Marmara, Balıkesir'de site & apartman yönetim sistemi

Marmara'da bir site ya da apartmanın yönetimini yeni devraldıysanız ilk 30 günde dört işi bitirmeniz gerekir: devir-teslim tutanağıyla defterleri almak, site adına banka hesabını düzene sokmak, aidat ve borç listesini çıkarmak, yıllık işletme projesini taslaklamak. Balıkesir genelinde aylık aidat ortalaması ₺400–₺1400 aralığında seyrediyor; Marmara'daki yapı stoku ve bina tipine bağlı olarak bu aralıkta konumlanmanız beklenir. Bu rehberde ilk 30 günün adım adım planını, aidat belirleme ve tahsilat kurallarını, genel kurul sürecini, resmi kayıt işlemlerini ve deprem riski gibi Balıkesir'e özgü yönetim dinamiklerini bulacaksınız. İşin tekrar eden kısmını nasıl otomatiğe bağlayabileceğinizi de göstereceğiz.

Marmara'da Site Yöneticisi Oldunuz: Sizi Ne Bekliyor?

Yöneticilik görevini devraldığınız an, Kat Mülkiyeti Kanunu'nun (KMK) size yüklediği dört temel yükümlülük de başlamış olur. KMK m.35'e göre bunlar: defterleri düzenli tutmak, aidatları toplamak ve siteyi idare etmek, ortak alanları bakımda tutmak ve genel kurula hesap vermek. Bu dört madde soyut görünse de pratikte her birinin somut karşılığı vardır: karar defteri, banka hesabı, arıza takibi ve yıllık işletme projesi.

Marmara, Balıkesir iline bağlı bir ilçe olarak il merkezine yakın konumuyla hem kentsel konut bloklarını hem de daha küçük ölçekli apartman yapısını bir arada barındırır. Balıkesir'de yüzlerce apartman ve site yöneticisi sizinle aynı süreci aynı haftalarda yaşıyor; başlangıçta karmaşık görünen adımlar tanıdık bir rutine dönüşmektedir. Panik değil, plan gerekiyor.

İlk 30 Gün: Marmara'da Yeni Yöneticinin Adım Adım Yol Haritası

1. Hafta — Devir Teslim ve Envanter

İlk iş, eski yöneticiden yazılı devir-teslim tutanağı almaktır. Bu tutanakta şunlar yer almalıdır: karar defteri ve işletme defteri, banka hesap ekstreleri ve kasadaki nakit, tüm sözleşmeler (temizlik, güvenlik, asansör bakımı), mevcut borç-alacak listesi ve varsa devam eden hukuki dosyalar. Tutanağı imzalamadan görevi fiilen devralmayın; imzasız devir, ileride eski dönemin borçlarını size yükleyebilir.

Eski yöneticiden teslim alınacaklar listesi:

• Karar defteri (noter tasdikli, tüm sayfalarda)
• İşletme defteri ve gelir-gider tablosu
• Site adına açık banka hesap bilgileri
• Aidatını ödememiş maliklerin listesi ve tutarları
• Aktif sözleşmeler ve son ödeme tarihleri
• Ortak alan ruhsatları, tapular, sigorta poliçeleri
• Kapıcı/personel SGK dosyaları (varsa)

2. Hafta — Mali Fotoğraf

Banka hesabı kişisel adınıza değil, site yönetimi adına kayıtlı olmalıdır. Hesap henüz doğru tescillenmemişse bu haftanın önceliği bankaya gidip teyit etmektir. Ardından aidat borçlusu listesini çıkarın: kimin ne kadar borcu var, en eski borç ne zamandan kalıyor? Bekleyen faturaları (asansör bakımı, temizlik şirketi, elektrik aboneliği) sıralayın ve ödeme tarihlerini takvime işleyin.

