular için güvenilir bir kanal belirleyin: kapı ilanı, toplu SMS veya dijital bildirim sistemi. Arıza ve talep kayıt yönteminizi netleştirin; her birini kağıt defterine de yazsanız bir yere not etmek, ilerleyen aylarda hesap vermenizi kolaylaştırır. SiteYönetim'de devir-teslim raporu, borçlu listesi ve arıza kaydı ilk gün hazır gelir; 14 gün ücretsiz deneme bu ilk ay için biçilmiş kaftandır.

4. Hafta — Plan ve Bütçe Taslağı

KMK m.37 gereğince yönetici yıllık işletme projesi hazırlamakla yükümlüdür. Taslak bütçenizde Zara'nın iklim koşullarını göz önüne alın: beş ila altı ay süren ısıtma sezonu için yakıt ya da doğalgaz giderini gerçekçi biçimde yansıtın. Kazan ve kombi bakımlarını Eylül-Ekim ayında yaptırın; kış geldiğinde hizmet bekleyen çok yönetici olacak ve teknik servis kapasitesi dolacaktır. Çatı ve yalıtım durumunu kış öncesi değerlendirin; küçük bir sızıntı soğuklarda büyük hasara dönüşebilir.

Zara'da Aidat Ne Kadar? Ortalama Aidat Aralığı ve Belirleme Yöntemi

Sivas genelinde aylık aidat il ortalaması ₺300–₺1.100 aralığında seyrediyor; bu rakam il geneli ortalamadır ve asansörlü, güvenlikli ya da merkezi ısıtmalı sitelerde üst bandın üzerine çıkar. Zara özelinde ise binanın yaşına, ortak hizmet kapsamına ve ısıtma sistemine (merkezi/bireysel) göre bu aralık içinde anlamlı farklılıklar oluşur.

Aidat tutarının nasıl belirlendiğine gelince: KMK m.20 uyarınca her kat maliki, arsa payı oranında ya da yönetim planında belirtilen eşit pay esasına göre ortak giderlere katılır. Yönetici, yıllık işletme projesiyle tahmini giderleri hesaplar ve genel kurulun onayına sunar. Onaylanan proje, aylık aidat miktarının dayanağı olur.

Zara'da aidatın belirleyici kalemi ısıtma gideridir. Karasal iklimin dayattığı beş ila altı aylık uzun ısıtma sezonu, merkezi sistemlerde yakıt tüketimini yöneticinin kontrolü dışındaki en büyük maliyet haline getirir. Bu nedenle aidat belirlenmeden önce geçmiş yılların yakıt faturalarını incelemek ve gerçekçi bir üst marj koymak önem taşır. Dairenizin gider kalemlerini girerek daire başına düşen miktarı görmek için aidat hesaplama aracını kullanabilirsiniz.

Aidat Nasıl Toplanır, Ödemeyen Kat Malikine Ne Yapılır?

Aidatları her zaman banka havalesi ya da dijital ödeme yoluyla tahsil edin; elden para almak hem denetim güçlüğü yaratır hem de ilerleyen süreçte hesabınızı ispat etmenizi zorlaştırır. Banka dekontları, yöneticinin hem malikler hem de genel kurul karşısındaki en güvenilir kaydıdır.

Ödemeyen kat maliki için süreç şöyle işler: KMK m.20 uyarınca gecikme tazminatı aylık yüzde beşe kadar uygulanabilir. Önce yazılı hatırlatma gönderin ve tebligat belgelerini saklayın. Hatırlatmaya yanıt gelmezse noter ihtarnamesi çekin. Ardından icra takibi yoluna gidebilirsiniz; aidat alacakları kambiyo senedine gerek kalmaksızın takibe konulabilir. Süreç, özellikle borç miktarı büyükse avukat desteğiyle yürütülmesi gereken bir aşamaya dönüşür.

Otomatik borç hatırlatması ve ödeme takibi için aidat takip programı kullanmak, hem zaman kazandırır hem de malikle aranızdaki gerginliği azaltır; hatırlatmayı siz değil, sistem göndermiş olur.

Kendiniz mi Yöneteceksiniz, Profesyonel Şirket mi? Zara İçin Karar Rehberi

Profesyonel site yönetim şirketine başvurmak mı, yoksa kendiniz yönetmek mi — bu sorunun cevabı sitenizin büyüklüğüne, bütçesine ve yerel koşullara göre değişir.

