İmranlı, Sivas'ta site & apartman yönetim sistemi

Imranli'de bir site ya da apartman yönetimini yeni devraldıysanız ilk 30 günde dört işi bitirmeniz gerekir: devir-teslim tutanağıyla defterleri almak, site adına banka hesabını düzene sokmak, aidat ve borç listesini çıkarmak, yıllık işletme projesini taslaklamak. Sivas il geneli ortalamasına göre aylık aidat ₺300–₺1.100 aralığında seyrediyor; Imranli'nin karasal iklimi ve sert geçen kışları, yakıt ile ısıtma kalemini yönetici bütçesinin merkezine taşıyor. Bu rehberde ilk 30 günün adım adım planını, aidat belirleme ve tahsilat kurallarını, genel kurul sürecini ve resmi kayıt işlemlerini bulacaksınız. İşin tekrar eden kısmını nasıl otomatiğe bağlayabileceğinizi de göstereceğiz.

Imranli'de Site Yöneticisi Oldunuz: Sizi Ne Bekliyor?

Site yöneticisi olduğunuz an, yasal sorumluluk da omuzlarınıza biniyor. KMK m.35 uyarınca yöneticinin dört temel yükümlülüğü vardır: kat malikleri adına defterleri usulüne uygun tutmak, zamanında aidat toplamak, ortak alanları işletmek ve bakımını sağlamak, yıllık hesabı genel kurulda sunmak. Bu görevleri "gönüllülük" adıyla üstlensek de kanun karşısında hukuki sorumluluk gerçektir.

Imranli, Sivas iline bağlı küçük ölçekli bir ilçedir. Konut dokusu büyük ölçüde ilçe merkezindeki birkaç katlı apartmanlardan oluşmakta; büyükşehirlerdeki devasa site komplekslerinin yerini burada daha samimi, az daireli binalar almaktadır. Bu ölçek bir avantaj barındırır: kat malikleri birbirini genellikle tanır ve iletişim kanalları daha kısadır. Ancak aynı durum, kişisel borç konuşmalarını da kaçınılmaz kılar; bu nedenle kayıt düzenini en başından sağlam tutmak hem sizi hem komşularınızı korur.

Sivas genelinde binlerce apartman ve site aynı anda yönetim süreçleriyle boğuşuyor. Imranli'deki yöneticiler de aynı temel soruları soruyor: nereden başlayacağım, aidatı nasıl belirleyeceğim, ödemeyene ne yapacağım. Bu rehber tam da o sorulardan yola çıkıyor.

İlk 30 Gün: Imranli'de Yeni Yöneticinin Adım Adım Yol Haritası

Yönetim devri kaotik geçer. Çoğu zaman eski yönetici belgelerle birlikte sözlü bilgi de geçirmek ister; bu bilgilerin büyük kısmı yazılı hale getirilmediği sürece kaybolur. İlk dört haftayı yapılandırmanın en kolay yolu, haftaları birbirinden ayrı görevler olarak ele almaktır.

1. Hafta: Devir Teslim ve Envanter

İlk iş, karar defterini, işletme defterini, banka hesap ekstresini, kasayı, taşeron/tedarikçi sözleşmelerini ve borç-alacak listesini eski yöneticiden teslim almaktır. Bunları almadan görev kabul etmeyin; almak zorundaysanız tutanakla eksiği belgeleyin. Devir-teslim tutanağı iki tarafça imzalanmalı, tarih atılmalıdır. Alınacaklar listesi şöyledir: defterlerin asılları (yedek fotokopi değil), banka şifreleri ve yetkili imza belgesi, mevcut sözleşmeler (asansör, temizlik, güvenlik vb.), sigorta poliçeleri, şikâyet/arıza kayıtları ve kat malikleri iletişim bilgileri.

2. Hafta: Mali Fotoğraf

Banka hesabının yetkili imzasını kendi adınıza geçirin ya da sitenin mevcut hesabı yoksa site adına yeni bir hesap açın. Kişisel hesabınızda site parası tutmak hem hukuki hem de güven açısından ciddi bir risktir. Bu haftanın en önemli çıktısı, aidat borçlusu listesidir: hangi daireler ne kadar borçlu, ne zamandan beri ödemiyor. Imranli gibi küçük ilçelerde yakıt ve doğalgaz faturaları çoğunlukla bekleyen faturalar arasında öne çıkar; sert geçen kışlarda bir ısıtma sezonu borcun hızla birikmesine yol açabilir. Bu faturaları erkenden tespit etmek, sürpriz nakit krizlerini önler.