Balıkesir'de deprem riski yüksek bir coğrafyada yer aldığından DASK poliçelerinin güncelliği de bu haftaki mali fotoğrafın parçasıdır. DASK bireysel kat malikinin yükümlülüğündedir; ancak ortak alanlar için ayrıca sigorta yaptırılıp yaptırılmadığını bu aşamada kontrol edin.

3. Hafta — İletişim ve Kayıt Düzeni

Tüm kat maliklerinin güncel iletişim bilgilerini (telefon, e-posta) bir listede toplayın. Bu liste kişisel veri niteliği taşıdığından KVKK kapsamında yalnızca yönetim amaçlı kullanılmalı, üçüncü kişilerle paylaşılmamalıdır. Duyuru kanalınızı belirleyin: fiziksel ilan panosu, toplu SMS veya dijital platform. Arıza ve talepleri kayıt altına alacağınız bir yöntem seçin; kayıtsız arızalar ilerleyen aylarda hesap verememe riskine dönüşür. Site yönetim yazılımı kullanıyorsanız devir-teslim raporu ve arıza kaydı ilk günden hazır gelir; 14 günlük ücretsiz deneme tam da bu ilk ayı kapsayacak süreyle düşünülmüştür.

4. Hafta — Plan ve Bütçe Taslağı

KMK m.37 uyarınca her yıl bir işletme projesi (tahmini gelir-gider planı) hazırlanarak kat maliklerine sunulması gerekir. Dördüncü hafta bu taslağı hazırlamak için doğal zamandır. Balıkesir'de binalarda güçlendirme ya da büyük onarım ihtiyacı varsa bu masrafı yıllık bütçeye yansıtmak ve genel kurulda görüşmek erken başlamayı gerektirir; güçlendirme kararları KMK'da özel nisap (toplantı yeter sayısı) koşullarına bağlıdır, bu nedenle danışmanlık almayı ihmal etmeyin.

Marmara'da Aidat Ne Kadar? Balıkesir Geneli Ortalama Aralığı ve Belirleme Yöntemi

Marmara için ayrı yayımlanmış ilçe bazlı bir aidat istatistiği bulunmamaktadır; Balıkesir genelinde aylık aidat ortalaması ₺400–₺1.400 aralığında seyretmektedir. Bu il geneli ortalamadır: asansörlü, güvenlikli ve ısıtma sistemli yeni sitelerde üst banda yaklaşılırken yönetim giderleri düşük eski apartmanlarda alt bandın altına inebilir. Marmara'daki bina tipinize ve sunduğunuz hizmet paketine göre bu aralıkta konumlanmanızı bekleyin.

Aidatı genel kurul belirler; ancak aidatın hukuki dayanağı KMK m.20'dir. İki yaygın paylaşım modeli vardır: arsa payına göre hesaplama (büyük daireler daha fazla öder) ve eşit paylaşım (tüm daireler aynı miktarda öder). Hangi yöntemi benimseyeceğinize genel kurulda karar verilir; yönetim planınızda özel bir düzenleme varsa o hüküm önceliklidir.

Balıkesir'de deprem riskinin yüksek olması, ortak alan sigortası ve DASK ile ilgili gider kalemlerini aidat hesabında ön plana çıkarır. Ayrıca bina güçlendirme projesi söz konusuysa bu masraf da işletme bütçesine yansır ve aidat aralığını önemli ölçüde etkileyebilir. Sitenizin gider kalemlerini girerek daire başı aidatı görmek için aidat hesaplama aracını kullanabilirsiniz.

Aidat Nasıl Toplanır, Ödemeyen Kat Malikine Ne Yapılır?

Aidat tahsilatı her zaman banka kanalıyla yapılmalıdır; elden nakit toplama hem hukuki hem güven açısından sorun yaratır. Banka havalesi ya da online ödeme, ödeme tarihini ve tutarını kayıt altına alır; ileride itiraz halinde elinizde belge bulunur.