Zara gibi orta ölçekli ilçelerde profesyonel yönetim şirketi seçeneği büyük şehirlere kıyasla sınırlıdır. Bölgedeki yaygın pratik, gönüllü bir yönetici ile birlikte işi kolaylaştıracak iyi bir aracın bileşiminden oluşur. Üçüncü bir yol olarak kendiniz yönetip ağır bürokratik işi yazılıma devretmek, hem maliyeti hem stresi düşürmenin en gerçekçi formülüdür.

Site Banka Hesabı, Vergi Numarası ve Resmi Kayıtlar

Site ya da apartman adına resmi kayıtları yapmak, yöneticinin ilerleyen aylarda hesabını ispatlamasının temelidir. Bu işlemleri atlarsanız hem kişisel mali riskiniz artar hem de genel kurulda hesap vermeniz güçleşir.

Adımlar sırasıyla şöyle ilerler: İlk olarak Sivas Vergi Dairesi'ne başvurarak yönetim adına potansiyel vergi numarası alın. Başvuruda genellikle karar defterinin fotokopisi, yönetici kimlik belgesi ve genel kurul kararı istenir; ancak belge listesi her vergi dairesinde küçük farklılık gösterebileceğinden Sivas Vergi Dairesi'ni önceden arayarak teyit edin. Bu vergi numarasıyla site adına bir banka hesabı açabilirsiniz. Kapıcı, güvenlik görevlisi veya temizlik personeli çalıştırıyorsanız SGK yükümlülüğünüz de doğacaktır; bu konuda güncel uygulamayı bir mali müşavire danışarak teyit etmenizi öneririz.

Kendi kişisel hesabınızda site parası tutmak kesinlikle önerilmez. Hem hukuki açıdan risk oluşturur hem de malikler arasında güven sorunu yaratır. Site hesabı ayrıyken yapılan her hareket şeffaf ve denetlenebilir olur.

İlk Genel Kurul: Çağrıdan Karar Defterine

KMK m.29-32 uyarınca kat malikleri kurulu yılda en az bir kez olağan toplantı yapar. Toplantı öncesinde dikkat edilmesi gereken üç aşama vardır: çağrı, toplantı, karar.

Çağrı, toplantı tarihinden en az 15 gün önce ve imzalı ya da taahhütlü mektupla her kat malikine bildirilmelidir. Gündem bu çağrıda belirtilmezse alınan kararlar sonradan iptale konu olabilir. Toplantıda çift çoğunluk aranır: hem kat maliki sayısının hem de arsa payının yarısından fazlası. İlk toplantıda bu sayıya ulaşılamazsa ikinci toplantı, katılanlarla yapılabilir; ancak ikinci toplantı tarihi de çağrıda belirtilmiş olmalıdır.

Toplantıda alınan kararların tamamı karar defterine geçirilmeli ve toplantıya katılan malikler tarafından imzalanmalıdır. Karar defteri olmadan verilen kararlar ispat güçlüğüne yol açar. Sık yapılan üç hata: gündemsiz çağrı yapmak, karar defteri tutmamak ve ikinci toplantı tarihini çağrıya yazmamak. Çağrı metni, vekâlet takibi ve dijital karar defteri tutmak için genel kurul yazılımı desteğinden yararlanabilirsiniz.

Yönetimi Devralın, Gerisini AI'a Bırakın: SiteYönetim Yeni Yöneticinin İşini Nasıl Üstlenir?

Yönetimi devralın. Gerisini AI'a bırakın.

Bir yönetici olarak karşınıza çıkan sorunların önemli bir kısmı tekrar ederek gelir: her ay aidat kovalamacası, her arızada servis araması, her genel kurulda çağrı hazırlama stresi. SiteYönetim, bu tekrar eden işleri sizin adınıza yönetir; siz yalnızca onaylarsınız.

AI Operatör: Sizin Onayınızla Çalışır

AI Operatör, doğal dil komutlarınızı eyleme dönüştürür. Örneğin "Şubat aidatlarını henüz ödememiş dairelere nazik hatırlatma gönder" yazdığınızda AI Operatör borçlu listesini çıkarır, hatırlatma mesajlarını hazırlar ve bunları sizin onayınıza sunar. Siz onaylamadan hiçbir şey gönderilmez; sistem hiçbir zaman tek başına aksiyon almaz.

Zara'nın uzun kış koşullarında bu özelliğin önemi daha da artar. Kazan dairesi ya da doğalgaz tesisatında arıza bildirildiğinde şunu yazabilirsiniz: "Kazan arızasını kayıt al, sözleşmeli tesisatçıya iş emri taslağı hazırla." AI Operatör arıza kaydını açar, tesisatçıya gönderilecek iş emrini hazırlar ve onayınızı bekler. Onay verdiğinizde gönderilir. Kış ortasında arıza panikini bu kadar kısa bir döngüde yönetebilmek, hem zaman hem de sakin kalabilme kapasitesi kazandırır.