3. Hafta: İletişim ve Kayıt Düzeni

Kat malikleri ve kiracılar için güncel iletişim listesi oluşturun. Bu liste kişisel veridir; KVKK (Kişisel Verilerin Korunması Kanunu) uyarınca amacı dışında kullanılmamalı ve güvenli biçimde saklanmalıdır. Duyuru kanalınızı belirleyin: kapı tebligatı, WhatsApp grubu ya da dijital platform, hangisi olursa olsun tutarlı kullanın. Arıza ve bakım talebi için bir kayıt yöntemi koyun; kâğıt defteri de işe yarar, ancak dijital kayıt arama ve raporlamayı çok daha hızlı hale getirir. Site yönetim yazılımı kullananlar için devir-teslim raporu, borçlu listesi ve arıza kaydı modülleri bu haftadan itibaren hazır gelir; ilk ayın yükünü önemli ölçüde hafifletir.

4. Hafta: Plan ve Bütçe Taslağı

KMK m.37 uyarınca yönetici yıllık işletme projesi hazırlamakla yükümlüdür. Bu proje, yıl içinde yapılacak harcamaları kaleme alır ve her kat malikinin payını gösterir. Imranli'de işletme projesinin en ağır kalemi çoğunlukla ısıtma gideridir: 5-6 ay süren ısıtma sezonunda yakıt maliyeti öngörülmelidir. Kazan bakımını ve çatı-yalıtım kontrolünü Eylül-Ekim'e programlayın; kış gelmeden önce yapılan bakım, sezon ortasındaki acil arıza masrafını büyük ölçüde önler.

Imranli'de Aidat Ne Kadar? Sivas Geneli Ortalaması ve Belirleme Yöntemi

Imranli için ilçe bazında bağımsız bir aidat istatistiği bulunmamaktadır. Sivas il geneli ortalaması aylık ₺300–₺1.100 aralığındadır; bu rakam, il geneli ortalamasıdır ve binanızın özelliklerine göre farklılaşır. Asansörlü, güvenlik sistemli veya ortak alanı geniş sitelerde üst banda yakın değerler görülürken, az daireli eski aparatmanlarda alt banda yakın rakamlar geçerlidir.

Aidat nasıl belirlenir? KMK m.20 uyarınca her kat maliki, arsa payı oranında ya da yönetim planında belirlenen başka bir ölçüte göre ortak giderlere katılmak zorundadır. Pratikte süreç şöyle işler: yönetici yıllık işletme projesini hazırlar, toplam yıllık gideri daire sayısına/arsa payına böler ve bulunan rakamı genel kurulda kat maliklerinin onayına sunar. Genel kurul onaylamadan aidat artırımı tek taraflı yapılamaz.

Imranli ve çevre Sivas ilçelerinde karasal iklim egemendir. Kasım'dan Mart sonuna kadar uzanan ısıtma sezonu, doğalgaz ya da kömür faturasını aidatın en büyük kalemi haline getirir. Merkezi ısıtma sistemine sahip binalarda kalorimetre okumaları daire başı tüketimi belirler; bireysel ısıtmada ise ortak alan (merdiven, giriş) ısıtma gideri paylaşılır. Bu yüzden işletme projesini hazırlarken geçen yılın ısıtma faturalarına mutlaka bakın. Sitenizin gider kalemlerini girip daire başı aidatı görmek için aidat hesaplama aracını kullanabilirsiniz.

Aidat Nasıl Toplanır, Ödemeyen Kat Malikine Ne Yapılır?

Aidat tahsilatında en önemli kural: nakit elden almayın. Banka havalesi veya online ödeme, hem size hem kat malikine yasal kanıt oluşturur. Elden alınan nakit için ayrıca makbuz düzenlenmedikçe anlaşmazlık halinde ispat güçtür.