KMK m.20'ye göre aidatını ödemeyen kat malikine aylık yüzde beşe kadar gecikme tazminatı uygulanabilir. Uygulamanın sırası şöyledir: önce yazılı hatırlatma (SMS/e-posta/elden teslim tutanağı), ardından taahhütlü ihtar, hâlâ ödeme yapılmıyorsa icra takibi. Büyük çoğunlukta yazılı hatırlatma yeterlidir; icra aşamasına çok daha az vaka ulaşır. Aidat takip programı ile hatırlatmalar otomatik gider, her mailin gönderim kaydı sistemde tutulur.

Gecikme tazminatını uygulamayı "komşuluk ilişkisini bozmamak" için atlamak yaygın bir hatadır; ancak bu, ödeme yapan maliklere yapılan bir haksızlıktır ve alacaklar zamanla birikir. Tutarlı, yazılı ve kayıtlı tahsilat yöntemi uzun vadede en sağlıklı ilişkiyi kurar.

Kendiniz mi Yöneteceksiniz, Profesyonel Şirket mi? Marmara İçin Karar Rehberi

Yönetimi kendiniz mi üstleneceğinizi yoksa bir yönetim şirketine mi devredeceğinizi belirleyen iki temel etken vardır: bina ölçeği ve gönüllü ayırabileceğiniz zaman. Aşağıdaki karşılaştırma genel rehber niteliğindedir:

Marmara ve Balıkesir'deki orta ölçekli sitelerde profesyonel yönetim şirketi arzı kısıtlı olabilir; gönüllü yönetici ile doğru araç kombinasyonu pratikte en yaygın ve işler çözümdür. Üçüncü bir yol da mevcuttur: kendiniz yönetin, ağır ve tekrarlayan işi yazılıma devredin — bu seçeneği ürün bölümünde ayrıntılı anlatıyoruz.

Site Banka Hesabı, Vergi Numarası ve Resmi Kayıtlar

Site adına banka hesabı açmak ve çalışan istihdam edecekseniz vergi numarası almanız gerekir. Adımlar şu sırayla işler: önce bağlı olduğunuz vergi dairesine giderek yönetim adına potansiyel vergi numarası alırsınız; bunu için karar defterinden yöneticiliğe atandığınızı gösteren karar örneği, kimlik fotokopisi ve bina tapusu istenilebilir. Belge listesi vergi dairelerine göre küçük farklılıklar gösterebilir; Balıkesir Vergi Dairesi'ni arayarak teyit etmenizi öneririz.

Vergi numarasını aldıktan sonra bu numara ile site adına banka hesabı açabilirsiniz. Hesabı kendi kişisel hesabınızdan ayrı tutun; site parasının kişisel hesapta durması hem hukuki bir risk hem de maliklerin gözünde güven erozyonuna yol açar. Kapıcı ya da güvenlik personeli çalıştırıyorsanız SGK yükümlülüğü de doğar; bu konuda mali müşavir desteği almanız önerilir.

İlk Genel Kurul: Çağrıdan Karar Defterine

KMK m.29'a göre kat malikleri kurulu yılda en az bir kez olağan toplantı yapar. Çağrı, toplantıdan en az 15 gün önce, gündem belirtilerek imzalı veya taahhütlü mektupla yapılmalıdır. Gündemin çağrıda açıkça yazılmaması, alınan kararların iptali için yaygın bir gerekçedir.

KMK m.30-32 uyarınca ilk toplantıda hem kat sayısı hem arsa payı açısından çoğunluk aranır (çift çoğunluk); bu nisaba ulaşılamazsa 15 gün içinde ikinci toplantı yapılır ve katılanların çoğunluğuyla karar alınabilir. Kararlar, karar defterine işlenerek toplantıya katılanlar tarafından imzalanmalıdır; imzasız karar defteri ilerleyen dönemde itirazlara kapı aralar.