Genel kurul öncesinde de AI Operatör devreye girer: Çağrı metni hazırlama, gündem oluşturma, vekâlet takibi yapma ve toplantı sonrasında dijital karar defterini güncelleme — hepsini sizin onayınızla tamamlar. KMK'nın zorunlu kıldığı 15 günlük çağrı süresini yazılım sizi uyararak hatırlatır; unutma riskini ortadan kaldırır.

AI Danışman: 10 Milyondan Fazla Emsal, Avukat Yerine Geçmez

Yönetici olarak zaman zaman "Bu durumda ne yapabilirim?" diye sorarsınız. AI Danışman, ictihatpro.com altyapısındaki 10 milyondan fazla yargı kararına dayanarak Kat Mülkiyeti Kanunu çerçevesinde yanıt verir. "Aidatını sekiz aydır ödemeyen malike karşı hangi yasal adımları atabilirim?" sorusuna KMK m.20 kapsamında, emsal kararlarla desteklenmiş bir yol haritası sunar.

Önemli bir not: AI Danışman yol gösterir; dava aşamasında avukatınızın yerini tutmaz. Bu sınırı açıkça belirtmek hem dürüstlüğün hem de gerçek anlamda faydalı olmanın gereğidir.

Sitenin Karnesi: Kanıtla Hesap Verin

SiteYönetim, yönetim performansını 100 üzerinden puanlar. Tahsilat oranı, açık arıza sayısı, genel kurula sunulan belgelerin güncelliği ve yasal uyum gibi başlıklar karnede gösterilir. Yönetimi devraldığınız günkü karne ile altı ay sonraki karne arasındaki fark, genel kurulda "iyi yönettim" demek yerine sayıyla kanıtlama imkânı sunar. Bu, yöneticinin en kıymetli güvencelerinden biridir.

7 Rol Bazlı Portal: Herkes Kendi Kapısından Girer

SiteYönetim'de yönetici, sakin, mülk sahibi (malik), denetçi, esnaf ve diğer roller ayrı portallara sahiptir. Zara'dan ya da Sivas merkezi gibi farklı bir ilçeden yöneten bir malik borcunu kendi portalından görebilir; sizi aramak zorunda kalmaz. Denetçi portali ise şeffaflığı artırır: tüm harcamaları ve kararları görebildiğinde denetçi daha az soru sorar, toplantılar daha az gergin geçer.

14 Gün Ücretsiz, Kurulum Yok

SiteYönetim bulut tabanlıdır; kurulum gerektirmez, tek apartmandan büyük sitelere ölçeklenir. Apartman yönetim programını 14 gün boyunca ücretsiz ve kredi kartı girmeden deneyebilirsiniz. İlk 30 günün en yoğun döneminde yanınızda olacak bir araç olarak düşünebilirsiniz.

Aidattan İhaleye: Günlük İşleri Sırtınızdan Alan Modüller

Yöneticinin yılı birbirine geçmiş döngülerden oluşur: aidat topla, arıza kaydı aç, genel kurul hazırla, sonra tekrar aidat topla. SiteYönetim'in modülleri bu döngüyü hem hızlandırır hem de belgelere döker.

Para İşleri

Online aidat tahsilatı, maliklerden doğrudan banka havalesi yerine platformdan ödeme almayı sağlar. Aidat takip programı gecikenleri otomatik olarak işaretler, hatırlatmaları sizin onayınızla gönderir. Zara'daki apartmanlarda merkezi ısıtma sistemi varsa kalorimetre veya sayaç okumalarını platforma girerek daire başına gider payını tek tıkla dağıtabilirsiniz; kış faturalarındaki eşitsiz paylaşım tartışmaları böylece belgeli bir zemine oturur. Apartman muhasebe programı, e-Fatura entegrasyonu ve işletme defteri tutma işlevleriyle gider ve tahsilat kayıtlarını düzenli tutar.

Operasyon ve İletişim

Arıza ve bakım talepleri kayıt altına alınır, teknik işletme takvimine bağlanır. Sakinlere ve malike duyuru göndermek için SMS, e-posta veya uygulama bildirimi seçenekleri birlikte çalışır. Otopark, güvenlik ve ziyaretçi takibi; personel ve bordro yönetimi; sosyal tesis rezervasyonu; sigorta ve acil durum belgeleri — tüm operasyonel başlıklar tek platform üzerinden yürür.