Ödeme yapmayan kat malikine karşı KMK m.20 size net bir yol haritası sunar: gecikilen her ay için aylık %5'e kadar gecikme tazminatı uygulama hakkınız vardır. Süreç genellikle şöyle işler: önce yazılı hatırlatma (noter kanalıyla ya da elden imzalı), ardından ihtarname, son adımda icra takibi. Komşuluk ilişkisini gözetmek anlaşılır bir tutum olsa da aidat borcunu süresiz ertelemek, dizenin altını çizer; bir kişinin ödememesi diğerlerinin yükünü artırır. Aidat takip programı ile hatırlatmalar otomatik gider, borçlu listesi her an güncel kalır ve manuel kovalamaca büyük ölçüde ortadan kalkar.

Önemli bir ayrıntı: gecikme tazminatı uygulamak için bu hakkı yönetim planınıza ya da genel kurul kararına yazdırmak güçlendirici bir adımdır. Aksi halde borçlu malik itiraz edebilir.

Kendiniz mi Yöneteceksiniz, Profesyonel Şirket mi? Imranli İçin Karar Rehberi

Yönetimi kendiniz mi yürütmeli, yoksa profesyonel bir şirkete mi vermelisiniz? Cevap büyük ölçüde binanızın büyüklüğüne, bütçesine ve sizin kullanılabilir zamanınıza bağlıdır. Aşağıdaki tablo temel kılavuzu sunar:

Imranli gibi küçük ilçelerde profesyonel site yönetim şirketi arzı sınırlıdır. Bölgede faaliyet gösteren bir şirkete ulaşmak her zaman kolay olmayabilir; ulaşsanız bile ücret yapısı küçük bir binanın bütçesine oranla yüksek gelebilir. Bu gerçek, ilçedeki birçok yöneticiyi "gönüllü yönetici + iyi araç" kombinasyonuna yöneltiyor. Üçüncü bir yol da var: kendiniz yönetin, ağır ve tekrar eden işleri yazılıma devredin. Bu seçeneği aşağıda daha ayrıntılı ele alıyoruz.

Site Banka Hesabı, Vergi Numarası ve Resmi Kayıtlar

Apartman ya da sitenin adına ayrı bir banka hesabı açmak, yöneticinin kişisel varlıklarını korumanın en temel adımıdır. Kişisel hesabınızda site parasını tutmak hem yasal hem ilişki riski taşır: hesabınıza haciz gelmesi halinde site parası da dondurulabilir; üstelik kat malikleri harcamalar konusunda her zaman şüpheyle bakabilir.

Vergi numarası alma süreci adım adım şöyle işler:

1. Yönetici sıfatıyla Sivas Vergi Dairesi'ne başvurun.
2. Genel kurul karar defterinden yönetici seçildiğine dair örnek alın.
3. Yöneticinin kimlik fotokopisi ve bina bilgileriyle birlikte başvuru formunu doldurun.
4. Potansiyel vergi numarası (ticari faaliyeti olmayan yönetimler için bu yeterlidir) alındıktan sonra banka hesabı açılabilir.
5. Çalışan (kapıcı, güvenlik) istihdam edilecekse SGK işyeri tescili de gerekir; bu adım için bir mali müşavir desteği alınması önerilir.

Belge listesi vergi dairesine göre küçük farklar gösterebilir. Yukarıdaki adımları Sivas Vergi Dairesi'ni arayarak teyit etmeniz, beklenmedik sürprizleri önler. Ticari faaliyeti olmayan sade bir apartman yönetimi için süreç genellikle birkaç günü geçmez.

İlk Genel Kurul: Çağrıdan Karar Defterine

KMK m.29-32 genel kurulu ayrıntılı biçimde düzenler. Yılda en az bir kez toplanmak zorunludur; yönetim planında farklı bir sıklık öngörülmüşse ona uyulur. Toplantı çağrısı en az 15 gün öncesinden, gündem belirtilerek yapılmalı; tebligat imzalı ya da taahhütlü mektupla belgelenmeli. Gündemsiz çağrı, alınan kararları hukuken tartışmalı hale getirebilir.