Sık yapılan üç hata:

1. Çağrıda gündem maddesi belirtmemek — bu, kararların iptali riskini doğurur.
2. İlk toplantıda nisaba ulaşılamadan karar almaya çalışmak — ikinci toplantı kuralı bilinmeden zaman kaybedilir.
3. Kararları karar defterine işlemeden ya da imzalatmadan toplantıyı bitirmek — deftersiz karar, hukuki anlamda yoktur.

Çağrı metni hazırlamak, vekâlet takibini yürütmek ve dijital karar defteri tutmak için genel kurul yazılımı tüm bu adımları tek platformda toplar.

Yönetimi Devralın, Gerisini AI'a Bırakın: SiteYönetim Yeni Yöneticinin İşini Nasıl Üstlenir?

Yönetimi devralın. Gerisini AI'a bırakın.

Önceki bölümlerde yeni yöneticinin karşılaştığı dertleri sıraladık: devir kaosu, aidat kovalamaca, genel kurul bürokrasisi, hukuki belirsizlik, DASK ve sigorta takibi. SiteYönetim bu dertlerin her birini için somut bir çözüm sunar.

AI Operatör — Siz Onaylarsınız, Sistem Yürütür

AI Operatör, doğal dil komutlarıyla tetiklenen ve her adımı sizin onayınıza sunan bir yönetim asistanıdır. Örneğin şunu yazıyorsunuz: "Bu ayın aidatlarını topla, ödemeyen dairelere nazik hatırlatma hazırla." AI Operatör borçlu listesini çıkarır, her daireye uygun hatırlatma metnini hazırlar ve size gösterir; sizin onayınız olmadan tek bir mesaj bile gönderilmez. Onay verdikten sonra mesajlar belirlediğiniz kanalla iletilir ve gönderim kaydı sistemde tutulur.

Balıkesir'de binalarda deprem riski gözetilerek güçlendirme kararı alınması gerekiyorsa ya da asansör bakım süresi dolmuşsa arıza senaryosu devreye girer: "Asansör bakım tarihi geçmiş, sözleşmeli firmaya iş emri taslağı hazırla" komutunu veriyorsunuz. AI iş emrini hazırlıyor, siz onaylıyorsunuz, gönderiliyor. DASK yenileme hatırlatmalarını, sigorta poliçe takibini ve acil durum bildirimlerini de aynı mantıkla çalıştırabilirsiniz. Onay adımı her senaryoda sabittir; yazılım sizin yerinize karar almaz, ağır işi hazırlar.

Genel kurul döneminde de AI Operatör devreye girer: çağrı metnini hazırlar, vekâlet formlarını düzenler, gündem taslağını oluşturur ve 15 günlük yasal süreyi hatırlatır. Siz sadece metni gözden geçirip onaylarsınız.

AI Danışman — 10 Milyondan Fazla Emsal Kararla Yanınızda

Hukuki sorularla yüz yüze geldiğinizde AI Danışman devreye girer. "Aidatını sekiz aydır ödemeyen malike hukuki olarak ne yapabilirim?" sorusunu sorduğunuzda, ictihatpro.com altyapısındaki 10 milyondan fazla emsal karara dayanan ve KMK m.20 çerçevesinde yapılandırılmış bir yanıt alırsınız: gecikme tazminatı hesaplama yöntemi, ihtar süreci, icra takibinin nasıl başlatıldığı. Dürüst bir uyarı: AI Danışman yol gösterir, yargı sürecinde avukatınızın yerini tutmaz. Bu şerh kasıtlıdır çünkü gerçek güven, sınırları açık hizmetlerden gelir.

Yönetim planı yorumu, genel kurul kararlarının geçerliliği, bina güçlendirme kararında aranan özel nisap gibi Balıkesir'de güncel tutulan sorularınız için AI Danışman ilk başvuru noktanızdır; karmaşık davalarda mutlaka bir avukattan destek alın.