Mahalle Pazaryeri ve İhale Portalı: Rakiplerde Bulunmayan İki Özellik

Çatı yalıtımı, asansör bakımı ya da ortak alan tadilatı gibi büyük işlerin tedarikçisini bulmak ve teklif kıyaslamak, yöneticinin en zahmetli görevleri arasındadır. SiteYönetim'in İhale Portalı'nda Sivas ve Zara çevresindeki tedarikçilerden şeffaf, kayıtlı teklif toplayabilirsiniz. Kapalı zarf usulü yerine her teklifin belgelendiği bu süreç, genel kurulda "en uygun fiyatı nasıl buldunuz?" sorusunun cevabını hazır hale getirir. Mahalle Pazaryeri ise site sakinleri arasında ticaret ve esnaf bağlantısını kolaylaştırır. Bu iki modül, mevcut site yönetim yazılımlarında yaygın olarak karşılık bulmayan özelliklerdir.

Modüller arasındaki bütünlük şurada somutlaşır: Sıra bir gün sizden sonraki yöneticiye geldiğinde devir-teslim raporu platform üzerinden birkaç saatte hazırlanır. H2-2'de anlattığımız devir kaosu tersine döner; devreden de devralan da rahat eder.

Zara'nın Koşulları Yönetim Planınızı Nasıl Şekillendirir?

Zara'nın karasal iklimi, yönetim kararlarını doğrudan etkiler. İç Anadolu'nun sert kışları Sivas'ta ortalama beş ila altı ay sürer; Zara da bu tablodan payını alır. Bu gerçeği yönetim planınıza erkenden yansıtmak, yılın ilerleyen aylarında sürpriz maliyetlerden korunmanın en güvenilir yoludur.

Yakıt Bütçesi ve Isıtma Kararları

Merkezi ısıtma sistemli binalarda yakıt gideri, aylık toplam işletme bütçesinin en büyük kalemi haline gelebilir. Doğalgaz tarife değişikliklerini, bir önceki yılın tüketim verilerini ve ihale ile aldığınız yakıt fiyatlarını yıllık işletme projesine gerçekçi biçimde yansıtın. Bireysel ısıtmalı yapılarda ise toplantı giderlerine ortak katılım tartışılabilir; her kat malikinin kendi ısıtmasını yönetmesi, ortak gider hesaplamalarını daha yalın hale getirir. Sayaç okuma ve gider paylaşımı modülü, merkezi ısıtma sistemlerinde kalorimetre dönemlerini tartışmasız belgelemenin en kısa yoludur.

Kar ve Buz Sorumluluğu

Zara'da kış aylarında bina girişlerindeki ve ortak otoparktaki kar ve buz temizliği, yöneticinin sorumluluk alanına girer. Bir sakin ya da ziyaretçi kaygan zeminde düşüp yaralanırsa hukuki sorumluluk yöneticiye yönelebilir. Bu nedenle kar temizleme planını ve sorumlu personeli kasım ayı başında belirleyin; kuraklık vakasında sahaya çıkacak tedarikçiyi önceden not edin.

Kış-Yaz Aidat Farklılaştırması

Merkezi ısıtmalı sitelerde yöneticiler zaman zaman kış ve yaz dönemlerinde farklı aidat tutarı belirler. Bu yol yasal olarak mümkündür; ancak bunun genel kurulda kararlaştırılması ve işletme projesine yansıtılması gerekir. Aidat farklılaştırmasının gerekçesi yazılı belgeler üzerinden açıklandığında malikler arasındaki itiraz riski belirgin biçimde azalır.

Zara ve Çevresinde Site Yönetimi: Akıncılar, Altınyayla, Divriği ve Diğer İlçeler

Zara ile komşu ilçeler arasındaki site yönetimi ihtiyaçları hem benzerlikler hem de önemli farklar taşır. Bu ilçeleri iki küme olarak değerlendirmek yararlıdır.

Birinci küme, il merkezi ve yakın çevresini kapsar. Sivas geneli site yönetimi ortamında, Merkez ilçedeki çok katlı ve çok bloklu yapılar ile Hafik ve Gemerek gibi il merkezine ulaşımı görece kolay ilçeler, profesyonelleşme talebinin nispeten daha belirgin olduğu alanlardır. Zara da bu kümeye yakın konumuyla il merkezinin yönetim alışkanlıklarını kısmen paylaşır.