İlk toplantıda hem kat maliklerinin salt çoğunluğunun hem arsa paylarının salt çoğunluğunun sağlanması gerekir (nisap, yani toplantı yeter sayısı). Bu çoğunluk sağlanamazsa ikinci toplantı yeter sayı aranmaksızın katılanlarla yapılabilir. Her iki durumda da kararların karar defterine yazılması ve toplantıya katılanlar tarafından imzalanması zorunludur; imzasız karar defteri geçersizlik riskiyle karşı karşıyadır.

Sık yapılan üç hata şunlardır: çağrı tebligatını belgelememek, gündem maddesi dışında karar almaya çalışmak ve karar defterini toplantıdan günlerce sonra yazmak. Bu hataların her biri, itiraz halinde kararı düşürebilir. Çağrı metnini hazırlarken, vekâlet takibinde ve dijital karar defteri tutmak için genel kurul yazılımından yararlanabilirsiniz.

Yönetimi Devralın, Gerisini AI'a Bırakın: SiteYönetim Yeni Yöneticinin İşini Nasıl Üstlenir?

Yönetimi devralın. Gerisini AI'a bırakın.

İlk 30 günü atlattığınızda sizi bekleyen günlük trafik şudur: aidat takibi, borç hatırlatmaları, arıza kayıtları, tedarikçi koordinasyonu, genel kurul hazırlığı, denetçi raporları ve kat maliki soruları. Bunların büyük bölümü tekrar eden, hata payı yüksek ve zaman çalan işlerdir. SiteYönetim bu iş yükünü dört farklı katmanda üstlenir.

AI Operatör: Söyleyin, Hazırlasın, Siz Onaylayın

AI Operatör'ü kısaca şöyle tanımlayabilirsiniz: bağlamı anlayan, adım atan, ama sizin onayınız olmadan hiçbir şey göndermeyen bir asistan. Somut bir senaryo: "Şubat aidatlarını tahsil ettim; geciken 5 daireye nazik bir hatırlatma hazırla." AI Operatör borçlu listesini çıkarır, daire başı mesaj taslakları hazırlar ve bu taslakları sizin onayınıza sunar. Onaylamadan gönderilmez; değiştirmek isterseniz düzenleyebilirsiniz.

Imranli'nin iklimini düşündüğünüzde ikinci bir senaryo kendiliğinden devreye girer: Ocak ortasında binanın kazan dairesi arızalanıyor. "Kazan arızası bildir, sözleşmeli tesisatçıya iş emri hazırla" diyorsunuz. AI Operatör arıza kaydını açar, geçmiş arıza kayıtlarıyla ilişkilendirir, tesisatçıya gönderilecek iş emri taslağını hazırlar ve sizin onayınızla gönderir. Kış ortasında saat fark etmez; kayıt her zaman açık, onay her zaman sizde.

Üçüncü bir senaryo: genel kurul yaklaşıyor, gündem ve çağrı metnini hazırlamanız gerekiyor. AI Operatör, kanuni 15 günlük önceden çağrı kuralını hatırlatır, gündem taslağı oluşturur, vekâlet takibini başlatır. Siz yalnızca nihai metni onaylarsınız; bürokratik ayrıntılar yazılım tarafından izlenir.

AI Danışman: 10 Milyondan Fazla Emsal, Anında Cevap

"Aidatını sekiz aydır ödemeyen malike hukuken ne yapabilirim?" Bu soruyu bir avukata yönlendirmek zaman ve maliyet gerektirir. AI Danışman, ictihatpro.com altyapısındaki 10 milyondan fazla emsal karara dayanarak KMK m.20 çerçevesinde adım adım yol haritası çıkarır: gecikme tazminatı hesabı, ihtarname içeriği, icra takibi aşamaları. Cevap hızlıdır ve mevzuata dayalıdır. Ancak şunu açıkça belirtelim: AI Danışman yol gösterir; dava aşamasında bir avukatın yerini tutmaz. Bu dürüstlük sınırı bilinçli konulmuştur.

Sitenin Karnesi: Kanıtlı Hesap Verme

SiteYönetim her yönetimi 100 üzerinden puanlar: tahsilat oranı, açık arıza sayısı, karar defteri güncelliği, yasal uyum durumu ve benzeri göstergeler bu puanı belirler. Yeni devraldığınız günkü karneyle altı ay sonraki karneyi genel kurulda yan yana gösterdiğinizde "iyi yönettim" demenize gerek kalmaz. Rakamlar konuşur. Özellikle önceki yönetimden sorunlu bir bina devralan yöneticiler için bu görünürlük, güven inşa etmenin en kestirme yoludur.