Sitenin Karnesi — Kanıtlanmış Hesap Verme

SiteYönetim, sitenizin yönetim performansını 100 üzerinden puanlar: tahsilat oranı, kapatılan arıza sayısı, yasal uyum göstergeleri, genel kurul düzeni. Yönetimi devraldığınız günkü karneyle altı ay sonraki karneyi genel kurulda yan yana koyduğunuzda "iyi yönetiyorum" demek yerine kanıtlarsınız. Balıkesir gibi bölgede sigortalar ve teknik bakım takibinin karne hesabına girdiğini düşündüğünüzde bu puanın anlamı çok daha somutlaşır.

7 Rol Bazlı Portal — Herkes Kendi Kapısından Girer

Yönetici, sakin, mülk sahibi (malik), denetçi, esnaf ve diğer roller için ayrı portallar mevcuttur. Bu yapının yeni yöneticiye doğrudan faydası şudur: malik başka şehirde yaşıyorsa kendi portalından borcunu görür, ödeme yapar ve sizi aramaz. Denetçi portalı üzerinden muhasebe raporlarına erişebilir; bu şeffaflık, toplantı öncesi gereksiz tartışmaları büyük ölçüde azaltır. Bir sonraki yönetici devir-teslim sürecinde de her bilgiye portaldan ulaşacağından geçiş sürtüşmesi minimumdur.

Denemeye Başlayın

Bulut tabanlı yapısı sayesinde kurulum gerektirmez, tek apartmandan çok bloklu büyük siteye ölçeklenir. Apartman yönetim programını 14 gün ücretsiz, kredi kartı girmeksizin deneyebilirsiniz. Yönetimi devraldığınız ilk ayda deneme süresi yeterince uzundur.

Aidattan İhaleye: Günlük İşleri Sırtınızdan Alan Modüller

Yönetimin ilk yılını kronolojik sırayla düşünün; her dönemde farklı bir modül grup öne çıkar.

Para İşleri

Yılın başında önce aidatları toplamanız gerekir. Online aidat tahsilatı modülü ödeme bağlantısını malike gönderir; aidat takip programı gecikenleri otomatik hatırlatır ve borç raporunu gerçek zamanlı günceller. Gider paylaşımı modülü asansör bakım bedelini, temizlik ücretini ve enerji faturasını arsa payına ya da eşit olarak dairelere dağıtır. Balıkesir'deki binalarda merkezi ısıtma sistemi ya da ortak alan sayaçları varsa kalorimetre verileri sisteme girilerek her dairenin payı hesaplanır; "benim ısıtma payım neden bu kadar?" tartışmasına gerek kalmaz. Apartman muhasebe programı ile e-Fatura ve işletme defteri aynı platform üzerinde tutulur.

Operasyon

Arıza ve bakım takip modülü, gelen her arıza kaydını açar, ilgili tedarikçiye iletir ve çözüm adımlarını kaydeder. Deprem bölgesinde ortak alan hasarı ya da teknik arıza durumunda belgelenmiş bir arıza kuyruğu hem sigorta başvurusunda hem genel kurulda hayat kurtarır. Duyuru ve SMS modülü, kat maliklerini genel kurul tarihi, su kesintisi ya da bakım programı hakkında anlık bilgilendirir. Güvenlik ve ziyaretçi kaydı, otopark yönetimi ve personel/bordro modülleri büyük sitelerde ek değer yaratır.

Rakipte Olmayanlar: Mahalle Pazaryeri ve İhale Portalı

SiteYönetim'in rakip yazılımlardan ayrıştığı iki alan Mahalle Pazaryeri ve İhale Portalı'dır. İhale Portalı'nda Balıkesir ya da Marmara'daki tedarikçilerden kapalı zarf yerine şeffaf, kayıtlı teklif toplarsınız. Çatı yalıtımı ya da asansör modernizasyonu ihalesini üç teklifle açar, fiyatları karşılaştırır ve seçiminizi genel kurulda belgeleyerek sunarsınız. Mahalle Pazaryeri ise site içi esnaf ve ticareti düzenler; sakinler hizmetlerine site ağı üzerinden ulaşır. Bu iki modül başka platformlarda bulunmaz.