İkinci küme, daha küçük ölçekli ve kırsal ağırlıklı ilçelerdir. Akıncılar, Altınyayla, Doğanşar, Gölova ve Kangal gibi ilçelerde az daireli apartmanlar yaygındır; yönetim genellikle tek bir gönüllü kat malikinin üstlendiği basit bir yapıda yürür. Divriği, Gürun, İmranlı ve Koyulhisar gibi coğrafi açıdan dağlık ve il merkezine mesafeli ilçelerde ise uzaktan yönetim ihtiyacı ön plana çıkar; özellikle başka şehirde ikamet eden malik oranı yüksek yapılarda dijital portalın değeri artar. Suşehri, Şarkışla ve Ulaş gibi ilçelerde ise ticari-endüstriyel yapı ile konut karışımı söz konusu olabilir ve bu ilçelerde ortak alan yönetimi özgün sorular doğurur.

SiteYönetim bulut tabanlı olduğundan Akıncılar'daki bir apartmanla Zara'daki bir siteyi aynı panel üzerinden, herhangi bir kurulum yapmaksızın yönetebilirsiniz. Coğrafi uzaklık, yönetim kalitesini düşürmek zorunda değildir.

KVKK, İş Güvenliği ve Yöneticinin Yasal Sorumlulukları

Yönetici sıfatı bazı yasal yükümlülükleri beraberinde getirir. Bunları bilmek, yükümlülükleri yerine getirmeyi de kolaylaştırır.

Güvenlik kamerası kullanıyorsanız ortak alanlara KVKK kapsamında aydınlatma metni asmanız gerekir; bu metin kamera kaydının amacını, saklama süresini ve sorumlusunu açıklamalıdır. Kat maliklerinin iletişim bilgilerini içeren liste kişisel veri niteliğindedir; yönetim amacı dışında kullanmak ya da üçüncü kişilerle paylaşmak KVKK'ya aykırıdır.

Kapıcı, güvenlik görevlisi veya temizlik personeli çalıştırıyorsanız SGK bildirimlerini ve iş güvenliği yükümlülüklerini yerine getirmeniz gerekir. Bu konuda güncel uygulamayı bir mali müşavire danışarak doğrulamanızı öneririz; düzenlemeler değişebilir.

KMK m.38 uyarınca yönetici, kat maliklerine karşı vekil sıfatıyla sorumludur. Bu sorumluluk korkutucu değil, aslında koruyucudur: görevinizi kanıtlanabilir belgelerle yürüttüğünüzde bu sorumluluk sizi de güvence altına alır. KVKK ve yasal uyum modülü, aydınlatma metinlerini ve belge arşivini güncel tutmanızı kolaylaştırır.

Sık Yapılan 7 Yeni Yönetici Hatası — Zara Koşullarında Dikkat Edilmesi Gerekenler

Yeni yöneticilerin tekrar eden hataları birbirine benzer. Bu listeyi okuyup "bunlardan kaçınacağım" kararı vermek, öğrenmeyi aylar öne alır.

1. Kişisel hesapta site parasını tutmak. Site gelir ve giderleri kişisel hesapla karışırsa hem mali hesap vermek güçleşir hem de güven erozyonu başlar. Site adına ayrı hesap açmak ilk öncelik olmalıdır.
2. Elden para toplamak. Banka ya da dijital ödeme dışındaki yollarla toplanan aidatların kaydı tutulmaz ve tartışmaya açık hale gelir. Makbuz kesmek bile yeterli değildir; banka hareketi en temiz kanıttır.
3. Karar defterini işlememek. Her toplantı kararını, her harcama onayını kayıt altına almak, yöneticinin hem en büyük sigortası hem de genel kurulda en güçlü argümanıdır.
4. Gündemsiz toplantı çağrısı yapmak. Çağrıda gündem yer almıyorsa alınan kararlar sonradan hukuki itirazlara konu olabilir. Gündem maddelerini önceden yazıp çağrıya eklemek zorunludur.
5. Yıllık işletme projesi hazırlamamak. KMK m.37 bu belgeyi zorunlu kılar. Taslak bile olmasa bu adımı atlayan yönetici, ilerleyen aylarda aidat itirazlarına karşı savunmasız kalır.
6. Gecikme tazminatını uygulamamak. Aidat gecikmelerinde yasal tazminatı uygulamak, sadece bütçeyi korumaz; zamanında ödeyen malikler açısından da adalet sağlar. Uygulamayan yönetici, düzenli ödeyenleri fiilen cezalandırmış olur.
7. Kış bakımını kasıma bırakmak. Zara'da kazan ve kombi bakımını eylül ayına bırakmayan yöneticiler, kasım soğuklarında teknik servis kuyruğunda bekler. Eylül'de yaptırılan bakım hem öncelik hem de fiyat avantajı sağlar; çatı ve yalıtım kontrolü de bu tarihe çekilmesi gereken bir diğer kalimdir.