7 Rol Bazlı Portal: Herkes Kendi Kapısından Girer

SiteYönetim'de yönetici, sakin, malik, denetçi, esnaf ve diğer roller için ayrı portallar bulunur. Imranli'deki bir site için bu pratik anlama şu şekilde gelir: başka şehirde yaşayan mülk sahibi borcunu kendi portalından görür, sizi aramaz. Denetçi tüm hesaplara erişir, şeffaflıktan emin olur; kavga azalır, güven artar. Sakin arıza bildirimini kendi ekranından yapar; siz bunu iş emrine dönüştürmekle uğraşmazsınız.

14 Gün Ücretsiz Başlayın

Kurulum yok, kredi kartı gerekmez, bulut tabanlı çalışır. Tek bir apartmandan büyük bir site kompleksine kadar ölçek değişirse abonelik planı değişir; yazılımı yeniden kurmak gerekmez. Apartman yönetim programını 14 gün boyunca tüm özellikleriyle deneyebilir, ardından devam edip etmemeye karar verebilirsiniz.

Aidattan İhaleye: Günlük İşleri Sırtınızdan Alan Modüller

İlk yılın kronolojisi üzerinden modülleri anlatmak, özellik listesinden çok daha kolay anlaşılır bir tablo ortaya koyar.

Para İşleri

Yönetimi devraldıktan sonraki ilk tahsilat döneminde online aidat tahsilatı modülü devreye girer: kat malikleri banka havalesi ya da dijital ödeme yöntemleriyle ödeme yapar, sistem anında makbuz keser ve borç tablosunu günceller. Imranli'de merkezi ısıtma sistemi olan binalarda kalorimetre okumalarının dairelere dağıtılması en can sıkıcı hesaplamalardan biridir; sayaç paylaşımı modülü bu işlemi otomatikleştirir ve kış faturası sezonunu tartışmasız kapatır. Apartman muhasebe programı, e-Fatura entegrasyonuyla gider kayıtlarını ve işletme defterini güncel tutar; mali müşavirinize dönem sonunda temiz bir tablo sunar. Aidat takip programı ise borçlu listesini her an güncel gösterir, hatırlatmaları programlar.

Operasyon

Arıza ve bakım takibi modülü, bildirimden kapanışa tüm süreci kayıt altına alır. Duyuru, SMS ve push bildirim araçları kat maliklerine anında ulaşır. Otopark, güvenlik, ziyaretçi takibi; personel ve bordro yönetimi; sosyal tesis rezervasyonu; sigorta poliçesi ve acil durum belge arşivi modülleri de sistemin içindedir. Yılın sonunda tüm bu kayıtlar raporlama modülüne akar; denetçiye veya genel kurula sunmak için ayrı bir dosya hazırlamanız gerekmez.

Rakiplerde Olmayan Modüller: Mahalle Pazaryeri ve İhale Portalı

Bu iki modül piyasadaki diğer site yönetim yazılımlarında bulunmuyor. İhale Portalı ile Imranli'deki ya da Sivas genelindeki tedarikçilerden şeffaf, kayıtlı teklif toplayabilirsiniz. Örneğin çatı yalıtımı yaptırmak istiyorsunuz: kapalı zarf usulü yerine ihale portalına işi tanımlayın, teklifler sisteme yüklensin, karşılaştırın, genel kurulda belgeyle sunun. Üç teklifin belgelenmiş karşılaştırması, "yönetici anlaşmalı" itirazlarını baştan keser. Mahalle Pazaryeri modülü ise site sakinlerinin kendi aralarında ticaret yapmasına ve sitenin güvenilir esnaf ağıyla bağlantı kurmasına imkân tanır.

Raporlama ve devir-teslim modülleriyle bir not daha: sıra bir gün sizden sonraki yöneticiye geldiğinde devir-teslim sürecini bir öğleden sonraya sığdırabilirsiniz. Yönetimi devraldığınız gün yaşadığınız karmaşanın tekrarlanmaması için en iyi güvence, kayıtları başından itibaren düzenli tutmaktır.