Yönetim döneminin sonunda devir-teslim modülü raporları hazır getirir; bir sonraki yönetici için devir yarım günü bulmaz, H2-2'deki devir kaosunun tam tersi bir sonuçla tamamlanır.

Marmara'nın Koşulları Yönetim Planınızı Nasıl Şekillendirir?

Balıkesir, Marmara deprem bölgesinde yer aldığından bina yönetiminde sigorta ve yapısal güvenlik konuları özel bir ağırlık taşır. Bu gerçekliğin yönetim planınıza yansıması gereken somut adımları aşağıda bulacaksınız.

DASK ve Ortak Alan Sigortası

DASK (Zorunlu Deprem Sigortası), her bağımsız bölüm için malik sorumluluğundadır; ancak yönetici olarak poliçelerin güncel olduğunu teyit etmek iyi uygulamadır. Bunun ötesinde ortak alanlar için ayrı bir bina sigortası yaptırılması, olası bir deprem hasarında ortak gider taleplerini hızlandırır. Marmara'daki binanızda bu poliçe yoksa ilk genel kurulun gündemine almanızı öneririz.

Bina Güçlendirme Kararı ve Nisap

Binanın depreme karşı güçlendirilmesi kararı KMK'nın özel nisap koşullarına tabidir; bu kararlar olağan çoğunluktan farklı oylanır ve mutlaka bir avukattan ya da uzman yönetim danışmanından destek almanız gerekir. Güçlendirme masrafının işletme bütçesine dahil edilmesi ve maliklerden özel fon toplanması gerekiyorsa bu da yıllık işletme projesine yansıtılmalıdır. Sigorta/acil durum ve belge yönetimi modülü, tüm poliçe, ruhsat ve teknik raporları tek yerde arşivler; deprem sonrası belge aramanın yarattığı kaostan sizi korur.

Mevsimsel Bakım Takvimi

Balıkesir'in iklimi her yıl çatı, dış cephe ve ortak alanların mevsimlik denetimini gerektirir. Sonbahar başı çatı kontrolleri, kış öncesi asansör bakımı ve ilkbahar bahçe-peyzaj planlaması takvime işlenmeli ve arıza-bakım modülünde takip edilmelidir. Marmara'da denize yakınlık varsa tuzlu hava etkisi dış cephe ve metal elemanlarda hızlandırılmış yıpranmaya yol açabilir; bakım periyodlarını buna göre kısaltmak yerinde olur.

Marmara ve Çevresinde Site Yönetimi: Balıkesir İlçeleri

Marmara, Balıkesir'in Marmara Denizi kıyısına bakan ilçelerinden biri olarak çevre ilçelerle hem coğrafi hem de yönetim dinamikleri bakımından bağlantılıdır. Balıkesir geneli site yönetimi rehberine ek olarak ilçe bazındaki farklılıkları anlamak, yönetici olarak bölgedeki gerçeği görmenizi sağlar.

İl merkezine yakın ve daha kentsel yapıya sahip ilçeler olan Altıeylül ve Karesi'nde çok katlı apartman ve toplu yapı yoğunluğu yüksektir; bu ilçelerde profesyonel yönetim şirketi talebi de görece daha belirgindir. Bandırma ve Erdek ise hem yerleşik kentsel konut hem de kıyı bölgelerine özgü yazlık site dinamikleriyle ayrışır; buradaki sitelerde sezonluk doluluk ve uzaktan malik yönetimi öne çıkan ihtiyaçlardandır.