Imranli'nin Koşulları Yönetim Planınızı Nasıl Şekillendirir?

Imranli'nin iklim profili, yönetim kararlarını doğrudan etkiler. Karasal iklim, yılın 5-6 ayında yoğun ısıtma demektir; bu da bütçeyi ve bakım takvimini diğer bölgelerden farklı kılar.

Yakıt Bütçesi ve Isıtma Kararları

İşletme projesini hazırlarken önceki iki yılın yakıt faturalarını referans alın ve yıllık artışa göre bir güvenlik marjı ekleyin. Merkezi ısıtma sistemlerinde kalorimetre okumalarını ve yakıt maliyetini dairelere dağıtmak için sayaç paylaşımı modülü kullanılabilir. Bireysel ısıtmada ortak alanın (giriş, merdiven, bodrum) ısıtma gideri paylaşılır; bu payı yönetim planına ya da genel kurul kararına yazdırın, ileride tartışma çıkmaması için. Yakıt maliyetini öngöremiyorsanız aylık aidatı yıl ortasında artırmak yerine yıllık bütçeye ilk başta gerçekçi bir ısıtma kalemi ekleyin.

Kar-Buz Sorumluluğu

Binanın önündeki kaldırım, girişe yakın otopark alanı ve ortak yürüyüş yollarının kardan temizlenmesi yöneticinin sorumluluğundadır. Bu sorumluluk kanun ya da yönetim planından kaynaklanır ve oluşabilecek kazalarda yöneticinin hukuki yükümlülüğünü doğrudan etkiler. Erken kasımdan başlayarak tuzlama malzemesi, kürek ve gerekirse teknik servis ile sözleşme yapın; bu hizmetin bütçeye yansıtılmasını da unutmayın.

Kış Bakım Takvimi

Imranli'de kış bakımını Kasım'a bırakmak ciddi bir hata olabilir. Kazan veya kombi bakımı Eylül-Ekim'de tamamlanmalıdır; ilk soğuk günlerde arıza kuyruğu oluşur ve randevu bulmak zorlaşır. Çatı ve yalıtım kontrolü de aynı dönemde yapılmalıdır. Bakım takvimini arıza takip modülüne ekleyerek yıl içinde otomatik hatırlatma alabilirsiniz. Sayaç ve kalorimetre paylaşımı modülü, ısıtma sezonunu daire başı tüketim bazında tartışmasız kapatmanın en kestirme yolunu sunar.

Imranli ve Çevresinde Site Yönetimi: Akincilar, Altinyayla, Divrigi ve Diğerleri

Imranli, Sivas'ın ilçeleri arasında ölçek açısından orta seviyede yer alır. Çevre ilçelerle birlikte değerlendirildiğinde bölgedeki konut yönetimi tablosu iki farklı örüntü ortaya koyar.

Birinci küme — ilçe merkezleri ve nispeten yoğun yerleşimler: Hafik, Gemerek, Kangal ve Sarkisla gibi ilçeler, çok katlı apartman stoğu ve daha fazla kat malikinin aynı binada bir araya gelmesiyle birlikte daha yapılandırılmış bir yönetim ihtiyacı doğurur. Bu ilçelerde muhasebe, aidat takibi ve belge düzeni daha erken kritik hale gelir.

İkinci küme — daha küçük ve kırsal ağırlıklı yerleşimler: Golova, Dogansar, Altinyayla ve Akincilar gibi ilçelerde binalar daha az daireli ve komşuluk ilişkileri daha yakındır. Buralarda gönüllü yönetici modeli en yaygın çözümdür; basit defter düzeni ve temel aidat takibi büyük ölçüde yeterlidir. Gurun, Susehri ve Koyulhisar orta ölçekli bir profil sergiler; Divrigi ise tarihi ve kültürel önemiyle birlikte az daireli konut dokusunu korur. Ulas ve Yildizeli, merkeze yakınlıkları nedeniyle biraz daha kentsel bir yönetim anlayışına geçmektedir.