Edremit, Burhaniye, Gömeç ve Ayvalık sahil hattında turizm ağırlıklı bir konut dokusu sunar; bu ilçelerde yazlıkçı-malik iletişimi ve uzaktan ödeme altyapısı kritik hale gelir. Gönen ve Balya ise daha kırsal karakterde olup küçük ölçekli apartmanlarda gönüllü yöneticinin daha basit ama kayıtlı bir defter düzenine ihtiyaç duyduğu bölgelerdir. Bigadiç, Dursunbey, İvrindi, Kepsut ve Havran gibi iç kesimdeki ilçelerde ise az daireli binalarda yönetim sadeliği ön planda; buralarda gönüllü yönetici başarıyla işleyebilir.

SiteYönetim bulut tabanlı çalıştığından Marmara'daki sitenizle Erdek'teki apartmanı ya da Ayvalık'taki yazlık siteyi aynı panelden, herhangi bir kurulum yapmadan yönetmek mümkündür.

KVKK, İş Güvenliği ve Yöneticinin Yasal Sorumlulukları

Site yöneticisi, KMK m.38 uyarınca vekil sıfatıyla kat maliklerini temsil eder ve bu temsil kapsamındaki işlemlerden kişisel olarak sorumlu olabilir. Hukuki sorumluluğu yönetilebilir hale getirmenin yolu kayıt düzenine ve birkaç temel yasal yükümlülüğe dikkat etmektir.

KVKK açısından: Kat maliklerine ait iletişim bilgileri kişisel veridir. Bu listeyi yalnızca yönetim amacıyla kullanın; üçüncü kişilerle paylaşmayın. Ortak alanlara kamera taktıysanız aydınlatma metnini görünür bir yere asmanız zorunludur; "gizli kamera" uyarısız ve metinsiz bırakılamaz.

Çalışan varsa SGK ve iş güvenliği: Kapıcı, güvenlik görevlisi ya da temizlik personeli çalıştırıyorsanız SGK bildirimleri ve iş güvenliği yükümlülüğü doğar. İş kazası durumunda işveren sıfatıyla yönetici doğrudan muhatap olur; bu nedenle sözleşme, SGK kaydı ve iş güvenliği temel eğitimi ihmal edilmemelidir. Güncel yükümlülükleri mali müşavir teyidiyle yürütmenizi öneririz. KVKK ve yasal uyum modülü, aydınlatma metinlerini ve belge arşivini hazır tutar; ilerleyen dönemde denetim ya da şikâyet halinde belgeye anında ulaşırsınız.

Sık Yapılan 7 Yeni Yönetici Hatası (Balıkesir Deneyimiyle)

1. Kişisel hesapta site parası tutmak: Hem hukuki hem güven açısından büyük risk yaratır; site parası her zaman site adına banka hesabında olmalıdır.
2. Elden nakit toplamak: Kayıtsız tahsilat, ileride hesap sorulduğunda ispat imkânı bırakmaz; tüm ödemeleri banka kanalına yönlendirin.
3. Karar defterini işlememek: Alınan kararlar deftere geçirilip imzalanmadan hukuki geçerlilik tartışmalı hale gelir.
4. Gündemsiz genel kurul çağrısı yapmak: Gündemsiz ya da eksik gündemli çağrı, toplantıda alınan kararların iptaline zemin hazırlar.
5. Yıllık işletme projesi hazırlamamak: KMK m.37 gereği hazırlanması zorunlu olan bu plan atlandığında bütçe kontrolü de kaybedilir.
6. Gecikme tazminatını uygulamamak: Ödeme yapan maliklere haksızlık olur; alacaklar birikerek yönetilemez hale gelebilir.
7. Devir-teslim tutanağı almadan göreve başlamak: Marmara ve Balıkesir'de deprem riski, bina hasar kayıtları ve sigorta poliçelerinin devir sırasında doğru belgelenmesi özellikle kritiktir; tutanaksız devir, eski dönemin sorunlarını yeni yöneticiye bırakır.