Bütün bu ilçelerdeki yöneticiler için ortak bir avantaj şudur: bulut tabanlı bir yazılım, kurulum gerektirmeden her ilçeden erişilebilir. Golova'daki küçük apartmanla Sarkisla'daki büyük site aynı panelden, ayrı kurulum yapmadan yönetilebilir. Sivas genelindeki tüm apartman ve site yönetimi süreçleri hakkında daha kapsamlı bilgi için Sivas geneli site yönetimi rehberine bakabilirsiniz.

KVKK, İş Güvenliği ve Yöneticinin Yasal Sorumlulukları

Yönetici olmak yalnızca operasyonel değil, yasal da bir sorumluluk demektir. Bu sorumlulukları bilmek korkutucu değil, aksine sizi güvenli bir çerçevede tutar.

KVKK (Kişisel Verilerin Korunması Kanunu): Güvenlik kamerası kullanıyorsanız binanın girişine ve kamera sisteminin aydınlatma metnini içeren bir uyarı levhası asmanız zorunludur. Kat maliklerinden ve sakinlerden topladığınız iletişim bilgileri kişisel veridir; bu listeyi yalnızca site yönetimi amaçlarıyla kullanabilir ve yetkisiz kişilerle paylaşamazsınız. Verinin bir saldırıya uğraması ya da amacı dışında kullanılması halinde yönetici sorumlu tutulabilir.

Çalışan varsa SGK ve iş güvenliği: Binada kapıcı, temizlik görevlisi ya da güvenlik personeli istihdam ediyorsanız SGK işyeri tescili zorunludur. İş güvenliği önlemleri ve kıyafet/ekipman yükümlülükleri de çalışan tipine göre değişebilir; bu konuyu mali müşavir teyidiyle yürütmeniz önerilir.

Yöneticinin vekil sorumluluğu (KMK m.38): Yönetici, kat maliklerinin vekili sıfatıyla hareket eder. Görevi kötüye kullanma, ihmal ya da kişisel çıkar güdmek iddiasıyla yöneticiye karşı dava açılabilir. En iyi koruma, harcamaları belgelemek, kararları karar defterine işlemek ve hesabı genel kurulda şeffaf biçimde sunmaktır. KVKK ve yasal uyum modülü, aydınlatma metinlerini ve belge arşivini hazır tutarak bu yükümlülükleri takip etmenizi kolaylaştırır.

Sık Yapılan 7 Yeni Yönetici Hatası

Yeni yöneticilerin tekrar eden hataları büyük ölçüde aynıdır. Her birini bir cümleyle tanımlayıp neden sorun yarattığını açıklamak, bu hataları baştan önlemenin en etkili yoludur.

• Kişisel hesapta site parasını tutmak: Kendi hesabınıza gelen haciz site parasını dondurur; üstelik harcamaları hesap vermek imkânsız hale gelir. Site adına ayrı bir hesap zorunludur.
• Elden nakit toplamak: Makbuz düzenlenmeyen her nakit ileride "almadım" tartışmasına dönüşebilir. Tüm tahsilat banka ya da dijital kanaldan yapılmalı, otomatik makbuz kesilmelidir.
• Karar defterini işlememek: Alınan her karar toplantı sonrası karar defterine işlenmeli ve imzalanmalıdır. İmzasız ya da boş karar defteri, kararları tartışmalı kılar.
• Gündemsiz genel kurul çağrısı: Gündem belirtilmeksizin yapılan çağrı üzerine alınan kararlar itiraz edilirse düşebilir. Her çağrı gündemle yapılmalıdır.
• İşletme projesi yapmamak: KMK m.37 yöneticiye bu görevi verir. Projesiz çalışmak, yıl sonunda "nereye harcadınız" sorusuna hazırlıksız yakalanmak demektir.
• Gecikme tazminatı uygulamamak: Bir malike sürekli tanınan kolaylık, diğer kat maliklerinin yükünü artırır ve aidat adaletini bozar. Kanuni tazminat hakkınızı kullanmak hem yasal hem etik açıdan doğrudur.
• Kış bakımını Kasım'a bırakmak: Imranli'de kazan bakımını Eylül-Ekim'de yaptırmayan yönetici, ilk soğuk dalgasında arıza kuyruğuyla karşılaşır. Uzun ısıtma sezonunda önleyici bakım, acil müdahale masrafının çok önünde kalır.